Comunicare organizaţională – schemă

recapitulativă

Organizaţie – grup de indivizi ce desfăşoară activităţi specializate în vederea atingerii unor obiective comune

-invenţii sociale destinate realizării unor scopuri comune prin efort de grup (Gary Johns)

Spaţii organizaţionale – entităţi sociale pe care le regăsim ca sisteme de activităţi orientate spre realizarea unor obiective comune, fiind deliberat structurate şi având graniţe identificabile

Analiză organizaţională – ştiinţa care studiază circuitele profesionale şi instituţionale (Van Cuilenburg)

Instituţie – 1.structură relativ stabilă de statusuri şi roluri ce au menirea de a da satisfacţie unor aşteptări sau nevoi în rândul oamenilor, 2.structură non-productivă ce funcţionează pe baza unor resurse de la bugetul de stat şi care urmăreşte satisfacerea nevoilor unor segmente ale populaţiei

Instituţie – organizaţie

Organizaţiile reproduc instituţiile

Instituţiile reprezintă baza de formare a organizaţiilor

Organizaţiile pot deveni agenţi ai schimbării instituţionale

Tipuri de organizaţii

După scop, obiective şi mod în

care se obţin şi distribuie

beneficiile organizaţiei:

Întreprinderi sau corporaţii

Org. voluntare (partide

politice, ong-uri, biserici)

Org. filantropice sau de

binefacere

Org. militare

Org. familiale (bazate pe

legături de rudenie)

După beneficiarul activităţilor:

Org. de afaceri (firme)

Org. publice (urmăresc

interesele marelui public)

Org. de beneficiu reciproc

(sindicate, partide politice –

membrii sunt benficiarii

activităţii)

Org. care prestează servicii

După conformarea la norme:

Org. coercitive (norma se

impune prin forţă –

închisori, lagăre, ospicii)

Org. normative (respect faţă

de normă, nu neapărat

impus de o persoană –

biserici, spitale, org.

profesionale, org. voluntare)

Org. utilitare (reguli

specifice de impunere a

autorităţii – întreprinderi,

firme, corporaţii, org.

militare)

Organizaţiile totalitare =

organizaţii în care indivizii suferă modificări structural-atitudinale şi

de comportament în urma asumării identităţii organizaţionale (vezi

Goffman şi Foucault)

- privează individul în totalitate de timp

- activităţile individuale sunt subsumate celor ale organizaţiei

- presupune separarea de viaţa de familie

- activităţile sunt impuse

- recompensele de regulă nu sunt financiare (banii nu au aceeaşi

valoare pe care o au înafară)

- apare “mortificarea”(Goffman) sau deculturalizarea individului,

care îşi pierde rolul avut în societate şi suferă dificultăţi de adaptare

la o eventuală revenire în societate

Tipuri de instituţii totalitare

Cele care au grijă de persoane incapabile să se îngrijească singure – orfelinate, aziluri, sanatorii

Cele care au menirea de a proteja societatea de anumite elemente periculoase – penitenciare

Cele înfiinţate în vederea desfăşurării de activităţi – tabere militare, lagăre de muncă, şcoli militare

Cele izolate de lume - mănăstiri

Plan formal – plan informal

Planul informal se constituie din relaţii spontane, nedefinite sau slab definite între membrii organizaţiei. Este rezultatul predispoziţiei indivizilor de a comunica liber.

- Gradul de acceptare a normelor ce vin din planul informal este mai mare.

- Apare liderul informal, altul decât cel oficial, cu mare putere motivaţională.

- Folosit şi pentru consolidarea planului formal, prin favorizarea unui climat deschis şi de cooperare.

- Poate facilita accesul la starea reală a organizaţiei.

- Comunicarea informală este personală, neoficială, de obicei verbală, motivează individul prin contact personal, contribuie la coeziunea grupului (mai ales când e folosită pt medierea momentelor de criză). Se realizează de pe poziţii egale.

Avantaje ale comunicării informale

- Mai puţin intimidantă

- Motivare mai bună

- Caracterul verbal permite o mai bună informare

- Creează spiritul de echipă şi creşte unitatea grupului

- Duce la cooperare, încredere

Dezavantaje ale comunicării informale

f. greu de aplicat strategii care să dezvolte această componentă

- Se vehiculează informaţii nu tocmai complete sau reale

- Mesajele poartă amprenta personală a participanţilor la bursa zvonurilor

- Poate duce la dezvăluirea de informaţii secrete

- Este emoţională (poate vicia semnificaţia unui mesaj)

- Dificil de urmărit traseul informaţiei

- Nu toţi membrii sunt incluşi în structurile informale, deci este discutabil rolul de liant social

Planul formal este structura oficială a organizaţiei, ce

cuprinde liderii formali, sursele de autoritate şi putere,

responsabilităţile fiecăruia, reglementarea accesului, a

evoluţiei şi a ieşirii din structurile formale.

