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Presentación elaborada en equipo, referente al proyecto de oficina sin papel
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Paperless Office ProjectSubsecretaría de Educación Media Superior
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Resumen Ejecutivo
Paperless Office Project
El alto consumo de papel y la poca gestión de la información dentro de la Subsecretaría de Educación Media Superior provocan gastos excesivos en la compra de material y demás servicios relacionados a la impresión documental.
El diseño de una solución informática permitirá a la Subsecretaría eficientar sus procesos de gestión documental y provocar un ahorro sustancial en costos relacionados al uso de papel.
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Se tiene un sistema administrado de servicios el cual es sumamente honeroso. ($405,000 al mes)
27 dispositivos de Impresión distribuidos en todas las áreas.
Sin atributos de seguridad para la impresión sin limites.
Se tienen estadísticas que indican que 1 sólo documento se copia hasta en 12 ocasiones.
Se tiene un porcentaje de alrededor del 20% de la información almacenada en forma digital.
La poca información digitalizada no es accesible a todo el personal.
Se tienen 3 almacenes con grandes volúmenes de papel en constante crecimiento.
Descripción de la Problemática
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Paperless Office ProjectObjetivo General
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Diseñar una solución informática que gestione y controle el acervo documental existente y el posterior en las diversas áreas administrativas de la SEMS, misma que contribuya a un mejor acceso, seguridad y eficiencia de la información que se maneja.
Esto debe permitir entre otras cosas:
Implementar un modelo de oficina sin papel en la que coadyuve con el acuerdo de austeridad y reduzca significativamente el consumo de papel en la institución
Mejorar el proceso actual de gestión documental en la Subsecretaría e identificar vicios existentes
Alcance del producto
Paperless Office Project
Diseñar una solución informática que permita a la Subsecretaría dar cumplimiento a lo establecido en el DECRETO en el que se “regulan las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal”, particularmente en materia de reducción de papel a través de la utilización de la gestión electrónica de documentos.
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Principales actividades por fase
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Planeación 29 17/09/2013 28/10/2013 $104,725
Análisis 70 30/10/2013 11/02/2014 $149,889
Diseño 15 07/02/2014 27/02/2014 $27,392
Desarrollo 55 28/02/2014 16/05/2014 $59,282
Implementación 18 13/05/2014 05/06/2014 $134,375
Entrega 5 28/05/2014 05/06/2014 $16,272
Etapas y Costos del Proyecto
Paperless Office Project
DuraciónEn
Días
CostoFecha De
Inicio
Fecha deFin
Ahorro
Acceso
Sensib
ilizació
n
Capacitación
WBS
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Ahorro
Acceso
Sensib
ilizació
n
Capacitación
WBS
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Ahorro
Acceso
Sensib
ilizació
n
Capacitación
WBS
Paperless Office Project
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Ahorro
Acceso
Sensib
ilizació
n
Capacitación
WBS
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Situación deseadaPaperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Autentificación
Conclusiones
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
Bene
ficio
1
Ahorro en Almacenamiento de la Información.
Bene
ficio
2
Bene
ficio
3
Seguridad e integridad de los documentos digitales.
Resguardo Efectivo de la información Previniendo Desastres
Bene
ficio
4
Ahorro sustancial en el gasto derivado del uso eficiente de papel y gestión documental.
67 % en Total
IR A DEMO ->
Sección de preguntas
Paperless Office Project
Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información
http://www.slideshare.net/duran_carlos/proyect-paperless-office
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