1. 1. 1 TT RR KK YY EE TT EE MM SS LL CC LL LL EE TT MM EE BB LL MM TOPLANTI SREC LLSSAANNSS PPRROOGGRRAAMMII SSUUNNAANN :: SSeerrddaall KKOOYYTT SSUUNNUULLAANN:: MMUURRAATT AAYYAANN STANBUL , EKM 2014
2. 2. 2 NDEKLER NDEKLER 02 GR 03 1. TOPLANTI YNETM VE SREC 05 1.1 AMACI, NEM VE YARARLARI 05 1.1.1 AMACI VE NEM 05 1.1.2. YARARLARI 08 1.2. TOPLANTI TRLER 08 1.3. TOPLANTI SREC 10 1.3.1. HAZIRLIK AAMASI 10 1.3.1.1.TOPLANTIDAK ROL VE SORUMLULUKLARIN BELRLENMES 14 1.3.1.2.TOPLANTI SIRASINDAK KARAR ALMA SRECNN BELRLENMES 15 1.3.2. TOPLANTIYI YNETME AAMASI 16 1.3.3. TOPLANTIYI SONULANDIRMA 19 1.3.4.TOPLANTI SONRASI TAKP VE EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI 20 1.3.4.1. TOPLANTI SONRASI TAKP 20 1.3.4.2. EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI 20 1.4 TOPLANTI VERMLN OLUM-SUZ ETKLEYEN NEDENLER 21 5. SONU 23 KAYNAKA 24
3. 3. 3 1. GR irketlerin st dzey yneticilerinin byk blm her gn gereksiz uzunluktaki toplantlara ok deerli saatlerinden harcamaktadr. Hatta toplant yaparak alyor grnmek baz yneticilerin "alma biimi olmu" ksa srebilecek bir toplantnn saatlerce uzamas veya telefonla, e-postayla, ksa bir ziyaretle zlebilecek ileri toplantya dntrmek ynetici kadar alanlarn da zamanndan almakta, baka nemli ilerin aksamasna neden olmaktadr. Toplantlarn bir nevi iletiim arac olduunu sylemek hata saylmaz. Karlkl diyaloglarda bazen karmzdakilerin yz ifadesinin deitiini, kimi zaman kalarnn atkln, kimi zaman dncelere daldn veya kimi zaman glmsediini gzleyebiliriz. Bu yn ve dnce ifadelerine gre de davranlarmza yeni bir yz verir, olumlu ya da olumsuz tepkiler gsteririz. Kimi zaman da susarz. Susmak da bir iletiim biimidir. letiimsizlik mmkn deildir. nsanlara szlerle veya beden diliyle mesaj ulatrrz. Bu sonular dorultusunda davranlarmza farkl bir yn veririz. Kimi zaman hi unutulmadk bir tepki ile karlaabiliriz. Baarl bir iletiim iin davranlarmzdan karmakl kontrol altna almamz gerekmektedir. letiimde karmzdaki kiilere verdiimiz tepki, aldmz veya algladmz yantlar deiik ipularnn gzlemlenmesi ile anlam kazanmaktadr. Beden dili tutum ve davranlar, kullanlan kelimeler, ifadeler ve ses tonu vb. sz geen ipularnn sadece bazlardr. Bu, algladmz dzenli geribildirim dorultusunda davranlar duruma gre uyarlama becerisidir. nsanlar kariyerleri gelitike daha ok toplantya katlmaktadr. Yaplan aratrmalarda; baz yneticilerin toplam alma srelerinin yzde 90'lk ksmnn toplantlarda getii grlmektedir. Bununla birlikte ayn aratrma, bir ok yneticinin ise katldklar toplant srelerini zaman tuzandan baka bir ey olarak grmediklerini gstermektedir. Toplantlar yneticilerin en byk silah, ynetim biliminin ise kalbi diyebiliriz. Toplantlar ilham ve enerji verici, aydnlatc, paylamc ve elendirici olmakla beraber, baz durumlarda motivasyon bozucu ve skc olabilir. J.K. Galbraith bunu u ekilde ifade etmektedir. Kritik bir ynetici becerisi olan toplant ynetimi becerisi ile toplantlarn, skc, gereksiz ve ok uzun olmas nlenebilir. ncelikle toplant ile nereye varmak istendii belirlenmeli, ne yaplmak istendiine karar verilmeli ve iyi bir neden var ise toplant ars yaplmaldr. rnek olarak: Bilgi vermek ya da tavsiyede bulunmak amac ile ekip halinde bir karar almak gerekli ise, Birebir grme ile aydnla kavuamayan bir konu var ise, Farkl bak alar gereken bir durum sz konusu ise, Grubun toplantya iddetle ihtiyac olduunda toplant organize edilmelidir. Konu birebir grme ile zlebilecek trden ise, toplant iin hazrlk yaplmad ise, e- mail ya da rapor ile daha iyi sonu alnma ihtimali var ise, konu ile ilgili zaten karar alnm ise, konu ile ilgili katlacaklarn dnmek iin zamana ihtiyac var ise toplant ars yaplmamaldr. Yaplan aratrmalar nmzdeki yllarda kurumlarda yaplan toplantlarn daha da artacan gstermektedir. nk toplam kalite ynetimlerinin z
4. 4. 4 ekip ve ortak retimciliktir. Toplam kalite ynetiminin ilk sorun zme aralarndan olan kalite kontrol emberleri ilk ekip almas rnekleridir. Ekip almalar bal bana bir unsurdur. Ekip kendi kimliini gelitirerek, toplantlar aracl ile nasl allacan renir. Ekip liderlerinin; toplantlar skc, motivasyon bozucu durumlarda elenceli ve verimli olmasna ynelik ayr sorumluluklar bulunmaktadr. Gnmzde toplant saysn arttran yeni gelimeler arasnda: Proje merkezli almalar apraz faaliyet gsteren ekipleri Kendi kendilerini yneten ekipleri nemli mteriler ile yaplan ortaklklar Pazar ilikilerini Kaynak bulma faaliyetlerini ve d balantlar ve d danmanlklar Kurumlarn kendi ilerindeki youn ilikileri gsterebiliriz. Bu toplantlarn bazlar proje ekiplerince yerine getirilebilir. Bir ksm kitle iletiim aralar olan telefon, faks, Internet vb. ile yaplabilir. Ancak yaplan toplantlarn tarz ne olursa olsun toplantlarn yakn gelecekte nemli bir kavram olaca kanlmazdr.
