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Tutor Básico de PowerPoint 2000 Tabla de Contenidos

Aprender sobre PowerPoint Comenzar

Esquema Automatizado Nueva apariencia del Campo de Preparación de PowerPoint 2000 Preparación de Página para Diapositivas de 35mm

Uso de los fijadores de sitio Identificación de las Barras de Herramientas

Tareas Comunes Ver Texto Dibujo

Insertar Nuevas Diapositivas Entender “Aplicar a Todo” y “Aplicar” Aplicar Plantillas de Diseño Preparar el Maestro de Presentación

Lineamientos de Texto Encabezados y Pies de Página

Crear Plantillas para Diseños Personalizados Modificar Apariencia de las Plantillas

Disposición de Colores para Diapositivas Fondo

Navegar durante el Proceso Crear listados con viñetas

Estilos de viñetas Agregar/Eliminar viñetas

Trabajar con texto Texto sombreado Aumentar/Reducir Espaciado del Texto Brocha de Formato Aumentar/Reducir Tamaño del Tipo de Letra Colores del Texto Encerrar palabras

Dibujar objetos Seleccionar Eliminar Rellenar con colores Introducir efectos

Matices Texturas Patrones Fotos

Efectos con Líneas Efectos con Objetos

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Formas Automáticas y WordArt Herramienta de Texto Mover Rotar Hacer superposiciones Agrupar y Separar

Usar imágenes y Otros de ClipArt Archivos Vinculados Sonido, Cortos de Vídeo y Fotos Activar

Uso de Cuadros Crear Hipervínculos Animar la Presentación

Superposiciones o Diapositivas Animadas Usar Herramientas de PowerPoint

Corrector de Estilo Ampliador Diapositiva en Miniatura Empacar y Partir

Trabajar en Vista de Esquema Usar Páginas de Notas Usar el Clasificador de Diapositivas Usar Transiciones

Ensayar Distribución del Tiempo Efectos con Viñetas Diapositivas Escondidas

Imprimir la Presentación Hacer una Presentación en Pantalla

Navegar durante la Presentación Vigilante de Reuniones Notas del Conferencista Notas en Pantalla Pausa de la Presentación Esconder el Bolígrafo

Combinar Presentaciones Animar las Plantillas de diseño Poner la Presentación en la red

Asistente de HTML Probar la Presentación en Red

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Aprender acerca de PowerPoint PowerPoint es una aplicación que le ayuda a preparar, imprimir y realizar presentaciones. Se puede tener acceso a diversas opciones para llevar a cabo una presentación, pero solamente una vez es necesario desarrollarla. Usted puede imprimir las diapositivas (una “diapositiva” es lo que PowerPoint llama “pantalla de información”), imprimir material informativo, páginas de notas, elaborar diapositivas para 35 mm, o realizar una presentación en pantalla. Únicamente las presentaciones en pantalla le permiten hacer uso de la gama completa de posibilidades que ofrece PowerPoint. A la hora de desarrollar una presentación de PowerPoint, es importante recordar que no debe tratar de incluir cuanta información tiene a la mano que querría usted aportar. Las diapositivas de PowerPoint deben contener frases descriptivas breves y concisas que le ayuden a recordar lo que usted desea presentar y que, a la vez, le sirvan de recordatorio a su audiencia. El error más comúnmente cometido por usuarios principiantes del PowerPoint es introducir demasiada información en cada diapositiva. Para una mayor información sobre la creación de efectos visuales, incluidas las presentaciones de PowerPoint y el uso efectivo del color, ver: Creación de Ayudas Visuales Efectivas/Uso Efectivo del Color (http://www.iupui.edu/~webtrain/tutorials/effective_visual_aids.htm) Comenzar Al comenzar a usar PowerPoint, el recuadro de diálogo para la nueva presentación ofrece cuatro opciones:

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Asistente automático de contenido: Le guía por medio de una serie de preguntas diseñadas para obtener información acerca de usted y del tipo de presentación que está preparando. El Asistente luego construye una presentación simulada que le servirá de guía en el desarrollo del contenido de la presentación. Plantilla de diseño: Le permite elegir el esquema de fondo y color entre las plantillas disponibles antes de iniciar el trabajo de la nueva presentación. En general es más fácil realizar la selección de las Plantillas una vez abierta la nueva presentación porque las características de cada plantilla se pueden ver mejor antes de hacer la selección. Presentación en blanco: Permite abrir una presentación nueva sin plantilla. Abrir una presentación existente: Despliega un listado de presentaciones de PowerPoint que han sido abiertas recientemente, de entre las cuales se puede hacer la escogencia, o se puede seleccionar Más Archivos para localizar el archivo de una presentación previamente guardada y abrirla.

Diagramación Automática. Una vez abierta una nueva presentación, PowerPoint muestra el recuadro de diálogo denominado Diapositiva Nueva que contiene diversas opciones de Diagramación Automática. Las Diagramaciones Automáticas (Autolayout) constituyen diagramaciones predeterminadas para cada tipo concreto de diapositiva. Estas diagramaciones permiten que haya congruencia a lo largo de toda la presentación. Cada una de las diagramaciones representadas se describe en el extremo inferior derecho cuando se oprime el botón del ratón con el cursor en la respectiva opción de diagramación. Este recuadro de diálogo de muestra de la Nueva Presentación señala la Diapositiva Titular seleccionada (resaltada por medio de un borde grueso).

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Nueva Apariencia del Campo de Preparación de PowerPoint 2000 La vista normal de PowerPoint 2000 tiene un campo de preparación formado por tres ventanas: a la izquierda la ventana de diagramación, en la parte superior derecha la ventana para la preparación y, en la parte inferior derecha, la ventana de notas.

La ventana de diagramación contiene el título de cada diapositiva, así como cualquier información que se digite en un Fijador de sitio (Placeholder). Si desea disponer de mayor espacio para digitar el texto directamente dentro de un diagrama, oprima el botón del ratón con el cursor en Herramienta de vista en esquema (Outline view tool). Esto muestra la diapositiva en miniatura. La ventana de la diapositiva muestra cualquier texto que usted digite dentro de un Fijador de sitio (Placeholder), así como cualesquier objetos que usted inserte en la diapositiva. Si desea disponer de mayor espacio para la preparación en “vista de diapositiva”, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta de vista en Diapositiva (Slide view tool). Esto permite aumentar el tamaño de la diapositiva, dejando solamente una lista de números de diapositivas en la ventana de diagramación. La ventana de Notas sustituye la vista de notas de las versiones anteriores de PowerPoint. (Sin embargo todavía es posible seleccionar “VER (View)” “Páginas de Notas (Notes Pages)” en el menú). Esta ventana permite digitar las notas del conferencista (speaker´s notes) sin cambiar de vista. Si desea una vista previa de cómo se imprimirá la página de Notas del Conferencista o un campo de mayor tamaño para digitar las notas, escoja “VER”: “Página de Notas”. Preparación de Página para diapositivas de 35mm PowerPoint supone que usted efectuará una presentación en pantalla. Si usted va a usar PowerPoint para el desarrollo de una presentación, pero su intención es crear diapositivas de 35 mm, debe dejar establecido el tamaño de la presentación para ese medio antes de comenzar el desarrollo. Las diapositivas de 35mm son más anchas que las presentaciones en pantalla, por tal razón, si usted desarrolla las diapositivas antes de ajustar el tamaño de la página, correrá el riesgo de que sus diapositivas no se vean como usted quiere.

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Ajustar el tamaño de su presentación a diapositivas de 35mm. 1. Del menú “ARCHIVO (File)”, seleccione: “Preparación de Página (Page Setup)” 2. En el recuadro de diálogo de “Preparación de Página”, oprima el botón del ratón

con el cursor en la casilla que se despliega hacia abajo al lado de “Ajustar Tamaño de Diapositivas (Slides sized for)”. Seleccione “Diapositivas de 35mm (35mm Slides)”. Oprima el botón del ratón con el cursor en “O.K.”

Usar “Fijadores de sitio (Placeholders)” Todas, excepto dos de las Diagramaciones Automáticas proporcionan sitios preseleccionados llamados Fijadores de sitio en los cuales se inserta texto. Es importante insertar el texto en los fijadores de sitio destinados al título porque PowerPoint utiliza esa información para ayudarle a orientarse durante las presentaciones cuando usted necesite trasladarse a una diapositiva diferente o cuando esté buscando a lo largo de la presentación en la “Vista Normal (Normal view)” o en “Vista de Diapositiva (Slide view)” durante el desarrollo.

Al usar los Fijadores de sitio, la presentación tendrá una distribución congruente del espacio cada vez que usted use una diapositiva con ese tipo de diagramación. Para digitar en un Fijador de Sitio, oprima el botón del ratón con el cursor en cualquier sitio en la ventana, dentro de la línea punteada y comience a escribir. Cuando no necesite

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usar algún Fijador de Sitio particular, no es necesario borrarlo, los Fijadores de sitio no utilizados no son visibles en la presentación. Mover un Fijador de Sitio

1. Oprima el botón del ratón con el cursor en la ventana del Fijador de Sitio dentro de la línea punteada para marcarlo.

2. Mueva el cursor acercándolo al borde de la ventana hasta que este se convierta en una flecha de cuatro puntas.

3. Oprima el botón del ratón y arrastre el Fijador de Sitio a la nueva ubicación. Identificar Barras de Herramientas Usted logrará realizar la mayoría de las tareas en PowerPoint por medio de opciones del menú o de la barra de herramientas. En general, encontrará el acceso a las barras de herramientas más fácil y rápido una vez que se sienta cómoda(o) con sus funciones. La instalación de Office 2000 permite mostrar únicamente sus opciones de menú más recientes. A fin de ver las selecciones no visibles, oprima el botón del ratón con el cursor en la flecha de doble punta en la parte inferior de la lista del menú o sostenga el ratón sobre el menú por unos pocos segundos. Cualquiera de estas dos acciones mostrará todas las opciones en ese punto del menú. Una vez que usted haya seleccionado una opción, ésta se convertirá en “recientemente utilizada (recently used)” y será visible al mostrarse los menús hacia abajo. Cuando las barras de herramientas contienen un número de selecciones mayor que el que se pueda mostrar fácilmente en una barra de herramientas, las selecciones adicionales menos frecuentemente utilizadas quedarán escondidas. Usted podrá oprimir el botón del ratón con el cursor sobre las flechas de doble punta, y sobre las flechas con dirección descendente, para mostrar selecciones adicionales de la barra de herramientas.