- formalizarea a fost generată cu scopul de a putea

controla indivizii şi organizaţiile, prin utilizarea unor

proceduri care spun ce trebuie făcut, cum şi de către

cine. Comunicarea formală este impersonală, oficială şi

deseori scrisă.

Avantaje ale comunicării

formale

- Caracterul oficial

determină îndeplinirea

sarcinilor primite

- Mai puţine neînţelegeri

- Stocare, păstrare mesaje

- Indică persoanele

responsabile clar

(emiţător, receptor)

- Economiseşte timp şi nu

presupune neapărat

contact faţă în faţă

Dezavantaje ale comunicării

formale

- Rigiditate (fiecare

document trebuie

supervizat de un

superior)

- Foloseşte jargonul

birocratic de unde rezultă

uneori o proastă

înţelegere a mesajului

- Nu furnizează prea multe

explicaţii

- Uneori, este costisitoare

- Nu motivează angajaţii

Cultura organizaţională

1.construct social alcătuit din viziunea despre om, societate, natură a unei comunităţi umane, despre norme, valori, mecanisme şi procese prin care o comunitate umană recunoaşte, problematizează, interpretează şi răspunde prin comportamente la cerinţele sale de viaţă ca urmare a unor procese de interacţiune şi negociere socială

2.tezaurul acumulat de simboluri, idei şi produse materiale asociate unui sistem social

3. (Durkheim) credinţele, valorile şi ideile împărtăşite într-o organizaţie

Cultura ≠ educaţie

Cultura ≠ societate

Omul creează cultura în raport cu cerinţele

sale biologice.

Cultura e creată şi transmisă de om.

Cultura e un mod de a gândi, de a simţi, de a

trăi.

Cultura se referă la un mod specific de a trăi

pentru anumite grupuri

Cultura se transmite prin învăţare

Cultura reglementează viaţa individului de la

naştere până la moarte

Elemente ale culturii organizaţionale

Mituri – “istoriile” care îi ajută pe membrii noi să-şi

facă o impresie despre valorile şi comportamentul

organizaţional

Limbaj specific – clişee de limbaj, jargon profesional,

deviză/moto/slogan

Ritualurile – subliniază importanţa unor evenimente

Sigla/culorile/steagul (elemente de identitate

vizuală) – simboluri

Sistemul de valori şi norme - ne spune ce trebuie să

respectăm

Indicatorii lui Geert Hofstede pentru evaluarea culturii

naţionale şi a celei organizaţionale:

- distanţa faţă de putere (cum se plasează membrii în

raport cu poziţiile de putere şi în ce măsură se împacă

aceştia cu distanţa care îi separă de aceste poziţii)

- individualism vs colectivism

- masculinitate (valori ca forţa, banii, competiţia) vs

feminitate

- gradul de evitare a incertitudinii (rulaj, angajări,

siguranţa locului de muncă)

- orientare pe termen lung vs orientare pe termen scurt

Alt model, cu 6 elemente, pentru definirea culturilor organizaţionale:

- centrarea pe rezultate (realizarea obiectivelor)

- centrarea pe angajat versus centrarea pe structuri

- control slab vs control puternic

- sistem deschis vs sistem închis

(se referă la comunicare)

- normativism vs pragmatism (respectarea unor standarde etice în

relaţia cu grupul-ţintă vs satisfacerea acestuia indiferent de mijloace)

- sistem limitat vs sistem profesional (fond social şi familial versus

poziţie dată de performanţele profesionale)

Rezultă câteva clasificări ale culturilor:

Cultura de tip putere (decizii luate la centru, accent pe eficienţă)

Cultura de tip rol (organizaţii birocratice, specializare, diviziunea muncii, departamentalizare, standardizare şi formalizare, predictibilitate şi securitate)

Cultura de tip sarcină (accent pe sarcina profesională, manager “primus inter pares”, flexibilitate, găsirea resurselor pt îndeplinirea sarcinii)

Cultura de tip persoană (individul este elementul central şi are independenţă absolută, poate părăsi organizaţia, rareori fiind concediat)

Cultura Macho (concurenţă între membri, feedback ridicat)

