Download pdf - TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT … · Bapak dan Ibu Dosen DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURATKELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN

PERSERO APJ SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam MemperolehSebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

NIKA DWI RISMAWATINIM : D1510053

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASIFAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARETSURAKARTA

2013


commit to user

ii

PERSETUJUAN



Disusun Oleh :


Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji PadaProgram Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu PolitikUniversitas Sebelas Maret

Surakarta

Pembimbing,

Dra. Sudaryanti, M.Si.NIP. 19570426198601 2 002


commit to user

iii

PENGESAHAN



Disusun Oleh :


Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji PadaProgram Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu PolitikUniversitas Sebelas Maret

Surakarta

Pada Hari : ……………………Tanggal : ……………………

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Drs. Agung Priyono, M.Si ………………………

2. Penguji 2 Drs. Sudaryanti, M.Si ………………………

Mengetahui

Dekan,

Prof. Drs. H. Pawito, Ph.DNIP. 19540805198503 1 002

Ketua Program,

Drs. Sudarto, M.SiNIP. 195502020198503 1 006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Nika Dwi Rismawati

N I M : D1500053

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “TATACARA

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN

SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA” adalah betul – betul

karya sendiri, hal – hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi

tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 16 Mei 2013

Yang Membuat Pernyataan,

Nika Dwi Rismawati


commit to user

v

MOTTO

Yang paling sulit adalah bukan mendapatkan sesuatu, tetapi yang paling

sulit adalah mempertahankannya.

(Hitam Putih)

Tak ada rahasia untuk manggapai sukses Sukses itu dapat terjadi karena

persiapan, kerja keras dan mau belajar dari kegagalan.

( Mario Teguh)

Kita harus belajar menerima dan belajar bersyukur,agar apa yang ada di

sekitar kita dan apa yang ada pada diri kita bisa kita nikmati.

(Yusuf Mansur)

Segala sesuatu tidak datang dengan sendirinya semua membutuhkan usaha

dan doa.


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Laporan ini penulis persembahkan kepada :

1. Tuhan Yang Maha Esa.

2. Papah , Mamah dan Kakak tercinta yang

telah memberikanku semangat dan doa

sehingga dapat menyelesaikan kuliah ini.

3. Seseorang yang tak pernah berhenti

mengingatkanku akan usaha dan doa.

4. Keluarga Manajemen Administrasi 2010.

5. Almamaterku.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan

kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-

Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan pengamatan yang

berjudul “TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ

SURAKARTA”. Laporan pengamatan ini disusun untuk tugas dan memenuhi

syarat-syarat dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam

Bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Terselesaikannya penyusunan Laporan pengamatan ini tidak terlepas dari

bantuan berbagai pihak. Dalam kesempatan ini perkenankanlah penulis dengan

segala kerendahan hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku Ketua Program Studi DIII Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

3. Drs. Is Hadri Utomo, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telan

memberikan arahan-arahan yang baik.

4. Drs. Agung Priyono, M.Si., selaku penguji yang telah memberikan arahan

agar pengamatan ini menjadi lebih baik.

5. Dra. Sudaryanti, M.Si., selaku Pembimbing yang telah membimbing dengan

baik dan memberikan masukan-masukan sebagai tambahan perbaikan.

6. Bapak dan Ibu Dosen DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah membagi

ilmunya sebagai bekal penulis.


commit to user

viii

7. Bapak Suyatno dan Ibu Martini, pada bagian Administrasi Umum PT. PLN

Persero APJ Surakarta, yang telah memberikan ijin dan tempat untuk

mengadakan pengamatan.

8. Papah dan mamah, kakak tercinta yang selalu memberikan doa, perhatian,

menyayangi dan memberi semangat pada penulis untuk meraih cita-cita.

9. Danang Aji terimakasih untuk semuanya ,terimakasih selalu memberikan

perhatian, semangat, yang selalu bersedia menerima keluh kesah penulis

setiap saat, baik masalah kampus atau tidak.

