PENGAMBILAN SAMPELPengambilan sampel merupakan kegiatan penting di mana hanya sebagian kecil saja dari satu bets yang diambil. Keabsahan kesimpulan secara keseluruhan tidak dapat didasarkan pada pengujian yang dilakukan terhadap sampel yang tidak mewakili satu bets. Oleh karena itu cara pengambilan sampel yang benar adalah bagian yang penting dari sistem Pemastian Mutu.

Pengambilan sampel hendaklah dilaksanakan sesuai dengan prosedur tertulis yang telah disetujui yang menguraikan:

metode pengambilan sampel; peralatan yang digunakan; jumlah sampel yang harus diambil; instruksi untuk semua pembagian sampel yang diperlukan; tipe dan kondisi wadah sampel yang digunakan; penandaan wadah yang disampling; semua tindakan khusus yang harus diperhatikan, terutama yang

berkaitan dengan pengambilan sampel bahan steril atau berbahaya; kondisi penyimpanan; instruksi pembersihan dan penyimpanan alat pengambil sampel.

Wadah sampel hendaklah diberi label yang menjelaskan isinya, disertai nomor bets, tanggal pengambilan sampel dan wadah yang diambil sampelnya. Sampel pembanding hendaklah mewakili bets bahan atau produk yang sampelnya diambil. Sampel lain dapat diambil untuk memantau bagian proses dengan kondisi yang terberat (misalnya, awal atau akhir suatu proses). Sampel pembanding tiap bets produk akhir hendaklah disimpan sampai satu tahun pasca tanggal daluwarsa. Produk akhir hendaklah disimpan dalam kemasan akhir dan dalam kondisi yang direkomendasikan. Sampel bahan awal (di luar bahan pelarut, gas dan air) hendaklah disimpan selama paling sedikit dua tahun pasca pelulusan produk terkait bila stabilitasnya mengizinkan. Periode waktu ini dapat diperpendek apabila stabilitasnya lebih singkat, sesuai spesifikasinya yang relevan. Jumlah sampel pertinggal bahan dan produk hendaklah cukup untuk memungkinkan pelaksanaan minimal satu pengujian ulang lengkap.

Bahan AwalIdentitas suatu bets bahan awal biasanya hanya dapat dipastikan apabila sampel diambil dari tiap wadah dan dilakukan uji identitas terhadap tiap sampel. Pengambilan sampel boleh dilakukan terhadap sebagian dari jumlah keseluruhan wadah bila telah tersedia prosedur tervalidasi yang menjamin bahwa tidak satu pun wadah bahan awal yang keliru diidentifikasi pada labelnya. Validasi tersebut hendaklah mencakup minimal aspek – aspek berikut:

a) sifat dan status industri pembuat dan pemasok serta pemahaman mereka tentang ketentuan CPOB pada industri farmasi;

b) sistem Pemastian Mutu industri pembuat bahan awal;

c) kondisi pembuatan pada saat bahan awal tersebut diproduksi dan diperiksa;

d) sifat bahan awal dan produk jadi yang akan menggunakan bahan awal tersebut.

Dengan pengaturan seperti pada kondisi di atas, dimungkinkan suatu prosedur tervalidasi yang mengecualikan keharusan pengujian identitas bagi tiap wadah bahan awal dapat diterima untuk:

a) bahan awal yang berasal dari industri yang hanya membuat satu bahan;

b) bahan awal diterima langsung dari industri pembuat atau dalam wadah tertutup asli dari industri pembuat yang telah dibuktikan kehandalannya dan telah diaudit secara berkala oleh Sistem Pemastian Mutu dari industri farmasi atau suatu badan terakreditasi.

Adalah tidak mungkin suatu prosedur dapat divalidasi secara memuaskan dalam hal:

a) bahan awal yang dipasok oleh perantara misal broker, di mana pabrik pembuat tidak dikenal atau tidak diaudit;

b) bahan awal digunakan untuk produk parenteral.

