DigIT – DoIT – KommITDigitalt førstevalg – Hvordan når vi målet

Kirsti Kierulf, KS KommIT

AGENDA

Den digitale lederoppgaven i Kommunene

Hva dere får fra KommIT nå

KS-program:

• Vedtak i KS’ hovedstyre 23. mai 2012

• Skal i første omgang gå ut 2015

• Skal i siste fase evalueres og komme

fram til egnet organisasjons- og

finansieringsform fra 2016

• Eies av KS og styres av Programstyret

bestående av kommuner,

fylkeskommuner og KS

Program for IKT-samordning i kommunesektoren

Fire effektmål:

Samordning i kommunesektoren –utvikle standarder og felles kommunal IKT-arkitektur

Samordning stat/kommune –initiere og delta i nasjonale utviklingsprosesser

Økt kommunal IKT-kompetanse –etablere plattform for kompetanseheving

Utredet framtidens utviklings- og

forvaltningsenhet –forberede et vedtak om dette

To sentrale dokumenter i rammebetingelsene til KS KommIT

Digital dialogArkiv og

dokument-håndtering

Strategisk ledelse og

IKT

Personvern, taushetsplikin

fo.sikkerh.Kompetanse

Arkitektur standardiserin

g

Helse og velferd

Oppvekst og utdanning

Plan, bygg og geodata

Digitaliser virksomhetens

tjenester

Informasjons-sikkerhet

Bruk nasjonale felles-

komponenter

Samordning med kommune-

sektoren

Arkitektur og standarder

Planlegging og styring

Gjør offentlig info. tilgjengelig for viderebruk

Gevinstrealisering

Bruk av elektronisk

faktura

Kirsti KierulfProgramleder

Lars Sverre GjølmeKompetanse

Skole og oppvekst

Informasjonssikkerhet

Rune SandlandArkitektur og

felleskomponenter

Michael Pande-RolfsenPlan, bygg og geodata

Aleksander ØinesKommunikasjon

Gevinstrealisering

Camilla GlasøHelse og velferd

428 kommuner

19 fylkeskommuner

500+ kom. foretak

+(NOEN) VENNER:

KS KommIT drift og forvaltning

Strategiske samarbeidspartnere

ProgramstyretKS KommIT

KPR per sektor

Kommunedeltakelse

Brukerfora

KPR for Kompetanse

Kommunedeltakelse

Brukerfora

KPR for Arkitektur og felleskomponenter

Kommunedeltakelse

Brukerfora

KS KommITsekretariat

Kommuner

Programstyret KS KommIT beslutter om prosjektet skal iverksettes

KS KommIT sekretariat henter anbefalinger fra KPRer og sammenstiller prosjektanbefaling

KPR per sektor prioriterer prosjektideér fra brukerfora

Kommune melder inn prosjektidé

1

2

3

Ja/Nei

4

KommIT – prosjekter - prioritering

Leder: SandnesLeder: Bergen Leder: Kongsberg

Forstå brukerbehovene

Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for

innbyggere og saksbehandlere

Definere en ny måte å jobbe på som møter

behovene

Kartlegge dagens og fremtidige

arbeidsprosesser med utgangspunkt i

brukerbehovene

Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på

Utarbeide digitale løsninger og/eller

anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig

tjenesteproduksjon

Tilgjengeliggjøreløsningene i KS

KommIT verktøykasse

Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner

i en helhetlig pakke med verktøy og

opplæringsmateriell

1 2 3 4

KommIT Modellen

Tenke digitalt – utvikle nasjonalt – gjennomføre lokalt

Verktøykassen hjelper kommunene identifisere prioriterte forbedringstiltak…

Verktøykasse utstyrer kommunene med virkemidler for å levere gode digitale tjenester

