TEMA: SISTEMAS ORGANIZACIONALES, MODELOS

FECHA: 22 DE ABRIL DEL 2015

El hombre es un ser social y por lo tanto necesita comunicarse con sus semejantes para lograr metas u objetivos, que no podrían ser alcanzados de manera aislada. Así nacieron las organizaciones.

La organización desde este enfoque es definida como: “un sistema social compuesto por individuos o grupos de individuos, que mediante la utilización de recursos, realizan actividades interrelacionadas y coordinadas, para el logro de un objetivo en común, dentro de un contexto con el que establecen una influencia recíproca”1.

Un sistema es un conjunto de diversos elementos, mismos que se encuentran interrelacionas. Un sistema está constituido por las relaciones entre diversos elementos del mismo. Analizando la definición señalamos que un sistema social es un conjunto de individuos (gente) que se relacionan entre sí, además utilizan recursos se refiere a que se valen de medios materiales (capital, materias primas, maquinarias, inmuebles, etc.), inmateriales (organización, objetivos, imagen y relaciones exteriores, cultura organizacional, etc.) y humanos.

“Un grupo compuesto por especialistas que trabajan juntos en una tarea común. Una organización está diseñada con propósitos y no se basa ni en la naturaleza psicológica del hombre, ni en su necesidad biológica, ésta pensada para que dure, tal vez no eternamente, pero si durante un periodo considerable”2. 

En cuanto a los propósitos, señala que es el hombre quien desea crear una determinada organización. No surge de la casualidad, sino de la  causalidad. No cualquiera puede formar parte determinada de una organización sino que para todo tipo de organización se requiere un perfil que abarque condiciones personales y también

1 RODRIGUEZ PERALTA (2011)2 PETER DRUCKER

determinados conocimientos y experiencias que marcarán la diferencia dentro de una organización. El ser humano en si es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas.

Un sistema es un todo organizacional y unitario, compuesto de dos o más partes interdependientes, componentes o subsistemas (es un sistema alterno que se desarrolla en segundo término tomando en cuenta el intercambio cualquier forma o procedimiento) y delineados por limites identificables que lo separan de su supra sistema ambiental. Y se considera la Organización como un sistema socio técnico abierto integrado de varios subsistemas, con estas perspectivas, una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Más bien, es la integración y estructuración de actividades humanas entorno de varias tecnologías. En el caso de la organización esta funciona como un sistema abierto ya que recibe insumos de la sociedad en forma de personal, materiales, dinero, información; transforma esos insumos en productos o servicios, y a su personal para mantener su participación.

La Organización es un sistema dinámico constantemente en cambio y en adaptación a las presiones internas y externas, y está en un proceso continuo de evolución. Las organizaciones, como tales son organismos sociales vivos y por consiguiente es cambiante, nunca configuran una unidad lista y acabada, pues perdería el dinamismo y la actividad, que son necesarios para mantener la relación con el medio en que se ve inmerso el sistema organizacional. De ahí la importancia de la gestión del cambio planificado. 

Los sistemas deben ser abiertos, su contraparte, los sistemas cerrados (se rehúsan al cambio, solo se desarrollan únicamente de manera interna y ejercen control estratégico según sus necesidades) solo existen en conceptualización, ya que es necesaria la interacción con el medio ambiente que rodea el sistema para poder adquirir un estado estableo equilibrio dinámico en la medida que mantiene su capacidad de transformación de energía o trabajo. Este sistema abierto es aquel que se encuentra en una relación  dinámica con su ambiente y que perciben diferentes entradas, que se transforman de alguna manera y salen en forma de productos.

El organismo como sistema, forma a su vez un ambiente condicionante, ya que los subsistemas y elementos que se integran en él, por ejemplo los recursos humanos son un elemento cuyo rendimiento depende de la aplicación que se le dé y del medio desarrollado en su entorno. Y al reconocer a la empresa como sistema se puede decir que es un organismo compuesto por múltiples elementos interconectados de manera compleja, y en evolución permanente bajo la influencia del medio exterior; y que debe ser orientado hacia la realización de objetivos generales. Cada uno de los elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo por ejemplo en una organización existen departamentos (contabilidad, producción, ventas) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema en cada departamento. En el departamento de ventas podría haber las secciones, por ejemplo, ventas al mayoreo, ventas al menudeo las cuales podrían considerarse como un subsistema de los departamentos.

