1. 1 TT RR KK YY EE TT EE MM SS LL CC LL LL EE TT MM EE BB LL
MM TOPLANTI SREC LLSSAANNSS PPRROOGGRRAAMMII SSUUNNAANN ::
SSeerrddaall KKOOYYTT SSUUNNUULLAANN:: MMUURRAATT AAYYAANN STANBUL
, EKM 2014
2. 2 NDEKLER NDEKLER 02 GR 03 1. TOPLANTI YNETM VE SREC 05 1.1
AMACI, NEM VE YARARLARI 05 1.1.1 AMACI VE NEM 05 1.1.2. YARARLARI
08 1.2. TOPLANTI TRLER 08 1.3. TOPLANTI SREC 10 1.3.1. HAZIRLIK
AAMASI 10 1.3.1.1.TOPLANTIDAK ROL VE SORUMLULUKLARIN BELRLENMES 14
1.3.1.2.TOPLANTI SIRASINDAK KARAR ALMA SRECNN BELRLENMES 15 1.3.2.
TOPLANTIYI YNETME AAMASI 16 1.3.3. TOPLANTIYI SONULANDIRMA 19
1.3.4.TOPLANTI SONRASI TAKP VE EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI 20
1.3.4.1. TOPLANTI SONRASI TAKP 20 1.3.4.2. EYLEM PLANININ
HAZIRLANMASI 20 1.4 TOPLANTI VERMLN OLUM-SUZ ETKLEYEN NEDENLER 21
5. SONU 23 KAYNAKA 24
3. 3 1. GR irketlerin st dzey yneticilerinin byk blm her gn
gereksiz uzunluktaki toplantlara ok deerli saatlerinden
harcamaktadr. Hatta toplant yaparak alyor grnmek baz yneticilerin
"alma biimi olmu" ksa srebilecek bir toplantnn saatlerce uzamas
veya telefonla, e-postayla, ksa bir ziyaretle zlebilecek ileri
toplantya dntrmek ynetici kadar alanlarn da zamanndan almakta, baka
nemli ilerin aksamasna neden olmaktadr. Toplantlarn bir nevi
iletiim arac olduunu sylemek hata saylmaz. Karlkl diyaloglarda
bazen karmzdakilerin yz ifadesinin deitiini, kimi zaman kalarnn
atkln, kimi zaman dncelere daldn veya kimi zaman glmsediini
gzleyebiliriz. Bu yn ve dnce ifadelerine gre de davranlarmza yeni
bir yz verir, olumlu ya da olumsuz tepkiler gsteririz. Kimi zaman
da susarz. Susmak da bir iletiim biimidir. letiimsizlik mmkn
deildir. nsanlara szlerle veya beden diliyle mesaj ulatrrz. Bu
sonular dorultusunda davranlarmza farkl bir yn veririz. Kimi zaman
hi unutulmadk bir tepki ile karlaabiliriz. Baarl bir iletiim iin
davranlarmzdan karmakl kontrol altna almamz gerekmektedir. letiimde
karmzdaki kiilere verdiimiz tepki, aldmz veya algladmz yantlar
deiik ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili
tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu vb.
sz geen ipularnn sadece bazlardr. Bu, algladmz dzenli geribildirim
dorultusunda davranlar duruma gre uyarlama becerisidir. nsanlar
kariyerleri gelitike daha ok toplantya katlmaktadr. Yaplan
aratrmalarda; baz yneticilerin toplam alma srelerinin yzde 90'lk
ksmnn toplantlarda getii grlmektedir. Bununla birlikte ayn aratrma,
bir ok yneticinin ise katldklar toplant srelerini zaman tuzandan
baka bir ey olarak grmediklerini gstermektedir. Toplantlar
yneticilerin en byk silah, ynetim biliminin ise kalbi diyebiliriz.
Toplantlar ilham ve enerji verici, aydnlatc, paylamc ve elendirici
olmakla beraber, baz durumlarda motivasyon bozucu ve skc olabilir.
J.K. Galbraith bunu u ekilde ifade etmektedir. Kritik bir ynetici
becerisi olan toplant ynetimi becerisi ile toplantlarn, skc,
gereksiz ve ok uzun olmas nlenebilir. ncelikle toplant ile nereye
varmak istendii belirlenmeli, ne yaplmak istendiine karar verilmeli
ve iyi bir neden var ise toplant ars yaplmaldr. rnek olarak: Bilgi
vermek ya da tavsiyede bulunmak amac ile ekip halinde bir karar
almak gerekli ise, Birebir grme ile aydnla kavuamayan bir konu var
ise, Farkl bak alar gereken bir durum sz konusu ise, Grubun
toplantya iddetle ihtiyac olduunda toplant organize edilmelidir.
Konu birebir grme ile zlebilecek trden ise, toplant iin hazrlk
yaplmad ise, e- mail ya da rapor ile daha iyi sonu alnma ihtimali
var ise, konu ile ilgili zaten karar alnm ise, konu ile ilgili
katlacaklarn dnmek iin zamana ihtiyac var ise toplant ars
yaplmamaldr. Yaplan aratrmalar nmzdeki yllarda kurumlarda yaplan
toplantlarn daha da artacan gstermektedir. nk toplam kalite
ynetimlerinin z
4. 4 ekip ve ortak retimciliktir. Toplam kalite ynetiminin ilk
sorun zme aralarndan olan kalite kontrol emberleri ilk ekip almas
rnekleridir. Ekip almalar bal bana bir unsurdur. Ekip kendi
kimliini gelitirerek, toplantlar aracl ile nasl allacan renir. Ekip
liderlerinin; toplantlar skc, motivasyon bozucu durumlarda elenceli
ve verimli olmasna ynelik ayr sorumluluklar bulunmaktadr. Gnmzde
toplant saysn arttran yeni gelimeler arasnda: Proje merkezli
almalar apraz faaliyet gsteren ekipleri Kendi kendilerini yneten
ekipleri nemli mteriler ile yaplan ortaklklar Pazar ilikilerini
Kaynak bulma faaliyetlerini ve d balantlar ve d danmanlklar
Kurumlarn kendi ilerindeki youn ilikileri gsterebiliriz. Bu
toplantlarn bazlar proje ekiplerince yerine getirilebilir. Bir ksm
kitle iletiim aralar olan telefon, faks, Internet vb. ile
yaplabilir. Ancak yaplan toplantlarn tarz ne olursa olsun
toplantlarn yakn gelecekte nemli bir kavram olaca kanlmazdr.
5. 5 1. TOPLANTI YNETM VE SREC Bu blmde toplant ynetiminin
amac, nemi, yararlar, toplant trleri ile toplant srecindeki hazrlk,
ynetme,sonulandrma ve toplant sonras takip ve eylem plannn
hazrlanmas aamalarna deinilecektir. 1.1 AMACI, NEM VE YARARLARI
1.1.1 AMACI VE NEM Toplant ynetimi, amalara ve hedeflere ulamada
nemli bir kaynak olan zaman verimli kullanma abasdr1 . Toplant
ynetimi, sabit bir ak seyri olan gerek zamann ynetilmesi deildir;
kendimizi ve alanlar zaman iinde ynetebilmektir. Toplant ynetimi,
kt olan ve her i ve etkinliin yaplmasnn zorunlu unsuru olan zamana
olabildiince fazla i ve etkinlik sdrmaktr. Ksaca toplant ynetimi,
belli bir zaman diliminde i ve etkinliin ynetimidir2 . Toplanty
ynetmek kiisel beceri ve kararllk gerektirir. Verimlilik salamak
iin zaman bir plan dahilinde ekonomik olarak kullanmak gerekir.
