Business intelligence:the next generation of Knowledge Management SystemPerancangan e-Business

Oleh:

Fatharani Annisa Azka – Jennifer Ruslam – Muhammad Ichsan Abdillah

Business Intelligence:

the next generation of Knowledge Management

Latar Belakang

KM & Nilai Tambah

KMS & Evolusi

Elemen & Teknologi BI

Roadmap & Studi Kasus

Outline

3

Latar Belakang

4 Latar Belakang

Knowledge (pengetahuan) merupakan aset intelektual

Secara tradisional, pengetahuan ditransfer melalui:

interaksi face-to-face

mentoring

Pada era modern, diperlukan proses yang lebih efisien dan efektif dalam pengelolaan pengetahuan, sehingga digunakan dukungan teknologi informasi

Teknologi informasi dan komunikasi dapat membantu perusahaan dalam mengelola pengetahuan

5progresi data menjadi pengetahuan

6

Data

suatu angka atau kata atau huruf tanpa konteks maupun referensi pada ruang dan waktu,

Tidak memiliki arti pada ruang dan waktu.

contoh: angka 1, 7, 100, merah, A, C

PROGRESI DATA MENJADI PENGETAHUAN

7

Informasi

Kumpulan dari data yang memiliki keterhubungan.

Terdapat konteks khusus yang menjadikan data dalam informasi menjadi bermakna

Contoh: dalam 1 minggu terdapat 7 hari

PROGRESI DATA MENJADI PENGETAHUAN

8

Knowledge (Pengetahuan)

Informasi yang diproses lebih lanjut

Terdapat pola keterhubungan dan implikasi antar data dan informasi yang diproses

Ada tendensi untuk memiliki konteksnya sendiri, karena polanya cenderung dinamik

Pola terus berubah, namun setelah dipahami akan dapat diprediksi

Contoh: dalam 1 minggu, secara umum terdapat 5 hari kerja, dan 2 hari libur

PROGRESI DATA MENJADI PENGETAHUAN

9

Jenis-jenis Pengetahuan

Explicit dan Tacit knowledge saling melengkapi dan berhubungan

Tacit knowledge Explicit knowledge

• Pengetahuan personal dalam benak manusia: dapat berupa pandangan subjektif, intuisi, tebakan

• Diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman

• Dikembangkan melalui interaksi antar manusia

• Spesifik pada konteksnya, sehingga sulit dikomunikasikan, direkam maupun diartikulasikan

• Merupakan aset unik perusahaan yang sulit ditiru, namun sulit juga ditransfer

• Merupakan dasar dari pengambilan keputusan

• Pengetahuan dapat didokumentasikan dalam berbagai media

• Mudah dibagikan dalam bentuk yang sistematis dan formal

• Termasuk laporan, memo, rencana bisnis, paten, gambar, trademarks, metodologi, daftar customer, dsb.

• Biasanya disimpan dalam suatu basis data yang terkomputerisasi dan disokong teknologi informasi

10Interaksi antar jenis Pengetahuan

11Interaksi antar jenis Pengetahuan

Ke Tacit Knowledge Ke Explicit Knowledge

Dari Tacit Knowledge

SosialisasiTraining, komunikasi, sharing

EksternalisasiEkspresi wawasan dalam bentuk diagram, analogi, ide

Dari Explicit Knowledge

InternalisasiBelajar dengan melakukan/menggunakan

KombinasiMenggabungkan explicit knowledge untuk memperoleh knowledge yang baru

12 APA ITU Knowledge Management?

Untuk memperoleh pengetahuan yang tepat pada tempat yang tepat dan waktu yang tepat dalam

format yang tepat

Suatu proses manajemen sistematis di mana suatu pengetahuan diidentifikasi, diciptakan, dikumpulkan,

dibagikan, dan diaplikasikan

Business intelligence + kolaborasi + mesin pencari + agen intelijen

Definisi berorientasi hasil

Definisi berorientasi

proses

Definisi berorientasi

teknologi

13Siklus hidup knowledge management

(Dalkir, 2005)

Knowledge Capture & Creation

Knowledge Sharing /

Dissemination

Knowledge Acquisition

& Application

assessupdate

contextualize

14

Siklus hidup knowledge management

(Dalkir, 2005)

15 Mengapa Perlu Knowledge Management?

Peningkatan kompetisi pada marketplace serta peningkatan laju inovasi

Pengurangan jumlah staff kerja

Perlu menggantikan pengetahuan informal menjadi metoda formal

Adanya tekanan kompetitif yang mengurangi jumlah pekerja yang memiliki pengetahuan bisnis tertentu

Jumlah waktu yang tersedia untuk memperoleh pengetahuan telah berkurang.