10. Teman – teman seperjuangan yang selalu mensupport penulis hingga

terselesainya Tugas Akhir ini

11. Yesy Selviana dan Retno Dewi yang selalu menemani dan memberi semangat

penulis.

12. Para penghuni kost Bougenville, Pepy , Kakak Tyas, Mb Ovy, Litaa, Mb Ium,

Adek kiki, Mb Esti, Mb Pingkan. Terimakasih atas perhatiaan dan

semangatnya.

13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas

bantuan yang diberikan.

Penulis menyadari bahwa laporan pengamatan ini masih jauh dari kata

sempurna, dan masih banyak kekurangan baik dalam isi maupun penyusunannya.

Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi

perbaikan penyusunan laporan selanjutnya.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan pengamatan ini dapat

memberikan manfaat bagi diri penulis khususnya dan para pembaca pada

umumnya.

Surakarta,16 Mei 2013

Penulis

Nika Dwi Rismawati


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .................................................................................. i

PERSETUJUAN ........................................................................................ ii

PENGESAHAN ......................................................................................... iii

PERNYATAAN ......................................................................................... iv

MOTTO ..................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ...................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ............................................................................... vii

DAFTAR ISI .............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR ................................................................................. xii

DAFTAR TABEL ...................................................................................... xiii

ABSTRAK ................................................................................................. xiv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .................................................. 1

B. Perumusan Masalah ........................................................ 4

C. Tujuan Pengamatan ......................................................... 5

D. Metode Pengamatan ........................................................ 5

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Konsep Administrasi........................................................ 6

B. Sekretariat dan Kesekretariatan ....................................... 6

1. Pengertian kesekretariatan ......................................... 6

2. Fungsi Kesekretariatan .............................................. 7

C. Surat ................................................................................ 10

1. Pengertian surat.......................................................... 10

2. Fungsi Surat ............................................................... 11

3. Syarat Surat................................................................ 12

4. Jenis-jenis Surat ......................................................... 13

5. Bagian-bagian Surat................................................... 15

D. Tatacara Pengelolaan Surat ............................................. 18


commit to user

x

1. Pengelolaan Surat Masuk........................................... 18

2. Pengurusan Surat Keluar ........................................... 21

3. Pemusnahan Arsip ..................................................... 24

BAB III. METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan .......................................................... 25

B. Jenis Pengamatan ............................................................ 26

C. Penentuan Sampel dan Sumber Data ............................... 27

1. Penentuan sampel ...................................................... 27

2. Sumber Data ............................................................. 27

D. Teknik Pengumpulan Data............................................... 27

1. Data Primer ............................................................... 27

2. Data Sekunder ........................................................... 28

E. Teknik Analisis Data ....................................................... 28

1. Reduksi Data ............................................................. 28

2. Penyajian Data .......................................................... 28

3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi ........................... 29

BAB IV. DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN

A. Deskripsi Lembaga .......................................................... 32

B. Hasil Pengamatan ........................................................... 42

1. Tatacara pengelolaan surat masuk dan surat keluar

pada Bagian Sekretariat Umum PT. PLN Persero

APJ Surakarta ............................................................ 42

2. Kendala dalam tatacara pengelolaan surat masuk dan

surat keluar pada Bagian Sekretariat Umum PT.

PLN Persero APJ Surakarta ...................................... 50

3. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala

yang muncul dalam tatacara pengelolaan surat

masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat

Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta .................... 52


commit to user

xi

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ..................................................................... 53

B. Saran ............................................................................... 54

DAFTAR PUSTAKA


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Bagan Proses Analisa Data Interaktif .................................... 29


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Perbedaan Surat Informatif dengan Persuasif........................ 14


commit to user

xiv

ABSTRAK

Nika Dwi Rismawati, D1510053, TATACARA PENGELOLAAN SURATMASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN.Laporan Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, ProgramDiploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas SebelasMaret Surakarta.

Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaanAdministrasi Surat Menyurat Pada Bagian Sekretariat PT. PLN (Persero) APJSurakarta.

Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis penelitiandiskriptif kualitatif dimana dilakukan untuk memecahkan suatu masalah yangdihadapi dengan menggambarkan keadaan objek penelitian pada saat sekarangberdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya. Sumber data diperoleh melaluiwawancara dan dokumentasi.

Kenyataannya dalam penyelenggaraan administrasi kantor atau tata usahakhususnya mengenai kegiatan surat-menyurat, masalah manajemen kearsipanbelum mendapatkan perhatian yang serius. Akibatnya membawa dampak terhadaptingkat efektivitas dan efisien kerja yang tidak optimal. Fungsi arsip sebagaisumber data, informai dan sumber ingatan bagi penyelenggaraan surat menyuratsangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam mencapai tujuan. Tetapijika penyimpanan arsip baik surat masuk maupun keluar belum dilakukan sesuaidengan ketentuan yang berlaku, maka dalam proses penemuan kembali arsipmasih membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga akan berpengaruh terhadapefektifitas dan efisien kerja.

Mengatasi berbagai kendala yang muncul terkait pengelolaan surat-menyurat tersebut di atas, upaya yang telah dilakukan oleh Bagian Sekretariat PT.PLN Persero APJ Surakarta, yaitu : pelaksanaan pembinaan dilakukan sebagaiupaya untuk meningkatkan kemampuan pegawai khususnya terkait denganpengetahuan tentang materi tentang seluk beluk kearsipan dan surat menyuratserta pemanfaatannya. Upaya peningkatan kemampuan pegawai difokuskan padapengelolaan kearsipan surat menyurat berupa penataan, penyimpanan danpemanfaatan arsip secara baik dan benar. Pentingnya dilakukan sosialisasi danpresentasi atau paparan materi tentang seluk beluk kearsipan surat menyurat danpemanfaatannya, termasuk di dalamnya peran penting arsip serta diadakannyadiskusi terbuka mengenai pengelolaan arsip secara baik dan benar sesuai dengankarakter dan fasilitas yang ada di PT. PLN Persero APJ Surakarta.

Kata kunci : pengelolaan surat, kesekretariatan


commit to user

xv

ABSTRACT

Nika Dwi Rismawati, D1510053, MANAGEMENT PROCEDURES INPUT MAIL AND OUTPUT MAIL IN THE SECRETARIAT SECTION OFPT. PLN. Final Project Report, Program Study AdministrationManagement, Program Diploma III, Social and Political Sciences Faculty,Sebelas Maret University.

The purpose of writing this final project is to know the implementationadministration the mail in secretariat section of PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.

In conducting observation the writer used the kind of observation wasdescriptive qualitative where was conducted to solve a problem that was facedwith description the object observation in this time, based on the as they are.Sources of data were got through interview and documentation.

In fact in applying administration of the office or the administrationespecially about the activity of mailing, the problem of management archival havenot been gotten serious consideration. Consequently have an impact on theeffectiveness and efficient work that is not optimal. Archive functions as a sourceof data, information and source memory for holding correspondence hugeinfluence on the success in achieving its objectives. But if both the incoming mailarchive storage and has not been carried out in accordance with applicableregulations, then in the process of rediscovery archive still takes a long time so itwill affect the effectiveness and efficient work.

To overcome the obstacles that arise related to the management of thecorrespondence mentioned above, the efforts made by the Secretariat Section PT.PLN Persero APJ Surakarta, namely: the implementation of the development isdone in an effort to improve employee skills specifically related to the knowledgeabout the ins and outs of archival materials and correspondence as well asutilization. Efforts to increase the ability of employees focused on themanagement of archival correspondence in the form of structuring, storage anduse of archives is good and right. The importance of socialization andpresentations done or exposure archival material about the ins and outs of thecorrespondence and utilization, including the important role of archives as well asthe holding of open discussion of records management is good and right inaccordance with the character and existing facilities at PT. PLN Persero APJSurakarta.

Keywords: mail handling, secretarial