CEP : Manuel de procédures du Centre de Tabulation

Manuel de procédures Centre de Tabulation des Votes du CEP

[1]

LIBERTE EGALITE FRATERNITE

REPUBLIQUE D’HAITI

CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE (CEP)

Procédures de Tabulation des Votes

Novembre 2016


[2]

Conseil Électoral Provisoire © 2016

Version 2016.Rev.5 – Processus électoral 2016-2017


[3]

Table des Matières

Chapitre I – Aspects généraux .................................................. 5

1. Mission du Centre de Tabulation des Votes ................................ 5

2. But du manuel de procédures .............................................. 5

3. Aperçu global du processus de tabulation des votes ....................... 5

4. Mesures de transparence .................................................. 7

Chapitre II – Début du processus de tabulation ................................. 9

1. Mise à zéro de la base de données ........................................ 9

2. Impression des rapports d'avancement du processus de tabulation ......... 11

Chapitre III – Réception des procès-verbaux ................................... 13

1. Livraison des grands sachets TEB au CTV ................................. 13

2. Réception et inventaire des sachets TEE ................................. 14

3. Création d’un LOT....................................................... 18

4. Fermeture d’un LOT ...................................................... 19

5. Production du rapport d'inventaire ...................................... 20

6. Processus de tri des enveloppes TEE ..................................... 21

7. Rectification des Sachets de PVs ........................................ 22

Chapitre IV - Traitement des procès-verbaux ................................... 25

1. Numérisation des procès-verbaux ......................................... 25

2. Premier contrôle visuel de conformité – UCV #1 .......................... 30

3. Deuxième contrôle visuel de conformité – UCV #2 ......................... 32

4. Contrôle de qualité visuel UCQ-V ........................................ 39

5. Première saisie de données .............................................. 40

6. Deuxième saisie de données .............................................. 44

7. Contrôle de qualité de saisie ........................................... 51

8. Réception à l'Unité de Contrôle de Conformité (UCC) des PVs provenant de

l’Unité de Contrôle Visuel ....................................................... 55

9. Examen approfondie des procès-verbaux (contrôle de Conformité) .......... 58

10. Vérification des Numéros d’Identification National (NIN/CIN) ............ 66

11. Contrôle de qualité sur les activités de l’UCQ .......................... 68

12. Réinsertion des procès-verbaux après examen approfondie ................. 69

13. Vérification des données saisies ........................................ 74


[4]

14. Unité de Transport des enveloppes TEE – U-TRP (Messagers)............... 75

15. Vérification de l’état d’un PV dans le système ......................... 76

16. Archivage .............................................................. 77

Chapitre V – Gestion des résultats, sécurisation des données et accès au CTV .. 79

1. Aspects sécuritaires ................................................... 79

2. Gestion des résultats .................................................. 80

3. Accès au Centre de Tabulation des Votes (CTV) .......................... 81


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Chapitre I – Aspects généraux

1. Mission du Centre de Tabulation des Votes

La mission du Centre de tabulation est la saisie et le traitement des procès-verbaux

(art. 171.1 du décret électoral du 2 mars 2015).

Il est important de souligner que le Centre de Tabulation ne reçoit pas de bulletins

(voir art. 170 et 170.1 du décret électoral 2 mars 2015) mais les procès-verbaux de

dépouillement.

En plus du procès-verbal de dépouillement, le Centre de Tabulation reçoit le procès-

verbal d’incident, celui d’irrégularité, la liste d’émargement et la feuille de

comptage. Tous ces documents sont placés dans une même enveloppe transparente scellée

pour être acheminés, via les BED, au Centre de tabulation (art. 167.3 décret électoral

2 mars 2015).

2. But du manuel de procédures

Décrire les étapes du processus de tabulation des votes (réception et inventaire

des procès–verbaux (PVs), numérisation, contrôles visuels, saisie informatique,

contrôle de conformité, contrôle de qualité, archivage physique et publication etc.).

3. Aperçu global du processus de tabulation des votes

Le processus de tabulation des votes a pour objectif final la compilation des votes

enregistrés, manuellement sur les procès-verbaux de dépouillement (PV), par les membres

de bureau de vote (MBV) pour chaque candidat ou cartel et la préparation des résultats

préliminaires. Après le dépouillement, pour chaque bureau de vote (BV), un procès-

verbal de dépouillement est préparé en six (6) originaux (art. 169 décret électoral 2

mars 2015) dont l'un est destiné au Centre de Tabulation.

En faisant clairement la différence entre irrégularités et fraudes, le processus de

tabulation élaboré par le CEP vise à détecter, autant que possible, les documents

entachés de fraudes qui pourraient affecter les résultats préliminaires des élections

et à les écarter de la préparation desdits résultats. À cet effet, le Centre de

Tabulation s’est doté graduellement d’une infrastructure technologique en constante

amélioration, de techniciens nationaux et internationaux spécialisés, et de techniques

et procédures dans le but ultime de protéger le vote du citoyen.

Le processus de tabulation comprend quatre grandes étapes à savoir la mise à zéro

de la base de données du CTV, la réception des procès-verbaux, le traitement des procès-

verbaux et finalement la préparation et la transmission des résultats préliminaires au

Directeur Exécutif du CEP, comme indiqué ci-après :


[6]


[7]

Plus en détails le processus de tabulation peut être décrit par le diagramme

suivant :

4. Mesures de transparence

Afin de rehausser la transparence au niveau du Centre de Tabulation les mesures

suivantes ont été adoptées et mises en place :

Accès autorisé au CTV, suivant les règles définies par le CEP, des observateurs

nationaux et internationaux accrédités et des journalistes pendant toute la durée

de la tabulation et 24h/24 ;

Accès autorisé au CTV à titre d'observateurs, suivant les règles définies par le

CEP, des représentants de partis politiques, de groupements de partis politiques

et des candidats participants aux élections pendant toute la durée de la

tabulation et ce, 24h/24 ;


[8]

Liberté de tout observateur de suivre toutes les étapes du processus et de

demander aux Directeurs du Centre toutes les explications nécessaires sur le

déroulement du processus ;

Affichage sur un écran de téléviseur au CTV et sur le site internet du CEP des

données détaillées d'avancement de la tabulation des procès-verbaux au fur et à

mesure de l'évolution du processus et en fin de processus;

Affichage des images numérisées des PVs reçus au CTV sur le site internet du CEP

(PVs attendus, PVs reçus, PVs Non-reçus, PVs comptabilisés et mis à l'écart) ;

Affichage sur le site internet du CEP, autant que possible, des photographies

des PVs affichés aux BVs après le dépouillement et transmises par les

superviseurs des centres de vote via les smartphones ;

Affichage sur le site internet du CEP de la liste des PVs non reçus au CTV ;

Affichage sur le site internet du CEP de la liste des PVs mis à l'écart avec les

motifs ;

Interviews accordés aux médias par les Directeurs du CTV pendant toute la durée

de la tabulation.

Les mesures précédentes visent à permettre à tout candidat qui le souhaite d’obtenir

le maximum d’informations possible durant la tabulation des votes et d’avoir, après la

publication des résultats préliminaires par le CEP, les éléments nécessaires pour

préparer son dossier en cas d’éventuelles contestations des résultats devant les

tribunaux électoraux (BCED / BCEN).

Ces mesures répondent également au besoin de donner, à tous ceux qui sont

intéressés aux élections, l’accès à l’information en ce qui concerne la tabulation des

votes.


[9]

Chapitre II – Début du processus de tabulation

1. Mise à zéro de la base de données

1.1. Principes

Une des activités préalables au processus de tabulation est la formation du personnel

vacataire du CTV. Ce personnel est constitué par des opérateurs de saisie, des

vérificateurs, des contrôleurs de qualité et des archivistes. Afin de bien former ce

personnel, le CTV réalise une série d’exercices connus sous le nom de « simulations ».

Ces simulations permettent au personnel vacataire du CTV de faire face à des situations

très proches de la réalité en ce qui concerne le traitement des procès-verbaux. Ces

simulations sont réalisées avec des procès-verbaux factices et les formations sont

dispensées en utilisant des kits de formation destinés à cet effet.

La saisie des votes des dernières élections, les tests de fonctionnement des modules

informatiques, les simulations relatives à l'entrainement et la formation des

opérateurs, qui doivent acquérir les compétences et la performance requises, laissent

des données sur la base qu’il faut nécessairement nettoyer avant le début de la

tabulation des votes pour le tour des élections en cours. D’où la nécessité de faire

une mise à zéro de la base.

Celle-ci est faite avant la tabulation des votes de chaque tour des élections et de

préférence le jour des élections.

Cette procédure, nécessaire pour amorcer la tabulation, contribue à bâtir la

confiance dans le processus.

Le Gestionnaire de la base de données du CTV s’assure que l’heure de référence du

système a été réglée à l’heure locale précise afin de référencer les transactions de

manière précise.

La mise à zéro de la base est effectuée par le Directeur du Centre de Tabulation le

jour même de l’élection, après la fermeture des Bureaux de Vote, et dans les heures

précédant le début de la tabulation des votes.

La mise à zéro se fait en présence éventuellement :

des observateurs nationaux et internationaux accrédités par le CEP;

de candidats ou de leurs représentants accrédités par le CEP, de mandataires

accrédités de partis politiques et de groupements de partis politiques.

L'absence d'une ou de plusieurs de ces entités n'est pas une raison valable pour

retarder la mise à zéro de la base de données et du même coup le lancement du processus

de tabulation des votes. Cependant il est recommandé de le faire en leur présence par

souci de transparence.


[10]

1.2. Procédure

1. Pour effectuer la mise à zéro de la base de données, c'est-à-dire la nettoyer, le

Directeur du CTV doit accéder à un module informatique développé à cet effet dont

l’écran principal est affiché ci-après :

2. Il doit d’abord saisir un mot de passe pour accéder au système. Ce mot de passe lui

sera fourni préalablement dans une enveloppe fermée par le Gestionnaire de la base

de données du CTV. Le Directeur clique ensuite sur le bouton où s’affiche une petite

clé.

3. Pour lancer la mise à zéro de la base, on doit cliquer sur le bouton « Réinitialiser

la base de données » et le système affichera un message demandant de confirmer cette

action.

4. Une fois que le Directeur aura cliqué sur le bouton « Oui », le système démarrera

et le degré d’avancement de la réinitialisation sera indiqué sur l’écran du moniteur.

5. Quand l’application aura terminé la mise à zéro, le système affichera un message

indiquant la fin du processus comme suit :


[11]

2. Impression des rapports d'avancement du processus de tabulation

2.1. Principes

Des copies vierges - i.e. sur lesquelles toutes les données sont à zéro - des

rapports d’avancement du processus de la tabulation des votes son imprimées après la

mise à zéro de la base et distribuées à tous les témoins. Ces rapports d'avancement

vierges sont également affichés avant le début de la tabulation sur un site internet

conçu à cet effet (https://processus.cephaiti.ht).

Au fur et à mesure qu'avance le processus de tabulation les tableaux des rapports

d'avancement du processus, initialement vierges, sont remplis et tout un chacun pourra

continuer à les consulter sur ledit site. Elles sont aussi affichées sur un écran

disponible au CTV.

2.2. Procédure

Pour effectuer l’impression des rapports après la mise à zéro, le Directeur du

Centre de Tabulation suit la procédure suivante:

1. Accéder au module destiné à cet effet dont l’écran principal est affiché ci-après :

2. Le module offre trois options représentées par trois boutons distincts sur la fenêtre

précédente. Le directeur du CTV devra cliquer sur chaque bouton afin de produire les

différents rapports en fonction du type d’élection sélectionné.

3. Des copies de chaque rapport sont alors imprimées et distribuées à tous les témoins.

A noter qu’après chaque rapport, la fenêtre qui a permis de produire ledit rapport

doit être fermée afin de pouvoir cliquer sur un autre bouton et imprimer le rapport

suivant.

https://processus.cephaiti.ht/


[12]


[13]

Chapitre III – Réception des procès-verbaux

1. Livraison des grands sachets TEB au CTV

1.1. Principes

Selon la procédure de collecte des documents sensibles, les grands sachets TEB

(Tamper Evident Bag) proviennent des BED ou de centres de collectes gérés par les

membres des BED. Ils sont livrés à l’aire de réception du CTV par un membre de BED dans

un véhicule accompagné par les forces de la PNH.

1.2. Procédure

1. Les véhicules transportant les sachets en provenance des départements sont notés sur

un registre par un opérateur désigné à cet effet :

2. Après débarquement, les véhicules sont inspectés pour s’assurer qu’ils ne contiennent

plus aucun sachet.