• Brukerreiser

• Forslag til nye arbeidsprosesser

• Grunnlag for gevinstanalyser

…og gir verktøy for å implementere dem

• Veiledninger og anbefalinger

• Kompetanseverktøy

• Kravspesifikasjoner

• Standarder og grensesnitt

Hva leveres til

kommunene i

KS KommIT

verktøykasse

Hva kommunene må gjøre selv

1. Kartlegge behov, krav og gevinster

2. Anskaffe løsning

3. Gjennomføre prosjekt

4. Realisere gevinster

• Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov

• Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov

• Evaluering og valg av løsning

• Lokal prosjektplan

• Prosjektgjennomføring og opplæring

• Endringsledelse

• Endringsledelse

• Gevinsthåndtering

• Evt. tiltak for å bedre gevinstrealisering

• Brukerreiser

• Forslag til nye arbeidsprosesser

• Metodikk for gevinst-kartlegging

• Maler og verktøy for gevinstkartlegging

• Grunnlag for gevinst-analyser og forslag til gevinstrealiseringsplan

• Kravspesifikasjon

• Tilknyttede anbuds-dokumenter

• Veiledning for anskaffelsesprosess

• Metodikk for prosjekt-ledelse

• Maler og verktøy for prosjektstyring

• Forslag til prosjektplan

• Verktøy for opplæring av medarbeidere

• Metodikk for gevinsthåndtering

• Maler og verktøy for gevinsthåndtering

• Verktøy for opplæring av medarbeidere

Hva gjør vi i KommIT – Hva gjør vi i kommunen

AGENDA

Den digitale lederoppgaven i Kommunene

Hva dere får fra KommIT nå

Vi tenker digitalt, jobber nasjonalt og gjennomfører lokalt!

Innbyggere ser ett land, én kommune.

DET

OFFENTLIGE

Fylkeskommune Kommune

Staten

Prinsipp: Standardisere prosesser.

Hjelp fra KommIT: Prosessbeskrivelser for alle tjenesteområder tas frem, arkitektur og felleskomponenter.

Informasjon er kommunesentrisk ikke innbyggersentrisk.

Prinsipp: Forenkle språket.

Hjelp fra KS: Klart Språk

Hjelp fra KommIT: Prosessbeskrivelser

Digital tillit må fortjenes.

Prinsipp: Skape trygghet.

Hjelp fra KommIT: Brukereiser foran alle prosess beskrivelser

Overgang

Fyissk Digital

Alle tjenester i kommunen må gå den digitale trappen

Digitaliseringsstrategi/plan må finne sin plass og synes i planprogrammet i Samfunnsdelen

Kilde: Asker Kommune

Kostnad

Kvalitet

Tjenesteomfang

IKT-modenhet

Brukertilfredshet

Digitaliseringsgrad

Totale kostnader

Kostnader per IKT-tjeneste

Kostnader per fagsystem

Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon

Digital suksess er innsikt og gir gevinst

Så fort saksbehandler trykker

på knappen «send», får innbyggeren melding på sin telefon eller e-post.

SVARET RETT UT

Innbyggeren slipper postgangen. Dette gjør

at svaret kommer ca. 4-5 dager raskere.

SPARER 4-5 DAGER

SvarUt er løsningen som når alle med alt

76 kommuner med avtale – per 3. november

Kommuner:• Agdenes• Alta• Aure• Averøy• Balsfjord• Bergen• Bjugn• Bodø• Bærum• Drammen• Eide• Flesberg• Fjell • Frogn • Frosta• Fræna• Gjemnes• Halden• Halsa• Hamar• Harstad• Hemne• Hitra• Horten• Jevnaker• Karmøy• Kongsberg• Kragerø• Kristiansand

• Kristiansund• Kviteseid• Larvik• Lyngdal• Malvik• Meråker• Narvik• Nesset• Nore og Uvdal• Notodden• Oppdal• Orkdal• Oslo • Rana• Rennebu• Rindal• Rollag• Rygge • Røyken• Sandnes• Selbu• Skaun• Skedsmo• Ski• Smøla• Snillfjord• Sola• Stavanger• Stjørdal• Sunndal

• Surnadal• Sørum• Tana• Tingvoll• Tinn• Tromsø• Trondheim• Tydal• Vanylven• Vinje• Ørland• Ås

Fylkeskommuner:• Finnmark• Nord Trøndelag• Sør-Trøndelag• Telemark• Troms• Vest-Agder

Andre:• KS KommIT

Forrige brukermøte 26. august:

54 kommuner

Liggetiden – tiden det tar før sendingen leses digitalt

PLO

Altinn

Sak- arkiv Sak- arkivSak- arkiv

Sak- arkivFagsystemer

Offentligeetater

Innbyggere Næringsliv

Kontakt-register

Felles integrasjonsplattform

kommunal sektor (FIKS)

Forvaltning

og

sikkerhet

ADMGUI-

brukere

MSMottaks-

service

FSForsendelses

service

DSDialog-

styring

SDP

Utskrift

Innsyn

SMS/ePost

Dialog,

vedtak

eller

varsel

Dialog

Saksbehandli

ng og

samhandling

Ansatte kommune NN

ID Porten

Folkeregister

Enhetsregister

Matrikkel

Andre registre

eDialoger

Norskhelsenett

KS Læring en felles plattform for deling av kunnskap

https://kurs.kommit.no/

Mel; Norge i Rødt, Hvitt og Blått

Ja, for nå skal vi bli digitale

De som bor i kommunen skal se

De skal få sin kommune i tale

De skal få elektronisk beskjed