Upravljanje projektnim ciklusomV. Proraun projekta i Studija izvodljivosti i analiza trokova i uinakaRanko Mili, M.Sc.E.E., Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o.Hvar, 23. lipnja 2014.

Ciljevi modulaPovezati dosada naueno s aktivnostima izrade prorauna i principima ugovaranja i su-financiranja projekataZaokruiti sliku o tome to je sve potrebno da bi se pripremio uspjean projekt sukladno metodologiji upravljanja projektnim ciklusomRazmotriti korake za dalje u smislu razrade projektnih ideja i podrke njihovoj pripremi, prijavi i provedbi, uspostave i odranja tematskih radnih skupina i LAG-a openito

Teme modula

Osnovna pravila planiranja i izrade proraunaVjeba izrade nacrta proraunaProces ugovaranja i ienje proraunaStudija izvodljivosti i analize trokova i uinaka

Proces izrade projekta LFM

Planiranje aktivnosti i resursaLogika matricaProraunPlan aktivnosti

Planiranje resursaPlan aktivnosti:Odraava fokus na ostvarenju ciljeva iz logike matriceOmoguava detaljno planiranje proraunskih sredstava potrebnih za ostvarenje rezultata i trokovnu efikasnost projektaDobra osnova za plansko mobiliziranje unutranjih i vanjskih potrebnih resursaIdentificira potrebe za: sufinanciranjem iz razliitih izvora (partneri, donatori, suradnici) financijskom odrivosti nakon provedbe

Faze planiranja proraunaUtvrditi trokove svake aktivnosti po kategorijamaUtvrditi potencijalne izvore prihodaPrilagoditi trokove iznosima raspoloivog financiranja (smanjiti obujam planiranih aktivnosti, smanjiti trokove, identificirati dodatne izvore financiranja)Provjera planiranog prorauna Izraditi plan financiranja (potrebni iznosi prema planiranim rokovima)Proraun projekta je uz plan aktivnosti i logiku matricu najvaniji implementacijski alat

Vidovi prorauna

Planirani vs. konani iznos granta

Ukupni prihvatljivi trokovi

Planiranje i prezentacija prorauna projekta (Budget of the Action)

Planirani i prihvatljivi trokoviPrikazuje PROJEKCIJU trokova koji su predvieni i dozvoljeni za projekt => procijenjeni ukupno prihvatljivi trokovi projekta (Total Eligible Cost of the Action)esto puta proraun projekta je podloan korekcijama u fazi ugovaranja (ienje prorauna), kako bi se uklonile greke iz projektnog prijedlogaKonana PRIHVATLJIVOST trokova (ELIGIBILITY) potvruje se tek prilikom odobrenja financijskog izvjetaja nakon provedbe projekta => ostvareni ukupno prihvatljivi trokovi projekta

Planirana darovnica Va prijedlog : UPT su xy euro EU doprinos : 50-80% od UPT 75.000 250.000Koliki su maksimalni i minimalni iznosi UPT?80% => UPT moraju biti od 93.750 do 312.500 eura50%=> UPT moraju biti od 150.000 do 360.000 euraDakle, minimalni UPT su 93.750, a maksimalni 360.000 eura

Konani iznos darovnicePrimjer izrauna1) UPT su procijenjeni na 200.000 eura2) Zatraeni EU doprinos je maksimalan, odnosno 160.000 eura, ekvivalentno 80% od UPT

Na kraju provedbe, ako stvarni UPT iznose:250.000 eura => EU daje 160.000 (64%)150.000 eura => EU daje 120.000 (80%)

EU doprinos ne moe prei najvii doputeni apsolutni iznos darovnice, niti postotak koji je predloen u prijavi (u ovom sluaju maksimalni doputeni u ovom natjeaju)Stoga u naem je interesu predloiti realan i ekonomian proraun!

Ukupni prihvatljivi trokoviDirektni trokovi +Indirektni trokovi

DIREKTNI/IZRAVNI TROKOVI definicija:

Nuni za provoenje aktivnosti projektaPredvieni proraunomStvarno realizirani Zabiljeeni u financijskim dokumentimaPotkrijepljeni originalnim prateim dokumentima

Direktni trokovi

Trokovi osoblja osoblja (bruto, ali ne vie od uobiajenog)Trokovi putovanja i dnevnice (ali dnevnice ne vie od EU standarda aneksa per diem)Trokovi nabave opreme i / ili usluga ( trine cijene )Trokovi potronog materijala i robeTrokovi pod ugovaranja Trokovi izazvani ugovorom ( financijske garancije, revizija, prijevodi, printanje )

Indirektni trokovi

Paual od maks. 7% od direktnih prihvatljivih trokova Slue za pokrivanje dodatnih administrativnih izdatakaNe smiju ukljuivati trokove ve ukljuene u drugim stavkama prorauna

Neprihvatljivi trokovi

Dugovi, potraivanja i gubiciDugovanja, kamate Stavke ve ukljuene u drugi financijski okvirKupovina zemljita ili zgrada (osim gdje je to neophodno za direktnu provedbu)Teajne razlike Porezi ukljuujui PDV

Pravila vezana uz planiranje trokova

Prebacivanje izmeu stavki (realokacija) preko 15% -=> potrebna je dozvola ugovornog tijela, za ostale realokacije potrebno je samo informirati ugovorno tijelo Po stavkama se vri vanjska i unutranja revizija svaki troak mora imati pisani dokaz

Unutranja revizija va knjigovoaRedovito nadgledavanje i izvjetavanje po proraunskim stavkama

Vanjska revizija EU institucije Tijekom i nakon provedbe ( do 7 godina )

