Co małe i średnie firmy muszą wiedzieć na temat przejścia do usługi Microsoft Office 365

Mity dotyczące przejścia do chmury

Większość firm decyduje się na przejście do chmury ze względu na oferowaną przez nią elastyczność biznesową i oszczędność. Jednak z uwagi na ogromną ilość sprzecznych informacji krążących po Internecie niewiele osób w pełni rozumie, co to oznacza i z czym się wiąże.

Z takimi sprzecznymi informacjami, w których fakty mieszają się z fikcją, stykają się także firmy rozważające skorzystanie z usługi Microsoft Office 365 jako pierwszy krok w procesie przenoszenia aplikacji do rozwiązań hostowanych. Na przykład niektórzy przedsiębiorcy sądzą, że usługa Office 365 to po prostu wersja pakietu Office dostępna w przeglądarce — co nie jest prawdą.

To tylko jedno z błędnych przekonań na temat usługi Office 365, które chcemy skorygować. Dlatego właśnie przedstawiamy ten przewodnik, obalający najczęściej powtarzane mity.

Jeśli rozważasz skorzystanie z usługi Office 365 w swojej organizacji, musisz znać fakty. To ważny element prowadzenia działalności. Chcesz poznać dziewięć najpopularniejszych mitów dotyczących chmurowej usługi Office 365 dla firm, w które być może wierzysz — a nie są prawdą? Czytaj dalej.

MIT 1MIT 2MIT 3MIT 4MIT 5MIT 6

MIT 7MIT 8MIT 9

Usługa Office 365 to po prostu pakiet Office w chmurze, którego można używać tylko w trybie online.

Jeśli przeniosę dane do chmury, to nasza firma nie będzie już mieć kontroli nad używanymi technologiami.

Lokalne przechowywanie danych jest bezpieczniejsze niż przechowywanie ich w chmurze.

Muszę przenieść do chmury całą infrastrukturę — „wszystko albo nic”.

Migracja do chmury przerasta możliwości mojej firmy.

Jeśli moje dane będą w chmurze, to staną się dostępne dla szpiegów korporacyjnych, cyberprzestępców i pracowników administracji państwowej.

Skype i Skype dla firm to ten sam program.

Obsługa poczty e-mail w chmurze wcale nie jest prostsza.

Konieczność ciągłego aktualizowania usługi Office 365 uniemożliwi korzystanie z najważniejszych aplikacji biznesowych.

Mity dotyczące przejścia do chmury

• Usługa Office 365 ProPlus lub Office 365 Business — klasyczny klient pakietu Office, który już znasz i z którego korzystasz, zawierający aplikacje Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote. Dodatkową korzyścią jest licencjonowanie, wdrażanie i aktualizowanie w formie usługi. Wszystkie aplikacje są instalowane na urządzeniu, dzięki czemu masz do nich dostęp również w trybie offline. Możesz także zdecydować się na przechowywanie danych w chmurze.

FAKTY

YOUR DATA

Usługa Office 365 to po prostu pakiet Office w chmurze, którego można używać tylko w trybie online.

MIT 1Office 365 to pakiet biznesowych usług chmurowych, który może zawierać następujące elementy:

• Usługa Exchange Online do obsługi poczty e-mail i kalendarzy.

• Usługi SharePoint Online oraz OneDrive dla Firm do obsługi współpracy, witryn internetowych, przepływów pracy oraz synchronizacji i udostępniania plików firmowych.

• Program Skype dla Firm, zapewniający funkcje połączeń głosowych, wiadomości błyskawicznych, spotkań i obecności.

• Usługa Yammer, oferująca funkcje współpracy społecznościowej.

Po przejściu do chmury nastąpi znaczne skrócenie czasu poświęcanego na konserwację sprzętu i uaktualnianie oprogramowania, co pozwoli w dużym stopniu wyeliminować związany z tym nakład pracy. Dzięki temu Ty i Twój zespół będziecie mogli skupić się na właściwej działalności, a nie na bieżących naprawach. Zaoszczędzony czas można spożytkować na usprawnianie operacji biznesowych i wprowadzanie dynamicznych inicjatyw.

Zamiast wydawać coraz więcej pieniędzy z budżetu na serwery do przechowywania poczty e-mail i obsługi obciążeń, będzie można zacząć myśleć strategicznie i znacznie bardziej elastycznie wspierać kierowników biznesowych, szybko reagując na ich potrzeby.

FAKTYJeśli przeniosę dane do chmury, to nasza firma nie będzie już mieć kontroli nad naszymi technologiami.

