DIGITALIZACIÓNwww.cienciadelainformacion.edu.co

EJE TEMATICO Nº 4Presentado por :

LILIANA LONDOÑO BECERRA

MARELBIS GAZCON TAPIAS

DIANA LUCIA MOSQUERA ROBLES

Presentado a:

Docente: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES

2014

EJES TEMATICOS

1.Digitalización que es y aplicaciones

2.Usos

3.Aspectos técnicos

4.Equipos para la captura de información.

1. DIGITALIZACIÓN, QUE ES Y APLICACIONES

Es la forma como una imagen (texto, fotos, formas, sonido , movimiento...), se pueden convertir en un idioma comprensible

para los computadores.

Las imágenes digitales son fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos-fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones.

Consiste en convertir un documento físico en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres.

Señal de origen análoga Señal digitalizada

Se realiza una muestra de la imagen digital y se confecciona un mapa de ella en forma de cuadrícula de puntos o elementos de la figura (píxeles).

A cada píxel se le asigna un valor tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual está representado en un código binario (ceros y unos).

• Los dígitos binarios ("bits") para cada píxel son almacenados por una computadora en una secuencia, y con frecuencia se los reduce a una representación matemática (comprimida). Luego la computadora interpreta y lee los bits para producir una versión analógica para su visualización o impresión

Valores de píxel: Como se exhibe en esta imagen bitonal, a cada píxel se le asigna un valor tonal, en este ejemplo 0 para el negro y 1 para el blanco.

La “digitalización” se encuentra definida en el Acuerdo 27 de 2006 y en el protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios

APLICACIONES Y USOS

La digitalización, se aplica a documentos de todo tipo, especialmente a los voluminosos archivos históricos, comerciales, y de arte, cubriendo las siguientes áreas:

Usos • O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres). • Lectura de marcas. • Lectura de Códigos de Barra. • Lectura por zonas.• Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, etc

Las imágenes digitalizadas: • Pueden ser visualizadas en un monitor. • Impresas sobre papel. • Enviadas a terminales remotos mediante red interna o

externa. • Enviadas por correo electrónico. • Guardadas en su disco duro para utilizarlas en sus

informes o trabajos.

Proceso de digitalización

1. Preparación

• Eliminación de sobres, extraer documentos de carpetas o fundas.• Eliminación de grapas u otros elementos .• Eliminar documentación que no sea necesaria.• Clasificación por tipología documental.

2. Digitalización

Digitalización de los documentos, mediante escáneres dependiendo de la necesidad del trabajo.

3. Control de Calidad

En esta fase se realizan una serie de controles de calidad, habituales, entre estos se encuentran:

• Control del número de documentos digitalizados. • Verificación de la calidad de las imágenes. • Proceso de centrado del documento escaneado.

4. Indexación de la documentación.

Verificación de la grabación Una vez realizada la grabación de los datos del expediente para garantizar la calidad de los datos.

Se realizan procesos de verificación, que consiste en volver a grabar los datos más importantes (índices) para que el sistema compare y comprueba que la información grabada es correcta.  

4. Respaldo - grabación de imágenes Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, existen posibilidades de almacenamiento:

• Discos compactos (CD). • Magneto ópticos. • DVD. • Cintas. • Discos duros externos. Etc.

Es indispensable definir previamente el nivel de seguridad y el tipo de firma electrónica que se aceptará en la digitalización de documentos, la cual deberá tener un nivel de seguridad alto y, en algunos casos, una larga duración.

3. ASPECTOS TECNICOS

La verificación de la calidad de las imágenes se hace mediante tres operaciones:• La toma de las imágenes• Su mejoramiento• La compresión y descompresión de los datos digitalizados.

Para obtener una buena calidad de la imagen se deben respetar cuatro reglas:

1. El equipo (unidad de disco óptico y escáner) debe ser calibrado correctamente de acuerdo con las instrucciones del productor y ajustado de acuerdo con las necesidades del usuario.

• Clasificar los documentos originales de acuerdo con los problemas de digitalización que se presenten.

• Efectuar una prueba con un muestreo de documentos antes de iniciar la digitalización de todo un fondo documental.

• Obtener la autorización de la persona encargada del proyecto.

2. La densidad de la digitalización se da en función de la calidad de la imagen y de la capacidad de almacenamiento que se desean. Se debe tener en cuenta la capacidad de memoria de los discos ópticos.

3. Para mejorar una imagen se puede utilizar un algoritmo que limpia la imagen, suprimiendo los datos de una forma selectiva o automática.

Para los documentos que tienen valor de prueba o valor científico-cultural, se debe conservar siempre una imagen no retocada.

4. La compresión y la descompresión de los datos. La compresión reduce enormemente el volumen de las imágenes digitalizadas por medio de fórmulas matemáticas. Si se utiliza una fórmula comercial, se debe obtener del proveedor un algoritmo de compresión y descompresión sin pérdida de datos.