Zavrno revizorsko izvjee nezavisna kua koja je lan meunarodnog priznatog supervizorskog tijela za statutarnu reviziju Uz zahtjev za isplatom balansa Financijske revizije u projektu

Nema unificirane metode

Izraunajte potrebna sredstva i trokove za va projekt

Prezentirajte proraun prema linijama odreenim u obrascu

Potujte 3 osnovna naela izrade prorauna

Planiranje i prezentacija prorauna (Budget of the Action)

Transparentnost trokova

Prikladnost trokova

Tonost izrauna trokova

3 osnovna naela izrade prorauna

1.Transparentnost trokovaPrimjer Netransparentnog troka

Iz ovog primjera nije jasno koji su trokovi publikacije, umjesto stvarnih trokova (strunjaka, tiskanja, uveza, distribucije), naveden je naziv proizvoda.

Expense/TroakUnit/JedinicaNo. of units/Broj jedinicaUnit rate/Iznos po jediniciCosts in euro/Cijena u eurimaPublication/PublikacijaItem/ Komad12.0002.000

2. Prikladnost trokova

Primjer Neprikladnosti trokova

U ovom primjeru broj mjeseci (unit) ne poklapa se sa brojem mjeseci trajanja projekta (trajanje projekta je 24 mjeseca ).

ExpenseUnitNo. of unitsUnit rateCosts in EuroProject manager month36 50018.000

3. Tonost izrauna

Ne mijenjati formule u MS Excel tablici!

Potrebno je provjeriti da su sve stavke ukljuene u formule

Kod izraunavanja postotaka, posebno provjeriti (kalkulatorom) preciznost izrauna MS Excel zaokruuje brojeve zbog ega je izraun ponekad netoan

Planiranje prorauna

1. Procjenite trokove za svaku aktivnost posebno na osnovu primjera (specifine)

2. Procijenite trokove upravljanja (ope)

3. Procjenite operativne trokove (ope)

4. Izraunajte ukupne trokove

Aktivnost SredstvaTrokoviProraunske stavkeObuka turistikih djelatnika o mogunostima razvoja turizma u X gradu (3 dana, 10 osoba)Predavai (1 strani strunjak , 1 lokalni strunjak, koordinator projekta, materijali , osvjeenje pie i hrana u pauzama)Honorari za vanjske strunjake (za dane predavanja i za pripremu) (za lanove tima zaposlene u institiuciji koja provodi ovo je uraunato u plae) , troak seta materijala , torkovi hrane x broj x broj dana 1. Ljudski resursi 5. Usluge konferencije i seminara

1.Trokovi aktivnosti

Odredite inpute (resurse) za svaku aktivnost (ukljuivo strunjake angairane za pojedine aktivnosti )Specificirajte jediniceSpecificirajte koliinu po periodu Odredite cijenu jedinice Izraunajte ukupni troak (stupac 3 x stupac 4)

Aktivnost 1.InputJedinica KoliinaCijena jedinice Ukupni troak

2. Trokovi upravljanja

Navedite sve pojedince koji e raditi na projektu (ne vanjske strunjake na aktivnostima, ve lanove internog tima)Procijenite % vremena na projektu Izraunajte ukupan broj mjeseci Procijenite ukupne trokove za svakog pojedincaU provedbi, voditi evidenciju utroka sati radi dokaza trokovnika

3. Operativni (administrativni) trokovi

Izraunajte sve operativne trokove za vrijeme trajanja projekta Rasporedite UKUPNE operativne trokove na projekt na razuman i operativan nain (% od ukupnog prorauna)

Troak upravljanja projektom: troak upravljanja openitoiliVrijeme upravljanja projektom: vrijeme upravljanja openito Voditi evidenciju utroka sati radi dokaza trokova !!!

4. Ukupni trokovi

Prikaite sve trokove

Specifine (trokovne aktivnosti)

Trokove upravljanja

Operativne trokove rasporeene na projektu (% od ukupnih!)

Obrazac prorauna(Budget of the Action Form)Tablica u Excelu s tri Worksheet-a1 Proraun2 Opravdanje prorauna3 Izvori financiranja

Iznimno vaan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje ugovora o financiranju Trokovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provoenje aktivnosti, razlomljeni po stavkama !

Obrazac za izradu prorauna

Proitajte obrazac paljivo, ukljuujui fusnote!Proraunske linije se ne smiju mijenjati, ali se trebaju dodavati potkategorijeNpr. 2.1. International travel2.1.1. Split-Paris-Split2.1.2. SplitBerlinSplitProvjerite da li ste unijeli sve trokove i sve aktivnostiProvjerite sve zbrojeve i formule u tablici!

Proraunska tablica - radni list 1TrokoviJedinicaBr. jedinicaCijena jediniceTroak1. Ljudski resursi 2. Putni trokovi3. Oprema i materijali4. Trokovi lokalnog ureda/projekta5. Ostali trokovi i usluge 6. Ostalo7. Ukupni direktni torkovi projekta8. Rezerva (do 5 %)9. Ukupni iznos trokova10. Administrativni trokovi (7-9%)11. Ukupno

Stupci:Sve godineTrokovi (opis)JedinicaBroj JedinicaJedinina cijenaUkupni troak

Godina 1Trokovi (opis)JedinicaBroj jedinicaJedinina cijenaUkupni troak

Proraunska linija Ljudski resursi

1.1. Bruto plae, lokalno osoblje1.1.1. Tehniko osoblje1.1.2. Administrativno osoblje1.2. Bruto plae, strano osoblje1.3. Dnevnice1.3.1 Strano osoblje1.3.2. lokalno osoblje 1.3.3. Sudionici seminara / konferencija

