Proyek Pengembangan Sistem Informasi

Manajemen Biaya Proyek

pertemuan7:

Outline

• definisi• Proses manajemen biaya• project selection methods

– net present value analysis– weighted scoring model– balanced scorecard

• scope planning process & scope statement• scope definition process & wbs• scope verification and scope change control

Proses Manajemen Waktu Proyek

• Proses-proses :– Definisi Aktivitas– Pengurutan aktivitas– Perkiraan lama aktivitas– Pembuatan Jadwal– Pengendalian Jadwal

definisi

• Biaya (biasanya dlm unit mata uang) adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti

• Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui

Proses Manajemen Biaya• Perencanaan SD apa dan berapa banyak SD

yang harus digunakan• Estimasi Biaya estimasi biaya dan SD yang

diperlukan• Cost budgeting alokasi estimasi biaya ke

masing-masing item pekerjaan (grs dasar pengukuran performansi)

• Pengendalian Biaya pengendalian perubahan terhadap budget proyek

Perencanaan Sumber Daya• Sifat proyek dan organisasi akan mempengaruhi

perencanaan sumber daya• Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

– Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam proyek tersebut ?

– Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan ruang-lingkup proyek yang akan mempengaruhi sumber daya ?

– Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan pekerjaan yang sama?

– Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka mendapatkan orang, peralatan, dan materialyang mampu dan tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ?

Estimasi Biaya

• Output penting dari manajemen biaya proyek adalah estimasi biaya

• Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat dan teknik untuk membantu membuat estimasi biaya tersebut

• Membuat rencana manajemen biaya yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek juga penting

Jenis estimasi

Type of Estimate Kapan Dilakukan Kenapa Dilakukan Akurasi

Rough Order of Magnitude (ROM)

Sangat Awal dalam siklus hidup proyek, seringkali 3-5 tahun sebelum proyek seleseai

Memberikan perkiraan biaya kasar untuk memilih proyek

–25%, +75%

Budgetary Awal, 1–2 tahun Memasukkan uang ke dalam rencana budget

–10%, +25%

Definitive Akhir proyek, kurang dari 1 tahun

Memberikan detil pembelian, estimasi biaya aktual

–5%, +10%

Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya

• 3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya:– Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari proyek

yang serupa sebelumnya sebagai dasar estimasi baru– bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item

pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan jumlah total

– parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model matematika untuk estimasi biaya

Cost Budgeting

• Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya proyek ke masing-masing item pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya

Step cost budgeting

• Cost aggregation estimasi dimasukkan ke dalam WBS yang bersesuaian

• Cash reserve jika sudah mengevaluasi resiko, sisihkan cash reserve untuk menanggulangi resiko tersebut

• Buat baseline

• Update cost plan

Pengendalian Biaya• Pengendalian Biaya Proyek mencakup :

– Mengawasi kinerja biaya– Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang

tepat yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya yang direvisi

– Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai perubahan yang disetujui yang akan memperngaruhi biaya

• Tujuan utama dari pengendalian biaya apa yang perlu dirubah sehingga biaya tidak melebihi anggaran

• Alat yang digunakan Earned value management

Earned Value Management (EVM)

• EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan biaya

• Berdasarkan garis dasar (rencana original plus perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan seberapa baik proyek mencapai tujuannya

• Kita harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk bisa menggunakan EVM.

Istilah-istilah dalam EVM

• Planned Value (PV), disebut juga budget, adalah bagian dari estimasi biaya total yang telah disetujui yang direncanakan untuk digunakan untuk suatu aktivitas pada waktu tertentu

• Actual cost (AC), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian pekerjaan pada waktu tertentu

• Earned value (EV), adalah estimasi nilai dari pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan

Untuk menghitung PV

1. Tentukan BAC (Budget at Completion)

2. PV=BAC*Planned Complete (%)

3. EV=BAC*Actual Complete (%)

AC > PV ?

Contoh

• Untuk membangun sebuah kafe, total anggaran yang diberikan client adalah 100 juta, waktu yang diperlukan adalah 2 bulan, saat ini sudah akhir bulan ke 1– BAC ?– PV ?

• Pada saat client mendatangi lokasi, ternyata pekerjaan baru selesai 40 %– EV ?

Tepat jadwal atau molor ?

• SPI (Scheduled Performance Index)

SPI = EV / PV SPI = 1 tepat jadwal

• SV = (Scheduled Variance)

SV = EV-PV seberapa tepat atau seberapa molornya dari jadwal

• SPI dan SV ?

• Tepat jadwal atau molor ?

• Jika molor apa yang harus dilakukan ?

Tepat atau melebihi anggaran?

• CPI (Cost Performance Index)

CPI = EV / AC 1 tepat anggaran

• CV (Cost Variance)

CV = EV – AC melihat seberapa besar kelebihan atau kekurangan kita dari anggaran

• Anggaran yang dipakai pada akhir bulan ke 1 adalah 57,5 juta

• CPI & CV ?

• Tepat anggaran atau tidak ?

• Jika membengkak apa yang harus dilakukan ?

Forecast

• Meramalkan total biaya yang dikeluarkan hingga proyek selesai – EAC (Estimate at Completion)

• EAC = BAC / CPI

• ETC (Estimates to Complete) seberapa banyak uang yang mungkin akan dipergunakan dalam proyek

• ETC = EAC – AC

• VAC (Variance at Completion) seberapa membengkaknya biaya proyek dan apakah client mampu memenuhi biaya tersebut ?

• VAC = BAC - EAC

Contoh

• EAC ?

• ETC ?

• VAC ?

Post test

• Proyek anda memiliki total anggaran sebesar 30 juta. Sejauh ini anda telah mempergunakan 17,5 juta dari anggaran keseluruhan, tim sudah merampungkan 40% pekerjaan, tetapi jadwal pada rencana proyek mengharuskan rampung 50 %

• Proyek molor ?

• Kita masih memiliki waktu sisa ?

• Kita perlu melakukan crashing schedule ?

• Melebihi anggaran ?

• Anggaran masih sisa ?

• Kita perlu mencari jalan untuk memotong anggaran ?