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Investigación sistema de gestión documental

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  • 1. INVESTIGACIN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL Por: JORGE ORLANDO NOVOA GESTIN DOCUMENAL II

2. INTRODUCCIN Los Sistemas de Gestin Documental han ido ganando protagonismo en las empresas en los ltimos aos, gracias a sus diferentes desarrollos y aplicaciones que ayudan a que tanto la produccin y flujo documental durante todo el ciclo de vida del los documentos, sea ms fcil de manejar para todos los funcionarios de una organizacin. En la presente investigacin, se pretende dar una visin del software Docuware el cual es un Sistema de Gestin Documental y se encuentra implementado en organizaciones a nivel mundial, entre ellas la empresa Microcolsa S.A., quien tambin lo distribuye. 3. ENTIDAD VISITADA La empresa visitada fue Microcolsa S.A., la cual es una entidad que ofrece servicios de Gestin Documental, entre ellos la digitalizacin de documentos a travs del software Docuware, el cual es un sistema de origen alemn y se encuentra distribuido a nivel mundial, en ms de 20 pases entre ellos Colombia. Durante su recorrido que ya se acerca a los 26 aos, han logrando la confianza de sus clientes, los cuales se encuentran empresas de gran reconocimiento como el Grupo xito, Carulla, Alkosto y Colsubsidio, donde se encuentra implementado Docuware y funciona adecuadamente. 4. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Docuware permite administrar la aplicacin como gestor documental, con tecnologa avanzada para realizar una gestin profesional con contenido, optimizando el almacenamiento electrnico, a travs de una interfaz de usuario intuitiva, administracin sencilla, integracin rpida con movilidad y acceso remoto. 5. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Dockuware organiza la informacin que se recibe diariamente distribuidos en archivos fsicos ,en correos electrnicos y sistemas de archivos electrnicos, en un archivador electrnico central, permitiendo as un acceso rpido y sencillo al conocimiento. 6. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE El almacenamiento estructurado y los procedimientos de bsqueda a travs de listas de seleccin o en modo de texto completo, permiten mejorar considerablemente el acceso a la informacin. 7. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Toda la informacin existente sobre proyectos y procesos en curso o concluidos tiempo atrs, estn disponibles de forma rpida. 8. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Los documentos contables son almacenados sin modificacin posible y quedan accesibles y seguros durante todo el perodo de conservacin obligatoria, asegurando que cada persona pueda ver y procesar nicamente aquellos documentos para los que tiene autorizacin. 9. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Docuware es el archivador central de documentos para toda la informacin de la empresa, independientemente de si se encuentra en papel o en forma electrnica. Las facturas de proveedores y cartas son escaneadas a travs de un escner o una copiadora digital. Pasan luego a una bandeja electrnica virtual, donde son clasificadas y grapadas, indexadas cmodamente con palabras clave y depositadas en el archivador electrnico. Basta pulsar un botn para que Docuware incorpore archivos en Wor, Excel y Power Point, al archivador central de documentos. Al imprimir desde cualquier aplicacin de Windows, es posible almacenar documentos y asignarles palabras automticamente, en segundo plano. 10. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Toda la informacin necesaria puede obtenerse en segundos. Varias personas pueden acceder simultneamente a un mismo documento. Para encontrar un documento , basta conocer la fecha de almacenamiento o el nombre del usuario que lo guard. Tambin es posible buscar por palabras claves asignadas individualmente. Tambin es posible leer partes del texto de documentos escaneados con ayuda de la funcin del OCR integrada y transferidos a otros programas de Windows. 11. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE De la misma manera que con los documentos en papel, es posible aadir a los documentos escaneados marcas de colores, anotaciones, subrayados y sellos creados individualmente. Los cinco niveles de capas superpuestas que se pueden activar o desactivar a conveniencia, hacen posible aadir el sello sin que el documento original sufra alteracin alguna. Esto permite, a su vez, aadir comentarios a un fax recibido directamente desde su computadora y enviarlo inmediatamente de vuelta desde su mismo equipo. 12. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Los faxes entrantes son recibidos a travs de un mdem y depositados en un archivador de faxes simultneamente a su impresin. Todos los faxes pueden, adems ser transferidos por correo electrnico a una estacin de trabajo determinada, tambin de forma paralela a la impresin. Desde all se realiza la distribucin electrnica a los destinatarios apropiados en la empresa. 13. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Docuware archiva los documentos a prueba de falsificacin, mediante un control codificado (checksum) de documentos, a prueba de manipulacin 14. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Docuware permite transferir a los dems empleados de la empresa y a travs de la red, todos los documentos y mensajes, incluso mensajes de voz. La interfaz integrada MAPI permite recibir y enviar documentos escritos va correo electrnico a travs de internet, sin importar si el interlocutor trabaja o no con Docuware. 15. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE Como soporte de datos es posible utilizar discos duros, sistemas RAID, CD-R, DVD y juke boxes. Docuware Business permite crear un nmero ilimitado de archivadores. Cada archivador puede almacenar hasta 4,3 GB de datos, que es lo que cabe en un DVD. Esto equivale aproximadamente a 100,000 pginas o 150 archivadores. 16. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE El mdulo ClienteWeb es para poder acceder a la informacin almacenada en Docuware, desde Internet o la Intranet y en cualquier parte del mundo, con lo cual no necesitar licencia por persona que necesite consultar la documentacin, es una licencia ilimitada. 17. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL DOCUWARE El Web Cliente de Docuware garantiza el acceso a los documentos en cualquier momento y lugar mediante navegadores web convencionales. En los flujos de trabajo basados en web es posible facilitar los documentos completos al usuario para que los pueda procesar, o como alternativa , mediante un hipervnculo al documento archivado. Eso significa que los flujos de trabajo pueden adaptarse fcilmente a los requisitos de cada organizacin y tambin al rendimiento de la transmisin de datos por Internet. 18. COMPONENTES ADICIONALES Adicional a lo anterior, la empresa Microcolsa, a desarrollado aplicaciones y scrips que interactan con Docuware y ayudan a que la correspondencia, la contabilidad y registro de proponentes, entre otros, hagan parte del Sistema de Gestin Documental y se puedan tomar decisiones integralmente. En el siguiente enlace podemos observar un vdeo de uno de sus mdulos: http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=Y5t903xCpOk