MAKALAH UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI “KETATAUSAHAAN” Disusun oleh : 1. Latifah Ratantri (14811134013) 2. Nika Oktafiyani (14811134014) PRODI D3-ADMINISTRASI PERKANTORAN (A) UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA KAMPUS WATES Jl. Bhayangkara No. 7 Wates Kulonprogo Yogyakarta, Tel. 62 274 773906, website  http://wates.uny.ac.id, e-mail: wates@uny.ac.id BAB I PENDAHULUAN Tata usaha umumnya dilaksanakan dikantor-kantor dan organisasi-organisasi kemasyarakatan. Tata usaha disebut juga administrasi yang dalam arti sempit (administratie) artinya yaitu pekerjaan catat mencatat mengenai suatu keterangan tertentu. Hubungan antara tata usaha dan administrasi ialah bahwa tata usaha adalah salah satu unsur administrasi. Beberapa istilah yang sama artinya dengan tata usaha, yakni : 1. Paper work (pekerjaan kertas) 2. Clerical work (pekerjaan tulis) 3. Office work (pekerjaan kantor) Sampai sekarang ini tata usaha belum mendapatkan perhatian yang sewajarnya dari para pemimpin maupun pelaksana. Tata usaha masih saja dianggap sebagai pekerjaan yang mudah, remeh dan tidak penting. Walaupun demikian tata usaha telah berkembang dan pelaksanaanya telah bertambah luas. Menurut The Liang Gie pertumbuhan tata usaha di Indonesia semakin luas, karena adanya faktor-faktor sebagai berikut : 1. Pertumbuhan penduduk 2. Perluasan pendidikan 3. Kemajuan teknologi 4. Perkembangan badan-badan usaha yang bercorak ketata usaha 5. Ketentuan-ketentuan pemerintah yang mensyaratkan bukti-bukti tertulis (The Liang Gie, 1971: p.118) BAB II ISI I. PENGERTIAN TATA USAHA Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. a. Ditinjau dari asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. c. Menurut hukum D.M. (Diterangkan-Menerangkan) bahasa Indonesia, maka kata “usaha” menerangkan kata “tata” ditambah keterangan dengan kata”usaha” dibelakangnya, lalu menjelma pengertian baru tersimpul dalam kata “tatausaha” yang artinya tata untuk usaha. Tata artinya atur, ditata sama dengan diatur, menata berarti mengatur. d. Pengertian Administrasi Ketatausahan The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”. (The Liang Gie. 1996, p.16) II. PERANAN TATA USAHA Walaupun tata usaha bersifat pelayanan terhadap pekerjaan pokok tetapi tata usaha tidak boleh diremehkan. Karena tata usaha juga iku menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi tercapai secara efisien. Peranan tata usaha menurut The Liang Gie yaitu : 1. Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifnuntuk mencapai tujuan organisasi 2. Tatabusaha menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat 3. Tata usaha membantu kelancaran perkembangan organisasi sebgai suatu keseluruhan, karena tat usaha berkenaan dengan warkat-warkat dan dokumen-dokumen sebagai sumber ingatan. (Pariata Westra dkk, 1980: p.T6) Tata usaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembaangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai ingatan dan sumber dokumen. Tata usaha mempunyai 3 ciri utama, yaitu : 1. Bersifat pelayanan 2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi 3. Dilaksanakanoleh semua pihak dalam organisasi III. PERINCIAN KEGIATAN TATA USAHA Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok. Jadi tata usaha bukan merupakan pekerjaan yang berdiri sendiri. Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan (The Liang Gie, 1996: p.16) : a. Menghimpun Kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk digunakan. b. Mencatat Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/video sehingga dapat dilihat dan didengar. c. Mengolah Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna. d. Mengganda Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Mengirim Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak dengan pihak lain. f. Menghimpun Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu. Dibawah ini adalah macam-macam pekerjaan kantor yang umum dilakukan (hasil penelitian G.R. Terry) : a. Typing (mengetik) b. Calculating (menghitung) c. Cheking (memeriksa) d. Filling (menyimpan warkat) e. Telephoning (menelepon) f. Duplicating (menggandakan) g. Mailing (pengiriman surat) h. Other (lain-lain) Menurut Prajudi Atmosudirjo (Pariata Westra dkk, 1980: p.T 8-9) : a. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, yang terdiri dari ; · Briefing · Musyawarah · Pertemuan · Wawancara · Protokol · Pengaturan korespondensi (penaskahan, loreksi, pengetikan) · Masseger’s service · Dll, b. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi, yang terdiri dari ; · Agendaris surat-surat · Dokumentasi · Perpustakaan · Film mikro · Perkaman tape · Dll, c. Segala macam pekerjaan yang bersifat komputasi, yang terdiri dari ; · Penyusunan tabel-tabel · Daftar-daftar ikhtisar · Grafik-grafik · Penyusunan-penyusunan laporan · Dll, d. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi, yang terdiri dari ; · Pengumpulan data · Pemberian-pemberian peringatan · Survei · Riset · Pemberian penerangan · Dll, IV. SURAT-MENYURAT Pada umumnya surat diartikan sebagai alat untuk menyampaikan maksud dari satu pihak ke pihak lain, atau juga diarrtikan sebagai alat untuk berkomunikasi. Dalam buku Pedoman Surat Menyurat dan Kearsipan yang diterbitkan oleh Lembaga Administrasi Negara, menebutkan fungsi surat sebgai berikut ; 1. Surat merupakan alat komunikasi yang penting dalam administrasi, karena merupakan bukti hitam diatas putih tentang apa yang dikomunikasikan 2. Fungsi surat diibaratkan sebgai data atau wakit dari penulis surat atas kehadirannya secara pribadi dihadapan penerimanya untuk menyampaikan berita atau pendapat, 3. Surat mencerminkan kepribadian penulis atau pengirimnya, dengan membaca surat orang mengetahui bagaimana kepribadian penulisnya, 4. Jumlah sirkulasi surat yang terjadi pada suatu instansi merupakan indikator atau barometer dari banyak atau sedikitnya kegiatan instansi yang bersangkutan. Bila sirkulasi sedikit berarti instansinya kecil, bila sirkulasi surat itu banyak berarti kegiatannya besar. V. KLASIFIKASI SURAT Dalam buku Pedoman Tata Surat Menyurat dan Kearsipan, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Tujuannya ; · Surat pemberitahuan · Surat perintah · Surat permohonan · Surat laporan · Surat susulan · Surat peringatan · Surat panggilan · Surat keputusan · Surat kuasa · Surat pengantar · Surat pesanan 2. Sifat jenisnya ; · surat dinas · surat pribadi · surat dagang 3. Bentuknya ; · Surat biasa · Memo atau nota · Surat telegram · Surat pengantar · Surat wesel 4. Prosedurnya ; · Surat masuk · Surat keluar 5. Jangkauannya ; · Surat intern · Surat ekstern 6. Nilai isinya ; · Surat rutin · Surat non-rutin 7. Penerima surat ; · Surat biasa · Surat edaran · Pengumuman 8. Keamanan isinya ; · Sangat rahasia · Rahasia · Biasa 9. Urgenerasi penyelesaianya ; · Kilat atau sangat segera · Segera · Biasa 10. Kegunaannya ; · Konsep · Asli · Tembusan · Petikan · Turunan · Lampiran 11. Cara pengirimannya ; · Dibawa sendiri · Dibawa kurir dengan pos atau telegram · Dengan pos antar departemen VI. BENTUK SURAT DINAS 1. Bentuk lurus, yaitu surat yang pengetikannya nomor alamat yang dituju dan setiap alinea baru diketik lurus dari tepi kiri. Untuk membedakan alinea satu dengan yang lain, pengetikannya diberi jarak 1 baris. Contoh bentuk lurus ; 2. Bentuk takuk, yaitu surat yang disetiap pengetikan alinea baru dimulai menjorok/masuk. Alamat yang dituju diketik agak masuk, dan variasi yang lain ialah alamat diketik di bawah tanggal. Pergantian antara alinea satu dengan yang lain diberi jarak 1 baris. Contoh bentuk takuk : 3. Bentuk semi, yaitu bentuk campuran antara bentuk lurus dan bentuk takuk. Di dalam bentuk semi alamat yang dituju diketik sejajar tepi kiri. Sedang tiap permulaan alinea baru diketik menakuk. Contoh bentuk semi : 4. Bentuk lurus dengan tanda tangan disebelah kanan (bentuk dinas) Pada dasarnya bentuk ini sama dengan bentuk lurus, yaitu stiap permulaan alinea baru dimulai dari tepi kiri tetapi tanda tangan pejabat yang mengirim disebelah kanan. Contoh bentuk lurus dengan tanda tangan disebelah kanan : VII. PEDOMAN MENGETIK SURAT 1. Setiap surat harus diketik rapi dan bersih, 2. Surat dinas harus menggunakan kop (kepala surat), 3. Bila surat menggunakan nomor surat, maka nomor surat deketik dibawah kepala surat jarak 3 spasi, dan letaknya disudut kiri atas, 4. Bentuk surat menggunakan bentuk lurus dengan tanda tangan disebelah kanan, 5. Tanggal surat takperlu diketik, 6. Nama dan alamat yang dituju diketik sejajar dengan “kepada” dan berjarak satu spasi dari titik dua 7. Pengetikan alamat tidak boleh melebihi batas tenagh kertas surat, bila masih ada sambungan hendaknya ganti garis, 8. Pada akhir alamat yang dituju tidak perlu dibubuhkan tanda titik, 9. Hal surat diketik sejajar dengan “Hal” 10. Pengetikan lampiran tidak boleh melebihi batas tengah kertas surat, dan disingkat dengan “Lamp: ” 11. Pendahuluan dengan kata-kata “Dengan hormat” tidak perlu diketik dalam alinea sendiri, melainkan langsung dirangkaikan