La riorganizzazionedella macchina comunale

La grande sfida dei prossimi 5 anni

ELEZIONI COMUNALI 2016

I Nostri Valori

- Orgoglio di lavorare per la nostra città- Valorizzazione, crescita e formazione delle risorse interne- Efficienza nell’impiego delle risorse pubbliche;- Trasparenza nelle selezioni e nelle progressioni;- Sistema di valutazione e premiale basato prevalentemente su dati

oggettivi;- Migliorare la qualità del servizio erogato al cittadino;- Erogare direttamente tutti i servizi che è economicamente più

vantaggioso non esternalizzare;- Partecipazione- Senso di Comunità

I Soggetti Coinvolti

POLITICA PERSONALE COMUNALE SINDACATI

COESIONE E UNIONE DI INTENTI NECESSARIO PER UNA RIORGANIZZAZIONE DELLA MACCHINA COMUNALE

Stato attuale della macchina comunaleL’età media dei dipendenti comunali attualmente in servizio è di 51 anni

Classe di eta' Numero PercentualeDa 20 a 24 5 0,05Da 25 a 29 67

3,18Da 30 a 34 264Da 35 a 39 682

30,39Da 40 a 44 985Da 45 a 49 1.499Da 50 a 54 2.973

66,39

Da 55 a 59 2.783Da 60 a 64 1.140Da 65 a 67 20

Totale 10.418 100,00

DIPENDENTI IN FORZA COMUNE DI TORINO AL 31 DICEMBRE 2014

CATEGORIA A 38CATEGORIA B 1953CATEGORIA C 5388CATEGORIA D 2391POSIZIONI ORGANIZZATIVE CAT. D 488DIRIGENTI DI RUOLO 121TOTALE DIPENDENTI RUOLO 10.379

In base ai dati del Bilancio di Previsione 2015:

● Euro 377 milioni pari al 30% dei costi complessivi del Comune

● Seconda voce di spesa: Acquisto di beni e servizi Euro 286 milioni.

Alcune riflessioni e obiettivi di medio periodo1. Nei prossimi 5 anni pensionamento di circa il 25% dei

dipendenti;2. Possibilità di assumere (forse...) dal 1 gennaio 2018;3. Necessità di garantire un sistema premiale sia per progressioni

orizzontali sia per assegnazione dei premi di produzione annuali;

4. Miglioramento delle condizioni di lavoro e carichi più equi;5. Necessità di rendere più efficiente la macchina comunale per

ottenere risparmi e garantire i servizi (invarianza di qualità e quantità di servizi erogati);

6. Necessità di riorganizzare la logistica comunale (dopo le ultime dismissioni);

Quali strumenti usare?

1. Distribuzione equa delle risorse umane in base ai carichi di lavoro;

2. Riorganizzazione (Uffici, Settori, Direzioni, Direzioni Centrali) con il sistema bottom up;

3. Nuovo sistema informativo (web based) per la gestione interna e per i servizi al Cittadino (Torino Facile 2.0);

4. Nuovo palazzo comunale (sede unica) usando edifici per uffici dismessi in città;

5. Internalizzazione dei servizi economicamente più vantaggiosi e investimento in formazione interna;

LE 4 FASI DELLA POSSIBILE RIORGANIZZAZIONE

1. LA RICOGNIZIONE 2. LEAN MANAGEMENT 3. INFORMATIZZAZIONE E INTERNALIZZAZIONE DEI SERVIZI 4. ESERCIZIO DELLE STRUTTURA ORGANIZZATA

ASSE TEMPORALE 2016 - 2020

Luglio - Dicembre 2016

LA RIORGANIZZAZIONE FASE 1

Prima Fase operativa: ricognizione

Chi: Controllo di Gestione, Risorse Umane, singole Direzioni, Settori, Uffici

Cosa: Ricognizione dei carichi di lavoro per ciascun servizi tramite ascolto di chi vi lavora, delle problematiche, delle criticità, delle difficoltà;

Verifica dei settori nei quali è possibile quantificare le ore necessarie per svolgere i servizi;

In tali settori si opera una ricognizione sulle ore\uomo necessarie per erogare un singolo servizio.

