1

Tujuan PembelajaranMemahami elemen-elemen yg membuat manajemen lingkup

yg baik adl sesuatu yg pentingMenjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkupMenjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup

proyek menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal

Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yg diperlukan dalam membuat WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan mind-mapping

Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bgmn hubungannya dgn definisi lingkup dan pengendalian lingkup

Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan utk mencegah scope-related problems dlm proyek IT

Menggambarkan bgmn perangkat lunak dpt membantu dlm manajemen lingkup proyek

2

Manajemen Lingkup ProyekLingkup terkait dgn semua pekerjaan

dan proses-proses yg hrs dilakukan utk mewujudkan suatu produk dlm suatu proyek

Deliverable adl produk yg dihasilkan yg mrpk bagian dr proyek spt perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil rapat/pertemuan

Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yg hrs dilakukan dlm mendefinisikan dan mengendalikan apakah pekerjaan itu mrpk bagian proyek ataukah tidak

3

Proses Manajemen Lingkup ProyekPerencanaan lingkup: mendefiniskan bgmn lingkup

akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikanDefinisi lingkup: Melihat kembali project charter

dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yg telah disetujui

Membuat WBS: Membagi deliverables proyek yg besar mjd deliverables yg lbh kecil (komponen-komponen yg lbh mudah di-manage)

Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yg telah diterima

Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pd lingkup proyek

4

Perencanaan Lingkup dan Rencana Manajemen LingkupRencana Manajemen Proyek adl sebuah

dokumen yg terdiri atas deskripsi ttg bgmn tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan permintaan perubahan pd lingkup proyek

Input pokoknya adl :Project charterPernyataan lingkup awalRencana manajemen proyek

5

Contoh Project Charter

6

Nama Proyek: Proyek Upgrade ITTanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software utk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir utk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sbgmn hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 utk hardware dan software serta $ 500.000 utk tenaga kerja.Pendekatan:Update basis data inventaris IT utk menentukan kebutuhan utk upgradeMembuat rincian perkiraan biaya utk proyek dan melaporkannya ke CEOMembeli hardware dan software sesuai kebutuhanMenggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasiJabatan dan Tanggung Jawab

Nama Jabatan Tanggung Jawab

Walter Schmidt CEO Sponsor proyek, pemantau proyek

Mike Zwack CEO Sponsor proyek, pemantau proyek

Kim Nguyen Manajer Proyek Pemantau proyek, menyediakan staf

Jeff Johnson Direktur Operasi IT Mentoring Manajer Proyek

Nancy Reynolds Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumumkan hal-hal terkait proyek pd seluruh karyawan

Steve McCann Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan hardware dan software

Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup ProyekDasar pembuatan pernyataan lingkup

proyek:Pernyataan lingkup awalAset-aset proses organisasionalPermintaan perubahan yg disetujui

Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek hrs semakin jelas dan semakin spesifik

7

Definisi Lingkup Proyek Lebih LanjutProject Charter:

Upgrade kemungkinan mempengaruhi serverPernyataan Lingkup Awal:

Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek ini, maka server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika lebih ekonomis utk meningkatkan server yg telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tsb hrs disampaikan ke CEO utk mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yg telah ada terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui rancana detail ttg server beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasi

Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1:Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk mendukung fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Utk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci utk server diberikan dlm btk brosur produk dlm apendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tsb

8

Membuat WBSWBS mrpk pengelompokan pekerjaan

berorientasi deliverable yg terlibat dlm suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek

WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasar-dasar utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan

Dekomposisi adl proses memecah deliverables proyek mjd bagian-bagian yg lbh kecil

9

WBS Intranet : diorganisasi berdasar produk

10

WBS Intranet : diorganisasi berdasar fase

11

WBS Intranet : bentuk tabular (tabulasi)

12

WBS dan Gantt Chart Intranet

13

Gantt Chart Intranet: Proses Manajemen Proyek

14

Pendekatan dlm Pembuatan WBSGuidelines: DOD menyediakan panduan/guidelines

utk membuat/mempersiapkan WBSPendekatan analogi: Melihat WBS proyek yg sejenis

dan menyesuaikannya dgn proyek yg ditanganiPendekatan top-down: Mulai dr item terbesar dlm

proyek dan memecahnya mjd item-item yg lbh kecilPendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-

pekerjaan yg khusus kmd menggabungkannya mjd yg lbh umum

Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dlm format non linear bercabang dan kmd membuat struktur WBS-nya

15

Contoh Pendekatan Mind-Mapping

16

Hasil WBS dlm Btk Chart

17

Kamus WBS dan Baseline LingkupBanyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan

scr rinci shg orang tahu apa yg hrs dilakukan dan dpt memperkirakan berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan utk menyelesaikan pekerjaan tsb.

Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan scr rinci mengenai setiap item dalam WBS

Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyek

18

Membuat WBS dan Kamus WBSSebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat

dlm WBSPekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl

jumlahan item-item WBS dibawahnyaSebuah item WBS mrpk tanggung jawab satu org individu

meskipun bbrp org yg mengerjakannyaWBS hrs konsisten dgn cara aktual pekerjaan tsb

dikerjakanAnggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS shg

menjamin konsistensi pelaksanaannyaSetiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS

utk menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaanWBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan

19

Verifikasi LingkupMembuat pernyataan lingkup yang baik utk

sebuah proyek mrpk hal yg cukup sulitYang lbh sulit lg adl melakukan verifikasi

lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkup

Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor scope”FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope creep”

pd proyek “robotic warehouse”Enginner dr Grumman menyebutnya sistem

“Naziware” dan menolak utk menggunakannya21st Century Insurance Group membuang byk waktu

dan uang utk proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen off-the-shelf

20

Pengendalian LingkupPengendalian lingkup mencakup pengendalian

perubahan-perubahan pada lingkup proyekTujuan pengendalian lingkup:

Memgendalikan faktor-faktor yg dpt menyebabkan perubahan lingkup

Memastikan perubahan-perubahan yg hrs dilakukan diproses mnrt prosedur yg telah dibuat sbg bagian dari pengendalian perubahan terintegrasi

Mengatur perubahan jika hal tsb memang terjadiVarians adl perbedaan antara kinerja yang

direncanakan dengan kinerja aktualnya

21

Input dari UserSupaya input dr user sifatnya membangun:Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan

sponsor dr organisasi pemakai (user)Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg

pentingAdakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah

tertentu dan pastikan user menandatangani deliverables pokok yg dipresentasikan dlm pertemuan

Sampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr reguler

Jangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu jika tidak bisa

Tempatkan user dan developer pd tempat yg sama

22

selesai

23