7ma sem planeamiento

ADMINISTRACIÓN IADMINISTRACIÓN I

1

Semana Nº 7

Augusto JAVES SANCHEZLicenciado en Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

PRESUPUESTOS

Planificación estratégica y Presupuestos

Plan Estratégico Identifica el concepto básico y la dirección de una organización

Proceso de la planificación estratégica

Valores + Visión + Misión +Objetivos

AnálisisEntorno

Int (F y D)Ext (O y A)

FormulaciónEstrategia

Estrategias FO, FA, DO y DA

ImplementaciónEstrategia

Evaluación +Control

Describe la visión. La visión define objetivos financieros y estratégicos

Procedimientos.

Programas.

PRESUPUESTOS.

Búsqueda ventaja competitiva

Análisis Interno Análisis Industria.

Parámetros. Objetivos. Indicadores. Comparaciones. Cambios.

POR DR. C.P./ LIC. EDUARDO BARG

Proceso de Elaboración de Cerveza

Diseño de Proceso

EfectoEfectossEfectoEfectoss

EQUIPO O

HERRAMIENTAS

INFORMACION

PARA CONTROL

PASOS DE

PROCESAMIENTO

DISEÑO DE LOS

PUESTOS

DISEÑO DEL

PRODUCTO

MATERIA

PRIMA

EFECTOS

¿Cómo se grafican los Procedimientos

y Programas?

Decisiones de Proceso

CUANDO

COMO DONDE

QUIEN

QUE

PREGUNTAS

CLAVES

Preguntas claves con relación al Producto

Estrategia de flujo

Tomando como base las prioridades competitivas de la empresa, el gerente de operaciones debe seleccionar una ESTRATEGIA DE FLUJO, la cual determina como organizar el sistema de operaciones para manejar el volumen y la variedad de productos o servicios que un segmento de mercado requiere.

¿Qué es un flujograma?Es un diagrama que describe las tareas que componen una actividad para lograr un objetivo.

• Objetivo de un flujograma

Ofrecer de forma gráfica, respuestas a las siguientes preguntas:– ¿Qué se hace? – ¿Por qué se hace?– ¿Dónde se hace?– ¿Cuándo se hace?– ¿Quién lo hace? – ¿Cómo lo hace?

Usos de un Flujograma

• Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas.

• Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad.

• Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento.

• Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras.

• Evalúa si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad.

• Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.

DIAGRAMA DE FLUJO

Es la descripción del proceso desde su inicio hasta el final desde la perspectiva del usuario. La simbología utilizada es: Inicio y fin del flujo

Operación Decisión

A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL 1º

14º

2º

13º

3º

12º

SI

4º NO

5º

11º

6º

10º

NO

9º

SI

8º

Administración recepciona cancelación y

deposita en Banco

Administración coordina con Dirección pedido o recepcionado de interesado

Administración conjuntamente con Dirección preparan y envían proveído a

Jefatura de Familia / Departamento

Jefatura de Familia / Departamento conjuntamente con su equipo técnico prepara presupuesto / pro forma de

requerimiento solicitado.

Jefatura de Familia / Departamento envía a Administración presupuesto / pro

forma de requerimiento solicitado.

Administración envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de

.requerimiento solicitado.

Interesado evalúa presupuesto de

Instituto

Administración recepciona de interesado pedido formal y pago a cuenta para

ejecución de producción y/o prestación de servicio

Administración recepciona pedido o requerimiento y/o

prestación de servicio

Usuario / cliente hace cancelación de producción y/o servicio recibido

Usuario / cliente de su conformidad a producción y/o servicio recibido

Jefatura de Familia / Departamento hace entrega de producción y/o servicio a

usuario / cliente.

Usuario / cliente evalúa producción y/o

servicio recibido ejecutado propuesta

económica de Instituto

Equipo técnico ejecuta trabajo solicitado

Jefatura de familia / Departamento coordina con su equipo técnico

ejecución de trabajo.

Administración coordina con Dirección y envía pedido de

ejecución de trabajo jefatura de familia / Departamento

Ejemplo

GRAFICA DE GANTTHistoria y Evolución

Es la primera herramienta de planeamiento, programación y control de proyectos, apareció alrededor del año 1910, desarrollada por Henry L. Gantt, durante la primera guerra mundial La evolución del diagrama de Gantt hacia una red probablemente surge a finales de la década de 1940, cuando aparece el método de pilares de la marina de Estados Unidos

Definición

Gráfica que muestra tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempeñarse las actividades. También conocida como gráfica de barras.