[14]

2. Réception et inventaire des sachets TEE

2.1. Principes

Le processus de réception commence par le déballage des grands sachets TEEs (Tamper

Evident Envelope). Une sous-unité de l’Unité de Réception physique appelée Unité

d’inventaire physique informatisé — UIPI — effectue la prise d’inventaire. L'objectif

principal est d'avoir la liste complète de tous les procès-verbaux qui sont reçus au

CTV.

L’identité des PVs est saisie par l’UIPI à l’aide de lecteurs de code-barres qui

permettent l’enregistrement immédiat des PVs livrés et reçus au CTV.

L’enregistrement se fait par LOT de façon que chaque groupe de procès-verbaux reçus

au CTV soit identifié avec un numéro de LOT unique.

Certains PVs sont reçus au CTV sans avoir été inclus dans une enveloppe transparente

TEE (Tamper Evident Envelope). Ils sont parfois accompagnés des documents d’appui,

quelquefois non. L’Unité de Réception physique place alors de tels documents dans des

enveloppes transparentes vierges gérées pas l’Unité d’Archivage. Cette action permettra

la protection du PV et des documents d’appui lors des activités de tabulation.

2.2. Dispositions spécifiques et précautions lors du déballage des grands

sachets

Procéder avec soin afin de ne pas abîmer les enveloppes transparentes TEE qui sont

contenus dans les grands sachets et de ne pas endommager les documents non inclus dans

certaines enveloppes.

Eviter de dissocier d’une enveloppe TEE les documents non inclus dans celui-ci.

Eviter l’accumulation des enveloppes sur la table de travail en accélérant le

transfert des enveloppes conformes vers l'unité d'inventaire.

Placer un PV reçu mais non inclus dans une enveloppe transparente TEE dans une

enveloppe transparente TEE vierge dûment gérée et identifiée selon les exigences

d’archivage.

2.3. Procédure

1. Le personnel de l’Unité de Réception doit ouvrir les grands sachets et transférer

immédiatement les enveloppes transparentes contenant les procès-verbaux aux

opérateurs chargés de l’inventaire informatique.

2. Chaque opérateur de l'unité d'inventaire doit accéder le module d’inventaire avec

son nom d'utilisateur et son mot de passe.


[15]

3. Une fois cela fait l’écran suivant s'affiche :

4. Si aucun lot n’est encore disponible, le message suivant est affiché et par

conséquent le responsable de l’Unité d’Archivage doit créer un lot afin que

l'opérateur puisse continuer à travailler (voir procédure pour la création d’un

LOT) :

5. Une fois le lot créé, placez le code-barres pré-imprimé sur le PV en face du lecteur

de code-barres pour permettre au système de lire automatiquement le numéro du PV

(par exemple AA99999 pour un PV président).


[16]

6. Une fois le numéro du PV lu automatiquement par le lecteur, le système affiche

l’information figurant dans l'en-tête du PV. Dans le cas par exemple d'un PV factice

de numéro AA99999 le système affichera :

Le numéro du PV, par exemple AA99999 ;

Le département, par exemple Nippes ;

La commune, par exemple Miragôane;

La section (Seksyon/Lavil), par exemple 4ème Sect. St. Michel ;

Le numéro du bureau de vote (KodBiwoVot la), par exemple 10-40-94-01-03-7-

1 ;

Le centre de vote, par exemple École Nat. De Saint Michelle.

7. Comparer visuellement les données affichées par le système et celles figurant dans

l'en-tête du PV physique contenu dans l'enveloppe TEE. Si elles ne sont pas

identiques, se référer au superviseur de l’unité d’inventaire informatique.

8. Cliquer sur le bouton « Entrer » une fois certain d’avoir saisi le bon PV.

9. Le système confirme que le PV est enregistré par le module informatique en

affichant : « Dernier procès-verbal sauvegardé ==> AA99999 ».


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10. Si c’est le cas d’un procès-verbal déjà traité, le système affiche un message pour

informer l’utilisateur : « Ce procès-verbal a été déjà inventorié le 06/03/2011

6:38:30 PM – SVP appelez votre superviseur ».

N.B. : Dans le cas où le PV de dépouillement n'est pas directement visible parce

qu'il est caché par d'autres documents dans l'enveloppe, cette dernière est envoyée à

l'unité de rectification des enveloppes. Après rectification, l'enveloppe en question

est renvoyée à l'unité d'inventaire.


[18]

3. Création d’un LOT

3.1. Principes

Un LOT est utilisé pour inventorier un certain nombre de procès-verbaux arrivés à

un moment donné par lots dans des sachets au CTV. La gestion des LOT à savoir la

création, la fermeture et l’impression des rapports d'inventaire est sous la

responsabilité du responsable de l'unité d'archivage.

3.2. Procédure

1. Le responsable de l'unité d'archivage accède au module d’inventaire avec son nom

d'utilisateur et son mot de passe.

2. L’écran suivant s'affiche:

3. En Cliquant sur le bouton « Créer LOT », le système affiche le message suivant :


[19]

N.B. : Seul un LOT peut être ouvert à la fois. S'il y a un LOT ouvert, il n’est

pas possible de créer un nouveau LOT. Il faut d’abord fermer celui qui est ouvert.

4. Fermeture d’un LOT

4.1. Principes

Afin de contrôler de façon plus efficace la gestion des lots, le responsable de

l’Unité d’Archivage ne pourra avoir qu'un seul LOT ouvert. Il n'y a cependant pas de

restrictions sur la quantité de lots qui peut être créée.

En conséquence, lorsque l’inventaire physique d’un lot de procès-verbaux est

terminé, le responsable de l’Unité d’Archivage doit fermer le lot et conclure ainsi

l’inventaire du lot reçu du membre du BED.

4.2. Procédure

1. Le responsable de l’Unité d’Archivage doit accéder au module d’inventaire avec son

nom d'utilisateur et son mot de passe. L’écran suivant s'affiche:

2. Cliquer sur le bouton « Fermer LOT » et le système affiche le message suivant :


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3. Cliquer sur le bouton « Oui » ou « Yes ». Cette action ferme le LOT.

5. Production du rapport d'inventaire

5.1. Principes

Les rapports d’inventaire servent de moyen de vérification du contenu des grands

sachets livrés par les membres des BED au CTV.

5.2. Procédure

1. Le responsable de l’Unité d’Archivage doit accéder au module d’inventaire avec son

nom d'utilisateur et son mot de passe. L’écran suivant s'affiche:

2. Cliquer sur le bouton « Rapport », et le système demande d’entrer le numéro du LOT

pour lequel il souhaite rédiger un rapport et l'écran suivant s'affiche :


[21]

3. Après avoir entré le numéro du lot et cliqué sur le bouton « OK », le rapport du lot

s’affiche à l’écran :

4. Pour faire l'impression du rapport, le superviseur clique alors sur le

bouton « Print ».

6. Processus de tri des enveloppes TEE

6.1. Principes

L’Unité de Tri — UDT — reçoit normalement les enveloppes TEE directement de l’Unité

de Réception physique — URP. L'objectif du tri est de séparer les enveloppes dans

lesquelles les procès-verbaux sont mal disposés, ce qui rend illisibles les données des

votes, des enveloppes dont la mise en sachet du procès-verbal est correcte.

Dans le cas des enveloppes correspondant aux élections présidentielles, le DCTV

pourrait demander à l'unité de tri de mettre de côté toutes celles dans lesquelles il

est possible de détecter qu'il n'y a pas de Liste d’émargement. A noter qu'aucune

enveloppe n'est ouverte à l'unité de tri et que cette vérification doit être faite à

travers les autres documents alors qu'ils sont à l'intérieur de l'enveloppe scellée.

Par le passé, on a constaté que certaines Listes d’émargement étaient livrées au

CTV sans aucun autre document associé. Le Responsable de l'unité d'archivage doit

s'assurer si oui ou non les Listes d’émargement manquantes se trouvent parmi celles-

ci. Si une Liste d’Emargement est trouvée, elle est placée à l'intérieur de l'enveloppe

correspondante.


[22]

6.2. Procédure

1. Vérifier la conformité de l'enveloppe TEE aux exigences de lisibilité du procès-

verbal pour les traitements ultérieurs.

2. Si le sachet est conforme, le placer à coté pour transmission immédiate à l'unité

d'inventaire.

3. Si le sachet est trouvé non conforme, il est transféré à l'unité de rectification.

4. Le superviseur de l’Unité de Tri s’assure que les enveloppes sortantes sont

distribuées aux unités auxquelles elles sont destinées aussi rapidement que possible.

7. Rectification des Sachets de PVs

7.1. Principes

Certaines enveloppes doivent être ouvertes pour corriger des erreurs de mise en

sachet. Ces erreurs sont, par exemple et de façon non limitative :

a) Le PV est mal placé, plié, couvert par d’autres documents ;

b) Des documents scotchés à l’extérieur d'une enveloppe ;

c) Documents inutiles à la tabulation, e.g. bulletins de vote ;

d) Documents pliés et trop épais ;

e) Retirer le feutre indélébile ;

Les superviseurs des unités de réception, d’inventaire et de rectification des

enveloppes TEE s’assurent en tout temps que toutes les enveloppes situées en amont sont

récupérées et traitées le plus rapidement possible. De même, les superviseurs des unités

de tri et de rectification s’assurent que les enveloppes sont acheminées le plus

rapidement possibles vers l’Unité de numérisation ou récupérées par elle le plus

rapidement possible.

7.2. Procédure

1. Ouvrir l'enveloppe TEE avec soin et à l’extrémité qui contient le rabat scellant.

2. Replacer si nécessaire le PV de manière à le rendre complètement lisible pour la

saisie et numérisable pour l’affichage.

3. Retirer les documents inutiles présents dans l'enveloppe TEE.

4. Si ceux-ci sont des documents sensibles, tels les bulletins de vote, l’opérateur les

met à l’écart dans une boîte d’archive désignée à cet effet.

5. Replacer de façon appropriée tout document mal plié.

6. Déplier et insérer la LEP à plat si nécessaire afin de minimiser l’espace requis

pour l’archivage.

7. S’il y a lieu, extraire de l'enveloppe le ou les PV(s) supplémentaires qui pourraient

s’y trouver inclus accidentellement et le(s) placer dans une enveloppe transparente

TEE vierge fournie par le responsable de l'unité d'archivage.


[23]

8. Replacer tous les documents dans l'enveloppe de manière à ce que l’ancien scellé de

l'enveloppe se trouve en bas et à l’arrière du PV pour que celui-ci soit le plus

facilement lisible et numérisable.

9. Insérer dans l'enveloppe et à l’endos un Procès-verbal de Rectification dûment

rempli, c'est-à-dire du côté opposé au PV de dépouillement, placé pour qu’il soit

lisible (voir formulaire en question ci-après).

10. Sceller l'enveloppe rectifiée à l’aide de ruban adhésif.

11. Noter le numéro du PV dont l'enveloppe a été ouvert sur le Registre de Rectification

(voir formulaire en question ci-après).


[24]


[25]

Chapitre IV - Traitement des procès-verbaux

1. Numérisation des procès-verbaux

1.1. Principes

L'objectif de cette procédure est d'avoir une copie numérique du procès-verbal qui

est livré au CTV. Par souci de transparence tous les procès-verbaux reçus et traités

au CTV sont postés sur le site internet du CEP ou sur un autre site crée à cet effet.

Il faut aussi préciser que des photographies des procès-verbaux affichés aux bureaux

de vote sont transmises au CTV par les superviseurs qui utilisent des Smartphones mis

à leur disposition par le CEP. Les photographies reçues sont aussi affichées sur le

site internet précité et ainsi les visiteurs peuvent les comparer avec les PVs reçus

physiquement au CTV.

D'autres données sont également postées comme par exemple les rapports d'avancement

de la tabulation, les rapports d'avancement finaux après la tabulation, la liste de

l'ensemble des PVs non reçus et celle de ceux qui sont mis à l'écart après traitement.

L'objectif est non seulement de mettre l'information à la disposition de tous mais

aussi de fournir assez d'éléments aux candidats pour la préparation de leurs dossiers

dans le cadre de la phase contentieuse qui suivra la proclamation des résultats

préliminaires.

En outre dans le cas ou pour une raison ou une autre, un procès-verbal reçu au CTV

est égaré ou détruit (dans le cas d'un incendie par exemple), la copie numérique peut

être utilisée pour la tabulation.

N.B. important : Même les procès-verbaux vierges doivent être numérisés. Aucun

procès-verbal de dépouillement livré au CTV ne doit rester sans être numérisé.

1.2. Procédure

Ce module informatique permet la production automatisée d’une copie numérique des

PVs. La copie numérique permettra au CTV d’avoir l’image de chaque PV traité au CTV.

1. L’opérateur accède au système en utilisant son mot de passe et son nom d’usager.

2. L'écran suivant s'affiche :


[26]

N.B. : En cas de difficulté, Vérifier que le scanner est connecté à l’ordinateur.

