OFOIFA IN VERANDERING!

VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION

TRAJETS DE DEVELOPPEMENT POUR DIRIGEANTS 2015-2016

Session d’informations

22/06/2015

Programme

Trajets de développement pour dirigeants - édition 2015-2016:

Concept: contexte, caractéristiques, objectifs, public cible, structure, contenu, évaluation

Candidatures et sélection: groupes d’apprentissage, conditions de participation, rôle des chefs des participants, rôle des SPOC, procédures de candidature et de sélection, planning

Questions & réponses

Lunch sandwiches

OFOIFA IN VERANDERING!

VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATIONTrajets de développement pour dirigeants 2015-2016:

concept

Contexte

L’administration fédérale est en plein mouvement:- la réforme de l’Etat

- la redéfinition de la structure de l’administration fédérale

- la modernisation (nouveau système d’évaluation et de carrière, la Nouvelle Façon de Travailler, les contrats d’administration …)

- les économies

- le vieillissement des fonctionnaires

- etc.

=> besoin de leaders et de managers compétents

Apprendre à diriger

Développer les compétences managériales et de leadership

=> Grande demande de développement de dirigeants

L’offre de développement pour dirigeants

Offre de développement propre aux organisations fédérales

Offre de développement transversale du SPF P&O-DG DOP: Vitruvius ( In Vivo)

-DG IFA (voir www.ofoifa.be)– formations standards– formations dans le cadre des cycles d’évaluation– formations à la demande / sur mesure d’une organisation– formations certifiées

– trajets de développement pour dirigeants

Caractéristiques des trajets de développement

• Développement d’un groupe large de dirigeants (210 participants) de tous les niveaux (aussi C et D)

• Trajet: 12 jours répartis sur 1 année => grand investissement et engagement, mais aussi une cohésion du groupe plus forte et des résultats sur le terrain

• Développement, pas uniquement formation => méthodes didactiques diverses

• Axés sur l’applicabilité pratique, sur le transfert de

l’acquis sur le lieu de travail

• Sur mesure: programme flexible et modulaire axé sur les besoins des participants et leur organisation

• Développement de compétences managériales ET de leadership (compétences dures et douces)

Objectifs

• Arriver, par le développement des compétences managériales et de leadership des dirigeants fédéraux,

- à améliorer leur fonctionnement quotidien en tant que dirigeant,

- à influencer leur impact personnel sur la culture de leur organisation,

- et de parvenir ainsi à un changement de culture au sein de l’administration fédérale.

• Création d’un réseau intra- et interdépartemental de dirigeants fédéraux, qui peuvent se conseiller et se soutenir mutuellement, et échanger des expériences ainsi que de bonnes (et mauvaises) pratiques.

Public cible

• Des fonctionnaires francophones et néerlandophones (contractuels et statutaires)

• des SPF, SPP, parastataux et établissements scientifiques + la Police fédérale, la Défense et l’Ordre judiciaire [+ la Smals]

• de niveau A, B, C ou D

• ayant au moins 1 an d’expérience

• exerçant une fonction dirigeante (hiérarchique ou fonctionnelle) au niveau opérationnel ou tactique / stratégique

Différence Vitruvius VIII – Trajets III

Groupe cible spécifique et limité (dirigeants et collaborateurs d’encadrement de niveaux A2-A3-A4 et mandataires, 48 participants (1 groupe NL + 1 FR + 1 NL/FR) >< groupe cible plus large (dirigeants de niveau A-B-C-D, 210 participants (7 groupes NL + 7 FR)

20 jours répartis sur 8 mois >< 12 jours répartis sur 1 année

Axé sur le développement du leadership >< développement du management et du leadership

Apprentissage auto-dirigeant et inductif, coaching par les pairs >< formes d’apprentissage diverses

Sessions résidentielles >< non-résidentielles

Structure des trajets

Suivi

Phase 1: l’entretien d’intake

En pratique

Interview structurée (+/- 1h30): accompagnateur de trajet + participant + le chef du participantQuand ? Début novembre – mi-décembre 2015Où ? à l’IFA

Préparation par le participant et son chef => outils de l’IFA (en élaboration)=> Le service P&O / service Formation doit mettre au courant les participants de la vision de la fonction de dirigeant au sein de leur

organisation Objectif: les participants savent ce que leur organisation attend d’eux en tant que dirigeant

Objectifs

• L’accompagnateur de trajet, le participant et le chef de ce dernier font connaissance

• Le participant et son chef ont une idée claire du trajet et de l’engagement qu’on attend d’eux

• Le participant a une image plus claire de ce qu’il veut atteindre en tant que dirigeant

• Le participant a une image plus claire de ses points forts et ses points d’amélioration en tant que dirigeant

• Chef et participant se mettent d’accord sur ce qu’ils veulent tous les deux atteindre grâce au trajet et sur le soutien mutuel qu’ils s’apporteront

Phase 2: le trajet proprement dit

En pratique

12 sessions en présentiel

Où ? à l’IFA

Quand ?