CARACTERÍSTICAS de La Gráfica de Gantt

• Representa no sólo Cuánto tiempo se necesita para cada actividad, sino también Cuándo se realizará cada UNA.

• También puede mostrar los OBJETIVOS- EVENTOS O FASES..... • Un objetivo es un instante en el tiempo, en tanto que una

actividad es una tarea con cierta duración de tiempo

Símbología utilizada en la Gráfica de Gantt

Los símbolos que se emplean en la elaboración y presentación de la gráfica son:

• [ = Inicio de una actividad• ] = Fin de una actividad• [-------] = Progreso actual de la actividad• V = ( Vértice) = Indicador que marca

el tiempo en el cual se encuentra el proyecto en el momento.

VENTAJAS• Fácil de elaborar, De uso muy común en la

programación de proyectos, debido a que son fáciles de usar y hay mucha gente que las comprende.

• Resulta más económica con relación a los métodos de redes.

• Se podrá comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo.

• La gráfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgación.

DESVENTAJAS• No indica las causas y como repercute en la fecha final de un

proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o más actividades.

• Difícil de actualizar

• Este método es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El método de programación de proyectos con red resuelve estas dificultades.

Gráfica Gantt

Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6

Tiempo

Eje Vertical: Siempre Actividades o Trabajos

Eje Vertical: Siempre Actividades o Trabajos

Eje Horizontal: Siempre TiempoEje Horizontal: Siempre Tiempo

Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo para cada actividad o trabajo.

Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo para cada actividad o trabajo.

¿Cómo elaborar un

Presupuesto?

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Hay 4 razones relevantes para presupuestar• Saber si ha de tener utilidades en el futuro• Para mostrar ante el banco que tan bien puede ir el

negocio• Muestra el dinero que espera ingresar y egresar del

negocio• Se identifica que parte del negocio puede mejorar.

Sobre los presupuestos

• Vale la pena establecer el periodo mas adecuado (anual, mensual, diario)

• Hacerlos simples y de fácil uso• Realizarlos para el futuro, en aras de controlar y

planificar.• Revisarlos continuamente para contrastar lo

planeado con lo ejecutado y tomar correctivos del caso.

Según la flexibilidad

Rígidos, estáticos, fijos o asignadosSon aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

Flexibles o variablesSon los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos y adaptativos, pero complicados y costosos.

Según el periodo de tiempo

A corto plazoSon los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

A largo plazoEste tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Tipos de presupuesto

Según el sector de la economía en el cual se utilizan

Presupuestos del Sector PúblicoSon los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

Presupuestos del Sector PrivadoSon los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Según el campo de aplicación en la empresa

De operación o económicosTienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de ComprasEs el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Según el campo de aplicación en la empresa

FinancierosEn estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos:

Presupuesto de TesoreríaTiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizablesEs el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

Tipos de presupuesto

Es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados . Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. Algunas veces los presupuestos maestros también se llaman estados proforma.Las dos partes principales de un presupuesto maestro son:

El Presupuesto de Operación: El presupuesto de operación se enfoca en el estado de resultados.

El Presupuesto Financiero: Se enfoca en los efectos que el presupuesto de operación y otros planes (presupuestos de capital e intereses) tendrán sobre el efectivo.

El Presupuesto Maestro

Presupuesto de Ventas e Ingresos

• Son las estimaciones de las cantidades y valores a vender en un periodo dado

• Es el cimiento del plan de mercadeo, plan de publicidad y promoción y plan de gastos en ventas.

• Los elementos básicos para su elaboración: Cuanto produzco, que dda hay, yo vs la competencia, política de inventarios, capacidad de planta.

Presupuesto de Ventas e Ingresos

Periodo

Concepto

Mes X

Producto A

Cantidades a vender 1000

* Precio unitario de venta 10

= Ingresos por ventas brutas 10000

* % Descuento 1

- Valor de los descuentos 100

= Ingresos netos 9900

Presupuesto de Producción

• Cantidades de productos terminados que se van a vender o a dejar en inventario

• Se fundamenta en el presupuesto de ventas e inventario. Adicionalmente en la capacidad instalada y en el porcentaje de desperdicios por proceso.

