Organigramme et structure

ManagementLa structure et l’Organigramme

Jacques Folon

Chargé de cours ICHECProfesseur invité université de Metz

Partner EDGE Consulting

http://www.linkedin.com/in/folon

Structure• La structure d'une

organisation peut être définie comme la concrétisation des efforts déployés pour

• - diviser les tâches à l'intérieur de l'organisation et

• - mettre en place une coordination de ces tâches.

•

La structure organisationnelle

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Les entrepreneurs, les investisseurs sont responsables de la survie financière de l’entreprise, et donc de sa capacité à être rentable.

Ils vont donc mettre en place une structure qu’ils jugeront la plus efficace possible pour gérer l’entreprise.

Cette structure sera représentée sous la forme d’un organigramme et comprendra un certain nombre de niveaux hiérarchiques et de fonctions dont le contenu sera déterminé en fonction du type d’entreprise.

L’évolution du monde extérieur a évidemment une influence sur la structure de l’organisation

REPRÉSENTATION DE LA STRUCTURE OU L’ORGANIGRAMME

• On utilise généralement l'organigramme pour représenter la structure d'une organisation. L'organigramme se présente sous la forme de cases représentant chacune une fonction et reliées entre elles par des liens qui peuvent être hiérarchiques, fonctionnels ou de conseil.

•

http://www.ahajokes.com/crt062.html

• Les liens hiérarchiques relient deux fonctions dont l'une, le subordonné, dépend de l'autre, son responsable.

• Cette dépendance se concrétise par les décisions de la part du responsable des tâches, salaires, bonifications éventuelles, licenciement,... concernant le subordonné.6

Les liens de conseil ou fonctionnels, apparaissent, rarement, dans certains organigrammes.

Ils se manifestent par une présentation différente de celle qui concerne les liens hiérarchiques, et relient certaines fonctions à un responsable qui a besoin de conseils de ces différentes fonctions pour effectuer sa tâche.

Un chef de projet peut être relié par des liens de conseils à d'autres fonctions. Les liens de coordination, eux, relient un coordonnateur à plusieurs fonctions

qui ne dépendent pas nécessairement hiérarchiquement de lui. Le coordonnateur a pour fonction de coordonner les tâches de ces différentes fonctions de façon à garder une cohérence par rapport à la politique de l'entreprise.

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• Dans certains organigrammes, seule la fonction apparaît, pas le nom de celui qui l'occupe. C'est une concrétisation du fait que l'organigramme est la manifestation de l'autorité formelle , indépendante de celui qui occupe la fonction.

• Dans d'autres cas, le nom des différentes personnes occupant les fonctions sont précisées.

• Parfois les organigrammes s'arrêtent à un niveau déterminé. Certains organigrammes reprennent uniquement les cadres ou seulement le siège central de l'entreprise.

http://rhone-alpes.synagri.com/synagri/synagri.nsf/

• L'organigramme permet donc la visualisation des liens formels reliant les individus dans l'organisation.

• Il est la manifestation concrète de l'autorité formelle. Mais il ne tient pas compte des liens informels qui relient les individus.

• Et ces liens informels peuvent modifier de façon sensible le fonctionnement de l'organigramme. 9

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Malgré son importance, on constate que dans de nombreuses organisations, il n'existe aucun organigramme officiel.

Les raisons évoquées pour justifier l'absence d'organigramme sont assez nombreuses :

La direction l'estime inutileIl est perpétuellement en attente de la dernière versionIl existe mais il est confidentielIl existe mais il n’a pas été refait depuis des années

• Remarque : • Il faut pourtant noter que

dans le cadre des informations que la loi impose de remettre annuellement aux conseils d'entreprises figure l'organigramme de l'entreprise, mais sans que la loi ne précise son contenu ni son niveau de détail.

• L'organigramme est un excellent outil d'analyse, tant pour les dirigeants que pour les analystes et même pour le personnel. – Les dirigeants peuvent sur un seul document,

outil de référence, vérifier la structure de l'entreprise et son adéquation avec la stratégie de l’entreprise.

– Les analystes qui veulent percevoir le fonctionnement d'une entreprise en ont une vision de départ clarifiée par l'organigramme

– Le personnel peut déterminer qui est qui dans la structure de la société, savoir quelle est sa place réelle, tant par rapport à ses supérieurs que par rapport à ses collègues.