5. 5. 5 1. TOPLANTI YNETM VE SREC Bu blmde toplant ynetiminin amac, nemi, yararlar, toplant trleri ile toplant srecindeki hazrlk, ynetme,sonulandrma ve toplant sonras takip ve eylem plannn hazrlanmas aamalarna deinilecektir. 1.1 AMACI, NEM VE YARARLARI 1.1.1 AMACI VE NEM Toplant ynetimi, amalara ve hedeflere ulamada nemli bir kaynak olan zaman verimli kullanma abasdr1 . Toplant ynetimi, sabit bir ak seyri olan gerek zamann ynetilmesi deildir; kendimizi ve alanlar zaman iinde ynetebilmektir. Toplant ynetimi, kt olan ve her i ve etkinliin yaplmasnn zorunlu unsuru olan zamana olabildiince fazla i ve etkinlik sdrmaktr. Ksaca toplant ynetimi, belli bir zaman diliminde i ve etkinliin ynetimidir2 . Toplanty ynetmek kiisel beceri ve kararllk gerektirir. Verimlilik salamak iin zaman bir plan dahilinde ekonomik olarak kullanmak gerekir. Yaanan her dakika bir servettir. Zamann iyi kullanamayan yneticiler, belirtilen srelerde ilerini tamamlayamamalar, acil ilerin st ste akmas gibi nedenlerden dolay bunalr, yeteneklerini gelitirememe ve bunun bir sonucu olarak da daha iyi iler ortaya koyamama gibi endielerden dolay bask altna girerler3 . Kiiler, rgtsel hiyeraride ykseldike saat ve gn olarak daha ok almaktadr. nk daha nemli iler, daha byk sorumluluk ve daha fazla zaman gerektirir. Ancak ok almak ve verimlilii arttrmak arasnda dorusal bir iliki yoktur. ok uzun saatler boyunca alt halde bir yneticinin verimli olamamas da muhtemeldir. Burada nemli olan nokta, toplant zamann ne lde verimli kullanlddr. Toplant ynetiminin ana faaliyet sahas, bireylerin zel hayat ve st kademe yneticilerden alt kademe alanlara kadar tm yneticiler ve alanlarla ilikilidir. Etkin toplant ynetimi hem projeler iin maliyet azaltlmasna, hem de iletmeler iin ok deerli bir kaynak olan insann daha verimli bir ekilde istihdamna olanak vermektedir. Toplant ynetiminin amac, bireylerin ve zellikle de yneticilerin zamanlarn verimli ve etkin bir ekilde kullanmalarn salayabilmektir4 . 1 alma Hayatnda Zaman Ynetimi, www.bemol.net-insan.htm. Eriim Tarihi: 18.10.2007 2 Tengilimolu, D. ve dierleri (2003), Zaman Ynetimi. Ankara: Nobel Yayn Datm, s.41. 3 Sabuncuolu, Z., Paa, M. (2002), Zaman Ynetimi, Bursa: Ezgi Kitapevi, s.9. 4 Akgemci, T. ve dierleri (2003), Zaman Ynetimi ve Ynetsel Zamanda
6. 6. 6 nsanlar kariyerleri gelitike daha ok toplantya katlrlar.Yaplan aratrmalarda; baz yneticilerin toplam alma srelerinin yzde 90'lk ksmnn toplantlarda getii grlmektedir. Bununla birlikte ayn aratrma, bir ok yneticinin ise katldklar toplant srelerini zaman tuzandan baka bir ey olarak grmediklerini gstermektedir. Toplantlarn vazgeilmezlii, onlarn u zelliklerinden kaynaklanr:5 1. Toplantlar en etkin iletiim aracdr. nk bu iletiim trnde kaynak ile alc uzunca bir sre kar karyadr. 2. Sorun zme arac olarak toplantlar. Toplantlar sorunu yaayan ve ondan etkilenen kiilerin bir araya gelerek onu zmeye alan en etkin yollardr. 3. Toplantlarda katlmc ynetim anlayndan vazgeilemez. Toplantlar, ada ynetim anlaynn gerei olarak kararlara katlma imkn salar. 4. Toplantlar ekip almas imkn salarlar. Toplantlarn bir yarar da tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. 5. rgtsel renmenin vazgeilmez aracdrlar. rgtlerin kendi kimliklerini kazanmalarnda, kltrlerinin yelere kazandrlmasnda toplantlar vazgeilmez bir neme sahiptir. 6. Bilgi alverii yapmak ve durum deerlendirmek 7. atmalar sona erdirmek Btn bunlarn yan sra toplantlar, yelerin doyumunu arttrp, motive etmeye ve heyecan duyma zelliklerine de sahiptirler. Zaman herkesin eit ekilde sahip olduu tek eydir. Ancak ok az sayda birey iin yeterlidir. Dolaysyla toplant ynetiminde sorun, zamann ksal ya da yaplmas gereken ilerin sayca okluu nedeniyle daha fazla zamana ihtiya hissedilmesinden kaynaklanmaktadr. Dier bir ifadeyle, sorun toplantnn kendisinde deil, bireylerin mevcut zamanlarn nasl kullandklarnda ve bu zamanda neler baarabildiklerindedir6. Toplant ynetimi iin temelde gerekli olan i ortam deil, bireyin zihinsel olarak bu konuda kendisini hazr hissetmesidir. Ayrca bireyin baarma arzusu, mcadele gc, gerekli bilgi ve srekli uygulama gibi bir takm zelliklere sahip olmas da nemli olmaktadr. Ksacas, etkin bir toplant ynetimi iin, bireyin kendi zamann ynetme isteinin olmas gerekmektedir. Yaplan tanmlarn nda, toplant ynetiminin herkesin bilmesi gereken bir z yetenek olduunu sylemek mmkndr6 . irketlerin st dzey yneticilerinin byk blm her gn gereksiz uzunluktaki Etkinlik, Ankara: Gazi Kitapevi, s. 17. 5 sever, C, Toplant Ynetimi, http://mimoza.marmara.edu.tr/~etemlevent/ dersnotlari/ SY4 TOPLANTI YONETIMI.doc. Eriim Tarihi: 23.10.2007. 6 Akgemci, T. ve dierleri, a.g.e., s. 19.
7. 7. 7 toplantlara ok deerli saatlerinden harcamaktadr7 . Hatta toplant yaparak alyor grnmek baz yneticilerin alma biimi olmutur. Ksa srebilecek bir toplantnn saatlerce uzamas veya telefonla, e-postayla, ksa bir ziyaretle zlebilecek ileri toplantya dntrmek ynetici kadar alanlarn da zamanndan almakta, baka nemli ilerin aksamasna neden olmaktadr. Hanvard Business Manager Dergisi'nin yapt aratrmaya gre, irketlerin st dzey yneticileri, stratejik konulara ayda sadece saat zaman ayrabilmektedir. Bir aratrmada dnya apnda 187 irketin st dzey yneticilerine "st ynetimde hangi konular gryorsunuz?" sorusu ynetilmitir. Yneticilerin yl boyunca 250 saatlerini toplant halinde geirdikleri ortaya kmtr. Bunun 129 saati operasyonel performans deerlendirme, akut krizleri zme, idari ve personelle ilgili konularn grld toplantlar olmutur. Yneticiler toplantlarla geen 80 saatte de kurumsal ynetim, finans ileri, yatrmclarla grme, ekip almalar, hukuki iler ve hayr ileriyle ilgilendikleri ortaya kmtr8 . Zaman nemli bir kaynaktr ve geri getirilemez. yi bir yneticinin bu kstl kayna kullanmay renmesi gerekir. Yetersiz toplant ynetimi, hedeflerinize giden yolda size engel olabilir. Hayatnzdan kendinizin sorumlu olduu bilincine varmak ve zaman kullanm konusunda inisiyatifi ele almak, iyi zaman ynetimi konusunda ilk adm olacaktr9 . Zamann deeri u ekilde anlatlabilir: "Hesabnza her sabah 86.400 Dolar ileyen ve akama da iyi kullanmadnz her Dolar silen bir bankanz olduunu varsayn. Bu bankaya "zaman", Dolara da "saniye" deyin. Her sabah hesabnza 86.400 saniye ileniyor. Akamlarysa iyi bir yatrm yapamadnz blmlerini geriye alamyorsunuz. Bu banka, bir ylda bakiyeden fazlasn kullandrmayan ve srekli bir dengeye sahip olmayan 365 gne sahip. Her gn size yeni bir hesap ayor ve her gece bu hesab siliyor. Yarn engelleyecek herhangi bir ey yoktur"10 . Zamann, kullanlmadan nce ve harcandktan sonra deeri kalmaz. Cmleyi okuduunuz ann, tam u anda, hibir deeri kalmamtr. Bir potansiyel deere yalnzca bir sre nce sahiptiniz ve onu deer oluturacak biimde kullanmamsanz btn deerini u andan itibaren kaybetmi olacaksnz11 . Yneticilikte belirli bir zamanda daha ok i yapmak ya da ayn ii daha az zamanda baarmak nemlidir. Bylece daha verimli olabilmek ve planlama yapmak, mutlu olmak iin deiik hobi ve ilgilere zaman ayrmak mmkn olabilir. En nemlisi de, kiiler, okuyarak ve yazarak kendilerini gelitirmeye vakit bulabilir. Drucker'm dedii gibi, "Zaman doru ynetilemiyorsa, bir baka ifadeyle zaman doru kullanlamyor ise hibir ey doru ynetiliyor saylmaz"12 . 7 Akgemci, T. ve dierleri, a.g.e., s.20-21 8 Toplant lgnlna Son Verin, http://www.ikedaconsulting.com/ default.aspx?pid=14115. Eriim Tarihi: 23.10.2007. 9 Smith, J. (1998), Zaman Ynetimi, stanbul: Tima Yaynlar, s.5. 10 Zaman Ynetimi, www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 11 Zaman Ynetimi, www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 12 Uar, S. (2004), "Ynetsel Zaman", Milli Eitim Dergisi, Mays (12). s. 1.