• No es necesario para las empresas comerciales y de servicio.

Presupuesto de producción

Periodo

Concepto

Mes X

Producto A

Unidades a vender 1000

+ Inventario final deseado 150

= Necesidades de producción 1150

- Inventario Inicial 100

= Presupuesto de producción 1050

Presupuesto de Compras

• Son las cantidades de materias primas, mercancía, e insumos a comprar.

• Es importante pues de él depende el presupuesto de producción, ventas e ingresos.

• Para su elaboración se requiere el presupuesto de producción, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por unidad

Presupuesto de Compras de Materia Prima

MateriaA

Periodo Mes 1

Unidades a consumir 15


= Necesidades de producción 165


= Presupuesto de materias primas en unidades 85

* Valor por unidad $1300

= Valor presupuestado en materias primas $110500

Presupuesto de Compras de Mercancia

MateriaA

Periodo Mes 1

Unidades a vender 1000


= Necesidades de mercancías 1150


= Presupuesto de mercancías en unidades 950


= Valor presupuesto de mercancías $5700000

Presupuesto de Compras de Insumos

MateriaA

Periodo Mes 1

Unidades a utilizar 330


= Necesidades de insumos 380


= Presupuesto en unidades de insumos 280


= Valor presupuesto de insumos $280000

Presupuesto de Mano de Obra

• Cantidad de horas a pagar para poder cumplir con el presupuesto de producción

• Para su elaboración se requiere de un tiempo de trabajo por unidad (horas, minutos, segundos); numero de empleados por oficio, turnos a trabajar, numero de días a trabajar, tasa estándar de mano de obra, valor hora de trabajo VHT.

VHT = Salario Mes / # horas por mes

Presupuesto de Mano de Obra

Periodo

Conceptoc

Mes X

Producto A

Presupuesto de producción 1000

* Tiempo de mano de obra en hrs

1.5

= Total presupuestado en hrs mano de obra

1500

* Valor por horal $ 2200

= Valor total presupuestado mano de obra

$3300000

Presupuesto de Efectivo

• Se tiene varias razones para presupuestar el efectivo (Razón operativa, Razón de seguridad, Razón especulativa)

• Sirve para estimar todas las entradas y salidas de efectivo para un periodo futuro determinado.

• Es útil para la planeación y control de las operaciones de la empresa y como apoyo para la toma de decisiones de inversión, financiación y dividendos.

Objetivos

Decisiones

Liquidez

(corto plazo)

Rentabilidad

(Largo plazo)

Liquidez

(corto plazo)

Rentabilidad

(Largo plazo)

Presupuestó de Efectivo

Elaboración presupuesto Efectivo

• Paso 1: Calculo Ingresos y EgresosIngresos: Cartera, Vtas contado, Aportes de K, Prestamos, Vtas a. f., otros ingresosEgresos: Pago a proveedores, sueldos y salarios, prestaciones sociales,

arrendamientos, servicios públicos, Impuestos, etc

• Paso 2 : Obtención primera plantilla

Elaboración presupuesto EfectivoPrimera plantilla

DetalleIngresos Operativos

- Egresos Operativos

= EGO (Efectivo generado operacionalmente)

+/- Actividades de financiación

- Actividades Inversión

- Dividendos

= Aumento o disminución de caja

+ Efectivo inicial

- Efectivo mínimo

= Efectivo disponible

Análisis Presupuesto de efectivo

• Déficit temporal– Prestamos a corto plazo, acelerar cobro de cartera, Dcto

temporal Cartera, Retardar y/o aplazar desembolsos, reducción de compras, promociones de mercancia, liquidación inversiones

• Déficit permanente o crónico– Prestamos a largo plazo, reducir plazos de crédito, Dcto

permanente Cartera, Reducción inventarios, reducción gastos, costos e inversiones, liquidación inversiones, no reparo de utilidades, venta de activos no operativos, aporte de K

Análisis Presupuesto de efectivo

• Superávit temporal– Inversión temporal, anticipar pagos, reciprocidad

bancaria

• Superávit permanente– Inversiones permanentes, reparo de utilidades,

inversiones estratégicas, anticipos pagos obligaciones.

Education

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