Leergang Intranet Coordinator

Dag 1

4 oktober 2011

Agenda

Kennismaking

Inleiding en ontwikkelingen

Intranet strategie

Doelstelling

Doelgroep

Hoofdfuncties

Projectmanagement

Briefing ICT

Intranet management

Vanessa Bos

Jullie?

Waarom is een intranet zo ingewikkeld?

Definitie Goed intranet

Definitie Goed intranet

Dat ‘echt’ past bij de behoeftes en processen van een bedrijf en

medewerkers ‘echt’ ondersteunt in hun dagelijks werk. Het is een

intranet waar het bedrijf blij mee is. Het is een bedrijfskritische applicatie.

Trends en ontwikkelingen

• Personalisatie• Self Service tools• Ruimte voor mening• Best practise platform• Wiki• Multimedia• Nieuws• Behavioral targetting• Twittering & Blogs

• Social Media• CMS• Flexibel platform • Mobiele telefoons

Global intranet strategy survey

Terug naar de basis

• Missie en visie• Bedrijfsdoelstellingen• Interne communicatiedoelstellingen• Kennismanagement doelstellingen• HR strategie

Definitie strategie

Strategie is de wijze waarop een organisatie, of deel van een organisatie zijn doelstellingen wil realiseren, binnen de gegeven mogelijkheden en beperkingen.*

* Bron Handboek intranet – Willem Hendrikx

Intranet doelen

Wat wil jullie directie?

Veel gehoorde overwegingen…

• Terugbrengen van informatieoverload• Verbeteren administratieve processen• Verbeteren interne communicatie• Informatie beter toegankelijk maken• Informatie op maat aanbieden• Versnellen van informatievoorziening

Doelen van een intranet

• Richten en sturen van een organisatie• Faciliteren van primaire (werk)processen• Online afhandelen secundaire

(werk)processen• Motiveren en binden medewerkers• Verlenen van service aan en ontwikkelen

van medewerkers• Delen, benutten en vermeerderen kennis

Strategische fasen van Tiggelaar

Groeistrategieën van ansoff

Bestaande markt Nieuwe marktBestaand product

Marktpenetratie Marktontwikkeling

Nieuw product

Product-ontwikkeling

Diversificatie

Oefening strategie opstellen

• Missie – waar staan we voor?• Visie – wat willen we worden?• Interne & externe analyse• Functie van het intranet• Belangrijke strategie (HR, interne comm. IT)• De site in de organisatie – communicatiemix

Hogerliggende doelen

• Organisatiedoelstellingen• Communicatiedoelstelling• Informatiedoelstelling• Kennisdoelstelling• Samenwerkingsdoelstelling

Doelstelling

• Het intranet is geen doelstelling op zich• Het intranet kan processen versnellen• Het intranet en de toepassingen moeten

passen bij de organisatie

SMART doelstellingen

• Specifiek• Meetbaar• Ambitieus• Realistisch• Tijd

Doelgroep

• ‘alle medewerkers’ vs. ‘echte gebruikers’• Doelgroep analyse

– Cultuur– Leeftijd– Internetervaring– Status

Groeifasen

Projectmanagement

Het, door middel van projecten, integreren van mensen, afdelingen, organisaties,

middelen en technische mogelijkheden tot het op een gestructureerde wijze oplossen van een gemeenschappelijk onderkende

probleemstelling, daarbij rekening houdend met de belangen van de

betrokkenen.

Projectmanagement stappen

• Opstart van het project• Bepaling van de omvang/scope van het project• Planning van het project• Opdeling van het project in verschillende fasen• Uitvoering van de verschillende fasen• Opvolging van de projectvoortgang• Besluitvorming en creatie van het eindproduct

Projectorganisatie

• Projectleider• Interne communicatie deskundige• ICT-deskundige• Interface- of vormgevingsspecialist• P&O medewerker• Vertegenwoordiging helpdesk• Kennismanager

‘OWNER’

Projectmanagementmethoden

• IPMA• PRINCE2• PMW• EVO• PMBoK• OPEN• Agile

– Scrum

Projectmanagement software

• Primavera Projectplanner (Windows based)

• ionProjects• PlanningForce• Principal Toolbox (PRINCE2

gebaseerd, webbased)• CS Project (Windows based)• mrProject (GNU\Linux)• Microsoft Office Project (MS

Windows)• PhProjekt (webbased)• OpenWorkbench (Windows

based, open source)

• Gantt Project In Java ontwikkelde GPL-gelicenseerde software

• Artemis• GEOC Project & Finance• MatrixOne Program Central• Achievo (webbased en open

source)• RPlan• CA Clarity

Projectplan

0. Management samenvatting Eventueel ook inleiding

1. Doelstelling Strategische aspectenDoelstellingenContext

2. Organisatie OpdrachtgeverOpdrachtnemer(s)Projectteam – leden

3. Opdracht Te realiseren onderdelenFasering

4. Rapportage Aan wieDoor wieFrequentieInhoud

Projectplan

5. Beschrijving resultaat CMS & webserverToolsOverige onderdelen – statistieken , navigatie, testen etc.Documentatie – verwante documenten

6. Planning TijdFasering – deadlines

7. Kosten ManurenExterne kosten

Documenten

• Business case• Projectplan• Contentplan• Navigatie• Wire frames of interaction design• Design (handleiding)• Beheerdocumenten

Voorbeeld planning

• Vooronderzoek• Projectplan – RfP• Navigatie• Wireframes –

interactie ontwerp• Grafisch design• Html mockup• Start ICT fases

• Ontwikkelen• Usability testen• Technische testen• Oplevering• Kinderziektes &

evaluatie

Oefening planning

• Kies het project dat binnenkort onder jouw verantwoordelijkheid valt

• Bedenk de fases die voor jouw project nodig zijn

• Schat globaal benodigde tijd in per fase

VooronderzoekProjectteamProjectplan RfPNavigatieWireframes RedactieraadInteractie ontwerpGrafisch designContentplanTechnisch PvAStart ICT fasesContentcreatieOntwikkelenUsability testenTechnische testenOpleveringKinderziektes & evaluatie

Briefing ICT

• Voor de start van de uitvoering• Compleet ieder detail• Doorspreken• Debriefing van ICT• Procedures

Online/intranet afdeling

Online/intranet afdeling 2

ICT Afdeling

Corporate communicatie

AfdelingM&C Afdeling

Eigen afdeling

Wat werkt goed? Wat werkt minder goed?

Kijk kritisch naar je eigen team/afdeling

Intranet planning

Toby Ward – model for succes

Volgende week

• Ga op zoek naar strategische documenten...

• Fijne werkweek & tot volgende week!