Izdvojiti svako radno mjesto

Uz opis radnog mjesta navesti postotak vremena na projektu

Navesti zemlju na koju se odnose dnevnice

Dnevnice ne vie od odobrenog

Dnevnice ukljuuju smjetaj i lokalni transport

b) Proraunska linija Putnih trokova

2.1. Internacionalna putovanja (jedinica:let)2.2. Lokalna putovanja (jedinica : mjeseno)

Izdvoji svaku destinaciju ( od-do)Lokalna putovanja mjeseni prosjek (cijena karata javnog prijevoza ili 0.25 euro po km)

c) Proraunska linija Oprema i materijali

3.1. Vozila (jedinica po vozilu)3.2. Namjetaj, kompjuterska oprema (kom)3.3. Rezervni dijelovi (kom)3.4. Ostalo

Trine cijene kupovine ili najma bez PDV-aIzdvojiti svaki komad namjetaja/kompjuterske opreme! Software odvojenoOprezno sa opremom!

d) Proraunska linija Trokovi lokalnog ureda/projekta4.1. Troak vozila (jedinica: mjeseno)4.2. Najam ureda (mjeseno)4.3. Uredski materijal (mjeseno)4.4. Ostale usluge (mjeseno)Najam ureda samo ako je ured iskljuivo za projekt!Specificirati usluge (grijanje, telefon, ienje.) postotak od mjesenih trokovaVoditi evidenciju preenih km u slubenom vozilu!

e) Proraunska linija Ostali trokovi

5.1. Publikacije (po komadu)5.2. Studije, istraivanja (po komadu)5.3. Trokovi revizije (usluga)5.4. Trokovi evaluacije (usluga)5.5. Prijevod (dan, usluga, po kom)5.6. Financijske usluge (mjeseno)5.7. Seminari, konferencije (kom)5.8. Promotivne usluge (usluga )

Razraditi svaku stavku: npr. Publikacije-priprema,dizajn,prijevod , tisak.Evaluacija: dan evaluacije x honorarKonferencija: sala plus catering po osobi Ne zaboravite razraditi proraun za prvu godinu !Indirektni trokovi/administrativni trokovi (stavka br.10) maksimalno 7% od zbroja direktnih trokova (max od stavke br 9)!Ne zaboravite drugu stranicu (sheet) prorauna sources of Funding!

Proraunska tablica radni list 1- saetak Sve proraunske stavke moraju biti numeriranePotrebno je napraviti pod redove za svaku proraunsku stavku gdje ima vie razliitih trokova npr:3. Oprema 3.1. Kupovina ili najam vozila3.2. Namjetaj, kompjuterska oprema3.2.1. Laptop3.2.2. Printer

Proraunska tablica radni list 1- saetak-Koristite odgovarajue jediniceNeki prijedlozi:Za opremu po komaduZa prijevod po stranici ili karticiZa simultani prijevod po satuZa printanje publikacija po komaduZa reviziju, studije, dizajn i sline outpute koji imaju opipljive rezultate ugovor Kad niste sigurni to koristiti kao jedinicu pokuajte predvidjeti kako e pravna ili privatna osoba od koje uzimate uslugu , robu, ili radove vriti naplatu, na osnovu koje jedinice.

Tehniki detalji za pravilo popunjavanjaSve proraunske stavke moraju biti numerirane Lijeva strana tablice kolone A) trokovi, B)jedinice, C)broj jedinica, D)cijena jedinica, E)troak(C x D)Desna strana tablice kolone za godinu 1-projekti krai od 12 mjeseci trebaju obrisati ove kolone Kolone D(cijena jedinica) i E(troak) trebaju biti formirane kao broj ( sa 2 decimale i razdjelnikom )Kolona E(troak) treba sadravati formule (horizontalno mnoenje i vertikalno zbrajanje)

Proraunska tablica radni list 2 Obrazloenje proraunskih stavkiSvaka proraunska stavka mora imati odgovarajue obrazloenjeStupac A mora biti istovjetan stupcu 1. dijela proraunaStupac B mora sadravati kratke opise posla/aktivnosti/potrebe za odreenim trokom, dakle pojanjenje vrste troka i opravdanosti u odnosu na projekt Stupac C mora sadravati reference na cijene i pojasniti izraun

Budite precizni, navodi kao to su :srednja cijena /istraivanje trita nisu dovoljni

Navedite imena tvrtki od kojih ste dobili cijenu ili ponudu, osobito ukoliko se radi o radovima ili veim uslugama imajte na umu da ete ponudu moda morati priloiti faxom ili e-mailom.

Proraunska tablica radni list 2 Obrazloenje proraunskih stavki Worksheet 2 Budget Justification obrazloenje proraunskih stavkiLijeva kolona tablice mora biti identina onoj u worksheet 1 !!Srednja kolona tablice je opis troka uvijek se referirati na aktivnost iz aplikacije , konkretnoDesna kolona tablice je opis cijene kotanja- uvijek se referirati na konkretnu ponudu

Proraunska tablica radni list 3 Izvori financiranja Iznos sufinanciranja predlagatelja i partnera potrebno je navesti pod :Applicant`s contributionsUkoliko postoji nekoliko partnera navedite ih zasebno i izrazite iznose sufinanciranja kao i postotak svakogPod Contribution from other organizationsnavesti financiranje iz nekih drugih izvora/donatora, ako ih imaU koloni Percentage of total koristite znak za % te maksimalno 2 decimalna mjesta. Postotak treba naknadno provjeriti zaokruivanje decimala u excell u nije prihvatljivo.