Para que todas las opciones del menú se mantengan “permanentemente” visibles, seleccione “HERRAMIENTAS (Tools)”: “Personalizar (Customize)”. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la etiqueta de Opciones y déjela sin marcar. “Los menúes muestran primero los comandos más recientemente utilizados (Menus show recently used commands first).” Esto no afecta la barra de herramientas, únicamente las selecciones del menú. NOTA: Cambiar esta opción afectará toda aplicación del conjunto de Microsoft Office, incluyendo Word, PowerPoint y Excel.

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Tareas comunes

Para agregar una nueva diapositiva, oprima el botón del ratón con el cursor sobre “Tareas Comunes (Common Tasks)”, “Diapositiva Nueva (New Slide)” para ver el recuadro de diálogo de la Nueva Diapositiva. Las nuevas diapositivas se agregan debajo de la diapositiva existente.

La herramienta “Diagramación de Diapositivas (Slide Layout)” aplica o reaplica el diagrama seleccionado y usa casi el mismo recuadro de diálogo que “Nueva Diapositiva”. La Diagramación de Diapositivas reaplica el estilo principal escogido y es útil cuando el Fijador de Sitio ha sido movido o usted ha decidido cambiar el formato de una diapositiva y necesita regresar a un diagrama de formato concreto. Para aplicar o reaplicar un diagrama, oprima el botón del ratón con el cursor sobre la Herramienta de Diagramación de Diapositivas y escoja su diagrama.

Para cambiar la plantilla aplicada (Apply Design Template), seleccione una plantilla diferente y oprima el botón del ratón con el cursor sobre ella. A todas las diapositivas en su presentación se les aplicará el diseño escogido y las tablas que haya creado serán actualizadas con el nuevo esquema de color. Ver

La Barra de Herramientas Ver (View toolbar) se encuentra localizada en la esquina inferior izquierda de la pantalla y permite moverse rápidamente entre las diferentes vistas de la presentación.

Normal Vista predeterminada Esquema (outline) Vista para desarrollo de texto Diapositiva (slide) Vista para desarrollo gráfico Clasificador de diapositivas (slide sorter) Vista reducida de cada diapositiva Demostración de las Diapositivas (slide view) Muestra la presentación en pantalla

Texto Las opciones en la Barra de Herramientas de Texto permiten hacer selecciones que afectan el texto destacado. NOTA: Se debe tener presente que algunas opciones podrían estar escondidas. Para tener acceso a ellas, oprima el botón del ratón con el cursor sobre la flecha de doble punta o la flecha que apunta hacia abajo sobre la barra de herramientas.

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Dibujar La Barra de Herramientas de Dibujo contiene herramientas (cada una se describirá en detalle más adelante en este documento de tutoría) para incorporar objetos en una presentación

Insertar Nuevas Diapositivas

Las nuevas diapositivas se agregan después de la diapositiva existente. Para agregar una nueva diapositiva debajo de la existente, oprima el botón del ratón con el cursor en la opción Diapositiva Nueva. Luego en el recuadro de diálogo Diagrama Automático de Diapositiva Nueva (New slide autolayout) elija el diagrama de la diapositiva nueva. Entender el funcionamiento de “Aplicar a Todo (Apply to all)” y de “Aplicar (Apply)” En PowerPoint, en muchos recuadros de instrucciones, a la hora de elegir una opción, usted tendrá dos posibilidades: “Aplicar a Todo” y “Aplicar”. Cuando usted elige “Aplicar a Todo”, cada una de las diapositivas de la presentación, tanto la existente como las futuras, sufrirá el cambio de acuerdo con la elección realizada. Cuando usted elige “Aplicar”, solo afectará la diapositiva que usted está viendo en ese momento. Aplicar Plantillas de Diseño PowerPoint denomina sus esquemas de color incorporados “Plantillas de Diseño (Design Templates)”. Usted puede aplicar un Diseño en cualquier punto durante el desarrollo, pero la mayoría prefiere establecer el Diseño desde el inicio para ver los efectos del desarrollo. Usted puede cambiar de idea y aplicar un diseño diferente en cualquier momento. Es posible que usted desee conservar las plantillas de las versiones previas de Microsoft Office adicionalmente a las de la versión nueva. Para hacer esto, en el CD de “Office”, en el sitio donde están ubicadas las plantillas, encuentre el directorio que contiene las plantillas, luego copie las plantillas individuales en el directorio de su estación de trabajo que contiene las plantillas de la versión actual. Éstas aparecerán en la lista de opciones junto con las plantillas actuales.

Para aplicar un diseño, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta “Aplicar Diseño (Apply Design Tool)”.

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A pesar de que solo se puede aplicar un único Diseño a una presentación, se puede afectar la apariencia de las diapositivas individuales dentro de la presentación modificando el esquema de color de la diapositiva (slide color scheme) y su fondo (background). Estas dos opciones las podrá encontrar en el menú “Formato (Format)”. Preparar el maestro de la Presentación El maestro le permite tomar decisiones relativas al diseño, que luego afectarán cada diapositiva o página de la presentación. Hay maestro de Diapositivas, de Diapositivas de Título, de Material Informativo y de Notas.

Usted puede tomar decisiones acerca del texto, incluso su colocación, estilos y tamaños de letras, estilos de viñetas, pies de página, objetos e imágenes. Las diapositivas individuales se pueden desviar del maestro (ver trabajo con el fondo de la diapositiva), pero cada diapositiva nueva seguirá las especificaciones del maestro. Antes de elaborar cualquier diapositiva, se debe preparar el maestro. Cuando se crea el maestro primero, todas las diapositivas que se agreguen a la presentación se basarán en dicho formato. Sin embargo, si las diapositivas se construyen con anterioridad al establecimiento del maestro, es posible que algunos elementos en ellas no cambien para efectos de ajuste. Cualquier texto u objeto que usted agregue al maestro se mostrará en cada diapositiva de la presentación en el mismo lugar en que usted lo colocó en el maestro. Para crear un Maestro (Master), elija “VER (View)”: “Matriz (Master)”. Luego seleccione en la lista la matriz que desee crear. NOTA: el Maestro de Título estará a su disposición solo después de haber aplicado una Plantilla de diseño.

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Lineamientos de Texto Para efectuar cambios de letra en el maestro, destaque el texto que desee cambiar, luego realice el cambio haciendo uso de las herramientas de la Barra de Herramientas de Texto (Text toolbar). Por ejemplo, para cambiar el texto del título a Helvética de 44 puntos, destaque las palabras, oprima el botón del ratón para abrir el maestro de la diapositiva de título, luego escoja Helvética y 44 de las ventanas correspondientes al tipo y tamaño de letra, respectivamente. A la hora de elegir los tipos de letra de la presentación, tenga en mente estos lineamientos.

El texto será de lectura más fácil si su formato contiene tipos de letras sans serif tales como Arial, Helvética o Tahoma.

El tipo de letra de los títulos de las Diapositivas no debe ser menor de 44 puntos. El tipo de letra del cuerpo del texto no debe ser menor de 24 puntos a fin de que sea

claramente legible para todo su público. Encabezados y Pies de Página El maestro de la diapositiva (slide master) muestra la ubicación automática de cualquier fecha, número de diapositiva o pie de página textual que usted desee usar.

NOTA: Cuando usted aplica una Plantilla de Diseño (apply design template), estas ubicaciones automáticas pueden quedar escondidas detrás del Diseño mismo, por lo tanto espere hasta haberlo aplicado antes de hacer la elección de algún pie de página.

Para insertar texto dentro del espacio del pie de página (footer): 1. Escoja “VER” : “Encabezado y Pie de Página (header and footer)”. 2. Asegúrese de que la opción “Pie de Página” esté marcada, luego digite el texto dentro

de la ventana de texto para el Pie de Página.

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Para insertar una fecha: 1. Seleccione “VER”: “Encabezado y Pie de Página”. 2. Asegúrese de que la opción “Fecha y Hora” esté marcada. 3. Elija “Actualizar automáticamente (update automatically)” o “Fijo (fixed)”.

o Actualizar automáticamente actualiza automáticamente la fecha y hora de las diapositivas de su presentación cada vez que usted abre la presentación.

o Fijo le permite digitar una fecha determinada en la ventana que se mostrará en su presentación.

Para insertar el número de una diapositiva 1. Elija “VER”: “Encabezado y Pie de Página” 2. Oprima el botón del ratón con el cursor en la casilla de marcar correspondiente a

Número de Diapositiva. NOTA: Oprima el botón del ratón con el cursor en la casilla de marcar si prefiere que el pie de página no aparezca en la diapositiva de título. No es posible elegir en forma selectiva la inclusión u omisión de elementos individuales de pie de página en la diapositiva de título. Para insertar objetos, imágenes o diagramas que han de aparecer en cada diapositiva de la presentación, cree o inserte el objeto, dimensiónelo, y, en el Maestro de Diapositiva colóquelo en la ubicación en que usted quiere que aparezca en cada diapositiva. Crear Plantillas de Diseño Personalizadas A pesar de que PowerPoint viene con una variedad de Plantillas de Diseño (Design Templates), usted también puede crear plantillas personalizadas. Para crear una plantilla personalizada

1. Abra una presentación en blanco con una diapositiva nueva. Utilice la “Diapositiva de Título (title slide)” con “Diagrama Automático (autolayout)”.

2. Seleccione “VER (ver)”: “Maestro (master)”: “Maestro de Diapositiva (slide master)”. 3. Diseñe la diapositiva para que la plantilla tenga la apariencia que usted desee,

haciendo las elecciones de color, imagen y tipo de letra que desee. 4. Seleccione “ARCHIVO (file)”: “Guardar como (save as)”. 5. En la casilla de “Guardar como” que se despliega en forma descendente, elija

“Plantilla de Diseño (design template)” (*.pot). 6. En la ventana de texto para nombre de Archivo, digite un nombre para su nueva

plantilla. 7. Si desea que su plantilla personalizada se muestre en la misma lista de las Plantillas

de PowerPoint, debe localizar la carpeta en la que están ubicadas en su sistema. En mi sistema, están ubicadas en la siguiente secuencia: Archivos de Programa/Microsoft Office/Plantillas/Diseños de Presentación. Su sistema debe ser similar.

