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INVESTIGACIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Por: JORGE ORLANDO NOVOA

GESTIÓN DOCUMENAL II

INTRODUCCIÓN

Los Sistemas de Gestión Documental han ido ganandoprotagonismo en las empresas en los últimos años, gracias asus diferentes desarrollos y aplicaciones que ayudan a quetanto la producción y flujo documental durante todo el ciclode vida del los documentos, sea más fácil de manejar paratodos los funcionarios de una organización.

En la presente investigación, se pretende dar una visión delsoftware Docuware el cual es un Sistema de GestiónDocumental y se encuentra implementado en organizacionesa nivel mundial, entre ellas la empresa Microcolsa S.A., quientambién lo distribuye.

ENTIDAD VISITADA

La empresa visitada fue Microcolsa S.A., la cual es unaentidad que ofrece servicios de Gestión Documental, entreellos la digitalización de documentos a través del softwareDocuware, el cual es un sistema de origen alemán y seencuentra distribuido a nivel mundial, en más de 20 paísesentre ellos Colombia.

Durante su recorrido que ya se acerca a los 26 años, hanlogrando la confianza de sus clientes, los cuales seencuentran empresas de gran reconocimiento como el GrupoÉxito, Carulla, Alkosto y Colsubsidio, donde se encuentraimplementado Docuware y funciona adecuadamente.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUWARE

Docuware permite administrar la aplicación comogestor documental, con tecnología avanzada pararealizar una gestión profesional concontenido, optimizando el almacenamientoelectrónico, a través de una interfaz de usuariointuitiva, administración sencilla, integraciónrápida con movilidad y acceso remoto.


Dockuware organiza la información que se recibe diariamente distribuidos enarchivos físicos ,en correos electrónicos y sistemas de archivos electrónicos, en unarchivador electrónico central, permitiendo así un acceso rápido y sencillo alconocimiento.


DOCUWARE

El almacenamiento estructurado y losprocedimientos de búsqueda a travésde listas de selección o en modo detexto completo, permiten mejorarconsiderablemente el acceso a lainformación.

SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DOCUWARE

Toda la información existentesobre proyectos y procesos encurso o concluidos tiempoatrás, están disponibles deforma rápida.


Los documentos contables son almacenados sin modificación posible yquedan accesibles y seguros durante todo el período de conservaciónobligatoria, asegurando que cada persona pueda ver y procesar únicamenteaquellos documentos para los que tiene autorización.


Docuware es el archivador central de documentos para toda la información dela empresa, independientemente de si se encuentra en papel o en formaelectrónica. Las facturas de proveedores y cartas son escaneadas a través deun escáner o una copiadora digital. Pasan luego a una bandeja electrónicavirtual, donde son clasificadas y grapadas, indexadas cómodamente conpalabras clave y depositadas en el archivador electrónico. Basta pulsar unbotón para que Docuware incorpore archivos en Wor, Excel y Power Point, alarchivador central de documentos.

Al imprimir desde cualquier aplicación de Windows, es posible almacenardocumentos y asignarles palabras automáticamente, en segundo plano.


Toda la información necesaria puede obtenerse en segundos. Varias personaspueden acceder simultáneamente a un mismo documento. Para encontrar undocumento , basta conocer la fecha de almacenamiento o el nombre del usuario quelo guardó. También es posible buscar por palabras claves asignadasindividualmente. También es posible leer partes del texto de documentosescaneados con ayuda de la función del OCR integrada y transferidos a otrosprogramas de Windows.


De la misma manera que con los documentos enpapel, es posible añadir a los documentosescaneados marcas decolores, anotaciones, subrayados y sellos creadosindividualmente. Los cinco niveles de capassuperpuestas que se pueden activar o desactivara conveniencia, hacen posible añadir el sello sinque el documento original sufra alteraciónalguna. Esto permite, a su vez, añadircomentarios a un fax recibido directamentedesde su computadora y enviarloinmediatamente de vuelta desde su mismoequipo.


Los faxes entrantes son recibidos a través de un módem y depositados en unarchivador de faxes simultáneamente a su impresión. Todos los faxespueden, además ser transferidos por correo electrónico a una estación de trabajodeterminada, también de forma paralela a la impresión. Desde allí se realiza ladistribución electrónica a los destinatarios apropiados en la empresa.


DOCUWARE

Docuware archiva los documentos a prueba de falsificación, mediante un

control codificado (checksum) de documentos, a prueba de manipulación


DOCUWARE

Docuware permite transferir a los demásempleados de la empresa y a través de lared, todos los documentos ymensajes, incluso mensajes de voz. Lainterfaz integrada MAPI permite recibir yenviar documentos escritos vía correoelectrónico a través de internet, sin importarsi el interlocutor trabaja o no con Docuware.


DOCUWARE

Como soporte de datos es posible utilizardiscos duros, sistemas RAID, CD-R, DVD yjuke boxes. Docuware Business permitecrear un número ilimitado de archivadores.Cada archivador puede almacenar hasta 4,3GB de datos, que es lo que cabe en un DVD.Esto equivale aproximadamente a 100,000páginas o 150 archivadores.


El módulo ClienteWeb es para poder acceder a la información almacenada enDocuware, desde Internet o la Intranet y en cualquier parte del mundo, con locual no necesitará licencia por persona que necesite consultar ladocumentación, es una licencia ilimitada.


DOCUWARE

El Web Cliente de Docuware garantiza elacceso a los documentos en cualquiermomento y lugar mediante navegadores webconvencionales. En los flujos de trabajobasados en web es posible facilitar losdocumentos completos al usuario para que lospueda procesar, o como alternativa , medianteun hipervínculo al documento archivado. Esosignifica que los flujos de trabajo puedenadaptarse fácilmente a los requisitos de cadaorganización y también al rendimiento de latransmisión de datos por Internet.

COMPONENTES ADICIONALES

Adicional a lo anterior, la empresa Microcolsa, a desarrollado aplicaciones y scripsque interactúan con Docuware y ayudan a que la correspondencia, la contabilidad yregistro de proponentes, entre otros, hagan parte del Sistema de Gestión Documentaly se puedan tomar decisiones integralmente.

En el siguiente enlace podemos observar un vídeo de uno de sus módulos:

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Y5t903xCpOk













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