150901 e seminar gemeentes

1 e-‐factureren voor gemeentes. Wouter van Schaik © Simplerinvoicing. All rights reserved.

E-‐factureren voor gemeentes


Wouter van Schaik

•  Consultant Innopay •  Innopay is vanaf het begin betrokken bij Simplerinvoicing

•  E-‐facturaCe enthousiast E: [email protected] M: +31 6 44 154 148 T: @s_invoicing


50% tekst / 50% beeld

VOEG EEN FOTO IN:

1.  Verwijder de bestaande foto en klik op het icoon, om een foto in te voegen:

2.  Zoek de gewenste foto en dubbelklik hierop.

3.  Staat de afbeelding er niet goed in? Selecteer de foto, klik ‘Format’ in het lint en selecteer ‘Crop’.

4.  De afbeelding is nu te verschuiven, door met een linkermuisklik vast te houden op de afbeelding en de muis naar de gewenste richting te bewegen.

TEXT LEVELS

Plain text 1

2

3

•  Eerste bullet

niveau • Tweede

bullet niveau 4 Titel

TMZ

•  600 leveranciers

•  70.000 facturen per jaar

•  1 FTE financiele

afdeling


•  EU richtlijn e-‐factureren vereist overheden & semi-‐overheden om e-‐facturen te vragen

•  Deadline oktober 2018

•  Vereist dat gemeentes e-‐facturen kunnen ontvangen en verwerken in Europese standaard

•  Standaard is een subset van UBL. Zal dicht bij SI-‐UBL subset liggen

1 ding is zeker: de e-‐factuur gaat de papieren factuur vervangen


•  NL gaat verplichCng voorbereiden door e-‐factureren af te dwingen in algemene voorwaarden

•  VNG zal in model inkoop-‐voorwaarden e-‐factuur vereisen (juni 2016)

•  Gemeentes + semi overheden worden sterk aanbevolen voor nieuwe contracten een e-‐factuur vragen (geen pdf)

•  Bestaande contracten moeten voor oktober 2018 over zijn

1 ding is zeker: de e-‐factuur gaat de papieren factuur vervangen


Wat moet ik doen?


Stappen om te beginnen met e-‐factureren

•  Stap 1: Maak een visie

•  Stap 2: Kies een dienstverlener

•  Stap 3: Implementeer

•  Stap 4: AcUveer


Stap 1: maak een visie

0,50 EUR 1 EUR 1,50 EUR 1,50 EUR 2,00 EUR 4,00 EUR 10,50 EUR / factuur

0,50 EUR

1,50 EUR

3,00 EUR

4,50 EUR

6,50 EUR

10,50 EUR 10,50 EUR

Accordering Boeking & Controle

Verrijking & Routering

ValidaCe & correcCe OCR Postkamer

Kosten

per fa

ctuu

r (VO

ORB

EELD

)

Papier

PDF in email

XML


Stap 1: maak een visie

•  Inkoop proces stroomlijnen

•  Onboarding strategie, kanalen, communicaUe

•  OrganisaUe, personeel

•  Techniek, architectuur

# fa

ctur

en

# Tijd

UBL

Email + UBL Email + PDF

Papier


Stap 2: kies een dienstverlener

Transport Transport Transport

Onboarding

Extended services

Onboarding

Zelf doen

Zelf doen


Standaard voor een e-‐factuur + Beveiligd protocol voor transport + Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid

Stap 2: kies een dienstverlener

Eigen standaard

Iedereen aansluiten op platform

Open standaarden zoals UBL

Platform integreert met anderen

Gesloten dienstverleners Open dienstverleners


Standaard voor een e-‐factuur + Beveiligd protocol voor transport + Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid

Lever-ancier

Ge-meente

Afspraken stelsel

ERP / invoicing

Financiele Software


Stap 3: Implementeer

Leverancier Gemeente

Financiele Software

Online Boekhouding




Financiele Software

Online Boekhouding

Email + UBL




Financiele Software

Online Boekhouding

Financiele Software

Hub

UBL

UBL




Financiele Software

Online Boekhouding

E-invoicing software

UBL

UBL




Financiele Software

Online Boekhouding


Stap 4: AcUveer je leveranciers

•  Levert en focus op de top-‐20 leveranciers voldoende op?

•  Hoe adresseer ik de ‘longtail’?

•  Wat wordt de visie op email en OCR

•  Hoe ga ik mijn leveranciers onboarden?



Doorbreek kip en ei probleem van adopUe

Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende verzenders

Ja hallo, regel eerst maar eens voldoende ontvangers


Wouter van Schaik

E: [email protected] M: +31 6 44 154 148 T: @s_invoicing

Government & Nonprofit

150901 e seminar gemeentes