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DESARROLLO PROFESIONAL
DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA.
OBJETIVO GENERAL
Conocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocándonos en la
secretaria ejecutiva moderna Dando a conocer las características básicas y
específicas para el buen desarrollo profesional y actualizada con los
beneficios de las redes sociales para la satisfacción de clientes, y las
relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el área laboral, y
la construcción de una buena imagen secretarial y empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Llevar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna
evitando así disgusto por parte de un cliente
2. Analizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias
de la secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva.
3. Buena atención al cliente evitando la insatisfacción de sus
superiores o clientes en un trabajo profesional mal
desempeñado
INTRODUCCIÓN
En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria
presentaremos las relaciones humanas dentro de la oficina,
funciones básicas y específicas de la secretaria, y su gran avance
debido a la era tecnológica actual además de estar presente en la
toma de decisiones dentro y fuera de la empresa, sus increíbles
equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que
estas les brinda a la secretaria actualizar información de la empresa
con ayuda de paginas web y programas de finanzas.
DESARROLLO PROFESIONAL DE UNA
SECRETARIA:
Para el desarrollo de la imagen profesional de una
secretaria es muy importante mostrar una actitud
totalmente positiva, ante cualquier situación que pueda
presentarse y solucionar cualquier problema dado en
ciertas circunstancias
CAPTIULO 1.
1.1 Funciones básicas de una secretaria
1.2 Funciones específicas de la secretaria moderna.
1.3 La secretaria en la empresa moderna
1.4 Secretos de una imagen exitosa para una buena presentación.
TEAM
ASSISTANT
COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA
SECRETARIA
- Competencia nacional
- Competencias internacionales
- Innovaciones Tecnológicas
- Esferas socioculturales.
1. LA IMPORTANCIA SIGNIFICATIVA DEL CONOCIMIENTO
- Aperturas a internet
- Manejo de herramientas digitales
- Alcance de la competencia.
2. ROL DE LAS COMUNICACIONES
- La forma de llegada de información a los ciudadanos y
relaciones externas
- Inspección de programas
- Coordinación en la organización de eventos
3. MANEJOS MULTIPLES
1.1 FUNCIONES ESPECIFICAS
SON DE VITAL IMPORTANCIA EN LOS
SECTORES DE DESARROLLO EMPRESARIAL:
1. Mecanografía.
2. Ofimática.
3. Ortografía y gramática.
4. Caligrafía.
5. Archivo.
6. Idiomas extranjeros.
7. Matemática financiera.
8. Contabilidad.
1.2FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
• La redacción y la gestión de correspondencia.
• Los trabajos de toma de nota.
• Elaboración las actas de reuniones
Archivo de los documentos de la oficina
Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los archivos.
• Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones.
• Planificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.
• Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.
SECRETARIA TRADICIONAL SECRETARIA EJECUTIVA
• Sus tareas no son administrativas o ejecutivas sino que solo son orientadas a tareas concretas.
• conocimientos mas de mecanografía o ortografía que de conocimientos modernos.
• software comunes, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de textos o gráficos.
• publica artículos o eventos en una pagina web.
• salario fijo básico a sus conocimientos.
• Sus tareas son de negociación o administrativas y pueden tomar decisiones de forma independiente.
• Conocimientos superiores de gramática aplicaciones modernas, dos o más idiomas.
•conocimiento total del mundo virtual programas de software avanzados, equipada con equipos de oficina modernos.
• diseña paginas web y las administra para su mayor organización.
• su salario aumenta cada vez más conforme vaya avanzando.
• Representa personalmente a su jefe o empresa.
1.3 LA SECRETARIA EN LA EMPRESA MODERNA
La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios.
Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.
La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta qué punto dicha evolución se deba a ella.
La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.
EQUIPOS DE LA SECRETARIA
EJECUTIVA.
CONTAMONEY ICE MONEY LITEMICROSOFT EXCEL
APLICACIONES DE FINANZAS
PARA PEQUEÑAS EMPRESAS
O USO PERSONAL
BENEFICIOS DE LAS REDES SOCIALES EN
LA EMPRESA.
Skype es fácil y rápido de instalar.
Llamadas telefónicas gratuitas a otros usuarios de Skype en cualquierparte del mundo.