Luglio - Dicembre 2016

Applicazione della ricognizione e mobilità interna

A seguito della ricognizione emergono i settori in cui vi è “carenza” e quelli in cui vi è un “surplus” di personale.

Si procede così a distribuire il personale nei settori in modo da garantire un carico di lavoro omogeneo, con particolare riguardo ai settori strutturalmente deficitari.

Contestualmente vengono riorganizzati i settori partendo dai servizi erogati ai cittadini, unendoli in maniera coerente. La nuova articolazione sarà:

UFFICI > SETTORI > DIREZIONI > DIREZIONI CENTRALI

Predisposizione del Sistema Informativo I faseNel periodo luglio 2016 - dicembre 2016 dovrà essere redatto il progetto per il nuovo sistema informativo integrato che servirà tanto agli uffici quanto ai cittadini per interagire con l’Amministrazione. Linee guida:

- web based (nessun applicativo da installare);- paper less (con sistema progressivo di autorizzazioni e firma digitale);- multi piattaforma (accessibile anche da mobile);- profilo unico utente in cloud per cittadino e dipendente e integrazione

hardware (modello crome book);- integrabile con social e servizi accessori (ad esempio pagamenti elettronici);- protocollo d’intesa con Politecnico e I3P per esigenze tecniche;

Predisposizione logistica uffici comunali: Fase I

A seguito delle ultime dismissioni di edifici comunali (Curia Maxima, Scuola, Cultura....) è necessario abbinare la riorganizzazione dei servizi con una nuova logistica degli uffici.

Ci sono molti edifici (Rai Cernaia; CRT Stati Uniti; …) disponibili e se non utilizzati possono costituire un problema per la Città (ad esempio amianto in Rai Cernaia) legato al deterioramento.

Ricognizione su questi edifici inutilizzati (valutazione per concentrare TUTTI gli uffici residui) e ACQUISTO PROPRIETA’ tramite scambio diritti edificatori, altri immobili comunali ed eventuale mutuo (solo se strettamente necessario).

Note alla prima fase

1. Esistono servizi/settori non quantificabili per fare esempi la cultura o il Consiglio Comunale: per questi con i settori saranno studiati dei metodi adeguati;

2. In questo contesto sarebbe utile un regolamento sulla “Mobilità Interna” per evitare possibili conflitti legati agli spostamenti;

3. La riorganizzazione (fase I) si conclude col provvedimento del Sindaco di conferimento delle deleghe (dicembre 2016);

4. Inizialmente le deleghe sono assegnate in modo provvisorio da luglio a dicembre e, tolti alcuni casi, la struttura è mantenuta allo status quo.

LA RIORGANIZZAZIONE FASE 2Gennaio - Dicembre 2017

Seconda fase operativa: lean management

Chi: Controllo di Gestione, Risorse umane, singole Direzioni, Settori, Uffici

Cosa: Per ogni settore e insieme al settore (con dati quantificabili) vengono stabiliti degli obiettivi di efficienza per l’erogazione dei servizi.

Il sistema di valutazione deve essere più oggettivo possibile: esempio 80% sui valori oggettivi/quantitativi e per il 20% su valutazioni dell’utenza, dei colleghi, del superiore gerarchico.

Sistema di incentivazione: ad ogni team viene assegnato un budget di risparmio, se conseguito viene riconosciuto un valore pari al 50% del risparmio.

Gennaio - Dicembre 2017

Ridistribuzione e formazione del personale

In modo parallelo verrà fatta una ricognizione di tutti quei servizi attualmente appaltati che se erogati con dipendenti del comune procurerebbero un risparmio.

A seguito del percorso fatto sino ad ora il personale in “disponibilità” può essere formato (se necessario).

La formazione sarà su due livelli: i team leader (dirigenti o PO) e il team di lavoro

Gara per il nuovo Sistema Informativo: fase 2

I semestre 2017 verrà effettuata la gara per la realizzazione di questo sistema informativo integrato.

II semestre 2017 messa in esercizio (beta) dei primi servizi.