8. 8. 8 1.1.2. YARARLARI Toplant ynetiminin balca yararlar aadaki gibi sralanabilir; Toplantlar en etkin iletiim aracdr. nk bu iletiim trnde kaynak ile alc uzunca bir sre kar karyadr. Sorun zme arac olarak da tercih edilebilir. Toplantlar, sorunu yaayan ve ondan etkilenen kiilerin bir araya gelerek onu zmeye almas eklinde gerekleebilir. Toplantlarda katlmc ynetim anlayndan vazgeilemez. Toplantlar, ada ynetim anlaynn gerei olarak kararlara katlma imkn salar. Toplantlar ekip almas imkn salarlar. Toplantlarn bir yarar da tm rgt yelerini rgtn amalarna katkda bulunmaya zendirici, onlar sorumlulua iten bir ortam salamalardr. rgtsel renmenin vazgeilmez aracdrlar. rgtlerin kendi kimliklerini kazanmalarnda, kltrlerinin yelere kazandrlmasnda toplantlar vazgeilmez bir neme sahiptir. Bilgi alverii yapma ve durum deerlendirmek iin bir frsattr. atmalar sona erdirme aracdrlar. Btn bunlarn yan sra toplantlar, yelerin doyumunu arttrp, motive etme ve onlarn heyecann arttrma zelliklerine de sahiptir. Bazen de tersi olabilir. Oyun yazar David Hare, asla tiyatroda sklmadm sylemektedir. David Hare'ye gre, tiyatro oyununda yaanan korku, heyecan, hayal krkl, aknlk, fke gibi farkllk oluturan duygular, onu ok elendirmektedir. 1.2. TOPLANTI TRLER Toplantlar genel olarak aadaki gibi gruplandrmak mmkndr. Bilgilendirme Amal Toplantlar; Eer iletiime ortak olan iki taraf da bir arada ise ve kaynaktan alcya sadece bir bilgi ak sz konusu ise; byle toplantlara bilgilendirici toplant ad verilebilir. Bu tip toplantlarda yneticinin rgt ile ilgili konular katlanlara aktarmas ve onlar bilgilendirmesi sz konusudur. Konferans tr toplantlar buna rnek olarak gsterilebilir. Deerlendirme Toplantlar ; Bu tip toplantlarda katlanlara sunulan bilgilerin tartlmas ve deerlendirilmesi sz konusudur. Koordinasyon amacyla ayn dzeydeki yneticilerin yapt koordinasyon toplantlar da bu tr toplantya rnek verilebilir.
9. 9. 9 Ynlendirici Toplantlar; Yneticiler bu tip toplantlar araclyla astlarn, belli konularda istedikleri ynde harekete geirme durumundadrlar. Bu tr toplantlar ynetici merkezli toplantlar olduundan otokratik grnmldrler. Bu grnm ada ynetim anlayna uydurabilmenin yolu, ynlendirme deil, etkilemenin n plna kmas ve bunun da gruba sunulan nemli ve deerli bilgiler araclyla ve otoriter olmayan dier etkileme yollaryla yaplmasdr. Danma Toplantlar; Bu tr toplantlarn temel ilkesi, paylamdr. Belli dorultularda karar alma zorunluluu yoktur. nsanlar fikir alveriinde bulunurlar. Mesleki Toplantlar ; Ayn uzmanlk dalnda alan kiilerin bir konuda karar almalar ya da bir karar tartmalar gerektiinde bavurulan toplantlardr. Bu tr toplantlarda ortak karar alnmas zorunludur. Ancak bu, kararlarda oy birlii anlamna gelmemelidir. Kararlar tartlarak ortak hle getirilir. Oylama vazgeilmez bir uygulama deildir. Alman kararlarda grup yeleri ortak sorumludurlar. Okullarda yaplan zmre toplantlar bu niteliktedir. Komite ya da Komisyon Toplantlar; Byk bir gruba sunulacak bilgileri hazrlamak amacyla, byk grup tarafndan seilenlerin oluturduu gruba komisyon denir. Komisyonlarn amac, bir konuyu incelemek ve bu konu hakknda karar vermeyi kolaylatrmak iin byk kurula bilgi sunmaktr. Komite ise yine byk grup ya da st makam tarafndan kendilerine verilen konuyu grp incelemek zere kurulan kk bir gruptur. Komite yeleri, genelde farkl kar gruplarn ya da uzmanlk alanlarn temsil eden bireylerden oluur. Bu gruplarn yapt toplantlar birer n alma niteliindedir ve byk grubun ya da st ynetimin karar almasn salayc niteliktedirler. Bu toplantlarda alman kararlar da oy okluu esas vardr. Komite toplantlarnn komisyon toplantlarndan bir fark; komitenin farkl gruplardan gelen yelerden olumasdr. Bu nedenle daha fazla tartmalara sahne olurlar. Komisyonda ise daha fazla birliktelik ve ortak dnceler olabilir. Mzakere Toplantlar; Farkl hedef, gr ve anlaylara sahip iki ya da daha fazla grup arasnda yaplan toplantlar, bu gruba girer. Bu toplantlarda taraflar, ortak bir noktaya varmak ve anlamak durumundadrlar. Sorun zme Toplantlar; Bir rgtte grlen sorunlar, ilgililerin ve rgt yelerinin de katlmyla zmek iin ortak noktalar ve zm yollarn ortaya koymak amacyla yaplan toplantlardr.
10. 10. 10 Eitici Toplantlar ; Bu toplantlar, bilgilendirici toplantlara benzeyen toplantlardr. Ancak, bilgilendirici toplantlar, ok belirgin davran deiikliini gerekletirmek amacn tamazlar. Eitici toplantlarda ise katlanlarn davranlarn istenilen ynde deitirmeleri sz konusudur. Katlanlar, etkilemek ok nemlidir. Bu nedenle daha etkili yrtmenin yollar aranmaldr. Sanal Toplantlar ; En iyi toplantnn yz yze yaplan toplant olmasna ramen, iletiim ve teknoloji alanndaki ilerleme ve katlmclarn farkl yerlerde olmas sanal toplantlarn yaplmasna neden olmaktadr. Yz yze yaplan toplantlarda hangi kurallar ve ilkeler geerli ise sanal toplantlarda da birok kural geerlidir. Dier toplantlarda olduundan farkl olarak kesintisiz toplant iin web, video konferans gibi ekipman n hazrlnn yaplmas nemlidir. 1.3. TOPLANTI SREC Toplant sreci, hazrlk, toplanty ynetme, sonulandrma, toplant sonras takip ve eylem plannn hazrlanmas aamalarndan oluur. 1.3.1. HAZIRLIK AAMASI Toplantlar insanlarda ayn trden duygular harekete geirmektedir. Bizim bunlara olan tepkilerimiz ise nadiren ntr olur. Bu gibi durumlardan ya daha kuvvetlenmi,motive olmu ve kararllmz artm bir ekilde ya da uzun sren konumalardan, tartmalardan ylm, basklardan korkmu bir ekilde karz. Toplantnn pozitif bir elektrik kazanabilmesi iin aamalarnn ok iyi planlanmas gerekmektedir. Bu aamalar: Toplantnn amacn, Toplantya kimlerin katlacan, Gndemde neler olacan, Toplant yaplacak yerin durumunu, Toplantnn nerede, ne zaman yaplacan, Toplantnn bakannn kim olduunu, Toplantda kullanlacak destekleyici materyallerin neler olduunu hazrlamaktr. Toplant ynetiminin hazrlk aamasyla ilgili temel noktalar u ekilde de
11. 11. 11 snflandrlabilir13 : Katlmclar Semek: - Bu aama, olduka ak ve basit gzkmekle beraber, gerek hayattaki uygulamalarda yalnzca doru katlmclardan oluan toplantlar olduka nadir gereklemektedir. - Katlmclar konusunda ynetici sadece kendi fikrini deil, dierlerinin de fikrini temel alr. - Mmknse katlacak insanlar tek tek arar ve katlmalarnn neden nemli olduunu onlara syler. - Katlmclara toplant amalarn ve gndemini toplant arsyla birlikte gnderir. Gndemi Belirlemek: - Gndem, anahtar katlmclarla beraber belirlenmelidir. - Gndem saat saat belirlenirse katlmclarn ge kalmasn da nlenmi olur. - Katlmclarn kararlara katlma yntemlerini belirlenmelidir, (oylama, sz alma, karar verme vb.) Toplantnn temel kurallarn oluturmak: - Her toplant iin bu kurallar batan oluturulmasna gerek yoktur. Birka temel kural, ou toplant iin geerli olacaktr. - 4 gl temel kural unlardr: Katlm, odaklanma, ivme kazanma ve kapatma. - Yeni katlmclara temel kurallar mutlaka hatrlatlmaldr. - Temel kurallar her seferinde postalanmaldr. Ekip almasndan baarl sonular alabilmek iin ekip yelerinin yapaca toplantlar ile ilgili olarak baz ilkelerin olmas gereklidir. Toplant Ynetimi, bu konuda ynetim uzmanlarnn gelitirdii kavramlardan birisidir. Toplant ynetimi ierisinde ideal toplantlarda bulunmas gerekli olan ilkeler ve zellikler ele alnmaktadr14 . Toplant kurallaryla ilgili yle bir rnek liste verilebilir .15 13 Meeting Management, http://www.managementhelp.org/misc/mtgmgmnt.htm. Eriim Tarihi: 23.10.2007 14 Ekip almas ve Toplant Ynetimi, http://www.canaktan.org/yonetim/sinerjikyonetim/toplanti-yonetimi.htm. Eriim Tarihi: 23.10.2007. 15 Meeting Management Bases, http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index. html, Eriim Tarihi: 23.10.2007.
