1 GUÍA PRÁCTICA

TOASTMASTER NOVIEMBRE, 2015 DONDE LOS LÍDERES SE HACEN

Oradores Múltiples, Un Mensaje Cómo preparar una presentación cohesiva de grupo.

POR CHRISTINE CLAPP, DTM/ Traducido por: Javier Córdova González

Ya sea que se trate de un seminario de ven-

tas dado en un gran escenario o una pre-

sentación privada a un nuevo cliente o in-

versionista potencial, lo más importante de

una presentación de grupo es que dé la

impresión de estar elaborada por una sola

persona.

Las presentaciones de grupo con un punto

de vista cohesivo y una cuidadosa prepara-

ción ofrecen muchas ventajas en compara-

ción con las presentadas por individuos, di-

ce Mike Pacchione, entrenador en destre-

zas de presentación y experto en

contar historias en Duarte, Inc. És-

tas pueden aumentar la fe en el

equipo, mostrar a individuos discu-

tiendo en sus áreas de especializa-

ción, reducir la monotonía de escu-

char a una persona hablar largo y

tendido y permite a los oradores

enfrentar sus ideas y energías el

uno con el otro. Trabajar en grupo

puede elevar la calidad de la pre-

sentación en general, dice.

Después de todo, cada persona tiene me-

nos que recordar y ensayar, por lo que la

presentación deberá ser mejor."

Sin embargo, las presentaciones de grupo a

menudo carecen de un punto de vista

colectivo, dice el Pacchione, que facilita

talleres para empresas como Nike, Twitter y

Google. "Lo que ocurre normalmente es

que los miembros del grupo tienen el mismo

tema, pero cuando van a presentar, la gente

de ventas y operaciones tendrá diferentes

mensajes, o la persona que explica la nue-

va tecnología no destaca lo que dijo el ven-

dedor", explica.

Asegura un punto de vista colectivo y un de-

sempeño pulido la próxima vez que a tu e-

quipo se le encargue dar una presentación.

"Permite que la gente haga una lluvia de ideas de forma

individual primero, y luego se reúna para una lluvia de

ideas en grupo".- Presentación de habilidades entrenador Mike Pacchione

2 GUÍA PRÁCTICA

TOASTMASTER NOVIEMBRE, 2015 DONDE LOS LÍDERES SE HACEN

Elegir a una persona para abrir y cerrar la presentación basada en el que es más cómodo.

"Uno de los mayores desafíos de los grupos es que pasan mucho más tiempo en la creación de diapositivas que practicando”. - El entrenador de negocios Susan Trivers

Estas seis directrices -extraídas de la ase-

soría de expertos- te ayudarán a que tu

grupo se prepare.

Empieza más temprano

Para una presentación exito-

sa un solo orador necesita por lo menos un

mes para prepararse. Trabajar en un grupo

de presentadores se extiende esta línea de

tiempo, ya que se necesita más tiempo para

programar reuniones de planeación, tomar

decisiones y conducir ensayos. Trata de

comenzar a preparar una con tres meses de

anticipación.

Debido a que "la gente quiere debatir hasta

la última decisión", dice Pacchione, a menu-

do los grupos toman demasiado tiempo al

preparar presentaciones. Su sugerencia:

"Permite que la gente haga una lluvia de i-

deas de forma individual primero, y luego se

reúna para una lluvia de ideas en grupo".

Haciéndola una actividad más democrática

a menudo aumenta la aprobación y se

reduce el tiempo de toma de decisiones.

Ten una persona clave

Identifica a una persona que

sirva como director del proyecto. Puede ser

un líder en el grupo –un miembro respetado

de la organización- que no hable en la pre-

sentación. O la persona clave po-

dría ser un consultor de habilida-

des de presentación que traiga una

perspectiva externa al equipo; pue-

de que sea más fácil para los inte-

grantes del equipo responder a las

sugerencias de un consultor en lu-

gar de uno dentro del grupo u

organización. Sea quien sea, esta

persona es responsable de desa-

rrollar una línea de tiempo de los

hitos principales del grupo (como la

creación de un esquema, la co-

ordinación de las ayudas visuales y

ser el responsable de los primeros

ensayos) y mantener al equipo de

acuerdo a lo programado.