3. Vérifiez que le procès-verbal est bien rangé dans l'enveloppe en plastique.


[27]

4. Ouvrir complètement la couverture supérieure du scanner.

5. Placez le procès-verbal de façon que la face principale (face qui contient le numéro

du PV, l'information du Bureau de Vote et les votes par candidat) repose sur la

vitre du scanner.

6. Fermez complètement le couvercle du scanner.


[28]

7. Cliquez sur le bouton « Numériser » et le système vous montrera le progrès de la

numérisation de façon suivante :

8. Attendre que la barre verte couvre complètement la barre grise.

9. Si le lecteur de code-barres n’est pas capable de lire l’identité́ du procès- verbal,

le système affichera l’écran suivant qui invite l'opérateur à saisir manuellement

le numéro du PV.

10. Il faut saisir deux fois le numéro du PV et ensuite cliquer sur le bouton

« Accepter ».

11. Si la numérisation est réalisée sans aucun inconvénient, le système affiche un

message de confirmation comme suit :


[29]

12. Le système affiche l'image numérique du document sur l'écran et l'enregistre

automatiquement sur le serveur du CTV.

13. Si le PV est de format A3 (deux fois format lettre), le système demande de

numériser la deuxième page. La fenêtre affiche également le numéro du PV numérisé.

14. Pour numériser un autre PV, il faut cliquer à nouveau sur le bouton « Numériser ».

15. En amorçant une nouvelle saisie, le système n’efface pas immédiatement l’image

précédente pour que l’opérateur sache où il était rendu.

16. Pour terminer une session de numérisation, cliquer sur le bouton « Sortir ».

17. Les procès-verbaux numérisés sont transférés à l’unité de contrôle visuel 1, à

mesure que la numérisation avance.

N.B. :

• Si un PV ne correspond pas à l'étape de numérisation le système l'indiquera et

précisera l'étape à laquelle il faut envoyer le PV.

• Un PV qui arrive à n'importe quelle étape du processus de tabulation peut être

envoyé à la numérisation si à ladite étape le système informatique indique qu'il

n'a pas été numérisé.


[30]

2. Premier contrôle visuel de conformité – UCV #1

2.1. Principes

Suivant immédiatement la numérisation des PV, l’Unité de Contrôle visuel — UCV — a

pour but de:

a) Trier les sachets contenant les PV ne répondant à aucun des critères de rejet-

définis dans le tableau Critères d’envoi d’un PV à l’Unité de Contrôle de

Conformité donné dans la section « procédure de traitement » qui suit - et

les transférer à l’Unité de saisie ;

b) Identifier les PV nécessitant un examen par l’Unité de Contrôle de Conformité

— UCC ;

2.2. Dispositions spéciales

Détection de PVs falsifiés : L’opérateur doit en tout temps rester vigilant pour

assurer qu’aucun PV visiblement altéré ne puisse atteindre l’Unité de Saisie 1

avant d’avoir été examiné par l’Unité de Contrôle de Conformité. A cet effet tous

les PVs présentant une rature quelconque au niveau des votes indiqués pour les

candidats sont systématiquement transférés à l'unité de contrôle visuel 2.

Détection des faux PVs : Afin de contrer l’usage de faux PVs, les opérateurs de

l’Unité de Contrôle visuel examinent attentivement chaque PV afin de déceler des

évidences d’usage de faux. En particulier, l’opérateur examine minutieusement

les moyens de détection de faux imprimés inclus sur le PV afin de s’assurer que

le PV qu’il a en main a bien été produit sur un imprimé original autorisé.

L’opérateur rapportera immédiatement à son superviseur tout faux PV décelé. Tout

faux PV détecté devra faire l’objet d’un examen particulier par l’Unité de

Contrôle de Conformité.

2.3. Procédure

1. Un premier groupe d’opérateurs de l’unité de contrôle visuel reçoit les procès-

verbaux en provenance de l’unité d’inventaire et de numérisation et les vérifie

visuellement afin de déceler toute anomalie susceptible de nécessiter une

vérification par l’UCC. Cette unité effectue en fait un tri des PV conformes et non

conformes.

2. Les PV trouvés conformes sont transférés à la unité de première saisie et les PV non

conformes sont transférés à l'unité de contrôle visuel # 2 (UCV2).

3. Aucune enveloppe n’est ouverte à l’unité de contrôle visuel. L’opérateur de contrôle

visuel applique les critères suivants dans son contrôle visuel du procès-verbal et

sa prise de décision d'envoyer le PV à la saisie ou à l'UCV2 :

4. Critères d’envoi d’un PV à l’Unité de Contrôle visuel # 2 (UCV2) utilisés à l'UCV1

par un opérateur:

a) PV produit sur un faux imprimé : Tentative de fraude avec un imprimé non

produit par le CÉP ;


[31]

b) Le procès-verbal sur lequel des données de votes sont manquantes;

c) Procès-verbal raturé : Condition dans laquelle des données essentielles —

nombre de votes — ne peuvent pas être lus avec certitude ;

d) Parties où sont inscrits les votes non saisissables: Condition dans laquelle

certaines données essentielles sont illisibles pour cause de mauvaise

calligraphie, d’étiquettes collées sur les résultats, etc.;

e) Nombre total de votes en lettres non égal à celui en chiffres ;

f) Données suspectes : Tout élément qui semble indiquer que les données

pourraient être erronées ou avoir été falsifiées. Exemple:

Une évidence visuelle d’altération des données des votes ;

g) Un ou plusieurs candidats n'ont pas de nombre de votes indiqué ;

h) PV manquant mais Listes d’Emargement et feuille de décompte disponibles ;

i) Le procès-verbal dont les Listes d’Emargement correspondantes est absente

(attention : dans le cas des élections législatives par exemple les Listes

d’Emargement se trouve dans l’enveloppe du PV pour les sénatoriales

correspondant au PV pour les élections des députés) ;

j) Nom ou signature de deux membres ou des trois membres du bureau de vote sont

manquants ;

k) PV sur lequel figure au moins 200 votes pour un candidat individuel (un

contrôle automatique est effectué à la saisie 2 pour les votes individuels);

l) PV vierge ;

m) Tout autre motif non conforme à la loi ;

N.B. : Les enveloppes sur lesquelles sont apposées des étiquettes non transparentes

qui rendent invisibles les votes sont transférées à l'unité d'archivage pour

rectification. Si les étiquettes non transparentes sont placées directement sur le

PV de dépouillement il faut envoyer ce dernier au contrôle visuel 2 pour acheminement

à l’UCC.

5. Les PV trouvés normaux, c'est-à-dire ne répondant à aucun des critères d’envoi à

l’Unité de Contrôle de Conformité sont transférés à l'unité de Saisie 1.

Il faut préciser qu'au niveau de la deuxième saisie des vérifications seront

effectuées automatiquement sur ces PVs par le système informatique.

6. Les PV répondant à un ou plusieurs des critères d’envoi à l’UCC sont transférés à

l'unité de contrôle visuel 2 (UCV2).

7. Dans le cas où un opérateur de l’unité de contrôle visuel #1 ne peut se prononcer

sur un procès-verbal il se réfère à son superviseur qui peut requérir l'aide d'un

supérieur hiérarchique s'il le souhaite.


[32]

3. Deuxième contrôle visuel de conformité – UCV #2

3.1. Principes

Un deuxième groupe d’opérateurs sont chargés de saisir dans le système informatique

toutes les déficiences constatées au contrôle visuel pour un procès-verbal. Un module

informatique permet de saisir lesdites déficiences. Les procès-verbaux enregistrés dans

ce module doivent être envoyés l’Unité de Contrôle de Conformité du CTV. Les critères

d’envoi à l’unité de contrôle de Conformité sont prédéfinis dans le système et

l’opérateur doit réaliser un deuxième contrôle visuel afin de déterminer dans le critère

correspondant à la déficience constaté et le sélectionner. Les étapes suivantes

décrivent la procédure appliquée et la disposition des sachets.

3.2. Procédure

1. L’opérateur s’inscrit dans le module informatique à l’aide de son nom d’utilisateur

et de son mot de passe valide. L’écran suivant est affiché :

2. L’opérateur effectue la saisie du numéro du PV (cette donnée doit être saisie deux

fois obligatoirement) et appuie sur la touche « Enter ».

3. Le système vérifie que les deux saisies du numéro du PV sont identiques. Si elles

sont identiques, le système affiche le numéro enregistré dans la base de données.

Dans le cas contraire, un message apparaît à l’écran indiquant que les données sont

incorrectes, pour que l’opérateur puisse effectuer la saisie à nouveau. Une fois

le numéro saisi correctement, le système affichera toutes les informations relatives

à ce PV. L’information affichée inclut département, commune, section communale,

Centre de Vote et numéro du Bureau de Vote.


[33]

Remarque importante : L’opérateur s’assure de faire un examen visuel détaillé des

données que le système affiche à l’écran et de les comparer à celles du procès-verbal.

Les données affichées doivent être identiques à celles du PV. S’il existe une

différence, l’opérateur avisera son superviseur et n’enregistrera pas l’information.

4. Le superviseur place l’enveloppe en attente d’instructions sur sa disposition par

les directeurs ou le responsable général des modules.

5. L’opérateur examine le PV avec soin afin de déceler toute anomalie susceptible de

nécessiter une vérification par l’UCC en utilisant les critères suivant prédéfinis

dans le système informatique et qui sont identiques à ceux déjà utilisés par le

premier groupe de contrôle visuel :

a) PV produit sur un faux imprimé : Tentative de fraude avec un imprimé non

produit par le CÉP ;

b) Le procès-verbal sur lequel des données de votes sont manquantes;

c) Procès-verbal raturé : Condition dans laquelle des données essentielles —

nombre de votes — ne peuvent pas être lus avec certitude ;

d) Parties où sont inscrits les votes non saisissables: Condition dans laquelle

certaines données essentielles sont illisibles pour cause de mauvaise

calligraphie, d’étiquettes collées sur les résultats, etc.;

e) Nombre total de votes en lettres non égal à celui en chiffres;

f) Données suspectes: Tout élément qui semble indiquer que les données pourraient

être erronées ou avoir été falsifiées. Exemple :

Une évidence visuelle d’altération des données des votes ;

g) Un ou plusieurs candidats n'ont pas de nombre de votes indiqué ;

h) PV manquant mais la Liste d’Emargement et liste d’émargements complémentaires

et feuille de décompte disponibles ;

i) Le procès-verbal dont l’une des Listes d’Emargement correspondantes est

absente (attention: dans le cas des élections législatives par exemple la

(les) Liste(s) d’émargement se trouve(nt) dans l’enveloppe du PV pour les

sénatoriales correspondant au PV pour les élections des députés) ;

j) Noms ou signatures de deux membres ou des trois membres du bureau de vote

sont manquants ;

k) PV sur lequel figure au moins 200 votes pour un candidat individuel (un

contrôle automatique est effectué à la saisie 2 pour les votes individuels);

l) PV vierge ;

m) Tout autre motif non conforme à la loi ;

N.B. : A la saisie des votes dans l’Unité de saisie 2 certains procès-verbaux seront

envoyés par le système automatiquement au contrôle visuel 2 pour transmission à l’unité

de contrôle de conformité pour des analyses approfondies par les vérificateurs.


[34]

6. Il identifie ensuite dans la fenêtre appropriée le motif pour lequel le procès-

verbal doit être envoyé à l’UCC pour vérification.

Les motifs prédéfinis dans le système informatique sont :

1) PV produit sur imprimé non authentique.

2) PV sur imprimé authentique, mais appartenant à un autre BV.

3) PV avec données de votes manquantes.

4) Parties où sont inscrits les votes non saisissables.

5) PV avec ratures et tentatives d’altération frauduleuses.

6) Données de votes en chiffres différentes de celles en lettres.

7) PV avec nombre total de votes supérieur au nombre d'électeurs du BV.

8) PV qui ne présente pas les signatures des MBV.

9) PV vierge.

10) Votes anormalement élevés.

N.B. : L'UCV2 recevra également des procès-verbaux en provenance de l'unité de

saisie 2 en cas de rejet par le système suite aux vérifications automatiques. Ces PVs

doivent être transférés à l’UCC pour vérifications.

7. Dans le cas où l’anomalie identifiée ne correspond pas selon lui à un critère

figurant dans la liste affichée (mis à part le dernier critère ‘’Autres motifs’’),

l’opérateur en réfère à son superviseur. Si celui-ci ne peut apparier l’anomalie

à l’un desdits critères affichés, alors il fait appel à son supérieur hiérarchique

immédiat.

8. Après avoir sélectionné le motif et réalisé la vérification visuelle des

informations, l’opérateur appuie sur la touche « Enter » pour enregistrer le


[35]

résultat du contrôle visuel du PV. Le système enregistre les données du PV et le

message suivant apparaît comme confirmation :

N.B. : Afin d’assurer la meilleure vérification visuelle possible, chaque

opérateur effectue toutes les opérations de contrôle visuel requises, y compris les

activités à l’ordinateur.

