2. Baze de date Bazele de date sunt instrumente foarte
puternice pentruevidena informatizat a oricrei activiti (economic,
socialetc..). Bazele de date stocheaz date de intrare (preluate
dindocumentele ce stau la baza activitii supuse informatizrii)
ipermit obinerea de date derivate / calculate din datele de
intrare. n funcie de modul de organizare a datelor, bazele de
datesunt de mai multe feluri. Cele mai rspndite sunt bazele de
daterelaionale (care folosesc pentru stocarea datelor
modelulrelaional ). Modelul relaional stocheaz datele sub form de
tabele (untabel are un nume i mai multe atribute - numele
coloanelortabelului, fiecare atribut descrie un anumit set de
date), iar ntretabele se stabilesc legturi. Primul pas n realizarea
unei baze dedate relaionale este elaborarea modelului relaional
aferent bazeide date (identificarea tabelelor, determinarea
structurii fiecruitabel). Tabele modelului relaional pot avea cheie
primar (un atributsau un grup de atribute care iau valori unice,
permind
3. Baze de date Modelul relaional se reprezint astfel: TABEL1
(A11, A12, , A1n) TABEL2 (A21, A22, , A2n) etc.. Cheile primare se
subliniaz cu linii continue, cheile externe cu linii discontinue /
punctate. Pentru elaborarea modelului relaional, exist mai multe
tehnici (modelul Entitate Atribut Coresponden, normalizarea), n
general ns este necesar parcurgerea urmtoarelor etape: -
identificarea tuturor cmpurilor din documentele ce stau la baza
activitii informatizate; - delimitarea cmpurilor n atomice
(necalculabile, ca de exemplu numerele documentelor) i calculate
(de exemplu valorile facturilor). Cmpurile atomice vor fi preluate
ca atare n tabele. Cele calculate vor fi descompuse prin formule de
calcul n cmpuri atomice, acestea din urm vor fi preluate n tabele.
Cmpurile calculate se regsesc n rapoartele extrase din baza de
date.
4. Baze de date - identificarea (din mulimea cmpurilor atomice)
a aa numitelor chei candidat (atribute despre care utilizatorul tie
c iau valori unice, deci pot fi folosite pe post de chei primare);
- se stabilesc regulile de gestiune (corespondena dintre valorile
cheilor candidat i valorile celorlalte atribute). Mai exact, se
identific numrul de valori posibile ale unui atribut care corespund
unei valori a cheii candidat. Se obin corelaii de tip 1 la 1 (unei
valori a cheii candidat i corespunde o singur valoare a celuilalt
atribut) sau 1 la n (unei valori a cheii candidat i corespund mai
multe valori ale celuilalt atribut); - pentru fiecare cheie
candidat se construiete un tabel, care conine cheia candidat i
toate atributele care prezint corelaii 1 la 1 fa de ea. Cheia
candidat devine cheie primar, atributele dintr-un tabel care sunt
chei primare n alt tabel devin chei externe; - acolo unde ntre dou
chei candidat se stabilesc corelaii de tip 1 la n pentru ambele
chei, se construiete un nou tabel care va conine aceste dou chei,
eventual i alte atribute pentru care se stabilesc corelaii 1 la n
vis--vis de cheile candidat.
5. Primii pai n ACCESS Deschiderea programului ACCESS: Meniul
START, comanda PROGRAMS, comanda MICROSOFTACCESS. Dup deschiderea
programului, n dreapta ecranuluiapare seciunea de fereastr NEW
DATABASE. Crearea unei baze de date noi : Din seciunea NEW DATABASE
se alege comanda BLANKDATABASE. Se alege calea i numele pentru noul
fiier (n csuaFILE NAME, cu extensia .mdb). Se apas butonul CREATE,
efectulfiind crearea fiierului i apariia ferestrei principale a
programului:DATABASE. Deschiderea unei baze de date deja existente
: Meniul FILE, comanda OPEN. Se caut directorul i fiierulcare va fi
deschis, se apas butonul OPEN. Este afiat fereastraDATABASE.
6. Primii pai n ACCESS nchiderea bazei de date : Meniul FILE,
comanda CLOSE (sau ALT+ F4) nchiderea unui obiect din baza de date
: Meniul FILE, comanda CLOSE (sau CTRL+F4). nchiderea aplicaiei
ACCESS : Meniul FILE, comanda EXIT (sau ALT + F4).
