Velkommen til webinar om at styre ændringerne i dit projekt

Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende nyheder om projektledelse og notifikationer vi holder nye webinarer om projektledelse.

1

�Find en kop kaffe/the og sæt dig godt tilrette

�Vi starter 9.00

�Besøg os i ventetiden på LinkedIN

Webinarer på mitiba.dk

Styr ændringerne i dit projekt

IBA Erhvervsakademi KoldingChristian Pfeiffer Jensen2015-04-08

2

Dagens program

� Lidt om webinarformen

� Hvor kommer ændringerne fra?

� Processer i projektet til at håndtere ændringer

� Hvornår kan du bestemme, hvad der skal ske med ændringerne, og hvornår skal styregruppen involveres?

� Hvordan får du projektdeltagerne til at spotte ændringer for dig?

3

4

5

6

7

Scenen sættes….

Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning

Scenen sættes….

� Projekttype

– Ekstern kunde med kontraktstyring

– Intern kunde, udviklingsprojekt

– Intern kunde, forandringsprojekt

Ændringsstyring

Styring af ændringer træder i kraft, når først projektplanen/scope er godkendt og låst

10

Ændringsstyring

Styring af ændringer træder i kraft, når først projektplanen/scope er godkendt og låst

11

Hvor kommer ændringerne fra

12+ de gode ideers landingsbane ….”nu mens vi er i gang”…

Processer i projektet til at håndtere ændringer

1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces

2. Udfyld en ændringsanmodning3. Vurdér konsekvens af ændringen4. Godkend, afvis eller sæt som ønske

• Projektleder• Styregruppe

5. Opdater ændringsliste6. Re-planlæg og implementér ændringer i

projektdokumentationen7. Informér ud i organisationen

13

1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces

� Ændringslog eller liste over ændringer i projektet?– Overblik– Prioritering– Styring– Kommunikation!

14

1. Etabler ændringsproces

� Hvem modtager?

� Deadlines for respons?

� Hvem involveres i atvurdere ændring?

� Hvem informeres undervejs?

� Sætte andre aktiviteterpå stand-by imens?

� Hvem godkender førevt. kunde får tilbud?

15

2. Udfyld en ændringsanmodning

16

2. Udfyld en ændringsanmodning

� Vær opmærksom på din reaktion på ændringer –signalværdi for teamet

� Gør den/de som ønsker ændringen klar over at det er en ændring ifht. projektet eller at det KAN være en ændring – så bliver de ikke overraskede senere!

17

2. Udfyld en ændringsanmodning

� Laves af den som ønsker ændringen

� Keep it simple, stupid.

18

2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel

19

2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel

20

3. Vurdér konsekvens af ændringen

� Projektteamet involveres

� Scope– Omfang– Dokumentation– Kvalitet– ….

� Tid– Projektløbetid– Tilbagebetalingstid– ….

� Ressourcer– Omkostninger i projekt– Omkostninger i drift– Tid forbrugt i projekt– ….

Tid

RessourcerScope

21

3. Vurdér konsekvens af ændringen

� Flere parametre der kan vurderes på:– Afhængigheder til andre projekter

– System– Ressourcer

– Risici

– ..og andet specifikt for din organisation eller projektet!

Tid

RessourcerScope

22

3. Vurdér konsekvens af ændringen

23

4. Godkend, afvis eller sæt som ønske

� Hav på forhånd aftalt med styregruppen hvornår det er en sag for dig eller for dem at godkende ændringen.

Tid

RessourcerScope

Hvor mange dages forsinkelse?

Ekstra omkostninger i/efter projektet?Ekstra timeforbrug i/efter projektet?Ekstra materialer eller udstyr i/efter projektet

Hvor store ændringer?Ændres mål eller formål?

Og: Får det indflydelse på effekten af projektet?

24

5. Opdater ændringsliste

25

6. Re-planlæg og implementér ændringer i projektdokumentationen

� Projektteamet� Dokumentation� Tidsplaner� Risici� …..

� Og eksekver!

26

7. Informér ud i organisationen

� De, som bliver påvirkede – hvis de da ikke har været involveret tidligere!

� Husk at ikke alle kender til ændringen

� Hellere for bredt end for smalt

27

� Scope creep?� Scope gallop!

� Små ændringer kan have store konsekvenser

� Projektleder skal have overblikket og styre projektet

28

Ændringsspotning i teamet!

� Mindset – hvad vi tror:

� Og hvad vi får:

Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning

29

Ændringsspotning i teamet!

� Sæt dagsorden! Ændringer er her for at blive og kernen er at vi skal håndtere dem rigtigt for at kunne styre projektet

� ”Single point of contact, thank you.” Og det er som regel projektlederen.

� Forventningsafstemning med projektteamet –håndteringen af ændringerne ligger på din banehalvdel

� Hvornår kan de medtage en ændring og hvornår skal de gå til dig?

30

31

Næste gratis webinarer:

• 6. maj 10.00: Belbin- persongalleriet i et team

• 26. maj kl. 10.00: Kunsten at estimere dine opgaver og dit projekt

Følg os på bloggen: www.ProjectCompetence.dk