Yaanan her dakika bir servettir. Zamann iyi kullanamayan
yneticiler, belirtilen srelerde ilerini tamamlayamamalar, acil
ilerin st ste akmas gibi nedenlerden dolay bunalr, yeteneklerini
gelitirememe ve bunun bir sonucu olarak da daha iyi iler ortaya
koyamama gibi endielerden dolay bask altna girerler3 . Kiiler,
rgtsel hiyeraride ykseldike saat ve gn olarak daha ok almaktadr. nk
daha nemli iler, daha byk sorumluluk ve daha fazla zaman
gerektirir. Ancak ok almak ve verimlilii arttrmak arasnda dorusal
bir iliki yoktur. ok uzun saatler boyunca alt halde bir yneticinin
verimli olamamas da muhtemeldir. Burada nemli olan nokta, toplant
zamann ne lde verimli kullanlddr. Toplant ynetiminin ana faaliyet
sahas, bireylerin zel hayat ve st kademe yneticilerden alt kademe
alanlara kadar tm yneticiler ve alanlarla ilikilidir. Etkin toplant
ynetimi hem projeler iin maliyet azaltlmasna, hem de iletmeler iin
ok deerli bir kaynak olan insann daha verimli bir ekilde istihdamna
olanak vermektedir. Toplant ynetiminin amac, bireylerin ve zellikle
de yneticilerin zamanlarn verimli ve etkin bir ekilde kullanmalarn
salayabilmektir4 . 1 alma Hayatnda Zaman Ynetimi,
www.bemol.net-insan.htm. Eriim Tarihi: 18.10.2007 2 Tengilimolu, D.
ve dierleri (2003), Zaman Ynetimi. Ankara: Nobel Yayn Datm, s.41. 3
Sabuncuolu, Z., Paa, M. (2002), Zaman Ynetimi, Bursa: Ezgi
Kitapevi, s.9. 4 Akgemci, T. ve dierleri (2003), Zaman Ynetimi ve
Ynetsel Zamanda
6. 6 nsanlar kariyerleri gelitike daha ok toplantya
katlrlar.Yaplan aratrmalarda; baz yneticilerin toplam alma
srelerinin yzde 90'lk ksmnn toplantlarda getii grlmektedir. Bununla
birlikte ayn aratrma, bir ok yneticinin ise katldklar toplant
srelerini zaman tuzandan baka bir ey olarak grmediklerini
gstermektedir. Toplantlarn vazgeilmezlii, onlarn u zelliklerinden
kaynaklanr:5 1. Toplantlar en etkin iletiim aracdr. nk bu iletiim
trnde kaynak ile alc uzunca bir sre kar karyadr. 2. Sorun zme arac
olarak toplantlar. Toplantlar sorunu yaayan ve ondan etkilenen
kiilerin bir araya gelerek onu zmeye alan en etkin yollardr. 3.
Toplantlarda katlmc ynetim anlayndan vazgeilemez. Toplantlar, ada
ynetim anlaynn gerei olarak kararlara katlma imkn salar. 4.
Toplantlar ekip almas imkn salarlar. Toplantlarn bir yarar da tm
rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici, onlar
sorumlulua iten bir ortam salamalardr. 5. rgtsel renmenin
vazgeilmez aracdrlar. rgtlerin kendi kimliklerini kazanmalarnda,
kltrlerinin yelere kazandrlmasnda toplantlar vazgeilmez bir neme
sahiptir. 6. Bilgi alverii yapmak ve durum deerlendirmek 7. atmalar
sona erdirmek Btn bunlarn yan sra toplantlar, yelerin doyumunu
arttrp, motive etmeye ve heyecan duyma zelliklerine de sahiptirler.
Zaman herkesin eit ekilde sahip olduu tek eydir. Ancak ok az sayda
birey iin yeterlidir. Dolaysyla toplant ynetiminde sorun, zamann
ksal ya da yaplmas gereken ilerin sayca okluu nedeniyle daha fazla
zamana ihtiya hissedilmesinden kaynaklanmaktadr. Dier bir ifadeyle,
sorun toplantnn kendisinde deil, bireylerin mevcut zamanlarn nasl
kullandklarnda ve bu zamanda neler baarabildiklerindedir6. Toplant
ynetimi iin temelde gerekli olan i ortam deil, bireyin zihinsel
olarak bu konuda kendisini hazr hissetmesidir. Ayrca bireyin baarma
arzusu, mcadele gc, gerekli bilgi ve srekli uygulama gibi bir takm
zelliklere sahip olmas da nemli olmaktadr. Ksacas, etkin bir
toplant ynetimi iin, bireyin kendi zamann ynetme isteinin olmas
gerekmektedir. Yaplan tanmlarn nda, toplant ynetiminin herkesin
bilmesi gereken bir z yetenek olduunu sylemek mmkndr6 . irketlerin
st dzey yneticilerinin byk blm her gn gereksiz uzunluktaki
Etkinlik, Ankara: Gazi Kitapevi, s. 17. 5 sever, C, Toplant
Ynetimi, http://mimoza.marmara.edu.tr/~etemlevent/ dersnotlari/ SY4
TOPLANTI YONETIMI.doc. Eriim Tarihi: 23.10.2007. 6 Akgemci, T. ve
dierleri, a.g.e., s. 19.
7. 7 toplantlara ok deerli saatlerinden harcamaktadr7 . Hatta
toplant yaparak alyor grnmek baz yneticilerin alma biimi olmutur.
Ksa srebilecek bir toplantnn saatlerce uzamas veya telefonla,
e-postayla, ksa bir ziyaretle zlebilecek ileri toplantya dntrmek
ynetici kadar alanlarn da zamanndan almakta, baka nemli ilerin
aksamasna neden olmaktadr. Hanvard Business Manager Dergisi'nin
yapt aratrmaya gre, irketlerin st dzey yneticileri, stratejik
konulara ayda sadece saat zaman ayrabilmektedir. Bir aratrmada dnya
apnda 187 irketin st dzey yneticilerine "st ynetimde hangi konular
gryorsunuz?" sorusu ynetilmitir. Yneticilerin yl boyunca 250
saatlerini toplant halinde geirdikleri ortaya kmtr. Bunun 129 saati
operasyonel performans deerlendirme, akut krizleri zme, idari ve
personelle ilgili konularn grld toplantlar olmutur. Yneticiler
toplantlarla geen 80 saatte de kurumsal ynetim, finans ileri,
yatrmclarla grme, ekip almalar, hukuki iler ve hayr ileriyle
ilgilendikleri ortaya kmtr8 . Zaman nemli bir kaynaktr ve geri
getirilemez. yi bir yneticinin bu kstl kayna kullanmay renmesi
gerekir. Yetersiz toplant ynetimi, hedeflerinize giden yolda size
engel olabilir. Hayatnzdan kendinizin sorumlu olduu bilincine
varmak ve zaman kullanm konusunda inisiyatifi ele almak, iyi zaman
ynetimi konusunda ilk adm olacaktr9 . Zamann deeri u ekilde
anlatlabilir: "Hesabnza her sabah 86.400 Dolar ileyen ve akama da
iyi kullanmadnz her Dolar silen bir bankanz olduunu varsayn. Bu
bankaya "zaman", Dolara da "saniye" deyin. Her sabah hesabnza
86.400 saniye ileniyor. Akamlarysa iyi bir yatrm yapamadnz
blmlerini geriye alamyorsunuz. Bu banka, bir ylda bakiyeden fazlasn
kullandrmayan ve srekli bir dengeye sahip olmayan 365 gne sahip.
Her gn size yeni bir hesap ayor ve her gece bu hesab siliyor. Yarn
engelleyecek herhangi bir ey yoktur"10 . Zamann, kullanlmadan nce
ve harcandktan sonra deeri kalmaz. Cmleyi okuduunuz ann, tam u
anda, hibir deeri kalmamtr. Bir potansiyel deere yalnzca bir sre
nce sahiptiniz ve onu deer oluturacak biimde kullanmamsanz btn
deerini u andan itibaren kaybetmi olacaksnz11 . Yneticilikte
belirli bir zamanda daha ok i yapmak ya da ayn ii daha az zamanda
baarmak nemlidir. Bylece daha verimli olabilmek ve planlama yapmak,
mutlu olmak iin deiik hobi ve ilgilere zaman ayrmak mmkn olabilir.
En nemlisi de, kiiler, okuyarak ve yazarak kendilerini gelitirmeye
vakit bulabilir. Drucker'm dedii gibi, "Zaman doru ynetilemiyorsa,
bir baka ifadeyle zaman doru kullanlamyor ise hibir ey doru
ynetiliyor saylmaz"12 . 7 Akgemci, T. ve dierleri, a.g.e., s.20-21
8 Toplant lgnlna Son Verin, http://www.ikedaconsulting.com/
default.aspx?pid=14115. Eriim Tarihi: 23.10.2007. 9 Smith, J.
(1998), Zaman Ynetimi, stanbul: Tima Yaynlar, s.5. 10 Zaman
Ynetimi, www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 11
Zaman Ynetimi, www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007
12 Uar, S. (2004), "Ynetsel Zaman", Milli Eitim Dergisi, Mays (12).
s. 1.