Jours 1 et 2 se suivent (mais ne sont PAS résidentiels)

La présence des participants est obligatoire (engagement ! => nombre de places limité, dynamique de groupe)

JAN FEV MAR AVR MAI JUIN JUIL AOUT SEP OCT NOV DEC

2 1 1 1 1 1 1 1 1 2

Jours 1 et 2: objectifs• Formation du groupe ( créer un environnement

d’apprentissage sûr)• Enseigner les aspects de la dynamique de groupe • Sensibiliser les participants aux différents styles

d’apprentissage et styles (et rôles) de leadership et à leur propre style d’apprentissage et de leadership

• Donner aux participants une vue plus précise sur leur programme d’apprentissage personnel en matière de leadership et de management => chaque participant a, à la fin du jour 2, un plan individuel de développement (PID) (plan pluriannuel !)

• Identifier les thèmes relatifs au management et au leadership qui seront traités dans le groupe d’apprentissage pendant le trajet

Jours 3 -12Structure fixe (travailler sur des thèmes convenus)

+ flexibilité (thèmes ad hoc, des problèmes et des défis sur le lieu de travail)

Exemples de thèmes (cycle précédent): gestion de conflits, gestion du temps, donner du feed-back, gérer les changements et la résistance, évaluer et motiver des collaborateurs, techniques d’entretien, déléguer, gestion du stress, tableaux de bord, gestion de processus, …

1 jour = “la journée avec les chefs” : les participants + leur chef

Jours 3 – 12: objectifs

• Les participants apprennent à relier leurs propres expériences et idées aux théories et modèles relatifs au leadership et au management

• Les participants savent relier leurs idées et connaissances à leur réalité quotidienne en tant que dirigeant (transfert)

• Les participants sont motivés et inspirés par la confrontation avec les expériences de leurs collègues

• Les participants apprennent à explorer des chemins alternatifs dans des situations de travail (notamment via des cas et des jeux de rôle)

La journée avec les chefs: objectifs

• Offrir aux chefs des participants un soutien et des ressources leur permettant d’assumer le mieux possible leur rôle de coach par rapport au(x) participant(s) (mais aussi par rapport à leurs autres collaborateurs), ainsi que leur rôle dans le cycle d’évaluation.

• Permettre aux chefs et à leurs collaborateurs de débattre sur les divers aspects de la notion ‘diriger’

Méthodes didactiques

- enseigner, - transposer des modèles / théories dans la pratique, - intervision (= réfléchir avec d’autres dirigeants à des problémes

et à des questions rencontrés en situation de travail),

- missions individuelles et de groupe, - cas, - jeux de rôles, - réflexion sur soi-même, - coaching de groupe,- coaching individuel (max. 2 h / participant),

- …

Concept pédagogique 1/2

Le participant est responsable de son propre processus d’apprentissage => il doit aussi donner de l’input et du feed-back

Encadrement et soutien du participant par l’accompagnateur de trajet, le groupe, son chef, le service P&O

Les participants apprennent beaucoup au contact des autres participants: partages d’expériences (intervision), échanges de bonnes (et mauvaises) pratiques, donner du feed-back

Concept pédagogique 2/2

Axé sur l’applicabilité pratique et le transfert des acquis au lieu de travail !

=> Ancrage fort au sein de l’organisation (implication active du chef et du service P&O / service Formation),

=> Utilisation de formes d’apprentissage qui facilitent le transfert

Phase 3: l’entretien d’outtake

En pratique + objectifs

Entretien (+/- 1h): accompagnateur de trajet + participant + chef du participantQuand ? Mi-décembre 2016 – début 2017Où ? à l’IFA

Objectifs: •vérifier si le trajet de développement répondait aux attentes et aux besoins du participant •vérifier quel développement a eu lieu (confronter avec le PID)•aborder les obstacles éventuels au transfert •aborder les futures actions de développement•clôturer le trajet

Suivi (follow-up) • S’il y a suffisamment d’intérêt chez les

participants• Dans l’année qui suit la fin du trajet proprement

dit • Max. 3 jours (ou 6 demi-jours) par groupe de

trajet • Combinaison d’éléments d’intervision, de

formation et de coaching de groupe

Objectifs: • poursuivre le développement des compétences

des dirigeants ;• maintenir le réseau de dirigeants par des

rencontres régulières..