Pengambilan sampel bahan awal hendaklah dilakukan menurut pola di bawah ini

a) Pola n: hanya jika bahan yang akan diambil sampelnya diperkirakan homogen dan diperoleh dari pemasok yang disetujui. Sampel dapat diambil dari bagian manapun dari wadah (umumnya dari lapisan atas),di mana n = 1 + √N

n = jumlah wadah yang dibukaldiambil sampelN = jumlah wadah yang diterima

Catatan: Apabila N ≤ 4, maka sampel diambil dari tiap wadahb) Pola p: jika bahan homogen, diterima dari pemasok yang disetujui dan

tujuan utama adalah untuk pengujian identitas.di mana p = 0,4 . √N

N = jumlah wadah yang diterimap = jumlah wadah yang dibuka/diambil sampel

berdasarkan pembulatan ke atasc) Pola r: jika bahan diperkirakan tidak homogen dan/atau diterima dari

pemasok yang belum dikualifikasi.Pola r dapat digunakan untuk produk herbal yang digunakan sebagai bahan awal, di mana r = 1,5 . √N

N = jumlah wadah yang diterima/diambil sam pelr = jumlah sam pel yang diambil berdasarkan

pembulatan ke atas

Bahan Pengemas Pola pengambilan sampel bahan pengemas hendaklah setidaknya memerhatikan hal berikut: jumlah yang diterima, mutu yang dipersyaratkan, sifat bahan (misalnya bahan pengemas primer, dan/atau bahan pengemas cetak), metode produksi dan pengetahuan tentang pelaksanaan sistem Pemastian Mutu di pabrik pembuat bahan pengemas berdasarkan audit. Jumlah sampel yang diambil hendaklah ditentukan secara statistik dan disebutkan dalam pola pengambilan sampel. Pola pengambilan Sampel menetapkan jumlah unit Sampel (yakni banyaknya Sampel atau kumpulan Sampel) produk dari tiap lot atau bets yang akan diinspeksi atau diperiksa, dan kriteria penentuan diluluskan atau ditolaknya lot atau bets tersebut berdasarkan batas numerik pelulusan atau penolakan.Tingkat InspeksiTingkat inspeksi menentukan hubungan antara jumlah unit sampel dengan ukuran lot atau bets. Tingkat inspeksi yang diberlakukan terhadap tiap kebutuhan ditetapkan oleh Bagian Pengawasan Mutu, yaitu Inspeksi Tingkat I, Tingkat II atau Tingkat III. Kecuali ditetapkan secara khusus, yang biasa diberlakukan adalah Inspeksi Tingkat II. Inspeksi Tingkat I berlaku untuk kasus di mana pemeriksaan dapat dilonggarkan sedangkan Inspeksi Tingkat III berlaku untuk kasus di mana pemeriksaan perlu diperketat.Kode Pengambilan SampelJumlah unit sampel yang akan diambil ditetapkan dengan pemberian kode huruf. Tabel 1 digunakan untuk mendapatkan kode huruf terhadap ukuran lot atau bets tertentuInspeksi Persentase yang CacatUntuk menentukan suatu lot atau bets dapat diterima berdasarkan inspeksi persentase yang cacat, gunakan pola pengambilan sampel yang berlaku untuk pengambilan sampel tunggal.Pola Pengambilan SampelJumlah unit sampel yang diperiksa sesuai dengan jumlah yang ditetapkan dalam pola pengambilan sampel (lihat Tabel 2, 3 dan 4). Apabila jumlah unit yang ditemukan cacat sama atau kurang dari angka numerik pelulusan maka lot atau bets bersangkutan diluluskan. Apabila jumlah unit yang ditemukan cacat sama atau lebih dari angka numerik penolakan maka lot atau bets bersangkutan ditolak.Cacat per 100 unitUntuk menentukan suatu lot atau bets dapat diterima berdasarkan jumlah yang cacat dalam seratus unit, maka prosedur inspeksi persentase cacat hendaklah digunakan, kecuali kata "cacat" diganti dengan kata "kerusakan".