dengan alinea yang pertama, 12. Isi surat diketik mulai baris ke-4, tiap alinea dimulai lurus dari sebelah kiri dan tidak perlu masuk kedalam, 13. Surat diakhiri dengan datangan jabatan yang bersangkutan, nama penandatangan tidak perlu diberi tanda kurung dan tanda titik atau garis bawah, 14. Tembusan, perkataan “TEMBUSAN :” diketik lurus dengan isi surat dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat, jika tembusan lebih dari satu, hendaknya diberi nomor. VIII. ARTI, FUNGSI DAN PERAN ARSIP Kearsipan atau sering disebut Administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Aktivitas pokok adminiatrasi yaitu aktivitas penyimpanan. The Liang Gie merumuskan inti pengertian arsip sebagai berikut “arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.” (The Liang Gie, 1972 : p.6) Fungsi arsip menurut pasal 2 U.U. No. 7 Tahun 1971 debedakan menjadi : 1. Arsip dinamis, yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umunya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. 2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. (Pariata Westra dkk, 1980: p.T25) Dengan kata lain yang dimaksud arsip fungsi dinamis adalah arsip yang masih aktif depergunakan didalam proses kerja sehari-hari, sedang arsip fungsi statis adalah arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam proses kerja sehari-harinya. Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumen. Sebagai sumber informasi arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan membuat keputusan secara tepat, sebagai sumber dokumen arsip dapat dipakai bahan pembuktian dan dapat melancarkan pekerjaan, serta alat pengemban organisasi. IX. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP Pemerintah melalui Arsip Nasional telah memulai usahanya untuk menyeragamkan sitem penyimpanan arsip bagi instansi pemerintah. Menurut Calemon L. Maze, ada 5 dasar sistem penyimpanan arsip (Pariata Westra dkk, 1980: p.T27) : 1. Sistem abjad Pada sistem ini setiap benda arsip, misalnya surat-surat milik perusahaan, kartu nama pasian ebuah Rumah Sakit, Kartu Daata Pegawai, Kartu Arsip, Kartu Ekspedisi dan sebagainya disimpan menurut urutan abjad nama orang atau nama organisasi yang tersebut didalam warkatnya. 2. Sistem nomor Pada sistem ini setiap benda arsip yang mempunyai nomor urut seperti kartu pelajar, kartu pegawai, kartu mahasiswa faktur toko, nomor polis asuransi dna sebagainya disimpan menurut urutan nomor 1 terus meningkat sampai bilangan yang terbesar. Tetapi sistem nomor tidak tepat untuk menyimpan surat. 3. Sistem wilayah Pada sistem ini setiap benda arsip misalnya surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas atau tempat tertentu. Sistem ini baik digunakan untuk usaha-usaha yang mempunyai banyak kantor cabang dan juga instansi-instansi pemerintah. 4. Sistem pokok soal Pada sistem ini warkat-warkat yang berupa surat-surat milik instansi atau organisasi lain baik surat masuk maupun keluar yang mengenai hal yang sama disimpan dalam satu berkas tersendiri. 5. Sistem tanggal Pada sistem ini misalnya setiap benda arsip mempunyai tanggal jatuh tertentu disimpan menurut urutan tanggal yang tertera diwarkatnya. X. FAKTOR-FAKTOR SISTEM KEARSIPAN Agar pengurusan arsip dapat berjalan lancar, maka syarat-syarat sistem kearsipan harus dipenuhi, antara lain : 1. Penggunaan sistem penyimpanan arsip secara tepat Syarat ini merupakan aktivitas pokok kearsipan yaitu pentimpanan. Penggunaan suatu sistem penyimpanan arsip harus dilkukan secara tepat agar memudahkan pencarian kembali. 2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat Alat kearsipan yang diperlukan dibedakan menjadi 3 golongan, yaitu : a. Alat penerima surat (baki surat, rak, meja sortir, meja tulis, gunting, stempel) b. Alat penyimpanan surat (almari, rak, kotak kartu) c. Alat pelaksanaan korespondensi (mesin tik, kertas ukuran tertentu, buku agenda, buku catatan, dll) 3. Petugas arsip yang memenuhi syarat Pada umumnya petugas kearsipan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Mempunyai pengetahuan umum yang luas b. Mempunyai pengetahuan tentang seluk beluk instansinya c. Mempunyai pengetahuan khusus mengenai kearsipan d. Mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tehnik tata kearsipan yang sedang dijalankan e. Mempunyai kepribadian yang baik XI. KEGIATAN TATA USAHA LAINNYA Memang harus diakui bahwa kegiatan surat-menyurat, pengetikan, penyimpanan arsip-arsip merupakan kegiatan pokok tata usaha. Didalam praktiknya kegiatan tata usaha dapat diuraikan segabai kegiatan penghitungan, pemeriksaan, menelepon, penggandaan naskah dan yang terakhir yaitu ekspendisi. 