MIT 2

— Coraz wyraźniej widzimy, że nasze systemy lokalne nie są z natury bezpieczniejsze niż chmura — mówi Mark Anderson, założyciel organizacji INVNT/IP Global Consortium, zrzeszającej przedstawicieli rządów oraz ekspertów ds. zabezpieczeń i zajmującej się walką z rosnącym problemem kradzieży w cyberprzestrzeni. — Wiele firm regularnie pada ofiarą ataków hakerów, nawet o tym nie wiedząc — mówi Anderson, specjalista w zakresie najnowszych technologii i założyciel serwisu Strategic News Service.

Obsługa zabezpieczeń stała się zadaniem na pełen etat, angażującym pracę całego zespołu ekspertów, których jest niewielu, a ich stawki są bardzo wysokie. Do rozwiązywania problemów z zabezpieczeniami firma Microsoft zatrudnia wyłącznie najlepszych, działając przy tym na skalę, o której większość firm może jedynie marzyć.

Aby utrzymać najwyższy poziom branżowych standardów bezpieczeństwa w usłudze Office 365, nasz specjalny

zespół ds. zabezpieczeń korzysta z wielu procesów obejmujących m. in. cykl rozwoju zabezpieczeń i ograniczanie przepustowości ruchu, a także uniemożliwianie i wykrywanie włamań oraz łagodzenie ich skutków. Wiele firm nie ma wystarczających zasobów, aby realizować podobne procesy. Co więcej, usługa Microsoft Office 365 jest objęta finansową gwarancją dostępności na poziomie 99,9%.

Ponadto zatrudniamy uznanych ekspertów w dziedzinie zgodności z przepisami prawa. Na bieżąco śledzimy treść obowiązujących przepisów i regulacji, takich jak na przykład: amerykańskie ustawy HIPAA, FISMA, FERPA i Sarbanesa-Oxleya, norma ISO 27001, klauzule modelu Unii Europejskiej (UE), umowa Safe Harbor zawarta między Stanami Zjednoczonymi i Unią Europejską oraz kanadyjska ustawa PIPEDA.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zabezpieczeń i zgodności z przepisami w usłudze Office 365, odwiedź Centrum zaufania usługi Office 365.

FAKTYLokalne przechowywanie danych jest bezpieczniejsze niż przechowywanie w chmurze.

MIT 3

Choć pierwsi zwolennicy rozwiązań chmurowych przedstawiali je wręcz jako Świętego Graala, nikt tak naprawdę nie proponował przenoszenia całej firmy do chmury w jeden weekend. W większości wdrożeń stosuje się rozwiązanie hybrydowe — na początku przeprowadza się migrację jednej aplikacji, na przykład poczty e-mail, a potem stopniowo są przenoszone pozostałe składniki.

Rozwiązanie hybrydowe umożliwia utworzenie spójnej platformy obejmującej centra danych i chmurę, co upraszcza infrastrukturę IT oraz pozwala użytkownikom korzystać z aplikacji i danych w każdym miejscu i praktycznie na dowolnym urządzeniu. Takie podejście umożliwia firmom korzystanie z wymaganych

funkcji i możliwości obliczeniowych, a jednocześnie skalowanie infrastruktury zgodnie z potrzebami bez uszczerbku dla inwestycji w technologie lokalne.

Wiele firm przenosi do chmury swoje zadania związane z pracą biurową i widać, że ścieżki takich migracji są różne, podobnie jak czas wymagany na ich przeprowadzenie. W pierwszej kolejności możemy ułatwić Ci przeniesienie takich obciążeń, jak usługi synchronizacji i udostępniania plików (OneDrive dla Firm) czy poczta e-mail (Exchange), a następnie pomożemy w opracowaniu odpowiedniego, długoterminowego planu obejmującego większe lub trudniejsze projekty.

FAKTYMuszę przenieść do chmury całą infrastrukturę — „wszystko albo nic”.

MIT 4

Gdy zaczyna się myśleć o tym, jak przenieść petabajty danych do chmury, łatwo zrozumieć, dlaczego niektórzy użytkownicy sądzą, że jest to zbyt duże wyzwanie. Nie twierdzimy, że to bułka z masłem. Ale wdrożenie umożliwiające podejmowanie dynamicznych inicjatyw i migrację danych można przeprowadzić naprawdę szybko.

Będziemy pomagać Ci na każdym kroku, udzielając informacji i porad na temat konfiguracji zapory, wymagań dotyczących zwrotnego serwera proxy, możliwości związanych z tożsamościami, opcji migracji, a także etapów wdrożeń hybrydowych. Dostępnych jest kilka opracowanych przez nas ścieżek migracji, w ramach których można również użyć istniejących narzędzi i procesów.

Oferujemy także szereg przydatnych narzędzi online. Najlepiej rozpocząć od przewodnika wideo wprowadzającego do usługi Office 365.