8. 8 1.1.2. YARARLARI Toplant ynetiminin balca yararlar aadaki
gibi sralanabilir; Toplantlar en etkin iletiim aracdr. nk bu
iletiim trnde kaynak ile alc uzunca bir sre kar karyadr. Sorun zme
arac olarak da tercih edilebilir. Toplantlar, sorunu yaayan ve
ondan etkilenen kiilerin bir araya gelerek onu zmeye almas eklinde
gerekleebilir. Toplantlarda katlmc ynetim anlayndan vazgeilemez.
Toplantlar, ada ynetim anlaynn gerei olarak kararlara katlma imkn
salar. Toplantlar ekip almas imkn salarlar. Toplantlarn bir yarar
da tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici, onlar
sorumlulua iten bir ortam salamalardr. rgtsel renmenin vazgeilmez
aracdrlar. rgtlerin kendi kimliklerini kazanmalarnda, kltrlerinin
yelere kazandrlmasnda toplantlar vazgeilmez bir neme sahiptir.
Bilgi alverii yapma ve durum deerlendirmek iin bir frsattr. atmalar
sona erdirme aracdrlar. Btn bunlarn yan sra toplantlar, yelerin
doyumunu arttrp, motive etme ve onlarn heyecann arttrma
zelliklerine de sahiptir. Bazen de tersi olabilir. Oyun yazar David
Hare, asla tiyatroda sklmadm sylemektedir. David Hare'ye gre,
tiyatro oyununda yaanan korku, heyecan, hayal krkl, aknlk, fke gibi
farkllk oluturan duygular, onu ok elendirmektedir. 1.2. TOPLANTI
TRLER Toplantlar genel olarak aadaki gibi gruplandrmak mmkndr.
Bilgilendirme Amal Toplantlar; Eer iletiime ortak olan iki taraf da
bir arada ise ve kaynaktan alcya sadece bir bilgi ak sz konusu ise;
byle toplantlara bilgilendirici toplant ad verilebilir. Bu tip
toplantlarda yneticinin rgt ile ilgili konular katlanlara aktarmas
ve onlar bilgilendirmesi sz konusudur. Konferans tr toplantlar buna
rnek olarak gsterilebilir. Deerlendirme Toplantlar ; Bu tip
toplantlarda katlanlara sunulan bilgilerin tartlmas ve
deerlendirilmesi sz konusudur. Koordinasyon amacyla ayn dzeydeki
yneticilerin yapt koordinasyon toplantlar da bu tr toplantya rnek
verilebilir.
9. 9 Ynlendirici Toplantlar; Yneticiler bu tip toplantlar
araclyla astlarn, belli konularda istedikleri ynde harekete geirme
durumundadrlar. Bu tr toplantlar ynetici merkezli toplantlar
olduundan otokratik grnmldrler. Bu grnm ada ynetim anlayna
uydurabilmenin yolu, ynlendirme deil, etkilemenin n plna kmas ve
bunun da gruba sunulan nemli ve deerli bilgiler araclyla ve
otoriter olmayan dier etkileme yollaryla yaplmasdr. Danma
Toplantlar; Bu tr toplantlarn temel ilkesi, paylamdr. Belli
dorultularda karar alma zorunluluu yoktur. nsanlar fikir alveriinde
bulunurlar. Mesleki Toplantlar ; Ayn uzmanlk dalnda alan kiilerin
bir konuda karar almalar ya da bir karar tartmalar gerektiinde
bavurulan toplantlardr. Bu tr toplantlarda ortak karar alnmas
zorunludur. Ancak bu, kararlarda oy birlii anlamna gelmemelidir.
Kararlar tartlarak ortak hle getirilir. Oylama vazgeilmez bir
uygulama deildir. Alman kararlarda grup yeleri ortak sorumludurlar.
Okullarda yaplan zmre toplantlar bu niteliktedir. Komite ya da
Komisyon Toplantlar; Byk bir gruba sunulacak bilgileri hazrlamak
amacyla, byk grup tarafndan seilenlerin oluturduu gruba komisyon
denir. Komisyonlarn amac, bir konuyu incelemek ve bu konu hakknda
karar vermeyi kolaylatrmak iin byk kurula bilgi sunmaktr. Komite
ise yine byk grup ya da st makam tarafndan kendilerine verilen
konuyu grp incelemek zere kurulan kk bir gruptur. Komite yeleri,
genelde farkl kar gruplarn ya da uzmanlk alanlarn temsil eden
bireylerden oluur. Bu gruplarn yapt toplantlar birer n alma
niteliindedir ve byk grubun ya da st ynetimin karar almasn salayc
niteliktedirler. Bu toplantlarda alman kararlar da oy okluu esas
vardr. Komite toplantlarnn komisyon toplantlarndan bir fark;
komitenin farkl gruplardan gelen yelerden olumasdr. Bu nedenle daha
fazla tartmalara sahne olurlar. Komisyonda ise daha fazla
birliktelik ve ortak dnceler olabilir. Mzakere Toplantlar; Farkl
hedef, gr ve anlaylara sahip iki ya da daha fazla grup arasnda
yaplan toplantlar, bu gruba girer. Bu toplantlarda taraflar, ortak
bir noktaya varmak ve anlamak durumundadrlar. Sorun zme Toplantlar;
Bir rgtte grlen sorunlar, ilgililerin ve rgt yelerinin de katlmyla
zmek iin ortak noktalar ve zm yollarn ortaya koymak amacyla yaplan
toplantlardr.
10. 10 Eitici Toplantlar ; Bu toplantlar, bilgilendirici
toplantlara benzeyen toplantlardr. Ancak, bilgilendirici
toplantlar, ok belirgin davran deiikliini gerekletirmek amacn
tamazlar. Eitici toplantlarda ise katlanlarn davranlarn istenilen
ynde deitirmeleri sz konusudur. Katlanlar, etkilemek ok nemlidir.
Bu nedenle daha etkili yrtmenin yollar aranmaldr. Sanal Toplantlar
; En iyi toplantnn yz yze yaplan toplant olmasna ramen, iletiim ve
teknoloji alanndaki ilerleme ve katlmclarn farkl yerlerde olmas
sanal toplantlarn yaplmasna neden olmaktadr. Yz yze yaplan
toplantlarda hangi kurallar ve ilkeler geerli ise sanal
toplantlarda da birok kural geerlidir. Dier toplantlarda olduundan
farkl olarak kesintisiz toplant iin web, video konferans gibi
ekipman n hazrlnn yaplmas nemlidir. 1.3. TOPLANTI SREC Toplant
sreci, hazrlk, toplanty ynetme, sonulandrma, toplant sonras takip
ve eylem plannn hazrlanmas aamalarndan oluur. 1.3.1. HAZIRLIK
AAMASI Toplantlar insanlarda ayn trden duygular harekete
geirmektedir. Bizim bunlara olan tepkilerimiz ise nadiren ntr olur.
Bu gibi durumlardan ya daha kuvvetlenmi,motive olmu ve kararllmz
artm bir ekilde ya da uzun sren konumalardan, tartmalardan ylm,
basklardan korkmu bir ekilde karz. Toplantnn pozitif bir elektrik
kazanabilmesi iin aamalarnn ok iyi planlanmas gerekmektedir. Bu
aamalar: Toplantnn amacn, Toplantya kimlerin katlacan, Gndemde
neler olacan, Toplant yaplacak yerin durumunu, Toplantnn nerede, ne
zaman yaplacan, Toplantnn bakannn kim olduunu, Toplantda
kullanlacak destekleyici materyallerin neler olduunu hazrlamaktr.
Toplant ynetiminin hazrlk aamasyla ilgili temel noktalar u ekilde
de
11. 11 snflandrlabilir13 : Katlmclar Semek: - Bu aama, olduka
ak ve basit gzkmekle beraber, gerek hayattaki uygulamalarda yalnzca
doru katlmclardan oluan toplantlar olduka nadir gereklemektedir. -
Katlmclar konusunda ynetici sadece kendi fikrini deil, dierlerinin
de fikrini temel alr. - Mmknse katlacak insanlar tek tek arar ve
katlmalarnn neden nemli olduunu onlara syler. - Katlmclara toplant
amalarn ve gndemini toplant arsyla birlikte gnderir. Gndemi
Belirlemek: - Gndem, anahtar katlmclarla beraber belirlenmelidir. -
Gndem saat saat belirlenirse katlmclarn ge kalmasn da nlenmi olur.