Kegiatan Pengambilan Sampel Pengambilan sampel hendaklah dilakukan sedemikian rupa untuk mencegah kontaminasi atau efek lain yang berpengaruh tidak baik terhadap mutu. Wadah yang diambil sampelnya hendaklah diberi label yang mencantumkan antara lain isi wadah, nomor bets, tanggal pengambilan sampel dan tanda

bahwa sampel diambil dari wadah tersebut. Wadah hendaklah ditutup rapat kembali setelah pengambilan sampel.Semua alat pengambil sampel dan wadah sampel hendaklah terbuat dari bahan yang inert dan dijaga kebersihannya.Instruksi pengambilan sampel hendaklah mencakup :

metode dan pola pengambilan sampel; peralatan yang digunakan; jumlah sampel yang diambil; instruksi pembagian sampel sesuai kebutuhan; jenis wadah sampel yang harus digunakan, yakni apakah untuk

pengambilan sampel secara aseptik atau normal; identitas wadah yang diambil sampelnya; peringatan khusus yang harus diperhatikan terutama yang berkaitan

dengan pengambilan sampel bahan steril atau berbahaya; kondisi penyimpanan; dan instruksi tentang cara pembersihan dan penyimpanan alat pengambil

sampel.Tiap wadah sampel hendaklah diberi label yang menunjukkan:

nama bahan yang disampel; nomor bets atau lot; nomor wadah yang diambil sampelnya; tanda tangan petugas yang mengambil sampel; dan tanggal pengambilan sampel.

Sebelum dan setelah tiap pemakaian, alat pengambil sampel hendaklah dibersihkan, jika perlu disterilkan, dan disimpan secara terpisah dari alat laboratorium lain.Pada saat pengambilan sampel hendaklah dilakukan pencegahan agar tidak terjadi pencemaran atau kecampurbauran terhadap atau oleh bahan yang diambil sampelnya. Semua alat pengambil sampel yang bersentuhan dengan bahan hendaklah bersih. Perhatian khusus mungkin diperlukan untuk penanganan bahan yang berbahaya atau berpotensi tinggi.

ALAT PENGAMBIL DAN WADAH SAMPEL BAHAN AWAL1. Alat pengambil Sampel

Harus dibuat dari bahan yang inert, misalnya polipropilen atau baja tahan karat 55 316.1.1. Untuk Bahan Cair : 1.1.1. Dip tubes

Dipakai untuk mengambil sampel bahan cair dan setengah padat.1.1.2. Weighted container

Untuk mengambil sampel dari wadah penyimpanan dan tangki besar, diperlukan alat yang dilengkapi beban pemberat. Alat ini didesain agar bisa dibuka pada kedalaman yang diperlukan. Tanda pada kawat/tali dapat diberi untuk untuk mengetahui apakah kedalaman pengambilan sampel yang diinginkan telah tercapai.

Dip tubes Weighted container

1.2. Untuk Bahan Padat :1.2.1. Thief Sampler (sample thief) – lihat gambar (i)

Dipakai untuk mengambil sampel bahan padat dari wadah yang dalam.

Steker sample thief biasanya terdiri dari tube berongga yang di dalamnya dilengkapi dengan satu batang berujung runcing agar sample thief menembus lapisan serbuk yang berada pada posisi sempit. Geometri ujung alat ini dapat memengaruhi sampel yang diambil; ujung yang runcing lebih sedikit mengganggu lapisan serbuk daripada ujung (probe) yarig tumpul, sehingga mengurangi kesalahan pengambilan sampel. Beberapa thief memiliki bagian yang dapat "mengunci" agar volume sampel dapat diatur terhadap berat sampel yang diperlukan, sehingga mengurangi variasi berat pada populasi sampel.Chamber thief - lihat Gambar (ii) - umumnya terdiri dari dua tube konsentris; tube dalam bersifat padat (solid) kecuali "chambers"

