Administración de Recursos

InformáticosObjetivos del Curso.

Introducción y conceptos básicos

Contenidos 1 : Objetivos del Curso.

• GESTIONAR EL DESARROLLO DE PROYECTOS INFORMÁTICOS

• CONTROLAR AVANCES DE UN PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE

TECNOLOGÍAS

Contenidos 2 : Introducción y conceptos básicos

La Informática está presente en todas las actividades de la empresa y actúa

en cada una de las partes de ella; la informática es un instrumento al servicio

de un objetivo, el cual es captar datos del medio externo e interno,

procesarlos, combinarlos o relacionarlos y así producir información, esta

información es vital para la toma de decisiones al interior de la empresa lo

que se ve reflejado en las decisiones de los directivos en el manejo de los

proyectos y la empresa como ente activo y cambiante en el tiempo.

Conceptos a estudiar:• Empresa.• Computación e Informática.• Recursos.• Sistemas.

Empresas: La Empresa es una organización que tiene por objetivo producir

bienes y o generar servicios para satisfacer las necesidades de la

comunidad. La Organización es un conjunto de elementos o recursos

(humanos, financieros, tecnológicos, materiales, informáticos, etc.) que se

reúnen para cumplir un propósito determinado.

Computación e Informática: La informática es la ciencia que se encarga del

automatización del manejo de la información, procesando datos, utilizando

equipos de procesos automáticos de información. Inicialmente la tecnología

informática se utilizó para administración de tangibles como inventarios y

producción. Ahora se abre camino su uso para intangibles como el

conocimiento y la capacitación.

Recursos: Dentro del contexto de la informática se puede caracterizar la

información como un recurso competitivo de la empresa, que se puede

analizar en dos partes:

•Dimensión Externa; capacidad para aproximar a la Empresa en el entorno

en el que opera.

•Dimensión Interna, sus implicaciones en los procesos directivos y de

innovación y de generación del “Know-how”(saber-como), destacando en

especial esta última feseta, que presenta relevantes efectos positivos en la

competitividad de la empresa.

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un término derivado de

la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la

Planificación de Requerimientos de Material (MRP).

La Planificación de Recursos Empresariales o el “software ERP” puede

intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas,

entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de

administración y la administración de recursos humanos. Por ejemplo: SAP

R/3, SAP Business One, JD Edwards, Microsoft Dynamics GP.

Información

Externa

General

Información

Externa

Específica

INFORMACIÓN INTERNA

Empresa

Empresas más

Competitivas:

Mejor

conocimiento del

entorno que sus

competidores y lo

consigue antes

que ellos.

Genera

conocimiento en si

interior

(innovación)

Sistemas: El término CBIS: sistemas de información basados en

computadoras, permite proporcionar a personas y grupos, tanto de dentro

como de fuera de la empresa, información relacionada con los asuntos

financieros de la misma. Esta información consiste tanto de informes

periódicos, como especiales, más resultados de simulaciones matemáticas,

comunicaciones electrónicas y consejos de sistemas expertos.

La posibilidad de efectuar controles de gestión y presupuestaria, administrar

el flujo de fondos (cash flow), y realizar pronósticos son algunas de las

novedosas e importantes aplicaciones informáticas en materia financiera. Así,

el subsistema de administración de fondos ayuda a la gerencia no sólo a

rastrear el flujo de dinero a través de la empresa, sino a influir en ese flujo.

El modelo de flujo de efectivo se usa para simular el efecto de decisiones

alternativas sobre el flujo.

El flujo de efectivo que sale de una empresa es afectado por el presupuesto

operativo. Los gerentes de todas las áreas de la organización usan el

presupuesto como mecanismo de control. Los informes de presupuesto

mensual durante el ejercicio fiscal indican a los gerentes qué tan bien se

están desempeñando en relación con lo presupuestado.

Los gerentes también usan relaciones para comparar el desempeño de sus

unidades con estándares establecidos por la empresa, la industria a la que

pertenece la empresa y el mundo de los negocios en general. Para todo ello

el sistema informático debe dar propuestas y soluciones novedosas,

creativas e innovadoras, que permitan mejorar el control sobre la marcha de

la empresa.

Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados Back Office; un back office

(trastienda de la oficina) es la parte de las empresas donde se realizan las

tareas destinadas a gestionar la propia empresa y con las cuales el cliente no

necesita contacto directo. Por ejemplo: el departamento de informática y

comunicaciones que hace que funcionen los ordenadores, redes y teléfonos,

el departamento de recursos humanos, el de contabilidad, etc. (Wikipedia).

En su contraste el back Office los ERP tiene el Front Office; éste crea una

relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor, un sistema

que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios

electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico,

telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; así mismo, es un

sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo

únicamente una relación administrativa con ellos.

¿Que no ve el cliente? Back Office

Gestión de aprovisionamiento

Gestión de fabricación (procesos)

Gestión de tecnología

Gestión humana

Gestión de costes y financiera

Gestión gerencial y administrativa

En el mundo interno de la organización entendemos que la competitividad se

genera desde adentro.

¿Que es lo que ve el cliente? Front Office

Productos y marcas

Precios

Comercializadores –vendedores

Comunicación

Servicios (postventas)

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas

modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en

la operación o producción están integrados en un sólo sistema. Además de la

manufactura o producción, almacenamiento, logística e información

tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un recursos

humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica. Los

sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP,

enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que

integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con

los aspectos operativos o productivos de una empresa.

. Los objetivos principales de los sistemas

ERP son:

•Optimización de los procesos

empresariales.

•Acceso a toda la información de forma

confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).

•La posibilidad de compartir información

entre todos los componentes de la

organización.

•Eliminación de datos y operaciones

innecesarias de reingeniería).

El propósito fundamental de un

ERP es otorgar apoyo a los

clientes del negocio, tiempos

rápidos de respuesta a sus

problemas así como un eficiente

manejo de información que

permita la toma oportuna de

decisiones y disminución de los

costos totales de operación.

Las características que

distinguen a un ERP de

cualquier otro software

empresarial, es que deben de

ser sistemas integrales, con

modularidad y adaptables.

Ejemplo ERP:

Sistemas de información para ventas y marketing, conformado por el

subsistema de producto el cual suministra información acerca de los

productos de la empresa, el subsistema de colocación el cual genera

información vinculada a la red de distribución de la empresa, el subsistema

de promoción encargada de informar acerca de las actividades de publicidad

y ventas del personal de la empresa, el subsistema de precios, el cual ayuda

al gerente en la adopción de decisiones concernientes a dicho aspecto, y el

subsistema de mezcla integral que permite el desarrollo de estrategias que

tomen en consideración todos los aspectos del marketing.

Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la

utilización de software destinado a la predicción de ventas. Entre los

aspectos a considerar podemos nombrar:

• Análisis paretiano de la rentabilidad por producto (Situación en la que solo

es posible que aumente la Utilidad o Beneficio de un agente provocando la

disminución en la Utilidad o beneficio de otro)

• Línea de productos o servicios,

• Zonas o regiones,

• Formas de distribución,

• Formas de pago,

• Tamaño de las ventas,

• Clientes y tipos de consumidores entre muchas otras

.

Sistemas de información de Recursos Humanos, todos los aspectos

concernientes a la mas eficaz y eficiente administración de los recursos

humanos mediante el manejo de nuevos y poderosos recursos informáticos

resulta clave y fundamental. Entre los aspectos a considerar tenemos:

• Control de asistencia de personal.

• Ubicación de personal en la planta.

• Control de productividad laboral.

• Recepción de currículum.

• Sistema de información interna.

• Liquidación de sueldos y administración de vacaciones, permisos y otros

eventos.

• Inventario de recursos humanos.

• Sistema para la comunicación y posterior gestión de sugerencias del

personal.

• Sistema para el aviso de alertas (sistema de prevención).

• Gestión del Conocimiento.

Sistemas basados en el conocimiento, la Inteligencia Artificial (AI) se está

aplicando actualmente en los negocios en forma de sistemas basados en el

conocimiento, que utilizan conocimiento humanos para resolver problemas.

El tipo más popular de sistema basado en el conocimiento es el sistema

experto

Ejemplos.

MYCIN es un Sistema Experto para la realización de diagnósticos en el área

de la medicina, iniciado por Ed Feigenbaum y posteriormente desarrollado

por E. Shortliffe y sus colaboradores. Su función es la de aconsejar a los

médicos en la investigación y determinación de diagnósticos en el campo de

las enfermedades infecciosas de la sangre.

DELTA, sistema experto que ayuda a los mecánicos en el diagnóstico y

reparación de locomotoras diesel-eléctricas, DELTA no sólo da consejos

expertos, sino que también presenta informaciones por medio de un

reproductor de vídeo.

Una de las aplicaciones más importantes de estos sistemas en las empresas

tienen lugar a la hora de entrenar a gerentes en materia de tácticas y

estrategias, sobre todo en lo concerniente a temas de marketing y finanzas