• Lors de l'analyse de certains organigrammes, on peut identifier les problèmes suivants: certaines fonctions non assurées, certains liens hiérarchiques non respectés, les grades ou titres ne correspondant pas à la réalité, les noms des individus ne sont pas mentionnés…

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Il ne faut pas oublier que l'organigramme est une décision de la direction générale ou du conseil d’administration et qu'il correspond donc à la façon dont la direction veut qu'apparaisse la structure de l'entreprise.

Il s'agit d'une présentation purement formelle à un moment donné.

C'est donc plus l'entreprise telle qu'elle devrait être, etlle que l’imagine ou le souhaite la direction que celle qu'elle est vraiment.

Il est généralement accepté formellement par le Conseil d’Administration.

L'organigramme devrait être mis à jour périodiquement, normalement à chaque changement de personnel ou de structure.

Organigramme

• Il représente la structure d’une organisation en terme de hiérarchie et d’autorité formelle

• Il présente généralement les managers et leurs collaborateurs qui constituent l’organisation

• Il montre aussi le type de relations entre les individus qui peuvent être– Ligne– Staff – Latéral– Fonctionnel

© 2007 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 10–15

Structure by Type

• Functional – Grouping jobs by functions

performed

• Product– Grouping jobs by product line

• Geographical– Grouping jobs on the basis of

territory or geography

• Process – Grouping jobs on the basis of

product or customer flow

• Customer– Grouping jobs by type of

customer and needs


Functional Departmentalization

• Advantages

• Efficiencies from putting together similar specialties and people with common skills, knowledge, and orientations

• Coordination within functional area

• In-depth specialization

• Disadvantages

• Poor communication across functional areas

• Limited view of organizational goals

Source: Dr. Robin Teigland Stockholm School of Economicshttp://www.slideshare.net/eteigland/leveraging-social-networks-for-results/download


Geographical Departmentalization

• Advantages

• More effective and efficient handling of specific regional issues that arise

• Serve needs of unique geographic markets better

• Disadvantages

• Duplication of functions

• Can feel isolated from other organizational areas



Product Departmentalization

+ Allows specialization in particular products and services

+ Managers can become experts in their industry

+ Closer to customers

– Duplication of functions

– Limited view of organizational goals



Process Departmentalization

+ More efficient flow of work activities

– Can only be used with certain types of products



Customer Departmentalization

+ Customers’ needs and problems can be met by specialists

- Duplication of functions

- Limited view of organizational goals



Organization Structure

• Chain of Command– The continuous line of

authority that extends from upper levels of an organization to the lowest levels of the organization and clarifies who reports to who.



Organization Structure

• Authority– The rights inherent in a managerial position to tell

people what to do and to expect them to do it.

• Responsibility– The obligation or expectation to perform.

• Unity of Command– The concept that a person should have one boss

and should report only to that person.



Organization Structure (cont’d)• Span of Control

– The number of employees who can be effectively and efficiently supervised by a manager.

– Width of span is affected by:• Skills and abilities of the manager• Employee characteristics• Characteristics of the work being done• Similarity of tasks• Complexity of tasks• Physical proximity of subordinates• Standardization of tasks



Spans of Control


Rule of 7

La ligne hiérarchique

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C’est la ligne d’autorité, composée de cadres, contremaîtres, etc., qui joint le sommet stratégique au centre opérationnel. Chaque membre de la chaîne hiérarchique accomplit, à son niveau, le travail du sommet hiérarchique.

Henri Mintzberg Les Éditions d’organisation, Paris.1994, Structure et dynamique des organisations

STAFF– Relations entre un manager et un assistant, un

adjoint qui, lui, n’a pas de collaborateurs directs.

– Cet assistant est en relation de conseil ou de soutien avec son manager. Il n’a aucune autorité hiérarchique dans l’organigramme. Néanmoins le positionnement dans l’organigramme démontre l’importance liée à cette fonction

– Les rôles types de ce genre de fonction staff rattachés au directeur général sont par exemple : • La secrétaire de direction • Le responsable des ressources humaines• Le responsable informatique• Le conseiller juridique• Le contrôleur de gestion• …

– Ces postes correspondent à des fonctions qui n'ont pas nécessairement de véritable rôle hiérarchique.