- Katlmclarn kararlara katlma yntemlerini belirlenmelidir, (oylama,
sz alma, karar verme vb.) Toplantnn temel kurallarn oluturmak: -
Her toplant iin bu kurallar batan oluturulmasna gerek yoktur. Birka
temel kural, ou toplant iin geerli olacaktr. - 4 gl temel kural
unlardr: Katlm, odaklanma, ivme kazanma ve kapatma. - Yeni
katlmclara temel kurallar mutlaka hatrlatlmaldr. - Temel kurallar
her seferinde postalanmaldr. Ekip almasndan baarl sonular alabilmek
iin ekip yelerinin yapaca toplantlar ile ilgili olarak baz
ilkelerin olmas gereklidir. Toplant Ynetimi, bu konuda ynetim
uzmanlarnn gelitirdii kavramlardan birisidir. Toplant ynetimi
ierisinde ideal toplantlarda bulunmas gerekli olan ilkeler ve
zellikler ele alnmaktadr14 . Toplant kurallaryla ilgili yle bir
rnek liste verilebilir .15 13 Meeting Management,
http://www.managementhelp.org/misc/mtgmgmnt.htm. Eriim Tarihi:
23.10.2007 14 Ekip almas ve Toplant Ynetimi,
http://www.canaktan.org/yonetim/sinerjikyonetim/toplanti-yonetimi.htm.
Eriim Tarihi: 23.10.2007. 15 Meeting Management Bases,
http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index. html, Eriim
Tarihi: 23.10.2007.
12. 12 1. Zamannda gelinecek. 2. Dikkatle ve saygyla
dinlenecek. 3. Ayn anda konuulmayacak. 4. Ne nemliyse o konuulacak,
ak ve net olunacak. 5. Drst olunacak. 6. nsanlara deil resmin btnne
odaklanacak. 7. nsanlarn dnyay birbirinden farkl grd hatrlanacak.
8. Kiiliklere deil davranlara ve problemlere odaklanacak. 9. Kiisel
payn byklne deil pastann byklne odaklanlacak. 10. Takm katlm ve
gveni oluturulacak. 11. Toplant yneticisine sz kesme, konuyu
kapatma gibi yetkiler tannacak. Toplantnn amac iyi belirlenmemise;
katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili biimde ele alnacan
dnrler. Tatmin olmazlar, toplantda geen sreci zaman hrsz olarak
nitelendirirler. Dzenleyen kii saptanm amac katlanlara aklayp
paylarsa olumsuzluk olmaz. Toplantya katlmclar iyi seilmemise;
kararlar uygulama konumunda bulunmayanlarn etkili karar
alabilmeleri olas deildir. Onun iin gerekli kararlarn uygulanmasn
salayacak anahtar kiiler saptanmal ve toplantya arlmaldrlar. Eer
bir sorunu zmeniz ya da bir karar almanz gerekiyorsa, toplantya
aracanz kii says sekizden ok olmaldr. Sekizden fazla bir insann bir
odada bir araya gelmesinin yarataca sorunlar, her zaman zecei
sorunlardan fazla olur. Eer beyin frtnas yapmak istiyorsanz, kii
says 18e kabilir. Ama bu kadar ok sayda insann u ya da bu konuda
mutabk kalmasn beklememelisiniz. Eer bildirme yapmak istiyorsanz,
not gnderin. nsanlar en yeni rn konusunda tututurup coturmak
istiyorsanz, kii says ne kadar fazla olursa o kadar iyi olur. O
durumda 1.800 ya da daha fazla insan armay hedefleyin16 . ok kltrl
irketlerin i toplantlarnn etkin olmas iin farkl kltrlerin: Zaman
algs Hiyerari algs Toplantnn amacyla ilgili algs Toplantnn ad ve
gndemiyle ilgili algs Toplantdan beklentisi Toplanty iyi bir ekilde
ynetmek iin; katlmclarn gndem hakkndaki alglarnn ne olduunu
anlamak, sorunun tanm konusunda gr birlii salamak, sorunun ne zaman
balad, srd ve u anki durumunu konumak, grubun fikrini almak,
sorunun 16 Morgan, N. (2006), Toplant Ynetimi, (ev: A. Kardam),
stanbul: Optimist Yaynlar, s.20.
13. 13 zlememesi durumda olaslklar tespit etmek, zm konusunda
beyin frtnas yapmak, kaynaklar hesaba katarak zme karar klmak ve
mutabakata varmak gereklidir. Bir toplant ars yapmann en iyi
gerekelerinden biri karar alnmas gerekesidir. Ekip yelerinin ilgili
kiilere danmadan karar almalar toplant organize edilmesinin bir
nedeni olabilir. Byle durumlarda asl sorun geliigzel karar almann
yan sra insanlarn alman kararlardan zamannda haberdar olmamalardr.
Bu ekip iinde iletiimin salkl olmadnn gstergesidir17 . Problem zc
bir toplantda, katlmclar nce sorunu tanmlar, bunun ardndan onu
halledecek zmleri gelitirir. Bu trden bir toplantnn katlmclar
sorunun ne olduunu anlayabilmeli, ayn zamanda onu giderici enerji
ve uzmanla da sahip olmaldr. Bir karar toplantsnda ise, grup
uygulanacak bir zmde karar klar. Baarl olabilmesi iin grubun daha
toplantnn banda karar alma sreci konusunda fikir birlii salamas
gerekir. Kararlar mutabakatla m, ounluk oyuyla m, yoksa tek kii ya
da kk bir grup tarafndan m alnacaktr. Btn dier toplant biimleri
bilgilendirici niteliktedir. Mmkn olduunca bu tr toplantlar
yaplmamasna zen gsterilmelidir. nk bunlar ounlukla zaman kaybndan
baka bir ey deildir. Toplant yapmak yerine e-posta iletisi gnderin.
Bu toplantlar ancak, ayn salonda bir araya gelen kiilerin grup
enerjisine ihtiyacnz var ise yapn18 . Toplantya hazrlk aamas,
toplantnn amacnn kesin bir ekilde belirlenmesi ile balar. Ama bir
kez belirlenince hedefler de belirlenebilir hale gelecektir. Ak ve
kesin bir ama ve hedef aklamas gndemin olumasna da vesile olacaktr.
Toplantya hazrlk aamalarndan biri de katlmclarn belirlenmesidir.
Katlmclar; toplantnn hedefine varmay salayacak, soruna farkl alar
getirebilecek, konu hakknda karar sahibi kilit kiileri, konu
hakknda enformasyon ve bilgi sahibi kiileri, konu hakknda taahht
altna girmi ya da rol alakal kiileri, iin yaplmas iin enformasyon
verilmesi gereken kiileri, karar uygulayacak kiileri, vb, toplantya
arlmaldr. Toplantya katlm ars, tm katlmclara tek yaplmal,
katlmclara toplant arcs ve yrtcs hakknda bilgi verilmeli, toplantnn
amacnn bilinmesi salanmal, herkes iin uygun olacak saat
belirlenmeli, toplantya aktif katlmn salanmas iin her bir katlmcya
rol verilmeye allmaldr. Toplant arsn gnderirken zaman konusunda
birka seenek sunulabildii gibi, alanlarn zaman durumlarn irket
leinde gsteren internet temelli takvimlerden de yararlanlabilir.
Toplant zamann bu takvime bakarak karar verebilirsiniz19 . Toplant
yerinin belirlenmesinde amacn bykl ve toplantnn byklne dikkat
edilmelidir. Eer beyin frtnas yaplacak ise ve bte de uygun ise
irket dnda yaplmas kaliteli bir getiri salayacaktr. Toplant yerinin
seiminde katlmclarn birbirlerini dorudan grebilecekleri, aktif
diyalogu tevik edici, yz yze grlebilecek ortam olmasna dikkat
edilmelidir. 17 Effective Multi Cultural International Business
Meetings, http://great-management, com/ 10641.php. Eriim Tarihi:
23.10.2007 18 Morgan, a.g.e., s.25. 19 Morgan, a.g.e., s.30.
14. 14 Hiyerariyi n plana karmak gibi bir ama yok ise yuvarlak
masa veya "U" harfi eklindeki masalar toplantnn verimi iin uygun
olacaktr. Toplant hazrlk aamasnn bir dier nemli noktas da toplantda
kullanlacak, oda ve her trl donanmn nceden kontrol edilmesidir.