Grant nije donacija nego pokrie trokova koji su:

Nuni budite realni, samo trokovi koje aktivnosti zahtijevajuPredvieni proraunom ako nisu predvieni, ne moe se traiti isplata Stvarno realizirani ako se ne realiziraju (npr.otkazana aktivnost), ne moe se traiti isplataZabiljeeni i potkrijepljeni ako nisu evidentirani, ne moe se traiti isplata!!

Koristite realne cijene, nemojte nagaati, istraite trite ne riskirajte odbijanje

I najmanja stavka se razmatra

Troak mora biti vezan na aktivnost

Pregovaranje ugovora moe znatno promijeniti proraun, pa ak i uzrokovati odbijanje!

Proraun preporukePotrebno je opravdati traenu opremu (mora biti nuna za ostvarenje projekta)U proraunu treba ukljuiti trokove revizije i financijske garancije za predujam, s obzirom na uvjete ugovoraProuiti pravila PRAG-a o sekundarnoj nabavi (npr. oprema mora imati potvrdu o zemlji porijekla)to preciznije je proraun pripremljen, tim efikasnije se odvija provedba ugovora .

Pravila za ugovaranje i provedbu ugovora

Primjenjuju se pravila EU za strukturne fondove te PRAG (za vanjske akcije, IPA)

Practical Guide to contracting procedures for EC external actions PRAG

Priprema ugovoraIndividualna obavijest o odabiruPrije potpisivanja ugovora najee je potrebna dorada prorauna projekta (tzv. pregovori)- budget clearingSvrha pregovora :to toniji proraunto bolja iskoristivost sredstava programa

Oblik ugovoraSpecial conditionsAnnex I - description of the ActionAnnex II General Conditions applicable to European Community financed grantAnnex III Budget for the ActionAnnex IV Contract award proceduresAnnex V Standard reguest for payment and financial identification formAnnex VI Model narrative and financial reportAnnex VII Model report of factual finding and terms of reference for an expenditure verification of an BC financed grant contract for external actionsAnnex VIII Model financial guarantee

Ugovaranje - koraciienje prorauna individualno sa projektnim timovimaUgovarateljno tijelo priprema i potpisuje ugovor te alje sva 3 primjerka korisniku (prethodno trai FIF i LRF i ime revizorske tvrtke za grantove vee od 100.000 eura)Korisnik potpisuje sva 3 primjerka, te 2 originala vraa ugovarateljnom tijelu, zajdeno sa zahtjevom za plaanje prve rate avansa

Budgetary clearing ili ienje/pregovaranje proraunaProraun + plan aktivnosti + logika matrica = najvaniji implementacijski alati Budgetary clearing revizija u smislu FORME I SADRAJA Proraun proizlazi iz plana aktivnosti u nekim sluajevima moda nuna revizija / auriranje plana aktivnosti (npr. Skraenje projekta, nove okolnosti) ali vea odstupanja nisu dozvoljena

Svrha procesa ienja prorauna prije ugovaranjaRevidiranje predloenog prorauna kako bi postigli:1. transparentnost trokovato se tim iznosom plaaBroj jedinicaJasno izraena jedinina cijena i ukupna cijena2. adekvatnost trokova Adekvatnost cijene na prosjenu trinu cijenu Povezanost trokova sa konkretnom aktivnouAdekvatnost koliine predviene u proraunu s obzirom na aktivnost i oekivane rezultate3. Tonost izrauna

Trokovi moraju bitiPrihvatljivi (prema uputama za prijavitelje / program) Nuni / potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti Izraeni u traenoj valuti (euro, HRK) Visina troka treba se temeljiti na realnim cijenama lump-sums i flat rate ili paualni iznosi su prihvatljivi u odreenim situacijama (vidjeti upute za prijavitelje) Iznosi su bez PDV-a Eventualni doprinosi u naravi mogu se upisati proraun ali ne ulaze u kalkulaciju

Neprihvatljivi trokoviObino:porezi i davanja koja odlaze u dravni proraun (PDV, carine i sl.);globe, kazne, parnice;operativni trokovi (koji se u praksi najee podmiruju iz stavke 'Administrativni trokovi' i to u onom udjelu u kojem projekt ini dio sveukupnih aktivnosti organizacije);rabljena oprema:bankovni trokovi ;teajne razlike;kamate;doprinosi u naravi/naturiplae javnih slubenika (ako nije drugaije navedeno)Neprihvatljiv troak znai da se on ne moe ukljuiti u proraun projekta.

List (sheet) 16 glavnih kategorija (budget headings, I razina) i podkategorije (II razina) Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju mijenjati / dodavati nove Sve proraunske stavke moraju biti numerirane Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proraunsku stavku gdje ima vie razliitih nabava, npr: 3. Oprema3.1. Kupovina ili najam vozila3.2 Namjetaj, kompjutorska oprema 3.2.1 Laptop3.2.2 Printer3.2.3 Destkop kompjutor

Kategorije trokovaLjudski resursi Putni trokovi Oprema Lokalni ured Vanjski trokovi / usluge Ostali vanjski trokovi (kao graevinski radovi) Rezerva (contingency) moe biti maksimalno 5% ukupnih prihvatljivih trokova (ako postoje graevinski radovi i sline visokorizine aktivnosti) Administrativni trokovi - ne mogu iznositi vie od 7% ukupnih prihvatljivih trokova, to su indirektni trokovi koji nisu pokriveni ni jednom drugom proraunskom stavkom (trokovi hladnog pogona, uredskog materijala itd.)