– Ces fonctions peuvent donc varier d'une

entreprise à une autre. Elles permettent au cadre, auprès de qui elles sont rattachées, d'avoir un conseiller opérationnel dont le rôle peut être assez fondamental lors de prises de décisions dont tous les aspects, par exemples techniques et juridiques, doivent être examinés complètement.

Latéral Latéral Relations entre différentes personnes ou Relations entre différentes personnes ou départements qui sont situés au même départements qui sont situés au même

niveau hiérarchiqueniveau hiérarchique

Fonctionnel Relations entre des spécialistes, des participants à un groupe de

travail, qui occupent différentes positions dans l’organigramme.Ces personnes ont l’autorité hiérarchique uniquement sur leurs

collaborateurs ou par délégation sur d’autres membres du groupe fonctionnel

Dans de nombreuses organisations,(publiques ou privées) les Dans de nombreuses organisations,(publiques ou privées) les organigrammes peuvent être très complexes. organigrammes peuvent être très complexes.

Ils sont alors parfois divisés en organigrammes plus petits Ils sont alors parfois divisés en organigrammes plus petits correspondant à une division, un départementcorrespondant à une division, un département

Il y a, pour simplifier, trois principaux types d’organigrammes, et de nombreux moyens de

les présenter:

HiérarchiqueMatricielPlat

Hiérarchique

Hiérarchique • Une organisation hiérarchique

est structurée de façon à ce que chaque entité (à l’exception de la direction générale) dépende hiérarchiquement d’une seule autre entité.

• C’est le mode classique de gestion des organisations

• On la visualise souvent sous forme de pyramide, la direction générale en haut et les collaborateurs ayant de moins en moins de responsabilités hiérarchiques au fur et à mesure que l’on descend dans l’organigramme.

http://www.businessgyan.com/content/view/2609/527/

Organigramme hiérarchique

• Le propriétaire ou le CEO occupe généralement la position supérieure

• Les actionnaires sont généralement représentés par le conseil d’administration qui nomme un CEO, un administrateur délégué, un PDG qui est chargé de la gestion journalière.

• Dans un organigramme, la communication est généralement limitée à des échanges vers un seul niveau supérieur et un seul niveau inférieur sous peine de mettre en place des « by-pass » qui peuvent remettre en cause la hiérarchie.

Matrice

MATRICE• L’organigramme matriciel est utilisé

dans certaines organisations importantes.

• Des projets importants sont aussi gérés en utilisant un organigramme matriciel.

• On avance deux avantages – Partage d’informations au delà de la stricte

hiérarchie– Il permet la spécialisation et le partage de

connaissances

• Les désavantages sont la création d’une confusion quant à la hiérarchie et parfois des confits liés à des relations hiérarchiques et fonctionnelles

MATRICE• La gestion des organigrammes matriciels peut

poser quelques difficultés aux managers• Les managers hiérarchiques et fonctionnels

peuvent avoir des objectifs, des priorités différents.

• un des avantages peut être la facilité d’affectation d’employés à des tâches de coordination

Organigramme plat

Organigramme plat • Ce type d’organigramme montre peu de

niveaux hiérarchiques entre les employés et la direction et donc une communication plus directe

• Ce type d’organigramme est possible dans des organisations de petite taille.

• Il favorise la décentralisation et la prise de responsabilité en éliminant des niveaux de middle management qui freinent parfois les décisions et la communication

• Il favorise les relations personnelles plus denses

• Par contre ce type de hiérarchie peut générer des pertes de temps liées à un haut niveau de communication

Un « bel » organigramme !

L’organigramme évolue

• Il ne faut pas oublier que l'organigramme est une décision de la direction générale ou du conseil d’administration et qu'il correspond donc à la façon dont celle-ci veut qu'apparaisse la structure de l'entreprise. Il s'agit d'une présentation purement formelle à un moment donné. De plus c'est plus l'entreprise telle qu'elle devrait être que celle qu'elle est vraiment.

• L'organigramme doit être mis à jour périodiquement, normalement à

chaque changement de personnel ou de structure. • Mais pour découvrir comment fonctionne réellement l'organisation,

il faut découvrir l'organigramme réel, que l'on appelle en termes d'organisation l'organigramme caché.

L’organigramme caché

VS

Organigramme caché• L’organigramme n’est qu’une

représentation de l’idée de l’entreprise que se font les concepteurs de l’organigramme, une sorte de vision de ce qu’elle devrait être.