Toplant hazrlklarnn en nemli aamas da, gndemin, edinilen
bilgilerden ve ama ve katlmclardan yola klarak oluturulmasdr.
Gndem, toplantya ilikin, niin, ne, kim, ne zaman ve nerede gibi
sorularn cevabn ierecek ekilde dzenlenmelidir. Gndeme sadece,
grubun kendisine ayrlan zaman iinde gereki olarak ele alabilecek
tartma kalemleri dahil edilmelidir. Gndem maddeleri toplantnn
enerjik olmasn salayacak ekilde sralandrlmaldr. Birbiri ile balantl
olan konular ard sra gelecek ekilde ayarlanmaldr. Meseleler
trlerine gre ayrlmal, nce bilgilendirme yaplmal, ardndan kararlar
alnmal ve sorun zlmelidir. Gndemde karmak maddeler yer alyorsa,
bunlar halledilebilir paralar haline getirilmelidir. Toplantya ho
bir ivme kazandrmak iin bir ka kolay madde toplantnn banda ele
alnabilir. Zor meseleler, katlmclarn zihninin ak olduu, en yaratc
olduu bir srada ele alnacak ekilde ayarlanmaldr. Gndem, hz kazanmak
ve nceden katlmclar bilgilendirilmi olacandan tartmaya dorudan
girilmesini salayarak, toplant sresinin etkin kullanlmasn
salayacandan mutlaka toplant ncesinde datlmaldr. Toplantnn
gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik var ise gndem etkili olamaz.
Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr. Toplant yaplacak yerin
fiziki durumu; ar scak, ar souk, ar kalabalk, ar grltl ve srekli
kesintiye urayacak ise etkili olamaz. Onun iin toplant yeri nceden
ziyaret edilip, olumsuz koullar giderilmelidir. Toplantnn nerede ne
zaman yaplaca; katlmclara toplant gn, saati ve nerede yaplaca
katlmclara iletilemezse etkin toplant olamaz. Bu iletiim iyi
salanmaldr. Toplant bakannn kim olduu; bakan rehberlik yapamayan,
tartmaya ak olmayan, katlmclar sindiren ve beklenen i birliini
salayamayan birisi olursa toplant etkin olamaz. Bakan katlanlarn
duygularna, gereksinimlerine duyarl olmal, sz almayanlar tartmaya
davet etmeli, ar konuanlar da kstlayarak ana amaca dndrebilmelidir.
Toplantda kullanlacak destekleyici materyaller; zelliine gre destek
materyaller kullanlmayp sadece tartma, konuma eklinde yaplan
toplantlar katlmclarn bir ksmnn motivasyonunu bozup, dncelerini
toplant dna karabilirler. Onun iin toplantlarda grsel iletiim
aralarndan video, slayt, projeksiyon v.b. faydalanmak etkinlii
artrr. 1.3.1.1.TOPLANTIDAK ROL VE SORUMLULUKLARIN BELRLENMES
Toplant hazrl yaplrken nemli rol ve sorumluluklarn paylatrlmasna
dikkat edilmelidir20 . Lider : 20 Morgan, a.g.e., s.36.
15. 15 ster bizzat ynetiyor olsun ister olmasn, toplantnn
amacn, hedeflerini, kstlarn ve yetki kapsamn akla kavuturur. Takip
iinin sorumluluunu stlenir. Kolaylatrc: Toplantnn tartma, sorun zme
ve karar alma evrelerinde gruba yol gstericilik yapar. Toplant
ncesi ve sonras lojistikten de o sorumludur. Yazc: Toplantdan kan
kilit noktalarn, fikirlerin ve kararlarn kaydn tutar. Toplant
sonras not taslaklarn da hazrlayabilir. Katkc: Fikir katksnda
bulunarak ve tartmalarn rayndan kmamasna yardmc olarak, toplantya
aktif olarak katlr. Uzman: Gerek duyulduka, belli konularda uzman
bilgisi katksnda bulunur. Ekibe dzenli katkda bulunan birisi
deilse, ekibe katks gerekli enformasyonu sunmakla snrl olabilir.
Toplant srasnda yazl materyal sunmak gerekiyorsa, toplantdan nce
datm salanmaldr. Bylece herkese ayn bilgi seviyesinde hareket etme,
dnme frsat ve ortak fikre ulamak iin eit zaman salanm olacaktr. Eer
st kademe ynetim toplantya katlmayacak ise gndem, toplant
materyalleri ve katlmclar hakknda bilgilendirilmelidir.
1.3.1.2.TOPLANTI SIRASINDAK KARAR ALMA SRECNN BELRLENMES Toplantdan
nce baz nlemler alnarak, toplantnn daha przsz gemesi ve ngrlebilir
bir ak gstermesi salanabilir. zellikle karar alma toplantlarnda;
amacn karar almak olduu, nasl bir karar alma srecinin yaanaca
toplant ncesinde anlatlmaldr. Toplant ncesinde bilgi ve enformasyon
verilmesi gerekli ise bunlarn herkese ulatndan emin olunmal ve
toplant ncesinde incelenmesi iin enformasyon ile zendirilmelidir.
Toplant balangcnda nasl karar alnaca anlatlmaldr. Oy okluuyla karar
almann abuk ve adil olmas gibi stnlklerine ramen, tm katlmclarn bu
karar dorultusunda tutum almaya zorlanmas, kaybeden tarafn
yelerinde fikirlerini dile getiremedikleri duygusunun ortaya kmas
ve alman kararn herkes tarafndan benimsenmemesi gibi olumsuzluklara
neden olabilir. Grup mutabakat ile karar alma sreci; herkesin
anlad, destekleyebilecei ve uygulamasna yardmc olmaya istekli olduu
bir karar alnaca anlamna gelir. Bu durum, tm yelerin belli bir
hareket tarz zerinde birletirildii anlamna gelir. Alnacak kararla
ilgili yaplacak deiiklik btn taraflarn tam olarak anlamasn ve
benimsemesini gerektiriyorsa, kararn tasarlanmas ve uygulanmas tm
grubun uzmanln gerektiriyorsa, grup mutabakatla karar almada
deneyimli ise grup mutabakat ile karar alma aamas nerilir. Grup
mutabakatnn; tm taraflarn rzas ile karar alnmas avantajnn yan sra,
mutabakat salamak ou zaman grup srece yabanc ise uzun srmesi ve
zaman
16. 16 yetmedii iin karar almann mmkn olamamas gibi
dezavantajlar da olabilecektir. nsanlar mutabakatla alman kararlar
desteklemeye daha yatkndr. Ama sre ou zaman geri ekilmeyi gerekli
hale getirir- bu, kstl zamanda bir mutabakata varlamamas durumunda
ortaya kan bir seenektir. Dolays ile, acil durumlarda, kararlarda
mutabakat aranmas pratik deildir. Kald ki, sonutan sadece liderin
sorumlu olduu durumlarda bu yntem pek ie yaramaz21 . Kararn lider
tarafndan alnmas durumu, liderin katlmclarn fikirlerini dinleyecei
ve ounlukla hem fikir olaca iin oy okluu ile karar alma srecine
benzer. Lider tarafndan karar alma; en hzl karar alma sreci olmas,
lidere duyulan sayg ile karara raz olanlarn saysnn ok olmas avantaj
olduu gibi, katlmclarn kendi grlerinin dikkate alnmad hissine
kaplmalar ve toplantya yapc katlmn az olmas dibi dezavantajlar da
olacaktr. Karar alma srecinde hangi sre tercih edilmi olursa olsun;
etkin bir karar almak iin baz ynlendirici ilkelerin uygulanmas
gereklidir. Toplant sresi kstl olsa da, katlmclarn grlerini dile
getirmeleri salanmal,grler toplant yneticisi tarafndan zetlenerek
kayt altna alnmas salanmal, grler ortak bir anlay temeline getirmek
amac ile aradaki balantlar iaretlenmeli, alman kararlar erevesinde
uygulamann nasl olaca ve temel almalar, atlacak admlar,
sorumluluklar netletirilmelidir. 1.3.2. TOPLANTIYI YNETME AAMASI
Toplant ynetiminde zaman kaybn nlemek ve karar alma srecini
ksaltmak iin baz basit kurallara dikkat etmek gereklidir. Toplanty
yetkiyle amak iin sorumluluu batan almak, amacn, sorunlarn ve
belirlenmi ak usullerin batan belirlenmesi salanmaldr. Toplant ge
gelenler olsa da zamannda balatlmal, ge gelenlere daha nce hibir
neden gstermeksizin katlmayanlara kardklar konulara ilikin
tekrarlar yaplmayarak zamannda gelmeleri ve katlmalar gerektii
mesaj verilmelidir. Toplant yneticisi tarafndan toplant gndemi,
hedefler ve varlmak istenen sonular aka kesinletirilmek amac ile
ksaca belirtilmeli, gerekiyorsa deiiklikler yaplmaldr.Toplantnn ve
karar alma srecinin temel kurallar tespit edilmeli veya
tekrarlanarak, katlmclarn kurallar zerinde anlam olmalar
salanmaldr. Bu kural ve ilkeler; toplant balang ve biti saati,
gndem ve gndeme kimlerin katkda bulunabilecei, kararlarn nasl
alnaca, her konuya ne kadar sre ayrlaca, zaman yetmemesi durumunda
neler yaplaca, karar alma srecinde gz nnde bulundurulmas gereken
politikalar, nihai kararn nasl alnaca, yeni fikirlerin nasl dikkate
alnaca, katlmclarn birbirini dinlemesi ve szlerin kesilmemesi
olabilecei gibi bu kurallara uyulmas toplantnn baarsn salayacaktr.
