Download doc - Makalah TQM jadi

Transcript
Page 1: Makalah TQM jadi

Pengertian TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Total Quality Management adalah suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat

pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang

melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta

masyarakat.

Pengertian TQM secara rinci

1. Pengertian Total

Menunjukkan bahwa TQM merupakan strategi organisasional menyeluruh yang melibatkan

semua jenjang dan jajaran manajemen dan karyawan. Setiap orang terlibat dalam proses TQM.

2. Pengertian Kualitas

Bukan berarti sekedar produk bebas cacat, tetapi TQM lebih menekankan pelayanan kualitas.

Kualitas didefinisikan oleh pelanggan, bukan organisasi atau manajer departemen pengendalian

kualitas.

3. Pengertian Manajemen

Mengandung arti bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen, Pendekatan TQM sangat

berorientasi pada manajemen orang.

Unsur unsur Filosofi Total Quality Management

1. Standar Mutu Yang Memperhatikan Pelanggan

2. Hubungan Pemasok Pelanggan

3. Orientasi pencegahan

4. Mutu pada sumber (quality  at the source)

5. Perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement/CI)

1. Standar Mutu yang Memperhatikan Pelanggan

Permintaan mutu pelanggan yang harus secara tepat diterjemahkan ke dalam spesifikasi yang

diperlukan pemasaran  atau pengembangan produk.

Page 2: Makalah TQM jadi

Dalam prakteknya, diperlukan suatu definisi yang operasional mengenai mutu, suatu pemahaman

dari dimensi mutu, dan metodologi untuk memasukkan suara pelanggan pada spesifikasi tersebut.

Mutu suatu produk atau jasa dapat didefinisikan dalam mutu desainnya dan mutu dari

kesesuaiannya terhadap desain tersebut. Baik “quality of design” maupun “quality of

conformance” harus memberikan produk yang memenuhi tujuan pelanggan atas produk tersebut.

Ini sering dinamakan kemampuan produk dipakai (the product’s fitness for use), dan ia perlu

mengidentifikasi dimensi-dimensi produk (jasa) yang pelanggan inginkan dan mengembangkan

suatu program pengendalian mutu untuk memastikan dimensi-dimensi ini dipenuhi.

2. Hubungan Antara Pemasok-Pelanggan

Hubungan antara pemasok-pelanggan merupakan fakta bahwa setiap orang dalam organisasi

mempunyai seorang pelanggan. Pelanggan demikian dapat internal (seperti pekerja berikut atau

departemen berikut dalam proses produksi) dan juga eksternal (distributor, pengecer dan pemakai

akhir). Setiap dari pelanggan-pelanggan ini mempunyai persyaratan mutu yang berhubungan

dengan satu atau lebih dimensi. Beberapa orang  berargumentasi bahwa pelanggan yang benar-

benar dipermasalahkan adalah orang yang membeli produk dan jasa. Adalah penting untuk

memperhatikan kepada siapa organisasi melakukan pelayanan. Sebaliknya, suatu organisasi

adalah suatu jaringan kerja dari hubungan antara orang-orang yang satu sama lain, secara

independen bekerja sama untuk menciptakan produk dan jasa.

3. Orientasi Pencegahan

“Pencegahan adalah lebih baik dari pada penyembuhan.” Peribahasa ini merupakan inti dari

orientasi pencegahan, dan sesungguhnya, merupakan filosofi kontemporer dari TQM. Mantra

yang lain adalah “DIRTFT (do it right the first time)” dan “you can’t inspect quality.”

4. Mutu Pada Sumber

“Buah jatuh tidak jauh dari pohonnya” merupakan sebuah ungkapan inti di dalam Mutu pada

sebuah sumber. Suatu yang memiliki mutu sumber yang baik maka akan menghasilkan mutu

yang baik pula.

Page 3: Makalah TQM jadi

5. Perbaikan Yang Berkesinambungan

Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu

sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus

menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.

Karakteristik total quality manajemen

Berdasarkan definisi-defini tentang TQM seperti di atas, Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh

unsur utama (karakteristik) total quality management, sebagai berikut:

1. Fokus Pada Pelanggan

Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan

eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan

pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan lingkungan

yang berhubungan dengan produk atau jasa.