• Pour découvrir cet organigramme caché, il faut vérifier la réalité des rapports entre les hommes, et leurs véritables responsabilités.

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http://www.information-management.com/issues/20030801/7155-1.html

• La vie réelle de l'entreprise se trouve dans cet organigramme caché. • Le décalage entre l'organigramme caché et l'organigramme officiel

ne présente aucun danger s’il n'y a pas incompatibilité trop importante entre les deux, si l'organigramme caché n'empêche pas l'organigramme officiel, décision de la direction, de fonctionner.

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• Dans le cas d'incompatibilité grave entre les deux, il appartiendra à la direction de prendre les décisions nécessaires pour supprimer cette incompatibilité, en agissant essentiellement sur l'organigramme officiel.

• Mais en changeant l'organigramme officiel, l'organigramme caché est influencé, du fait, par exemple de la mutation d'un leader dans un autre département.

• http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/conseil/faire-appliquer-une-decision/faire-appliquer-une-decision.shtml

• Dans le cas d'incompatibilité grave entre les deux, il appartiendra à la direction de prendre les décisions nécessaires pour supprimer cette incompatibilité, en agissant essentiellement sur l'organigramme officiel.

• Mais en changeant l'organigramme officiel, l'organigramme caché est influencé, du fait, par exemple de la mutation d'un leader dans un autre département.

• http://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/conseil/faire-appliquer-une-decision/faire-appliquer-une-decision.shtml

Il faut noter également que les organigrammes « vivent ».

• A titre d’exemple une structure de ce type ne fonctionnera pas longtemps, car le sous-directeur, sans contact direct avec les employés ne pourra que servir de relai sans valeur ajoutée par rapport au chef de service, et ce type d’organigramme évoluera rapidement.

Directeur

Sous-directeur

Chef de service

Employé Employé Employé Employé

• Soit l’on répartit le nombre d’employés entre les deux personnes soit l’entreprise décide de se séparer ou de muter une des deux personnes

excédentaires dans la ligne verticale.•

La structure des entreprises 2.0

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Uncovering networks in an organization

Formal organization Informal organization

Teigland et al. 2005

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Everyone is talking about networks

National Innovation Networks

FormalNetworks

Entrepreneurial Networks

Ego Networks

Regional Networks

Infrastructure Networks

Social Networks

FAS.research

ElectronicNetworks

InformalNetworks

Networksof Practice Networked

organization


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Individuals within a firm

Mattsson 2004

< 1 yr1-5 yrs

5-10 yrs10-15 yrs> 15 yrs

Time at firm


52

Networks of firms

Dahlin 2007

Nocom Ericsson

Telia

Nokia

TietoEnator

Network interests Individual level

Improved effectiveness Improved job opportunities Higher salaries Faster promotions Increased influence & power Improved health

Organizational level Organizational learning Improved innovation Increased sales Decreased employee turnover

53Source: Dr. Robin Teigland Stockholm School of Economicshttp://www.slideshare.net/eteigland/leveraging-social-networks-for-results/download

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Myths and reality checks

• I already know what is going on in my network • Those who think they know their network the best

are usually the ones who know the least

• We can’t do much to help informal networks• Informal networks can be “managed” through

changing the organizational context

• To build networks, you have to communicate more• Networks can be strategically developed

Adapted from Cross et al. 2002Source: Dr. Robin Teigland Stockholm School of Economicshttp://www.slideshare.net/eteigland/leveraging-social-networks-for-results/download

55tschaut’s photos

Contribution

Reciprocity

Accumulation

Value

The positive spiral of social networks


http://www.flickr.com/photos/tschaut/300003636/

• Actuellement la tendance dans les entreprises est de prévoir une certaine souplesse au niveau de leurs structures et une certaine flexibilité de leurs organigrammes en fonction de l'évolution de l'entreprise.

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New types of organizations

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Team StructureTeam Structure

• • What it is:What it is: A structure in which the entire organization is made up of A structure in which the entire organization is made up of work groups or teams.work groups or teams.

• • Advantages:Advantages: Employees are more involved and empowered. Reduced Employees are more involved and empowered. Reduced barriers among functional areas.barriers among functional areas.

• • Disadvantages:Disadvantages: No clear chain of command. Pressure on teams to perform.No clear chain of command. Pressure on teams to perform.