Parámetros de la imagen digital

Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un

formato de archivo para visualización son los siguientes:

Resolución. Calidad de imagen. Cantidad de memoria que ocupa. Nivel de compresión

Resolución

La resolución es la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital. La medida de la resolución se determina por el número de píxeles leídos en una distancia lineal de una pulgada (2,54 cm) en el documento digitalizado.

Las unidades mas utilizadas son “puntos por pulgada” - ppp - (dots per inch - dpi -), o “píxeles por pulgada” - ppp - (pixels per inch - ppi -). Las resoluciones de digitalización de documentos están normalmente en el rango de 50 a 600 ppp.

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Las mejoras en las imágenes de mayor resolución son apreciables

b) Dimensiones de la imagen

Son las medidas horizontales y verticales de la misma, expresadas en píxeles. Pueden determinarse multiplicando tanto el ancho como la altura de la imagen (medido en pulgadas) por la resolución en ppp.

Por ejemplo, una página A4 en blanco y negro, digitalizada a resolución de 300 ppp, tendrá una dimensión total de:

A4 = 21,0 cm x 29,7 cm

Ancho: 21,0 cm = 8,27” => 8,27” x 300 ppp = 2.500 píxeles

Alto: 29,7 cm = 11,69” => 11,69” x 300 ppp = 3.500 píxeles

Dimensión total A4: 2.500 x 3.500 = 8.750.000 pixeles

La profundidad de bits de una imagen digitalizada se determina por la cantidad de bits utilizados para definir cada píxel. Así pues, la profundidad se mide en bits/píxel.

Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor será la cantidad de tonos que puedan ser representados. Las imágenes digitales se pueden digitalizar en blanco y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color.

Para impresión en color de alta calidad se utiliza una profundidad de bits suficiente para conseguir la reproducción cuatricromática. Los cuatro colores de proceso (CMYK) de 8 bits cada uno, totalizan 32 bits de profundidad: cian (Cian), magenta (Magenta)

Profundidad de bits

Rango dinámico

Rango dinámico es el rango de diferencia tonal entre la parte más clara y la más oscura de una imagen.

Cuanto más alto sea el rango dinámico, se pueden potencialmente representar más matices, a pesar de que el rango dinámico no se correlaciona en forma automática con la cantidad de tonos reproducidos.

Tamaño de archivo

El tamaño del archivo se calcula multiplicando el área de superficie (ancho x alto) del documento a ser digitalizado (en pulgadas), por la profundidad en bits (en bits/píxel) y por el cuadrado de la resolución (en ppp2 ). Dado que el tamaño del archivo se representa en Bytes (8 bits), dividiremos el resultado para 8

Por ejemplo, para nuestra página A4 en blanco y negro, digitalizada a resolución de 300 ppp, el tamaño de archivo será:

A4 = 8.750.000 pixeles / 8 (bits / Byte) = 1,1 MegaBytes

La compresión

Se utiliza para reducir el tamaño del archivo de imagen para su almacenamiento, procesamiento y transmisión. El tamaño del archivo para las imágenes digitales puede ser muy grande, complicando las capacidades informáticas y de redes de muchos sistemas. Todas las técnicas de compresión abrevian la cadena de código binario en una imagen sin comprimir, mediante complejos algoritmos matemáticos.

Existen técnicas de compresión estándar y otras patentadas.

OCR (Optical Character Recognition)

Reconocimiento óptico de caracteres. Permite reconocer caracteres tipográficos de tipo alfanumérico durante un proceso de escaneo y generar un fichero de texto que posteriormente se pueda leer y modificar si es necesario.

Formatos del archivo

Los formatos de archivo consisten tanto en la configuración de bits que comprende la imagen como en la información del encabezamiento acerca de cómo leer e interpretar el archivo. Los formatos de archivo varían en términos de resolución, profundidad de bits, capacidades de color, y soporte para compresión y metadatos.

Los principales formatos gráficos de imagen son:

• Bitmap (Windows Bitmap File) .bmp

Creado por Microsoft Windows Paint. Fichero sin compresión, típicamente de 8 bits, soportando paletas de hasta 24 bits.

• TIFF (Tagged Image File Format) .tif .tiff

Desarrollado por Aldus Corp. en 1986 para guardar imágenes desde escáneres y tarjetas capturadoras de video. Posteriormente TIFF 5 y TIFF 6 asumen imágenes con escala de grises (4 u 8 bits) y paleta de colores (normalmente 24 bits, ampliable hasta 64 bits). Se ha convertido en

un estándar de facto en los SGED.