Predisposizione logistica uffici comunali: Fase II

Acquisizione dell’immobile a seguito di bando\gara\proposte e avvio di gara europea integrata per:

- ristrutturazione (secondo progetto elaborato dagli Uffici Comunali) ed eventuali bonifica (ad es. amianto);

- reperimento eventuali fondi europei per la bonifica;- gestione facility management dell’edificio per un tempo congruo;- finanziamento dell’operazione attraverso canoni;

Entro fine 2017 assegnazione dell’appalto per i lavori.Consegna stimata fine 2018.

Note alla fase 2

1. I dati relativi al raggiungimento degli obiettivi configurano anche il sistema di assegnazione delle progressioni orizzontali e premiale per i dirigenti;

2. La riallocazione delle risorse umane liberate avverrà in base alle professionalità in relazione ai servizi da internalizzare, al regolamento sulla mobilità (cfr. fase 1) e alle aspirazioni dei dipendenti;

LA RIORGANIZZAZIONE FASE 3Gennaio - Dicembre 2018

Terza fase operativa: informatizzazione e internalizzazione dei servizi

Chi: Controllo di Gestione, Risorse Umane, singole Direzioni, Settori, Uffici

Cosa: Entrando progressivamente in funzione il nuovo sistema informativo si provvederà ad alleggerire il carico di lavoro.

Si procederà, alla scadenza dei contratti, ove possibile e sulla base degli studi, a non rinnovare le gare d’appalto assegnando a settori esistenti o neo costituiti la gestione dei servizi nuovamente internalizzati.

Gennaio - Dicembre 2018

Esercizio del nuovo Sistema Informativo: fase 3

Nel 2018 sarà esteso a tutti i settori e alla cittadinanza (previa campagna di comunicazione e sensibilizzazione) il nuovo servizio informatico Torino Facile 2.0.

Ulteriori risparmi nei servizi gestiti in modalità self dal cittadino;

Risparmi nella gestione delle pratiche (paperless);

Maggiore trasparenza (open data);

Sostituzione del personale pensionatoIl 1 gennaio 2018 dovrebbe terminare il blocco delle assunzioni consentendo la sostituzione del personale pensionato.

Le assunzioni saranno finalizzate a rafforzare la riorganizzazione in corso e adeguatamente formate prima dell’inserimento nel posto di lavoro.

Si potrà scegliere di centrare alcune assunzioni sui servizi da internalizzare

nuovamente nell’amministrazione cercando già le competenze professionali necessarie.

Verrà garantita, ove possibile, la rotazione garantendo un rapporto ottimale operatori/carichi di lavoro nei settori più problematici (sociale, scuole).

Note alla fase 3

1. Avvio dei servizi internalizzati e utilizzo, come sistema premiale, del 50% del risparmio ottenuto rispetto all’appalto esterno;

2. Mantenimento degli obiettivi quantitativi (80%) e qualitativi (20%) per l’assegnazione dei “pagellini” e valutazioni su PO e Dirigenti;

3. Progressiva dematerializzazione degli atti e velocizzazione dei procedimenti;4. Il trasloco nel nuovo palazzo comporta anche la riorganizzazione operativa di

uffici e servizi;

LA RIORGANIZZAZIONE FASE 4Gennaio - Dicembre 2019

Quarta fase operativa: esercizio della struttura riorganizzata

Chi: Controllo di Gestione, Risorse Umane, singole Direzioni, Settori, Uffici

Cosa: La struttura è stabilmente riorganizzata e gestisce gli aggiustamenti necessari e la progressiva internalizzazione di tutti i servizi, così come avviata già nella fase 3.

Gennaio - Dicembre 2019

Esercizio del nuovo Sistema Informativo: fase 4

Il 2019 dovrebbe vedere l’esercizio completo del sistema informativo (interno e esterno) affiancato da campagne per la sensibilizzazione all’uso delle nuove tecnologie.

Progressiva scomparsa di tutti i servizi erogabili tramite Torino Facile 2.0.

Riduzione dei tempi e dei costi delle pratiche comunali.

Lavori per la logistica uffici comunali: Fase IV

Nuovo palazzo uffici in completo esercizio;

Facility management affidato alla società vincitrice dell’appalto.

Dematerializzazione degli atti e degli archivi.

Progressiva scansione e messa in disponibilità online di tutto l’archivio comunale (storico e non).