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Portafolio Digital SENA Somos Todos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

Presentacion portafolio digital sena 2016 b3

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Portafolio Digital SENA Somos Todos

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

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Situación Actual

• Proceso de datos no centralizado.

• Volumen de Información muy alto.

• Proceso de Seguimiento y Auditoría dispendioso

• Pérdida de información entre Periodos Académicos

• Proceso de actualización de las guías, actividades de aprendizaje y material de apoyo es dispendioso

• Redundancia de información.

Portafolio Digital

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Objetivo General

Crear una herramienta informática, utilizando los servicios de la Nube, que permita centralizar el proceso de actualización, auditoría y seguimiento de los Portafolios de Instructores, incentivando el trabajo colaborativo y la centralización de la información resultante de los procesos de ejecución de la Formación Profesional.

Portafolio Digital

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Objetivos Específicos

1 Analizar la información en portafolios.

2 Estructurar y crear el medio de almacenamiento en la nube.

3 Diseñar la interfaz del usuario de acuerdo a la carga de asignación de responsabilidades.

4 Capacitar a los instructores y directivos sobre el uso de la herramienta informática

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Analizar la Información en Portafolios

Distribución de Programas y Fichas

PROGRAMAS FICHASCONTABILIZACION DE OPERACIONES

COMERCIALES Y FINANCIERAS103

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 53

VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 39

SEGURIDAD OCUPACIONAL 15

LOGISTICA EMPRESARIAL 7ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS6

ANIMACION TURISTICA 7

COCINA 4

SISTEMAS 3

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01 Programa de Formación

02 Listado de Aprendices

03 Horario del Instructor

04 Proyecto Formativo

05 Planeación Pedagógica

06 Guías de aprendizaje e Instr. De Evaluación

07 Plan de Evaluación Etapa Lectiva

08 Plan de Evaluación Etapa Productiva

09 Plan de Mejoramiento

10 Registro de Inasistencia

Portafolio Digital

Caracterización

General del Programa

Caracterización

Específica de la Ficha

Estructura Básica

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Page 7: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Estructurar y Crear el Medio de Almacenamiento

en la Nube.

1

Guardar Cualquier Archivo 2

Compartir Información como Ud. quiera

3 Seguridad y Protección

4 Historial de Edición

Edición – Lectura – Comentario

Texto – Video – Imagen – Audio

Encriptación SSL – Protección Gmail

¿Quién Edita el Documento? – Restaurar

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Page 8: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Portafolio Digital Nuestra Herramienta

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Page 9: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Rol de Usuarios

Portafolio Digital

Root Coordinador Instructor Calidad

Diseño

Desarrollo

Implementación

Mantenimiento

Acceso Solo

Lectura

Ver Todos los

Portafolios

Acceso Lectura

y Escritura

Solo Fichas a su

Cargo

Acceso Lectura y

Comentar

Ver Todos los

Portafolios

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

Page 10: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Ingresar?

Portafolio Digital

Ingrese con su

usuario y contraseña

asignado al Correo

@misena

1 2Parte superior Derecha

Clic en Aplicaciones de

Google

Clic en el Icono Drive

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

Page 11: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Ingresar?

Portafolio Digital

3Parte Izquierda

Menú Principal

Clic en la Opción

Compartido Conmigo

4Ubica en el contenido, la

carpeta “Portafolio” y el

nombre del Instructor

Solo el Instructor Tiene

Acceso a esta carpeta

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

Page 12: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Ingresar?

Portafolio Digital

5El contenido de la

carpeta muestra

todas las fichas bajo

la responsabilidad

del instructor

6Cuando ingresas a

una ficha, muestra el

contenido del

portafolio para esa

ficha determinada.

También el índice

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

Page 13: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Índice de la Ficha?

Portafolio Digital

Acceso al contenido

en el Repositorio

SOLO LECTURA Y

DESCARGA

Acceso a carpetas

de la ficha

Lectura – Escritura y

descarga

Solo el instructor

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Page 14: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Subir Archivos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

1 Ubicarse en la carpeta destino – Puede hacerlo de dos formas

• Doble Clic en la carpeta destino • Clic en la opción del menú

Page 15: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Subir Archivos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

2Clic Derecho y aparece el Menú Contextual.