2. Obsesi Terhadap Kualitas

Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu akhir kualitas pelanggan internal dan eksternal.

Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau

melebihi apa yang ditentukan tersebut.

3. Pendekatan Ilmiah

Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan

dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan

pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data diperlukan dan dipergunakan dalam

menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan.

4. Komitmen jangka Panjang

Page 4: Makalah TQM jadi

TQM merupakan paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya

perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat penting guna

mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.

5. Kerja sama Team (Teamwork)

Dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan

dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok lembaga-lembaga pemerintah,

dan masyarakat sekitarnya.

6. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan

Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu

sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus

menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.

7. Pendidikan dan Pelatihan

Dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan pelatihan merupakan faktor yang

fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar, yang tidak ada akhirnya

dan tidak mengenal batas usia. Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan dapat

meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya.

8. Kebebasan Yang Terkendali

Dalam TQM, keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut

dapat meningkatkan "rasa memiliki" dan tanggung jawab karyawan terhadap keputusan yang

dibuat. Selain itu unsur ini juga dapat memperkaya wawasan dan pandangan dalam suatu

keputusan yang diambil, karena pihak yang terlibat lebih banyak. Meskipun demikian, kebebasan

yang timbul karena keterlibatan tersebut merupakan hasil dari pengendalian yang terencana dan

terlaksana dengan baik.

9. Kesatuan Tujuan

Agar TQM dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan.

Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Namun hal ini tidak berarti

Page 5: Makalah TQM jadi

bahwa harus selalu ada persetujuan atau kesepakatan antara pihak manajemen dan karyawan

mengenai upah dan kondisi kerja.

10. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan

Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM.

Pemberdayaan bukan sekedar melibatkan karyawan tetapi juga melibatkan mereka dengan

memberikan pengaruh yang sungguh berarti.

8 prinsip-prinsip manajemen mutu

1. Fokus pada pelanggan

Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip focus pada pelanggan

dapat disebutkan sebagai berikut:

Meningkatnya keuntungan dan mendapat perolehan pangsa pasar yang cepat.

Meningkatnya penggunaan sumberdaya organisasi yang efektif untuk mempertinggi kepuasan

pelanggan.

Meningkatnya loyalitas pelanggan.

Penerapan prinsip pertama ini secara optimal nantinya akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut :

Menyelidiki dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan.

Memastikan bahwasasaran organisasi berhubungan dengan kebutuhan dan

harapan pelanggan.

Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi

secara keseluruhan.

Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang

berkepentingan serta mengambil tindakan atas hasil yang didapatkan.

Page 6: Makalah TQM jadi

Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain

yang berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, pemasok, pemodal,

masyarakat, dan negara.

2. Kepemimpinan

Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip kepemimpinan dapat

disebutkan sebagai berikut:

Karyawan akan paham dan termotivasi atas pentingnya tujuan dan sasaran organisasi.

Pengevaluasian, pembetulan, dan penerapan aktivitas dilakukan dalam satu kesatuan.

Salah komunikasi (miscommunication) antar tingkatan pada organisasi dapat dikurangi.

Pegawai dapat diandalkan kinerjanya.

Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi untuk perbaikan yang

berkelanjutan.

Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada:

Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan.

Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi.

Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menantang.

Menyediakan sumber daya dan pelatihan.

Kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas.

Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya.

Penciptaan kepercayaan.

Menghilangkan kekhawatiran diantara sesame karyawan.

3. Keterlibatan Personal

Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusunarah dan tujuan serta perlatan

yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya

tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerust erhadap proses yang berada pada

lingkup ugasnya.

4. Pendekatan Proses

Page 7: Makalah TQM jadi

Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan

proses-proses utama dalam perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekankan pada keinginan

pelanggan daripada keinginan fungsional.Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan

menerapkan prinsip pendekatan proses dapat disebutkan sebagai berikut :

Turunnya biaya dan waktu putaran yang lebih pendek karena penggunaan sumber daya yang

lebih efektif.