Esto guardará la diapositiva como un archivo “pot” (y no como un archivo “ppt” de PowerPoint) y la pondrá a disposición suya como una Plantilla de Diseño para futuras

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presentaciones. Regrese a su presentación oprimiendo el botón del ratón con el cursor en la “Herramienta Vista de Diapositiva (slide view tool)” en la “Barra de Herramientas Ver (view toolbar)”. Modificar la Apariencia de la Plantilla A pesar de que no se puede aplicar más de una Plantilla de Diseño a una presentación, existen otras opciones para hacer variar la apariencia: cambiar el Plan de Color Uniforme (Standard Color Scheme) de la diapositiva, cambiar el plan de color de elementos individuales y omitir elementos del fondo. Plan de color de la diapositiva (Slide color scheme) Elija “FORMATO (format)”: Plan de Color de la Diapositiva. En el recuadro de diálogo de Plan de Color, el indicador Estándar le permite elegir un Plan de Color predeterminado oprimiendo el botón del ratón con el cursor en la elección de su preferencia.

El indicador Personalizado le permite cambiar selectivamente los colores de las características del Diseño aplicado.

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NOTA: Quizá usted desee anotar los colores automáticos antes de cambiar el color de algún elemento, porque en ocasiones es difícil determinar, a partir del maestro, exactamente qué tipo de objetos/características se verán afectados por los cambios de color y podría ser que usted quisiera regresar a los colores automáticos.

1. Oprima el botón del ratón con el cursor en la casilla rellena de color, colocándose al lado del elemento que usted desea cambiar.

2. Oprima el botón del ratón con el cursor en el botón “Cambiar Color (change color)” y haga la selección de los colores.

Fondo (background) Seleccione “FORMATO”: “Fondo” para efectuar los cambios al fondo de la diapositiva. La ventana de despliegue descendente le permite cambiar colores, patrones, matices, y otros efectos de relleno.

Todo objeto contenido en el Maestro de una Diapositiva (Slide master), incluyendo el diseño de la misma Plantilla de Diseño, se considera un Elemento del Maestro. Es posible elegir no mostrar los Elementos del Maestro en la diapositiva actual o en ninguna de las diapositivas, oprimiendo el botón del ratón con el cursor sobre la opción “Omitir los cuadros de fondo de la Matriz (omit background graphics from master)”. No es posible omitir selectivamente elementos de una diapositiva individual. Para omitir todos los Elementos de la Matriz, seleccionar “FORMATO”: “Fondo”. Oprimir el botón del ratón con el cursor en “Omitir cuadros de fondo de la Matriz”. Oprimir el botón del ratón con el cursor en “Aplicar” o en “Aplicar a todo”. Navegar durante el desarrollo Para navegar entre las diapositivas durante el desarrollo, se puede hacer uso de la Barra de Recorrido a la derecha de la pantalla. Presione y arrastre el deslizador (slider) para moverse continuamente a lo largo de la presentación. Un indicador muestra por cuál diapositiva está usted pasando en ese momento, así como el título de esa diapositiva. Suelte el deslizador para trasladarse a la diapositiva indicada.

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A fin de avanzar o retroceder una diapositiva completa, oprima el botón del ratón cuando el cursor está sobre la flecha de doble punta apropiada en la parte inferior de la Barra de Recorrido (scroll bar). Otra opción es trasladarse directamente hacia la diapositiva deseada oprimiendo el botón del ratón en la diapositiva misma en la ventana de esquema (outline pane). Todos los Diagramas Automáticos, excepto dos (de Página en Blanco y Objeto Grande) tienen un Fijador de Sitio para el Título. El deslizador demuestra una razón por la cual es importante siempre usar un diagrama que contenga un Fijador de Sitio para el Título y siempre ponerle título a cada diapositiva; el título sirve de orientación de diferentes ubicaciones dentro de la presentación.

Adicionalmente, la esquina inferior izquierda de la pantalla de PowerPoint muestra la diapositiva actual, entre el número total de diapositivas, así como el nombre de la Plantilla de Diseño aplicada a la presentación. Crear Listados con Viñetas Para crear un listado con viñetas (bulleted list) con Diagrama Automático, seleccione el Diagrama de Listados con Viñetas (Bulleted List layout), oprima el botón del ratón con el cursor en el principal Fijador de Sitio (placeholder) y comience a digitar. Cada vez que usted oprima ACEPTAR, el cursor automáticamente se coloca en el siguiente punto con viñeta. Si el texto que usted digita en un trabajo con viñetas tiene una longitud mayor de una línea, el texto automáticamente ajustará las líneas consecutivas y tendrá la sangría debida. Toda viñeta nueva es de un color gris desvanecido o pálido antes de que usted digite el primer carácter del elemento. Esto se debe a que la viñeta no aparecerá en la diapositiva a menos que tenga un texto que la acompañe. Ninguna diapositiva debe contener más de siete (7) puntos con viñeta. Los puntos con líneas múltiples no deberán tener más de 2-3 líneas cada uno. Se debe reducir el número de puntos con viñeta en proporción a las entradas de líneas múltiples.

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Para crear niveles de sangría consecutivos, asegúrese de que el cursor esté en la línea en la que usted quiere que comience el próximo nivel, luego oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta que reduce el nivel (demote).

Cada punto consecutivo permanecerá en el nivel actual hasta que usted oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta que Promueve el Nivel (promote) para regresar al nivel previo o en la Herramienta que Reduce el Nivel para agregar la sangría que corresponde al siguiente nivel. Estilos de viñeta A pesar de que usted puede establecer los estilos de viñeta en el Maestro, también puede cambiar el estilo de la viñeta en cualquier diapositiva o en cualquier punto con viñeta. Cuando se cambia el estilo de la viñeta, cada viñeta consecutiva en esa diapositiva, que haya sido promovida o reducida, tendrá ese estilo hasta que usted lo cambie al estilo automático o cambie a una diapositiva diferente.

Para cambiar el estilo de la viñeta, asegúrese de que el cursor esté en la línea de texto en la cual usted desea efectuar el cambio de viñeta, luego seleccione “FORMATO (format)”: “Viñeta (bullet)” NOTA: En ocasiones es difícil recordar exactamente cuál era el estilo de la viñeta automática, por lo tanto, preste atención a la viñeta seleccionada antes de proceder con los cambios.

Usted puede escoger de las selecciones que proporciona PowerPoint, escogiendo tanto el tamaño (como porcentaje del tamaño del Texto) y el color.

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Oprima el botón del ratón con el cursor en “Carácter (character)” para incluir algún símbolo instalado en su sistema. Tenga presente, sin embargo, que si usted escoge algún tipo de letra que no está instalado en la computadora con la cual usted va a hacer su presentación, la computadora de la presentación escogerá el tipo de letra más cercano al que usted escogió y es posible que el resultado no sea de su gusto. Tanto los tipos Symbol como Wingdings son estándar en la mayoría de las computadoras y deben aparecer tal como usted lo desea. PowerPoint 2000 también tiene unas viñetas en forma de “Cuadro (Picture)” en ClipArt de donde usted puede escoger. Agregar/Eliminar viñetas

La Herramienta Viñetas (bullet tool) es un interruptor. Oprima el botón del ratón una vez para colocar una viñeta al inicio de la línea de texto actual (aquella en la que el cursor está intermitente). Oprima el botón del ratón nuevamente para eliminar la viñeta. De esta manera usted podrá agregar viñetas al texto que usted ha digitado sin usar el Diagrama Automático de Viñetas. Trabajar con Texto En cualquier momento que usted quiera introducir cambios al formato del texto, debe resaltar el texto que ha de cambiar. La selección de la Barra de Herramientas de Texto (text toolbar) afectará únicamente el texto resaltado. Además de las herramientas de formato de texto estándares: de escogencia de tipo y tamaño de letra, negrita, cursiva y subrayado, también es posible alinear el texto a la izquierda, centrarlo o alinearlo a la derecha. A continuación se describen otras herramientas especiales. NOTA: Únicamente los tipos de letra True Type pueden quedar integrados y puede “llevárselos con usted”. Si la computadora con la que usted está llevando a cabo una presentación en pantalla no tiene instalado el tipo de letra que usted usó durante el desarrollo, el mismo sistema de la computadora hará una sustitución. Texto Sombreado La Herramienta de Texto Sombreado (shadow text tool) agrega una sombra leve detrás del texto. A pesar de que el efecto no es prominente, es una excelente herramienta para dar más definición al texto del título. NO se debe sombrear todo el cuerpo del texto porque esto le da una apariencia muy borrosa y dificulta la lectura.

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Para Sombrear un Texto 1. Digite el texto que va a ser sombreado. 2. Resalte el texto. 3. Oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta de Sombreado (shadow

tool). Aumentar/Reducir el Espaciado del Texto

Las Herramientas para Aumentar y Reducir el Espaciado de un Párrafo (increase/decrease paragraph) expanden y contraen respectivamente el espaciado de un párrafo. En general, la necesidad de aumentar el espaciado de un párrafo es poca, sin embargo, cuando usted se encuentra en una situación en que necesita más espacio, puede contraer el espaciado del párrafo usando la Herramienta Reducir Espaciado de Párrafo. Tenga cuidado de no usar excesivamente esta herramienta ya que, para efectos de legibilidad, es importante que haya suficiente espacio en blanco. Brocha de Formato

La herramienta Brocha de Formatos recoge cualquier formato que se haya aplicado a un texto existente y lo aplica a cualquier texto sobre el cual se pase. Los dos trozos de texto no tienen que estar en la misma diapositiva. Para usar la Brocha de Formato

1. Destaque el texto que contiene el formato que usted desea “recoger (pick up)”. 2. Oprima el botón del ratón con el cursor en Brocha de Formato. 3. Presione y arrastre el texto tal como usted haría para resaltarlo. El formato quedará

aplicado. Una vez que se aplica el formato, la Brocha de Formato se desactiva. Para aplicar el formato a selecciones múltiples de texto sin necesidad de oprimir el botón del ratón con el cursor en la Brocha de Formato entre una aplicación y la otra, oprima el botón del ratón dos veces con el cursor sobre Brocha de Formato. La Brocha permanecerá como herramienta seleccionada hasta que usted oprima el botón del ratón para desactivarla, permitiendo así que usted presione y la arrastre sobre secciones múltiples de texto, aplicando el mismo formato a cada una. Aumentar/Reducir Tamaño de la Letra

Usted puede aumentar o reducir el tamaño de la letra de un texto resaltado oprimiendo el botón del ratón con el cursor sobre la Herramienta de Aumentar o Reducir respectivamente el Tipo de Letra (Increase Font Size or Decrease Font Size Tool). La opción Tamaño hace los aumentos y las reducciones de acuerdo con los tamaños de letra estándares. Colores del Texto

Los colores del texto se seleccionan con la herramienta de Color de Letra (font color tool), ubicada en la Barra de Dibujo (drawing toolbar). El texto resaltado cambiará al color que se muestra en la banda que aparece debajo de la A.