Funciona con todos los cortafuegos, NAT y router. Nada quereconfigurar.
Las llamadas con Skype tienen una alta calidad de sonido y sonaltamente seguras.
Skype funciona en la mayoría de los equipos: Windows, Mac OS X,Linux y Pocket Out.
¿QUE ES SKYPE?
1.4 UNA IMAGEN EXITOSA PARA LA
SECRETARA MODERNA
1.USA MÁXIMO 3
COLORES A LA VEZ.
2. USAR UN
MAQUILLAJE
DISCRETO
3.CUIDA MUCHO TU
HIGIENE EN
CABELLO Y MANOS.
PERFIL CORRECTO
SI 60%
NO 40%
1.¿considera usted que la actitud
positiva es un muy buen potencial para
el desempeño de la secretaria en si área
laboral?
SI 80%
NO 20%
2. ¿cuales de estas cualidades
debe de tener una secretaria?
3.¿Cree usted que la satisfacción deli
cliente se debe a la buena imagen de la
secretaria acompañada de los buenos
modales?
SI 60%
NO 40%
3.¿Considera usted que la
secretaria es la imagen de una
empresa en la actualidad?
SI 30%
NO 20%
5.¿esta de acuerdo que la secretara
pueda hablar más de un idioma?
SI 100%
NO 0%
LA MAYORÍA DE CLIENTES PREFIERE
CAPTIULO 2.
2.1 Relaciones humanas en la oficina
2.2 imagen y atención al cliente.
2.3 Tipos de clientes
2.4 Satisfacción del cliente
2.1 RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA
Se dedican a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos
amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en
el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.
· Ayudar a que los demás se conozcan e integren.
· Saludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas.
· Pensar en los demás y olvidarse un poco de uno mismo.
· Ser leal quiere decir apoyar a los demás y reservar las críticas y comentarios negativos para hacérselos a la persona en forma privada.
· Ser discreta en los asuntos de la empresa.
· La persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones humanas esto se explica, por ejemplo a la cortesía, que se deben utilizar en la oficina hasta en los momentos de conflicto y presión.
· Cuidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es decir, sociales.
· Ayudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la mecánica del trabajo.
Es muy importante saber o tener en cuenta los siguientes puntos
claves para tener buenas relaciones humanas en la oficina:
PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la
oficina. Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia.
Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven
como una secretaria.
EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la
empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero
apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente,
asistiéndolo con ideas y manejando una agenda propia.
CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es una
especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los
problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por
miedo a herir a sus compañeros.
TELEFÓNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni
cinco minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre
la mesa.
CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso
se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-
trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe,
atiende el teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.
MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de
misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a
distancia de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los
entretelones de la oficina.
GUARDIAN: Es uno de los especímenes más comunes yconstituye el guardián de seguridad del templo del jefe y no dejaque nadie se le aproxime. Cree que mantenerlo inmune a laspersonas es señal de estatus y prestigio, e inconscientemente, lova aislando y desinformando.
SUPERMADRE: Manifiesta la impresión de pasar el día enteropensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en laalimentación de los hijos, en los carretes (salidas en la noche) delos hijos, etc... Les da decenas de telefonazos a sus"guaguas"(recién nacidos) durante el día y mantiene así el totalcontrol de su casa...... Pero sólo de su casa.
SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose
con todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaños,
recolección de fondos para los funcionarios problemas, visita
enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos etc.
AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a
día acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar
una fuente de persuasión. Crea un imperio, donde ella es la reina y
el resto súbditos.
2.2 IMAGEN Y ATENCIÓN AL CLIENTE.
En el desarrollo de una carrera profesional existen otros componentes
que tienen más impacto en tu imagen personal y están relacionados con
su desempeño personal y la relación con sus clientes. Demostrar una
actitud positiva con una clara idea de mejorar continuamente y adaptarse
a los cambios sin inconvenientes de la decisión del cliente.
2.3 TIPOS DE CLIENTES
- El Cliente inseguro
Estos clientes están inseguros de sí mismos y la
manera de manifestarlo es mostrándose inseguros
y nerviosos ante la idea de fracasar o quedar mal.
Como actuar con un cliente inseguro?
Crear más confianza y reducir la percepción de riesgo.