1. Penghitungan Aktivitas hitung-menghitung merupakan pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan dikantor-kantor. Pelaksanaan kegiatan ini lebih banyak menggunakan pikiran dari pada tenaga. Untuk lebih efisien faktor metal sedapat munkin diubah menjadi faktor semi metal, misalnya membuat daftar perhitungan upah pegawai atau suatu deretan harga bahan. 2. Pemeriksaan Pemeriksaan dalam pekerjaan kantor adalah suatu aktivitas mencocokan kebenaran suatu keterangan. Dalam pengontrolan ini terdapat penilaian apakah segalanya sudah sesuai dengan perencanaan nya dan bila ternyata ada kesalahan atau ketidak sesuaian kemudian diadakanlah pembetulan. 3. Peneleponan Berikut adalah pedoman telepon yang baik : a. Angkatlah pesawat telepon dengan segera ketika berdering, jangan biarkan penelepon menunggu, b. Memperkenalkan organisasi terlebih dahulu atau kalau perlu nama sendiri dan mengucap salam, c. Pembicaraan haruslah dilakukan dengan tenang dan ramah, d. Kalau ada yang belum jelas, maka tanyakanlah kembali dengan sopan, e. Setelah selesai pembicaraan tunggulah sampai terdengar bunyi “tuutt” barulah letakan pesawat telepon pada tempatnya f. Jika penelepon ingin berbicara dengan seorang pejabat yang sedang keluar kantor, mintalah apakah ada pesan yang perlu disampaikan, g. Kalau penelepon salah sambung, maka berikanlah petunjuk yang seperlunya sehingga ia dapat menghubungi pihak yang tepat 4. Penggandaan naskah Penggandaan adalah kegiatan tata usaha yang berupa memperbanyak naskah sesuai dengan kebutuhan. Penggandaan dapat dilakukan dengan mesin tulis, mesin stensil, mesin cetak, fotocopy dan sebagainya. 5. Pengantaran surat (ekspedisi) Walaupun kegiatan pengantaran surat ini tidak terlalu penting, namun jika kurang teraturnya pengiriman surat dapat mengakibatkan berbagai masalah. Untuk itu diperlukanlah buku ekspedisi dan kartu ekspedisi, yakni tiap instansi yang berhubungan dibuatkan kartu ekspedisi sendiri-sendiri. XII. ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM TATA USAHA 1. Asas perencanaan Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilakukan dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang maksud warkat, warkat yang diciptakan harus mempunyai maksud dan kegunaan yang jelas b. Pedoman tentang penetapan prosedur, c. Pedoman tentang pengadaan mesin tata usaha d. Pedoman tentang perancangan formulir 2. Asas penghapusan Menghapus berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu kegiatan yang dianggap tidak perlu. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya yang tidak berkaitan langsung dengan persoalan yang bersangkutan 3. Asas penyederhanaan Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet menjadi lebih mudah dan ringan. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang tatacara b. Pedoman tentang perlengkapan tata usaha c. Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha 4. Asas penghematan Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kegunaanya b. Pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat c. Pedoman tentang mekanisme tata usaha 5. Asas penggabungan Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga menghemat waktu pekerjaan. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Peedoman tentang kerja sekali jalan b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serbagunaan BAB III PENUTUP Tata usaha sebagai suatu sub sistem dari suatu sistem administrasi yang nyata-nyata mempunyai peranan penting bagi tercapainya tujuan organisasi secara efisen. Pelaksanaan kerja tata usaha hendaknya didasarkan kepada metode-metode atau cara yang modern yang dapat melancarkan pelaksanaan kerjanya, sedang cara-cara lama sudah tidak efisien dan tidak memperlancar pekerjaan. Pengembangan tat usaha tidak hanya bergantung pada pimpinan saja melainkan juga kepada setiap pelaksana tata usaha. Dengan demikian pimpinan haruslah menerima usul dan pendapat atau saran dari bawahan yang baik untuk dapat diterapkan dalam metode-metode serta cara-cara baru salam tata usaha. DAFTAR PUSTAKA 1. Gie, The Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty 2. Westra, Pariata, dkk. 1980 . Aneka Sari Ilmu Administrasi. Yogyakarta : Balai Pembinaan Administrasi Akademi Administrasi Negara 3. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/pengertian-tata-usaha.html
Please download to view
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
...

