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How often have you heard people complain they have notime, nospace or nomaterials? If you work in a hospital and lack any of these things it disrupts the smooth working of the internal hospital supply chain. In the current environment, when material costs are rising and hospital reimbursements are falling it makes the situation more pressing. For the hospital supply chain professional finding time to do things that endusers cannot or will not do, finding space to store more and more items that your customers need and finding the things that they have misplaced or hidden is disrupting to say the least. Until now, there was little that could be done about it. 1

Len Kennedy - Len Kennedy Healthcare Solutions

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How often have you heard people complain they have no‐time, no‐space or no‐materials?

If you work in a hospital and lack any of these things it disrupts the smooth working of the internal hospital supply chain.

In the current environment, when material costs are rising and hospital reimbursements are falling it makes the situation more pressing.

For the hospital supply chain professional finding time to do things that end‐users cannot or will not do, finding space to store more and more items that your customers need and finding the things that they have misplaced or hidden is disrupting to say the least.

Until now, there was little that could be done about it.

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You could call me a slow learner.

In October 2013 after working three decades in hospitals, I realised that the hiding behaviour of nurses undid whatever processes or supply chain procedures I put in place.

It’s not that I did not know about hiding behaviour, it’s just that I thought I could compensate by revising my procedures and processes.

Big mistake.

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Hiding items is apparently a world wide practise.

Cohealo Inc. is attacking this multi‐million dollar blind spot in American hospitals. They have identified the inability to find equipment in time for treatment due to nurses hiding behaviour is the major cause of the blind spot.

As a result, a third of surgeries are cancelled.

Hospitals overcompensate by purchasing more equipment to the tune of millions.

In spite of over supply 58% of the equipment still sit idle.

Additionally, nurses spend a large part of their daily shifts trying to find equipment

Reference: http://cdn2.hubspot.net/hubfs/446041/Whitepapers/Medical‐Equipment‐Blind‐Spot‐Cohealo.pdf?submissionGuid=97b64bb1‐88ba‐4896‐a33f‐8c145b685336

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In the Australian context, each year 500,000 people leave hospital worse off than when they entered.

Let’s put this into context. One in ten of you will leave hospital worse off.

In  September, 2002 when my mum was admitted to hospital for a hip replacement, her procedure was delayed by five days due to lack of the proper equipment being available.

I’m grateful that my mum did not form part of the ‘worse off’ statistic. She did recover.

However, it’s easy to see how lack of equipment can contribute to patients leaving hospital worse off than when they were admitted.

Reference: Australian Government, Australian Institute of Health and Welfare, Australia’s Hospitals 2013‐14

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To make matters worse. Materials do not sit on shelves as they do in supermarkets.

Materials must move with patient flow.

Lacking time, nurses don’t always return things to their correct spot.

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In 2003 B J Fogg studied how computers could change what we think and what we do. 

Now his concepts are used widely to influence behaviour.

We have first hand knowledge how persuasive technology is. We only need to look at the way we use our mobile phones.

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Changing habits is widely accepted as something that is extremely difficult to do.

It is for this reason that I previously chose to change my supply chain processes instead.

Try as I might, I could not see how I could change nurses’ entrenched behaviours.

Nir Eyal , has been helping organisations build habit forming products. Should you wish to go deeper into the subject he has written an excellent book, ‘Hooked: How to build habit forming products.

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Nir’s primary audience is the technology sector. He helps them design habit forming products. Think of how addictive social media has become.

His model, however, can be used to understand hiding behaviour in hospitals and to design interventions that could change this behaviour for the better.

His model comprises of four quadrants.

The first quadrant is the trigger. Triggers comprise of two parts, an internal psychological trigger and an external trigger that prompts behaviour.

In the hospital context, the internal trigger is what the nurse wants.

We’ve all heard the saying, ‘Once bitten, twice shy’.For a nurse, I’d imagine there’s nothing worse than not having the materials to treat their patients. Having experienced a stock out situation, prudence dictates that they take items out of circulation to avoid such situations in the future.

Unfortunately, this brings about unintended adverse consequences.

The external trigger exists in the environment. It prompts the user to take action. For the 

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nurse this would be seeing product on the treatment room shelves.

The second quadrant is the action stage. The action is to take items  and hide them in anticipation of stock outs.

The third quadrant is the variable reward. Items are not always available on the treatment shelves. Often because nurses disrupt the normal process of replenishment.

The fourth quadrant is investment.  This occurs when nurses wait for the treatment shelves to be restocked and then hide what they need for their patients.

This, of course, is self defeating behaviour.

So how do we design for changed behaviour?

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Fogg has developed a model to change behaviour.

Fogg believes that for behaviour to succeed, three elements must exist at the same time. If any of the elements are missing, the behaviour does not take place.

Fogg’s sequence of intervention is important:

1. He starts with the trigger. Is there a trigger to prompt for the desired behaviour?2. He then focuses on ability. How difficult is the behaviour to perform? Does the 

person have the ability to perform the behaviour? Can the behaviour be simplified?3. Finally, he looks at motivation. Does the behaviour require high motivation or is it a 

low motivation task? Is there sufficient motivation for the task?

Motivation is a slippery slope. It is the most difficult element to influence and hence is tackled last.

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In the hospital context. Nurses are motivated to hide items, but they are also motivated to find items.

Finding items is an integral part of their jobs.

As the motivation to find things already exists; our task then is to provide nurses with a trigger and to simplify the task of finding things.

Fortunately technology has now advanced sufficiently to provide the tool for just such an undertaking.

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The tool I have in mind is an android device. This has only recently become available.

I’ve asked a colleague to demonstrate how it works.

This box is a simulation of a treatment room. It contains several items that are stored for patient care. Unfortunately, three items are missing.

For this demonstration, I will tell you that they are three Staedler mechanical pencils. Not items that you would normally use in patient treatment.

I’d like a volunteer to assist in finding the missing pencils.

As a reward, when you find them, you may keep them.

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Many hospital administrators believe that our ERP Systems are sufficient to manage hospital complexities.

But this is not so. Sanjiv Sidhu at the MIT Platform Strategy Summit said, ‘All the interesting stuff happens outside the ERP System’.

ERP systems are good for tracking transactions from order placement to invoice payment. They integrate transactions as they pertain to financial payments, but cannot track material usage at a granular level in hospitals.

What we need, as I have said at past conferences is a cloud based system layered on top of the ERP system. We must pull data from the hospital ERP system, granulise the information and track product at a granular level using RFID technology.

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For item tracking to work, orders placed by the hospital ERP system, should be pushed to the cloud.

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When goods are received by the hospital, they must be matched both in the ERP system and the cloud system.

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RFID tags must be printed with the following information written to the tag and the tags must be attached to the physical product.

1. Unique tag number2. Product number3. Expiry date of the product4. Lot or Serial number5. Ship to number – where the item will be stored or used

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The tagged items can now be stored in the various areas of the hospital ready for use.

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The tagged items could now be used in any of the various procedure rooms in a hospital.

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When the item packaging is disposed off, antennas in the disposal areas record usage, deplete stock from the ship to locations and automatically triggers replenishment in the hospital ERP system.

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As mentioned in past conferences the business case is self evident. Cabrini Malvern saved $1.3 million in the 2012 and has saved approximately $5 million to date.

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Let me leave you with this thought.

If we make finding things easier for nurses, hiding behaviour will gradually disappear and instead they’ll find more time, more space and more materials.

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In the Australian context, each year 500,000 people leave hospital better off than when they entered.

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