Por otro lado la organización podría considerarse como un subsistema de economía hacia un supra sistema. El país puede aceptarse como un supra sistema mayor aún (el mundo) y este a su vez común sistema de su supra sistema el universo. El análisis que desea realizarse sobre las relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, ósea

establecer los elementos deberán quedar incluidos dentro del conjunto.

Cada sistema se encuentra entonces en un medio circundante (supra sistema). De la misma manera que existen relaciones entre diversos elementos del sistema, pueden existir tales anexos igualmente entre el sistema y el supra sistema. Se dice que el sistema abierto implica que reciba ciertas influencias del supra sistema y pueden así mismo influir de alguna manera. Sin embargo, en dos sistemas cerrados no existe intercambio alguno entre el sistema y el supra sistema. Cada sistema tiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos dentro del mismo y tienen por objetivo conservar la integridad del mismo. Las organizaciones constituyen sistemas principalmente abiertos, en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellos y su medio.

MODELOS

Enfocar la organización como un sistema es un buen punto de partida para el diseño de la organización.

El modelo organizacional hace referencia a la estructura, los puestos y funciones, los cauces de comunicación interna y de toma de decisiones, el estilo de dirección, el modelo de gestión de los recursos humanos, etc. Es un aspecto fundamental del negocio y condiciona totalmente los procesos de producción y por tanto la calidad del producto final o del servicio que se presta. La atención al cliente, la percepción que éste tendrá de la empresa, su imagen e identidad, y como consecuencia su posicionamiento en el mercado, también dependen de ello. (Ver anexo 1).

Estos modelos se basan ya sea en la teoría de los sistemas o en la teoría de la complejidad, pero debido a que hay varios modelos para elegir, juegan un papel más importantes las consideraciones sobre cuál es el más adecuado para una situación específica.

Saber qué es un modelo y las razones para usar alguna ayuda a elegir cuál seleccionar. Se puede definir un modelo como:

Una imagen o marco que presenta una plantilla como guía.

Una representación de un conjunto de componentes de un proceso, sistema o área correspondiente, en general desarrollada para comprender, mejorar el análisis y/o reemplazar un proceso.

Una representación de la información, actividades, relaciones y limitaciones.

El valor de usar un modelo organizacional yace en su capacidad de:

Modelo de diseño organizacional Ayudar a estructurar el abordaje de problemas, mejoras o

eventos. Proporcionar un marco para la comunicación de los cambios y

las transiciones. Dar al proceso de diseño un lenguaje y vocabulario comunes. Aclarar y ayudar a resolver temas relacionados con el diseño. Ilustrar interacciones, interdependencias y alineamientos.

Es difícil describir o pensar en la organización en forma integral si no existe un modelo organizacional. Su tendencia es pensar solamente en las estructuras (es decir, el organigrama), y con este enfoque limitado no puede ver el alineamiento necesario de todos los elementos que conforman un organización total en funcionamiento.

Los modelos de diseño organizacional en general no son parte de las herramientas de los ejecutivos y ofrecen una buena base conceptual para desarrollar un diseño organizacional eficiente.

Los diferentes modelos presentan varias perspectivas de los sistemas de las organizaciones, ninguna de estas perspectivas es la correcta, la que tienen sentido va depender de las circunstancias, la cultura, el contexto, entre otras cosas. Por los tantos los diseñadores de la organización de una aerolínea podrán usar el modelo Galbraith, y los

diseñadores de la organización de un gran banco podrían favorecerle el modelo de Burke-Litwin.

La selección del modelo también depende del grado de complejidad que los usuarios deseen: cuan selecto, qué tan usable en términos de implementación, qué tan adaptable a las circunstancias cambiantes, etc.

En la siguiente tabla se enumera cinco modelos de sistemas organizacionales, desde el más simple al más complejo, y señala algunas fortalezas y limitaciones de cada uno.

ANALISIS

En términos generales de la siguiente investigación se puede decir que los sistemas organizacionales son entendidos así como el conjunto de procesos y herramientas diseñadas para transferir lo abstracto del contenido y continente del dominio del espacio político administrativo y físico hacia la más elemental, sencilla e inteligente labor de praxis social. El "sistema organizacional" se define como un procedimiento integral correspondiente con el abordaje adecuado y concurrente al problema existente, formación de recursos profesionales para la transferencia de conceptos básicos, orientación y motivación de la población organizada, generación de programas de atención social, e incorporación de la metodología y tecnología adecuada. Ya que el ser humano en si es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto, porque al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas de información. Los sistemas organizacionales, cualesquiera

que sean, tienen vida inicial y desarrollo a partir de incorporar y construir una serie de componentes que facilitan su configuración. Cumplen un rol fundamental. Cuando no funcionan con eficiencia, trae serios problemas.

