Legal Project Management (LPM) op het congres PLEIT 2016

Ha FinanHans Schuurman

Finance Planning & Control

Legal Project Management

PLEIT 2016

11 oktober 2016

Startpunten

Law4 Law4ce

•Interim Manager

•Winst- en efficiëntie verbetering

•Processen en Lean

•Advocatuur :-)

•Ontwikkelingen :-)

•law4ce.com

Hans Schuurman

http://law4ce.com





Maar bekijk de advocatuur met een

bedrijfskundige bril



Er is geen dossier wat NIET wordt gemanaged



Niet alles gaat in rust en regelmaat



Vaak heeft de cliënt haast



Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen

• Opdracht stagiair: Maak een concept

• In de haast te weinig instructies

• Resultaat:

• dossier loopt uit de tijd

• afboekingen bij declareren

• tevreden cliënt?





- Waarom? - Wat?

- Wie? - Hoe?



Waarom gaan projecten mis?• Vage projectdoelen en projectresultaten

• Slechte communicatie

• Aannames onvoldoende vastgelegd

• Stakeholders over het hoofd gezien

• Mensen niet verantwoordelijk gehouden

• Onvoldoende controle

• Lessons learned vergeten

• Onrealistische schattingen

• Te laat beginnen met een activiteit

• Onvoldoende bekwaamheid

• Te veel veranderingen in projectdefinitie / buitenwereld

• Geen focus : Te veel verschillende taken

• ‘Over designen’

• Hersteltijd bij fouten vergeten

• Reactiviteit i.p.v creativiteit en pro activiteit

• Iedere projectmedewerker gericht op eigen taak ↔ betrokkenheid project

ProjectdefinitieAannames niet expliciet

Afstemming

Tijd, kwaliteit, budget

Wie doet wat

Niet werken volgens scope

Niet leren van fouten



Wat willen cliënten?• Waarde => Lean; Voice of Customer

• Efficiëntie => Lean/Process Improvement

• Voorspelbaarheid => Lean

• Communicatie

• Begrip van de business van de client

• Alignment tussen client- en kantoorbelang



Lean (of LPI)

CliëntProces Proces

Afstemmen

Overproductie

Herstelwerk

Onnodige controles

):

Fouten

Capaciteit niet

gebruiken

Wachttijd reistijd

onnodige beweging

Stoppen met wat de cliënt NIET heeft gevraagd



Wat willen cliënten?• Waarde

• Efficiëntie

• Voorspelbaarheid

• Communicatie

• Begrip van de business van de client

• Alignment tussen client- en kantoorbelang

LPM



Hoofdlijnen Legal Project Management?

• Definitie

• Fasering

• Planning

• Managen

• Evaluatie

• Niet: Veranderen van de inhoudelijke aanpak

• Wel: Betere voorbereiding en besturing binnen afgesproken kaders

Waarom: Markt en kansen



20

30

40

50

60

70

80

90

100

110

120

1980

1985

1990

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015Q3

IndexcijferaantaladvocatenenomzetCBS(2010=100)

Combinatie Indexaantaladvocaten Indexcijfersomzet Hans Schuurman Finance Planning & Control

De rode lijn is de omzet van Juridische diensten Inclusief nieuwe

toetreders …



Sectorvisie ABN

ong. 2,5%

Bron: Sectorvisie Zakelijke Dienstverlening ABN Amro - juni 2016

Verhoogde druk op prijzen



Alternatieve pricing

Uurtje factuurtje en de

kantooropslag

T

U

oa Vast

Capped

T

U



Alle typen AFA’s vragen om het managen van uren en inzet



Concurreren op uurtariefGevolgen

• Winst kantoor daalt

• Krijgt de cliënt de beste oplossing?

T

U

Keuze voor aanbieder met laagste uurtarief



Kansen in de vierkanten

T

U

Van uurtarief T

U

Naar de meest

efficiënte oplossing



Kansen in de vierkanten

T

U

Naar de meest

efficiënte oplossing

Hoe dan?•Hergebruik/

KM

•Legal Tech

•Doe het zelf

•LPM en Lean



Wie zijn de LPMers op dit moment?



Diversiteit aan de rondetafel



Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client

service on our most complex international matters through more effective legal project management.

• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.

• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.

Functie

• The Legal Project Manager supports client facing projects:

• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;

• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.

• He or she supports the implementation of project management tools:

• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.

Eisen

• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;

• Knowledge of relevant IT packages is a plus.