Opcije pojednostavljenih trokovaMogu se koristiti u bilo kojoj proraunskoj glaviMaksimalni iznos ovih trokova u ukupnom projektnom proraunu 60.000 EURIzbjegavamo prikazivanje predetaljnog budeta (ne mora se razbiti svaka stavka)U kasnijoj fazi natjeaja ti se trokovi moraju opravdati

Opcije pojednostavljenih trokovaVrste trokova:Unit cost obino za plae za nove osobe i primjenjujemo prosjek ili temeljem internih pravilaLump Sum (paualni iznos) npr. za organizaciju nekog dogaanja, izradu video materijalaFlat-rate unaprijed definirate postotak u odnosu na ukupni budet npr. Za ured i uredske trokove

Ispunjavanje lista 1Prvi stupac objanjava proraunske stavke potrebne u projektu mogu se dodavati redoviPrvi dio tablice za sve godine, drugi dio za 1. godinu (u sluaju projekata duih od godine dana)Svaka nova stavka ima novi broj (npr. 1.1.1 Technical, 1.1.1.1 Project Manager, 1.1.1.2 Project Assistant itd.)

Ispunjavanje lista 1Ljudski potencijali: djelatnike koji nisu na puno radno vrijeme oznaiti postocima i navesti iz koje organizacije dolaze (predlagatelj ili partner)Npr.: 1.1.1.2. Project Assistant, 50%, TZGK; 1.1.1.3. Placement Expert, 30%, VUKABroj mjeseci mora biti ukupan broj mjeseci tijekom kojih je djelatnik angairan i izraena puna mjesena plaa1.1.1.2. Project Assistant, 50%, TZGK, 6 months, 1.300,00 , cost: 7.800,00 ; 1.1.1.3. Placement Expert, 30%, VUKA, 3,6 months, 1.500,00 , cost: 5.400,00

Ispunjavanje lista 1Ljudski potencijali: Plae djelatnika trebaju biti u skladu sa stvarnim plaamaPlae javnih slubenika mogu se prikazati kao troak, ali se ne mogu platiti iz prorauna nego su sufinanciranje na temelju stvarnog iznosa (isplatna lista)Rauna se bruto 2 plaa (isplaeni neto + doprinosi iz plae + doprinosi na plau)Realno procijenite potrebe za ljudskim resursima (nemojte podcijeniti potrebu ljudskog rada) koristite informacije iz tablice detaljnog opisa aktivnosti

Ispunjavanje lista 1Ljudski potencijali per diem: Per diem ukljuuje noenje, hranu i lokalni prijevozMoe se isplatiti djelatnicima predlagatelja, partnera, suradnika i ostalim sudionicima npr. konferencije, seminara i sl.Maksimum propisan EU pravilima gleda se zemlja u koju se ide: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htmPazite na hrvatsku neoporezivu dnevnicu (170,00 kn)! ili priloiti raune za ostale trokove pa na taj nain opravdati cijeli iznos dnevnice ili za ostatak platiti doprinose ili napraviti ugovor o djelu i slinoPut do mjesta odravanja iz travel-a

Ispunjavanje lista 1Putni trokovi: Javni prijevoz (autobus, avion, vlak) - u stvarnim iznosimaKoritenje privatnog automobila 0,25 /km (ukljuuje gorivo, cestarinu/ mostarinu/ trajekt, amortizaciju) Navesti procijenjen broj kilometara i dobro ih opravdati (5 x u Zagreb i nazad; 3 x Slunj i nazad pojedinane stavke ili jako dobro objanjenje u justification-u)Koritenje slubenog automobila: /per trip/ priznaju se realni trokovi (gorivo, cestarina), mogua kombinacija s lump sumNavesti procijenjenju potronju na zadanoj relaciji (prema prosjenoj potronji automobila i izose cestarina)

Ispunjavanje lista 1Oprema i roba: Nabava vozila, opreme, namjetaja novogSpecificirati svaku vrstu opreme (ne namjetaj za ured, nego stol, stolica, ormar, polica + broj komada)U skladu sa stvarnim trinim cijenama uvajte kopije ponuda/ web stranica s kojih su cijene uzete za budget clearing=> 10.000 (20.000 prema PRAG 2013)- tri ponude, komisija nema umjetnog razdvajanja nabave (ista vrsta robe jedan natjeaj)Dobro opravdanje zato nam treba

Ispunjavanje lista 1Lokalni ured:Samo ako se zakupljuje/ otvara ured za potrebe projekta ili prikazati samo realne trokove koji nastaju provedbom projekta za postojei uredPravdaju se raunimaPDVConsumables office supplies za poseban ured u lokalni ured; inae administrative costs (per month)

Ispunjavanje lista 1Ostali trokovi/ usluge:Strunjaci (UOD, autorski ugovor), publikacije, trokovi konferencija, revizija, knjigovodstvo, vidljivost, evaluacija i sl.=> 10.000/20.000* - 3 ponude, komisija ista vrsta nabave (usluga)Revizija 1-3% vrijednosti ugovora (obvezna za darovnice vee od 100.000 ; inae dobro obrazloiti npr. vezano za ugovorno partnerstvo)

Ispunjavanje lista 1Contingency i administrativni trokovi:Contingency Za nepredvidive trokove5% od stavke 7 (izravni prihvatljivi trokovi)Moe se koristiti samo uz prethodno odobrenje ugovarateljaRijetko se koristi, osim kod radova Administrativni trokovi7% stavke 9 (ukupnih izravnih trokova)Lump sum ne opravdava se u financijskom izvjeu, ali morate znati koje ste trokove pokrili s tim (% reija, % uredskog materijala i sl.)Samo nositelj projektaZa stavke koje nisu navedene u gornjem dijelu prorauna