12. 12. 12 1. Zamannda gelinecek. 2. Dikkatle ve saygyla dinlenecek. 3. Ayn anda konuulmayacak. 4. Ne nemliyse o konuulacak, ak ve net olunacak. 5. Drst olunacak. 6. nsanlara deil resmin btnne odaklanacak. 7. nsanlarn dnyay birbirinden farkl grd hatrlanacak. 8. Kiiliklere deil davranlara ve problemlere odaklanacak. 9. Kiisel payn byklne deil pastann byklne odaklanlacak. 10. Takm katlm ve gveni oluturulacak. 11. Toplant yneticisine sz kesme, konuyu kapatma gibi yetkiler tannacak. Toplantnn amac iyi belirlenmemise; katlmclar konunun baka yntemlerle daha etkili biimde ele alnacan dnrler. Tatmin olmazlar, toplantda geen sreci zaman hrsz olarak nitelendirirler. Dzenleyen kii saptanm amac katlanlara aklayp paylarsa olumsuzluk olmaz. Toplantya katlmclar iyi seilmemise; kararlar uygulama konumunda bulunmayanlarn etkili karar alabilmeleri olas deildir. Onun iin gerekli kararlarn uygulanmasn salayacak anahtar kiiler saptanmal ve toplantya arlmaldrlar. Eer bir sorunu zmeniz ya da bir karar almanz gerekiyorsa, toplantya aracanz kii says sekizden ok olmaldr. Sekizden fazla bir insann bir odada bir araya gelmesinin yarataca sorunlar, her zaman zecei sorunlardan fazla olur. Eer beyin frtnas yapmak istiyorsanz, kii says 18e kabilir. Ama bu kadar ok sayda insann u ya da bu konuda mutabk kalmasn beklememelisiniz. Eer bildirme yapmak istiyorsanz, not gnderin. nsanlar en yeni rn konusunda tututurup coturmak istiyorsanz, kii says ne kadar fazla olursa o kadar iyi olur. O durumda 1.800 ya da daha fazla insan armay hedefleyin16 . ok kltrl irketlerin i toplantlarnn etkin olmas iin farkl kltrlerin: Zaman algs Hiyerari algs Toplantnn amacyla ilgili algs Toplantnn ad ve gndemiyle ilgili algs Toplantdan beklentisi Toplanty iyi bir ekilde ynetmek iin; katlmclarn gndem hakkndaki alglarnn ne olduunu anlamak, sorunun tanm konusunda gr birlii salamak, sorunun ne zaman balad, srd ve u anki durumunu konumak, grubun fikrini almak, sorunun 16 Morgan, N. (2006), Toplant Ynetimi, (ev: A. Kardam), stanbul: Optimist Yaynlar, s.20.
13. 13. 13 zlememesi durumda olaslklar tespit etmek, zm konusunda beyin frtnas yapmak, kaynaklar hesaba katarak zme karar klmak ve mutabakata varmak gereklidir. Bir toplant ars yapmann en iyi gerekelerinden biri karar alnmas gerekesidir. Ekip yelerinin ilgili kiilere danmadan karar almalar toplant organize edilmesinin bir nedeni olabilir. Byle durumlarda asl sorun geliigzel karar almann yan sra insanlarn alman kararlardan zamannda haberdar olmamalardr. Bu ekip iinde iletiimin salkl olmadnn gstergesidir17 . Problem zc bir toplantda, katlmclar nce sorunu tanmlar, bunun ardndan onu halledecek zmleri gelitirir. Bu trden bir toplantnn katlmclar sorunun ne olduunu anlayabilmeli, ayn zamanda onu giderici enerji ve uzmanla da sahip olmaldr. Bir karar toplantsnda ise, grup uygulanacak bir zmde karar klar. Baarl olabilmesi iin grubun daha toplantnn banda karar alma sreci konusunda fikir birlii salamas gerekir. Kararlar mutabakatla m, ounluk oyuyla m, yoksa tek kii ya da kk bir grup tarafndan m alnacaktr. Btn dier toplant biimleri bilgilendirici niteliktedir. Mmkn olduunca bu tr toplantlar yaplmamasna zen gsterilmelidir. nk bunlar ounlukla zaman kaybndan baka bir ey deildir. Toplant yapmak yerine e-posta iletisi gnderin. Bu toplantlar ancak, ayn salonda bir araya gelen kiilerin grup enerjisine ihtiyacnz var ise yapn18 . Toplantya hazrlk aamas, toplantnn amacnn kesin bir ekilde belirlenmesi ile balar. Ama bir kez belirlenince hedefler de belirlenebilir hale gelecektir. Ak ve kesin bir ama ve hedef aklamas gndemin olumasna da vesile olacaktr. Toplantya hazrlk aamalarndan biri de katlmclarn belirlenmesidir. Katlmclar; toplantnn hedefine varmay salayacak, soruna farkl alar getirebilecek, konu hakknda karar sahibi kilit kiileri, konu hakknda enformasyon ve bilgi sahibi kiileri, konu hakknda taahht altna girmi ya da rol alakal kiileri, iin yaplmas iin enformasyon verilmesi gereken kiileri, karar uygulayacak kiileri, vb, toplantya arlmaldr. Toplantya katlm ars, tm katlmclara tek yaplmal, katlmclara toplant arcs ve yrtcs hakknda bilgi verilmeli, toplantnn amacnn bilinmesi salanmal, herkes iin uygun olacak saat belirlenmeli, toplantya aktif katlmn salanmas iin her bir katlmcya rol verilmeye allmaldr. Toplant arsn gnderirken zaman konusunda birka seenek sunulabildii gibi, alanlarn zaman durumlarn irket leinde gsteren internet temelli takvimlerden de yararlanlabilir. Toplant zamann bu takvime bakarak karar verebilirsiniz19 . Toplant yerinin belirlenmesinde amacn bykl ve toplantnn byklne dikkat edilmelidir. Eer beyin frtnas yaplacak ise ve bte de uygun ise irket dnda yaplmas kaliteli bir getiri salayacaktr. Toplant yerinin seiminde katlmclarn birbirlerini dorudan grebilecekleri, aktif diyalogu tevik edici, yz yze grlebilecek ortam olmasna dikkat edilmelidir. 17 Effective Multi Cultural International Business Meetings, http://great-management, com/ 10641.php. Eriim Tarihi: 23.10.2007 18 Morgan, a.g.e., s.25. 19 Morgan, a.g.e., s.30.