También los modelos organizacionales hacen referencia a la estructura, los puestos y funciones, los cauces de comunicación interna y de toma de decisiones, el estilo de dirección, el modelo de gestión de los recursos humanos, etc. Es un aspecto fundamental del negocio y condiciona totalmente los procesos de producción y por tanto la calidad del producto final o del servicio que se presta. La atención al cliente, la percepción que éste tendrá de la empresa, su imagen e identidad, y como consecuencia su posicionamiento en el mercado, también dependen de ello. Estos modelos se basan ya sea en la teoría de los sistemas o en la teoría de la complejidad, pero debido a que hay varios modelos para elegir, juegan un papel más importantes las consideraciones sobre cuál es el más adecuado para una situación específica, los modelos de sistemas organizacionales son 5 el primero es el Modelo de las siete S (por su siglas en inglés) de McKinsey (Desarrollado por Pascale y Athos en 1981; perfeccionado por Peters y Waterman en 1982) , Modelo de Estrella de Galbraith, Modelo de los Seis Casilleros de  Weisborl, Modelo de congruencia de Nadler y Tushman, Modelo de Burke-Litwin , cada uno de estos modelos van desde los más simples a los más complejos y cada uno con sus fortalezas y limitaciones

GLOSARIO

SUBSISTEMA:

Es un sistema que se ejecuta sobre un sistema operativo, este puede ser un shell (intérprete de comandos) del sistema operativo primario o puede ser una máquina virtual. Se entiende como la subdivisión de un sistema, siempre que tenga parte en el sistema global.

SUPRASISTEMA:

Un supra sistema o supe sistema, es el sistema que integra a los sistemas desde el punto de vista de pertenencia.

BIBLIOGRAFIA

DRUCKER. PETER. “Sistemas Organizacionales “.Editorial WorkPress, Segunda Edición, Perú, 2011.

http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/12/los-modelos- organizacionales.html

http://trialectica.org/CD-MI/trasf_htm/sisteorganizacional.htm http://www.alegsa.com.ar/Dic/suprasistema.php

ANEXO 1.

PRINCIPALES MODELOS DE SISTEMAS ORGANIZACIONALES

AUTOR GRAFICO ELEMENTOS BENEFICIOS LIMITACIONES

Modelo de las siete S (por su siglas en inglés) de McKinsey (Desarrollado por Pascale y Athos en 1981; perfeccionado por Peters y Waterman en 1982)

Sistemas.Estrategia.Estructura.Estilo.Valores.Personal.Habilidades

Permite realizar una descripción e identificar la relación existente entre las variables organizacionales más importantes.

Ausencia de: entrada de datos/rendimiento total/resultados.Ciclos de retroalimentación.Variables de resultado.

Modelo de Estrella de Galbraith.

Estrategia.Estructura.Personal.Recompensas.Procesos.

Permite realizar una descripción de elementos organizacionales importantes.Reconocimiento de la interacción existente.

No considera ciertas variables clave como la entrada de datos y resultados.

Liderazgo.Propósito.

En cada casillero se incluyen

La concentración solo en determinados elementos

Modelo de los Seis Casilleros de Weisbord

Estructura.Recompensa.Mecanismos.Auxiliares.Relaciones

preguntas de diagnóstico.Se establece el propósito.

puede derivar en el descuido de otros.

Modelo de congruencia de Nadler y Tushman.

Organización Informal.Organización formal.Tareas.Personal.

Fácil de seguir, permite realizar un análisis de lo que comprende la organización “informal” y “formal”.

La lista limitada de elementos puede llevar a confundir o pasar por alto ciertos elementos cruciales.

Modelo de Burke-Litwin.

Misión / Estrategia.Estructura.Requisitos de tareas.Liderazgo.Prácticas de gestión.Clima de trabajo.Motivación.Cultura organizacional.Necesidad individual.Valores.

Incluye ciclos de retroalimentación. Mayor presencia de elementos cualitativos (por ejemplo: Motivación)

Minucioso y difícil de comprender a simple vista.

.................................