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Para seleccionar colores adicionales o para ver los colores adicionales usados por usted en esta presentación que no son parte del plan, oprima el botón del ratón con el cursor en la flecha que apunta hacia abajo al lado de la A.

Encerrar palabras Sea que el texto se encuentre en un Fijador de Sitio o dentro de una ventana de texto, usted puede hacer más ancha o más angosta la ventana arrastrando el borde de esta. Esto afecta el espacio donde se encuentra encerrado el texto. Asegúrese de que el cursor tiene la apariencia de una flecha de dos cabezas para modificar el ancho del Fijador de Sitio. Una flecha de cuatro puntas trasladará el Fijador de Sitio de lugar. Dibujar Objetos

Para dibujar una línea, una flecha, un cuadrado o un círculo, seleccione la opción apropiada en la Barra de Dibujo (drawing toolbar). Al mover el cursor sobre la diapositiva tendrá la forma de una cruz fina. Presione y arrastre el cursor para abrir el espacio en el que se insertará el objeto. Cuanto más grande sea el área que usted abra, más grande será el objeto.

SUGERENCIA: Para dibujar una línea o flecha recta, o un cuadrado o círculo perfecto, mantenga oprimida “MAYÚSCULAS” mientras presiona y arrastra.

Seleccionar A fin de modificar algún objeto de PowerPoint, primero tiene que seleccionar el objeto. Cuando usted oprime el botón del ratón con el cursor en el objeto, verá unas Asas que rodean el perímetro del objeto. Esto le permite saber exactamente cuál es el objeto que usted está afectando.

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Borrar Para borrar un objeto, oprima el botón del cursor para seleccionarlo, y luego oprímalo con el cursor en Borrar (delete). Rellenar con colores Al dibujar objetos sólidos (cuadrados y círculos), estos se llenan con el color automático. La línea que aparece debajo del Cubo de Pintura es del color de relleno que está seleccionado.

Para rellenar un objeto con el color de relleno que está seleccionado, seleccione el objeto, luego oprima el botón del ratón con el cursor sobre la Herramienta Cubo de Pintura (Paintbucket Tool). A fin de cambiar el color de relleno, deje caer hacia abajo la flecha que aparece al lado del Cubo de Pintura y haga una nueva selección. También hay opciones adicionales en “Efectos de Relleno (fill effects)” e incluso se puede escoger no rellenar con ningún color.

Efectos de Relleno Los Efectos de Relleno (fill effects) incluyen Degradaciones (gradients) en las que usted puede seleccionar uno o dos colores de su preferencia, así como la dirección y las variantes de las degradaciones. Las Texturas (textures) son archivos de imagen similares al fondo de las páginas en red. Usted puede usar las opciones de PowerPoint o seleccionar un archivo de imagen de su estación de trabajo. Los Patrones (patterns) le permiten escoger dos colores y el patrón de diseño con el cual usted desea rellenar el objeto. La opción Fotografía (picture) le permite escoger un archivo de imagen de su estación de trabajo, la fotografía se autocentrará dentro del objeto seleccionado, escondiendo cualesquier partes de la imagen que no se muestren automáticamente dentro de la forma del objeto.

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Matices (Gradients)

Texturas (Textures)

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Patrones (Pattern)

Fotografías (Picture)

Efectos con Línea

Cada uno de los objetos para dibujar tiene una línea debajo que muestra el color automático. La línea que está debajo de la Herramienta Color de Línea (line color tool) es el color de línea seleccionado. A fin de dibujar la línea de contorno del objeto con el color de línea seleccionado, seleccione el objeto, luego oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta Color de Línea.

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Para cambiar el color de línea, deje caer la flecha hacia abajo y haga una nueva selección. Las otras opciones de la Herramienta Color de Línea incluyen colores y patrones similares a la Herramienta de Relleno.

A fin de modificar el estilo de la línea, el estilo del trazo, y el estilo de la flecha, oprima el botón del ratón con el cursor en estas herramientas, respectivamente, después de dibujar el objeto y mientras éste se encuentra seleccionado. Efectos del Objeto

Para agregar sombra o un efecto tridimensional a un objeto, seleccione el objeto, luego oprima el botón del ratón con el cursor en la herramienta elegida. Formas Automáticas y WordArt (Autoshapes y WordArt) Si usted no es de naturaleza particularmente artística, las Formas Automáticas y WordArt vendrán al rescate. Para usar las Formas Automáticas (Autoshapes),

1. En la Barra de Dibujo (drawing toolbar), oprima el botón del ratón con el cursor en la flecha que apunta hacia abajo al lado de Formas Automáticas (autoshapes), luego seleccione el tipo de forma.

2. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la forma que desee. El cursor se convertirá en una fina línea en forma de cruz al mover el ratón a través de la diapositiva.

3. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la diapositiva en el lugar donde desee colocar la forma.

4. Mueva el objeto, modifique su tamaño o color según su deseo.

Para usar WordArt, 1. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la Herramienta WordArt. 2. En la Galería de WordArt, oprima el botón del ratón con el cursor sobre el diseño que

usted desee, luego oprima el botón del ratón en “OK”:

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3. En la ventana de texto “Editar (edit)” de WordArt, digite su texto. También puede

cambiar el tipo y el tamaño de letra o ponerla en negrita o cursiva. Luego presione “Ok”.

La ilustración quedará colocada en el centro de la diapositiva y por lo general resulta más pequeña que lo que usted quisiera –presione y arrastre las asas para agrandar el objeto al tamaño deseado. Muchas de las aplicaciones de WordArt también tienen una pequeña asa amarilla o más de una en forma de diamante. Usted puede presionar y arrastrar cualquiera de éstas para modificar la forma del objeto.

Para modificar los colores en WordArt, asegúrese de que el objeto esté seleccionado, luego seleccione “FORMATO”: “WordArt” y elija las opciones.

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Herramienta de Texto

Para insertar texto en la diapositiva en un lugar que no sea el Fijador de Sitio 1. Oprima el botón del ratón en la herramienta de Texto (text toolbar). 2. Presione y arrastre el cursor sobre la diapositiva para crear una Ventana de Texto. 3. Digite en la ventana.

NOTA: Todo texto que usted digite en un Fijador de Sitio se mostrará en la Vista de Esquema (outline view). El texto insertado por medio de la Herramienta de Texto es tratado como un objeto y no se mostrará en el esquema. Mover Para cambiar de lugar un objeto en la diapositiva, selecciónelo, luego mueva el cursor sobre el objeto hasta que vea la flecha de cuatro puntas junto con el cursor. Presione y arrastre el objeto hasta la ubicación en que lo necesite. NOTA: Asegúrese de que sea una flecha de cuatro puntas y no una de dos puntas. Lo que hacen las flechas de dos puntas es redimensionar los objetos. Para mover una ventana de texto, selecciónela, luego mueva el cursor sobre el marco hasta que vea la flecha de cuatro puntas junto con el cursor. Presione y arrastre la ventana de texto hasta la ubicación en que usted la necesita. Si mueve el cursor dentro de la ventana, este cambiará a un punto de inserción de manera que usted podrá digitar o editar texto. Rotar

Para hacer rotar algún objeto, incluida una ventana de texto, 1. Oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta de Rotación (rotate tool). 2. Oprima el botón del ratón con el cursor en el objeto que se quiere hacer rotar. 3. Usted verá unos pequeños discos verdes en lugar de las asas normales en el objeto:

4. Al mover el cursor sobre el disco, este se transformará en un lazo circular. Coloque el

lazo sobre uno de los discos verdes, presione y arrastre hasta lograr la rotación deseada

5. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la Herramienta de Rotación para desactivarla.

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Hacer Superposiciones (layering) Cuando se hace una superposición de objetos, en ocasiones quedan ordenados incorrectamente. A fin de modificar el orden de la superposición,

1. Seleccione la capa que desee afectar. 2. Seleccione “DIBUJAR (draw)”: “Orden (order)” 3. Mueva la capa adelantándola (forward) o atrasándola (backward), hacia el frente (to

front) o hacia atrás (to back).

Agrupar o Separar (grouping or ungrouping) Generalmente cuando usted ha creado múltiples objetos y los ha colocado superpuestos en la secuencia en que los necesita, desea que permanezcan así. Al agrupar objetos múltiples, usted podrá moverlos o redimensionarlos como una sola entidad en lugar de manipular sus componentes individuales. Para agrupar objetos,

1. Dimensione cada objeto individual según lo requerido. 2. Superponga los objetos como sea necesario. 3. La selección de cada objeto se debe hacer antes de agruparlos. A fin de seleccionar

objetos múltiples, presione “MAYÚSCULAS (shift)”, luego oprima el botón del ratón con el cursor en cada uno de ellos. Una vez que oprime el botón del ratón, el objeto queda seleccionado y aparecen en él las asas. Suelte “MAYÚSCULAS” después de haber seleccionado cada uno de los objetos que deben agruparse.

NOTA: Si tiene problemas a la hora de oprimir el botón con el cursor sobre algún objeto que está mayormente oscurecido, trate con uso del ratón. 4. En la Barra de Dibujo (drawing toolbar), seleccione “Dibujar (draw)”: “Agrupar

(group)”. Usted verá que los conjuntos de asas de los objetos individuales se combinan, dejando un único juego de asas para el objeto agrupado.

En ocasiones, si su objeto es muy complejo, encontrará que es muy conveniente hacer el agrupamiento agregando los componentes de su objeto de manera acumulativa. Cuando termine un subconjunto de su objeto final, agrupe los componentes que haya terminado. Luego podrá continuar construyendo componentes adicionales, sabiendo que no moverá ni redimensionará la porción que haya completado. El tamaño del tipo de letra de textos incluidos en un objeto agrupado no cambiará si usted redimensiona el objeto agrupado; sin embargo, texto programado para acomodarse en torno a algún objeto se acomodará según las nuevas dimensiones dadas.