14. 14. 14 Hiyerariyi n plana karmak gibi bir ama yok ise yuvarlak masa veya "U" harfi eklindeki masalar toplantnn verimi iin uygun olacaktr. Toplant hazrlk aamasnn bir dier nemli noktas da toplantda kullanlacak, oda ve her trl donanmn nceden kontrol edilmesidir. Toplant hazrlklarnn en nemli aamas da, gndemin, edinilen bilgilerden ve ama ve katlmclardan yola klarak oluturulmasdr. Gndem, toplantya ilikin, niin, ne, kim, ne zaman ve nerede gibi sorularn cevabn ierecek ekilde dzenlenmelidir. Gndeme sadece, grubun kendisine ayrlan zaman iinde gereki olarak ele alabilecek tartma kalemleri dahil edilmelidir. Gndem maddeleri toplantnn enerjik olmasn salayacak ekilde sralandrlmaldr. Birbiri ile balantl olan konular ard sra gelecek ekilde ayarlanmaldr. Meseleler trlerine gre ayrlmal, nce bilgilendirme yaplmal, ardndan kararlar alnmal ve sorun zlmelidir. Gndemde karmak maddeler yer alyorsa, bunlar halledilebilir paralar haline getirilmelidir. Toplantya ho bir ivme kazandrmak iin bir ka kolay madde toplantnn banda ele alnabilir. Zor meseleler, katlmclarn zihninin ak olduu, en yaratc olduu bir srada ele alnacak ekilde ayarlanmaldr. Gndem, hz kazanmak ve nceden katlmclar bilgilendirilmi olacandan tartmaya dorudan girilmesini salayarak, toplant sresinin etkin kullanlmasn salayacandan mutlaka toplant ncesinde datlmaldr. Toplantnn gndeminde; yapsal olarak bir eksiklik var ise gndem etkili olamaz. Gndem maddeleri toplant ncesi datlmaldr. Toplant yaplacak yerin fiziki durumu; ar scak, ar souk, ar kalabalk, ar grltl ve srekli kesintiye urayacak ise etkili olamaz. Onun iin toplant yeri nceden ziyaret edilip, olumsuz koullar giderilmelidir. Toplantnn nerede ne zaman yaplaca; katlmclara toplant gn, saati ve nerede yaplaca katlmclara iletilemezse etkin toplant olamaz. Bu iletiim iyi salanmaldr. Toplant bakannn kim olduu; bakan rehberlik yapamayan, tartmaya ak olmayan, katlmclar sindiren ve beklenen i birliini salayamayan birisi olursa toplant etkin olamaz. Bakan katlanlarn duygularna, gereksinimlerine duyarl olmal, sz almayanlar tartmaya davet etmeli, ar konuanlar da kstlayarak ana amaca dndrebilmelidir. Toplantda kullanlacak destekleyici materyaller; zelliine gre destek materyaller kullanlmayp sadece tartma, konuma eklinde yaplan toplantlar katlmclarn bir ksmnn motivasyonunu bozup, dncelerini toplant dna karabilirler. Onun iin toplantlarda grsel iletiim aralarndan video, slayt, projeksiyon v.b. faydalanmak etkinlii artrr. 1.3.1.1.TOPLANTIDAK ROL VE SORUMLULUKLARIN BELRLENMES Toplant hazrl yaplrken nemli rol ve sorumluluklarn paylatrlmasna dikkat edilmelidir20 . Lider : 20 Morgan, a.g.e., s.36.
15. 15. 15 ster bizzat ynetiyor olsun ister olmasn, toplantnn amacn, hedeflerini, kstlarn ve yetki kapsamn akla kavuturur. Takip iinin sorumluluunu stlenir. Kolaylatrc: Toplantnn tartma, sorun zme ve karar alma evrelerinde gruba yol gstericilik yapar. Toplant ncesi ve sonras lojistikten de o sorumludur. Yazc: Toplantdan kan kilit noktalarn, fikirlerin ve kararlarn kaydn tutar. Toplant sonras not taslaklarn da hazrlayabilir. Katkc: Fikir katksnda bulunarak ve tartmalarn rayndan kmamasna yardmc olarak, toplantya aktif olarak katlr. Uzman: Gerek duyulduka, belli konularda uzman bilgisi katksnda bulunur. Ekibe dzenli katkda bulunan birisi deilse, ekibe katks gerekli enformasyonu sunmakla snrl olabilir. Toplant srasnda yazl materyal sunmak gerekiyorsa, toplantdan nce datm salanmaldr. Bylece herkese ayn bilgi seviyesinde hareket etme, dnme frsat ve ortak fikre ulamak iin eit zaman salanm olacaktr. Eer st kademe ynetim toplantya katlmayacak ise gndem, toplant materyalleri ve katlmclar hakknda bilgilendirilmelidir. 1.3.1.2.TOPLANTI SIRASINDAK KARAR ALMA SRECNN BELRLENMES Toplantdan nce baz nlemler alnarak, toplantnn daha przsz gemesi ve ngrlebilir bir ak gstermesi salanabilir. zellikle karar alma toplantlarnda; amacn karar almak olduu, nasl bir karar alma srecinin yaanaca toplant ncesinde anlatlmaldr. Toplant ncesinde bilgi ve enformasyon verilmesi gerekli ise bunlarn herkese ulatndan emin olunmal ve toplant ncesinde incelenmesi iin enformasyon ile zendirilmelidir. Toplant balangcnda nasl karar alnaca anlatlmaldr. Oy okluuyla karar almann abuk ve adil olmas gibi stnlklerine ramen, tm katlmclarn bu karar dorultusunda tutum almaya zorlanmas, kaybeden tarafn yelerinde fikirlerini dile getiremedikleri duygusunun ortaya kmas ve alman kararn herkes tarafndan benimsenmemesi gibi olumsuzluklara neden olabilir. Grup mutabakat ile karar alma sreci; herkesin anlad, destekleyebilecei ve uygulamasna yardmc olmaya istekli olduu bir karar alnaca anlamna gelir. Bu durum, tm yelerin belli bir hareket tarz zerinde birletirildii anlamna gelir. Alnacak kararla ilgili yaplacak deiiklik btn taraflarn tam olarak anlamasn ve benimsemesini gerektiriyorsa, kararn tasarlanmas ve uygulanmas tm grubun uzmanln gerektiriyorsa, grup mutabakatla karar almada deneyimli ise grup mutabakat ile karar alma aamas nerilir. Grup mutabakatnn; tm taraflarn rzas ile karar alnmas avantajnn yan sra, mutabakat salamak ou zaman grup srece yabanc ise uzun srmesi ve zaman
16. 16. 16 yetmedii iin karar almann mmkn olamamas gibi dezavantajlar da olabilecektir. nsanlar mutabakatla alman kararlar desteklemeye daha yatkndr. Ama sre ou zaman geri ekilmeyi gerekli hale getirir- bu, kstl zamanda bir mutabakata varlamamas durumunda ortaya kan bir seenektir. Dolays ile, acil durumlarda, kararlarda mutabakat aranmas pratik deildir. Kald ki, sonutan sadece liderin sorumlu olduu durumlarda bu yntem pek ie yaramaz21 . Kararn lider tarafndan alnmas durumu, liderin katlmclarn fikirlerini dinleyecei ve ounlukla hem fikir olaca iin oy okluu ile karar alma srecine benzer. Lider tarafndan karar alma; en hzl karar alma sreci olmas, lidere duyulan sayg ile karara raz olanlarn saysnn ok olmas avantaj olduu gibi, katlmclarn kendi grlerinin dikkate alnmad hissine kaplmalar ve toplantya yapc katlmn az olmas dibi dezavantajlar da olacaktr. Karar alma srecinde hangi sre tercih edilmi olursa olsun; etkin bir karar almak iin baz ynlendirici ilkelerin uygulanmas gereklidir. Toplant sresi kstl olsa da, katlmclarn grlerini dile getirmeleri salanmal,grler toplant yneticisi tarafndan zetlenerek kayt altna alnmas salanmal, grler ortak bir anlay temeline getirmek amac ile aradaki balantlar iaretlenmeli, alman kararlar erevesinde uygulamann nasl olaca ve temel almalar, atlacak admlar, sorumluluklar netletirilmelidir. 1.3.2. TOPLANTIYI YNETME AAMASI Toplant ynetiminde zaman kaybn nlemek ve karar alma srecini ksaltmak iin baz basit kurallara dikkat etmek gereklidir. Toplanty yetkiyle amak iin sorumluluu batan almak, amacn, sorunlarn ve belirlenmi ak usullerin batan belirlenmesi salanmaldr. Toplant ge gelenler olsa da zamannda balatlmal, ge gelenlere daha nce hibir neden gstermeksizin katlmayanlara kardklar konulara ilikin tekrarlar yaplmayarak zamannda gelmeleri ve katlmalar gerektii mesaj verilmelidir. Toplant yneticisi tarafndan toplant gndemi, hedefler ve varlmak istenen sonular aka kesinletirilmek amac ile ksaca belirtilmeli, gerekiyorsa deiiklikler yaplmaldr.Toplantnn ve karar alma srecinin temel kurallar tespit edilmeli veya tekrarlanarak, katlmclarn kurallar zerinde anlam olmalar salanmaldr. Bu kural ve ilkeler; toplant balang ve biti saati, gndem ve gndeme kimlerin katkda bulunabilecei, kararlarn nasl alnaca, her konuya ne kadar sre ayrlaca, zaman yetmemesi durumunda neler yaplaca, karar alma srecinde gz nnde bulundurulmas gereken politikalar, nihai kararn nasl alnaca, yeni fikirlerin nasl dikkate alnaca, katlmclarn birbirini dinlemesi ve szlerin kesilmemesi olabilecei gibi bu kurallara uyulmas toplantnn baarsn salayacaktr. Toplant ynetimi bir yneticide olmas gereken bir ynetim becerisi olduundan gelitirilmesi gereklidir. Toplant yneticisi ncelikle gndeme bal kalnmasn salamal, hazrlk aamasnda gndemi oluturmaya zen gsterilmelidir. Toplantda gndem d 21 Morgan, a.g.e., s.44.