Hasil yang diperoleh dapat diperkirakan, konsisten, dan ditingkatkan.

Peningkatan kesempatan dapat lebih difokuskan dan diprioritaskan.

Langkah-langkah Penerapan Pendekatan Proses:

Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan dan diterapkan pada organisasi secara sistematis

Mendefinisikan urutan dan interaksi proses

Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan operasi dan pengendalian

proses ini agar efektif

Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung

pengoperasian dan pemantauan proses

Mengukur, memantau, dan menganalisis proses

Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan

meningkatkan proses ini secara berkelanjutan

5. Pendekatan Sistem untuk Pengelolaan

Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan sistem:

Integrasidan. Penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan.

Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci.

Memberikan kepercayaan pada interestedparties, seperti konsistensi, keefektifan, dan efisiensi

organisasi.

Page 8: Makalah TQM jadi

Penerapan prinsip ini nantinya akan mengarah pada:

Menstrukturkan system menuju pencapaian sasaran dengan lebih efisien dan

efektif.

Memahami keterkaitan proses dengan sistem.

Pendekatan terstruktur yang dapat mengharmoniskan dan mengintegrasikan

proses-proses.

Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih dahulu membuat sumber daya

terbatas untuk ditindak lanjuti.

Menargetkan dan mendefinisikan bagaimana aktivitas yang sesuai dengan

system yang harus dioperasikan.

Peningkatan berkelanjutan secara terus menerus melalui pengukuran dan

evaluasi.

6. Peningkatan Berkesinambungan

Keuntungan pokok dari penerapan prinsip ini antara lain:

Adanya kinerja yang menguntungkan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi.

Fleksibel dan cepat dalam merespons hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan

harapan pelanggan.

Mengoptimalkan biaya dan sumber data

Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada:

Mengkaryakan pendekatan organisasi secara konsisten untuk menerapkan continual

improvement pada kinerja organisasi.

Menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam metode maupun alat yang digunakan.

Membuat continual improvement pada produk, proses, dan sistem sebagai sasaran untuk setiap

individu dalam organisasi.

Page 9: Makalah TQM jadi

Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran untuk track continual improvement.

Memberikan penghargaan pada improvement.

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta

Langkah-langkah yang digunakan dalam menerapkan prinsip ini adalah:

Melakukan pengujian serta pengumpulan data dan informasi yang berhubungan dengan

sasaran.

Memastikan data dan informasi yang akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses.

Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang benar.

Memahami penggunaan teknik statistik.

Membuat keputusan dan menindaklanjutinya berdasarkan hasil analisis dan pengalaman.

8. Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok

Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini antara lain:

mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting.

melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan.

melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi perusahaan.

membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra kerja.

menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang.

berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok.

memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan.

membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.

mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan suatu prestasi oleh para

pemasok.

Page 10: Makalah TQM jadi

MODEL TQMSalah satu kerangka model TQM:

1. Ethics / etika

2. Integrity / integritas

3. Trust / kepercayaan

4. Training /diklat

5. Teamwork / kerja sama

6. Leadership / kepemimpinan

7. Recognition / akredibilitas

8. Communication / komunikasi

Elemen Kunci TQM

Model TQM di atas menunjukkan suatu philosophy bahwa mutu yang diinginkan didapat dari kekuatan

kepemimpinan, perencanaan, design, dan peningkatan inisiatif. Kedelapan elemen kunci tersebut dapat

dikelompokkan menjadi empat bagian, yaitu sebagai berikut.