Pengetahuan yang telah dibangun oleh perusahaan lama kelamaan hilang begitu saja apabila tidak dikembangkan dan disebarkan

Semakin berkembangnya suatu perusahaan, semakin kompleks perusahaan tersebut dalam transaksi dan transformasi data.

16 Evolusi Knowledge Management

Generasi KM Penyimpanan Pengetahuan

Implikasi

1st Generation: Document-based KM

Dokumen Fokus pada proses pengelolaan dataMenciptakan infrastruktur perusahaan untuk menangkap, mengumpulkan, dan menyempurnakan informasi

2nd Generation: People-based KM

Individual Fokus pada perilaku kolaboratif dan proses pertukaran pengetahuan

3rd Generation: System-based KM

Organisasi Fokus pada proses integrasi dan pemanfaatan pengetahuan pada perusahaan untuk meningkatkan inteligensi perusahaan

17

NILAI TAMBAH km

18 Nilai tambah penggunaan km

Memudahkan proses pengambilan atau penciptaan pengetahuan melalui sistem penyimpanan data secara lebih terstruktur dan otomatis

Meminimasi hilangnya pengetahuan sebagai aset intelektual perusahaan melalui proses pembagian pengetahuan dengan sistem kolaborasi yang efektif

Memfasilitasi transformasi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit sehingga dapat dimanfaatkan oleh seluruh pihak dalam perusahaan

Memudahkan dalam mengakses pengetahuan melalui pengkategorian informasi

Memfasilitasi proses pemberharuan pengetahuan

19 Manfaat untuk Individu

Membantu anggota organisasi menghemat waktu dalam mengerjakan tugasnya melalui proses pengambilan keputusan dan proses pemecahan masalah yang efektif dan efisien

Membantu orang tetap up-to-date terhadap pengetahuan atau informasi yang berada dalam lingkup perusahaan

20 Manfaat untuk Organisasi

Penyelesaian masalah yang lebih cepat

Dilakukan penerapan best practice

Peningkatan pengetahuan dalam produk dan layanan

Membangun “memori” organisasi dengan lebih efektif. Memori organisasi mencakup dokumen, data, serta informasi yang ada dalam perusahaan

Menjadikan perusahaan untuk mampu bertahan dengan lebih baik terhadap kompetisi

21

KM DAN EVOLUSI

E-business focus development

First generation

Selling goods via web

Second generation

Gaining insight from data collected with each transaction.

Interpreting what has happened in past transaction and using this knowledge to support decision about which direction the company should be headed.

Evolution of Knowledge Management

Group Memory Systems

Corporate intranets & Decission Support Portals

Extranets & Interenterprise Portals

e-Commerse & Click stream Analysis

Business Intelegent

Wave 1 : Group Memory System

Penyebaran informasi ke seluruh perusahaan.

Discussion board atau bulletin system

Contoh : lotus notes dan corporate intranet

Wave 1 : Group Memory System

Tujuan Utama

Memudahkan perusahaan untuk menggunakan data yang dimiliki

Memelihara tacit knowledge dan pengalaman individu

Mempercepat perusahaan dalam menyelesaikan masalah

Mempermudah klasifikasi keahlian pegawai

Kendala penerapan GM :

Vendor software menghindari membuat produk GM

Butuh effort yang tinggi namun tidak ada return on investment

Wave 2 : Corporate Intranets and Decision Support Portals

Teknologi ini memfasilitasi dalam menghubungakan aliran data dalam suatu organisasi yang dapat diakses melalui browser sebagai user interface.

Corporate intranet do not create knowledge, much less manage it.

Corporate intranet harus dilengkapi data analysis dengan menggunakan fasilitas decision support portal.

Fungsi decision support portals

Sebagai tools data mining, untuk menganalisis kuantitas data yang besar untuk mecari tahu keterkaitan dan pola suatu kejadian untuk mendukung pengambilan keputusan.

Memungkinkan pembuat keputusan untuk bertanya dan menjawab mission-critical questions dari bisnis mereka, menggunakan data transaksi yang ada

Wave 3 : Extranets and interenterprise Portals

Ability to manage huge data volume , data breath coverage, cross platform support, respon time speed, and a broad range of interface choice.