7. ACCESS - Tabele Dup crearea unei baze de date n ACCESS,
urmtorul paseste crearea structurii acesteia (pe baza modelului
relaional,crearea tabelelor i a legturilor dintre ele). Gestiunea
tabelelor se face din seciunea TABLES a ferestreiDATABASE. Sunt
disponibile n acest sens mai multe comenzi: - butonul NEW: crearea
unui nou tabel; - butonul DESIGN: modificarea structurii unui tabel
dejaexistent n modul de proiectare; - butonul OPEN: deschiderea
unui tabel i editarea datelor pecare acesta le conine; - comanda
CREATE TABLE IN DESIGN VIEW: crearea unuinou tabel n modul de
proiectare. Crearea unui nou tabel se face fie executnd dublu click
pecomanda CREATE TABLE IN DESIGN VIEW, fie click pe butonulNEW i
alegerea comenzii DESIGN VIEW din fereastra care seafieaz. Ambele
comenzi au ca efect deschiderea ferestrei TABLEDESIGN (modul de
configurare al tabelului, toate obiecteleACCESS prezint o fereastr
de configurare i una de lucru).
8. ACCESS - Tabele Fereastra TABLE DESIGN se prezint sub forma
unui tabel cutrei coloane: - FIELD NAME: numele cmpurilor din
tabel; - DATA TYPE: tipul de dat asociat fiecrui cmp, n funciede
valorile pe care le vor lua datele nscrise n el. ACCESS
permitefolosirea urmtoarelor tipuri de date: - AUTONUMBER: valorile
sale sunt numere ntregi, secompleteaz automat, incremental sau
aleator. De asemenea,valorile unui astfel de cmp sunt unice; -
CURRENCY: stocheaz sume monetare (numere cuun grad nalt de
precizie, indicndu-se simbolul monedei - LEI, $etc..); - DATE/TIME:
permite reprezentarea timpului nACCESS, stocnd valori de tip dat
calendaristic / or; - NUMBER: permite stocarea de valori
numerice(numere reale); - TEXT: iruri de caractere alfanumerice
(cifre, literesemne de punctuaie etc.), maxim 255 de
caractere;
9. ACCESS - Tabele - YES / NO: valori de tip adevrat / fals,
activ / inactiv etc.; - LOOKUP WIZARD: se folosete de obicei pentru
cheileexterne, permite introducerea de valori n cmpul respectiv
prinselectarea acestora din lista de valori a unui alt cmp
(cheiaprimar corespunztoare). n partea de jos a ferestrei TABLE
DESIGN exist o list deproprieti ale cmpului (n funcie de tipul de
dat al cmpului,aceste proprieti difer): - FIELD SIZE (dimensiunea
cmpului). Pentru cmpurileTEXT, permite specificarea unui numr (de
la 1 la 255) care vareprezenta numrul maxim de caractere ce vor
forma valorilecmpului respectiv). Pentru cmpurile NUMBER,
proprietateaprezint mai multe valori predefinite: INTEGER (numere
ntregintre -32.768 i 32.767), LONG INTEGER (numere ntregi deordinul
a +/- 2 miliarde), SINGLE (numere reale de ordinul 10 38 ),DOUBLE
(numere reale de ordinul 10 308 ); - FORMAT: modul n care vor fi
afiate valorile cmpului,indiferent de felul cum sunt introduse; -
DECIMAL PLACES: numrul de zecimale care vor fi afiatepentru
cmpurile numerice;
10. ACCESS - Tabele - CAPTION: eticheta (numele complet) al
cmpului. Dacnumele cmpului nscris la FIELD SIZE se folosete pentru
aefectua operaii cu datele, recomandndu-se prescurtarea, etichetava
apare pe interfeele grafice (formulare, rapoarte etc..) caexplicaie
pentru date; - VALIDATION RULE: o regul pe care toate cmpurile
dintabel vor trebui s o respecte. Regula deriv din
semnificaiacmpului (de exemplu, un cmp ce stocheaz vrsta
persoanelorpoate fi definit de tip INTEGER, dar prin VALIDATION
RULE sepoate mpiedica introducerea de valori negative scriind