Primjer koritenja lump sump i flat rate

Budget for the ActionAll YearsCostsUnit# of unitsUnit rate (in EUR)Costs (in EUR)1.Human Resources1.1Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, local staff)41.1.1 Technicalper month124.00048.0001.1.2 Administrative/ support staffUNIT COST per month123.50042.0001.3 Per diems for missions/travel51.3.1 Abroad (staff assigned to the Action)per diem601006.0001.3.2 Local (staff assigned to the Action)UNIT COST per diem200204.000Subtotal Human Resources100.0002.Travel62.1 International travelPer flight51.0005.0002.2 Local transportation UNIT COST Per month122002.400Subtotal Travel7.4004.Local officeFLAT RATE3%2.7004.1 Vehicle costsPer month4.2 Office rentPer month4.3 Consumables - office suppliesPer month4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance)Per monthSubtotal Local office2.7005.Other costs, services85.1 Publications95.2 Studies, research9LUMPSUM8.000Subtotal Other costs, services8.000

List (sheet) 2 justification Treba jasno objasniti svaki troak Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti identina onoj u Sheet 1 Srednja kolona tablice (Clarification of a budget line) je opis troka i uvijek se potrebno referirati na naziv aktivnosti iz aplikacije Desna kolona tablice (Justification of expenses, estimation) je opis cijene i uvijek se treba pozvati na konkretne iznose / ponudu (u sluaju veih usluga/radova/opreme sugerira se potraiti ponudu)

List (sheet) 3 Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projekta Applicants financial contribution - iznos sufinanciranja aplikanta i partnera ako ih ima Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i postotkom sufinanciranja Navodi se traeni iznos granta (Commission/EDF contribution sought in this application) Percentage of total formatirati kolonu u postotke i 2 decimalna mjesta Upisuje se redom: ukupni troak projekta, pa postoci sufinanciranja, i onda formule izraunaju iznose Zaokruivanje decimala u Excel-u nije prihvatljivo Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije biti odudaranja)

Sufinanciranje Minimalni (obino 50% - glavni donator) i maksimalni iznos sufinanciranja nije dozvoljeno sufinanciranje u naturi (in kind) dodjeljivanje financijske vrijednosti opremi, uredu ili volonterima koje ete koristiti u projektu bez naknade Doprinos u naravi se ponekad upisuje u proraun, ali ne ulazi u kalkulaciju (iznos prihvatljivih trokova i ne utjee na postotke financiranja)

Sufinanciranjesufinanciranje u trokovima osobljasamo onih koji su izriito ukljueni u provedbu projekta (odnosi se i na dravne slubenike iz organizacija djelomino financiranim iz dravnog, podrunog ili opinskog prorauna) njihov angaman (opis posla), trajanje i iznos plaanja iz projekta moraju biti vidljivi iz UOR (pazite na dvostruko financiranje!)u iznosu proporcionalnom njihovom angamanu (broj sati/ dana/mjeseci x bruto cijena sata stvarno isplaena) sufinanciranje u ostalim trokovimauvijek u postotcima, a ne u apsolutnoj vrijednosti!

Vjeba 3 izrada proraunaIzvadite sve trokove projektnih aktivnosti iz detaljne razrade Dodatno ih razradite (koliko ljudi, kilometara, toni iznosi)Sloite ih u detaljni proraun (list/sheet 1)Posebnu pozornost pridodajte razradi potrebnog vremena rada projektnog tima (osim konkretnih projektnih aktivnosti dodajte horizontalne zadatke tima)

VJEBA IZRADA PRORAUNA

Prilika za ulaganjaOP Strukturnih fondova u programskom periodu 2014-2020 omoguavaju velik broj poticaja za razne vrste ulaganjaMogua su i vea infrastrukturna ulaganja u projekt/e centara, pogone, nabavu opreme, edukacija i sl.Preduvjeti

Rijeeni imovinsko-pravni odnosiTehnika dokumentacijaStudije opravdanosti i CBAStudije utjecaja na okoliPravodobno pripremljen project fiche (Saetak projekta)Pravodobno zagovaranje na svim razinama (ovisno o vrsti projekta)

STUDIJA IZVEDIVOSTIIANALIZA TROKOVA I KORISTI

FEASIBILITY STUDY (FS) & COST BENEFIT ANALYSIS (CBA)

TemeDobiti ope informacije o tome to su FS (studija izvedivosti) & CBA (analiza trokova i koristi)Zato nam je potrebna FS/CBAKako izraditi CBAKako itati pokazatelje

FEASIBILITY STUDIJA (FS)studija izvedivosti, ostvarivosti, provedivostiprocjena projektne ideje koja onima koji odobravaju projekt prikazuje da je prijedlog dovoljno privlaan za detaljniju pripremuPred-investicijsko istraivanjeSveobuhvatna informacijsko-dokumentacijska, plansko-elaboracijska podloga za donoenje investicijska odlukeTreba uzeti u obzir sve okolnosti vezane za investicijski projekt i dati procjenu vjerojatnosti uspjenosti projektaPomae osigurati izvore financiranja projekta

Razine procjene izvedivostiFeasibility studija ukljuuje procjene izvedivosti na tri razine:

OPERATIVNA IZVEDIVOSTHoe li neto funkcionirati?TEHNIKA IZVEDIVOSTMoe li se neto napraviti, izgraditi?EKONOMSKA I FINANCIJSKA IZVEDIVOSTUkoliko se da izgraditi i staviti u funkciju pod odreenim uvjetima, koja je isplativost i ekonomska korist od toga?CBA

to je cost benefit analiza?