Contoh penerapan : Vendor Managed Inventory (VMI)

Penerapan Strategi

Supply Chain

Perubahan teknologi informasi (intranet ->extranet)

Informasi dapat diakses partner dan

supplier

Wave 4 : e-Commerse and click stream analysis

User Click-Stream Analysis

Menyediakan kemampuan untuk mengetahui aktivitas pembeli di dalam Web melalui ’mouse click’

Memfasilitasi dalam memahami preferensi pembelian konsumen dan bagaimana cara menghindari perubahan ekspektasi konsumen.

Wave 4 : e-Commerse and click stream analysis

e-Mail Management

Pada awalnya perusahaan menggunakan call center agar komunikasi lebih efektif.

Teknologi email menjadi channel baru dalam berkomunikasi.

Infrastruktur KM memungkinkan perusahaan dan partner untuk berkomunikasi setiap saat dengan cepat dengan beberapa jenis cara komunikasi seperti web, email, telepon dan storefront.

Wave 4 : e-Commerse and click stream analysis

Knowledge Portals (KP)

Memfasilitasi pengguna dalam melakukan pencarian, memproses, dan menampilkan data pada intranet perusahaan melalui web browser.

Vendor : Brio, Business Objects, Cognos, Data Channel, Plumtree

Aplikasi knowledge portals :

Manager call center dapat menganalisis masalah pada customer service dengan cepat sehingga meningkatkan customer retention, berdasarkan dari data transaksi yang ada pada berbagai agen call center.

Wave 5 : Business Intelligence

Fondasi BI adalah data analytic dan broadcast engine technology.

BI merupakan model baru dalam coverting data menjadi transaction revenue.

Customer

Centric Information

Analysis and segmentatio

n

Personalized

for each Customer

Multi-Chann

el Delive

ry

Facillitate

Interaction or Transac

tion

Pengertian Business Intelligence

Aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data menjadi pengetahuan.

Aplikasi yang berfungsi untuk mencari, menggali, dan menganalisis informasi dari data bisnis sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan dan proses operasi perusahaan.

“BI is emerging group of applications designed to organized and to structure a business transaction data so that it can be analyzed in ways beneficial to company decision and operation.”

Business Intelligence (2)

Generasi selanjutnya dari BI menggunakan teknologi e-commerce.

Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data untuk meningkatkan hubungan dengan cupplier dan customer serta untuk meningkatkan revenue.

34

Elements & Technology of BI

Data/Content Organization

and Collection

Analysis and

Segmentation

Real-time Personalization Engine

Infrastructure for Broadcast, Retrieval, and

Interaction

Performance Monitoring

and Measurement

Data Organization & Collection

Penerapan BI membutuhkan akses kepada berbagai data yang berasa dari dalam dan luar perusahaan.

Data-data yang ada perlu diintegrasikan agar mudah diakses dan dianalisis

BI harus mampu mengelola data yang sangat besar, mengakomodasi penggunaan berbagai model data dan arsitektur database, dan menyelesaikan information queries yang ada dalam waktu singkat.

Sebagai contoh, Travelocity berinvestasi pada sebuah mutltiterabyte data warehouse untuk menanggulangi masalah pada pertumbuhan data yang mereka miliki, untuk meningkatkan kemampuan dalam mengelola data.

Analysis and Segmentation

Analisis dan segmentasi diperlukan dalam rangka mengolah data yang ada menjadi sebuah informasi yang berguna.

Keberadaan data akan menjadi sia-sia jika tidak mampu memberikan suatu informasi atau insight bagi perusahaan.

Sebagai contoh, Travelocity memiliki sebuah aplikasi yang mampu menganalisa data pelanggan, untuk kemudian dihasilkan berbagai segmen pelanggan yang memperoleh promo travel melalui email

Real-Time Personalization Engine

Banyak perusahaan mengembangkan berbagai aplikasi sebagai sarana pengiriman informasi kepada konsumen mereka.

Aplikasi yang dibuat disesuaikan dengan karakteristik konsumen berdasarkan segmentasi yang ada.

Personalization mampu membantu perusahaan dalam memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan mereka dengan cara memberikan suatu channel atau akses kepada user atau konsumen untuk berinteraksi dengan perusahaan dan menjangkau berbagai informasi terkait perusahaan.

Real-Time Personalization Engine (2)

Personalisasi memungkinkan untuk

Menyediakan laman web yang dipersonalisasi yang memungkinkan pelanggan untuk berinteraksi dengan perusahaan.

Menampilkan informasi sesuai dengan keinginan pelanggan

Secara proaktif memberikan notifikasi terkait dengan pengembangan produk dan upgrade, promosi, dan servis yang relevan dengan kebutuhan pelanggan.