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Para manipular los componentes individuales de los objetos agrupados, no los debe separar. Para separar algún objeto, selecciónelo, luego en la Barra de Dibujo, elija “DIBUJAR (draw)”: “Separar (ungroup)”. Después de hacer la corrección, puede elegir Reagrupar (group). Usar Imágenes y Otros de ClipArt PowerPoint viene con una biblioteca de “clip-art” que incluye el clip-art tradicional, así como vídeos, fotografías, y sonidos. Usted puede también insertar en una presentación cuadros de otras Fuentes.

Para tener acceso a la Galería ClipArt de PowerPoint, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta “Galería ClipArt (clipart gallery tool)” (localizada en la Barra de Dibujo (drawing toolbar)). Para usar una imagen de la Galería ClipArt, en el recuadro de diálogo “Insertar ClipArt (insert clipart)”, escoja la categoría que pertenece al tipo de imagen que usted está buscando. Luego elija la imagen que desee. Una caja que se abre sorpresivamente le permitirá: insertar la imagen, dar un vistazo previo a la ilustración, agregarla a una categoría diferente y además, o en su defecto, encontrar ilustraciones similares

El mayor beneficio que se puede obtener de la Galería ClipArt es que usted puede agregar selecciones múltiples a su presentación, sin salirse de la Galería. Las imágenes de ClipArt se insertarán en el centro de la diapositiva. Usted las puede mover, agrandar o reducir.

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Si usted está conectado a la Internet, puede bajar ilustraciones adicionales de la Galería de Arte en línea de Microsoft (oline Art Gallery) oprimiendo el botón del ratón con el cursor sobre Ilustraciones en Línea. Usted puede manipular aún mas los objetos de PowerPoint usando el instrumento de separar los objetos (ungroup). Separar un objeto importado por ejemplo de ClipArt, lo convertirá en un dibujo de Microsoft Office, y usted perderá toda información sobre su vinculación con otras cosas. Sin embargo, es improbable que ClipArt tenga alguna información de vínculos. Para cambiar los colores de un elemento ClipArt de PowerPoint,

1. Seleccione la ilustración, luego en la Barra de Dibujo elija “DIBUJAR (draw)”: “Separar (ungroup)”. Usted verá el mensaje: “Esta es una fotografía importada, no un grupo. ¿Desea convertirla a un objeto de dibujo de Microsoft Ofice? (This is an imported picture, not a group. Do you want to convert it to a Microsoft Office drawing object?)” Oprima el botón del ratón con el cursor en “Sí (yes)”. Esto no cambiará la ilustración original en la Galería, sino que le permitirá a usted manipular los componentes individuales del objeto. Probablemente usted quede sorprendido al ver la cantidad de componentes individuales que conforman el objeto. Si se construyeran mediante un agrupamiento acumulativo (incremental grouping), los objetos individuales podrían separarse aun más.

2. Oprima el botón del ratón con el cursor en la imagen para inactivar todos los objetos, luego marque el componente que usted desee recolorear.

3. Oprima el botón del ratón con el cursor en el icono del Cubo de Pintura (paintbucket) y escoja el color de relleno o el efecto que desee. También puede escoger cambiar el color de la línea.

4. Una vez que haya terminado de modificar los componentes del objeto, puede reagruparlos. Puesto que es altamente improbable que usted pueda resaltar cada componente oprimiendo el botón del ratón sin dejar ninguno por fuera, será necesario que los seleccione de forma diferente:

Para seleccionar múltiples objetos usando el ratón,

1. Coloque el cursor del ratón más allá de la esquina del objeto que va a ser reagrupado. Asegúrese de comenzar lo suficientemente lejos de los objetos para recoger todos los componentes.

2. Presione y arrastre diagonalmente a través de los objetos para seleccionar todos los componentes. Asegúrese de no incluir por error en la selección algún objeto que no quiera seleccionar. (Es posible que tenga que intentar este paso varias veces; es un poquito difícil de dominar).

3. Después de seleccionar todos los componentes, en la Barra de Dibujo elija “DIBUJAR (draw)”: “Agrupar (group)” (o “Reagrupar (regroup)”).

Archivos vinculados Algunos sonidos, cortos de vídeo, y fotografías (lo mismo que estos tipos de archivos que usted obtiene de fuentes externas a PowerPoint) se pueden insertar como objetos con vínculos. Esto significa que usted debe colocar los archivos originales de los objetos con

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vínculos en la misma carpeta de la presentación. Una vez que estén en esa carpeta, insértelos en la presentación. Esto le permitirá a PowerPoint “encontrar” el archivo durante una presentación. Sonido, Cortos de Vídeo y Fotografías El sonido, los cortos de vídeo o las fotografías se insertan de la misma manera que las imágenes de ClipArt. Si usted está conectado a la Internet, puede descargar ilustraciones adicionales de la Galería de Arte en línea de Microsoft, oprimiendo el botón del ratón con el cursor en “Ilustraciones en Línea (online cliparts)”. Cuando se insertan estos objetos, quedan colocados en el centro de la diapositiva. Usted podrá oprimir el botón y arrastrarlos a las nuevas ubicaciones. ¡El PowerPoint 2000 ahora acepta archivos animados gif!

Cuando se inserta un sonido, un icono con un parlante queda colocado en el centro de la diapositiva.

Cuando se inserta un vídeo, la pantalla de apertura del vídeo queda insertada en la diapositiva.

Activar Los elementos de vídeo y sonido se deben activar para que funcionen en la presentación. En el caso de algunos tipos de archivos, PowerPoint le preguntará a la hora de insertar el archivo si quiere que este comience a funcionar automáticamente o si desea que funcione haciendo clic en él. Para activar un archivo de este tipo, oprima el botón del ratón con el cursor en el icono para escogerlo y elija “PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show)”: “Ajustes Para la Acción (action settings)”. Usted puede decidir si los archivos de sonido o video van a funcionar al oprimir el botón del ratón o al pasar el cursor por encima. Si elige oprimir el botón del ratón, tendrá que oprimir el botón del ratón con el cursor sobre el icono durante la presentación para que comience a funcionar. Si elige pasar por encima, tendrá que pasarle al icono por encima con el cursor para que comience a funcionar. Uso de Cuadros PowerPoint usa “Cuadro de Microsoft (Microsoft Graph)” para que usted pueda crear tablas sencillas en una presentación. Sin embargo, los cuadros y los gráficos están entre los elementos más complejos en PowerPoint y tienen numerosas opciones. Probablemente usted necesite experimentar con tablas para ver las numerosas opciones disponibles.

Para crear un cuadro, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta de Cuadro (chart tool). (O escoja el Diagramador Automático de Cuadros (chart autolayout) y oprima el botón del ratón dos veces dentro del Fijador de Sitio de “Cuadro (chart)” para crear un cuadro).

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Se abrirá una nueva ventana que muestra una hoja de cálculo simulada, un gráfico basado en los datos de dicha hoja simulada, un menú de tablas, y opciones de barras de herramientas.

Para insertar sus propios datos, reemplazando los datos simulados, digite en cada celda tal como lo haría en una aplicación cualquiera de hoja de cálculo. Al hacer esto, usted verá que las modificaciones en el gráfico reflejan las modificaciones hechas a los datos. Usted también podrá cambiar los tipos, los colores, y otros aspectos del formato del cuadro escogiendo las opciones apropiadas del menú y de la barra de herramientas. CONSEJO: Si la ventana de la hoja de cálculo está oscureciendo el gráfico, usted puede oprimir el botón del ratón y arrastrar la franja de color en la parte superior de la ventana para trasladarla a una nueva ubicación.

Para aceptar la modificación de los datos e insertar el cuadro en la diapositiva de PowerPoint, oprima el botón del ratón con el cursor en cualquier lugar fuera del borde del cuadro.

Para modificar el cuadro en el futuro, oprima el botón del ratón dos veces con el cursor en el cuadro para reiniciar “Gráfico (graph)” de Microsoft.

Para borrar el cuadro, márquelo; luego oprima el botón del ratón con el cursor en “SUPRIMIR (delete)”.

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Crear Hipervínculos Los hipervínculos hacen que al escogerse un objeto se produzca un traslado a una nueva ubicación o se realice una acción. Usted puede crear su propio objeto o escoger un botón de “Acción de Forma Automática (autoshape action button)”. Para vincular un objeto a una acción, marque el objeto, luego escoja “PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show)”: “Ajustes para la acción (action settings)”. En el recuadro de diálogo “Configuración de la Acción (Action Settings dialog box)”, escoja “Oprimir el Botón del Ratón (mouse click)” o “Pasar el Cursor del Ratón por encima (mouse over)”. Luego escoja el botón de “Hipervinculación (hyperlink to)” y luego seleccione el destino o la acción. Usted también podrá escoger que se oiga un sonido de los ya incorporados en PowerPoint durante esta acción y, además, o en su defecto, que el objeto se resalte al oprimirse el botón del ratón con el cursor sobre él.

Animar la Presentación Para animar un objeto individual en una diapositiva de PowerPoint

1. Marque el objeto. 2. Escoja “PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show)”: “Preconfigurar Animación

(preset animation)”. 3. Escoja el efecto de animación que desee para el objeto marcado.

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Superposiciones o diapositivas animadas Podría serle útil incluir en una presentación un objeto superpuesto construyéndolo capa por capa en la pantalla. Para animar un objeto superpuesto o para animar cada uno de los objetos de una diapositiva:

1. Seleccione “PROGRAMA DE DIAPOSITIVAS (slide show)”: “Animación Personalizada (custom animation)”. (Usted debe estar en Vista Normal (normal), de Esquema (outline) o de Diapositiva (slide)).

2. En el recuadro de diálogo “Animación Personalizada”, cada objeto está identificado en el recuadro bajo la leyenda: “Ponga una marca para animar objetos en las diapositivas (check to animate slide objects)”. Si usted no recuerda qué es un objeto particular, oprima el botón del ratón con el cursor sobre el nombre del objeto en la lista y el objeto aparecerá seleccionado en la ventana de presentación preliminar.

3. Oprima el botón del ratón con el cursor en la casilla de marcar el objeto para

animarlo. Este será agregado a la lista del orden de animación. 4. Para cambiar el orden en que aparecen los objetos animados, marque el objeto en la

lista del orden de animación, luego oprima el botón del ratón con el cursor sobre la flecha ascendente o descendente para mover el objeto a lo largo de la lista.

5. Determine si el objeto ha de aparecer solo oprimiendo una vez el botón del ratón o después de cierto número determinado de segundos.