17. 17. 17 konularda boulmamak iin bir kii zaman kollamakla grevlendirilebilir. Gndem kolay bir mesele, ksa bir rapor ya da basit bir karara alr ise katlm salanacandan zor konulara geite sknt yaanmaz. Toplant sonrasnda kararlarn tartlmaya devam etmesini engellemek amac ile btn grlerin dile getirildiinden emin olmak gereklidir. Toplant srasnda ara sra alnacak geri bildirimler katlmclarn tmnn grlerinin bildirildiini anlamak iin iyi bir yntemdir. Katlmclarn grlerinin bildirdiklerini anlamak iin; sessiz duranlara sz hakk verilebilir, unutulan bir konu olup olmad sorulabilir, katlmclardan rapor sunulmas istenebilir veya katlmclara dnme zaman verilebilir. Btn grler deerli olmakla birlikte, aslnda hepsinin arl ayn deildir; bu gerei tespit etmeniz gerekir. rnein toplanty, ama ve hedefleri aklayan bir konuma yaparak, st ynetimden biri balatm olabilir. Bu konumadan sonra, o yneticiden, fikrini herkes konutuktan sonra belirtmesini isteyebilirsiniz22 . Toplantda herkesin grlerini almakla birlikte, sk sk toplantnn kaydettii ilerlemeyi zetleyerek, gndem konularndan uzaklamamak ve gndemdeki grevlere odaklanm tutmak nemlidir. Belli bir noktada odaklalan fikirler kaydedilmeli, zaman zaman gndem konusuna bal olarak konular zetlenerek, gndem konusu zerinde odaklanma salanabilir. Toplant lideri, grev ve sorumluluklarnn her an farknda olarak, katlmclarn katkda bulunmalar iin ve tartma konusu etrafnda olmak iin kolaylatrc davranlara tevik edici olmaldr. Toplant lideri, toplantda hakimiyet kurmamak iin katlm dzeyine dikkat etmeli, sessiz ve rkek katlmclara imkan vermeli, sz kesen ve toplantya hakimiyet kuranlara engel olmal, katlmclara szleri konusunda yapc ve tevik edici olmal, tevik edici szler ile katlmclara moral verilmeli, katlmclar arasnda olumsuz eletiri ve mdahalelere engel olunmaldr. Yaplan yorumlar bir flipchart ya da beyaz tahta zerine kaydetmek grup yelerinin katklarna deer verildiini gsterir. Ayn zamanda sizin kilit noktalar ve kararlar izlemenize yardmc olur. Bu konuda baz neriler 23 : Kaydettiiniz yorumlarn toplantya katlanlarca grlr olmasn salayn. Bir beyin frtnas oturumunda, btn katklar kayda geirin. Daha sonra grup retilen bu fikirleri deerlendirip ncelik srasna soktuka ve haklarnda karar verdike her birini numaralandrarak ya da yanma yldz koyarak veya daire iine alarak ya da baka bir ekilde iaretleyin. Toplantdan sonra ele alnmas gereken meseleleri ayr bir liste haline getirin.Toplantnn amacnn fiilen gereklemesini salamak ve ksa bir motivasyon mesaj vermek iin, toplantnn genel bir zet yaplarak kapatlmas da ok nemlidir. Toplant zetinde, akta kalan ularn balanmas ve yanl anlalmalarn giderilmesi iin, kilit noktalar, kararlar, grev dalm, atlmas gereken admlar tekrarlanmaldr. Toplant sonrasnda atlacak kilit admlarn neler olduunun ilgili kiilere duyurulmas iin; nemli noktalar, kilit gndem maddeleri, nemli tartma konular, alman kararlar, sorumluluklar ve bunlar iin kimlerin grevlendirildii, bu grevler iin belirlenen sre yazya dklmeli ve toplant sonrasnda ilgili kiilere datlmaldr. Toplant ynetimi konusunda tm ynlendirici ilkeler uygulansa, tm detay hazrlklar yaplsa bile; toplantya ge gelen veya erken ayrlan, toplant skunetine uymadan fsl 22 Morgan, a.g.e., s.52. 23 Morgan, a.g.e., s.56
18. 18. 18 daan, toplantda hakimiyet kurmak isteyen, ayn konu zerinde grlerinde srarla bahseden, sessiz kalan veya enerjisi tkenen, gndem dnda konularda srarc olan,toplanty bararak, toplanty terk ederek atmosferi bozan katlmclar olabilir. Dolays ile tm bunlara nceden hazrlkl olmak ve bu tr sorunlara dikkat kesilmek ve gerektiinde mdahale etmek gereklidir. Katlmclarn kulland kelimelere dikkat ederek aktif dinleme ile szcklerin altnda yatan duygulara kulak kabartlmaldr. Katlmclarn konumalarnda ne demek istedii, ne hissettii, yorumlarnda nereye vurgu yapt, enerjisinin yn ve beden dili takip edilerek kullanlan dile kulak kabartlmaldr. Etkin bir toplantnn yaplmasna engel olacak aka ve katlmclarn davranna dikkat etmek gereklidir. Toplant balama ve biti saatine uymayan kiilere toplant srasnda grev verilmeli, balangta herkesin nceden bildirilmi biti saatine uyup uyamayaca sorulmal, erken ayrlmas gereken var ise biti saati ona gre deitirilmeli, ge gelen kiiye zel olarak ge gelme nedeni sorularak davrannn altnda yatan neden renilmelidir. Toplantda hakimiyet kurmak isteyen katlmcy engellemek iin; ayakta ise ona doru giderek, dikkatlerin ondan uzaklamas salanarak, kendisine katlmlar iin teekkr edilerek sz bakasna verilmelidir. Grupta sessiz kalmay tercih eden kiilerden grlerini bildirmeleri istenebilir, kronik sz kesiciler var ise kibarca uyarlmaldr. Toplantda zaten bahsedilmi konular tekrarlanmaya balam ise; bahsedilen konu tahtaya yazlmal, her konumacdan sonra konu zetlenerek, ayn eyden bahsedildii ve eklemek istedii baka bir konu olup olmad sorulmaldr. Hala ayn konuda konuuluyor ise,hemen o konuya zm nerileri alnmaya allmal ve konuya odaklanlmaldr. Toplantnn alnda katlmc iletiim temel kurallarndan bahsedilmeli, toplant kurallarn ihlal eden kiileri de kapsayacak genel bir konuya geilmeli, tek bir noktaya odaklanmak iin konu tekrarlanmal, baz katlmclar Rahatsz la neden olmaya devam ediyor ise ara verilmelidir. Rahatszla neden olan kiiye toplant sonrasnda ele alacanza sz vererek, aka bu duruma son vermesi istenmelidir. Toplant zaman plannda aksakla neden olacak ekilde bir konuda kafa karkl varsa ve ayn maddeye taklp kalndysa, sorun grmezden gelinmemeli, sorunun tekrar tanmlanmas istenmeli, hedefin ne olduu hatrlatlmal, neden bu konuya takld anlamaya allmal, atlanm bir konu olmadna baklmal ve bu giriimler sonu vermiyor ise toplantya ara verilmeli ya da baka bir toplantda grlmek zere baka konuya geilmelidir.Toplantda katlmclar gr bildirmekten imtina ederek sessizlie brnr ise; katlmclarn ne dnd anlalmaya allmal, aklamak istedikleri bir ey olup olmad sorulmaldr. Kafa karklna neden olan ve atlanlm bir konu olup olmad gzden geirilmeli, toplant ynetiminde bir yanllk olup olmad incelenmeli veya tekrar konuya odaklanmak iin ksa bir ara verilmelidir. Toplant srasnda fkeli bir kart durum karsa; gerekirse ara vermek zere her trl didimeye son verilmesi istenmeli, kendine hakim olamayanlara meselelerini toplant sonrasnda halletmeleri istenmeli, toplant kural ve ilkeleri bir kez daha tekrarlanmal, fikir ve kanaatlerin zne odaklanlmal, katlmclar yapc olmaya ve meselenin btn yanlarn grmeye zendirilmeli, katlmclarn fikirler hakknda acele yargya varmamalar istenmeli, sorgulayc sorular ile kemiklemi yarglardan uzaklalmaya allmaldr.