Toplant ynetimi bir yneticide olmas gereken bir ynetim becerisi
olduundan gelitirilmesi gereklidir. Toplant yneticisi ncelikle
gndeme bal kalnmasn salamal, hazrlk aamasnda gndemi oluturmaya zen
gsterilmelidir. Toplantda gndem d 21 Morgan, a.g.e., s.44.
17. 17 konularda boulmamak iin bir kii zaman kollamakla
grevlendirilebilir. Gndem kolay bir mesele, ksa bir rapor ya da
basit bir karara alr ise katlm salanacandan zor konulara geite sknt
yaanmaz. Toplant sonrasnda kararlarn tartlmaya devam etmesini
engellemek amac ile btn grlerin dile getirildiinden emin olmak
gereklidir. Toplant srasnda ara sra alnacak geri bildirimler
katlmclarn tmnn grlerinin bildirildiini anlamak iin iyi bir
yntemdir. Katlmclarn grlerinin bildirdiklerini anlamak iin; sessiz
duranlara sz hakk verilebilir, unutulan bir konu olup olmad
sorulabilir, katlmclardan rapor sunulmas istenebilir veya
katlmclara dnme zaman verilebilir. Btn grler deerli olmakla
birlikte, aslnda hepsinin arl ayn deildir; bu gerei tespit etmeniz
gerekir. rnein toplanty, ama ve hedefleri aklayan bir konuma
yaparak, st ynetimden biri balatm olabilir. Bu konumadan sonra, o
yneticiden, fikrini herkes konutuktan sonra belirtmesini
isteyebilirsiniz22 . Toplantda herkesin grlerini almakla birlikte,
sk sk toplantnn kaydettii ilerlemeyi zetleyerek, gndem konularndan
uzaklamamak ve gndemdeki grevlere odaklanm tutmak nemlidir. Belli
bir noktada odaklalan fikirler kaydedilmeli, zaman zaman gndem
konusuna bal olarak konular zetlenerek, gndem konusu zerinde
odaklanma salanabilir. Toplant lideri, grev ve sorumluluklarnn her
an farknda olarak, katlmclarn katkda bulunmalar iin ve tartma
konusu etrafnda olmak iin kolaylatrc davranlara tevik edici
olmaldr. Toplant lideri, toplantda hakimiyet kurmamak iin katlm
dzeyine dikkat etmeli, sessiz ve rkek katlmclara imkan vermeli, sz
kesen ve toplantya hakimiyet kuranlara engel olmal, katlmclara
szleri konusunda yapc ve tevik edici olmal, tevik edici szler ile
katlmclara moral verilmeli, katlmclar arasnda olumsuz eletiri ve
mdahalelere engel olunmaldr. Yaplan yorumlar bir flipchart ya da
beyaz tahta zerine kaydetmek grup yelerinin katklarna deer
verildiini gsterir. Ayn zamanda sizin kilit noktalar ve kararlar
izlemenize yardmc olur. Bu konuda baz neriler 23 : Kaydettiiniz
yorumlarn toplantya katlanlarca grlr olmasn salayn. Bir beyin
frtnas oturumunda, btn katklar kayda geirin. Daha sonra grup
retilen bu fikirleri deerlendirip ncelik srasna soktuka ve
haklarnda karar verdike her birini numaralandrarak ya da yanma yldz
koyarak veya daire iine alarak ya da baka bir ekilde iaretleyin.
Toplantdan sonra ele alnmas gereken meseleleri ayr bir liste haline
getirin.Toplantnn amacnn fiilen gereklemesini salamak ve ksa bir
motivasyon mesaj vermek iin, toplantnn genel bir zet yaplarak
kapatlmas da ok nemlidir. Toplant zetinde, akta kalan ularn
balanmas ve yanl anlalmalarn giderilmesi iin, kilit noktalar,
kararlar, grev dalm, atlmas gereken admlar tekrarlanmaldr. Toplant
sonrasnda atlacak kilit admlarn neler olduunun ilgili kiilere
duyurulmas iin; nemli noktalar, kilit gndem maddeleri, nemli tartma
konular, alman kararlar, sorumluluklar ve bunlar iin kimlerin
grevlendirildii, bu grevler iin belirlenen sre yazya dklmeli ve
toplant sonrasnda ilgili kiilere datlmaldr. Toplant ynetimi
konusunda tm ynlendirici ilkeler uygulansa, tm detay hazrlklar
yaplsa bile; toplantya ge gelen veya erken ayrlan, toplant
skunetine uymadan fsl 22 Morgan, a.g.e., s.52. 23 Morgan, a.g.e.,
s.56
18. 18 daan, toplantda hakimiyet kurmak isteyen, ayn konu
zerinde grlerinde srarla bahseden, sessiz kalan veya enerjisi
tkenen, gndem dnda konularda srarc olan,toplanty bararak, toplanty
terk ederek atmosferi bozan katlmclar olabilir. Dolays ile tm
bunlara nceden hazrlkl olmak ve bu tr sorunlara dikkat kesilmek ve
gerektiinde mdahale etmek gereklidir. Katlmclarn kulland kelimelere
dikkat ederek aktif dinleme ile szcklerin altnda yatan duygulara
kulak kabartlmaldr. Katlmclarn konumalarnda ne demek istedii, ne
hissettii, yorumlarnda nereye vurgu yapt, enerjisinin yn ve beden
dili takip edilerek kullanlan dile kulak kabartlmaldr. Etkin bir
toplantnn yaplmasna engel olacak aka ve katlmclarn davranna dikkat
etmek gereklidir. Toplant balama ve biti saatine uymayan kiilere
toplant srasnda grev verilmeli, balangta herkesin nceden bildirilmi
biti saatine uyup uyamayaca sorulmal, erken ayrlmas gereken var ise
biti saati ona gre deitirilmeli, ge gelen kiiye zel olarak ge gelme
nedeni sorularak davrannn altnda yatan neden renilmelidir.
Toplantda hakimiyet kurmak isteyen katlmcy engellemek iin; ayakta
ise ona doru giderek, dikkatlerin ondan uzaklamas salanarak,
kendisine katlmlar iin teekkr edilerek sz bakasna verilmelidir.
Grupta sessiz kalmay tercih eden kiilerden grlerini bildirmeleri
istenebilir, kronik sz kesiciler var ise kibarca uyarlmaldr.
Toplantda zaten bahsedilmi konular tekrarlanmaya balam ise;
bahsedilen konu tahtaya yazlmal, her konumacdan sonra konu
zetlenerek, ayn eyden bahsedildii ve eklemek istedii baka bir konu
olup olmad sorulmaldr. Hala ayn konuda konuuluyor ise,hemen o
konuya zm nerileri alnmaya allmal ve konuya odaklanlmaldr.
Toplantnn alnda katlmc iletiim temel kurallarndan bahsedilmeli,
toplant kurallarn ihlal eden kiileri de kapsayacak genel bir konuya
geilmeli, tek bir noktaya odaklanmak iin konu tekrarlanmal, baz
katlmclar Rahatsz la neden olmaya devam ediyor ise ara
verilmelidir. Rahatszla neden olan kiiye toplant sonrasnda ele
alacanza sz vererek, aka bu duruma son vermesi istenmelidir.