1. Foundation, termasuk di dalamnya ethics, integrity, and trust.

2. Building Bricks, termasuk di dalamnya training, teamwork, and leadership.

3. Binding Mortar, termasuk di dalamnya adalah communication.

Page 11: Makalah TQM jadi

4. Roof adalah recognition.

1. Foundation

TQM dibangun di atas suatu fondasi yang terdiri atas ethics, integrity, dan trust. Ini akan

menumbuhkan keterbukaan, keadilan, ketulusan dan memberikan peluang bagi semua orang

untuk ikut serta dalam proses pelaksanaannya.

a. Ethics adalah suatu bentuk kedisiplinan akan menjalankan hal- hal yang dianggap baik

oleh perusahaan dan menghindarkan diri dari tindakan-tindakan yang dianggap buruk. Ada dua

jenis etika perusahaan, yaitu yang berkaitan dengan etika bisnis dan etika personal, etika dari

individual SDM terhadap perusahaan dan sesama SDM.

b. Integrity termasuk di dalamnuya adalah kejujuran, moralitas, nilai, keadilan, dan

ketulusan. Semuanya harus terwujud dalam hubungan antara komponen perusahaan terhadap

konsumen. Suatu perusahaan hendaknya mampu menilai apa yang konsumen harapkan dan apa

yang pantas diberikan kepada konsumen berdasarkan nilai-nilai tersebut.

c. Trust kepercayaan di antara karyawan dan pihak-pihak terkait dengan perusahaan akan

memudahkan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan. Jadi, kepercayaan akan

mendatangkan lingkungan yang kooperatif terhadap TQM.

2. Bricks

Setelah memiliki fondasi yang kuat, maka pilar penyangga akan lebih kuat lagi dalam mencapai

“atap“ yang menjadi tujuan TQM, yaitu recognition. Bricks terdiri atas hal-hal berikut.

a. Training

Diklat sangat penting bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Tugas diklat

biasanya dibebankan padasupervisor atau badan tersendiri dari Human Resources Departement.

Pada dasarnya diklat yang dibutuhkan karyawan diantaranya keahlian personal sesuai dengan

pekerjaan masing-masing, kemampuan untuk bekerja aktif dalam tim, pemecahan masalah,

pembuatan keputusan, ekonomi dan bisnis, dan keahlian teknis lainnya sehingga akan mampu

mendapatkan karyawan yang efektif.

b. Teamwork

Page 12: Makalah TQM jadi

Kekuatan tim akan lebih hebat dari individu. Dengan tim permasalahan akan lebih cepat

diselesaiakan dengan lebih banyak solusi yang dapat saling mengisi. Tim juga akan mampu

mingimprovisasi proses dan pelaksanaan TQM. Ada tiga tipe tim yang disarankan dalam TQM,

yaitu sebagai berikut.

i. Quality Improvement Teams or Excellence Teams (QITS)

ii. Problem Solving Teams (PSTs).

iii. Natural Work Teams (NWTs)

c. Leadership

Bisa dikatakan sebagai kunci utama dalam TQM. Sosok kepemimpinan dalam TQM hendaknya

yang memiliki visi ke depan dan mampu menginspirasi anggotanya. Pemimpin di sini juga berarti

mampu membuat arah strategi yang dapat dipahami oleh semua komponen yang ada dengan

nilai-nilai yang mewakili seluruh kepentingan. Sosok kepemimpinan ini biasanya dipegang oleh

seorang manajer. Dalam TQM juga dibutuhkan supervisor yang berkomitmen untuk memimpin

karyawan. Seorang supervisor harus paham betul. TQM dengan seperangkat nilai dan philosophy

yang terkandung di dalamnya dan mampu mengkomunikasikannya ke seluruh elemen yang

berada di bawahnya. Intinya keseluruhan TQM harus dipahami, dipegang, dan dipimpin oleh

perangkat top management yang harus memiliki komitmen tinggi terhadap hal tersebut. Nilai

obyektivitas harus dijunjung tinggi karena top management bertindak dari planer sampai

measurement.

3. Binding Mortar

Binding Mortar merupakan elemen kunci yang melingkupi keseluruhan model dari TQM.

