Combinación de correspondencia

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Combinacin de correspondencia

Combinacin de correspondencia

Qu es combinacin de correspondencia?La combinacin de correspondencia es una herramienta o un componente que viene incluido en el procesador de textos, como word

Para que sirve ?Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.

Esta herramienta tan poderosa nos permite crear un conjunto de documentos que sean prcticamente iguales pero que contengan elementos exclusivos.

USTED CARTAS SUS INVITADOS

La combinacin de correspondencia nos permite automatizar el proceso de envo de cartas a cada destinatario y poder hacerlo una sola vez.

Pasos para combinar correspondenciaAbrir Microsoft Word de su computadora.

2. Escribimosla cartadejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinacin, como semuestraen laimagenen los espacios en rojo.Nota: elarchivose guarda con el nombre carta modelo.

3. Posteriormente abrimos Microsoft Excel

4. Creamos labase de datoscon lainformacinque vamos a combinar en la carta.

5. Una vez llenado los datos, se guarda el archivo con el nombre Base de datos

6. Nuevamente volemos al archivo deWordDonde tenemos la carta y nos vamos a la pestaa correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinacin como se muestra en la imagen

6. Dentro de la pestaa correspondencia seleccionamos iniciar combinacin de correspondencia y luego seleccionamos la opcin Paso a paso por el Asistente ara combinar correspondencia.

7. Nos aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opcin carta y damos siguiente, esta opcin aparece en el parte de abajo del panel.8. En este paso escogemos la opcin utilizar el documento actual y damos siguiente.

9. En este paso elegimos la opcin utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar.10. Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:

11. Posteriormente nos debe un cuadro donde especifique el documento que se va a abrir, y finalmente seleccionamos aceptar cuando se observe en la pantalla, el nombre del archivo.

12. Ahora nos paramos debajo de la palabra Seor y nos vamos a la opcin Insertar campo Combinado y Seleccionamos nombre, y as se debe realizar lo mismo con el resto de opciones, quedando:

13. A continuacin en la parte inferior del panel se selecciona la opcin Siguiente: vista previa de las cartas y debemos ver la pre visualizacin del primerregistrode la base de datos correspondiente a Ariana Ochoa en los botones de la parte superiorpodemos manejar el resto de lascartas.

14. Por ltimo en la parte inferior del panel se selecciona la opcin siguiente, despus se da clic en editar cartas individuales y en la ventana que aparece se escoge la opcin todos.

15. Debemos obtener como resultado el archivo con todas las cartas.