Desarrolla una perspectiva

y un esquema detallado

Para presentar un punto de vista

colectivo, tu grupo necesita desa-

rrollar un esquema para todo el

proyecto. Susan Trivers es entre-

nadora en crecimiento de nego-

cios que ha consultado a más de

4.000 personas en 450 empresas

sobre cómo presentar para ganar-

se a la audiencia. Ella recomienda

empezar con un esquema pregun-

tando cuál es el objetivo final de la presenta-

ción.

"Conoce tu llamada a la acción. No empieces

desde el inicio y esperes llegar al final", acon-

seja. "Es mucho más difícil llegar al final,

cuando elaboras una presentación con cinco

personas".

Una vez que todo el grupo está de acuerdo

con el esquema general de toda la presenta-

ción, asigna cada parte al orador que pueda

darla con conocimiento y entusiasmo. Luego,

deja que cada orador trabaje independiente-

mente para desarrollar un esquema de su

parte. "El grupo tiene que estar de acuerdo

con la dirección y el esquema, no en los de-

talles", dice Trivers.

Asegúrate que los oradores sepan cuánto

tiempo durará su parte en la presentación an-

tes de que se vayan a trabajar de forma inde-

pendiente. A través de medir el tiempo para

las secciones específicas se puede mejorar a

medida que se desarrolla la presentación, es

importante que los oradores tengan las direc-

trices generales desde el principio, para no

preparar o demasiado o poco material.

Elabora ayudas visuales cohesivas

La persona o el equipo responsable

de las ayudas visuales debe seleccionar, or-

ganizar y vigilar un documento maestro de

diapositivas y folletos de materiales. Es mejor

cuando las aportaciones visuales de los dife-

rentes presentadores son consistentes, tanto

en cantidad y como el formato del material.

Asigna aproximadamente una semana para

mejorar y terminar las ayudas visuales y otra

semana para para imprimir los folletos.

Trivers advierte, "Uno de los mayores desa-

fíos con los grupos es que pasan mucho más

tiempo creando diapositivas que practicando”.

Ella piensa que los grupos sólo deberían pa-

sar alrededor de 20 por ciento de su tiempo

de preparación trabajando en las diapositivas,

para que no se atasquen en minucias.

Ensaya efectivamente

Dos semanas antes de la presenta-

ción, el grupo deberá hacer un ensayo gene-

ral, analizando las ayudas visuales y hablan-

do largo y tendido sobre la presentación. Esto

ayuda a identificar lagunas o redundancias en

la presentación; que permiten a los presenta-

dores planear referencias al material discutido

por los otros miembros del equipo y elaborar

transiciones suaves entre los oradores. De

1

2

3

4

5

3 GUÍA PRÁCTICA

TOASTMASTER NOVIEMBRE, 2015 DONDE LOS LÍDERES SE HACEN

Igual importancia, proporciona una oportunidad para revisar los

horarios para hablar. Muy a menudo, los oradores toman más

tiempo de lo que anticipan y deben reestructurar su material.

Trivers recomienda que los miembros del grupo practiquen mu-

cho de manera individual antes de practicar como equipo. "No

quieres que los oradores practiquen con el grupo; que es una

gran pérdida de tiempo. Lo primero, los oradores necesitan lo-

grar fluidez -tener un entrenador, un colega o un cónyuge ayu-

dará”.

Una vez que los oradores individuales tienen dominio de su

material (alrededor de una semana antes de la presentación),

el grupo debe ensayar juntos dos veces. Idealmente, la práctica

final del grupo es un ensayo general en la sede del evento don-

de el equipo se presentará, para que los oradores se puedan

familiarizarse con los asientos, el diseño del área para hablar y

la tecnología que se utilizará.

Llega temprano

En el día de la presentación, los miembros del

grupo deberán llegar al lugar temprano. Para presentaciones

en un centro de conferencias grande o un evento en un hall,

llegar 90 minutos antes. Si estás presentando en la sala de

conferencias de otra organización (como suele ser el caso para

lanzar nuevos negocios), planea llegar por lo menos 30 minu-

tos antes.