Communication

Komunikasi adalah suatu jembatan yang menentukan keberhasilan TQM. Komunikasi yang tidak

tepat dan tidak tertuju ke sasaran akan mengakibatkan rubuhnya model TQM. Kesatuan dari

keseluruhan elemen kunci ini disatukan dengan suatu komunikasi yang tepat, yang tepat sasaran

dan tepat ide. Komunikasi yang baik dalam TQM diperlukan antara seluruh elemen organisasi,

Page 13: Makalah TQM jadi

supplier, dan konsumen. Dalam kondisi apa pun seorang supervisor harus peka terhadap aliran

informasi yang ada di sekitarnya yang kemudian disampaikan ke manajemen untuk diolah

sedemikian rupa menjadi suatu keputusan terhadap suatu kondisi berupa informasi untuk

kemudian disampaikan ke pihak-pihak yang terkait. Ada beberapa macam komunikasi, yaitu

sebagai berikut.

i. Downward communication

ii. Upward communication

iii. Sideways communication

4. Roof

Recognition

Recognition adalah elemen terakhir dari TQM. Seharusnya elemen ini mampu memberikan

sugesti dan achivement bagi tim dan karyawan individual. Dengan seseorang memperoleh suatu

pengakuan, akredibilitas, maka secara otomatis akan terjadi perubahan yang luar biasa dalam

kepercayaan diri, self esteem, produktivitas, dan kualitas kerja yang sesuai dengan mutu yang

diharapkan perusahaan. Secara tidak langsung hal inilah yang pada akhirnya akan memberikan

kepuasan kepada konsumen berupa produk dengan mutu yang tinggi sebagai hasil dari

pemberdayaan SDM yang berkualitas. Pengakuan atau kredibilitas dapat terjadi dengan cara,

terjadi pada tempat serta terjadi pada waktu, antara lain sebagai berikut.

Cara: Berupa sertifikat penghargaan, trofi, plakat, dan sebagainya.

Tempat: Penampilan yang baik dapat dilihat dari kondisi kerja departemen, panitia, tim,

dan top manajemen. Pengakuan di sini terjadi di kalangan departemen, top manajemen,

ataupun di kalangan karyawan

Waktu: Pengakuan dapat diberikan pada waktu tertentu, seperti rapat staf, penghargaan

yang sifatnya rutin, dan sebagainya.

Page 14: Makalah TQM jadi

Manfaat dan Tujuan TQM

Manfaat:

a. TQM membuat perusahaan berfokus pada keinginan pasar

b. TQM menguinspirasi pekerja untuk memberikan mutu terbaik dalam setiap aktifitas.

c. TQM menyalurkan prosedur yang penting untuk memperoleh hasil yang unggul.

d. TQM membantu untuk secara kontinyu menguji semua proses untuk membuang hal yang

tidak diperlukan dan hal yang tidak produktif.

e. TQM mendukung perusahaan untuk benar-benar mengerti persaingan yang ada dan untuk

membangun strategi perang yang efektif.

f. TQM membantu untuk membangun prosedur yang baik untuk komunikasi dan menghargai

kerja yang baik.TQM membantu untuk mengulas proses apa yang diperlukan untuk

membangun strategi perkembangan secara kontinyu.

Keuntungan secara konkrit Keuntungan secara abstrak

Page 15: Makalah TQM jadi

Kualitas produk yang lebih baik

Perkembangan hasil produk

Peningkatan hasil penjualan

Peningkatan keuntungan

Mengurangi keluhan karyawan

Kerja tim yang efektif

Perbaikan minat kerja

Perbaikan hubungan sesama pekerja

dan tern pat kerja

Budaya partisipatif

Kepuasan konsumen

Perbaikan komunikasi

Memperbaiki kapasitas pemecahan

masalah

Mempertinggi kesehatan badan

hukum dan karakter perusahaan

o ♦ Image perusahaan yang lebih

baik

Tujuan utama TQM adalah untuk dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global dengan

mengoptimalkan kemampuan dan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan secara

berkesinambungan, sehingga dapat memperbaiki kualitas barang dan jasa. Secara umum TQM

merupakan suatu sistem manajemen dengan tujuan untuk dapat meningkatkan produktivitas

karyawan, atau dengan kata lain TQM dimaksudkan untuk dapat memproduksi barang dan atau

jasa yang berkualitas tinggi dengan metode yang memadukan keterampilan manajerial dan

operasional secara efektif dan efisien, sehingga dapat menimbulkan kepuasan bagi semua pihak

yaitu tenaga kerja, perusahaan, dan pelanggan.