19. 19. 19 Toplant sresince lider; gndeme bal kalnmasn, konumak isteyen herkese frsat verilmesini salamal, tartma zerinde hakimiyet kurulmasn engellemelidir. Gndem maddelerinden henz olgunlamam, zerinde dnlp allmam konularn kmasn engellemeli, katlmclarn mutabakata varacaklar alanlar tespit etmelidir. Gerektiinde katlmclar drst bir ekilde vmeli, tansiyonu drmek iin esprili bir ekilde akalar yapmaldr. Toplant yneticisinin toplant sresince yapmas gerekenler yle sralanabilir24 : Dnceleri ve hissiyatlar sorma Ortak anlay yakalama Katlm cesaretlendirme Fikirleri ksa ve net zet olarak talep etme rnek isteme Uzlalp uzlalmadn test etme Ayrntlarn iinden fikri alp ekme Hzl bir anket yapma Zamannda ara verme Bir ey denemelerini nerme Tartmay durdurma Hissiyatlar paylama Bakasnn ne hissettiiyle ilgili dnceleri yanstma Destekleyici olma Varsaymlar sorgulama Farkllklar gzetme Empati-Rol deiimi yapma Gelecee bakma Eyleme odaklanma 1.3.3. TOPLANTIYI SONULANDIRMA Toplanty zamannda bitirmekle lider, katlmclara kar gvenirlilik kazanacak ve vaadine uymu olacaktr. Toplant zaman planna uymak iin kalan zaman ve dier gndem maddeleri zaman zaman hatrlatlmaldr. Zaman yetmeyecekse nceden baz gndem maddeleri ertelenmeli veya ne alnmaldr. Toplant sonulandrlrken; alman karar ve baarlan eylerin ne olduu ksaca tekrar edilmeli, toplant sonrasnda yaplacak iler, grev ve sorumluluk ve zaman plan zetlenmeli, bir sonraki toplant tarihi belirlenmeli, ounluk tarafndan kabul edilir ise toplantnn deerlendirilmesi istenmelidir. 24 Meeting Management Bases, http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index. html. Eriim Tarihi: 23.10.2007.
20. 20. 20 1.3.4.TOPLANTI SONRASI TAKP VE EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI 1.3.4.1. TOPLANTI SONRASI TAKP Yaplan toplantnn etkin bir toplant olarak deerlendirilmesi iin nemli bir konu da takip iidir. Ama her zaman iin toplantnn kendisi deil, rn olduundan iletiim ve eylem plan olmadan biten toplantlarn toplant salonu dna tanmas ve yaamas da mmkn deildir. Toplant sonrasnn baarsn gvence altna almak iin; btn katlmclara ve eylem plannda grevlendirilen kiilere, hem toplanty hem de atlacak admlar zetleyen bir e-posta veya not gndererek iletiime girilmelidir. Toplant srasnda rahatszlk veren ve honutsuz olarak ayrlan katlmclar ile tek tek grlmelidir. Toplantda grevlendirilen kiilere, ilerini yapmalar iin gerekli kaynaklarn teminine arac olunmaldr. Toplantda alman karar ve eylem plann uygulamak iin harekete geilmeli, ilerin yavalamasna veya unutulup gitmesine izin verilmemelidir. 1.3.4.2. EYLEM PLANININ HAZIRLANMASI Toplantnn sonulandrma aamasnda belirlenen iletiim ve eylem plan karar konusunda ilgili kiileri uyaracak, herkese ayn mesaj ve enformasyonun gitmesini gvence altna alnmasn salayacaktr. Eylem plann hazrlarken, ne kararlar ve ne grevler belirlendii tanmlanmal, bu grevlerden kimlerin sorumlu olduu aka belirtilmeli ve ne zaman bu grevlerin tamamlanaca aklanmaldr. Eylem plannda zaman plann gereki tutmak, alman kararlarn gereklemesi ve gelecek kararlarn uygulanabilirlik inanc iin nem kazanacaktr. letiim ve eylem plannda toplantda bulunmayan bir kiinin de ne olup bittiini anlayabilmesi iin yazl olarak, katlanlar, toplant hedefleri, konular, kararlar, atlmas gereken admlar ve bir sonraki toplant tarihi belirtilmelidir. Eer mmknse enformasyon tekbir sayfaya sdrlmal, bir izleme notu biiminde tm katlmclara ve bilgilendirilmesi gereken kiilere gnderilmelidir. Yneticilere etkili toplant ynetimiyle ilgili yaplan neriler yle zetlenebilir25 : Toplantdan nce: - Amac belirleyin - Katlmclarla koordineli ekilde gndemi belirleyin - Gndemi ve toplantyla ilgili materyalleri hazrlayp datn - En uygun toplanma zamann sein 25 Effective Meetings, http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm, Eriim Tarihi: 23.10.2007.