Esto significa invertir más tiempo en el cara a cara,
transmitiéndoles seguridad con respecto a tu producto o
prestación de tus servicios, estableciendo diferentes
etapas clave de compromiso, incrementando cada vez
más la comunicación, y demostrándoles absoluta
formalidad y coherencia.
- El invasor de fronteras
Este tipo de clientes no son capaces de percibir ninguna
barrera, ni contigo ni con tu trabajo
Como actuar con un cliente invasor de fronteras?
lo mejor es dejar bien claros tus límites desde el comienzo
de la relación, especialmente si sospechas que esto puede
llegar a ser un problema
- El sabelotodo
Este es el tipo de cliente que cree saber más de tu trabajo
que tú mismo y que te está indicando constantemente cómo
hacer las cosas.
La solución:
restablecer las funciones respectivas entonces es el
momento de dar un golpe sobre la mesa ante un
cliente sabelotodo
- El Cliente Insaciable
Este cliente considera que el trabajo nunca es lo
suficientemente bueno, y también te controla de manera
excesiva- aunque por diferentes razones que el cliente
inseguro. Su comportamiento te puede llegar a vencer
completamente por razones de cansancio.
La solución:
calibrar cuidadosamente las expectativas al comienzo
de cada compromiso o transacción. Las empresas
de TLC cuentan con “acuerdos de nivel de servicio”
– tal vez tengas que profundizar en detalles
específicos sobre el tipo, la calidad y el formato
de tu producto para este cliente.
- El callado.
Este tipo de cliente parece difícil de tratar porque es complicado saber
en qué piensan. Su silencio obedece a su temperamento y sólo
compra una vez que esté convencido del beneficio que le ofrece el
producto o servicio.
¿Cómo actuar con un cliente callado?
Mantener la calma.
Ser breves y precisos.
No meterles prisa porque se le podremos perder.
Nunca tratarlos con familiaridad.
Pedirle su opinión en determinados temas.
-El crítico.
A este tipo de cliente le reconoceremos porque se suele mostrar
impaciente y agitado. Mira con frecuencia el reloj.
¿Cómo actuar con un cliente crítico?
Escuchar lo que nos pide.
Ser rápidos y breves.
No hablar demasiado.
No se dejar que nos dominen los nervios.
-El violento.
Es una persona que le gusta discutir de forma permanente. Utiliza el
insulto o la agresión como medio de expresión para conseguir lo que
pretende. Pondrán a prueba tu paciencia. Suelen tener una
personalidad fuerte y dominante.
¿Cómo actuar con un cliente violento?
Prestarle atención inicial sin arrogancia ni hostilidad.
Mantener la calma en todo momento.
No discutir o adoptar la misma actitud del cliente.
No interrumpirle.
No pedirle o insinuarle que se calme.
Soporte impasibles su agresividad.
2.4 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Existen diversas formas de encarar esta recopilación de información
acerca de la experiencia de los clientes, y una de ellas consiste en
realizarles una serie de preguntas inmediatamente después de
haberles brindado un servicio o de haber concluido una transacción
Muchos de estos procesos se hacen por medio de encuestas.
Otro recurso que muchas compañías utilizan es dar un pequeño
regalo de cumpleaños a sus clientes, similar a los bonos, la secretaria
es la encargada de llevar el orden de todos estos datos para que se
envíen los regalos en las fechas indicadas y a la persona
correcta
2.5 PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL
LOGRO DE BUENAS RELACIONES DEL TRABAJO
1) Amor al prójimo como a nosotros mismos.
2) Darle importancia a las aspiraciones de la gente.
3) Respetar las diferencias individuales.
4) Escuchar: queremos que nos escuchen, pero hay que escuchar al otro.
5) Aceptar a los demás como son.
6) Nos discutir jamás.
7) Ir conociendo los sentimientos del otro.
8) No ser dominante tratar siempre de persuadir.
9) Usar frases de cortesía.
10) Trata a los demás como te gustaría que te traten.
11) Ponerse en el lugar del prójimo.
12) Estudiar los gustos ajenos.
13) Pensar bien de todos.
14) Cultivar la simpatía.
15) Ser generoso en el elogio.
16) Corregir con cariño y en privado.
17) Dar confianza y animar.
18) Mostrarse agradecido.
19) Perdonar y olvidar.
20) Saludar y sonreír.
CAPTIULO 3.