expresia> 0); - VALIDATION TEXT: textul unui mesaj de eroare
personalizatn cazul n care se ncalc regula de validare stabilit
laproprietatea anterioar; - DEFAULT VALUE: valoare implicit (o
valoare care se vacompleta automat n cmpul respectiv); - INDEXED:
indexare, are 3 valori posibile. NO nu provoacindexarea, YES (NO
DUPLICATES) indexeaz valorile cmpuluirespectiv (indexare nseamn
crearea unui tabel sistem, cu careutilizatorul nu interacioneaz
direct, care va memora valorilecmpului indexat i adresele de
memorie unde acestea sunt
11. ACCESS - Tabele Pentru a crea un cmp nou: - se scrie numele
cmpului ntr-una din csuele coloanei FIELDNAME; - se alege tipul de
dat din csua alturat (din coloana DATATYPE); - se configureaz
celelalte proprieti ale cmpului, dac estecazul. Primele dou
operaiuni sunt obligatorii. Crearea unei chei primare: Se selecteaz
cmpul / cmpurile care vor forma cheia primar.Cmpul selectat este
marcat cu un triunghi negru n dreptul numeluisu. Din meniul EDIT se
alege comanda PRIMARY KEY (sau se dclick pe butonul PRIMARY KEY de
pe bara de instrumente - butonulare aspectul unei chei galbene). n
dreptul cmpului apare un simboln form de cheie. Salvarea tabelului:
Meniul FILE, comanda SAVE (sau CTRL+S). Apare o csu dedialog care
solicit numele tabelului. Se tasteaz numele tabelului ise d click
pe butonul OK.
12. ACCESS - Tabele nchiderea tabelului : Meniul FILE, comanda
CLOSE (sau CTRL + F4). Dac tabelul nu are cheie primar,
utilizatorul este avertizat asupraacestei situaii, solicitndu-se
efectuarea unei aciuni, printr-o caset dedialog cu 3 butoane. YES:
creeaz automat un cmp cu numele ID, detip AUTONUMBER, care este
definit cheie primar. NO permitenchiderea tabelului, fr cheie
primar. CANCEL anuleaz comanda denchidere a tabelului. Odat ce un
tabel a fost creat i salvat, se poate trece la creareaunui nou
tabel. Dup ce au fost create toate tabelele, vor fi definite
legturile ntreele. Mai nti, aceste legturi vor fi identificate n
modelul relaional (vorfi identificate toate perechile de cmpuri
cheie primar - cheie extern,pe baza fiecrei perechi se va crea o
legtur). n continuare, se va accesa comanda RELATIONSHIPS din
meniulTOOLS. Se vor deschide ferestrele RELATIONSHIPS i SHOW
TABLE.Din fereastra SHOW TABLE vor fi alese tabelele ce vor
participa lalegturi (de obicei, toate tabelele din baza de date) i
se va apsa tastaENTER. Simbolurile tabelelor vor fi afiate n
fereastra
13. ACCESS - Tabele n continuare, vor fi create legturile ntre
tabele, dou ctedou, pe baza perechilor de chei identificate
anterior, astfel: - se selecteaz prin click cheia primar a
legturii; - se execut drag & drop ctre cheia extern; - este
afiat fereastra EDIT RELATIONSHIPS, care conineurmtoarele opiuni: *
numele tabelelor care se leag i cheile de legtur; * ENFORCE
REFERENTIAL INTEGRITY: activareaacestei opiuni va mpiedica
nscrierea n cheia extern a unorvalori care nu apar n mulimea
valorilor cheii primare; * CASCADE UPDATE RELATED FIELDS: dac
semodific o valoare a cheii primare, modificarea se va efectua
ipentru valorile corespunztoare ale cheii externe; * CASCADE DELETE
RELATED RECORDS: latergerea unui rnd din tabelul principal al
legturii (deci tergereaunei valori a cheii primare)vor fi terse
rndurile din tabelul asociatunde cheia extern coninea valoarea
tears. Aceste 3 opiunise recomand a fi activate. - se d click pe
butonul CREATE.
14. ACCESS - Tabele Pasul urmtor n exploatarea bazei de date
este completareatabelelor. Pentru a completa un tabel, se d dublu
click pe numelelui. Valorile se vor completa n cmpurile
corespunztoare, rnd curnd. Un rnd din baza de date este salvat
automat atunci cndcursorul trece pe alt rnd. Pentru modificarea
unei valori, se plaseaz cursorul n celulacmpului respectiv i se
editeaz valoarea respectiv. tergerea unui rnd (nregistrare): meniul
EDIT, comandaDELETE RECORDS. Navigarea n tabel se face cu
urmtoarele comenzi: - tastele direcionale: deplaseaz cursorul n
sensul indicat desgei; - TAB: deplaseaz cursorul de la stnga la
dreapta, pe fiecarernd; - SHIFT+TAB: deplasare n sens invers celei
de la TAB; - CTRL+HOME: nceputul tabelului; - CTRL+END: sfritul
tabelului. Comutarea ntre modul de lucru (DATASHEET VIEW) i cel
de
15. ACCESS - Formulare Formularele sunt obiecte ACCESS care
permit introducerea / vizualizarea / editarea datelor din baza de
date folosind o interfa grafic mai prietenoas. Crearea unui
formular simplu: - se acceseaz seciunea FORMS din fereastra
DATABASE; - se d click pe butonul NEW i se alege opiunea FORM
WIZARD; - n prima fereastr a FORM WIZARD se alege tabelul care va
sta la baza formularului; - fereastra urmtoare afieaz 2 liste:
AVAILABLE FIELDS (cmpurile tabelului selectat) i SELECTED FIELDS
(cmpurile ce vor apare n formular). Cmpurile pot fi deplasate ntre
cele 2 liste folosind butoanele ; - fereastra urmtoare permite
configurarea aspectului formularului. Sunt disponibile 4 tipuri de
formulare (aspectul fiecruia este prezentat n fereastr,
dreptunghiurile gri nchis nseamn nume de cmpuri, cele gri deschis
csue cu valori); - fereastra urmtoare definete culorile
formularului; - ultima fereastr permite denumirea formularului i
implicit
16. ACCESS - Formulare Dup crearea formularului, acesta poate
fi deschis n modulde lucru (FORM VIEW) prin dublu click pe numele
su n fereastraDATABASE, sau i se poate modifica aspectul dnd click
pe butonulDESIGN. Comutarea ntre cele dou ferestre (DESIGN VIEW i
FORMVIEW) se face prin comenzile din meniul VIEW. Introducerea de
date cu ajutorul formularului : Se deschide formularul n modul FORM
VIEW. Pe ecran aparcasete care indic numele cmpurilor i casete ce
permitintroducerea de date pentru fiecare cmp. Pentru deplasarea
ntre nregistrri exist 5 butoane n parteade jos a formularului.
Aceste butoane permit deplasarea nainte /napoi cu cte o
nregistrare, deplasarea la prima i la ultimanregistrare a tabelului
i adugarea unei noi nregistrri. Modificarea aspectului
formularului: Se deschide formularul n modul DESIGN VIEW.
Formularulconine 2 tipuri de controale: LABEL (conin numele
cmpurilor) iTEXT BOX (conin valorile cmpurilor).
17. ACCESS - Formulare Cu ajutorul barei de formatare
(FORMATTING) se poateformata textul din controale (culoarea,
dimensiunea, aliniamentuletc..). Controalele de pe formular prezint
8 controale pentruredimensionare, pe laturile i n colurile
controlului. Mutarea unuicontrol pe formular se face prin
drag&drop. Importul unei imagini grafice n formular se face cu
ajutorulcontrolului IMAGE de pe bara de instrumente TOOLBOX. Se
dclick pe control, se deplaseaz pointer-ul pe suprafaa
formularuluii se d click. Apare o fereastr care solicit numele i
caleafiierului imagine ce va fi inserat n formular.
