FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

Ipah Ema Jumiati, S.Ip., M.Si.

PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana di buat. (Handoko, 2003: 77-78)

PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan (Kadarman&Udaya, 1997:54)

Jadi perencanaan menyangkut pembuatan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya dan siapa yang akan melakukan

MERENCANAKAN

Suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan organisasi, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan, dan mengembangkan hierarki rencana secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan. (Robbins&Coulter, 1999:200)

PENTINGNYA PERENCANAAN

1. Mengurangi atau mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang

2. Memusatkan perhatian kepada sasaran3. Mendapatkan atau menjamin proses

Pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis

4. Memudahkan pengendalian.

EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2. Merumuskan keadaan saat ini3. Mengidentifikasikan segala kemudahan

dan hambatan4. Mengembangkan rencana atau

serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

ALASAN-ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN

Terdapat dua alasan dasar perlunya perencanaan:

1. “Protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan;

2. “Positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

MANFAAT PERENCANAAN

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan;

2. Membantu kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama;

3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas;

4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;

MANFAAT PERENCANAAN

5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;

6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi;

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;

8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti;

9. Menghemat waktu, usaha dan dana.

KELEMAHAN PERENCANAAN

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata;

2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan;3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi

manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi;4. Kadang-kadang hasil yang baik didapatkan

oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi;

Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

HAKIKAT PERENCANAAN

Sifat hakiki perencanaan dpt dilihat dari 4 prinsip utama: 1. Kontribusi kepada tujuan dan sasaran; 2. Aspek primer dari perencanaan (Primary of planning)-

perencanaan mendahului pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

3. Aspek daya serap perencanaan (Pervasiveness of Planning)-berubah sesuai dengan otoritas manajer dan dengan sifat kebijakan dan rencana top manager.

4. Efisiensi rencana Diukur berdasarkan rasio normal input dan output dlm

arti uang, jam kerja, unit produksi yg digunakan utk memberikan nilai kepuasan individu dan kelompok.

JENIS-JENIS RENCANA

Hasil dari proses perencanaan (planning) adalah rencana (plan). Kita mengenal beberapa jenis rencana, yaitu :

1. Maksud/Tujuan dan MisiMaksud (purpose) adalah tujuan luas yang berlaku bukan hanya bagi organisasi tertentu tetapi berlaku bagi semua organisasi yang sejenis. Misi (mission) suatu organisasi dari organisasi lain yang sejenis.

JENIS-JENIS RENCANA

2. SasaranSasaran (objective) adalah target yang harus dicapai oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Jadi sasaran lebih spesifik daripada misi.

3. StrategiStrategi (Strategy) adalah penentuan tujuan utama yg berjangka panjang dan sasaran-sasaran serta pemilihan cara-cara bertindak dan pengalokasian sumber daya yg diperlukan utk mewujudkan tujuan organisasi agar dalam jangka waktu panjang tidak kalah bersaing.

JENIS-JENIS RENCANA

4. KebijakanKebijakan (policy) adalah pernyataan-pernyataan umum yg merupakan pedoman di dalam berfikir dan bertindak dalam pengambilan keputusan.

5. Prosedur Prosedur (procedure) adalah rencana yang merupakan metode yang biasa dalam menangani kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

JENIS-JENIS RENCANA

6. PeraturanPeraturan (rule) adalah tindakan-tindakan yang dituntut untuk dilakukan dan dipilih dari beberapa alternatif yang ada. Suatu peraturan menuntut dilaksanakan atau tidak dilaksanakannya suatu tindakan tergantung pada situasi

JENIS-JENIS RENCANA

7. ProgramProgram (program) adalah gabungan dari tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, peraturan-peraturan, pemberian tugas-tugas, langkah-langkah yang akan diambil, sumberdaya-sumberdaya yang akan digunakan dan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan arah tindakan tertentu. Program biasanya didukung oleh modal dan anggaran belanja.