9. Une fois la vérification visuelle achevée, l’opérateur imprime le Bordereau de

Transmission UCC qui sert à contrôler le flux des PVs entrant et sortant de l’UCV

et allant vers l’UCC :


[36]

10. L’opérateur imprime alors le PV de Disposition qui sera utilisé par les

vérificateurs pour leurs analyses et leurs conclusions et qui fait état de la ou

des raison(s) à l’UCC, de mettre un procès-verbal à l’écart selon les prescrits de

l’article 171.1 du décret électoral ou de le prendre en compte dans les résultats

préliminaires.


[37]


[38]

11. Ces deux documents sont agrafés à l'enveloppe TEE mais sans toutefois agrafer les

documents se trouvant à l’intérieur afin de ne pas compliquer l’ouverture de

l'enveloppe à l’UCC.

12. Si le PV ne correspond pas à l'étape de contrôle visuel 2, le système informatique

l'indiquera et précisera à quelle étape du processus il faut envoyer le PV.


[39]

4. Contrôle de qualité visuel UCQ-V

4.1. Principes

Cette unité a pour responsabilité de procéder à un contrôle de la conformité du

traitement des PVs par l’Unité de Contrôle visuel — UCV.

4.2. Procédures

Le contrôle comporte les opérations suivantes :

1. Prélèvement systématique de PVs dans le lot de PVs déjà traités et prêts pour envoi

à l’Aire de Saisie 1.

2. Prélèvement systématique de PVs dans le lot de PVs déjà traités et prêts pour envoi

à l’Unité de Contrôle de Conformité — UCC.

3. Examen des PVs prélevés selon les mêmes critères de vérification appliqués par l’UCV.

4. Validation de la décision de disposition prise par l’UCV.

5. Quand il y a lieu, vérification des motifs d’envoi à l’UCC.

6. Disposition des enveloppes TEE vérifiés :

Si le traitement du PV est trouvé conforme, l’enveloppe est envoyée

directement à la saisie 1 pour traitement subséquent ;

Si le traitement est trouvé non conforme aux exigences de la Sous-section,

Contrôle visuel de Conformité, le PV est retourné au superviseur de l’unité

de contrôle visuel pour réexamen par un opérateur de son unité qui n’avait

pas traité le procès-verbal concerné si possible;

7. Le superviseur de l’UCQ-V réfère les cas qui le dépassent à son supérieur immédiat.


[40]

5. Première saisie de données

5.1. Principes

Les opérations de saisie des données permettent d’introduire dans la base de données

les votes enregistrés sur le PV pour chaque candidat. La saisie des données se fait

en deux étapes. Une première saisie est d’abord effectuée dans l’Aire de Saisie 1 par

un premier groupe d’opérateurs portant une veste bleue. La deuxième saisie a lieu dans

l’Aire de Saisie 2 adjacente à l’aire de la première saisie. Les opérateurs portent une

veste rouge pour les distinguer des premiers et ainsi pouvoir mettre en évidence des

mouvements interdits de personnel de saisie.

En aucun cas, les opérateurs de la première saisie ne doivent entrer en contact

avec ceux de la seconde durant les périodes de saisie. De plus, les deux saisies sont

dites aveugles, c’est-à-dire que les PVs sont distribués au hasard aux opérateurs de

saisie qui ne peuvent donc pas savoir en principe qui a effectué la saisie précédente

ou qui effectuera la saisie suivante. Le premier opérateur n’a donc aucune idée de

l’identité du deuxième, et réciproquement.

N.B.: La couleur des vestes pourra être inversée sans porter préjudice à la qualité

de la saisie. Durant les périodes de grande chaleur, en particulier l’après-midi, le

CTV tolérera le non-respect du port de la veste de couleur.

5.2. Procédure

1. Pour effectuer cette saisie, comme toutes les autres procédures, l’opérateur doit

entrer son nom d’usager et son mot de passe pour accéder au module de saisie. Pour

cette opération comme pour toutes les autres activités de communication avec la base

de données, celle-ci note l’identité de l’opérateur et la date et le moment de la

transaction – heure-minute-seconde.

2. Le système affiche alors une fenêtre dans laquelle l’opérateur peut réaliser la

saisie des votes pour chaque candidat, ainsi que les données spécifiques du procès-

verbal, telles les votes blancs et nuls :


[41]

3. L’opérateur entre le numéro du procès-verbal à enregistrer et presse la touche

« Enter ». Le système affiche une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit

confirmer le numéro du PV à saisir. La fenêtre apparaît telle qu’elle est illustrée

à la figure ci-dessous :

4. L’opérateur saisit le numéro du PV à enregistrer presse ensuite la touche « Enter » ;

5. Le système vérifie alors le numéro de PV saisi et s’il n’existe pas dans la base de

données le système affiche le message suivant :

Remarque : Si le système affiche ce message et que l’opérateur est certain du numéro

saisi, il (elle) doit aviser son superviseur.

6. L’opérateur presse la touche « OK » ou « Accepter », et saisit à nouveau le numéro

du PV comme précédemment ;


[42]

7. Si les deux saisies du numéro de PV sont identiques et si le numéro du PV existe

dans la base de données, le système affiche la liste des candidats et leur parti

politique respectif. De plus, le système donne alors la possibilité de saisir les

données du PV. La figure ci-dessous en donne un exemple :

Remarque importante : Si la liste des candidats ou un des partis politiques affichés

par le système différent de ceux du procès-verbal, l’opérateur doit en informer son

superviseur.

8. L’opérateur saisit les valeurs pour les champs suivants : Ki bon, Ki pa sèvi, Ki

gate, et Ki nil, ainsi que les votes pour chaque candidat.

9. L’opérateur presse la touche « Enter » après la saisie de chaque valeur.

10. Une fois les votes de tous les candidats saisis, l’opérateur clique sur le bouton

« Sauvegarder ».

11. Le système affiche alors une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit confirmer

le numéro du procès-verbal.


[43]

12. Si les numéros de PV saisis sont identiques, une fenêtre s’affichera disant de

d’envoyer le PV au module de saisie suivant.

13. Le procès-verbal saisi sera envoyé à la deuxième saisie et fera partie d'un lot de

procès-verbaux ayant subi la première saisie. Le transfert est assuré par un

messager.

14. Au cas les numéros de PV saisis sont différents, le système affichera un message

comme suit :

N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de première saisie le système l'indiquera

et précisera à quelle étape il faut envoyer ledit PV.


[44]

6. Deuxième saisie de données

6.1. Principes

Ce module permet de saisir pour une deuxième fois les votes rapportés sur le PV

pour chaque candidat. Le système évaluera si l’information du procès-verbal entrée à

l’Aire de Saisie 1(S1) coïncide avec celles saisies dans l’Aire de Saisie 2 (S2).

Si les données saisies coïncident entre elles, tant pour les données générales du

PV que pour les nombres de votes obtenus par les candidats, alors le système indiquera

que le procès-verbal doit être acheminé vers l’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie.

Si les données saisies en S1 et S2 diffèrent, le système indiquera qu’on doit

retourner le PV à l’Aire de Saisie 1. Le PV est alors transféré à l'unité de première

saisie.

Si un PV revient à la saisie 2 pour un nombre de fois fixé à l'avance dans le

système informatique, son enregistrement est automatiquement bloqué. Dans ce cas

l'opérateur doit appeler son superviseur qui vérifie alors visuellement le PV et

s'assure qu'il n'y a aucune irrégularité sur celui-ci. Si tel est effectivement le

cas, le superviseur débloque le PV en entrant son mot de passe dans une fenêtre affichée

sur l'écran de l'ordinateur utilisé par l'opérateur qui saisissait le PV bloqué.

Dans le cas où la boucle du PV persiste, le superviseur fait appel à son supérieur

hiérarchique direct qui en cas de besoin peut se référer à l’unité informatique pour

les suites nécessaires.

Il existe au niveau de la saisie 2 des vérifications automatiques effectuées par le

système.

6.2. Procédure

1. Pour effectuer cette saisie, comme toutes les autres, l’opérateur doit entrer son

nom d’usager et son mot de passe. Pour cette opération comme pour toutes les autres

activités de communication avec la base de données, celle-ci note l’identité de

l’opérateur et la date et le moment de la transaction – heure-minute-seconde. Le

système affiche alors la fenêtre suivante :


[45]

2. L’opérateur saisit d’abord le numéro du procès-verbal qu’il veut traiter et presse

la touche « Enter ».

3. Le système montre ensuite une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit confirmer

le numéro du procès-verbal à traiter, comme sur la figure suivante :

4. Le système compare les numéros de PVs saisis ; s’ils sont différents, le système

affiche un message comme suit :

5. L’opérateur clique le bouton « OK » et saisit à nouveau le numéro du PV comme sur

la Figure précédente.

6. Le système vérifie le numéro du PV ; si ce numéro saisi n’existe pas dans la base

de données, un nouveau message s’affichera comme précédemment demandant à l’opérateur

de saisir à nouveau le numéro du PV :


[46]

7. Si les deux saisies du numéro de PV sont identiques et si le numéro du PV existe

dans la base de données, le système affiche la liste des candidats et leur parti

politique respectif. De plus, le système donne alors la possibilité de saisir les

données du PV. La figure ci-dessous en donne un exemple :

Remarque importante : Si la liste des candidats ou un des partis politiques affichés

par le système diffèrent de ceux du procès-verbal, l’opérateur doit en informer son

superviseur.

8. L’opérateur saisit les valeurs pour les champs suivants : Ki bon, Ki pa sèvi, Ki

gate, Ki nil, ainsi que pour les votes pour chaque candidat.

9. L’opérateur doit presser la touche « Enter » après chaque valeur saisie.

10. Une fois les votes de tous les candidats saisis, l’opérateur clique sur le bouton

« Sauvegarder ».

11. Le système affiche alors une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit confirmer

le numéro du procès-verbal à enregistrer, comme sur la figure :


[47]

12. L’opérateur saisit le numéro du PV afin de s’assurer qu’il est correct et exact.

Pour valider l’opérateur presse la touche « Enter » ; le système compare les

numéros du PV saisi. S’ils sont différents, il affiche le même message que

précédemment :

13. L’opérateur clique le bouton « OK » afin de pouvoir ressaisir le numéro du PV comme

sur la figure :

14. Si les numéros saisis pour le PV sont identiques et si le nombre de votes saisis

pour chaque candidat dans l’Aire de Saisie 1 (S1) et dans l’Aire de Saisie 2 (S2)

sont aussi identiques, le système enregistre les informations du PV. Il affiche le

message suivant:

15. Si vous cliquez sur « Non » vous pourrez saisir à nouveau le procès-verbal. Si vous

cliquez sur « Oui » le système fera une comparaison automatique entre les données

saisies en S1 et S2. Si les données sont identiques, le système affiche le message

suivant :

16. Ensuite le procès-verbal saisi devra être envoyé au Contrôle de Qualité et fera

partie d'un lot de procès-verbaux ayant subi la deuxième saisie. Le transfert est

assuré par un messager.

17. Dans le cas où les données saisies en S1 et S2 ne sont pas identiques, le système

affiche le message suivant:


[48]

18. Pour faire une révision visuelle des données récemment saisies, cliquer sur le

bouton « No » alors vous pourrez visualiser les données et apporter les corrections

nécessaires. Si vous êtes certain que les données que vous venez de saisir sont

correctes, cliquer sur le bouton « Yes ».

19. Ensuite le système fera une toute dernière comparaison automatique entre les données

saisies en S1 et S2. Si les données ne sont pas toujours identiques, le système

demandera de retourner le PV à l’Aire de Saisie 1 (S1). Cela permettra la réalisation

d’une nouvelle saisie.

20. Si vous cliquez sur « Oui » et que les données saisies en S1 et S2 sont trouvées

identiques par le système alors ce dernier affiche:

6.3. Vérifications automatiques effectuées par le système

Le tableau suivant résume les critères qui bloquent les procès-verbaux au niveau de

la deuxième saisie pour envoi à une vérification plus approfondie qui sera réalisée par

l’UCC (en passant d'abord par le contrôle visuel 2) :

Critère Action attendue

1. Résumé en-tête du PV est

différent entre la deuxième et la

première saisie.

Envoyer à première saisie.

2. Données de votes valides

différentes entre la deuxième et

la première saisie.

Envoyer à première saisie.

3. Nombre de votes pour un candidat

individuel dépasse un barème fixé

(identique pour tous les candidats

et ne variant pas pendant la durée

de la tabulation des PVs non

rejetés par le système pour ladite

cause).