18. ACCESS - Interogri Interogrile (QUERIES) sunt obiecte
ACCESS ce permit extragerea de date din baza de date. Gestiunea
interogrilor se face din seciunea QUERIES a ferestrei DATABASE,
prin urmtoarele comenzi: - Butonul NEW permite crearea unei noi
interogri; - Butonul OPEN ruleaz interogarea - Butonul DESIGN
permite deschiderea unei interogri n modul de configurare (DESIGN
VIEW); - comanda CREATE QUERY IN DESIGN VIEW permite crearea unei
interogri noi. nainte de crearea unei interogri vor fi identificate
cmpurile ce vor face parte din rezultatul interogrii i eventualele
formule de calcul ce se vor folosi. Dup aceea, se identific
tabelele din care fac parte cmpurile. La crearea unei noi interogri
se afieaz fereastra SHOW TABLE, din care utilizatorul poate alege
tabelele pe care le va introduce n interogare.
19. ACCESS - Interogri Dup alegerea tabelelor i nchiderea
ferestrei SHOW TABLE seafieaz fereastra QUERY DESIGN (sau QBE). n
partea de sus aferestrei QBE sunt afiate tabelele selectate de
utilizator. n partea dejos este un tabel denumit gril de proiectare
(DESIGN GRID) . Grilaconine urmtoarele seciuni 8pe linii): -
FIELDS: numele cmpurilor ce vor forma rezultatul interogrii.
Totaici se nscriu i formulele de calcul. Un cmp se insereaz n grila
deproiectare dnd dublu click pe numele lui, sau prin drag &
drop.Formulele de calcul se scriu: nume_cmp_rezultat: formul de
calcul - TABLE: numele tabelului din care face parte cmpul din
celula demai sus; - SORT: permite sortarea nregistrrilor dup
valorile cmpuluirespectiv, n ordine cresctoare (ASCENDING) sau
descresctoare(DESCENDING); - SHOW: permite afiarea / ascunderea
valorilor cmpului respectivdin rezultatul interogrii; - CRITERIA:
se poate limita mulimea datelor afiate cu ajutorulexpresiilor
criterii de selecie. Aceste criterii testeaz valorile
cmpurilorpentru care se aplic , fiind afiate doar nregistrrile
pentru carevalorile testate respect criteriile de selecie
aplicate.
20. ACCESS - Interogri Criteriile de selecie sunt: - Operatorii
de comparaie aritmetici: =, , , >=, >.
22. ACCESS - Rapoarte Urm toarea fereastr permite definirea
unor cmpuri pe bazacrora s se grupeze nregistrrile i s se efectueze
subtotaluri. Gruparea presupune desprirea mulimii de valori a unui
/ unorcmpuri n submulimi, operaia se face n scopul calculrii
unorsubtotaluri. Gruparea se face dup valorile comune ale unui
cmpdenumit cmp de grupare. Se pot defini mai multe nivele de
grupare. Cmpurile de grupare se definesc cu ajutorul controalelor
< i > . Fereastra urm toare permite sortarea datelor dup
valorile maimultor cmpuri (cresctor sau descresctor). Butonul
SUMMARYOPTIONS deschide o fereastr n care se pot calcula totaluri,
mediipentru cmpurile numerice. n ferestrele urmtoare se definesc
aspectul (aranjarea datelor)i formatul textului pentru raport.
Ultima fereastr a REPORT WIZARDsolicit precizarea numelui
raportului. Raportul prezint 2 moduri: DESIGN VIEW (configurare)
iPREVIEW (examinare date). Comutarea ntre rapoarte: comenzile
dinmeniul VIEW.
23. ACCESS - Rapoarte Pentru modificarea unui raport, se
deschide raportul n modulDESIGN VIEW. Modificarea antetului /
subsolului raportului: se afieazseciunile REPORT HEADER / FOOTER cu
ajutorul comenzii dinmeniul VIEW. Inserarea subtotalurilor /
totalurilor: meniul VIEW, comandaSORTING AND GROUPING. Se selecteaz
cmpurile de grupare, dinlista SORT ORDER se poate defini ordonarea
cresctoare /descresctoare. Subtotalurile ce se pot calcula n urma
gruprii vor fi scrise nseciunea GROUP FOOTER definit pentru cmpul
de gruparerespectiv, folosind funcia SUM: =SUM([nume_c mp ]). . n
acest scop,proprietile GROUP HEADER i GROUP FOOTER se configureaz
lavaloarea YES. n seciunea GROUP HEADER se nscriu informaiile
referitoarela cmpul de grupare.