Esto te da tiempo para acomodar los materiales, realizar

pruebas de sonido, probar la tecnología, revisar el arreglo de

los asientos, hacer estiramientos y ejercicios de calentamiento

vocal, obtener agua y usar el baño. Planea terminar los prepa-

rativos con tiempo suficiente para que el equipo salude a los

asistentes, participar en una pequeña charla y empezar a

tiempo.

Ahora en verdad estás realmente listo. Has tomado todos los

pasos adecuados y te has preparado tan a fondo como te ha

sido posible. Lo último que hay que hacer es entregar una

presentación ganadora! T

CHRISTINE CLAPP, DTM, desarrolla la voz de expertos que

quieren ampliar su impacto. Es autora de Presenting at Work: A

Guide to Public Speaking in Professional Contexts y presidente

de Spoken with Authority.

Traducido del artículo, “HOW TO/ Multiple Speakers, One Mes-

sage” Págs. 27- 29. Revista TOASTMASTER, NOVEMBER

2015.

Traducido por: Javier Córdova González, DTM. Miembro del

Club Maz Líder, Mazatlán, Sin. jacogo@hotmail.com

CONSEJOS DE LOS EXPERTOS

Consejos para dar de una presentación dinámica de grupo

Identifica el abridor y al cerrador

La persona que abre y cierra la presentación del grupo no tiene

que ser un líder de la organización o tener autoridad en la empresa,

dice la entrenadora de crecimiento de negocios, Susan Trivers. De-

berá ser cualquiera que se sienta más cómodo iniciando y terminan-

do frente a un público en particular. "Con demasiada frecuencia, las

organizaciones optan por [esta persona] en base al puesto", dice

ella. "El punto principal no es tratar de reforzar la jerarquía, sino trata

de la participación del público."

No intentes igualar estilos

Los equipos a menudo cometen el error de hacer coincidir los

estilos personales durante una presentación en grupo, ya sea en el

estilo de la presentación o en el de la ropa. "No puedes convertir a

nadie en alguien que no es", afirma Trivers. "Mostrando que tienes

una variedad de puntos fuertes es bueno para tu audiencia".

Recuerde siempre estar atento

Allison Shapira, fundadora de Global Public Speaking LLC con

sede en Washington DC, sostiene que los oradores de una presenta-

ción en grupo siempre deben "reconocer estar atentos, incluso si no

están hablando". Ella aconseja a todos los miembros del grupo escu-

char activamente mientras que sus colegas están hablando y man-

tener una expresión agradable en su cara que transmita que están

disponibles para contestar preguntas.

Siéntete libre de interrumpir

Los oradores deben interrumpir estratégicamente en las seccio-

nes de los otros para que la presentación se sienta más como una

conversación que como un discurso, dice el entrenador de habilida-

des de presentación, Mike Pacchione. "Ten un plan, como una señal

no verbal. Cuando, quien no esté hablando tenga algo que decir,

puede pararse y hacer una señal de que tiene algo que añadir".

Ten transiciones significativas

"Los grupos gastan demasiado tiempo en las transiciones", dice

Trivers. "Los miembros del público no necesitan oír mucho sobre la

transición porque ven cuando alguien nuevo está hablando". Ella re-

comienda que las transiciones no se centran en lo que el orador va a

decir, sino en la experiencia del orador y cómo se relaciona con la

audiencia.

Prepárate para preguntas

Ten a una persona clave que pase las pregunta a la mejor per-

sona para contestarla, dice Pacchione. Aborda la sección de pregun-

tas y respuestas con una mentalidad de rondas ligeras, porque entre

más tiempo toma una persona para responder una pregunta, menos

preguntas se pueden contestar.

Práctica 'el pedido’

Shapira recomienda que los grupos que hacen presentaciones

de negocios se esfuercen por practicar cómo van a presentar "el

pedido", o la llamada a la acción. Al final de la presentación, el

cliente necesita saber que se les pide. Confiadamente pídeles

hacer negocios.

6

1

2

3

4

5

6

7