JENIS-JENIS RENCANA

8. AnggaranAnggaran (budget) adalah suatu rencana yang menggambarkan hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam bentuk angka-angka.

Jadi jenis-jenis rencana tsb bersifat hierarkhis (berjenjang) Mulai dari Tujuan atau misi, sasaran-sasaran, Stategi-strategi, Kebijakan-kebijakan, Prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan, Program-program, Anggaran-anggaran.

URUTAN LANGKAH PERENCANAAN

1. Menyadari adanya peluang2. Menentukan sasaran3. Menentukan Premis (data yg diramalkan

dari sifat sesungguhnya)4. Menentukan arah tindakan alternatif5. Mengevaluasi arah tindakan alternatif6. Memilih satu arah alternatif7. Merumuskan rencana turunan8. Mengurutkan rencana berdasarkan

anggaran

PEMAHAMAN YANG SALAH TENTANG PERENCANAAN

1. Perencanaan yang terbukti tidak akurat merupakan pemborosan waktu manajer.Hasil akhir perencanaan hanyalah salah satu dan maksud-maksud perencanaan itu. Proses itu sendiri dapat berharga meskipun andaikata hasilnya meleset dari target.

2. Perencanaan dapat melenyapkan perubahan. Perencanaan utk mengantisipasi perubahan-perubahan dan utk menyusun tanggapan yg paling efektif terhadap perubahan-perubahan itu.

PEMAHAMAN YANG SALAH TENTANG PERENCANAAN

3. Perencanaan mengurangi fleksibilitas.Perencanaan menyiratkan komitmen, tetapi ini hanya menjadi kendala apabila manajer berhenti merencanakan setelah melakukannya sekali. Perencanaan merupakan kegiatan terus menerus. Fakta bahwa perencanaan-perencanaan formal yang telah dibahas dengan seksama dan diungkapkan dengan jelas dapat membuat rencana-rencana itu lebih mudah ditinjau kembali.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Cara paling populer untuk menjabarkan rencana-rencana organisasi adalah menurut:

1. Luasnya (strategis lawan operasional);2. Kerangka waktu (jangka pendek lawan

jangka panjang);3. Kekhususan (pengarahan lawan khusus),;4. Frekuensi penggunaan (dipakai sekali

lawan terus-menerus).

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Jenis-jenis rencana menurut luasnya, dibagi:1. Rencana Strategis

Yaitu rencana-rencana yang berlaku bagi seluruh organisasi, menentukan sasaran umum organisasi tersebut, dan berusaha menempatkan organisasi tersebut dalam lingkungannya;

2. Rencana operasionalYaitu rencana yang menetapkan rincian tentang cara mencapai keseluruhan tujuan organisasi.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Jenis-jenis rencana menurut Kerangka Waktu:

1. Rencana Jangka PanjangRencana dengan kerangka waktu di atas tiga tahun.

2. Rencana Jangka PendekRencana yang mencakup satu tahun kurang.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Jenis-jenis rencana menurut Kekhususan:

1. Pengarahan/Rencana direksionalYaitu rencana yang fleksibel yang menetapkan pedoman umum.

2. Rencana-rencana khususRencana yang sudah dirumuskan dengan jelas dan tidak menyediakan ruang bagi interpretasi.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Jenis-jenis rencana menurut Frekuensi Penggunaan:

1. Rencana sekali pakaiYaitu rencana yang digunakan sekali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan situasi khas dan diciptakan sebagai tanggapan terhadap keputusan-keputusan yang tidak terprogram yang diambil oleh para manajer.

JENIS-JENIS PERENCANAAN

Jenis-jenis rencana menurut Frekuensi Penggunaan:

2. Rencana TetapYaitu: rencana yang berkesinambungan yang menyajikan panduan bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukan berulang dalam organisasi dan merupakan rencana yang dibuat berkenaan dengan keputusan yang dibuat oleh para manajer

TERIMA KASIH