Toplant zaman plannda aksakla neden olacak ekilde bir konuda kafa
karkl varsa ve ayn maddeye taklp kalndysa, sorun grmezden
gelinmemeli, sorunun tekrar tanmlanmas istenmeli, hedefin ne olduu
hatrlatlmal, neden bu konuya takld anlamaya allmal, atlanm bir konu
olmadna baklmal ve bu giriimler sonu vermiyor ise toplantya ara
verilmeli ya da baka bir toplantda grlmek zere baka konuya
geilmelidir.Toplantda katlmclar gr bildirmekten imtina ederek
sessizlie brnr ise; katlmclarn ne dnd anlalmaya allmal, aklamak
istedikleri bir ey olup olmad sorulmaldr. Kafa karklna neden olan
ve atlanlm bir konu olup olmad gzden geirilmeli, toplant ynetiminde
bir yanllk olup olmad incelenmeli veya tekrar konuya odaklanmak iin
ksa bir ara verilmelidir. Toplant srasnda fkeli bir kart durum
karsa; gerekirse ara vermek zere her trl didimeye son verilmesi
istenmeli, kendine hakim olamayanlara meselelerini toplant
sonrasnda halletmeleri istenmeli, toplant kural ve ilkeleri bir kez
daha tekrarlanmal, fikir ve kanaatlerin zne odaklanlmal, katlmclar
yapc olmaya ve meselenin btn yanlarn grmeye zendirilmeli,
katlmclarn fikirler hakknda acele yargya varmamalar istenmeli,
sorgulayc sorular ile kemiklemi yarglardan uzaklalmaya
allmaldr.
19. 19 Toplant sresince lider; gndeme bal kalnmasn, konumak
isteyen herkese frsat verilmesini salamal, tartma zerinde hakimiyet
kurulmasn engellemelidir. Gndem maddelerinden henz olgunlamam,
zerinde dnlp allmam konularn kmasn engellemeli, katlmclarn
mutabakata varacaklar alanlar tespit etmelidir. Gerektiinde
katlmclar drst bir ekilde vmeli, tansiyonu drmek iin esprili bir
ekilde akalar yapmaldr. Toplant yneticisinin toplant sresince
yapmas gerekenler yle sralanabilir24 : Dnceleri ve hissiyatlar
sorma Ortak anlay yakalama Katlm cesaretlendirme Fikirleri ksa ve
net zet olarak talep etme rnek isteme Uzlalp uzlalmadn test etme
Ayrntlarn iinden fikri alp ekme Hzl bir anket yapma Zamannda ara
verme Bir ey denemelerini nerme Tartmay durdurma Hissiyatlar
paylama Bakasnn ne hissettiiyle ilgili dnceleri yanstma
Destekleyici olma Varsaymlar sorgulama Farkllklar gzetme Empati-Rol
deiimi yapma Gelecee bakma Eyleme odaklanma 1.3.3. TOPLANTIYI
SONULANDIRMA Toplanty zamannda bitirmekle lider, katlmclara kar
gvenirlilik kazanacak ve vaadine uymu olacaktr. Toplant zaman
planna uymak iin kalan zaman ve dier gndem maddeleri zaman zaman
hatrlatlmaldr. Zaman yetmeyecekse nceden baz gndem maddeleri
ertelenmeli veya ne alnmaldr. Toplant sonulandrlrken; alman karar
ve baarlan eylerin ne olduu ksaca tekrar edilmeli, toplant
sonrasnda yaplacak iler, grev ve sorumluluk ve zaman plan
zetlenmeli, bir sonraki toplant tarihi belirlenmeli, ounluk
tarafndan kabul edilir ise toplantnn deerlendirilmesi istenmelidir.
24 Meeting Management Bases,
http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index. html. Eriim
Tarihi: 23.10.2007.
20. 20 1.3.4.TOPLANTI SONRASI TAKP VE EYLEM PLANININ
HAZIRLANMASI 1.3.4.1. TOPLANTI SONRASI TAKP Yaplan toplantnn etkin
bir toplant olarak deerlendirilmesi iin nemli bir konu da takip
iidir. Ama her zaman iin toplantnn kendisi deil, rn olduundan
iletiim ve eylem plan olmadan biten toplantlarn toplant salonu dna
tanmas ve yaamas da mmkn deildir. Toplant sonrasnn baarsn gvence
altna almak iin; btn katlmclara ve eylem plannda grevlendirilen
kiilere, hem toplanty hem de atlacak admlar zetleyen bir e-posta
veya not gndererek iletiime girilmelidir. Toplant srasnda rahatszlk
veren ve honutsuz olarak ayrlan katlmclar ile tek tek grlmelidir.
Toplantda grevlendirilen kiilere, ilerini yapmalar iin gerekli
kaynaklarn teminine arac olunmaldr. Toplantda alman karar ve eylem
plann uygulamak iin harekete geilmeli, ilerin yavalamasna veya
unutulup gitmesine izin verilmemelidir. 1.3.4.2. EYLEM PLANININ
HAZIRLANMASI Toplantnn sonulandrma aamasnda belirlenen iletiim ve
eylem plan karar konusunda ilgili kiileri uyaracak, herkese ayn
mesaj ve enformasyonun gitmesini gvence altna alnmasn salayacaktr.
Eylem plann hazrlarken, ne kararlar ve ne grevler belirlendii
tanmlanmal, bu grevlerden kimlerin sorumlu olduu aka belirtilmeli
ve ne zaman bu grevlerin tamamlanaca aklanmaldr. Eylem plannda
zaman plann gereki tutmak, alman kararlarn gereklemesi ve gelecek
kararlarn uygulanabilirlik inanc iin nem kazanacaktr. letiim ve
eylem plannda toplantda bulunmayan bir kiinin de ne olup bittiini
anlayabilmesi iin yazl olarak, katlanlar, toplant hedefleri,
konular, kararlar, atlmas gereken admlar ve bir sonraki toplant
tarihi belirtilmelidir. Eer mmknse enformasyon tekbir sayfaya
sdrlmal, bir izleme notu biiminde tm katlmclara ve
bilgilendirilmesi gereken kiilere gnderilmelidir. Yneticilere
etkili toplant ynetimiyle ilgili yaplan neriler yle zetlenebilir25
: Toplantdan nce: - Amac belirleyin - Katlmclarla koordineli ekilde
gndemi belirleyin - Gndemi ve toplantyla ilgili materyalleri
hazrlayp datn - En uygun toplanma zamann sein 25 Effective
Meetings,
http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm, Eriim
Tarihi: 23.10.2007.
21. 21 - Katlmclarn yz yze bakabilecei bir oda belirleyin -
Grubun byklne uygun bir yer belirleyin - Sunulardan ve slaytlardan
yararlann - Toplanma yerini herkesin bileceinden ve rahat
bulacandan emin olun Toplant Sresince: - Katlmclar karlayn, ge
kalsalar bile bunu yapn - Hafif ikramlarda bulunun - Zamannda
balayp zamannda bitirin - ncelikleri belirleyin - Gndeme uyun -
Grup tartmalarn tevik edin - Konudan sapmalar yakalayn - Saati
kontrol edin - Dinleme, katlma, ilgi gsterme konusunda bir lider
olarak rol modeli olun - Uzlamalar zetleyin - Bir sonraki toplantnn
yeri ve zamann belirleyin Toplantdan Sonra: - Aklnzda kalanlar
hemen not aln - Her trl sorunu toplantya katlmayanlarla da tartn,
gelimelere ak olun - Grevlendirmelere ve sorumluluklara uyulup
uyulmadn kontrol edin - Bitirilmemi ileri bir sonraki toplantnn
gndemine koyun Toplant srecini gzden geirin ve daha etkili olmasnn
yollarn arayn. 1.4 TOPLANTI VERMLN OLUMSUZ ETKLEYEN NEDENLER
Toplantlar hakknda yaygn grlerden biri Zaman kaybetmekten baka bir
ie yaramad. grdr. Ancak byle bir gr ileri srenler genellikle ya kt
organize edilmi, yada doru drst ynetilmemi olan toplantlara katlm
olan kiilerdir. Toplantnn ynetili biimlerine ynelik honutsuzluun
farkna varlmas, sorunun nerden kaynaklandn anlamak ve bunun
dzeltilmesi iin gerekli olan ilerin belirlenmesine yardmc olacaktr.
Bir toplantnn iyi sonu vermeme nedenleri olarak u hususlar
sralanabilir (Tavmergen ve Aksakal, 2004): Yetersiz ynetim:
Toplantlarn etkili olabilmesi iin, toplantnn iyi ynetilmesi arttr.