Memberikan informasi dan rekomendasi sesuai dengan preferensi pelanggan.

Memberikan informasi yang relevan terkait dengan produk yang dimiliki pelanggan.

Infrastructure for Broadcast, Retrieval, and Interaction

Infrastruktur yang secara proaktif mengirimkan informasi kepada setiap pelanggan melalui media yang dipilih oleh pelanggan.

Infrastruktur dibangun berdasarkan arsitektur terbuka dan dapat disokong oleh berbagai alat komunikasi yang mampu meningkatkan interaksi dengan pelanggan.

Performance Monitoring and Measurement

Menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh para manajer dalam rangka mengembangkan operasi dan strategi perusahaan

Membantu manajemen memonitor sistem yang sedang berjalan dan pencapaian yang telah dilakukan.

Membantu para manajemen dalam mengambil keputusan strategis berdasarkan informasi yang disajikan.

Sebagai contoh, Interactive and Reporting Information System (IRIS) membantu British Telecom dalam memantau berbagai proyek yang mereka kerjakan. Dimana IRIS mampu menyajikan informasi terkait proyek yang berjalan secara up to date dan membantu para manajer dalam melakukan pengambilan keputusan strategis.

BI Solution Architercture

Online Analytical Processing (OLAP)

Sebuah pendekatan untuk melakukan analisis data yang komplex menggunakan business rules dan dimensions.

Contoh : analisis profitabilitas berdasarkan jenis produk, channel, geography, customer atau fiskal period.

OLAP digunakan untuk mengolah basis data dimensional yang terdapat pada data warehouse.

Data Warehousing

KONSEP DATA WAREHOUSE

Gather all company data together ini one place to give greater business process visibility, learn more, and improve organizational performance.

Data warehouse membantu pengguna dalam :

1. Identifikasi business trends

2. Menemukan jawaban dari permasalahan dalam bisnis

3. Memahami esensi dari historical dan operational data

How Data Warehouse Works

Data Warehouse Component

Transactional Application

Extraction and tranformation tools

Scrubbing tools

Movement tools

Repository tools

Access Tools

Data delivery

CHARACTERISTICS OF DATA WAREHOUSE

Subject Oriented

Integrated

Non-Volatile

Time Variant

Ringkas

Granulation

Tidak ternormalisasi

CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE

Berorientasi subjek

• Data warehouse terorganisasi di seputar subjek kunci (atau entitas-entitas peringkat tinggi) dalam perusahaan, Data warehouse adalah tempat penyimpanan berdasakan subyek bukan berdasakan aplikasi. Subyek merupakan bagian dari suatu perusahaan. Contoh subyek pada perusahaan manufaktur adalah penjualan, konsumen, inventori, daln lain sebagainya.

Terintegrasi

• Data yang tersimpan dalam data warehouse didefinisikan menggunakan konversi penamaan yang konsisten, format-format, struktur terkodekan, serta karakteristik-karakteristik yang berhubungan, Sumber data yang ada dalam data warehouse tidak hanya berasal dari database operasional (internal source) tetapi juga berasal dari data diluar sistem (external source). Data pada sumber berbeda dapat di-encode dengan cara yang berbeda. Sebagai contoh, data jenis kelamin dapat di-enkode sebagai 0 dan 1 di satu tempat dan ”m” dan ”f” di tempat lain.

CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE

Memiliki dimensi waktu

• Data yang tersimpan dalam data warehouse mengandung dimensi waktu yang mungkin digunakan sebagai rekaman bisnis untuk tiap waktu tertentu, Data warehouse menyimpan sejarah (historical data). Bandingkan dengan kebutuhan sistem operasional yang hampir semuanya adalah data mutakhir! Waktu merupakan tipe atau bagian data yang sangat penting didalam data warehouse.

• Didalam data warehouse sering disimpan macam-macam waktu, seperti waktu suatu transaksi terjadi/dirubah/dibatalkan, kapan efektifnya, kapan masuk ke komputer, kapan masuk ke data warehouse; juga hampir selalu disimpan versinya, misalnya terjadi perubahan definisi kode pos, maka yang lama dan yang baru ada semua didalam data warehouse kita. Sekali lagi, data warehouse yang bagus adalah yang menyimpan sejarah.

CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE

Non-volatile

• Data yang tersimpan dalam data warehouse diambil dari system operasional yang sedang berjalan, tetapi tidak dapat diperbaharui (di-update) oleh pengguna (bersifat ‘hanya-baca), Sekali masuk kedalam data warehouse, data-data, terutama data tipe transaksi, tidak akan pernah di update atau dihapus (delete) Terlihat, bahwa keempat karakteristik ini saling terkait kesemuanya harus diimplementasikan agar suatu data warehouse bisa efektif memiliki data untuk mendukung pengambilan-keputusan. Dan, implementasi keempat karakteristik ini membutuhkan struktur data dari data warehouse yang berbeda dengan database sistem operasional.

• Data dalam database operasional akan secara berkala atau periodik dipindahkan kedalam data warehouse sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Misal perhari, perminggu, perbulan, dan lain sebagainya. Sekali masuk ke dalam data warehouse, data adalah read-only . Pada gambar 2 dibawah ini bisa dilihat bahwa database OLTP bisa dibaca, diupdate, dan dihapus. Tetapi pada database data warehouse hanya bisa dibaca.

CHARACTERISTIC OF DATA WAREHOUSE

Ringkas

• Jika diperlukan, data operasional dikumpulkan ke dalam ringkasan-ringkasan

Granularity

• Pada sistem operasional data dibuat secara real-time sehingga untuk mendapatkan informasi langsung dilakukan proses query. Pada data warehouse pada menganalisis harus memperhatikan level-of-detail misalkan perhari, ringkasan perbulan, ringkasan per-tiga-bulan.

Tidak ternormalisasi

• Data di dalam sebuah data warehouse biasanya tidak ternormalisasi dan sangat redundan.Dasar dari suatu data warehouse adalah suatu data yang besar yang mengandung informasi bisnis. Data-data yang ada di dalam data warehouse bisa berasal dari banyak sumber, misalkan dari database operasional atau transaksional dan sumber dari luar misalkan dari web, penyedia jasa informasi, dari perusahaan lain, dan lain sebagainya.

52

Roadmap for managers

A Road Map for Managers

LANGKAH-LANGKAH PERUSAHAAN DALAM IMPLEMENTASI KNOWLEDGE FRAMEWORK

1. Identifikasi tujuan dari project BI

2. Tentukan dari mana knowledge diperoleh dalam perusahaan

3. Tentukan informasi apa yang harus didapatkan perusahaan

4. Mengumpulkan, membersihkan, dan menyiapkan data

5. Menyeimbangkan data internal dan eksternal

6. Membangun pendekatan baru dala mengkategorikan informasi

7. Membangun data model

8. Deploy the model

9. Monitor the model

10.Melakukan pengukuran ROI

BLUEPRINT KM

55

APLIKASI & STUDI KASUS

Contoh Aplikasi Business Intelligence dan Knowledge Management

Customer Service

Business Planning

Business Operation

Customer Service: Industri Telekomunikasi

Estimasi biaya untuk mendapatkan pelanggan baru sekitar $300-500.

Estimasi biaya untuk mempertahankan pelanggan $50 per tahun.

Rata-rata churn* rate tahunan mencapai 20-25%

Penggunaan BI untuk menganalisa data pelanggan

Penggunaan BI sebagai tindakan pencegahan agar pelanggan tidak pindah ke provider lain.

* Pindahnya pelanggan atau keluar dari suatu kelompok ke kelompok lain

Business Planning: Sear, Roebucks and Co

Departemen store terbesar di dunia dan retailer terbesar ketiga.

Di awal tahun 90’ masih menggunakan sistem informasi penjualan berusia 10-20 tahun.

Terdapat banyak data yang redundan, bertentangan, dan using.

Setiap departemen menggunakan sistem yang berbda dan tidak terintegrasi.

Penggunaan BI dengan menggunakan database tunggal untuk data sales, inventori, dan margin yang menggantikan 18 database yang ada sebelumnya.

Penggunaan BI untuk mengumpulkan data penjualan dan menghasilkan laporan penjualan yang akurat

Business Company: Healthcare

Kesulitan para pegawai di amerika untuk memperoleh informasi terkait kesehatan mereka

Buruknya pelayanan penyedia jasa kesehatan karena keterbatasan konektivitas antar partisipan dan koordinasi antar kesatuan servis.

Sistem manual menyebabkan biaya administrasi tinggi dan sulitnya komunikasi antara dokter, pasien, dan pemberi asuransi.

Permintan para pegawai akan program kesehatan yang lebih baik dan murah.

Penggunaan BI dengan membangun sistem terpusat yang mampu menghubungkan berbagai pihak yang terlibat.

Penggunaan BI memberikan kemudahan dalam mengakses informasi kesehatan para pegawai.