Work-hard-play-hard (volum mare de muncă în echipă, angajaţii sunt prieteni)

Bet your company (investiţii pe termen lung, decizii luate lent, cu atenţie)

De tip proces (accent pe muncă, pe detalii, nu pe rezultate)

Sisteme informaţionale în organizaţii

“sisteme elaborate cu scopul de a procura informaţiile necesare unor activităţi bine determinate, în acest sistem fiind cuprins şi un ansamblu de metode şi operaţii prin care se asigură unei organizaţii informaţia necesară”

Tip de informaţie obţinută, pe 3 nivele:

La nivel strategic – sondarea pieţei şi dezvoltarea demografică

La nivel tactic – analiza rezultatelor şi compararea cu activităţile planificate

La nivel operaţional – analiza desfacerii la nivel de client sau zonă

La nivel tranzacţional – aspecte legate de publicitate

Leadership şi comunicare

Lider - “persoana ce ocupă o poziţie în cadrul unui grup, poziţie care îi permite să influenţeze aşteptările şi acţiunile celorlalţi, având posibilitatea de a direcţiona grupul spre scopurile propuse” (Raven)

Abilităţi necesare liderului, pe 4 paliere:

1. Caracter – orientare spre acţiune, deschidere, abordabilitate, simţ al umorului, modestie

2. Viziune – clară şi completă; capacitate de comprehensiune

3. Comportament – adaptativ, toleranţă, acceptare a opiniilor, căutare a consensului, valorificarea oportunităţilor de dezvoltare pt viitor, transmitere clară a aşteptărilor şi valorilor organizaţiei

Încredere – se referă la încrederea în forţele proprii

Stiluri de leadership

Stil autoritar – deţine toată puterea, ia toate deciziile singur, nu informează pe nimeni despre ce face, recurge la forţă, principala preocupare este statutul, puterea şi menţinerea lor => stare de teamă, neîncredere, sau, ideal, mediu stabil şi conducere eficientă. Creativitatea, inovaţia, schimbul de idei nu sunt încurajate.

Stil managerial – lider ce funcţionează bine din rutină, preocupat doar de funcţionarea organizaţiei, nu de cunoaşterea amănunţită a problemelor ei => climat stabil, relativ plăcut de lucru, dar în caz de funcţionare proastă sau schimbare organizaţională, acest climat se poate strica

Stil democratic – “organizaţiile nu există în absenţa oamenilor care le compun”, cere opinii, dar ia decizia singur, acceptă păreri pozitive, dar şi negative, pune accent pe cooperare => relaţii de colaborare, cordiale, de prietenie, oamenii sunt încurajaţi să-şi exprime opiniile, dar nu există un sentiment de proprietate asupra organizaţiei din partea membrilor

Stil colaborativ – atragerea fiecărui individ în procesul decizional, decizii luate în timp îndelungat în urma unui vot majoritar sau consensual, pot deveni eficienţi dacă devin ocazional autoritari => conferă membrilor sentimentul proprietăţii şi apartenenţei

Climat organizaţional

Climat deschis

- Comunicare orientată spre conţinut, ce urmăreşte atingerea unui punct de vedere comun

- Comunicare liberă, nu impusă

- De pe picior de egalitate

- Realizată în termeni provizorii

Climat defensiv

- judecăţi de valoare

- Influenţarea celuilalt ca scop

- Comunicare strategică

- Indiferenţă emoţională

- Comunicare ierarhică

- Realizată în termeni categorici

Reţele de comunicare

Lanţ – flux vertical de comunicare, de sus în jos,

control, decizii rapide, execuţii rapide, centralizată

Stea – lider figură centrală, toate informaţiile sunt

filtrate şi direcţionate de el, pot apărea blocaje

datorită excesului de informaţie, centralizată

Cerc – membrii comunică cu cei de lângă ei, poziţia

de lider nu este clar conturată, descentralizare

Cristal – membrii comunică între ei, fără

discriminare, utilizează toate resursele celorlalţi pt a

atinge scopurile, descentralizare

De tip Y – structură democratică la vârf, lanţ la bază

Stiluri de comunicare managerială (după Dâncu)

Blamarea – liderul identifică greşeli şi le

critică

Informarea şi dirijarea – membrii acceptă

dirijarea şefului

Convingerea – doreşte să obţină acordul

tuturor părţilor prealabil luării deciziei

Rezolvarea de probleme – identificarea

problemelor şi găsirea soluţiilor, angajaţii

solicită permanent informaţii, dar le şi oferă