Seleccionar Archivo o Carpeta a Subir

Clic en la opción

que desee realizar.

La opción Subir

Carpeta solo está

disponible si

utilizas google

Chrome como

navegador de

Internet.

Page 16: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Subir Archivos Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

3 Seleccione el archivo a subir. (doble clic)

Terminado el proceso de subir el archivo se

muestra en el recuadro y se despliega el

mensaje del proceso

Page 17: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Editar DocumentosIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

1 Clic Derecho sobre el Archivo a Editar.

En el menú Contextual, seleccione la opción

Abrir con

En el Menú que aparece seleccione la

aplicación respectiva.. En el caso del ejemplo

Hojas de cálculo de Google

Page 18: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Como Eliminar DocumentosIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

1 Clic Derecho sobre el Archivo a Eliminar.

En el menú Contextual, seleccione

la opción Eliminar

Aparece el mensaje de

confirmación de la Eliminación del

Documento

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Como Crear CarpetasIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander

1 Ubicarse donde va a crear la carpeta

2 Hacer Clic sobre la Opción Nuevo

3 Escriba el nombre de la carpeta y Haga

clic sobre el botón Crear

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Cómo Registrar Trámites

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Los Trámites son las gestiones de eventos y sucesos, que hacemos de

cada una de las fichas que tenemos bajo nuestra responsabilidad,

Retiros, Traslados, Actas de cierre, Actas generales. Son unas de las

documentaciones que sufre mas pérdida de datos y se hace muy

dispendioso su seguimiento.

Nuestra herramienta de Portafolio Digital nos permite realizar un registro

y seguimiento adecuado de cada uno de los trámites asociados a una

ficha.

Estos registros al igual que los otros componentes del portafolio del

Instructor, alimentan la información referente al Portafolio del

Coordinador.

Page 21: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Registro de Trámite

Portafolio Digital

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander

Para registrar un Trámite de un proceso, ubíquese en la ficha.

Se muestran las carpetas asociadas a la ficha.

Doble clic sobre la carpeta Trámites .

1

2

3

Page 22: Presentacion portafolio digital  sena 2016 b3

Registro de Trámite

Portafolio Digital

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander

La carpeta Trámites contiene una hoja de Registro y una

carpeta de evidencias.

Doble Clic sobre Registro de Trámites para abrir el

documento.

4

5

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Registro de Trámite

Portafolio Digital

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Número de secuencia de los Trámites

Seleccione el tipo de Trámite de la

Lista Desplegable

Escriba una breve descripción del

Trámite

Escriba la Fecha de iniciación de

proceso

Seleccione el nivel de ejecución en que se encuentra el trámite

Relacione los datos referentes al trámite – La Serie de secuencia la diligencia el

instructor.6

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Registro de Trámite

Portafolio Digital

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Utilice las listas desplegables en las columnas Tipo y Estado, doble clic en la celda Fecha

para mostrar el calendario.7

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Registro de Trámite

Portafolio Digital

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Ejemplo de Registro de dos trámites.8

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Guardar Evidencias del trámite

Portafolio Digital

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Después de registrar el Evento, recopile toda la información

de soporte, digitalizando y almacenando en un solo archivo

Pdf, Zip o Rar..y guárdelo en la carpeta Evidencias

El nombre del archivo de Evidencias, debe ser igual al

numero de serie del trámite - Ejemplo: 001-tramite.rar – 002-

tramite.pdf10

9

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Beneficios

Portafolio Digital

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1 Portafolio en línea – Múltiples formas de acceso (Celular – Tablet – PC)

2 Trabajo Distribuido – Resultados Multiplicados

3 Fácil Acceso a Revisión y Actualización de Información

4 Aporto mejoras al medio ambiente – Optimizar el uso de papel.

5 Evita la repetición de Información.

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Gracias por su Colaboración

Portafolio Digital

Ing. Bernardo Moreno Camargo – SENA – Regional Santander

“Trabajar en equipo divide el trabajo y

multiplica los resultados”

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GRACIASIng. Bernardo Moreno Camargo – SENA– Regional Santander