3.1 secretaria ejecutiva
3.2 ¿como vender en la imagen secretarial?
3.3 ¿como se construye una buena imagen de una secretaria?
3.4 ¿cómo se construye la buena imagen de una empresa?
3.1 SECRETARIA EJECUTIVA
Un seminario taller sobre la Secretaría ejecutiva e imagen empresarial,
será dictado los días 5 y 6 de mayo fue dictado por la universidad de
Sabana en Colombia como parte de su programa de educación.
La imagen es muy importante por lo cual es muy importante respetar estos
principios:
Ø Evitar usar sandalias con medias
Ø Evitar los escotes
Ø En la oficina no deben llevarse minifaldas
Ø Evitar las transparencias en la ropa
Ø No se recomiendan las medias.
Ø Procurar usar un maquillaje discreto
Ø Siempre debe conservar un buen peinado
Ø El perfume debe ser ligero
Ø Evite comer en tu espacio de trabajo.
3.2 COMO VENDER EN LA IMAGEN
SECRETARIAL?
La forma más adecuada de buscar empleo es haciendo un buen
Marketing personal.
Vender la imagen secretarial.
“Depende que ésta profesional vende sus ideas, experiencias,
conocimientos, y habilidades”, es decir, que un buen marketing
personal se relaciona con la imagen que se proyecta y el impacto que
se genera en los demás, que obedece a la actitud del mismo y se debe
mercadear de la mejor forma.
Para hacerlo debe tener en cuenta varios aspectos:
PRESENTACIÓN PERSONAL:
Vestuario adecuado.
Profesionalismo.
Expresión verbal o gestual.
Utilizar diversas técnicas laborales.
Los gestos.
Forma de conducirse.
El vocabulario.
El aseo e higiene personal.
El tono y volumen de voz.
3.3 COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA
IMAGEN DE UNA SECRETARIA?
1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que
todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal
saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas,
Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora
de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter,
personalidad... es clave para que exista una relación de confianza
absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la
empresa.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.
Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso.
Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en
"buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e
inteligente.
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta
dirección que tuve la suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono
transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante,
con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable
para la empresa.
5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de
los más altos directivos de América que su secretaria era la garantía de la
ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones.
7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita
aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es
importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque
sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología
financiera especializada.
8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda la
información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones
smartphones) para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el
trabajo.
9. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación. Sobran
explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir
a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que
antes nos referíamos.
10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas
las personas tienen una "marca" personal que cuidar más allá de la marca
comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de
Linkedin, Google+, Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que
saber hacerlo.
3.4 ¿CÓMO SE CONSTRUYE LA
BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?
La imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite
quién es, qué es, qué hace y cómo lo hace.
Muchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una buena
imagen puede tener resultados inesperados en su negocio.
Algunos de los aspectos que permiten transmitir una buena imagen
empresarial, independiente del tamaño de su negocio
1.Un buen servicio al cliente: Una atención de calidad, centrada en
satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen.
2.Cumplir con ciertas normas de protocolo: En el mundo de los
negocios, existen ciertas normas protocolares que distinguen cuando una
empresa es profesional o no.
3.Contar con una atractiva presentación de su empresa y de sus
productos: Contar con catálogos tanto físicos como virtuales,
presentaciones multimedias, sitios webs, tarjetas de presentación y todo lo
que permita apoyar vi-sualmente a su empresa son factores que dan
profesionalismo y seriedad a su negocio.
4.Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con
sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son
factores que inciden en una buena imagen empresarial.
5.Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos,
pueden generar una imagen única en la mente del cliente. Un diseño
atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede
marcar la diferencia. Piense en qué aspectos pueden llamar la atención
de su cliente: la presentación, el tamaño, etc. En cuanto al diseño interno
del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad, la iluminación, la
amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.
6.Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o
servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen
empresarial. Para ello, puede recurrir a estudios de marketing o encuestas
donde se compruebe la preferencia de sus clientes.
7.Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen
cuando actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus
productos no son del todo seguros o bien carecen de ciertas
características, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. Por ello,
existen empresas que se especializan en manejo de crisis. Ser siempre
transparente y reconocer los errores en el momento y lugar adecuados
hablarán de una empresa lo suficientemente profesional como para seguir
creyendo en ella.
CONCLUSIONES
