KONFERENCE KONOMIFUNKTIONEN I FORANDRING

EFFEKTSTYRING I GULDBORGSUND KOMMUNEHvorfor og hvad betyder det for konomifunktionen

27. April 2016

HVORFORParadigme-skift i Guldborgsund kommune

Massivt udfordret ikke mindst konomisk

Styring (stort set) alene p budgetoverholdelse

Vi kunne ikke blive ved med at gre det samme

Hvad ville vi Hvad ville vi ikke

get fokus p det strategiske arbejde

Manglende rd trd

EftersynHelheds- & fllesskabsforstelseKoncern, hvor alle ressourcer er en del af samme helhedKlare ml & systematisk opflgningDen rde trd og effektstyringAdfrd som det vigtigste styringsredskabFlles kultur med ledelsen som rollemodellerCenterstrukturCentral styring og decentral ledelse

Vi skal lse flere opgaver, med en hjere kvalitet og for frre penge

Hvor meget er reelt skal Er det snarereanderledes opgaverEr opgavelsningen bare blevet mere kompleks mske er det mere ndrede forventningerHvad er kvalitet overhovedet

Ja og det krver, at vi bliver helt skarpe p effekten for vores borgere

og hvor stor er elasticiteten Dommedagsprofetien

Styring er p dagsorden

Udfordringen l i at optimere eller skabe bedre sammenhnge mellem konomi-ressource-opgaver-ml-effekter.

Det krvede et get fokus p Styring

Det er afgrende, at styringen har et strategisk afstdet vi gerne vil opn styringen krver en retning at styre efterudtrykkes ved specifikke mlstningerhvad vi vil gre for at opn dethandler om mere end bare konomiintegrerer budget, aktiviteter, resultater og den borgerrettede vrdiskabelsehar karakter af adfrdspvirkningden, der definerer styringsbehovet formr at motivere ud i de udfrende leder situationsbestemtfremgangsmden er tilpasset til det specifikke forml

Styring er ikke til for at reducere budgetterne mest muligtmen har forml at sikre, at vi bruger midlerne hensigtsmssigtet udtryk for bureaukratiske kontrolbehovmen skal understtte, at vi trffer de rigtige beslutninger og justerer i rette tid og p rette stedet indgreb i den enkeltes ledelsesrummen er med til at stte retningen og rammen for opgavevaretagelsenet ml i sig selvog har kun en berettigelse, hvis den hjlper os med at n mlet

strategiEffektbudget

Effektmlden rde trdEffektkdeFundament Effektbaseret konomistyringIncitamentsstrukturerBudgetprocesUdvalgsstrategierKommuneplanstrategiStrategisk analyseStyringsblomstenFaglighed og evidens165432Budgetstrategikonomisk politikBesparelser/tilpasninger

BudgetopflgningKerneopgaveSamspil

sammenhng

CLAUS:Temaet for dagens seminar er sammenhngen i denne trekant alts p hvordan vi fremover skal arbejde for at sikre, at pengene flger strategien og ikke omvendt samt for at vi opnr de effekter vi rent faktisk gerne vil

Vi starter med at bruge lidt tid p strategierne mest udvalgsstrategierne, for dem er I midt i at revidere igen! Vi oplever i administrationen, at I politikere, siden Rostock-seminaret i januar, hat rykket jeres mind-set meget, og dette skinner igennem i udvalgsstrategierne og egentligt ogs i det arbejde med planstrategien, som pt foregr.

Hele organisationens ledelseslag er i frd med at lre om effekt og effektbaseret styring p modul II. Men vi har brug for et strkt politisk afst, for at vide i hvilken retning vi skal styre i administrationen. Og det er derfor sammenhngen i trekanten er s vigtig.

9

Gbs-modelHvad ?Strategos 9

MotivationKommunikation

MetoderPrincipper

StrategiLedelseStyring

EffektbaseretTillid & AnsvarSystematisk opflgningStrategisk styring lokal ledelse

Her kan sige at modul I handlede om strategiudviklingen under overskriften (fra strategi til ml), mens modul II er designet til at fre planerne videre ud i livet og koble dem til effekt p kerneopgaverne (fra ml til effekt). Desuden rummer modul II ogs en rkke elementer (motivation og strategisk kommunikation) som spiller ind i forhold til ledelsesopgaven. Guldborgsundmodellen vil derfor ogs prge vores mde at arbejde med lederudvikling og medarbejderudvikling.10

GBS-modellen

Hvad var det Direktionen s at organisationen stod overfor

Forandringerne vil handle om mindset og selvforstelsen hos organisationen som helhedog hos den enkelte fagprofessionelle

Direktionens forventninger/kravkonomifunktionen navigerer ofte inden for kommunens mest centrale beslutningsprocesser

Derfor skulle KF vre med til at sikre, at der er sammenhng i styrings-kderne, og som en central opgave, kvalificere og efterflgende overstte ledelsesmssige og politiske beslutninger om budgetter til konkret konomistyring.

Det ville krve, at konsulenterne bde mestrer konomi-fagligheden p meget hjt niveau og samtidig har en forstelse for at arbejde med forandringsprocesser i en organisation med strke og meget forskellige kulturer

Direktionens forventninger/krav

konomifunktionen skulle have get fokus p at vre sparringspartner for ledere og medarbejdere overalt i organisationen. Det ger kravet til at fungere p brugernes prmisser og forst hvorledes metoder og systemer bedst kan indfres s de understtter organisationens aktuelle styringsvilkr

PLAYMAKERENForventning til konomifunktionen

Dvs. rollen

som gr andre gode og spiller dem fri

Nyt dogme for Fremtidens kernekompetence

Direktionens forventninger/krav

Hvad betd det s for Centret for konomi

Kontraktstyring / performanceplanerEffektbaseret styringEffektbaseret konomistyringSelvforvaltningBalance Score CardTillidsbaseret styringOsv.

Design af konomistyring

Omkostningsmodeller forsts som principper for fordeling af omkostninger eller modellering af omkostningsstrukturerKalkulationsmodeller relaterer sig til prisberegninger, investeringers lnsomhed, business cases m.m.Styringsmodeller relaterer sig til ledelse af organisationen, og styringsvrktjer kan vre:

Effektkden et eksempel (lidt forsimplet)

90% af vores folkeskoleelever, skal gennemfre en ungdoms-uddannelse

ressource

proces

YDELSE

RESULTAT

EFFEKT

ProblemstillingStadig flere unge falder fra og str efterflgende udenfor arbejdsmarkedet

FormlAt forbedre uddannelsesparatheden blandt afgangseleverne i folkeskolen

Karaktergns. ved afgangsprven i tysk skal stige til 6,5 i 2016

Der skal samlet undervises 2.000 timer i tysk p 5.9. klassetrin

Eleverne skal repetere tyske verber mindst 230.000 gange

95% af lrerne, der underviser skal have tysk som linjefag

Der skal afvikles studieophold for alle elever p 7. klassetrin

Der skal indgs aftaler med samarb. partnere i Tyskland

Der skal disponeres 0,2 rsvrk til afviklingen

Omkostninger til transport og indkvartering p 150.000 kr.

FokusomrdeFlere brn og unge skal gennemfre en kompetencegivende ungdomsuddannelse

Fremtidens konomistyring

Forretningspartner/ ProduktionsforstelseEkspertRdgiverControllerProceskonsulentForandringsagentOsv.

Organisationsndring +UddannelsesforlbDirektionens styringsenhed flyttes

5 fuldtidsstillinger = ca. 20% af k.funktionen

Opkald til Per Nikolaj (Fremtidens konomistyring)

StrategiEffektBudget

STYRINGSKRAVETSammenhnge mellem

StrategioprydningMetodeudviklingUndervisningImplementeringDriftEvalueringStyringsblomstEffektkdeStrategisk analysevrktjUdvalgsstrategierRollebeskrivelserMlaftalekonceptPlanklemmenStrategikraftStyringsforstelseEffektbegrebetProjekter + trningStrategi, styring og ledelseIntrokurser - nye ledereOpsamling i chefgruppenPrioritering af projekterKerneopgavenStyringsprincipperOrganisatorisk setupProces- & tidsplanrshjul i styringenEvidenshierarkikonomisk politikKasse- & regnskabsreg.SucceskriterierKommunikationLedelsesinformationAfrapporteringerRisikohndteringTildelingsmodellerIncitamentsstrukturerProjektorganiseringNetvrksdannelseVidensopsamlingKriterierMetoderOpflgningsintervallerAnsvarsfordelingProcesoptimeringKompetenceudviklingDokumentationskrav