Les accompagnateurs de trajet

• Rôle mixte: formateur, facilitateur, coach, …

• Des partenaires essentiels !• Pas encore connus (marché public en cours)

• Des professionnels expérimentés qui sont sensibilisés aux problèmes et défis des dirigeants fédéraux

Chiffres

Edition I (2010-2012) Edition II (2012-2014)

111 candidats (45 du SPF Justice) 218 candidats (83 du SPF Justice)

111 participants 175 participants

 40 dirigeants tactiques59 dirigeants opérationnels niveau A/B12 dirigeants opérationnels niveau C/D 

 59 dirigeants tactiques75 dirigeants opérationnels niveau A/B41 dirigeants opérationnels niveau C/D 

 57 FR et 54 NL 

 89 FR et 86 NL 

 63 hommes et 48 femmes 

 91 hommes et 84 femmes 

21 institutions fédérales différentes (8 SPF, 2 SPP, 7 parastataux, 4 établissements scientifiques)

27 institutions fédérales différentes (10 SPF, 2 SPP, 8 parastataux, 7 établissements scientifiques)

Evaluation Edition II: enquête on-line pour évaluer la satisfaction et le transfert (fin mars 2014):

- enquête envoyée à 150 participants

- 101 répondants (% de réponse = 67 % !,

répartition équilibrée NL/FR, H/F, AB/CD, OPE/TACT)

=> 78% des répondants ont donné une note

d’évaluation globale de 7 ou plus à leur trajet ;

23% ont même donné un 9 ou un 10 !

=> Plus de 72% des répondants étaient plutôt ou tout à

fait d’accord avec la proposition que le trajet les a

aidés à améliorer leur fonctionnement en tant que

dirigeant

Points forts des trajets

• Une opportunité unique d’échanger des expériences et des idées avec des collègues-dirigeants d’autres organisations

• La cohésion, l’ouverture et le soutien au sein du groupe

• Le soutien et l’accompagnement professionnel des accompagnateurs de trajet

• Le programme varié et flexible

Points d’amélioration des trajets

• L’absence d’un suivi (follow-up)

=> environ 74% des répondants indiquaient qu’ils avaient besoin d’un suivi de leur trajet, de préférence sous la forme de sessions d’intervision avec leur groupe de trajet initial

• Le cadre théorique pourrait être plus élaboré par l’accompagnateur de trajet

=> Remédiés dans l’édition III

Questions ?

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VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATIONCandidatures et sélection

Public cible

• Des fonctionnaires francophones et néerlandophones (contractuels et statutaires)

• des SPF, SPP, parastataux et établissements scientifiques + la Police fédérale, la Défense et l’Ordre judiciaire [+ la Smals]

• de niveau A, B, C ou D

• ayant au moins 1 an d’expérience

• exerçant une fonction dirigeante (hiérarchique ou fonctionnelle) au niveau opérationnel ou tactique / stratégique

Groupes d’apprentissage• Max. 15 participants / groupe• Des groupes NL et FR (pas de groupes bilingues)• Dirigeants regroupés selon leur contexte de travail et

des besoins de développement similaires:

> dirigeants opérationnels niveau A-B

dirigeants opérationnels niveau C-D

> dirigeants tactiques / stratégiques

=> trajets distincts, mais de conception identique

=> dossiers de candidature distincts• Groupes hétérogènes (de préférence ≠

organisations, diversité d’expériences, âge, sexe, …)

Niveaux de management

=> Pas de définitions adéquates => Dépend de :

ce que vous faites (vos tâches et vosresponsabilités),

avec qui vous interagissez, et de votre place dans l’organigramme de

votre organisation.

Stratégique

Tactique

Opérationelle

Niveaux de management

Dirigeants opérationnels: par exemple- dirigeants débutants - dirigeants au niveau d’encadrement moyen

inférieur

Dirigeants tactiques: par exemple - des dirigeants qui dirigent d’autres dirigeants

Dirigeants stratégiques: mandataires

Nombre de participants

Total (opérationnel + tactique): max. 210 participants

14 groupes (7 NL + 7 FR) de max. 15 participants

Minimum 2 groupes niveau C-D (1 NL + 1 FR) pour les dirigeants opérationnels

Conditions de participation

applicables à votre ORGANISATION:

Votre organisation doit avoir désigné un SPOC (single point of contact) pour les trajets au sein du service d’encadrement P&O / service Formation (voir liste des SPOC sur www.ofoifa.be)

Avant l’entretien d’”intake”, votre service P&O/ service Formation doit mettre au courant les participants de la vision de la fonction de dirigeant au sein de votre organisation

Conditions de participation

applicables au CANDIDAT(1/2)Vous devez:

appartenir à une organisation qui répond aux conditions ci-dessus

avoir au moins 1 an d’expérience en tant que dirigeant (hiérarchique ou fonctionnel)

être motivé(e) à développer vos compétences en tant que dirigeant et à mettre vos acquis en pratique

être disposé(e) à partager vos propres expériences en tant que dirigeant et à vous « dévoiler » 

Conditions de participation

applicables au CANDIDAT(2/2)être disposé(e) à donner de l’input et du feedback

aux autres participants

vous engager à être présent(e) lors des 12 sessions de groupe et à libérer du temps pour les missions individuelles et collectives

bénéficier du soutien de votre chef fonctionnel et de votre service P&O / responsable de formation

ATTENTION: il est possible que votre organisation ait mis des conditions complémentaires (niveau, expérience, …).