Matrix-Project StructureMatrix-Project Structure

What it is:What it is: A structure that assigns specialists from different functional A structure that assigns specialists from different functional areas to work on projects but who return to their areas when areas to work on projects but who return to their areas when the project is completed. Project is a structure in which the project is completed. Project is a structure in which employees continuously work on projects. As one project is employees continuously work on projects. As one project is completed, employees move on to the next project.completed, employees move on to the next project.

• • Advantages:Advantages: Fluid and flexible design that can respond to environmental Fluid and flexible design that can respond to environmental changes. Faster decision making.changes. Faster decision making.

• • Disadvantages:Disadvantages: Complexity of assigning people to projects. Task and Complexity of assigning people to projects. Task and personality conflicts.personality conflicts.

Source: SP Robbins & M Coulter : http://www.slideshare.net/dmattison2005/chapter-10-organizational-structure-and-design-ppt10/download

New organizations

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Boundaryless OrganizationBoundaryless Organization An flexible and unstructured organizational design that is intended An flexible and unstructured organizational design that is intended

to break down external barriers between the organization and its to break down external barriers between the organization and its customers and suppliers.customers and suppliers.

Removes internal (horizontal) boundaries:Removes internal (horizontal) boundaries:– Eliminates the chain of commandEliminates the chain of command– Has limitless spans of controlHas limitless spans of control– Uses empowered teams rather than departmentsUses empowered teams rather than departments

Eliminates external boundaries:Eliminates external boundaries:– Uses virtual, network, and modular organizational structures to Uses virtual, network, and modular organizational structures to

get closer to stakeholders.get closer to stakeholders.

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• Virtual OrganizationVirtual Organization An organization that consists of a small core of full-time employees An organization that consists of a small core of full-time employees

and that temporarily hires specialists to work on opportunities that and that temporarily hires specialists to work on opportunities that arise.arise.

• Network OrganizationNetwork Organization A small core organization that outsources its major business A small core organization that outsources its major business

functions (e.g., manufacturing) in order to concentrate what it does functions (e.g., manufacturing) in order to concentrate what it does best.best.

• Modular OrganizationModular Organization A manufacturing organization that uses outside suppliers to provide A manufacturing organization that uses outside suppliers to provide

product components for its final assembly operations.product components for its final assembly operations.

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• The Learning OrganizationThe Learning Organization An organization that has developed the capacity to An organization that has developed the capacity to

continuously learn, adapt, and change through the continuously learn, adapt, and change through the practice of knowledge management by employees.practice of knowledge management by employees.

Characteristics of a learning organization:Characteristics of a learning organization: An open team-based organization design that empowers An open team-based organization design that empowers

employeesemployees Extensive and open information sharingExtensive and open information sharing Leadership that provides a shared vision of the organization’s Leadership that provides a shared vision of the organization’s

future, support and encouragementfuture, support and encouragement A strong culture of shared values, trust, openness, and a sense of A strong culture of shared values, trust, openness, and a sense of

community.community.

Les nouveaux challenges

Loyauté binaireMon employeurMon réseau

La force des liens faibles (Granovetter)Gérer le turnover en augmentationGérer l’évolution des technologiesKnowledge management

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En conclusion Nous avons passé en revue plusieurs types

d'organigramme, et comme souvent en matière d'organisation, il n'y a pas d'organigramme idéal. En effet, il faut tenir compte de la culture de l'entreprise, de la personnalité des dirigeants, du type de personnel, du type d'activité pour décider de la meilleure forme d'organigramme possible.

Mais a contrario, on peut donc tirer de nombreux enseignements concernant la société en analysant son organigramme, et cela peut notamment être utile lors du choix à faire lors d'une embauche éventuelle. Le candidat pourra se faire une idée de l'entreprise en regardant attentivement l'organigramme.

conclusion Organizational chart

Corporate culture

Power

Leadership

Strategy

Authority

OBL’organigramme est:•À la base de l’autorité•Un moyen de comprendre les sources de pouvoir•Une expression de la culture d’entreprise• un moyen d’exprimer la stratégie

Organizational behavior in movement

TIME

Organizational chart

Corporate culture

Power

Leadership

Strategy

Authority

OB

Jacques FolonJacques [email protected]

mailto:[email protected]

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