Cost benefit analiza je skup razliitih analiza (alata) koje nam u konanici daju odgovor na pitanje:

Da je li projekt od ope drutvenog znaaja prihvatljiv za financiranje ili ne?

Sadraj izvjetaja CBA1. Uvod2. Nositelj projekta, krajnji korisnici i lokacija3. Opis projekta4. Analiza utjecaja na okoli5. Financijska analiza6. Ekonomska analiza7. Analiza osjetljivosti8. Zakljuak

Zato CBA?Sustavno i strateko promiljanje:Usporedba trokova/koristi; sadanje i budue situacijeTemeljni alat za donoenje odlukaNajbolje iskoritenje javnih fondova/ odgovara na potrebe, u skladu sa stratekim programima i politikama, u potrebi financiranjaNajbolja varijanta izmeu ostalih provedivih projekataFinancijska izvedivostEkonomska prihvatljivost

Metodologija EU za izradu FS & CBA

Vodi za izradu studije izvedivosti (FS) te analize trokova i koristi (CBA)

Guide to cost benefit analysis of investment projects

http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/cost/guide02_en.pdf

Proces izrade FS+CBAVrijeme potrebno za izradu?Ovisno o veliini i vrsti projektaOd nekoliko tjedana do nekoliko godina

ije usluge se koriste prilikom izrade?InenjeraFinancijskih strunjaka

Trokovi?- za najjednostavnije studije od 10.000 Kn navie- do kompleksnih u vrijednosti 2% investicije

Osnovni principiMjerenje i usporedbaSadanjih i prolih vrijednostiFinancijskih i ekonomskih varijabliSituacije sa i bez projekta

Kljuni koraci u izradi CBAIdentifikacija projekta i definiranje ciljevaIzvedivost i analiza opcijaFinancijska analizaEkonomska analizaOstali kriteriji vrednovanjaAnaliza osjetljivosti i rizika

1. IDENTIFIKACIJA PROJEKTAAnaliza socio-ekonomskog okruenja(drutvena, ekonomska i institucionalna dimenzija)

Definicija ciljeva jest ishodite CBA prepoznavanje i analiza svih koristi od projekta ovisi o adekvatnosti odabranih ciljeva

Koje su socio-ekonomske koristi koje se mogu dobiti realizacijom ovog projekta?

Elementi jasno identificiranog projekta su:Jasno definiran obuhvat i cjelina projekta Odgovarajue prepoznavanje indirektnih i mrenih uinaka (higijena, zdravlje, razvoj poslovanja, smanjenje iseljavanja)Jasno definirani interesi i koristi svih interesnih skupina (stanovnitvo, poduzetnici u raznim sektorima)U skladu s EU smjernicama vezanim uz dodjelu sredstava

2. Izvedivost i analiza opcija (FS)Identifikacija opcija Postojee stanje business as usual je polazna toka razmatranjaa) Izgradnja nove ceste postojeom rutomb) Izgradnja nove ceste alternativnim pravcemc) Renoviranje postojee prometnice Analiza izvedivostiPrua li ponueno rjeenje jasnu sliku o odrivosti projekta ( odrivost nakon zavretka investicije)Izbor opcije

Analiza izvedivosti Analiza potranje ( sadanje i procjena budue/ analiza trendova)Dostupna tehnoloka rjeenjaPlan proizvodnjePotreba za kadrovimaOpseg, lokacija, materijalni inputi, rokovi, implementacija, ekspanzija, financijsko planiranje projektaAspekt utjecaja na okoli

Financijska analizaFinancijska analiza sastoji se od niza ulaznih varijabli koje definiraju financijski tijek investicijeUkupnu investicijuOperativne trokove i prihodeIzvore financiranja

Usporedba prihoda i trokova uz uvaavanje financijske diskontne stope Neto sadanja vrijednost(Prijedlog EK je referentna dugorona kamatna stpa od 5%)

ivotni vijek projektaKoliki je ivotni vijek projekta (Time horizon)?-eksploatacijsko razdoblje/kraj funkcionalnog vijeka koritenja opreme, objekataVrste projekta EU prosjek PreporukaEnergetika 24,7 25Vodovod 29,1 30Prijevoz (ceste) 26,6 25Industrija 8,8 10Usluge 14,2 15Prosjek 20,1

Financijska analizaFA rezultira trima tablinim prikazima koji prikazuju tijek novcaAnaliza novanog tijeka za financijsku odrivost

Povrat investicije ( kapacitet operativnih prihoda u pokrivanju trokova investicije bez obzira na nain financiranja)

Analiza koja prikazuje obraun povrata na investicijski kapital

Koliki su ukupni trokovi projekta?

- Zemljite, Graevina, OpremaDozvole, Projektna dokumentacija, obuke, Istraivanje i razvojTrokovi obrtnog kapitala

Ukupna ulaganjaKod projekcije ulaganja u osnovna sredstva voditi rauna o nabavnim cijenama i trokovima pripreme odnosno prireivanja osnovnih sredstava za uporabu (ugradnja, montaa i sl.)Trajna obrtna sredstva uzimaju se u obzir potrebna za prvi ciklus proizvodnje ili usluge, a nakon toga se financiraju iz tekueg prihodaZbrajanjem ulaganja u stalna i trajna obrtna sredstva i trokove plaa, promidbe, najma, reprezentacije .. Dobije se iznos ukupno potrebnih ulaganja za realizaciju projekta

Operativni trokovi i prihodi

Koliki su trokovi koji e se pojavljivati nakon realizacije projekta? odravanje, rad, struja, voda i sl.