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Para escoger otros efectos tales como efectos de sonido y cómo va a aparecer el objeto en la diapositiva durante una presentación en pantalla, oprima el botón del ratón con el cursor sobre la pestaña “Efectos (effects)”. Para animar un texto

1. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la pestaña “Efectos (effects)”. 2. En la sección “Introducir Texto (introduce text)”, de la ventana que se despliega hacia

abajo, determine si el texto se va a introducir completo de una vez, si será palabra por palabra o letra por letra.

Para animar cuadros oprima el botón del ratón con el cursor en la pestaña “Efectos de Cuadros (chart effects)”. Usted podrá determinar si introduce los datos por series, categorías o elementos. NOTA: Tenga cuidado de no usar demasiados efectos en una sola presentación porque pronto esto podría desmejorarla en lugar de mejorarla. Usar Herramientas de PowerPoint Corrector de Estilo El Revisor de Estilo (style checker) revisa la ortografía, la claridad visual y las mayúsculas/minúsculas, así como la puntuación final. Esta valiosa herramienta verifica la correspondencia de mayúsculas/minúsculas en cada Fijador de Sitio de Títulos, independientemente de si se ha incluido o no la puntuación final, y vela por que el diseño de cada diapositiva ofrezca una legibilidad máxima.

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Para activar un revisor de estilo, Seleccione “HERRAMIENTAS (tools)”: “Opciones (options)”. Oprima el botón del ratón con el cursor sobre la pestaña “Ortografía y Estilo (spelling and style)” y asegúrese de haber seleccionado “Verificar Estilo (style)”. A pesar de que las opciones se pueden cambiar, las configuraciones automáticas en general son las mejores para una gran presentación. El Asistente del Office automáticamente revisa el estilo conforme usted va desarrollando su presentación. Para que esta opción funcione, usted debe tener activado el Asistente. Para activar el Asistente,

1. Escoja “AYUDA (help)”: “Mostrar el Asistente de Office (show the Office Assistant)”. 2. Oprima el botón derecho del ratón con el cursor sobre el Asistente y elija “Opciones

(options)”. En “Opciones”, marque la casilla “Use el Asistente de Oficina (use the Office Assistant)”.

Los aspectos de Estilo están marcados con el icono de una bombilla. Ampliador (zoom)

La herramienta de ampliación permite ampliar la imagen y acercarse para trabajar mejor en una de sus partes. Para usar el ampliador (zoom), oprima el botón del ratón con el cursor en la ventana que se despliega hacia abajo mostrando los porcentajes de ampliación disponibles.

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Diapositiva en Miniatura Cuando usted aplica el ampliador a la vista de su diapositiva de modo que no se puede ver toda la diapositiva en la pantalla en un mismo momento, el PowerPoint creará una Diapositiva en Miniatura en blanco y negro en la esquina. Esto le permitirá ver los efectos generales de los cambios que está realizando en la diapositiva.

También puede elegir trabajar en la modalidad blanco y negro escogiendo “VER (ver)”: “Blanco y Negro (black and white)”. Para ver una vista pequeña de color de la diapositiva con la que usted esté trabajando en blanco y negro, seleccione “VER”: “Diapositiva en Miniatura (slide miniature)”. Empacar y Partir Empacar y Partir empaca todos los archivos y tipos de letra (solamente True Type) usados en una presentación. Cuando usted tenga la intención de mostrar el programa de diapositivas en una computadora que no tenga instalado el PowerPoint, también puede empacar en el disco el Visor de PowerPoint (PowerPoint Viewer). (El visor es una forma de mostrar la presentación en pantalla sin que la computadora tenga instalada la aplicación completa de PowerPoint). La Herramienta “Empacar y Partir (Pack and Go tool)” comprime la presentación, creando un archivo ejecutable con el cual se hace correr la presentación (y cualesquiera archivos adicionales de la presentación actual que necesite). Si la presentación sobrepasa la capacidad de un disquete, “Empacar y Partir” le indicará que se requieren más discos. Para “Empacar y Partir” escoja “ARCHIVO (file)”: “Empacar y Partir (pack and go)”, luego siga las indicaciones en pantalla. Para hacer una presentación en pantalla, copie el archivo ejecutable “Empacar y Partir” en la computadora de la presentación. Luego “desempaque” la presentación oprimiendo dos veces el botón del ratón con el cursor en el archivo ejecutable. “Empacar y Partir” le sugerirá insertar otros discos si es necesario.

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NOTA: Será útil que usted numere sus discos cuando “Empacar y Partir” esté creando su presentación, para que usted sepa el orden correcto en que tiene que insertarlos al desempacar. Trabajar en la Vista de Esquema La Vista de Esquema (outline view) le permite digitar el texto de la presentación en un ambiente más parecido al de un procesador de palabras que el que ofrece la Vista de Diapositiva. Al ir digitando en la Vista de Esquema, usted podrá ver una imagen en miniatura y en color de la diapositiva con la que está trabajando. El texto que usted digite en la Vista de Esquema quedará insertado en los Fijadores de sitio para Título y para Texto Sangrado de la diapositiva.

En esta vista no se muestran objetos gráficos. Cada diapositiva individual está numerada y se muestran los puntos de un texto sangrado. Para adelantar o atrasar puntos de un texto sangrado, asegúrese de que el cursor esté en la línea que usted desee afectar, luego:

oprima “TAB” para adelantar un punto de texto sangrado en una diapositiva. oprima “MAYÚSCULAS (shift)” + “TAB” para retornar a un sangrado previo.

Si usted se encuentra en el nivel del título (que aparecerá en negrita), para crear una diapositiva nueva, oprima “ACEPTAR (enter)”. Para reordenar las diapositivas, oprima el botón del ratón con el cursor en el icono de diapositiva de la diapositiva que desee mover. Todo su contenido quedará resaltado y el

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cursor se transformará en una flecha de cuatro puntas. Oprima el botón del ratón y arrastre la diapositiva a su nueva ubicación. Usar las Páginas de Notas Automáticamente aparece una Ventana de Notas debajo de la Ventana de Diapositiva en la Vista Normal. Usted puede digitar las notas en esta ventana, pero es posible que quiera agregar notas en una área de mayor tamaño o ver cómo se verá la Página de Notas al imprimirse. Para ver la Página de Notas, escoja “VER (ver)”: “Página de Notas (notes pages)”. La Página de Notas muestra una pequeña vista de la diapositiva y deja espacio al pie para digitar notas. Las Notas son herramientas maravillosas que se pueden imprimir para hacer referencia a ellas mientras se está realizando una presentación en pantalla.

En esta vista, la diapositiva misma generalmente se muestra en un 40% a fin de que se vea la página completa en la pantalla. Esto, para la mayoría de nosotros, no nos permite leer fácilmente las notas que estamos digitando.

Para aumentar el área de escritura a un tamaño que permita mejor visibilidad con el objeto de que pueda verse lo que está digitando, oprima el botón del ratón con el cursor sobre la ventana que se abre hacia abajo en la Herramienta “Ampliador (zoom)” y escoja la proporción de aumento que requiera. También puede usar “VER (view)”: “Maestro (master)”: “Maestro de Notas (notes master)” para incluir elementos de la matriz en las Páginas de Notas o para cambiar el tamaño de la diapositiva y además, o en su defecto, de las áreas de notas.

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Usar el Clasificador de Diapositivas (slide sorter)

El Clasificador de Diapositivas muestra una imagen en miniatura de cada diapositiva en la presentación. Desde esta vista es fácil reordenar la presentación, hacer duplicados de diapositivas, eliminar diapositivas, y colocar transiciones en la presentación. Para colocar su presentación en la Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter view), oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta Clasificador de Diapositivas (slide sorter tool). La diapositiva con la que está trabajando queda señalada mediante un borde más grueso.

Para seleccionar una diapositiva diferente, oprima el botón del ratón con el cursor en la diapositiva con la que usted quiere trabajar ahora. Para duplicar o borrar la diapositiva con la que está trabajando, escoja “CORREGIR (edit)”: “Duplicar (o Eliminar) Diapositiva (duplicate or delete)”. PowerPoint proporciona indicadores visuales debajo de cada diapositiva que muestran las transiciones de las diapositivas, animaciones de texto o la duración que usted le haya asignado a dicha diapositiva.

Usar transiciones Las transiciones determinan los efectos aplicados cuando usted se mueve de una diapositiva a otra durante una presentación en pantalla. Usted tiene que estar en la Vista de “Clasificador de Diapositivas (slide sorter)” para tener acceso a la Barra de Herramientas de Transición (transition toolbar). Para seleccionar únicamente un efecto de transición, oprima el botón del ratón con el cursor en la ventana de despliegue descendente al lado de las palabras “Sin Transición (no transition)” y seleccione una transición. A fin de disponer de otras opciones de transición, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta de Transición de Diapositivas.

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Cuando usted oprime el botón del ratón con el cursor en la Herramienta de Transición de Diapositivas, el recuadro de diálogo de Transición de Diapositivas no solo le permite escoger un efecto de transición de una ventana desplegable hacia abajo, sino que le ofrece también otras opciones que afectan su presentación en pantalla.

RECOMENDACIÓN: No use una transición diferente en cada diapositiva porque la atención de su audiencia debe permanecer enfocada en usted y el contenido, no en los efectos. Si usted quisiera usar transiciones múltiples, una buena regla es aplicar una transición única a cada diapositiva en un módulo específico de la presentación. En general, usted debe dejar establecida la Velocidad del Efecto (speed effect) en el nivel Rápido (fast). Esto introduce el contenido de la siguiente diapositiva rápidamente y mantiene la atención de su audiencia centrada en el contenido de la presentación. PowerPoint cuenta con unos pocos sonidos que ya tiene incorporados. Para generar un sonido cuando la diapositiva está en transición, escoja el efecto en la ventana de despliegue descendente en “Sonido (sound)”. Salvo que usted tenga una razón muy bien pensada para hacerlo, evite que el sonido continúe repitiéndose hasta que llegue el siguiente efecto. En muy poco tiempo podría esto volverse muy molesto mientras usted está haciendo la presentación, a la vez que le entorpece su expresión. Además, en muchas de las localidades donde se realizan las presentaciones no se dispone de parlantes adecuados conectados a la computadora que permitan a toda la audiencia escuchar el sonido. La acción “Avanzar (advance)” determina cuándo la diapositiva actual da paso a la siguiente.