Consultez votre intranet ou votre SPOC !

Dossier de candidature

Dossier de candidature standardisé par trajet (opérationnel / tactique) téléchargeable sur www.ofoifa.be

Dossier: 3 parties: partie I: vous remplissez vous-même partie II: doit être remplie par votre chef

fonctionnel partie III: doit être remplie par votre service

P&O / responsable de formation

Rôle de votre chef

• Vous accorder une dispense de service• Préparer l’«intake» et l’«outtake» avec vous• Etre présent(e) lors de l’entretien d’«intake» et

d’«outtake» et lors de la journée avec les chefs• Vous soutenir et vous suivre pendant le trajet• Faire en sorte que vous puissiez mettre vos

acquis en pratique autant que possible

=> Engagement !

Rôle du SPOC de votre service P&O / SF(1/2)

• Point de contact pour les trajets, tant vis-à-vis des intéressés au sein de votre organisation (fournir des informations) que vis-à-vis de l’IFA

• Répond aux questions concernant les conditions de participation et la procédure de sélection

• Réceptionne les dossiers de candidature au sein de votre organisation

• Accompagne la sélection des candidats

• Transmet les dossiers des candidats sélectionnés et leur prioritisation à l’IFA 

Rôle du SPOC de votre service P&O/SF (2/2)

• Veille à ce que chaque participant reçoive (avant les entretiens d’«intake») un input concernant la vision de la fonction de dirigeant au sein de votre organisation

• Se charge du suivi des participants pendant leur trajet et les soutient

• Veille au transfert sur le lieu de travail

• Donne du feedback à l’IFA

 

Candidatures

Transmettez votre dossier de candidature rempli à votre SPOC (PAS à l’IFA !)

La date ultime pour l’introduction des dossiers est en principe le 10 juillet 2015, mais ça peut varier selon l’organisation ! Au sein de quelques organisations la date a été avancée pour des raisons pratiques. Consultez votre intranet ou votre SPOC !

Procédure de sélection (1/3)

• Le service P&O / service Formation sélectionne les candidats et les classe par ordre de priorité. => Pas de limitation du nombre de candidats proposé par organisation (pas de quota)=> Validation de la sélection et de la prioritisation par le Comité de Direction

• Le SPOC transmet les dossiers des candidats sélectionnés et leur prioritisation à l’IFA (date ultime: 24 août 2015)

Si votre dossier n’est pas transmis à l’IFA, vous en serez informé(e) par votre SPOC.

Procédure de sélection (2/3)

• Si l’IFA reçoit plus de candidatures que le nombre de participants autorisés par trajet, l’IFA imposera une limitation du nombre de participants par organisation. Les participants seront autorisés à participer sur la base de leur classement par ordre de priorité.

• L’IFA informe les SPOC des candidats autorisés à participer aux trajets (la semaine du 28 septembre).

Procédure de sélection (3/3)

• 12 octobre 2015 : l’IFA informe les participants et les invite (avec leur chef) à l’entretien d’intake

Les candidats sélectionnés par leur organisme qui ne peuvent pas être admis à un trajet parce qu’il y a trop de candidats, en seront informés par l’IFA. Pour toutes leurs questions relatives au classement prioritaire des candidats, ils sont invités à prendre contact avec leur SPOC.

PlanningJUIN 22 juin Session d’informations pour les candidats

JUILLET 10 juillet

ATTENTION: cette date peut varier selon l’organisation ! Consultez votre intranet ou votre SPOC !

Date ultime pour l’introduction de votre candidature auprès du SPOC

AOUT 24 août Transfert des dossiers des candidats sélectionnés (+ la prioritisation) par le SPOC à l’IFA

OCT 12 octobre Communication par l’IFA de la sélection définitive et de la composition des groupes aux participants + invitations pour les intakes

NOV Entretiens d’intake (participant + son chef)

DEC Entretiens d’intake (participant + son chef)

JAN Début des trajets

Personnes de contact

Dans votre organisation:Voir liste des SPOC sur www.ofoifa.be

A l’IFA: •Chef de projet: Sarah Geens (sarah.geens@ofoifa.fgov.be, tél.: 02 573 74 32)

•Secrétariat: M. Dominik Monteyne

(dominik.monteyne@ofoifa.fgov.be, tél.: 02 573 74 51)

•Adresse mail générale: LMT@ofoifa.fgov.be

Questions?

Merci pour votre attention !