Envoyer à l’unité de Contrôle de

Conformité à travers l’Unité de

Control Visuel 2 afin d’imprimer le

bordereau de transmission aux

vérificateurs et le document de

travail pour ces derniers.

Après analyse de l’Unité de Contrôle

de Conformité le procès-verbal sera


[49]

Ce barème est modifié à la fin de

la tabulation, pour permettre la

saisie des PVs dont les votes

individuels dépassent le barème

fixé et qui, après vérifications

au contrôle de Conformité, se

révèlent non frauduleux.

soit mis à l’écart (s'il est

entaché de fraude) ou bien jugé

régulier et devant être pris en

compte (si tous les documents sont

corrects). Dans ce dernier cas, la

saisie sera réalisée après

augmentation du barème.

4. Total des votes valides, à savoir

la somme des votes de tous les

candidats plus « okenn kandida »,

dépasse le barème établi dans la

base de données en fonction d’un

taux de participation estimé. Dans

le cas des élections sénatoriales

pour deux tiers, le total des

votes valides ne doit pas dépasser

2 fois un nombre total de

bulletins calculé avec ledit taux

de participation.

Envoyer à contrôle de conformité à

travers l’Unité de Control Visuel 2

afin d’imprimer le bordereau de

transmission aux vérificateurs et le

document de travail pour ces

derniers.

Après analyse de l’Unité de Contrôle

de Conformité le procès-verbal sera

soit mis à l’écart (s'il est

entaché de fraude) ou bien jugé

régulier et devant être pris en

compte (si tous les documents sont

corrects). Dans ce dernier cas, la

saisie sera réalisée après

augmentation du barème.

5. Ecart entre le candidat ayant le

plus grand nombre de votes sur le

PV et son poursuivant immédiat

dépasse un barème fixé.



saisie des PVs dont l'écart entre

le candidat ayant le plus grand

nombre de votes sur le PV et son

poursuivant immédiat dépasse le

barème fixé et qui après

vérifications au contrôle de

Conformité se révèlent non

frauduleux.

6. La valeur « Ki bon » saisie

dépasse le barème établi dans la

base de données.



saisie des PVs qui après

vérifications au contrôle de


[50]

Conformité se révèlent non

frauduleux.

N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de 2eme saisie le système l'indiquera

et précisera l'étape du processus à laquelle il faut envoyer le PV.

6.4. Considérations spécifiques

Durant la tabulation proprement dite, la base de données n’est pas accessible pour

effectuer la saisie des PVs bloqués automatiquement par le système.

Une fois terminée la tabulation des PVs reçus et acceptés pour traitement

conformément au décret électoral, la recherche des PVs manquants considérée comme

complétée, le DCTV autorise la modification des critères de vérification automatique

afin de permettre la saisie des PVs bloqués automatiquement par le système et qui ont

été vérifiés par les vérificateurs et déclarés acceptables pour la saisie. Une fois

cette opération complétée les critères sont de nouveau rétablis et à la fin du processus

de tabulation la base de données est verrouillée définitivement.

L'objectif d'envoyer le PV au contrôle visuel #2 est de pouvoir imprimer pour les

vérificateurs de l'UCC qui devront vérifier ledit PV:

Le bordereau de transmission aux vérificateurs du PV qui devra mentionner le

motif d'envoi à l'UCC

Le procès-verbal de disposition qui sera utilisé par les vérificateurs pour

leurs analyses et décisions.


[51]

7. Contrôle de qualité de saisie

7.1. Principes

Afin de mieux armer le CTV pour filtrer les PVs frauduleux, l’UCQ-S joue deux rôles.

D’abord, son rôle traditionnel de contrôle de saisie est maintenu afin de continuer à

assurer une saisie exacte et sans erreur. Un deuxième rôle est maintenant assigné à

l’UCQ-S : celui d’agir comme troisième contrôle visuel.

Tous les PVs tabulés sont contrôlés. En principe, l’UCQ-S reçoit deux types de

PVs :

PVs saisis et ne présentant pas d’anomalie ;

PVs saisis après être passés par l'unité de contrôle de conformité qui a

autorisé leur prise en compte après vérification. Ces PVs sont facilement

identifiables car ils portent un point vert afin de rendre leur

identification plus facile.

Une fois la double saisie complétée, le PV arrive à l’aire de contrôle de qualité

où l’opérateur-contrôleur saisit le code de référence du PV qu’il a en main et

l’application consulte la base de données et affiche les données saisies à l'unité de

saisie.

L’opérateur du contrôle de qualité doit alors comparer les deux saisies affichées

aux votes contenus sur le PV en format papier qu’il a en main.

Il prend alors l’une des dispositions suivantes :

Si les deux comparaisons effectuées sont concluantes i.e. que les données

affichées par le système sont identiques aux données du PV qu’il a en main,

le PV est accepté et envoyé à l’Aire d'Archivage ;

En cas de désaccord des données comparées, le PV est envoyé à la saisie 1 en

passant par la réinsertion (cas où données affichées différentes des données

sur le PV Physique);

N.B. : Les données du premier cycle de saisies ne sont pas effacées de la base de

données, mais conservées dans un espace à part de la base de données afin de maintenir

la traçabilité des opérations.

7.2. Procédure

Ce module permet d’effectuer un contrôle visuel avant l’envoi d’un PV à l’Unité

d'Archivage où il doit être stocké définitivement.

1. Comme pour les autres modules, l’opérateur doit entrer son nom d’usager et son mot

de passe. Pour cette opération comme pour toutes les suivantes, la base de données

note l’identité de l’opérateur et la date/heure de la transaction. Le système

présente l’écran suivant :


[52]

2. L’opérateur saisit le numéro du PV à contrôler, et appuie sur la touche « Enter »

sur le clavier. Le système affiche un petit écran, dans lequel l’opérateur doit

confirmer le numéro du PV à contrôler. L’opérateur saisit le numéro du PV pour

s’assurer qu’il est correct et appuie sur la touche « Enter ».

3. Si le PV ne correspond pas à l'étape de Contrôle de qualité le système l'indiquera


4. Le contrôleur doit cliquer « OK ». Il peut alors saisir un nouveau numéro de PV.

5. Pour ce nouveau PV, le système réalisera également une vérification et si le numéro

saisi n’existe pas dans la base de données, le message suivant apparait :


[53]

Remarque importante : Si le système affiche ce message alors que le contrôleur est

certain du numéro saisir il en référera à son superviseur.

6. Le contrôleur clique sur la touche « OK ». Il ou elle pourra alors saisir le bon

numéro.

7. Si les numéros de PV sont identiques et si le PV existe dans la base de données, le

système affiche toutes les données correspondantes du dit PV y compris les candidats

ainsi que le nombre de votes qu’ils ont obtenus. Voir l’exemple de l’écran suivant :

8. Si les listes des candidats, des partis politiques ou des votes sont différentes des

données du procès-verbal, le contrôleur doit en référer à son superviseur et cliquer

sur le bouton « Annuler ». Le procès-verbal devra être soumis à un examen approfondi

par l’Unité de Contrôle de Conformité en passant d'abord par le contrôle visuel 2.

9. Une fois que l’opérateur a réalisé le contrôle visuel et vérifié que les données

affichées par le système sont identiques à celles du procès-verbal, le contrôleur

coche la case qui se trouve à droite de l’écran et clique sur « Sauvegarde ».


[54]

10. Si les données ne sont pas identiques, l’opérateur clique sur sauvegarder sans

cocher le champ « c’est bon » et le système demande de renvoyer le procès-verbal à

la saisie 1. Dans ce cas le PV est envoyé à la saisie 1 en passant d'abord par

l'unité de réinsertion.

11. Dans les cas où des erreurs sont commises à la saisie d'un PV par un opérateur, il

peut être nécessaire d'annuler les données déjà saisies. Dans ce cas, le PV est

envoyé au contrôle de qualité et ensuite à la réinsertion avant d'être renvoyé à la

saisie 1.

7.3. Contrôle visuel supplémentaire – Détection de PVs falsifiés

L’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie — UCQ-S — sert également de filtre

supplémentaire pour intercepter les PVs montrant des signes de fraude apparents qui

pourraient avoir échappé à l’UCV. L’opérateur applique les mêmes critères qui doivent

entraîner l’envoi d’un PV à l’Unité de Contrôle de Conformité. L’opérateur de l’UCV

doit en tout temps rester vigilant pour assurer qu’aucun PV visiblement altéré ne puisse

atteindre l’Aire de Saisie 1 avant d’avoir été examiné par l’Unité de Contrôle de

Conformité. Afin de pallier cette situation, l’UCQ-S joue un rôle de filtre

additionnel :

a) Le contrôleur effectue les vérifications prescrites et applique la procédure

et les critères de vérification décrits dans le tableau Critères d’envoi d’un

PV à l’Unité de Contrôle de Conformité vu dans la section Unité de contrôle

visuel;

b) Les PVs trouvés conformes sont envoyés aux archives.


[55]

c) Les PVs trouvés non conformes sont envoyés au Contrôle Visuel 2 en passant

par l'unité de réinsertion. L'unité de contrôle visuel transfert le procès-

verbal au Contrôle de Conformité.

d) En cas de difficulté ou de doute sur le traitement d’un PV, le contrôleur en

réfère à son superviseur ;

e) Si le cas ne peut être résolu au niveau du superviseur de l’UCQ-S, le

superviseur se réfère à son supérieur immédiat.

8. Réception à l'Unité de Contrôle de Conformité (UCC) des PVs

provenant de l’Unité de Contrôle Visuel 2

8.1. Principes

La manipulation des documents et le processus d’analyse et de décision de disposition

sont complexes. Afin d’assurer une consistance de traitement et de disposition des

PVs, l’UCC est appuyée par une équipe d’opérateurs préposés dont les fonctions sont de

fournir un appui aux vérificateurs dans la manipulation des sachets et des documents

afin d’accélérer le traitement. Ce groupe d’opérateurs est connu sous le nom d’Unité

d’Appui au Contrôle de conformité (UA-CC).

Cette unité opérationnelle joue donc un double rôle : elle reçoit les PVs envoyés

à l’UCC pour une vérification de conformité aux exigences du décret électoral et des

procédures applicables et aide les vérificateurs dans la manipulation des enveloppes

(ouverture pour analyse, fermeture et mise en boite après analyse etc.). A chaque

vérificateur de l’Unité de Contrôle de Conformité est associé un opérateur de l’UA-CC.

8.2. Procédure

1. Le superviseur de l’Unité d’appui au Contrôle de Conformité — UA-CC — reçoit les

boîtes d’archive contenant les PVs à soumettre au contrôle de Conformité et les

transmet à l’UCC accompagné des deux documents imprimés à l’Unité de Contrôle Visuel

à la Sous-section, Procédure de traitement.

2. Le PV de Disposition reste agrafé aux enveloppes plastiques, tandis que le Bordereau

de Transmission UCC est signé par un superviseur de l’UCC et demeure entre les mains

de l’opérateur de l’UA-CC jusqu’à la remise du PV à l’opérateur de l’UA-CC par le

vérificateur.

3. Une fois son évaluation terminée, chaque vérificateur de l’Unité de Contrôle de

Conformité remet à l’opérateur qui lui est associé l’enveloppe plastique et les

documents associés accompagnés d’un PV de Disposition dûment rempli et signé à

insérer dans le sachet par l’opérateur de l’UA-CC.

4. L’opérateur de l’UA-CC procède alors à la remise en enveloppe des documents et ferme

l’enveloppe avec une tape transparente.

5. L’opérateur change alors le statut du PV soit pour la saisie (en y apposant un point

vert) soit pour la mise à l’écart (en y apposant un point rouge) selon la décision

indiquée par le vérificateur sur le PV de disposition.


[56]

6. Les enveloppes de procès-verbaux sont alors mises, selon le cas, dans des boîtes;

Ces boîtes sont transférées à l’unité de réinsertion.