Al oprimirse una vez el botón del ratón avanza la presentación a la siguiente diapositiva o muestra el siguiente punto del texto sangrado, únicamente al oprimirse el botón del ratón (también es posible usar las flechas del teclado o la barra espaciadora).

Automáticamente: hace la transición xx segundos después de finalizada la transición precedente.

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NOTA: Asegúrese, si selecciona “Automáticamente (automatically)”, de eliminar la marca de “Activado” junto a la leyenda: “Al oprimirse el botón del ratón (on mouse click)”.

o Para presentaciones que corren solas, cuyo funcionamiento es similar al de una presentación en un quiosco, por ejemplo, donde el público puede detenerse, mirar, y luego partir, en general, podría usted establecer el pase en intervalos de 3 a 5 segundos.

o Para una presentación en la que usted va hablando en sincronización con la presentación, generalmente usted va a querer establecer el pase en intervalos de 3 a 5 minutos.

Ensayar la Distribución del Tiempo (rehearse timings) La Herramienta “Ensayar la Distribución del Tiempo (Rehearse Timing Tool)” le permite a usted practicar una presentación en pantalla, independientemente de los tiempos establecidos por usted previamente para los avances. La herramienta establece el tiempo no solamente para la presentación entera, sino también para cada diapositiva individual, conforme usted va ensayando. Cada vez que usted hace avanzar una diapositiva, el tiempo queda registrado. Para tener acceso a la Herramienta “Ensayar la Distribución del Tiempo”, usted debe estar en la Vista “Clasificador de Diapositivas (slide sorter view)”.

Para usar la Herramienta “Ensayar la Distribución del Tiempo (Rehearse Timing Tool)”, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta “Ensayar la Distribución del Tiempo (Rehearse Timing Tool)”. Cuando usted haya terminado de ensayar, PowerPoint le mostrará el tiempo total de duración de la presentación ensayada y le preguntará si desea registrar la nueva distribución del tiempo. Si usted oprime el botón del ratón con el cursor en “Sí (yes)”, estos tiempos nuevos remplazarán cualesquier tiempos para el avance que usted haya establecido previamente para la presentación.

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Efectos con Textos Sangrados (bullet effects) La Herramienta “Animación Preestablecida de Texto (text preset animation tool)” controla la forma en que los puntos de un texto sangrado aparecen en la presentación durante una presentación en pantalla. Para tener acceso a la Herramienta “Animación Preestablecida de Texto”, usted tiene que estar en la Vista “Clasificador de Diapositivas (slide sorter)”. Para animar puntos de un texto sangrado, la diapositiva que contiene los puntos con el texto sangrado tiene que ser la diapositiva con la que está usted trabajando. Luego oprima el botón del ratón con el cursor sobre la ventana de despliegue descendente y escoja el efecto de animación que desee.

Diapositivas escondidas Usted puede esconder diapositivas en una presentación. Las diapositivas escondidas permanecen a su disposición como parte de la presentación guardada y usted tiene acceso a ellas durante el transcurso de su presentación o en presentaciones futuras, pero no aparecen como una de las dispositivas consecutivas de la presentación durante el programa.

Para tener acceso a la Herramienta “Diapositiva Escondida (hidden slide)”, tiene que estar en la “Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter view)”. Para esconder una diapositiva, asegúrese de que sea la diapositiva con la que está trabajando y luego oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta “Esconder Diapositiva (hide slide)”.

Las diapositivas escondidas se muestran en la Vista “Clasificador de Diapositivas” con una raya a través del número de la diapositiva. La Vista de Diapositiva no establece ninguna diferencia entre diapositivas escondidas y no escondidas, y todas están en la lista. Durante la presentación, no obstante, las diapositivas escondidas pasan sin aparecer en el programa salvo que usted lo decida concretamente haciendo uso del Navegador para el Programa de Diapositivas (slide show navigator).

Imprimir la Presentación Cuando usted imprime una presentación, dispone de varias opciones. Puede imprimir todas las diapositivas, la diapositiva actual, o una selección de diapositivas. Las selecciones pueden ir separadas por una coma o por un guión, así: 2, 3, 5-9. Usted puede escoger el formato del trabajo impreso.

Diapositivas (slides) — imprime una sola página por diapositiva en papel de 8½ x 11.

Páginas de Notas (notes pages) — imprime una sola página de notas en papel de 8½ x 11

Esquema (outline) — imprime el esquema de la presentación en papel de 8½ x 11.

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Material para entregar (handouts) — La opción más popular para el material que se entrega es imprimir tres diapositivas por página. Esta opción imprime tres diapositivas a lo largo del margen izquierdo y un campo con rayado común a la derecha de cada diapositiva en el cual se pueden tomar notas.

Si usted decide imprimir dos diapositivas por página, cada página contendrá vistas de media página de dos diapositivas consecutivas. Con seis o nueve diapositivas por página, la impresión será de seis (o nueve) diapositivas consecutivas de igual tamaño en cada página. Estas opciones no incluyen espacio para tomar notas.

Para dar más definición a las diapositivas impresas, usted puede decidir ponerle un marco a las diapositivas. Esto las encierra en un marco de línea sencilla. Si usted está imprimiendo una presentación a color en una impresora de blanco y negro, la impresora interpreta todos los colores como matices de gris. Otra posibilidad sería oprimir el botón del ratón con el cursor en la opción “blanco y negro (pure black and white)” de la impresora. La impresora entonces eliminará todos los matices. Usted perderá detalle, quedando solamente texto y el delineado de los gráficos.

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Hacer una Presentación en Pantalla

Ver Exposición de Diapositivas (slide show view) le permite ver la presentación en el monitor de su computadora tal como la verá la audiencia cuando le sea proyectada. La presentación/programa comenzará con la diapositiva con la que está trabajando, por lo tanto, si usted desea ver la presentación desde el inicio, asegúrese de estar en la primera diapositiva antes de seleccionar la Herramienta “Ver Programa de Diapositivas (slide show view tool)”. Para cambiar a “Ver Exposición de Diapositivas”, oprima el botón del ratón con el cursor en la Herramienta “Ver Exposición de Diapositivas”.

Cuando usted está haciendo una presentación en pantalla, al mover el ratón el control del programa se hace visible en la esquina inferior izquierda. Esto le permite tener acceso al navegador y a otras herramientas. Estos controles son casi invisibles debido a que adoptan las características del fondo que usted haya elegido para esa diapositiva, pero siempre aparecen en la misma ubicación, por lo tanto, usted se acostumbrará a verlos. Para tener acceso a los controles del programa, oprima el botón del ratón con el cursor en cualquier lugar dentro del rectángulo de los controles de la exposición. Navegar durante la presentación Durante una presentación, usted puede navegar hacia una diapositiva diferente haciendo la selección en el menú “Controles del Programa de Diapositivas (slide show controls menu)”. Usted se podrá trasladar a la diapositiva Siguiente o Previa. También se podrá trasladar directamente a una diapositiva seleccionando su Título en la lista, o seleccionando el Navegador de Diapositivas.

El Navegador de Diapositivas abre un recuadro de diálogo en el cual usted puede seleccionar la diapositiva que desee. Si hubiera más diapositivas que las que pueda contener el recuadro, este proporcionará una barra de recorrido. La lista de Títulos de las diapositivas generalmente proporciona un acceso más fácil, salvo si se tiene más de aproximadamente 26 diapositivas, entonces usted tendrá que apuntar a la flecha al pie de la lista y recorrerla. Cuando la diapositiva que usted desee se haga visible en la lista, usted podrá escogerla. El título de cada diapositiva oculta (hidden slide) aparecerá en la lista de navegación, identificado por un paréntesis alrededor del número de la diapositiva. Esta característica le

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permite a usted incluir diapositivas con información complementaria, pero no tener acceso a ellas salvo si es concretamente necesario. La diapositiva con la que está trabajando aparece señalada con una marca al lado del Título de la diapositiva. Vigilante de Reuniones (meeting minder) Vigilante de Reuniones es una forma de hacer apuntes y realizar tareas durante una presentación en pantalla. Para tener acceso a Vigilante de Reuniones durante una presentación, oprima el botón del ratón con el cursor en “Controles del Programa (show controls)” y seleccione “Vigilante de Reuniones (meeting minder)” Entonces podrá digitar notas, asignar tareas, e identificar fechas de vencimiento. También podría decidir grabar el Acta de la Reunión, oprimiendo el botón del ratón con el cursor en la pestaña Acta de la Reunión (meeting minutes).

La Agenda (schedule) abre una cita en blanco de Microsoft Outlook para que usted proporcione los detalles.

Exportar (export) le permite enviar el acta de la reunión con los puntos sobre la acción al Microsoft Word como RTF (formato de texto enriquecido) o asuntos que surjan con posterioridad a la acción a la lista de Tareas del Microsoft Outlook.

El PowerPoint inserta los puntos de acción que usted haya incluido en el Vigilante de Reuniones en una diapositiva final al término de su presentación. Esto pone a su disposición las notas y tareas registradas durante la presentación para ser revisadas al final de ella. Si fuera necesario mantener permanentemente estas notas en su presentación, asegúrese de guardar su archivo antes de salir de PowerPoint y de apagar su computadora.

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Notas del Conferencista Durante una presentación, usted podrá hacer anotaciones por medio de los Controles del Programa. Las notas que usted agregue quedan registradas en la Página de Notas que corresponde a esa diapositiva. Para guardar notas, en los Controles del Programa seleccione “Notas del Conferencista (speaker notes)”. Tenga presente que sus notas son visibles para la audiencia mientras usted las está digitando, aun cuando no haya decidido imprimir las Páginas de Notas para su audiencia.

Anotaciones en Pantalla Durante una presentación, usted podrá hacer “anotaciones (mark)” en una diapositiva con la Herramienta “Bolígrafo (pen tool)”. Para crear acotaciones al margen, seleccione “Bolígrafo (pen)” en “Controles del Programa (show controls)”. Verá el cursor transformarse en un bolígrafo. Oprima el botón del ratón y arrástrelo para hacer marcas en la diapositiva. Las marcas hechas con el Bolígrafo permanecen en la diapositiva siempre que esta sea la diapositiva con la cual está trabajando.

Para cambiar los colores del Bolígrafo, en los Controles del Programa, seleccione “Opciones de Puntero (pointer options)”: “Color del Bolígrafo (pen color)”, luego seleccione el color que desee. Tiene que hacer las selecciones de color antes de escoger el bolígrafo para “rayar (mark)” la diapositiva.