21. 21. 21 - Katlmclarn yz yze bakabilecei bir oda belirleyin - Grubun byklne uygun bir yer belirleyin - Sunulardan ve slaytlardan yararlann - Toplanma yerini herkesin bileceinden ve rahat bulacandan emin olun Toplant Sresince: - Katlmclar karlayn, ge kalsalar bile bunu yapn - Hafif ikramlarda bulunun - Zamannda balayp zamannda bitirin - ncelikleri belirleyin - Gndeme uyun - Grup tartmalarn tevik edin - Konudan sapmalar yakalayn - Saati kontrol edin - Dinleme, katlma, ilgi gsterme konusunda bir lider olarak rol modeli olun - Uzlamalar zetleyin - Bir sonraki toplantnn yeri ve zamann belirleyin Toplantdan Sonra: - Aklnzda kalanlar hemen not aln - Her trl sorunu toplantya katlmayanlarla da tartn, gelimelere ak olun - Grevlendirmelere ve sorumluluklara uyulup uyulmadn kontrol edin - Bitirilmemi ileri bir sonraki toplantnn gndemine koyun Toplant srecini gzden geirin ve daha etkili olmasnn yollarn arayn. 1.4 TOPLANTI VERMLN OLUMSUZ ETKLEYEN NEDENLER Toplantlar hakknda yaygn grlerden biri Zaman kaybetmekten baka bir ie yaramad. grdr. Ancak byle bir gr ileri srenler genellikle ya kt organize edilmi, yada doru drst ynetilmemi olan toplantlara katlm olan kiilerdir. Toplantnn ynetili biimlerine ynelik honutsuzluun farkna varlmas, sorunun nerden kaynaklandn anlamak ve bunun dzeltilmesi iin gerekli olan ilerin belirlenmesine yardmc olacaktr. Bir toplantnn iyi sonu vermeme nedenleri olarak u hususlar sralanabilir (Tavmergen ve Aksakal, 2004): Yetersiz ynetim: Toplantlarn etkili olabilmesi iin, toplantnn iyi ynetilmesi arttr. Toplantnn ynetimi genellikle kaydedilen aamalar gzden karmayaca kesin olan ve toplantnn ynetimini elinde tutabilecek bir kii tarafndan yaplr. Bu nitelikte bir kii tarafndan ynetilmeyen toplantlar, amaszca srdrlr yada kuru grltye dnr. Ciddi bir ynetimin gereklilii kavranamad srece, toplantnn nitelii hzla deer
22. 22. 22 kaybeder. Toplant ynetimini elinde bulunduran kii, nfusunu gereken ekilde kullanmaldr. Bunun iin toplant yneticisi; gndemi yakalayarak, ilerlemeci bir sonu iin katlmclara rehberlik etme, deiik bak alarn destekleme, tartmalar kontrol etme, toplanty uygun bir ekilde sonlandrma ve kayda alma eylemlerini eksiksiz yapmaldr. Yapsal ynden eksiklik: Bazen toplantlar, daha balamadan kmaza girer. nk hi kimse tartlacak konularn listesini ieren bir gndem hazr-lama sorumluluunu stlenmez. Net olarak tanm-lanm yapdan yoksun bir toplant, gereksiz yere bir sorun dourur. Toplantda neyin zerinde durula-ca, hangi konunun grlp tartlaca bilinmezse, bu toplant zaman kaybndan baka bir anlam ifade etmeyecektir. Toplantya nem vermemek: nsanlarn bir toplantya kar takndklar tavr, o toplantnn dzenlenmesine deip demeyeceinin belirlemek asndan byk nem tamaktadr. Konuya ilikin bilgisi ol- mayan bir vekil gndermek, eitli nedenlerden dolay toplantya katlmamak, toplant iin hazrlk yapmamak, toplant srasnda bakalar ile iletiime gemek, toplantya gerekli belge ve dokmanlar getirmemek toplantya nem verilmediini gsteren en belirgin durumlardr. Zor artlar: Kimi zaman, toplant meknnn gereken konfordan yoksun olmas dolaysyla katlm salanmayabilir. Bu konuda arya kamaya gerek yoktur. Ancak salanacak makul dzeyde bir rahatlk katlmclarn tartlan konuya younlama-s iin gereklidir. Toplantya uzun sre ara verme-den devam etmek de zorluk karmaktadr. Bunun yan sra toplantya ge gelenler ve eitli nedenlerden dolay toplanty terk edenler, toplant esnasnda katlmclarn kendi aralarnda konumas toplanty rahatsz edici ve zor artlardan olup, bu zorluklar gereken sonu alnmadan toplantnn sonulanmasna neden olmaktadr. Toplantya gerek olmayan durumlar: Bir toplant dzenleme, bir sr abaya ve zamana mal olmak-tadr. Toplantnn yaplma nedenlerinden biri de in-sanlarn daha uygun alternatifler zerinde yeterince dnmemeleridir. Bu tip insanlarn bakalarn bir araya toplamalar, onlara bir eyler yaptrdklar ve ileri hallettikleri duygusunu yaatr ve onlar rahatlatr. Ayrca toplant dzenlemek, karar vermeyi desteklemek yada kiisel sorumluluk stlenmeden kanmak iin de iyi bir yntemdir. Ancak unutul-mamaldr ki istenilen niteliklere sahip olmayan bir toplant, alnan kararlara duyulan gveni de sarsacaktr. Bu nedenlerden dolay toplant dzenleme-den nce, toplantnn neden gerekli olduunun gerekeleri iyi analiz edilmelidir.
23. 23. 23 5. SONU Toplantlar bir amaca ulamak iin kullanlan aralardr. Bir toplantnn sonucu, birtakm etkinliklerin balangc veya en azndan bir baka bir toplantya hazrlk anlamna gelir. Toplantlar birtakm kararlara varmann yapc yolu olarak grlp nemsenirse, abalarn ne ekilde ynlendirilmesi gerektii hakknda fazla zorlanlmaz. Bir toplantnn daha retken olmas iin grlenin altnda nelerin olduunu dikkate almak gerekir. Bir grup insan bir araya geldiinde, birlikte nasl allmalar gerektiini renmeli ve uyumlu bir grup olmak iin hazrlanma, tartma, norm belirleme ve uygulama aamalarndan gemelidir. Bir gndem oluturmak, katlmclara nce-den fikir verecei iin nemli bir unsurdur. Toplan-tnn baarsn etkileyen baka bir unsur da katlmclarn belirlenmesinde dikkatli davranmaktr. Konular zerinde anlamaya varmak, toplantya doru kiilerin katmlyla daha kolay olmaktadr. Rahat bir ortam salamak, herkesin konu zerinde younlamasn kolaylatrr. Ayrca gndem balklarn, zaman dilimlerine blerek ele almak, toplantnn genel yapsn oluturan bir parann mevcut olduunu gsterir. Toplantya katlan tm kiilerin katlm salanmal, konudan olas sapmalar ve kiisel satamalar nlenmelidir. Toplantnn baaryla sonuca ulamas iin uzlama salanmal ve herkesin ne yapacandan emin olunmaldr. Toplantlarda herkese sz hakk verilmeli ve zellikle yneticilerin beyin frtnas teknii ile tartmalar ynetilmelidir. Toplantlarn olduka zaman ald eitim ve i rgtlerinde etkili toplant ynetimi konusunda yneticilere ve zellikle okullarda retmenlere uzmanlar tarafndan seminerler verilmelidir. Toplantnn ieriinin kayda geirilmesi de byk nem tamak- tadr. Yazl bir metnin yokluu, toplantnn sadece lafta kalmasna neden olur. Bunun iin toplantdan hemen sonra tutanaklar kayda geirilmelidir. Bu durum ayrca toplantda zerinde anlalan konularn hayat geirilmesi srecine de olumlu katk yapacaktr. Sonularn geri bildirimi ise mutlaka katlmclara sre ierisinde duyurulmaldr.
24. 24. 24 6. KAYNAKA alma Hayatnda Zaman Ynetimi, www.bemol.net-insan.html. Tengilimolu, D. ve dierleri (2003), Zaman Ynetimi. Ankara: Nobel Yayn Datm, s.41. Sabuncuolu, Z., Paa, M. (2002), Zaman Ynetimi, Bursa: Ezgi Kitapevi, s.9. Akgemci, T. ve dierleri (2003), Zaman Ynetimi ve Ynetsel Zamanda Etkinlik, Ankara: Gazi Kitapevi, s. 17. sever, C, Toplant Ynetimi, http://mimoza.marmara.edu.tr/~etemlevent/ dersnotlari/ SY4 TOPLANTI YONETIMI.doc. Eriim Tarihi: 23.10.2007. Akgemci, T. ve dierleri, a.g.e., s. 19. Akgemci, T. ve dierleri, a.g.e., s.20-21 Toplant lgnlna Son Verin, http://www.ikedaconsulting.com/ default.aspx?pid=14115. Eriim Tarihi: 23.10.2007. Smith, J. (1998), Zaman Ynetimi, stanbul: Tima Yaynlar, s.5. Zaman Ynetimi, www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 Zaman Ynetimi, www.medrese.sitemynet.com. Eriim Tarihi: 20.10.2007 Uar, S. (2004), "Ynetsel Zaman", Milli Eitim Dergisi, Mays (12). s. 1. Meeting Management, http://www.managementhelp.org/misc/mtgmgmnt.htm. Eriim Tarihi: 23.10.2007 Ekip almas ve Toplant Ynetimi, http://www.canaktan.org/yonetim/sinerjikyonetim/toplanti-yonetimi.htm. Meeting Management Bases, http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index. html, Eriim Tarihi: 23.10.2007 Morgan, N. (2006), Toplant Ynetimi, (ev: A. Kardam), stanbul: Optimist Yaynlar, s.20. Effective Multi Cultural International Business Meetings, http://great-management, com/ 10641.php. Eriim Tarihi: 23.10.2007 Morgan, a.g.e., s.25. Morgan, a.g.e., s.30. Morgan, a.g.e., s.36. Morgan, a.g.e., s.44. Morgan, a.g.e., s.52. Morgan, a.g.e., s.56 Meeting Management Bases, http://www.fin.ucar.edu/hr/staff_dev/mtg_man/index.
25. 25. 25 html. Eriim Tarihi: 23.10.2007. Effective Meetings, http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm,