S E M E S T E R I I

1

Senin, 23 Juli 2012FAKULTAS PERTANIANPROGRAM STUDI AGROTEKNOLOGIUNIVERSITAS ISLAM LABUHANBATU

PERKULIAHAN-12

DASAR-DASAR MANAJEMENKomunikasi (Communication)

2

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUSSetelah mempelajari bab ini, anda diharapkan dapat :

1. Komunikasi dan manajemen

2. Saluran komunikasi dalam organisasi

3. Peranan komunikasi manajerial

4. Analisa transaksional

5. Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif

6. Peningkatan efektivitas komunikasi

3

DESKRIPSI SINGKAT• Dalam perkuliahan ini, anda akan mempelajari tentang

komunikasi dan manajemen• Bagian selanjutnya, akan membahas tentang perilaku

manusia dan komunikasi serta bahasa dan berkomunikasi• Bagian akhir perkuliahan akan membahas tentang analisa

transaksional dan media komunikasi

4

BAHAN BACAAN• T. Hani Handoko. 2003. Manajemen. BPFE. Yogyakarta• Winardi, 1979. Asas-Asas Manajemen. Alumni. Bandung

5

PERTANYAAN KUNCI1. Sebutkan dan jelaskan perbedaan model komunikasi antar

pribadi dan model komunikasi organisasi ?

2. Jelaskan peranan komunikasi informal berdasarkan the grapevine ?

3. Sebutkan dan kemukakan hambatan-hambatan yang mempengaruhi dalam komunikasi efektif ?

6

Komunikasi dan manajemen• Proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi

dari seseorang ke orang lain. Perpindahan itu melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.

• Manajemen komunikasi adalah suatu proses dengan orang-orang bermaksud memberikan pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, menghubungkan para para anggota dengan berbagai satuan organisasi dan dibidang yang berbeda pula (rantai pertukaran informasi).

Ada 3 Rantai Pertukaran Informasi :

1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti

2. Suatu sarana pengaliran informasi

3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.

7

Proses Komunikasi

1. Model komunikasi antar pribadi

• Model komunikasi sederhana, menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Contoh ; seseorang mengirimkan berita, tetapi tidak ada yang menerima atau mendengar komunikasi tidak terjadi.

• Model komunikasi kompleks, “handphone”, dimana pengirim menyampaikan suatu berita tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang dimaksudkan pengirim.

2. Komunikasi Organisasi• Saluran komunikasi formal, mempengaruhi komunikasi dalam dua

cara; 1) saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi dan 2) saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkatan organisasi.

• Struktur wewenang organisasi, mempengaruhi komunikasi terhadap efektifitas organisasi, perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi .

Pengirim Berita Penerima

8

• Spesialisasi jabatan, mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelompok cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok yang berbeda akan cenderung di hambat.

• Pemilikan informasi (Lesikar), berarti individu-individu mempunyai informasi khusus dari pengetahuan tentang pekerjaan mereka. Contoh manajer produk memiliki pengalaman yang lebih tajam dalam menentukan strategi-strategi pemasaran.

• Jaringan komunikasi dalam organsasi, organisasi merancang struktur komunikasi menjadi kaku atau berdasarkan hierarki manajemen.

Ada 4 macam komunikasi ;

1. Lingkaran, organisasi merancang struktur komunikasi dimana B hanya dapat berkomunikasi dengan A dan C, untuk berkomunikasi dengan E, B harus melalui A atau C.

2. Rantai, menunjukkan dua bawahan (A dan E) yang melapor kepada atasan mereka (B dan D) dan selanjutnya dilaporkan ke C.

3. Sumbu Y dan bintang, menunjukkan C pada posisi pusat, komunikasi yang disentralisasi ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks karena lebih cepat dan akurat.

1. sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang

2. Diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata dan simbol, kemudian

Gambar 11.1. Proses Komunikasi

4. Penerima menangkap simbol-simbol dan

5. Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan

6. Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim

3. Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima

10

Keterangan :

1. Sumber atau pengirim berita, mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan dan sering salurang melalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi biasayan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan gagasan, pemikiran, informasi dsb kepada pihak lain.

2. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding), mengubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol verbal atau non verbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan atau kegiatan.

3. Pengiriman berita, mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau saluran distribusi. Ada 2 saluran distribusi; 1) komunikasi lisan, yaitu interaksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara dan telepon), disampaikan berita secara cepat dan memungkinkan umpan balik diperoleh segera, dan 2) komunikasi tertulis, yaitu interaksi sumber dan penerima yang disampaikan melalui memo, surat, laporan, catatan, buletin, manual perusahaan dan surat kabar. Komunikasi ini mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan untuk kepentingan di waktu mendatang.

Gambar 11.2. Tipe-Tipe Jaringan Komunikasi

11

4. Penerima berita, orang-orang menerima berita melalui ke lima pancaindra mereka, pengiriman berita belum lengkap bila suatu pihak belum menerima berita.

5. Umpan balik (feedback), setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim semula atau orang lain.

A

B E

DC

C

B D

EA

A B

C

D

E

A B

C

D E

Lingkaran Rantai Sumbu Y Bintang

12

Saluran komunikasi dalam organisasi

Komunikasi Vertikal• Komunikasi yang terdiri atas; 1) komunikasi ke atas adalah untuk

menyediakan informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah, komunikasi ini berupa laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan (umpan balik) dan 2) komunikasi ke bawah adalah mulai dari manajemen puncak sampai karyawan untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Komunikasi Horizontal• Komunikasi horizontal atau lateral meliputi ; 1) komunikasi di antara

para anggota dalam kelompok kerja yang sama dan 2) komunikasi yang terjadi antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.

• Komunikasi ini membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.

13

Komunikasi Diagonal• Komunikasi yang menyilang dari rantai perintah organisasi. Hal ini

sering terjadi sebagai hasil hubungan departemen lini dan staf dan akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula

Kom

unikasi diagonal

Masalah-m

asalah lini, saran stafK

omun

ikas

i dia

gona

l

Mas

alah

-mas

alah

lini

, sar

an s

taf

Komunikasi ke atas :Laporan, masalah, gagasan, sikap, klasifikasi, penyelesaian dan penjelasan

Direktur

Manajer Keuangan

Manajer Produksi

Manajer Personalia

Gambar 11.4. Saluran-Saluran Komunikasi Formal Dalam Organisasi

Manajer Pemasaran

Komunikasi ke bawah :Prosedur, pengarahan, instruksi, penugasan, saran, kebijaksanaan dan tujuan

Komunikasi lateralUsaha-usaha koordinasi, pemecahan masalah

dan sebagainya

15

Peranan Komunikasi manajerial

Ada 5 Tipe Komunikasi Manajerial :

1. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang mengikuti rantai perintah organisasi formal yang telah ditetapkan dan ketentuan resmi mengikatnya.

2. Komunikasi informal, yaitu komunikasi cara ini biasanya dilakukan manajer untuk melengkapi komunikasi formal. Seperti menyelediki bagaimana kelompok informal bekerja dalam organisasi yang bersangkutan, mengidentifikasi kaitan-kaitan pokok dan menyediakan keterangan konstruktif kepada mereka (the grapevine).

3. Komunikasi non formal, komunikasi yang terjadi karena kondisi tak disengaja daripada organisasi formal yang menyebabkan tindakan secara tidak disengaja.

4. Komunikasi teknis, yaitu komunikasi yang digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama. Seperti kata sandi antara sesama operator komputer.

16

5. Komunikasi berdasarkan prosedural dan peraturan, yaitu komunikasi yang disajikan kedalam sebuah buku pegangan (manual) tentang organisasi yang bersangkutan. Ia memberikan keterangan tentang kebijaksanaan spesifik dan peraturan bila mereka dapat diterapkan. Walaupun agak kaku, komunikasi macam ini membantu ke arah pencapaian efisiensi.

17

Analisa transaksional• Berkenaan dengan pertukaran informasi, manusia berkomunikasi

untuk memperkuat perasaan mereka tentang diri mereka sendiri. Analisa transaksional meliputi identifikasi dan analisa transaksi-transaksi berdasarkan komunikasi, ia membantu mencapai pengertian tentang kelakuan manusia dan berguna untuk melakukan motivasi, memberikan advis, mewawancara, dimana saja komunikasi memainkan peranan penting.

Ada 3 Ego Penyebab Transaksi Terbentuk ;

1. Orang tua, tingkatan ego orang tua dicapai dari perasaan ekstern dan pengalaman yang dialami oleh seseorang dari waktu ke waktu, mana alternatif satu-satunya menerima tanpa berani mempersoalkannya.

2. Orang dewasa, tingkatan ego orang dewasa bersifat faktual, logis dan objektif, tidak memiliki perasaan yang membeda-bedakan serta mengevaluasi sesuatu situasi melalui riset dan analisa tentang fakta.

3. Anak, tingkatan ego seorang anak dicapai dari serba ingin tahu, imajinasi dan sikap ingin melawan (curiosity).

18

Ada 3 Tipe Transaksi ;• Transaksi komplementer, yaitu transaksi dimana orang yang

melakukannya memperoleh reaksi yang diinginkannya.• Transaksi silang, yaitu transaksi dimana orang yang mendapatkan

reaksi yang berbeda dengan reaksi yang diharapkan.• Transaksi ulterior, yaitu transaksi pada bagian yang terjauh meliputi

berita antara tingkat-tingkat ego yang berbeda dengan apa yang diucapkan secara lisan.

19

Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif

Hambatan Organsasi

Ada 3 hambatan organisasional :• Tingkatan Hierarki, bila suatu organisasi tumbuh, struktur

berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena harus melalui tingkatan tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Berita mengalir ke atas atau ke bawah tingkatan organsasi akan melalui beberapa filter dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.

• Wewenang Manajerial, tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin dapat dicapai dengan efektif. Pada kenyataannya manajer yang mengendalikan karyawan juga menimbulkan hambatan dalam komunikasi, seperti banyak atasan yang tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka lemah. Sebaliknya karyawan menghindari situasi yang membuat kedudukan mereka tidak menguntungkan seperti gap.

20

• Spesialisasi, menciptakan masalah komunikasi, dimana memisahkan orang-orang meskipun mereka bekerja berdekatan, perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan dapat membuat orang-orang meresa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.

Hambatan Antar Pribadi

1. Persepsi selektif, yaitu suatu proses yang menyeluruh denagna menseleksi seseorang, mengorganisasikan dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Artinya setelah seseorang menerima informasi lalu ia akan mengorganisasikannya berdasarkan pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu.

Ada 3 Aspek Yang Berhubungan Dengan Persepsi Selektif ;• Penerima akan menginterpretasikan berita bedasarkan pengalaman

dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.• Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak

dalam struktur kepribadian yang kuat. Seperti berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak

• Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapa membuat pola-pola menyeluruh.

21

2. Status komunikator, hambatan komunikasi antar pribadi adalah kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik-karakteristik pengirim (sumber) terutama kredibilitasnya (kepercayaan).

3. Keadaan membela diri, keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang didengar.

4. Pendengaran lemah, kebiasaan pendengaran lemah meliputi; a) mendengarkan di awal saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan, b) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam, memandang langit dan menunjukkan kegelisahaan), c) menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau bosan terhadap bahan pembicaraan dan d) mendengar dengan tidak efektif.

5. Ketidak tepatan penggunaan bahasa, komunikasi yang dianggap pengertian letak dalam kata-kata yang digunakan (tidak konsisten). Contoh ; manajer memerintahkan untuk mengerjakan laporan kepada karyawannya “secepat mungkin”, bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu.

22

Gambar 11.4. Batasan-Batasan Wewenang dan Kekuasaan

Ketepatan komunikasi cenderung berkurang bila melalui rantai perintah

Direktur

Karyawan

Wakil Direktur

Manajer Divisi

Manajer Departemen

Kepala Penyelia

Penyelia

Direktur

Karyawan

Wakil Direktur

Manajer Divisi

Manajer Departemen

Kepala Penyelia

Penyelia

Tingkatan (jenjang) hierarki

wewenang manajerial spesialisasi

Hambatan-hambatan komunikasi

Sumber

Gambar 11.5. Bagaimana Hambatan-Hambatan Mempengaruhi Proses Komunikasi

Tingkatan (jenjang) hierarki wewenang manajerial

spesialisasi

Encoding Pengiriman Decoding Penerimaan

Encoding

Faktor-Faktor Organisasi Faktor-Faktor antar Pribadi

24

Peningkatan efektivitas komunikasi

Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif• Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, manajer

harus memainkan peran penting dalam proses komunikasi seperti menggunakan para ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah komunikasi internal : penentuan strategi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi dan terminasi serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komuniasi melalui interview atau survey.

Penggunaan Umpan Balik• Komunikasi dua arah dapat menciptakan lingkungan yang

mendorong umpan balik dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri. Contoh : interaktif

Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif• Pengembangan teknik-teknik komunikasi seperti latihan dalam

penulisan dan penyampaian akan simbol, bahasa, pengutaraan yang tepat dan peka terhadap latar belakang penerima berita.

25

Pedoman Komunikasi Yang Baik• American Management Associations (AMA) menyusun 10 prinsip

komunikasi, pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, secara ringkas sebagai berikut :

1. Cari kejelasan gagasan sebelum dikomunikasikan

2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi

3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan

4. Konsultasikan dengan pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi sesuai substansi berita selama berkomunikasi

6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan

8. Perhatikan konsistensi komunikasi

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi

10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

26

Terima kasih, Semoga

Bermanfaat