Financijska odrivost

Da li su osigurana sredstva na nain da je novani tijek projekta cijelo vrijeme pozitivan?

PokazateljiFinancijska Neto sadanja vrijednost (Net present value) FNPVRazlika izmeu sadanje vrijednosti predvienih prihoda i sadanje vrijednosti svih trokova (diskontira sadanju vrijednost neto novanog tijeka)Financijska Interna stopa povrata (FRR) svodi FNPV na nuluProjekt moe oekivati EU potpore kad biljei FNPV negativan ili FRR ispod predviene diskontne stope

Oekivana interna stopa rentabilnosti kod EU projekata:

Vrste projekta EU prosjekEnergetika 7,0%Vodovod -0,1%Prijevoz (ceste) 6,5%Industrija 19,0% Usluge 4,2%Ukupno (149 projekata) 11,5%

IZVORI FINANCIRANJA

FINANCIAL INTERNAL RATE OF RETURN OF INVESTMENT (FRR/C)

Financijska interna stopa povrata na investicijski kapital (FRR/K)

Nuni zahtjeviPotvrena financijska odrivostFRR/C je niska, ak i negativnaFRR/K je vea od FRR/C ali ne pretjerano

Ekonomska analizaEkonomska analiza vrednuje doprinos projekta ekonomskom blagostanju regije ili drave. Za razliku od financijske analize koja razmatra sa stajalita vlasnika infrastrukture, ekonomska analiza vrednuje uinke za cijelu zemlju ili regiju (korisnike)

Glavne faze ekonomske analizeFiskalne korektureVanjske korekcijeUkljuivanje dodatnih indirektnih uinakaDiskontiranje predvienih trokova i koristiRaunanje ekonomske interne stope povrata

Fiskalne i vanjske korekcijeFiskalne korekcije(trine cijene - obraunske cijene)

Vanjski utjecaji(Monetarizacija ne-trinih uinaka)

Utjecaj poreza i carinaNesavrenosti trita radaNesavrenost ulaznih i izlaznih cijenaUtjecaj na zaposlenostPoveanje broja posjetitelja i gostijuUtede na trokovima lijeenja Vanjski uinci - utjecaj na okoli

Koraci

ANALIZA OSJETLJIVOSTI I RIZIKAKoja je uloga analize osjetljivost? simulacija pokazatelja izmjenama znaajnih elemenata projektaKoji parametri utjeu na rezultate analize?Odabir parametara kojih varijacija od 1% utjee na najmanje 1% varijacije NPVDinamika promjene cijenaPad potranjeInvesticijski trokovi, kanjenjaPromjene cijena

Primjer analize osjetljivostiScenario analiza: promatranje kombiniranih uinaka kritinih varijabli i razvoj pesimistinih i optimistinih scenarija

to se dogaa u sluaju:-20% od oekivane utede vremena+20% investicijskih trokova+20% operativnih trokovaAnaliza osjetljivosti ne uzima u obzir vjerojatnost nastupanja nekog dogaaja

Analiza rizikaProcjena prihvatljive razine rizika uspostavlja se na razini oekivane vrijednosti indikatora IRR, NPV

Potrebno je u razmatranju uzeti u obzir zatitu od rizika u svim fazama projekta

Rezime korakaDefiniranje projektnog podruja/teme kojim se elimo bavitiDefiniranje internog tima za pripremu (poeljno se struno ekipirati tako da se mogu pokriti sve bitne zadae pripreme, a mogue i provedbe)Traenje moguih izvora financiranja (EU fondovi, nacionalna sredstva, drugi izvori)Analiza stanja (potrebe, snage, slabosti, prilike, prijetnje, dionici, problemi, ciljevi, strategija, ukljuivanje dionika)Izrada logike matrice, odnosno logike projektaRazrada projekta (aktivnosti, proraun, obrazloenja metoda koje e se koristiti u provedbi, relevantnosti, odrivosti, opisa naih kapaciteta i kapaciteta partnera)Priprema pratee dokumentacije (tehnike, FS/CBA, administrativne dokumentacije)Slanje prijaveienje prorauna=>Ugovaranje=>Provedba=>Revizija/evaluacija

*

Koraci za daljeUspostava akcijskog plana s bazom projektnih inicijativa lanica LAG-a koje e dobivati strunu podrku osiguranu kroz ovaj ugovor Mogue su dodatne projektne klinike (grupno okupljanje, individualni rad) na Hvaru ili Visu (po dogovoru) potrebno je osigurati prostorMogue je definiranje novih radnih grupa sukladno potrebi i interesu Poeljno je nastaviti rad i okupljanje nakon edukacije=> opcija je da se uspostavi ritam mjesenog okupljanja, razmjene informacija i kontinuirane edukacije i podrke => prijedlog je da se u okviru tih okupljanja nastave razraivati projekti i to za konkretne natjeaje u okviru uspostavljenih tematskih radnih grupa LAG-a (mogui budui tematski klasteri)Poeljno je nastaviti se educirati, razliiti predavai razliite perspektive, metode, iskustvaNastavite se umreavati, ukljuivati druge u LAG, suradnja*3

*

Hvala na panji!Pitanja, primjedbe, prijedlozi, ideje za daljeEvaluacija (iskreno iznesite sve to je bilo loe i sve to je bilo dobro, to su nam vrijedne informacije za dalje!)Kontakt: ranko.milic@cedra.hr, 098 1701 533*

**********************************Nuna za projekte vee od 10 ME; u jednostavnijem obliku zahtijevana za sve infrastrukturne projekte*******************************