Makalah unsur administrasi " ketatausahaan"

by latifah-ratantri

on

Report

Download: 0

Comment: 0

935

views

Comments

Description

Download Makalah unsur administrasi " ketatausahaan"

Transcript

MAKALAH UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI “KETATAUSAHAAN” Disusun oleh : 1. Latifah Ratantri (14811134013) 2. Nika Oktafiyani (14811134014) PRODI D3-ADMINISTRASI PERKANTORAN (A) UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA KAMPUS WATES Jl. Bhayangkara No. 7 Wates Kulonprogo Yogyakarta, Tel. 62 274 773906, website  http://wates.uny.ac.id, e-mail: wates@uny.ac.id BAB I PENDAHULUAN Tata usaha umumnya dilaksanakan dikantor-kantor dan organisasi-organisasi kemasyarakatan. Tata usaha disebut juga administrasi yang dalam arti sempit (administratie) artinya yaitu pekerjaan catat mencatat mengenai suatu keterangan tertentu. Hubungan antara tata usaha dan administrasi ialah bahwa tata usaha adalah salah satu unsur administrasi. Beberapa istilah yang sama artinya dengan tata usaha, yakni : 1. Paper work (pekerjaan kertas) 2. Clerical work (pekerjaan tulis) 3. Office work (pekerjaan kantor) Sampai sekarang ini tata usaha belum mendapatkan perhatian yang sewajarnya dari para pemimpin maupun pelaksana. Tata usaha masih saja dianggap sebagai pekerjaan yang mudah, remeh dan tidak penting. Walaupun demikian tata usaha telah berkembang dan pelaksanaanya telah bertambah luas. Menurut The Liang Gie pertumbuhan tata usaha di Indonesia semakin luas, karena adanya faktor-faktor sebagai berikut : 1. Pertumbuhan penduduk 2. Perluasan pendidikan 3. Kemajuan teknologi 4. Perkembangan badan-badan usaha yang bercorak ketata usaha 5. Ketentuan-ketentuan pemerintah yang mensyaratkan bukti-bukti tertulis (The Liang Gie, 1971: p.118) BAB II ISI I. PENGERTIAN TATA USAHA Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha. a. Ditinjau dari asal kata Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha. c. Menurut hukum D.M. (Diterangkan-Menerangkan) bahasa Indonesia, maka kata “usaha” menerangkan kata “tata” ditambah keterangan dengan kata”usaha” dibelakangnya, lalu menjelma pengertian baru tersimpul dalam kata “tatausaha” yang artinya tata untuk usaha. Tata artinya atur, ditata sama dengan diatur, menata berarti mengatur. d. Pengertian Administrasi Ketatausahan The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”. (The Liang Gie. 1996, p.16) II. PERANAN TATA USAHA Walaupun tata usaha bersifat pelayanan terhadap pekerjaan pokok tetapi tata usaha tidak boleh diremehkan. Karena tata usaha juga iku menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi tercapai secara efisien. Peranan tata usaha menurut The Liang Gie yaitu : 1. Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifnuntuk mencapai tujuan organisasi 2. Tatabusaha menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat 3. Tata usaha membantu kelancaran perkembangan organisasi sebgai suatu keseluruhan, karena tat usaha berkenaan dengan warkat-warkat dan dokumen-dokumen sebagai sumber ingatan. (Pariata Westra dkk, 1980: p.T6) Tata usaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembaangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai ingatan dan sumber dokumen. Tata usaha mempunyai 3 ciri utama, yaitu : 1. Bersifat pelayanan 2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi 3. Dilaksanakanoleh semua pihak dalam organisasi III. PERINCIAN KEGIATAN TATA USAHA Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok. Jadi tata usaha bukan merupakan pekerjaan yang berdiri sendiri. Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan (The Liang Gie, 1996: p.16) : a. Menghimpun Kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk digunakan. b. Mencatat Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/video sehingga dapat dilihat dan didengar. c. Mengolah Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna. d. Mengganda Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. e. Mengirim Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari suatu pihak dengan pihak lain. f. Menghimpun Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu. Dibawah ini adalah macam-macam pekerjaan kantor yang umum dilakukan (hasil penelitian G.R. Terry) : a. Typing (mengetik) b. Calculating (menghitung) c. Cheking (memeriksa) d. Filling (menyimpan warkat) e. Telephoning (menelepon) f. Duplicating (menggandakan) g. Mailing (pengiriman surat) h. Other (lain-lain) Menurut Prajudi Atmosudirjo (Pariata Westra dkk, 1980: p.T 8-9) : a. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, yang terdiri dari ; · Briefing · Musyawarah · Pertemuan · Wawancara · Protokol · Pengaturan korespondensi (penaskahan, loreksi, pengetikan) · Masseger’s service · Dll, b. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi, yang terdiri dari ; · Agendaris surat-surat · Dokumentasi · Perpustakaan · Film mikro · Perkaman tape · Dll, c. Segala macam pekerjaan yang bersifat komputasi, yang terdiri dari ; · Penyusunan tabel-tabel · Daftar-daftar ikhtisar · Grafik-grafik · Penyusunan-penyusunan laporan · Dll, d. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi, yang terdiri dari ; · Pengumpulan data · Pemberian-pemberian peringatan · Survei · Riset · Pemberian penerangan · Dll, IV. SURAT-MENYURAT Pada umumnya surat diartikan sebagai alat untuk menyampaikan maksud dari satu pihak ke pihak lain, atau juga diarrtikan sebagai alat untuk berkomunikasi. Dalam buku Pedoman Surat Menyurat dan Kearsipan yang diterbitkan oleh Lembaga Administrasi Negara, menebutkan fungsi surat sebgai berikut ; 1. Surat merupakan alat komunikasi yang penting dalam administrasi, karena merupakan bukti hitam diatas putih tentang apa yang dikomunikasikan 2. Fungsi surat diibaratkan sebgai data atau wakit dari penulis surat atas kehadirannya secara pribadi dihadapan penerimanya untuk menyampaikan berita atau pendapat, 3. Surat mencerminkan kepribadian penulis atau pengirimnya, dengan membaca surat orang mengetahui bagaimana kepribadian penulisnya, 4. Jumlah sirkulasi surat yang terjadi pada suatu instansi merupakan indikator atau barometer dari banyak atau sedikitnya kegiatan instansi yang bersangkutan. Bila sirkulasi sedikit berarti instansinya kecil, bila sirkulasi surat itu banyak berarti kegiatannya besar. V. KLASIFIKASI SURAT Dalam buku Pedoman Tata Surat Menyurat dan Kearsipan, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Tujuannya ; · Surat pemberitahuan · Surat perintah · Surat permohonan · Surat laporan · Surat susulan · Surat peringatan · Surat panggilan · Surat keputusan · Surat kuasa · Surat pengantar · Surat pesanan 2. Sifat jenisnya ; · surat dinas · surat pribadi · surat dagang 3. Bentuknya ; · Surat biasa · Memo atau nota · Surat telegram · Surat pengantar · Surat wesel 4. Prosedurnya ; · Surat masuk · Surat keluar 5. Jangkauannya ; · Surat intern · Surat ekstern 6. Nilai isinya ; · Surat rutin · Surat non-rutin 7. Penerima surat ; · Surat biasa · Surat edaran · Pengumuman 8. Keamanan isinya ; · Sangat rahasia · Rahasia · Biasa 9. Urgenerasi penyelesaianya ; · Kilat atau sangat segera · Segera · Biasa 10. Kegunaannya ; · Konsep · Asli · Tembusan · Petikan · Turunan · Lampiran 11. Cara pengirimannya ; · Dibawa sendiri · Dibawa kurir dengan pos atau telegram · Dengan pos antar departemen VI. BENTUK SURAT DINAS 1. Bentuk lurus, yaitu surat yang pengetikannya nomor alamat yang dituju dan setiap alinea baru diketik lurus dari tepi kiri. Untuk membedakan alinea satu dengan yang lain, pengetikannya diberi jarak 1 baris. Contoh bentuk lurus ; 2. Bentuk takuk, yaitu surat yang disetiap pengetikan alinea baru dimulai menjorok/masuk. Alamat yang dituju diketik agak masuk, dan variasi yang lain ialah alamat diketik di bawah tanggal. Pergantian antara alinea satu dengan yang lain diberi jarak 1 baris. Contoh bentuk takuk : 3. Bentuk semi, yaitu bentuk campuran antara bentuk lurus dan bentuk takuk. Di dalam bentuk semi alamat yang dituju diketik sejajar tepi kiri. Sedang tiap permulaan alinea baru diketik menakuk. Contoh bentuk semi : 4. Bentuk lurus dengan tanda tangan disebelah kanan (bentuk dinas) Pada dasarnya bentuk ini sama dengan bentuk lurus, yaitu stiap permulaan alinea baru dimulai dari tepi kiri tetapi tanda tangan pejabat yang mengirim disebelah kanan. Contoh bentuk lurus dengan tanda tangan disebelah kanan : VII. PEDOMAN MENGETIK SURAT 1. Setiap surat harus diketik rapi dan bersih, 2. Surat dinas harus menggunakan kop (kepala surat), 3. Bila surat menggunakan nomor surat, maka nomor surat deketik dibawah kepala surat jarak 3 spasi, dan letaknya disudut kiri atas, 4. Bentuk surat menggunakan bentuk lurus dengan tanda tangan disebelah kanan, 5. Tanggal surat takperlu diketik, 6. Nama dan alamat yang dituju diketik sejajar dengan “kepada” dan berjarak satu spasi dari titik dua 7. Pengetikan alamat tidak boleh melebihi batas tenagh kertas surat, bila masih ada sambungan hendaknya ganti garis, 8. Pada akhir alamat yang dituju tidak perlu dibubuhkan tanda titik, 9. Hal surat diketik sejajar dengan “Hal” 10. Pengetikan lampiran tidak boleh melebihi batas tengah kertas surat, dan disingkat dengan “Lamp: ” 11. Pendahuluan dengan kata-kata “Dengan hormat” tidak perlu diketik dalam alinea sendiri, melainkan langsung dirangkaikan dengan alinea yang pertama, 12. Isi surat diketik mulai baris ke-4, tiap alinea dimulai lurus dari sebelah kiri dan tidak perlu masuk kedalam, 13. Surat diakhiri dengan datangan jabatan yang bersangkutan, nama penandatangan tidak perlu diberi tanda kurung dan tanda titik atau garis bawah, 14. Tembusan, perkataan “TEMBUSAN :” diketik lurus dengan isi surat dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat, jika tembusan lebih dari satu, hendaknya diberi nomor. VIII. ARTI, FUNGSI DAN PERAN ARSIP Kearsipan atau sering disebut Administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Aktivitas pokok adminiatrasi yaitu aktivitas penyimpanan. The Liang Gie merumuskan inti pengertian arsip sebagai berikut “arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.” (The Liang Gie, 1972 : p.6) Fungsi arsip menurut pasal 2 U.U. No. 7 Tahun 1971 debedakan menjadi : 1. Arsip dinamis, yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umunya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. 2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. (Pariata Westra dkk, 1980: p.T25) Dengan kata lain yang dimaksud arsip fungsi dinamis adalah arsip yang masih aktif depergunakan didalam proses kerja sehari-hari, sedang arsip fungsi statis adalah arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam proses kerja sehari-harinya. Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumen. Sebagai sumber informasi arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan membuat keputusan secara tepat, sebagai sumber dokumen arsip dapat dipakai bahan pembuktian dan dapat melancarkan pekerjaan, serta alat pengemban organisasi. IX. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP Pemerintah melalui Arsip Nasional telah memulai usahanya untuk menyeragamkan sitem penyimpanan arsip bagi instansi pemerintah. Menurut Calemon L. Maze, ada 5 dasar sistem penyimpanan arsip (Pariata Westra dkk, 1980: p.T27) : 1. Sistem abjad Pada sistem ini setiap benda arsip, misalnya surat-surat milik perusahaan, kartu nama pasian ebuah Rumah Sakit, Kartu Daata Pegawai, Kartu Arsip, Kartu Ekspedisi dan sebagainya disimpan menurut urutan abjad nama orang atau nama organisasi yang tersebut didalam warkatnya. 2. Sistem nomor Pada sistem ini setiap benda arsip yang mempunyai nomor urut seperti kartu pelajar, kartu pegawai, kartu mahasiswa faktur toko, nomor polis asuransi dna sebagainya disimpan menurut urutan nomor 1 terus meningkat sampai bilangan yang terbesar. Tetapi sistem nomor tidak tepat untuk menyimpan surat. 3. Sistem wilayah Pada sistem ini setiap benda arsip misalnya surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas atau tempat tertentu. Sistem ini baik digunakan untuk usaha-usaha yang mempunyai banyak kantor cabang dan juga instansi-instansi pemerintah. 4. Sistem pokok soal Pada sistem ini warkat-warkat yang berupa surat-surat milik instansi atau organisasi lain baik surat masuk maupun keluar yang mengenai hal yang sama disimpan dalam satu berkas tersendiri. 5. Sistem tanggal Pada sistem ini misalnya setiap benda arsip mempunyai tanggal jatuh tertentu disimpan menurut urutan tanggal yang tertera diwarkatnya. X. FAKTOR-FAKTOR SISTEM KEARSIPAN Agar pengurusan arsip dapat berjalan lancar, maka syarat-syarat sistem kearsipan harus dipenuhi, antara lain : 1. Penggunaan sistem penyimpanan arsip secara tepat Syarat ini merupakan aktivitas pokok kearsipan yaitu pentimpanan. Penggunaan suatu sistem penyimpanan arsip harus dilkukan secara tepat agar memudahkan pencarian kembali. 2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat Alat kearsipan yang diperlukan dibedakan menjadi 3 golongan, yaitu : a. Alat penerima surat (baki surat, rak, meja sortir, meja tulis, gunting, stempel) b. Alat penyimpanan surat (almari, rak, kotak kartu) c. Alat pelaksanaan korespondensi (mesin tik, kertas ukuran tertentu, buku agenda, buku catatan, dll) 3. Petugas arsip yang memenuhi syarat Pada umumnya petugas kearsipan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Mempunyai pengetahuan umum yang luas b. Mempunyai pengetahuan tentang seluk beluk instansinya c. Mempunyai pengetahuan khusus mengenai kearsipan d. Mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tehnik tata kearsipan yang sedang dijalankan e. Mempunyai kepribadian yang baik XI. KEGIATAN TATA USAHA LAINNYA Memang harus diakui bahwa kegiatan surat-menyurat, pengetikan, penyimpanan arsip-arsip merupakan kegiatan pokok tata usaha. Didalam praktiknya kegiatan tata usaha dapat diuraikan segabai kegiatan penghitungan, pemeriksaan, menelepon, penggandaan naskah dan yang terakhir yaitu ekspendisi. 