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Tiene que cambiar de bolígrafo al cursor regular para que la presentación pueda avanzar. Para eliminar el bolígrafo y regresar a un cursor regular, oprima el botón del ratón con el cursor en “Flecha”, en los Controles del Programa. Pausa en una presentación Es posible que usted quiera hacer una pausa durante una presentación para comentarios. Usted tiene dos opciones.

Para hacer una pausa durante la presentación y dejar visible la diapositiva,

en “Controles del Programa (show controls)”, escoja “Pantalla (screen)”: “Pausa (pause)”.

Para hacer una pausa durante la presentación dejando la pantalla negra, en

“Controles del Programa”, escoja “Pantalla”: “Pantalla Negra (black screen)”. La Pantalla Negra centra la atención del público en usted y no en el contenido de la pantalla.

Para regresar a su presentación de cualquiera de estas dos opciones, en “Controles del Programa” escoja “Reanudar (resume)”. Para finalizar prematuramente la presentación, en “Controles del Programa”, escoja “Terminar Programa (end show)”. También podrá terminar la presentación oprimiendo “ESC”. Esconder el Bolígrafo Otra opción a su disposición en las Opciones de Puntero (pointer options) es “Escondido (hidden)”. Cuando usted selecciona “Escondido”, el cursor de su ratón ya no está a su disposición ni es visible en la pantalla. Esto es ventajoso cuando usted está haciendo correr una presentación en la modalidad de quiosco y no desea que los invitados muevan el ratón dejando los Controles del Programa a la vista o hagan selecciones. También es ventajoso si usted está haciendo una presentación y ha decidido usar las flechas del teclado para avanzar

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en la presentación en lugar de usar el ratón. Para anular este cambio de opción, oprima ESC y detenga la presentación. Combinar presentaciones Usted puede combinar presentaciones o copiar diapositivas existentes de una presentación a otra. Para trabajar con dos presentaciones simultáneamente:

1. Abra ambas presentaciones. 2. Seleccione “VENTANA (window)”: “Organizar Todo (arrange all)” para mostrar ambas

presentaciones una al lado de la otra en la pantalla.

NOTA: la presentación que estaba activa cuando usted hizo la escogencia de “Organizar Todo”, será la de la izquierda.

3. Nótese que cada presentación tiene su propia Barra de Navegación en la esquina

inferior izquierda de su ventana respectiva. Ponga cada presentación en Vista de “Clasificador de Diapositivas (slide sorter)”.

4. Use la Barra de Recorrido para navegar a lo largo de cada presentación hasta que

pueda ver la diapositiva que desea copiar en la presentación original y la ubicación en la presentación de destino donde quiere colocar la diapositiva.

5. Presione y arrastre la diapositiva de una presentación a otra. NOTA: No podrá arrastrar la diapositiva si la presentación original está en “Vista de Diapositiva (slide view)” y la presentación de destino está en “Vista de Clasificador de Diapositivas (slide sorter view)”.

Cuando usted oprime y arrastra, usted elimina la diapositiva de su presentación original. Si usted quiere mantener la presentación original tal cual era, NO la guarde cuando cierra la presentación. Una alternativa es oprimir el botón derecho del ratón con el cursor en la diapositiva que debe moverse y escoger “COPIAR (copy)”; luego se oprime el botón del ratón con el cursor en la presentación de destino y se pega (paste). Note que la diapositiva “transplantada” asume las características de la presentación que la recibe, incluyendo el plan de colores. Tablas que aparecen en la diapositiva transplantada serán actualizadas reflejando los colores de la presentación de destino.

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Animación de Plantillas de Diseño PowerPoint Usted ha aprendido mucho sobre la creación de una presentación efectiva en PowerPoint. He aquí la característica que distinguirá a su presentación de todas las demás: la animación de las plantillas mismas de diseño de PowerPoint. Utilizando su conocimiento en el uso de Maestro de Diapositivas (master slide), del agrupamiento y separación de objetos (group and ungroup), de la recoloración de objetos (recolor) y de la animación (animate), usted puede agregar sus propios toques personales a las Plantillas de Diseño mismas de PowerPoint. Para la animación más efectiva, escoja aquellos diseños que contienen objetos concretos, tales como destellos, trópicos y teatro, en vez de diseños mezclados y sombreados. Animación de diseños de plantilla 1. Escoja “VER (view)”: “Maestro (master)”: “Maestro de Diapositiva (master slide)”. 2. Oprima el botón del ratón con el cursor en un sitio vacío de la diapositiva (no en un recuadro de texto). 3. Oprima “ESC” para soltar todos los objetos. 4. Oprima el botón del ratón con el cursor en el objeto que desea animar (recuerde que puede agrupar objetos para que funcionen como una sola entidad). 5. Escoja “PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS (slide show)”: “Animación Personalizada (custom animation)”.

6. Escoja sus opciones de animación. 7. Anime cualesquier otros objetos que quiera.

Usted puede descargar la muestra de una presentación de PowerPoint para ver una Plantilla de Diseño con animación. Colocación de la presentación en la Red Es frecuente que tras hacer una presentación en PowerPoint su público solicite una copia de la presentación misma, además de cualquier material impreso que pudiera usted haberle proporcionado. Una solución es colocar la presentación en la Red.

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La colocación de la presentación en la Red puede lograrse en una de dos formas:

1. Colocando el archivo mismo de la presentación (el archivo .ppt) en un servidor de la Red. En esta opción usted pondría un hipervínculo en una página en red con referencia al archivo de PowerPoint o simplemente le comunicaría a su público la dirección para que encuentre el archivo de la presentación.

Por ejemplo, suponga que su presentación en PowerPoint se llama “snow.ppt”. Usted puede crear un vínculo con “snow.ppt” desde una página en red existente o una nueva. Dependiendo de cómo está configurada la computadora de su destinatario, la presentación se abrirá directamente en PowerPoint o pedirá al destinatario que guarde el archivo. Esta opción da al destinatario control total de una copia de la presentación exactamente como usted la creó.

3. La segunda opción es usar el asistente en HTML del PowerPoint para preparar una versión en HTML de la presentación que luego puede usted colocar en un servidor de la red. Esta opción se presenta a continuación.

Asistente de HTML (HTML Wizard) Para guardar su presentación como HTML escoja “ARCHIVO (file)”: “Guardar como Página en Red (save as web page)”. Las tres opciones de la parte inferior le permiten especificar el tipo de archivo, el nombre del archivo y el título de la página. Debería usted dejar esto fijo como “página en red (web page)” (*.htm, *.html).

El PowerPoint recogerá la primera línea de texto en la presentación y fijará la etiqueta TÍTULO EN HTML a ese texto. Es improbable que sea eso lo que usted prefiera. La información del TÍTULO es la que se muestra en la franja de color en la parte superior de la ventana del seleccionador. No debería confundirse con el título de su encabezamiento o de página. Para escoger otras opciones para sus páginas en red, oprima el botón del ratón con el cursor en “Publicar (publish)”. En el recuadro de diálogo “Publicar como Página en Red (publish as web page)” usted puede escoger entre: Publicar toda la presentación o una gama de diapositivas. Mostrar las notas de cualquier conferencista que tenga usted en su presentación.

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Especificar las versiones de explorador en las que usted desea que pueda verse su presentación. Si escoge el Explorador de Internet Microsoft o el Navegador Netscape en versión 3.0 o más reciente, usted mantendrá su presentación accesible al mayor número de lectores. Si escoge la versión IE 4.0, no tendrá resultados aceptables en el Navegador Netscape.

Cuando usted selecciona opciones que no están respaldadas por el explorador de red del lector, éste verá un aviso en ese sentido al escoger la presentación y la pregunta de si desea continuar. Pondrán verse las diapositivas en forma estática, pero el explorador omitirá cualesquier efectos que no sea capaz de soportar. Oprima el botón del ratón con el cursor en “Opciones de Red (web options)” para escoger más opciones. Oprima el botón del ratón con el cursor en la pestaña “General” para agregar controles de navegación (tales como “hacia delante (forward)”, “hacia atrás (backward)”, “al inicio (home)”) y sus colores, para mostrar cualquier animación de diapositivas que podría haber usado usted (transiciones de diapositivas; no movimiento en la diapositiva misma) y para redimensionar las diapositivas de manera dinámica, según el tamaño de la ventana del explorador del lector. La pestaña “Cuadros (pictures tab)” le permite especificar la ventana del explorador que va a dejarse automáticamente (800x600 es el estándar que viene seleccionado). Para crear los archivos de red oprima el botón del ratón con el cursor en “Publicar (publish)”.

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Probar la Presentación en Red Para probar los archivos en red, abra su explorador de red y escoja “ARCHIVO (file)”: “Abrir Página (open page)”. Busque la carpeta en la que almacenó su presentación en red. A diferencia de anteriores versiones del PowerPoint, el PowerPoint 2000 crea un archivo único de “control” con el nombre que usted especificó en el recuadro de diálogo “Guardar como Página en Red (save as web page)”. Todos los archivos adicionales serán colocados por el PowerPoint en una carpeta con el mismo nombre. NO trate de dar otro nombre ni al archivo de control ni a la carpeta, ni ponga el archivo de control en la carpeta. El PowerPoint no sabrá cómo encontrar los archivos de su presentación. Una vez que haya encontrado la carpeta que contiene el archivo de control y lo abre, se abrirá la presentación como un archivo local para que pueda usted revisarlo. La presentación en red se ve como la muestra abajo. Note que se parece mucho a la imagen en “Vista Normal en PowerPoint (normal view)”, con la lista de títulos de las diapositivas en la ventana izquierda, la gráfica de la diapositiva en la ventana superior izquierda y los botones de navegación de la presentación en la ventana inferior derecha. La ventana izquierda muestra otra razón por la cual es importante poner un título a cada una de las diapositivas en el Fijador de Sitio del Título.

Recuerde que todavía tendrá que trasladar sus archivos PowerPoint/HTML a un servidor de red para que la presentación esté a la disposición del público. CREDITOS

Documento Original en inglés Cindy Hollingsworth IU School of Nursing 1111 Middle Drive #348 Indianapolis, IN 46202-5107 cholling@iupui.edu http://www.iupui.edu/~webtrain/tutorials.html

Traducción y edición al español Karina Ramírez C. Coordinadora Tecnología y Multimedios IICA-CECADI Tel: (506) 216-0263/216-0266 Fax: (506) 216-0264 kramirez@iica.ac.cr

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