Grote complexe projecten



Complexe projecten•Grote overname of vernieuwen

van 50.000 contracten

•Vraagt om gedegen planning en bewaking van de voortgang

•En dat is een vak apart

•DUS: Gespecialiseerde LPMer







Functie






Eisen



Tooling



Begeleiding en tooling• Modellen voor het kantoor

• Opdrachtbevestiging / plan van aanpak

• Urenschatting, planning en pricing

• Stroomschema’s

• Rapportagens

• Planning en actielijsten

• Structureren en tech oplossingen

• Rapportages (tot bewaken marges)

• Coördinatie

• Klantcontact (wanneer praten met klant)



Wie hebben een rol in LPM?

De AdvocaatDe Partner

De AssistantSupport

IEDEREEN IN HET TEAM



Bepaal de rollen vooraf• Wijs een Verantwoordelijke Advocaat

aan; Dat is de projectleider binnen het kantoor

• Laat iedereen kennis maken met de principes van Project Management=> Aan te leren vaardigheden

• Leg rolverdeling met de cliënt vast; Optioneel zelfs: GC is PL!







Functie






Eisen



“Legal Project management = Project management”

Wat is een project?



Kenmerken project• Leveren van waarde voor de cliënt op een zo

efficiënt mogelijke manier.

• Definitie van de opdracht waarbij impliciete veronderstellingen expliciet worden gemaakt

• Te verdelen in fasen

• Binnen de fasen: taken

• Met een klant en opdrachtnemer

• Met een duidelijk begin en een einde



Fase 1: 40u Fase 2: 120uFase 3:

60u

Fase 1: 60u en uitloop Fase 2: 100u, tijd ingehaald

Fase 3: 60u en uitloop

Fase 2: 20u meerwerk

(:

Uitvoering, bewaking en bijsturing

LPM in een plaatje

Inzicht vooraf

Fasen in een project



Hoofdlijnen

Intake

• Scoping

• Planning

• Pricing

• Opdrachtbevestiging

• Acceptatie door cliënt

Realisatie

• Uitvoering

• Bijsturing

• Oplevering

• Afronding

• Evaluatie



Voorbeeld van een planning





Dossier te onzeker => Agile LPM ipv Detailplanning

Detail-planning

eerste fasen (KT)

Grovere scenario-planning

(MLT)

Indicatie vervolgopties

(LT)

Verdere detaillering in de tijd



Stap verder: Work breakdown structure

Fase

Hoofdtaak

Hoofdtaak

Deeltaak

Deeltaak

Deeltaak

Deeltaak

Tijd en mensen



Pricing

Alternatieven



Opdrachtbevestiging• Begrotingsprocedure:

Geen opdrachtbevestiging =Geen opdracht

• Duidelijkheid over: • Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-inventarisatie)



Opdrachtbevestiging• Begrotingsprocedure:

Geen opdrachtbevestiging =Geen opdracht

• Duidelijkheid over: • Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-inventarisatie)

Wat

Wie

HoeWanneer

Risico’s



Acceptatie door cliënt

… of direct aan het werk?

Leg uit en stel vast



Nu hebben we GRIP•Goal

•Role clarity

•Interactions (= communicatielijnen)

•Process • Processen helder • Standaarden • Richtlijnen en regels En in een

klein dossier?

Uitvoering van een project



Uitvoering; Duivelse driehoek van PM

Prijs

Snelheid

Kwaliteit

Wat afgesproken

met de cliënt?



Dus managen van het werk



Managen, budget en kwaliteit

Begrepen?



Kwaliteit Bottlenecks Inefficiënte inzet

Rol- onduidelijkheid Voorkom rework

SCOPE !!!



Voorkom verrassingen



Zet de cliënt niet in zijn hemd !!

Budget-verrassing: • Proces in de

hand? • Beheersing

leverancier?



StuurinformatieBudget vs besteed

Meerwerk % budget vs % klaar

Alle uren geschreven??



Geavanceerde tools

Voor omvangrijke of complexe dossiers



Het kan ook heel eenvoudig



Stakeholder analyse

Plan momenten in

Praat tijdig met cliënt over afwijkingen

Vervolgacties



Cliënt acceptatie:

Hoe klaar is klaar?

Vraag het de cliënt!



Afronding

Net als een duidelijke start vraagt een project een duidelijke afsluiting



Evaluatie



Leg ervaringen vast (bijv. in modellen)

Samengevat

Aan het werk

Leren !!Beperkingen AfrondenAansturen

Waarom? Cliënt AcceptatieOmvang

Happy partner



Wat deed hij anders?Hij luisterde beter naar de intenties van de cliënt

Probleem op 1 A4 Visualiseer !!

Faseer !!

Met team to-do’s bepalen

Controleerde zijn visie bij de cliënt

Planbaar Behapbare stapjes Voorspelbaar



….maar maakte vooral vooraf expliciet wat hij

eerder impliciet liet

Hij maakte verwachtingen en te zetten stappen glashelder (voor de cliënt, hemzelf en

zijn team)