tempat sampel ditangkap. Tube luar berupa rongga dengan lobang-Iobang yang dapat diarahkan ke "chambers" dalam tube dalam. Thief yang didesain benar memiliki ujung yang tajam untuk mengurangi kemungkinan terjadi "keruntuhan" lapisan serbuk.Bila ditusukkan ke dalam lapisan serbllk yang statis (da!am keadaan diam) thief akan mendistorsi lapisan karena membawa produk/bahan dari lapisan atas ke lapisan bawah. Ukuran distorsi dapat tergantung pada apakah thief tersebut ditusukkan ke dalam lapisan dengan lembut, hentakan atau gerakan memutar. Karena itu, prosedur pengambilan sampel hendaklah dijelaskan dengan rinci dan petugas dilatih dalam cara menggunakan teknik yang benar. Kadang-kadang thief seperti ini disebut juga "penusuk berpipa-dua" ("doubletube spear").Sudut kemiringan saat thief menembus serbuk juga dapat memengaruhi kesalahan pengambilan sampel. Jikalau thief ditusukkan ke dalam lapisan serbuk secara vertikal, dia dapat mengekstraksi sampel berisi partikel terdiri dari ukuran yang berbeda dengan apabila thief yang sama ditusukkan dengan sudut kemiringan lancip. Di samping itu, arah chamber thief terhadap lapisan serbuk (yakni apakah posisi chamber berada di atas, di dasar atau di tengah thief) dapat juga memengaruhi kesalahan pengambilan sampel.Bahan konstruksi ( yang digunakan untuk membuat) thief, misal baja tahan karat atau polipropilen, dapat juga menimbulkan kesalahan pengambilan sampel akibat efek elektrostatika.Kesalahan pengambilan sam pel dapat juga diakibatkan kedalaman letak lapisan serbuk, karena tekanan statik dari ruahan serbuk memaksakan bahan masuk ke dalam sample chamber(s). Tekanan ini jauh lebih kuat pada dasar suatu wadah yang besar daripada di tengah atau di atas. Mungkin juga terjadi bahwa thief yang sama mengekstraksi sampel yang terdiri dari partikel berukuran berbeda dari partikel yang berada di atas atau di dasar campuran serbuk statik.

1.2.2. Penusuk Pengambil Sampel-Kantong Simpel (Simple Bag-Samplina Spears)Simple Bag-Sampling Spears adalah alat yang paling banyak digunakan untuk mengambil sampel dari kantong-kantong, karena relatif murah, simpel dan cepat. Umumnya penusuk sam pel memiliki diameter luar maksimum kira-kira 12 mm, tapi bisa juga sampai berdiameter 25 mm. Untuk memero!eh sampel cross-sectional yang baik, hendaklah panjang penusuk 40 - 45 cm. Penusuk sampel yang runcing dapat memenetrasi kantong dengan mudah.

1.2.3. Sekop (Scoops)Bahan berbentuk padat dalam wadah-wadah kecil dapat diambil sampelnya dengan menggunakan spatula atau sekop. Kemudian sampel-sampel dicampur untuk memeroleh sampel dari wadah yang representatif. Di bawah ini ditampilkan gambar salah satu contoh sekop dengan desain yang direkomendasikan, yakni berbentuk bundar.Apabila sekop yang digunakan terlalu kecil terhadap ukuran partikel yang akan diambil sampelnya, partikel-partikel besar akan menggelinding ke luar dan karena itu dapat mengakibatkan pengujian yang bias. Sebaliknya, jika sekop terlalu besar, sampel besar/banyak yang tidak diperlukan akan diperoleh.

Hendaklah diambil sampel menggunakan satu sekop penuh dengan sekali gerakan dan ditransfer ke dalam wadah sampel. Hindarkan pemindahan produk/bahan dengan cara mengetuk sekop karena cara tersebut akan mengakibatkan pemisahan sgmpel.

2. Wadah Sampel2.1. Kantong Penyimpan Sampel

2.2. Wadah-wadah dengan Tutup Screw-top (Screw-top Containers)