GIF (Graphic Interchange Format) .gif Fue desarrollado para el intercambio de imágenes en Compuserve. Bitonal, escala de grises o color de 1 a 8 bits. En la versión GIF 89a: carga progresiva, máscara de Digitalización de documentos transparencia de 1 bit y animación simple

JPEG (Join Photographic Expert Group) .jpeg .jpg

Diseñado por este grupo para la compresión de imágenes fotográficas. Formato de 8 bits en escala de grises y 24 bits en color, con alta compresión y pérdida variable. Estándar para la representación de imágenes en color y grises (no adecuado para imágenes bitonales o con pequeño número de colores).

JFIF (JPEG File Interchange Format) .jfif .jif

Presentada por C-Cube Microsystems. Formato de archivo que permite que los flujos de datos JPEG sean intercambiados entre una amplia variedad de plataformas y aplicaciones.

PDF (Portable Document Format) .pdf

Lenguaje descriptor de páginas desarrollado por Adobe Corp. que contiene las

capacidades gráficas de PostScript (menos flexible, pero más eficiente) y con

capacidades hipertextuales. Profundidad de bits variable (4 a 8 bits escala de grises y hasta 64 bits color).

EQUIPOS TECNICOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN

Para un proceso de digitalización se requieren los siguientes componentes:

• Computadores conectados en red.

• Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner, cámaras,).

• Software para tratamiento, formateo y compresión de imágenes.

• Dispositivos de almacenamiento.

• Dispositivos de visualización e impresión. Monitores, impresoras , etc.

¿Cómo funciona un escáner?

El proceso de captación de una imagen con un escáner dispuesto con sensores CCD, es el siguiente:

Se ilumina la imagen a digitalizar con un foco de luz; se conduce mediante espejos la luz reflejada hacia los sensores CCD, que transforman la luz en señales eléctricas, y a continuación estas señales eléctricas se transforman en formato digital mediante un CAD (Conversor Analógico Digital) y el caudal resultante de bits se transmite al computador.

Para tener en cuenta:

La calidad de la imagen escaneada dependerá fundamentalmente del número de CCD en línea de que disponga el escáner y de la calidad de estos CCDs y CADs.

Los CCDs deben ser capaces de captar con fidelidad los colores de la imagen y los CADs de aprovechar bien la señal eléctrica producida.

Cuando se está realizando una digitalización con un escáner, los sensores CCDs se mueven a lo largo de la longitud de la página (o la página se mueve sobre los CCDs) a una velocidad fija. La fuente de luz del escáner, de intensidad constante, es una lámpara fluorescente, normalmente de color rojo o verde, aunque a veces puede ser blanca.

Tipos de scanner

1. Escáner plano o de sobremesa .

Es el mas utilizado, aunque no es recomendable para grandes volúmenes de documentos.

2. Escáner plano con alimentadora

Trabaja igual que el plano, pero la diferencia es su rodillo de goma, que arrastra las hojas hasta el cristal. Su ventaja esta en que no hay que abrir la tapa para cambiar la hoja, y agilizando el trabajo

3. PortátilNo lleva conexiones, solo una batería y un puerto USB, con escaneo a dos caras , exporta a PDF. Resolucion hasta 600 ppp

4. De manoDe poca resolución ( hasta 400 ppp) y una corta area de escaneado (9 x12 cms)

5. Escáneres de libros y documentación histórica, A1 y A0Tamaños A1 y A0

• Captura lineal• Muy sofisticados y costosos.

Zeutschel OS 10000 A0

6. Escáneres de libros y documentación histórica• Escáneres tamaño (A3, A2) • Captura lineal o matricial, dependiendo marcas y modelos

Sofisticados pero menos y menos costosos.

Copybook HD I2SBook2net - Microbox

7.Escáneres de libros y documentación histórica

ATIZ BookDrive DIY PS5000 C

CONCLUSIONES

Como profesionales de la información debemos conocer los procesos y tecnologías disponibles para la digitalización, sus usos y aplicaciones, claro esta considerando las metodologías archivísticas para su organización.

El aprovechamiento de estas tecnologías para una buen sistema de recuperación de la información, cumpliendo con la normatividad y garantizando el valor de prueba de los documentos digitalizados.

La gran ventaja de la digitalización se resume en fácil acceso, no manipulación de los originales lo que garantiza su conservación y almacenamiento en poco espacio.

CYBERGRAFIA• BIBLIOGRAFÍA CASANOVAS, Inés. Gestión de archivos electrónicos .

Buenos Aires : Alfagrama, 2007. 246 p. DATOS, INFORMACIÓN, CONOCIMIENTO Y BIBLIOTECA : INSUMOS BÁSICOS DE LA ACTIVIDAD ACADÉMICA. [en línea]. [consultado 3 de marzo. 2014]. Disponible en :

http :// evirtual.lasalle.edu.co/info_basica/nuevos/guia/GuiaClaseNo.1.pdf

• FERNÁNDEZ HEVIA, José María. Guía de la información electrónica : cómo tratar los datos legibles por máquina y la documentación electrónica. [en línea]. Luxemburgo : Comunidades Europeas, 2000. 60 p. Disponible en : http :// www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

• http :// www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm