Voor werkgevers die momenteel werken met CASO/Edukaat is het kiezen voor

een andere applicatie een noodzaak: het systeem kent een einddatum van 31 de-

cember 2013. Een logische ontwikkeling, want hoewel CASO een zeer betrouw-

bare salarisapplicatie is, voldoet het systeem niet aan de eisen die tegenwoordig

gesteld worden aan een HRM-systeem. Werkgevers willen zaken als competen-

tiemanagement, 360 graden feedback, taakbeleid, medewerkerontwikkeling,

een verzuimmodule, dashboardrapportages, etc. Bovendien worden aanvul-

lende eisen gesteld aan de mogelijkheden tot samenwerking met een admini-

stratiekantoor. Men wil bij de verdeling in werkzaamheden de knip daar leggen,

waar die het meest is afgestemd op de bij de werkgever aanwezige capaciteit en

deskundigheden.

Maar hoe te beginnen bij een oriëntatie op een nieuw programma? Waar moet

u allemaal rekening mee houden, wat is een e�ciënte aanpak? Welke gele-

dingen van uw organisatie betrekt u er bij? Bent u zelf voldoende deskundig

of laat u zich bijstaan door gespecialiseerde professionals? Voor werkgevers

die met deze vragen worstelen, heeft OSG een traject ontwikkeld onder de

naam ‘Kiezen met ambitie’. Deze methode bestaat uit een quickscan en een

nulmeting.

OSG NIEUWS · JUNI 201122

Een groot aantal onderwijsorganisaties oriënteert

zich momenteel op de keuze voor een nieuw salaris-

en HRM-systeem. Vond verloning tot een aantal jaren

geleden nog voor 90% plaats via CASO/Edukaat,

tegenwoordig zijn er meerdere spelers op de markt met

pakketten waar goed mee gewerkt kan worden. OSG

ondersteunt werkgevers bij het maken van een keuze.

KIEZEN MET AMBITIEAuteur: Jan Albert Huls

ADMINISTRATIE

OSG NIEUWS · JUNI 2011 23

QuickscanDe quickscan bestaat ondermeer uit:

° Bepalen van de speerpunten in de organisatiestrategie

en –karakteristieken.

° Inventarisatie van wensen en eisen en opstellen ‘knock-

out’ criteria.

° Interviews met sleutel!guren op zowel bestuurlijk- als

gebruikersniveau.

° Het opstellen van een programma van eisen.

° Een advies bij de pre-selectie van een HRM-systeem.

Het startpunt van de quickscan is de organisatiestrate-

gie. Op basis hiervan wordt de focus bepaald en worden

de karakteristieken van de organisatie in kaart gebracht.

Hierbij wordt gekeken naar organisatiegrootte, aantal

medewerkers, kernprocessen, eventuele verbeterpunten

en wijze van sturing. Door een inventariserend interview

met een of meerdere sleutel!guren binnen de organi-

satie, worden de wensen en ambities op het gebied van

HRM-beleid, -processen en –informatiebehoefte in beeld

gebracht. De focus ligt daarbij op relevante aspecten

voor de systeemkeuze. De uitkomst van het interview en

de strategieanalyse vormen de input voor het program-

ma van eisen van de werkgever.

Op basis van het programma van eisen, een oriëntatie op

de mogelijke systemen en een indicatie van de initiële en

structurele kosten, adviseert OSG bij het maken van een

preselectie voor een HRM-systeem. Daarbij wordt een

keuze gemaakt uit de systemen die door OSG de komen-

de jaren worden ondersteund en waarmee de afgelopen

maanden op diverse plaatsen in het land voorlichtings-

sessies zijn gehouden. Dit zijn (in alfabetische volgorde):

AFAS Pro!t, HR4School en Raet Online. In een workshop

volgt vervolgens een uitgebreide demo van het gepre-

fereerde systeem, of indien gewenst ook van de tweede

keuze. Daarbij wordt ingestoken op de bevindingen in de

voorgaande stappen en het programma van eisen van de

werkgever.

NulmetingDe nulmeting bevat een inventarisatie van de huidige

stand van zaken en toekomstige ontwikkelingen. Hierbij

wordt gekeken naar de al aanwezige bouwstenen voor

een goede implementatie en de eventueel nog te dich-

ten hiaten, zodat het nieuwe HRM-systeem probleemloos

kan worden geïntroduceerd. De nulmeting is van essenti-

eel belang bij het bepalen van de implementatiestrategie.

>>

“ DE NULMETING BEVAT EEN

INVENTARISATIE VAN DE

HUIDIGE STAND VAN ZAKEN EN

TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN”

OSG NIEUWS · JUNI 201124

ADMINISTRATIE

In de nulmeting worden naast de

algemene gegevens van de organi-

satie, het organigram, de taken, be-

voegdheden en verantwoordelijk-

heden binnen de organisatie, ook

technische aspecten (infrastruc-

tuur, gebruikers, software, in-

terfaces), functionele aspecten

(personeelsadministratie, ver-

zuim, verlof, werving en selec-

tie, personeelsontwikkeling,

opleidingen en #exwerkers)

en prioritering meegeno-

men. Deze gegevens wor-

den aangevuld met de hui-

dige en toekomstige zaken

van beleidsontwikkeling

op deze gebieden. Belang-

rijk bij de nulmeting is het

creëren van een nauwkeu-

rig beeld van de huidige

stand van zaken en ontwik-

kelingen van de onderwijs-

organisatie bij aan vang van

de implementatie.

ProjectplanNa voltooiing van de quick-

scan en de nulmeting kan het

projectplan voor invoering van

het nieuwe HRM-systeem

worden gemaakt. Het project-

plan beschrijft onder meer:

• De doestellingen en beoog-

de resultaten van het imple-

mentatietraject.

• De projectorganisatie.

• Een fasering van de activiteiten.

• Het aanwijzen van een proces-

verantwoordelijke per activiteit.

• De monitoring van het implemen-

tatietraject en de kosten.

De uitvoering van het projectplan leidt tot een eindresultaat

waarbij sprake is van een optimale aansluiting van het nieu-

we HRM-syteem bij de organisatiestrategie en gewenste

sturingsinformatie van de werkgever.

PraktijkervaringBij het begeleiden van implementatietrajecten maakt

OSG gebruik van opgedane praktijkervaringen. Zowel

met AFAS Pro!t, HR4School als Raet Online wordt inmid-

dels op diverse OSG-vestigingen gewerkt. De invoering

van een nieuw HRM-systeem gaat niet altijd zonder slag

of stoot. Veel ging goed, maar er kwamen ook valkuilen

aan het licht. OSG adviseert in een implementatietraject

in ieder geval aandacht te besteden aan de volgende

items:

• Tijdig beginnen en een planmatige aanpak.

• Aandacht voor de inrichting. De nieuwe applicaties

kenmerken zich door veel maatwerk in de uitvoer.

Dit betekent echter dat veel zaken aan de invoerkant

nauwkeurig moet worden voorgede!nieerd (voorbeel-

den: kostendragers en functiecodes).

• Aandacht voor autorisaties en de organisatiestructuur.

Vaststellen welke medewerkers waar toe bevoegd zijn.

• Eventueel een gefaseerde aanpak. De nieuwe syste-

men kennen een modulaire opbouw, waarbij niet per

de!nitie vanaf de start met alle modules hoeft te wor-

den gewerkt.

• Een (geautomatiseerde) conversie voor het overzetten

van gegevens.

• Vooraf een aantal maanden schaduwdraaien met de

nieuwe applicatie.

• Indien mogelijk het tot een bepaalde datum (bijvoor-

beeld 15 november) kunnen terugvallen op de ‘oude

applicatie’, voordat een de!nitieve ‘Go’ wordt gegeven.

• Scholing van medewerkers.

• Het is raadzaam om ook de !nanciële administratie en

de beleidsmedewerkers van andere disciplines bij het

proces te betrekken.

Wij kunnen concluderen dat er veel komt kijken bij het

in gebruik nemen van een nieuwe salaris- en HRM-appli-

catie. De bovenstaande opsomming is niet uitputtend.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de diverse

HRM-systemen en onze dienstverlening, neem dan con-

tact op met uw OSG-vestiging. Wij zijn graag bereid onze

ervaringen met u te delen.

>>