8.3. Règles spécifiques

L’appui au processus de contrôle de Conformité permet d’optimiser l’usage des

ressources du l’UCC. Chaque vérificateur membre des équipes de l’UCC est jumelé à un

préposé, constituant ainsi des paires individuelles de traitement des PVs. Le

Vérificateur de la paire peut donc s’assurer en tout temps de l’intégrité du traitement

de chaque enveloppe transparente qu’il doit étudier. Le préposé effectue les tâches

indiquées ci-dessous. Afin d’améliorer les conditions de travail et de traitement des

PVs en examen à l’UCC, les règles suivantes sont appliquées:

a) Les boîtes d’archive contenant les enveloppes transparentes de PVs à examiner

sont rangées près de chacun des préposés ;

b) Le préposé prend une enveloppe transparente dans une des boîtes d’archive reçues

de l’Unité de l’UCV ou de l’UCQ-Saisie ;

c) Le préposé dégrafe le PV de Disposition de l’enveloppe transparente;

d) Le préposé ouvre minutieusement l’enveloppe transparente à l’extrémité du rabat

du scellé existant, en présence du vérificateur qui lui est jumelé ;

e) À aucun moment, un membre d’une paire de traitement ne peut manipuler des documents

ou des enveloppes en examen par une autre paire de traitement ;

f) Le préposé transmet au vérificateur jumelé le PV de Disposition et l’enveloppe

ouverte, mais n’en retire pas les documents ;

N.B. : Le préposé peut ouvrir plusieurs enveloppes à l’avance, mais le nombre

doit rester limité, et en aucun cas une interruption pour une pause ne devra

laisser des enveloppes transparentes ouvertes sans surveillance.

g) Le vérificateur traite l’enveloppe transparente et son contenu conformément aux

exigences du décret électoral et en particulier de son article 171.1 ;

h) Après avoir réalisé les vérifications et opérations de Contrôle de Conformité,

et le PV de Disposition UCC rédigé et signé, le vérificateur remet au préposé

l’ensemble des documents accompagnés du PV de Disposition UCC, et l’enveloppe

transparente ;

i) Le préposé vérifie qu’il reçoit bien tous les documents cochés par le vérificateur

sur le PV de Disposition ;

j) Le préposé vérifie que le PV de Disposition UCC a bien été rempli :

Toutes les sections remplies ;

Tous les documents identifiés retournés au préposé ;

Le ou les motif(s) de la décision de mise à l’écart cochés, s’il y a lieu ;

Le détail de la décision indiqué ;


[57]

La décision de disposition indiquée ;

Le PV de Disposition UCC dûment daté et signé, et le vérificateur identifié;

k) Une fois les vérifications complétées, le préposé insère les documents dans

l’enveloppe Transparente, s’assure qu’il les a placés dans l’ordre approprié,

c'est-à-dire :

PV sur le dessus de la pile, et lisible au recto de l’enveloppe Transparente,

Liste(s) d’émargement, si elle(s) est (sont) disponible(s),

Feuille de décompte, si elle est disponible,

PV d’incident, s’il est disponible,

PV d’irrégularité, s’il est disponible,

Tout autre document, tel le Procès-verbal de Rectification ;

Ce document devra être placé face orientée verso ;

Finalement, sous la pile, et également orienté verso, le PV de Disposition

UCC, celui-ci sera donc orienté de telle façon qu’il sera immédiatement

visible lorsque l’on retournera le sachet à l’envers ;

l) Le préposé scelle l’enveloppe transparente en s’assurant que le rabat du scellé

précédent est orienté vers l’arrière du sachet, du côté opposé au PV pour faciliter

la saisie subséquente et maintenir la qualité de la numérisation ;

m) Si le PV est destiné à la mise à l’écart, le préposé appose un point autocollant

circulaire rouge sur l'enveloppe ou sur le PV de disposition en prenant soin de

ne pas cacher le numéro du PV ;

n) Si le PV est destiné à la prise en compte, le préposé appose un point autocollant

circulaire vert sur l'enveloppe ou sur le PV de Disposition UCC en prenant soin

de ne pas cacher quelque donnée que ce soit ;

N.B. : Les PVs sont après vérification de la décision des vérificateurs

transférés à l’unité de réinsertion si la décision est correcte ou retournés à

d’autres vérificateurs pour une nouvelle analyse si la décision est incorrecte.


[58]

9. Examen approfondie des procès-verbaux (Contrôle de Conformité)

9.1. Principes

L’Unité de Contrôle de Conformité — UCC — a pour rôle d’examiner les PV douteux et

de désigner ceux qui sont irrecevables et qui ne doivent pas être pris en compte dans

les résultats préliminaires suivant l’article 171.1 du décret électoral de mars 2015.

Dans le cas de procès-verbaux ayant des ratures mais qui ne présentent pas de tentatives

évidentes de falsifications frauduleuses, l’unité de Contrôle de Conformité doit

vérifier les votes figurant sur ces procès-verbaux en se basant sur la Liste

d’Emargement et la feuille de décompte et indiquer sur la base de ces vérifications et

du décret électoral les données à prendre en compte.

C'est également à l'Unité de Contrôle de Conformité d'analyser les PVs bloqués

automatiquement à la saisie 2 par le système informatique à cause d'un critère de

validation non vérifié.

N.B. : L’UCC est une unité opérationnelle spécialisée du CTV et ses décisions sont

de nature technique et administrative et n’ont pas pour but de devancer ni de remplacer

le processus légal de contestation et des BCED/BCEN.

9.2. Critères et dispositions selon l’article 171.1 du décret électoral de

2015

Cette sous-section définit les critères qui déterminent la décision qui sera

indiquée par le vérificateur de l’UCC sur le PV de Disposition établi suite à ses

vérifications. Nous attirons l'attention sur ce passage de l'article 171.1 du décret

électoral de 2015 : "Peut être déclaré irrecevable par le Centre de Tabulation...".

Donc les critères qui vont suivre n'impliquent pas obligatoirement la mise à l'écart

d'un procès-verbal.

Situation Décision au CTV

Article du décret de

2015

a Le procès-verbal produit sur un

imprimé non-authentique Mise à l’écart 171.1

b Le procès-verbal dont l’imprimé

est authentique mais ne

correspondant pas au bureau de

vote concerné

Mise à l’écart 171.1

c Le procès-verbal sur lequel des

données de votes sont manquantes

Mise à l’écart si les votes

manquants ne peuvent pas être

vérifiés et reconstitués avec

la feuille de comptage au

niveau de l’Unité de Contrôle

de Conformité

171.1


[59]

d Le procès-verbal dont les parties

ou sont inscrits les votes sont

non saisissables

Mise à l’écart s’il n’y a aucun

moyen de rendre lisible les

votes.

171.1

e Le procès-verbal ayant des

ratures et montrant des

tentatives d’altération

frauduleuses.

Mise à l’écart dans le cas où

l'altération est avérée après

analyse.

N.B. : Prendre en compte, dans

le cas de simples erreurs non

frauduleuses de la part des

MBVs, après vérification des

votes exacts en utilisant la

feuille de comptage. Si

nécessaire indiquer sur la

feuille de décision les votes à

saisir par l'opérateur de

saisie (indiquer les mêmes

votes qui figurent sur la

feuille de comptage). Dans le

cas où la vérification des

votes est impossible (absence

feuille de comptage) le PV est

mis à l'écart.

171.1

f Le procès-verbal présentant des

données de votes inscrites en

chiffres et en lettres non

concordantes.

Mise à l’écart s’il est

impossible de vérifier les

votes exacts en utilisant la

feuille de comptage. S'il y

parvient le vérificateur

indique les votes à saisir sur

sa feuille de décision.

171.1

g Le procès-verbal sur lequel le

nombre total de votes est

supérieur au nombre d’électeurs

prévus pour le BV.


h Le procès-verbal dont la Liste

d’Emargement correspondante est

absente.


individuels et/ou les écarts

entre les deux candidats en

premières positions sont

excessifs.

171.1

i Le procès-verbal pour lequel la

Liste d’Emargement est


individuels et/ou les écarts 171.1


[60]

disponible, mais ne correspond

pas audit procès-verbal

entre les deux candidats en

premières positions sont

excessifs.

j Le procès-verbal pour lequel la

Liste d’émargement correspondante

présente un nom d’électeur coché

sans numéro de CIN.

Mise à l’écart

171.1

k Le procès-verbal dont la LEP

correspondante présente des faux

numéros de CIN.


l Le procès-verbal pour lequel le

nombre de numéros de CIN n’est

pas égal au nombre total des

votes inscrits au procès-verbal.

Mise à l’écart pour élections

présidentielles, de députés,

municipales, ASEC, CASEC,

délégués de ville et 1/3 sénat

si :

Nombre total de votes valides

sur PV supérieur au Nombre

total de numéros de CINs sur

les Listes d’Emargement

N.B : Le nombre total de votes

valides ne doit pas dépasser le

nombre total d’électeurs prévus

pour le BV.

171.1

Mise à l’écart pour élections

2/3 sénat si :

Nombre total de votes valides

sur PV supérieur à deux fois le

Nombre total de numéros de CINs

sur la Liste d’Emargement plus

deux fois le nombre total de

CIN des électeurs

N.B. : Il faut souligner que

pour le cas où il y a deux

postes de sénateur, chaque

électeur a le droit de voter

pour un ou deux candidats sur

le même bulletin.

N.B : Le nombre total de votes

valides ne doit pas dépasser


[61]

deux fois le nombre total

d’électeurs prévus pour le BV

Dans les cas contraires, pris

en compte s’il n’y a pas de

faux CINs.

m Le procès-verbal présentant tout

autre motif non conforme à la loi Mise à l’écart 171.1

n Le procès-verbal non conforme à

la feuille de comptage Mise à l’écart 171.1

o Le procès-verbal qui ne présente

pas les signatures des MBV

Pris en compte en absence de

paraphes si les noms et les CIN

d'au moins deux MBV figurent

sur le PV dans la zone

d'identification au bas du PV.

Mise à l’écart dans le cas

contraire.

168

p Le procès-verbal qui ne présente

que les signatures des MBV Prise en compte

168 et

168.1

q Le procès-verbal ayant des

ratures mais ne montrant pas une

tentative évidente d’altérations

frauduleuses.

Pris en compte après

vérification des votes.

r PV vierge Mis à l'écart

9.3. Critères de vérification et de décisions

1. Ratures : Le CTV distingue les ratures avec tentatives d'altérations frauduleuses

des simples erreurs dues à un manque de formation ou de niveau intellectuel du MBV.

Les erreurs ne sont pas une cause de mise à l'écart d'un PV. Dans ce dernier cas,

le vérificateur peut en utilisant la feuille de comptage indiquer sur la feuille de

décision qu'il utilise pour ses vérifications les nombres exactes de vote à

considérer pour le ou les candidats victimes de ces erreurs.

2. Absence de Liste d’Emargement : Les enveloppes transparentes sénateur et député ne

contiennent normalement pas de Listes d’Emargement si ces élections sont réalisées

en tandem avec une élection présidentielle. La Liste d’Emargement va dans l’enveloppe

qui contient le procès-verbal président. Dans le cas où il n’y a pas d’élection

présidentielle mais des élections législatives pour les sénateurs et les députés,


[62]

les Listes d’Emargement doivent être insérées dans l’enveloppe contenant le procès-

verbal pour les élections sénatoriales.

En conséquence :

Dans le cas d’une élection présidentielle réalisée en tandem avec des

élections législatives, le motif d’absence de Listes d’Emargement ne peut

être invoqué pour un PV sénateur ou député que si l’absence des listes

d’Emargement a été vérifiée dans l’enveloppe Président ;

Dans le cas d’élections purement législatives, le motif d’absence de Listes

d’Emargement ne peut être invoqué pour un PV député que si l’absence de

Listes d’Emargement a été vérifiée dans l’enveloppe sénateur.

N.B. :

• Dans le cas d’un PV arrivant au contrôle de Conformité sans Liste d’Emargement, il

faut demander au service des archives de vérifier si les listes d’émargement

correspondante n’a pas été livrée séparément au CTV.

• L'absence des listes n'implique pas nécessairement la mise à l'écart du PV si l’imprimé

est authentique et que le vérificateur estime que les votes individuels figurant sur

le PV et les écarts entre les deux candidats qui arrivent en premières positions sur

le PV ne sont pas excessifs et qu’en plus les votes ne présentent aucune trace

d'altérations frauduleuses. Le vérificateur peut alors vérifier les votes inscrits

sur le PV en s’aidant de la feuille de comptage. Si la feuille de comptage est aussi

absente alors le PV est mis à l’écart.

9.4. Procédure

Cette sous-section décrit les opérations qui doivent être accomplies par les

vérificateurs membres de la sous-unité opérationnelle de l’UCC.

1. Obtenir les documents du membre de l’unité d’accompagnement qui est jumelé avec lui.

2. Identifier les documents reçus et coche les cases appropriées du PV de Disposition

UCC.

3. Vérifier que le PV a été rédigé sur un imprimé authentique.

4. Si oui, s’assure que l’imprimé utilisé correspond bien au BV en examen.

5. Vérifier l’identité du PV – numéro et code d’identité du BV pour s’assurer que le

document reçu correspond bien au cas soumis.

6. Vérifier la présence de toutes les données de votes requises, y compris pour la

mention « Okenn kandida ».

7. Vérifier que les parties sensibles du PV sont lisibles, en particulier les votes.

8. Vérifier que le PV ne présente pas de ratures et recherche tout signe de tentative

d’altérations frauduleuses des données de votes inscrites sur le PV.


[63]

9. Vérifier la concordance entre les données de votes inscrites en chiffres et en

lettres.