Faser

Evolutionen i det effektbaserede StrategiBudgetEffekt

FORDELING AF PENGENEBevillinger/udvalgenes konomiske rammer

HVORDAN OG I HVOR STORT OMFANG KAN VI S GLIDE GRADVIST OVER I EFFEKTBASEREDE KONOMISTYRINGBde.Indenfor det enkelte lagkage-stykkeOG mellem lagkage-stykkerne

Eksempel Indenfor lagkage-stykket :

Politisk Ml for inklusion

Det er mlstningen at der gennem udvikling af udfordrende og varierede lringsmiljer sker en reduktion af brn/elever i udskilte foranstaltninger.

DAGPASNINGSOMRDET Alsidig personlig udviklingSociale kompetencerSprog- sprogvurdering og stimuleringKrop og bevgelseNatur og naturfnomenerKulturelle udtryksformerBrnemiljvurderingerSund fleksibel frokostordning

Dagtilbud

2 % af budgettet til en effektpulje. eks. 1.2 mio.Aftaler/udvikler indikatorer for effektmlingen samt pointsystemBedste effekt1. 30% af puljen 2. 25% af puljen3. 20% af puljen4. 15% af puljen5. 10% af puljen

FOKUS INKLUSION

Sociale kompetencer

Sprog vurd./ stimulering

FREMTIDENS BUDGETSEMINARFordeling mellem lagkage-stykkerneUDVIKLING I ALLE ALDREERHVERSLIV I VKSTFAMILIELIV I BALANCETRIVSEL I SUNDE RAMMERVRDIGHED I EGET LIV

Vi skal styrke borgernes mulighed for at mestre egen tilvrelse og, i samarbejde med borgerne, sikre, at alle kan indg i relevante fllesskaber

FREMTIDENS BUDGETSEMINAR

Drftelse af budgetstrategi primrt ndrede konomiske forudstningerDrftelser af omfordelinger ELLER ny-tildeling af midler udfra effekt (rsag/virkning)

Hvilke resultater skal vi opn p kort og mellemlang sigt?Hvilke ydelser skal vi vre i stand til at levere?Hvordan tilrettelgger vi opgavelsningen?Hvilke ressourcer skal vi bruge for at gennemfre opgaven?LEDERE & FAGPERSONALE

KONOMI

STYRING

ressource

proces

YDELSE

RESULTAT

EFFEKTHvilke ndringer skal vores borgere opleve?Bidrager med:OmkostningsberegningKalkulationsmodeller (prisberegninger, lnsomhed, business cases)Omkostningsmodeller Modellering, eks. incitamentsstrukturerOmkostningseffektivitetOpflgning ml/effektAnsvar for (initiativ):Strategiske indsatser og tilhrende effektmlFaglige mlstninger rsag- og virkningssammenhngeKoordinering med vrige centreMleindikatorer og opflgningsplanFacilitering (proces)Bidrager med:Sparring Facilitering (proces)Modellering, eks. incitamentsstrukturerAnalyserMetodeunderstttelseOpflgning ml/effekt

ROLLER & ANSVAR EFFEKTBASERET STYRING

31

RessourcerInputProces/aktiviteterResultaterOutcomePrstationerOutputEffektOutcomeDe finansielle, menneskelige og materielle ressourcer som anvendes ved indsatsenDe forskellige aktiviteter, der igangsttes som led i indsatsen/projektetDet der produceres p baggrund af aktiviteterne typisk ydelser eller produkter

Virkninger p kort og lang sigtProduktivitetOmkostningseffektivitet

ELEMENTER I EFFEKTBASERET STYRING

S vores oplevelse er:Det er svrt

Ingen Quickfix

Omfattende organisationsudviklings-projekt

Udfordrer svel det politiske som administrative

Men vi tror p det.

May the Force be with us

Sprgsml