Publikujemy także materiały dotyczące konfigurowania usługi Office 365, w których znajdziesz więcej informacji o poszczególnych aplikacjach. Natomiast nasze Centrum wdrażania zawiera porady ułatwiające zaangażowanie zespołów w korzystanie z usługi Office 365.

FAKTYMigracja do chmury przerasta możliwości mojej firmy.

MIT 5

To główna obawa wielu firm dotycząca chmury. Jest jednak całkiem bezpodstawna. Zarządzanie korzystaniem z danych, konfigurowanie praw i ograniczeń oraz obsługa opcji dostępu przy użyciu smartfonów są realizowane przez zespół IT w Twojej firmie. Twoja firma pozostaje wyłącznym właścicielem danych. Zachowujesz wszelkie prawa, tytuły i udziały dotyczące danych przechowywanych w usłudze Office 365.Chronimy Twoje dane, działając na podstawie kilku kluczowych zasad:• Nie przeszukujemy Twoich danych

w celach reklamowych ani w innych celach niezwiązanych ze świadczeniem wykupionych przez Ciebie usług.

• Jeśli kiedykolwiek zechcesz zrezygnować z usługi, zabierzesz dane ze sobą.

• Mechanizmy kontroli prywatności umożliwiają decydowanie, kto i do czego ma dostęp w organizacji.

• Rozbudowane funkcje inspekcji i nadzoru uniemożliwiają administratorom uzyskiwanie nieautoryzowanego dostępu do danych.

Mechanizmy ścisłej kontroli i elementy projektu zapewniają separację Twoich danych od danych innych organizacji. Personel naszych centrów danych nie

ma dostępu do Twoich danych. Ponadto na mocy umowy dotyczącej poziomu usług z gwarancją finansową zapewniamy dostępność usług na poziomie 99,9%. Jeśli czas dostępności usług w danym miesiącu wyniesie mniej niż 99,9%, klient otrzyma rekompensatę w formie środków na usługi.Firma Microsoft jako pierwsza spośród głównych dostawców usług w chmurze przyjęła pierwszy na świecie międzynarodowy standard dotyczący prywatności w środowisku chmury. Standard ten określa jednolite, międzynarodowe zasady ochrony poufności danych osobowych przechowywanych w chmurze. Zapewnia, że:• Masz pełną kontrolę nad swoimi danymi.• Wiesz, co dzieje się z Twoimi danymi.• Twoje dane są objęte zaawansowanymi

zabezpieczeniami.• Twoje dane nie będą używane do celów

reklamowych.• Firma Microsoft będzie instruować

instytucje rządowe, aby ewentualne wnioski o udostępnienie danych kierowały bezpośrednio do Ciebie, o ile nie jest to zabronione prawnie, a także kwestionować w sądzie wszelkie próby utajenia takich wniosków.

FAKTYJeśli moje dane będą w chmurze, to staną się dostępne dla szpiegów korporacyjnych, cyberprzestępców i pracowników administracji państwowej.

MIT 6

Wersja programu Skype używana w domach doskonale sprawdza się w przypadku małej liczby użytkowników i jest bezpłatna, chyba że zdecydujesz się na zakup środków umożliwiających nawiązywanie połączeń z telefonami stacjonarnymi i komórkowymi.

Z kolei program Skype dla firm pozwala dodawać nawet 250 osób do spotkań online i zapewnia zabezpieczenia klasy korporacyjnej oraz umożliwia zarządzanie kontami pracowników. Dodatkowo jest zintegrowany z aplikacjami pakietu Office.

Zintegrowany z usługą Office 365 program Skype dla firm umożliwia radykalne zwiększenie wydajności dzięki temu, że użytkownicy mogą komunikować się w wygodny dla siebie sposób. Pracownicy mogą nawiązywać i odbierać połączenia, prowadzić prezentacje i dołączać do spotkań przy użyciu jednej aplikacji — niezależnie od tego, gdzie się znajdują, o ile tylko mają połączenie z Internetem. Dostępne są na przykład poniższe możliwości:• Błyskawiczne sprawdzanie statusu

dostępności innych osób.• Natychmiastowe rozpoczynanie konwersacji

przy użyciu wiadomości błyskawicznych po dwukrotnym kliknięciu nazwy kontaktu.

• Udostępnianie pulpitu podczas spotkania.• Zapraszanie partnerów zewnętrznych na

spotkania dzięki pełnemu zakresowi funkcji konferencji internetowych.

• Dołączanie obrazu wideo z kamery internetowej podczas połączenia lub spotkania.