10. Vérifier la présence des Listes d’Emargement.

11. Vérifier que les listes d’émargement trouvées correspondent au PV soumis à l’examen.

12. Rechercher la présence de crochets ou de X et l’absence de numéros de CIN.

13. Vérifier la présence des signatures des Membres de Bureau de Vote au bas du PV —

MBVs.

N.B. : Le PV est considéré signé, même en absence de paraphes, si les noms et les

CIN d'au moins deux MBVs figurent sur le PV dans la zone d'identification au bas

du PV et que le PV est signé par certains mandataires de partis et/ou observateurs

(Noms, CIN, mandataires ou observateurs suffisent).

14. Vérifier que le nombre de numéros de CIN sur les Listes d’Emargement par rapport au

nombre total des votes inscrits au PV.

15. Vérifier que les numéros de CIN inscrits sur les listes d’Emargement correspondent

aux valeurs des codes à barres imprimés sur celle-ci, à l’aide du lecteur de code

à barres disponible à chaque poste de travail de l’UCC en utilisant la, Procédure

de Vérification des Numéros de CIN ci-dessous. Les CIN non-inscrits sur les Listes

d’Emargement sont vérifiés en les tapant directement dans le champ NIN de la fenêtre

de l’application informatique.

16. Vérifier la feuille de comptage si elle est disponible et s’assure que le procès-

verbal est conforme à ladite feuille.

17. Remplir le PV de Disposition UCC qui a été imprimé et transmis par le contrôle

visuel: Cocher la ou les cases de Motifs(s) de mise à l'écart identifiés, remplir

les sections de détails du ou des motifs, fournir les instructions appropriées.

18. Si le PV ne répond à aucun des critères de non-recevabilité, l’UCC décide sa « prise

en compte » dans les résultats préliminaires.

19. Si un vérificateur de l’UCC ne peut résoudre un cas particulier, celui-ci se réfère

au superviseur de l’unité qui à son tour peut se référer à son supérieur immédiat

ou au DCTV pour des avis techniques sur le cas.

20. Signer et indiquer la date et l’heure de fin de l’examen du PV.


[64]

Exemple de procès-verbal de disposition à imprimer par l’opérateur de contrôle

visuel pour le contrôle de Conformité :


[65]


[66]

10. Vérification des Numéros d’Identification National (NIN/CIN)

10.1. Principes

La vérification des CINs enregistrés sur les listes d’Emargement par les MBV est un

élément important lors de l’examen approfondie des procès-verbaux et des autres

documents associés. C'est un moyen de détecter les PVs dont les votes sont entachés de

fraude, surtout dans les cas des PVs sur lesquels figure un nombre anormalement élevé

de votes pour un candidat en particulier.

Un module informatique spécifiquement développé à ce sujet, permet la vérification

des numéros enregistrés sur les Listes d’Emargement. La vérification est possible grâce

à la base de données de la liste électorale générale qui est disponible au CTV.

10.2. Procédure

1. Pour effectuer cette vérification, comme toutes les autres, le vérificateur doit

entrer son nom d’usager et son mot de passe. Pour cette opération comme pour toutes

les autres activités de communication avec la base de données, celle-ci note

l’identité du vérificateur et la date et le moment de la transaction – heure-minute-

seconde. Le système affiche alors la fenêtre suivante :

2. Avant de vérifier les CINs sur une Liste d’Emargement, le vérificateur devra indiquer

le No du PV correspondant.

3. Pointer le lecteur sur le code à barres déjà imprimé dans les Listes d’Emargement.

N.B. : L’opérateur peut également saisir le numéro manuellement.


[67]

4. Une requête sera automatiquement faite à la base de données de la liste électorale.

5. Le nom et le numéro d’identification national de l’électeur seront affichés à

l'écran ;

6. Cliquer sur le bouton pour effectuer une nouvelle requête ;

N.B. : La mise à l’écart d’un PV pour absence de Liste d’Emargement n'entraîne pas

automatiquement la mise à l'écart de tous les PVs du bureau de vote. Les autres PVs

sont analysés et pris en compte dans les cas où les votes individuels et les écarts

entre candidats ne sont pas excessifs et si les PVs en question ne présentent pas des

altérations frauduleuses. Désormais dans le cas d'une mise à l'écart pour faux CIN ou

encore pour cause de noms cochés sans CIN ou pour présence de croix sans signatures ou

empreintes sur les Listes d’Emargement tous les PVs du bureau de vote seront mis à

l'écart.


[68]

11. Contrôle de qualité sur les activités de l’UCQ

11.1. Principes

Cette unité a pour responsabilité de procéder à un contrôle de la Conformité du

traitement des PVs par l’Unité de Contrôle de Conformité. Le contrôle comporte les

opérations ci-après.

11.2. Procédure

1. Prélèvement systématique de PV déjà traités par les vérificateurs de l’UCC et avant

leur envoi à l’unité de réinsertion ;

2. Examen des PVs prélevés selon les mêmes critères de vérification appliqués par l’UCC;

3. Vérification des motifs évoqués par le Vérificateur de l’UCC ;

4. Validation de la décision de disposition prise par l’UCC:

Si le traitement du PV est trouvé conforme, on envoie les documents à l'unité

de réinsertion ;

Si le traitement est trouvé non-conforme aux procédures et au décret électoral

Contrôle visuel de Conformité, le PV est renvoyé aux Vérificateurs pour

deuxième traitement ;

5. En cas de besoin un vérificateur peut référer les cas non conformes qui le dépassent

à son supérieur hiérarchique immédiat ou au DCTV.


[69]

12. Réinsertion des procès-verbaux après examen approfondie

12.1. Principes

L’opérateur de l’unité de réinsertion (URI) change l’état du PV dans le système

conformément à la décision des vérificateurs.

Un point vert est apposé sur le PV conforme qui doit être envoyé à la saisie et un

point rouge sur celui qui est destiné à la mise à l’écart.

Les boîtes d’archive des PVs acceptés sont alors acheminées le plus rapidement

possible soit à l’Aire de Saisie 1 pour traitement.

Les boîtes d’archive contenant les PVs mis à l’écart sont stockées en lieux sûr

pour vérification et traitement approprié.

Le module informatique utilisé pour la réinsertion permet d’exécuter deux tâches

spécifiques :

a) Permettre de débloquer un PV pour la saisie ou la saisie à nouveau des données

par l’Unité de Saisie 1. Un PV bloqué appartient à l’un des deux groupes

mentionnés ci-dessous :

Les PVs qui ont été envoyés de l’UCV à l’UCC pour examen détaillé par

les Vérificateurs et qui, après décision de l’UCC, doivent être pris en

compte pour inclusion dans les résultats préliminaires ;

Les PVs envoyés à l’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie — UCQ-S —

pour la vérification finale avant leur archivage et qui ont été rejetées

par l’UCQ-S, parce qu’ils présentaient des différences entre les données

saisies et les données inscrites sur le PV ;

b) Effectuer la mise à l’écart des PVs qui après examen par les vérificateurs de

l’UCC, doivent être mis à l’écart et dont les données seront exclues des

résultats préliminaires.

12.2. Procédure

1. L’opérateur a accès au module avec un nom d’utilisateur et un mot de passe valides.

Le système affiche la fenêtre suivante :

2. L’opérateur clique sur le bouton qui correspond à l’activité désirée.


[70]

3. Pour la prise en compte (option A) d’un PV, l’opérateur doit suivre les étapes 4

jusqu’au 8. Pour la mise à l’écart (option B), l’opérateur doit suivre les étapes 9

jusqu’au 19.

Option A : Prise en compte

4. Après avoir cliqué sur le bouton « Prise en compte », l'écran suivant s'affiche :

5. L’opérateur saisit le numéro du PV dans les deux champs exigés par le système. Afin

de pouvoir confirmer le numéro saisi l’opérateur doit presser la touche « Entrer »

après chaque saisie du numéro du procès-verbal. Le système affiche ensuite toutes

les données figurant dans l'en-tête du PV dont le numéro vient d'être saisi, et le

bouton « Entrer » est activé.

N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de réinsertion le système l'indiquera


6. L’opérateur doit cliquer sur le bouton « Entrée » afin de pouvoir enregistrer les

données d’un procès-verbal. Le système affiche alors le message suivant comme

confirmation :

7. L’opérateur clique sur le bouton « OK » pour que le système nettoie la fenêtre afin

de pouvoir saisir les données d’un autre PV ;


[71]

8. L’opérateur clique sur le bouton « Sortir » pour quitter ce module ;

Note importante : Aucune donnée n’est détruite dans cette procédure, les données

sont seulement transférées dans une table auxiliaire pour assurer la traçabilité future.

Option B : Mise à l’écart

9. Après avoir cliqué sur le bouton « Mise à l’écart », l'écran suivant s'affiche :

10. L’opérateur saisit le numéro du PV dans les deux champs exigés par le système. Afin

de pouvoir confirmer le numéro saisi l’opérateur doit presser la touche « Enter »

après chaque saisie du numéro du procès-verbal. Le système affiche ensuite toutes

les données figurant dans l'en-tête du PV dont le numéro est saisi, et le bouton

« Entrer » est activé.

11. Si l'opérateur ne saisit pas le même numéro de PV, le système exige une autre fois

la saisie du numéro de PV jusqu'à obtenir une saisie identique.

12. Si le numéro de numéro de PV n’existe pas dans la base de données, le système

affiche le message suivant :


[72]

13. L’opérateur clique sur le bouton « OK » et le système nettoie la fenêtre afin de

pouvoir recommencer à l'étape 10).

14. Si le numéro de PV saisi est correct, les données du PV sont affichées par le

système :

N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de réinsertion le système l'indiquera


15. L’opérateur saisit à l'écran les données du PV de disposition rédigé par un des

vérificateurs de l’UCC comme celui-ci les a inscrites dans la section de contenu

des enveloppes transparentes dans la section de(s) motif(s) de mise à l’ écart.


[73]

16. L’opérateur doit sélectionner au moins une option pour chaque section. Dans le cas

contraire, le système affiche les messages suivants au moment de sauvegarder les

données du PV de Disposition dans la base de données :


[74]

17. L’opérateur clique sur le bouton « Entrer » et le système affiche une confirmation

du PV dont les données de mise à l’écart ont été enregistrées dans ce module :

18. L’opérateur clique sur « OK » pour saisir la mise à l’écart d’un autre PV.

19. L’opérateur clique sur le bouton « Sortir » pour quitter ce module.

N.B. : Pour des raisons de gestion de la mise à l'écart, le DCTV peut exiger de

bloquer la partie de ce module permettant la mise à l'écart et/ou celle permettant la

prise en compte de façon à empêcher l'enregistrement des PVs traités par les

vérificateurs avant qu'ils soient vérifiés au contrôle de qualité.

13. Vérification des données saisies

13.1. Principes

Ce module permet la vérification des données saisies au CTV pour un procès-verbal

pendant le processus de tabulation des votes.

13.2. Procédure

1. L'écran suivant s'affiche au moment d’avoir accès au module :


[75]

2. Vérifier que le lecteur de code à barres est connecté à l'ordinateur ;

3. Pointer le lecteur sur le code à barres déjà imprimé sur le procès-verbal ;

4. Les données saisies pour le procès-verbal apparaissent alors à l’écran.

5. Pour effectuer une nouvelle consultation, cliquez sur << Annuler>> Et recommencez à

l’étape 3.

14. Unité de Transport des enveloppes transparente (TEE) – U-TRP

(Messagers)

Afin de régulariser le flux des enveloppes transparentes (TEE) entre les diverses

unités opérationnelles de tabulation, le CTV est doté d’une unité de transport

spécialisée. Cette unité a pour rôle de maintenir une liaison constante entre les

unités opérationnelles, d’éviter les accumulations d'enveloppes transparentes TEE entre

ces dernières et ainsi de maintenir une circulation aussi régulière que possible

desdites enveloppes.

Le transport des enveloppes est assuré par des opérateurs portant le titre de

messagers.

Chaque unité de tabulation a un ou deux messagers qui lui sont affectés. Ceux-ci

travaillent sous la supervision directe du Superviseur de l'unité de tabulation

concernée. En plus de superviser le travail de son unité, le Superviseur observe la

progression des enveloppes TEE entre son unité et les deux autres qui lui sont

directement liées dans le processus (l'une en amont et l'autre en aval), décèle les

accumulations inutiles d'enveloppes dans son unité et en coordonne le transport avec

les superviseurs des autres unités opérationnelles concernées.


[76]

15. Vérification de l’état d’un PV dans le système

15.1. Principes

Ce module permet la consultation de l'état présent d’un procès-verbal pendant le

processus de tabulation des votes.