Toplantnn ynetimi genellikle kaydedilen aamalar gzden karmayaca
kesin olan ve toplantnn ynetimini elinde tutabilecek bir kii
tarafndan yaplr. Bu nitelikte bir kii tarafndan ynetilmeyen
toplantlar, amaszca srdrlr yada kuru grltye dnr. Ciddi bir ynetimin
gereklilii kavranamad srece, toplantnn nitelii hzla deer
22. 22 kaybeder. Toplant ynetimini elinde bulunduran kii,
nfusunu gereken ekilde kullanmaldr. Bunun iin toplant yneticisi;
gndemi yakalayarak, ilerlemeci bir sonu iin katlmclara rehberlik
etme, deiik bak alarn destekleme, tartmalar kontrol etme, toplanty
uygun bir ekilde sonlandrma ve kayda alma eylemlerini eksiksiz
yapmaldr. Yapsal ynden eksiklik: Bazen toplantlar, daha balamadan
kmaza girer. nk hi kimse tartlacak konularn listesini ieren bir
gndem hazr-lama sorumluluunu stlenmez. Net olarak tanm-lanm yapdan
yoksun bir toplant, gereksiz yere bir sorun dourur. Toplantda neyin
zerinde durula-ca, hangi konunun grlp tartlaca bilinmezse, bu
toplant zaman kaybndan baka bir anlam ifade etmeyecektir. Toplantya
nem vermemek: nsanlarn bir toplantya kar takndklar tavr, o
toplantnn dzenlenmesine deip demeyeceinin belirlemek asndan byk nem
tamaktadr. Konuya ilikin bilgisi ol- mayan bir vekil gndermek,
eitli nedenlerden dolay toplantya katlmamak, toplant iin hazrlk
yapmamak, toplant srasnda bakalar ile iletiime gemek, toplantya
gerekli belge ve dokmanlar getirmemek toplantya nem verilmediini
gsteren en belirgin durumlardr. Zor artlar: Kimi zaman, toplant
meknnn gereken konfordan yoksun olmas dolaysyla katlm
salanmayabilir. Bu konuda arya kamaya gerek yoktur. Ancak salanacak
makul dzeyde bir rahatlk katlmclarn tartlan konuya younlama-s iin
gereklidir. Toplantya uzun sre ara verme-den devam etmek de zorluk
karmaktadr. Bunun yan sra toplantya ge gelenler ve eitli
nedenlerden dolay toplanty terk edenler, toplant esnasnda
katlmclarn kendi aralarnda konumas toplanty rahatsz edici ve zor
artlardan olup, bu zorluklar gereken sonu alnmadan toplantnn
sonulanmasna neden olmaktadr. Toplantya gerek olmayan durumlar: Bir
toplant dzenleme, bir sr abaya ve zamana mal olmak-tadr. Toplantnn
yaplma nedenlerinden biri de in-sanlarn daha uygun alternatifler
zerinde yeterince dnmemeleridir. Bu tip insanlarn bakalarn bir
araya toplamalar, onlara bir eyler yaptrdklar ve ileri
hallettikleri duygusunu yaatr ve onlar rahatlatr. Ayrca toplant
dzenlemek, karar vermeyi desteklemek yada kiisel sorumluluk
stlenmeden kanmak iin de iyi bir yntemdir. Ancak unutul-mamaldr ki
istenilen niteliklere sahip olmayan bir toplant, alnan kararlara
duyulan gveni de sarsacaktr. Bu nedenlerden dolay toplant
dzenleme-den nce, toplantnn neden gerekli olduunun gerekeleri iyi
analiz edilmelidir.
23. 23 5. SONU Toplantlar bir amaca ulamak iin kullanlan
aralardr. Bir toplantnn sonucu, birtakm etkinliklerin balangc veya
en azndan bir baka bir toplantya hazrlk anlamna gelir. Toplantlar
birtakm kararlara varmann yapc yolu olarak grlp nemsenirse, abalarn
ne ekilde ynlendirilmesi gerektii hakknda fazla zorlanlmaz. Bir
toplantnn daha retken olmas iin grlenin altnda nelerin olduunu
dikkate almak gerekir. Bir grup insan bir araya geldiinde, birlikte
nasl allmalar gerektiini renmeli ve uyumlu bir grup olmak iin
hazrlanma, tartma, norm belirleme ve uygulama aamalarndan
gemelidir. Bir gndem oluturmak, katlmclara nce-den fikir verecei
iin nemli bir unsurdur. Toplan-tnn baarsn etkileyen baka bir unsur
da katlmclarn belirlenmesinde dikkatli davranmaktr. Konular zerinde
anlamaya varmak, toplantya doru kiilerin katmlyla daha kolay
olmaktadr. Rahat bir ortam salamak, herkesin konu zerinde
younlamasn kolaylatrr. Ayrca gndem balklarn, zaman dilimlerine
blerek ele almak, toplantnn genel yapsn oluturan bir parann mevcut
olduunu gsterir. Toplantya katlan tm kiilerin katlm salanmal,
konudan olas sapmalar ve kiisel satamalar nlenmelidir. Toplantnn
baaryla sonuca ulamas iin uzlama salanmal ve herkesin ne yapacandan
emin olunmaldr. Toplantlarda herkese sz hakk verilmeli ve zellikle
yneticilerin beyin frtnas teknii ile tartmalar ynetilmelidir.
Toplantlarn olduka zaman ald eitim ve i rgtlerinde etkili toplant
ynetimi konusunda yneticilere ve zellikle okullarda retmenlere
uzmanlar tarafndan seminerler verilmelidir. Toplantnn ieriinin
kayda geirilmesi de byk nem tamak- tadr. Yazl bir metnin yokluu,
toplantnn sadece lafta kalmasna neden olur. Bunun iin toplantdan
hemen sonra tutanaklar kayda geirilmelidir. Bu durum ayrca
toplantda zerinde anlalan konularn hayat geirilmesi srecine de
olumlu katk yapacaktr. Sonularn geri bildirimi ise mutlaka
katlmclara sre ierisinde duyurulmaldr.
24. 24 6. KAYNAKA alma Hayatnda Zaman Ynetimi,
www.bemol.net-insan.html. Tengilimolu, D. ve dierleri (2003), Zaman
Ynetimi. Ankara: Nobel Yayn Datm, s.41. Sabuncuolu, Z., Paa, M.
(2002), Zaman Ynetimi, Bursa: Ezgi Kitapevi, s.9. Akgemci, T. ve
dierleri (2003), Zaman Ynetimi ve Ynetsel Zamanda Etkinlik, Ankara:
Gazi Kitapevi, s. 17. sever, C, Toplant Ynetimi,
http://mimoza.marmara.edu.tr/~etemlevent/ dersnotlari/ SY4 TOPLANTI
YONETIMI.doc. Eriim Tarihi: 23.10.2007. Akgemci, T. ve dierleri,
a.g.e., s. 19. Akgemci, T. ve dierleri, a.g.e., s.20-21 Toplant
lgnlna Son Verin, http://www.ikedaconsulting.com/
default.aspx?pid=14115. Eriim Tarihi: 23.10.2007. Smith, J. (1998),
Zaman Ynetimi, stanbul: Tima Yaynlar, s.5. Zaman Ynetimi,
www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 Zaman Ynetimi,
www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 Uar, S. (2004),
"Ynetsel Zaman", Milli Eitim Dergisi, Mays (12). s. 1. Meeting
Management, http://www.managementhelp.org/misc/mtgmgmnt.htm. Eriim
Tarihi: 23.10.2007 Ekip almas ve Toplant Ynetimi,
http://www.canaktan.org/yonetim/sinerjikyonetim/toplanti-yonetimi.htm.
Meeting Management Bases,
http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index. html, Eriim
Tarihi: 23.10.2007 Morgan, N. (2006), Toplant Ynetimi, (ev: A.
Kardam), stanbul: Optimist Yaynlar, s.20. Effective Multi Cultural
International Business Meetings, http://great-management, com/
10641.php. Eriim Tarihi: 23.10.2007 Morgan, a.g.e., s.25. Morgan,
a.g.e., s.30. Morgan, a.g.e., s.36. Morgan, a.g.e., s.44. Morgan,
a.g.e., s.52. Morgan, a.g.e., s.56 Meeting Management Bases,
http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index.