Korzystanie z programu Skype dla firm eliminuje konieczność inwestowania w dodatkową infrastrukturę czy korzystania z usług administratora zajmującego się obsługą serwerów. Wszystko to jest realizowane po naszej stronie. Skype dla firm jest częścią usługi Office 365, dzięki czemu użytkownicy mają dostęp do nowych funkcji, uaktualnień i poprawek natychmiast po ich wydaniu. Można również połączyć program Skype dla firm z programem Skype dla użytkowników indywidualnych, tak aby umożliwić komunikację między platformami. Usługa Skype dla firm jest dostępna bez przerwy. Oczywiście zespół IT firmy może zarządzać ustawieniami, dostępem i zabezpieczeniami, ale to my zajmujemy się wszystkim, co dzieje się na zapleczu.

FAKTYSkype i Skype dla firm to ten sam program.

MIT 7

Gdy przeniesiesz firmową pocztę e-mail do chmury, możesz spać spokojnie, wiedząc, że ci sami specjaliści, którzy stworzyli oprogramowanie, zajmują się również jego obsługą — a Twój zespół zachowuje kontrolę nad dostępnymi w firmie funkcjami i sposobem korzystania z nich przez pracowników. Możesz poświęcić więcej czasu na podstawową działalność firmy i tworzenie wartości biznesowej zamiast zajmować się bieżącym utrzymaniem sprzętu.

Aktualizacje i poprawki oprogramowania są dostarczane automatycznie natychmiast po ich wydaniu, a usługa Exchange Online jest zawsze aktualizowana w pierwszej kolejności. Choć procesy zarządzania i aktualizowania są w pełni zautomatyzowane, centrum administracyjne programu Exchange zapewnia Ci kontrolę, kiedy jej potrzebujesz.

Usługa Office 365 oferuje wiele różnych opcji, dlatego opracowaliśmy tabelę z porównaniem planów, dzięki której sprawdzisz opcje (w tym opcje usługi Exchange Online) najlepsze dla swojej firmy.

FAKTYObsługa poczty e-mail w chmurze wcale nie jest prostsza.

MIT 8

Konieczność ciągłego aktualizowania usługi Office 365 uniemożliwi korzystanie z najważniejszych aplikacji biznesowych.

MIT 9

• Korzystamy z jednego, ogólnoświatowego standardu dotyczącego aplikacji komputerowych, oferując dobrze znane i lubiane narzędzia, takie jak programy Word, PowerPoint i Excel.

• Starannie pilnujemy, aby regularne aktualizowanie pakietu Office w chmurze nie wpływało na obszary, od których zależne jest pozostałe oprogramowanie. Na przykład comiesięczne aktualizacje usługi Office 365 w ciągu ostatnich dwóch lat nie obejmowały zmian modelu obiektów ani interfejsów API. Jeśli używane rozwiązania biznesowe obecnie współdziałają z pakietem Office 2010 lub Office 2013, prawdopodobnie będzie można z nich korzystać przy użyciu usługi Office 365.

FAKTYWiemy, jak ważna dla firm jest możliwość korzystania z aplikacji biznesowych i dodatków razem z pakietem Office. Naszym celem jest zapewnienie zgodności usługi Office 365 z narzędziami używanymi na co dzień. Dlatego:

• Ściśle współpracujemy z wiodącymi dostawcami oprogramowania i udostępniamy im narzędzia oraz wczesne wersje produktów, aby mieć pewność, że rozwiązania innych firm zgodne z pakietem Office będą również współdziałały z usługą Office 365.

• Pomagamy unikać problemów ze zgodnością, udostępniając wskazówki i najlepsze rozwiązania dotyczące zarządzania aktualizacjami i tworzenia produktów.

• Umożliwiamy instalację usługi Office 365 ProPlus obok wcześniejszych wersji pakietu Office, aby zapewnić Ci czas na rozwiązanie wszelkich problemów.

Gdy musisz zajmować się zarządzaniem zbiorem oddzielnych systemów, aplikacji i danych, korzystając z powolnych i nieelastycznych rozwiązań, jednocześnie odczuwając presję ze strony pracowników, którzy potrzebują dostępu do sieci firmowej i do nowych narzędzi, trudno jest wygospodarować choćby kilka minut na zapoznanie się z nowymi produktami i weryfikację docierających do Ciebie informacji. Teraz jednak wiesz więcej na temat narzędzi biurowych i rozwiązań do współpracy dostępnych w usłudze Office 365.

Zachęcamy do udostępniania tych materiałów innym osobom, które szukają rzetelnych informacji dotyczących usługi Office 365. Dobrze jest być na bieżąco, dzięki czemu można zaoszczędzić czas i nie trzeba wyważać otwartych drzwi.

Podsumowanie

Chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze Office 365?

Umów się na konsultację z ekspertem ds. usługi

Office 365

Poznaj korzyści, jakie Twoja firma może uzyskać dzięki

usłudze Office 365

Wybierz plan usługi O365 odpowiedni dla swojej

firmy