15.2. Procédure

6. L'écran suivant s'affiche au moment d’accéder au module :

7. Vérifier que le lecteur de code à barres est connecté à l'ordinateur ;

8. Pointer le lecteur sur le code à barres déjà imprimé sur le procès-verbal ;

9. Une requête est automatiquement faite à la base de données ;

10. L’état présent et l’indication de la zone à laquelle le procès-verbal doit être

envoyé sont affichés à l'écran :

11. Pour effectuer une nouvelle consultation, recommencer à l'étape 3).


[77]

16. Archivage

16.1. Principes

Le Responsable de l’unité d’archivage du CTV, sous la supervision du DCTV, dirige

du personnel permanent et temporaire pour effectuer les opérations de réception et

d’archivage. Il appuie également avec son équipe le processus de vérification par les

BCENs lors des contestations en fournissant aux juges les documents demandés.

L’archivage, dernière étape du processus de tabulation, suit immédiatement la

vérification par l’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie.

16.2. Archivage Long-Terme

L’archivage comporte deux phases. La première, dite de court-terme, concerne la

disposition des PVs et des autres documents sensibles traités durant la tabulation

informatique, et ainsi stockés jusqu’à l’achèvement du processus de contestation

incluant les sessions du Bureau du Contentieux électoral national — BCEN — et la

publication des résultats définitifs. La seconde phase, c'est-à-dire l’archivage long-

terme, dispose des documents électoraux archivés au CTV durant la première. Cette

deuxième phase d’archivage ne commence donc qu’après l’extinction de tous ces recours.

Cette section traite uniquement des dispositions de cette deuxième phase.

16.3. Préservation des documents sensibles non requis au CTV

Le déballage et la rectification des enveloppes TEE accumulent des documents

sensibles non requis qui doivent être entreposés. Il s’agit en particulier de bulletins

de vote placés à l’intérieur ou scotchés avec certaines enveloppes. Ces documents

seront placés dans des boîtes d’archive.

Une fois remplies, ces boîtes d’archive sont vérifiées pour assurer qu’elles ne

contiennent pas de sachets de PV, puis scellées, et finalement entreposées dans une

aire de stockage appropriée pour disposition après la publication des résultats

définitifs des élections.

16.4. Disposition des documents sensibles

Une fois complétée la publication officielle des résultats et l’épuisement de tous

les recours légaux, les documents électoraux archivés au CTV perdent leur valeur

électorale et légale pour devenir des archives historiques.

Il appartient au CÉP de décider de la disposition de ces documents.

16.5. Propreté des lieux et disposition des rebuts

La mise en enveloppe TEE appropriée des PVs est un moyen important d'augmenter la

performance du CTV en simplifiant la manipulation des documents tout en augmentant leur

protection et en diminuant le risque de perte ou de séparation des documents. Toutefois,

certaines enveloppes doivent être ouvertes pour corriger des erreurs de mise en sachet

dont les PVs sont mal placés, couverts par d'autres documents, ou illisibles pour

diverses raisons, etc.


[78]

Avant la fermeture d’une enveloppe TEE, le membre du personnel ayant ouvert

l’enveloppe remplit et signe un Procès-verbal de Rectification rapportant les motifs

de l’ouverture de l’enveloppe TEE. Ce Procès-verbal de Rectification a pour objet de

préserver la traçabilité des opérations effectuées sur les enveloppes ayant dû être

ouvert.

a) Le Responsable de l’unité d’archivage veille de plus à la préservation des

documents en cours de manipulation. Il donne les instructions et prend les

mesures nécessaires pour qu’aucun document ne puisse accidentellement être perdu.

En particulier :

b) Le Responsable de l’unité d’archivage place dans un endroit sécurisé toutes les

caisses de rebuts produites par les unités placées sous sa supervision.

c) Le Responsable de l’unité d’archivage préserve les caisses de rebut jusqu’à la

publication des résultats définitifs.

d) Aucun document sensible ne doit aller dans les caisses de rebuts ;

e) Après la publication des résultats définitifs, le Responsable de l’unité

d’archivage veille à la disposition appropriée des rebuts, en conformité aux

procédures du CEP et à la loi haïtienne. Elle s’assure que les caisses de rebuts

ne contiennent pas accidentellement des documents sensibles.

16.6. Méthode de Classement

Les PVs sont groupés conformément aux principes d’archivage et aux règles de l’art

de manière à faciliter leur récupération lors des sessions de vérifications des BCENs

au CTV. Les PVs sont archivés dans des classeurs métalliques fermés à clé.

Les clés sont placées sous la responsabilité du Responsable de l’unité d’archivage.


[79]

Chapitre V – Gestion des résultats, sécurisation des

données et accueil au CTV

Le maintien de l’intégrité du processus de tabulation exige des mesures protectrices

particulières. Celles-ci couvrent le réseau informatique, les ordinateurs de saisie,

le transfert de données aux serveurs, la sécurisation de la base de données et des

applications informatiques. Ceci inclut également les moyens de sauvegarde des données.

1. Aspects sécuritaires

1.1. Sécurisation réseau informatique

Le réseau informatique du CTV est un réseau câblé entièrement isolé du monde externe.

Il ne possède aucune capacité de connexion Internet câblée ou par ondes

électromagnétiques. Les seuls moyens pour avoir accès au réseau sont locaux : Serveurs

et autres ordinateurs de tabulation ou de surveillance de production, ou équipement de

commutation.

Le transfert électronique de données se fait via internet et on utilise pour le

stockage des photographies de PVs transmises à partir des BVs par les Superviseurs, des

serveurs différents de ceux de la tabulation et qui n’ont aucun lien avec le réseau

informatique du CTV.

1.2. Sécurisation des ordinateurs de saisie

Les ordinateurs de saisie ont tous leurs moyens d’accès bloqués – lecteurs de CD-

ROMs, clés USB et autres. De plus, à chaque ouverture de session, l’ordinateur charge

la version la plus récente du module informatique correspondant à l’activité de l’aire

concernée.

1.3. Sécurisation du transfert de données

Les échanges de données entre les postes de travail – ordinateurs – et les serveurs

sont entièrement chiffrés. L’interception éventuelle de ‘’paquets’’ d’information

circulant sur le réseau ne permettrait donc pas de reconstituer l’information

électorale, même partiellement. Pour la même raison, il n’est pas possible d’interférer

avec l’information électorale gérée par le Système d'Information Électorale à partir

du réseau.

1.4. Sécurisation de la base de données

La base de données est encryptée de manière à protéger les données sensibles qui y

sont stockées. De plus, l’administrateur de la base de données du Système d'Information

Électorale — SIÉ — est le seul détenteur des codes d'accès et donc le responsable de

son intégrité et de son inviolabilité.

1.5. Sécurisation des applications de gestion

Les applications de gestion de la base de données sont elles aussi encryptées de

manière à prévenir toute modification du code informatique.


[80]

1.6. Moyens de sécurisation des données

Le CTV compte deux serveurs pour la tabulation des votes dont l’un est

continuellement prêt à prendre la relève en cas de défaillance de l’autre. Ces serveurs

sont équipés de disques créant une image-miroir des données. De plus, les données sont

sauvegardées sur un disque dur externe pour plus de protection.

Un autre serveur n’ayant aucun lien avec les serveurs de tabulation est utilisé

pour recevoir les données transmises électroniquement à partir des bureaux de vote.

1.7. Destruction de documents sensibles

Le CÉP doit autoriser par écrit la destruction des archives de documents sensibles.

Si elle est autorisée, cette destruction de documents sensibles se fait par le feu en

présence d’un juge de paix et devant témoins. Cette destruction complète a lieu dans

une aire sécurisée en présence d’une équipe de pompiers ou sinon en ayant des extincteurs

sous la main.

En aucun cas cette destruction ne pourra avoir lieu avant les délais de conservation

prescrits par la loi haïtienne.

1.8. Destruction de documents non-sensibles

La destruction des documents non-sensibles, c'est-à-dire à valeur non-électorale,

devra respecter leur niveau de confidentialité, et en accord avec les règles en usage

au CÉP.

2. Gestion des résultats

2.1. Règles d’accès et de transmission des résultats

1. Le décret électoral de 2015 précise en son article 171.1 que les résultats soient

rendus publics par le CÉP, ce qui oblige le CTV à les protéger afin de les garder

confidentiels jusqu’à leur transmission au Directeur exécutif du CÉP qui est le seul

autorisé par le décret de 2015 à les recevoir du CTV et à les transmettre au Conseil

électoral.

2. Pour ces raisons, aucune information susceptible de révéler les résultats, ou le

taux de participation, ou leurs tendances ne sera rendue accessible ou révélée ou

encore communiquée par quelque moyen que ce soit et à qui que ce soit durant la

tabulation ou durant la préparation des résultats en vue de leur transmission au

Directeur exécutif du CÉP.

3. La direction du CTV prendra toutes les mesures requises pour préserver la

confidentialité des résultats préliminaires et assurer que le DE du CÉP soit le

premier à prendre connaissance des résultats compilés au CTV.

N.B. : Le principe de transparence est préservé par le fait que les données

nécessaires1 à la vérification de la compilation des résultats préliminaires par le

1Copies numérisées des PVs reçus et traités au CTV, liste complète des PVs pris en compte et mis à l’écart, avec motifs.


[81]

CTV sont affichées sur le site Internet du CÉP le même jour que la publication des

résultats préliminaires.

2.2. Production des résultats

Sur ordre du Directeur du CTV, le gestionnaire de la base de données du CTV effectue

sur la base les requêtes requises pour la production informatique des fichiers de

résultats préliminaires. Ces fichiers ou rapports des résultats sont produits

automatiquement par un logiciel spécifiquement développé à ce but. Les requêtes sur la

base de données sont formulées par le logiciel de manière à compiler les données de

chaque PV pour chaque candidat et pour chaque élection afin de produire le total des

votes obtenus par chacun au niveau national pour le poste de Président, dans chaque

département pour les sénateurs, circonscription pour les députés, maires, délégués de

ville, ASEC et CASEC. Sont exclus des résultats préliminaires tous les votes contenus

dans les PVs jugés irrecevables par l’Unité de Contrôle Conformité conformément au

décret électoral de 2015 (procès-verbaux mis à l’écart).

Note importante : Le logiciel pour la production des rapports des résultats

préliminaires n'est accessible qu'une fois tous les procès-verbaux reçus au CTV sont

complètement traités. S’il y a des PVs en traitement, le logiciel n'est pas habilité à

exécuter des requêtes automatiques sur la base de données du CTV. Finalement, selon la

conception actuelle du processus de tabulation, il n’y a aucun moyen de connaître les

résultats partiels avant la finalisation totale du processus de tabulation pour une

élection en particulier.

2.3. Vérification des résultats préliminaires

Des méthodes de vérifications par comparaisons croisées sont appliquées afin

d’assurer la compatibilité des résultats produits et leur conformité au contenu de la

base de données du Système d'Information Électorale.

3. Accueil au Centre de Tabulation des Votes (CTV)

3.1. Les accompagnateurs

Les équipes d’accompagnateurs jouent un rôle essentiel dans le maintien de l’ordre

et de la sécurité de la tabulation au CTV. Les accompagnateurs sont regroupés dans

l’Unité d’Accompagnement

Les accompagnateurs surveillent les agissements des visiteurs et observateurs afin

d’assurer qu’ils se conforment aux règles d'accès et aux procédures du CTV.

Sous la supervision d'un superviseur, les accompagnateurs assument les

responsabilités suivantes :

1. Assurent la bonne circulation de l’information auprès des personnes sous leur

surveillance ;

2. Obtiennent l’avis du superviseur pour toute action susceptible d’engager la

responsabilité du CTV ou du CÉP ;


[82]

3. Dans les limites de leurs attributions, assistent et conseillent les visiteurs et

observateurs sous leur supervision dans leurs besoins techniques relatifs au bon

accomplissement de leur mission dans le respect des règles et procédures du CTV ;

4. Dans la mesure de leurs responsabilités, protègent l'image, la crédibilité,

l'intégrité et la transparence du CTV et du processus de tabulation ;

5. Informent activement leur superviseur de la situation telle qu’observée, et de toute

situation susceptible de compromettre la bonne marche de la tabulation et nécessitant

son attention ;

6. Rapportent à leur superviseur tout manquement sérieux ou grave à la discipline et

aux règlements du CTV de la part des visiteurs et observateurs et nécessitant une

intervention ;

7. Durant la tabulation, maintiennent sur le plancher du CTV une présence et une

visibilité suffisantes pour assurer le maintien de la discipline et le respect des

règlements du CTV ;

8. Exercent une grande vigilance en tout temps afin de déceler les tentatives de fraude

ou de vol, ou toute autre activité ou comportement inacceptable de la part des

membres du personnel ou des visiteurs et observateurs admis au CTV ;

9. S’abstiennent de toute communication avec les média;

10. S'abstiennent de toute communication personnelle avec les représentants de partis

et les candidats venus observer la tabulation.

***

[FIN]

Government & Nonprofit

CEP : Manuel de procédures du Centre de Tabulation