1. Penghitungan Aktivitas hitung-menghitung merupakan pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan dikantor-kantor. Pelaksanaan kegiatan ini lebih banyak menggunakan pikiran dari pada tenaga. Untuk lebih efisien faktor metal sedapat munkin diubah menjadi faktor semi metal, misalnya membuat daftar perhitungan upah pegawai atau suatu deretan harga bahan. 2. Pemeriksaan Pemeriksaan dalam pekerjaan kantor adalah suatu aktivitas mencocokan kebenaran suatu keterangan. Dalam pengontrolan ini terdapat penilaian apakah segalanya sudah sesuai dengan perencanaan nya dan bila ternyata ada kesalahan atau ketidak sesuaian kemudian diadakanlah pembetulan. 3. Peneleponan Berikut adalah pedoman telepon yang baik : a. Angkatlah pesawat telepon dengan segera ketika berdering, jangan biarkan penelepon menunggu, b. Memperkenalkan organisasi terlebih dahulu atau kalau perlu nama sendiri dan mengucap salam, c. Pembicaraan haruslah dilakukan dengan tenang dan ramah, d. Kalau ada yang belum jelas, maka tanyakanlah kembali dengan sopan, e. Setelah selesai pembicaraan tunggulah sampai terdengar bunyi “tuutt” barulah letakan pesawat telepon pada tempatnya f. Jika penelepon ingin berbicara dengan seorang pejabat yang sedang keluar kantor, mintalah apakah ada pesan yang perlu disampaikan, g. Kalau penelepon salah sambung, maka berikanlah petunjuk yang seperlunya sehingga ia dapat menghubungi pihak yang tepat 4. Penggandaan naskah Penggandaan adalah kegiatan tata usaha yang berupa memperbanyak naskah sesuai dengan kebutuhan. Penggandaan dapat dilakukan dengan mesin tulis, mesin stensil, mesin cetak, fotocopy dan sebagainya. 5. Pengantaran surat (ekspedisi) Walaupun kegiatan pengantaran surat ini tidak terlalu penting, namun jika kurang teraturnya pengiriman surat dapat mengakibatkan berbagai masalah. Untuk itu diperlukanlah buku ekspedisi dan kartu ekspedisi, yakni tiap instansi yang berhubungan dibuatkan kartu ekspedisi sendiri-sendiri. XII. ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM TATA USAHA 1. Asas perencanaan Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilakukan dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang maksud warkat, warkat yang diciptakan harus mempunyai maksud dan kegunaan yang jelas b. Pedoman tentang penetapan prosedur, c. Pedoman tentang pengadaan mesin tata usaha d. Pedoman tentang perancangan formulir 2. Asas penghapusan Menghapus berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu kegiatan yang dianggap tidak perlu. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan b. Pedoman tentang penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya yang tidak berkaitan langsung dengan persoalan yang bersangkutan 3. Asas penyederhanaan Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet menjadi lebih mudah dan ringan. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang tatacara b. Pedoman tentang perlengkapan tata usaha c. Pedoman tentang pengorganisasian tata usaha 4. Asas penghematan Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Pedoman tentang perhitungan biaya dan kegunaanya b. Pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat c. Pedoman tentang mekanisme tata usaha 5. Asas penggabungan Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga menghemat waktu pekerjaan. Pedoman pelaksanaan asas ini dapat berupa pedoman sebagai berikut : a. Peedoman tentang kerja sekali jalan b. Pedoman tentang pemakaian alat-alat serbagunaan BAB III PENUTUP Tata usaha sebagai suatu sub sistem dari suatu sistem administrasi yang nyata-nyata mempunyai peranan penting bagi tercapainya tujuan organisasi secara efisen. Pelaksanaan kerja tata usaha hendaknya didasarkan kepada metode-metode atau cara yang modern yang dapat melancarkan pelaksanaan kerjanya, sedang cara-cara lama sudah tidak efisien dan tidak memperlancar pekerjaan. Pengembangan tat usaha tidak hanya bergantung pada pimpinan saja melainkan juga kepada setiap pelaksana tata usaha. Dengan demikian pimpinan haruslah menerima usul dan pendapat atau saran dari bawahan yang baik untuk dapat diterapkan dalam metode-metode serta cara-cara baru salam tata usaha. DAFTAR PUSTAKA 1. Gie, The Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty 2. Westra, Pariata, dkk. 1980 . Aneka Sari Ilmu Administrasi. Yogyakarta : Balai Pembinaan Administrasi Akademi Administrasi Negara 3. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/pengertian-tata-usaha.html
Fly UP