PENERAPAN TQM

Total Quality Management (TQM) merupakan paradigma baru dalam menjalankan bisnis, yang berupaya

untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan secara berkesinambungan atas kualitas

produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan organisasi. TQM merupakan pendekatan yang seharusnya

Page 16: Makalah TQM jadi

dilakukan organisasi masa kini untuk memperbaiki kualitas produknya, menekan biaya produksi dan

meningkatkan produktivitasnya. Sukses tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kompetensi

SDM perusahaan untuk merealisasikannya. Penerapan manajemen sumber daya manusia tidak berdiri

sendiri tetapi terikat dengan paket TQM dan harus selaras dengan perubahan proses.

PENGARUH PERUBAHAN LINGKUNGAN TERHADAP TQMDalam era globalisasi dan liberalisasi perdagangan, terjadi berbagai perubahan dalam hampir semua

aspek, misalnya dalam aspek ekonomi, politik, sosial budaya, teknologi, hukum, hankam, dan aspek

lainnya. Berbagai tren baru dalam lingkungan manufaktur membawa dampak terhadap kualitas.

Kelangsungan hidup perusahaan sangat tergantung pada kemampuan untuk memberi respons terhadap

perubahan-perubahan tersebut secara efektif. Umumnya perubahan yang terjadi disebabkan oleh berbagai

kekuatan yang ada, baik internal maupun eksternal.

TQM lebih berfokus pada tujuan perusahaan untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan

memasok barang dan jasa yang memiliki kualitas setinggi mungkin. Kehadiran TQM sebagai paradigma

baru menurut komitmen jangka panjang dan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional.

Perlunya perubahan total dikarenakan cara menjalankan bisnis dengan TQM berbeda sekali dengan cara

tradisional. Perbedaan pokok adalah berupa karakteristik yang tercakup dalam unsur-unsur TQM.

Munculnya TQM juga dikarenakan adanya kekurangan atau kesalahan dalam menjalankan bisnis

dengan mengunakan pendekatan tradisional. Beberapa kekurangan atau kesalahan tersebut (Fandy,

1995:329), antara lain sebagai berikut:

1)      Berfokus pada jangka pendek

2)      Cenderung bersifat arogan, tidak berfokus pada pelanggan

3)      Memandang rendah kontribusi potensial karyawan

4)      Menganggap bahwa mutu yang lebih baik hanya dapat dicapai dengan biaya yang tinggi

5)      Mengutamakan bossmanship bukan leadership

PERSYARATAN IMPLEMENTASI TQM

Untuk melakukan suatu perubahan sering kali tidak mudah, apalagi bila menyangkut perubahan yang

bersifat fundamental dan menyeluruh. Berkaitan dengan perubahan tersebut, ada beberapa hal yang harus

diperhatikan, yaitu berikut ini:

Perubahan sulit berhasil bila manajemen puncak tidak menginformasikan proses perubahan

secara terus-menerus kepada para karyawannya.

Page 17: Makalah TQM jadi

Persepsi karyawan terhadap perubahan sangat mempengaruhi penolakan perubahan. Karyawan

akan mendukung perubahan bila mereka merasa bahwa manfaat perubahan akan lebih besar

daripada biaya yang ditimbulkan terutama biaya karyawan.

Ada beberapa persyaratan untuk melaksanakan TQM (Goetsch, 1997:264) (Fandy, 1995:332) yaitu :

a. Komitmen manajemen puncak

b. Komitmen atas sumber daya yang dibutuhkan

c. Organization wide steering committee

d. Perencanaan dan publikasi

e. Infrastruktur yang mendukung penyebarluasan dan perbaikan terus menerus

Keseluruhan persyaratan diatas merupakan tugas awal yang harus dilakukan dalam memulai

implementasi TQM. Selain tugas-tugas tersebut, masih ada beberapa tugas lainnya yang harus dilakukan,

yaitu sbb:

Melatih steering committee

Identifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi

Identifikasi pendukung potensial TQM

Identifikasi pelanggan eksternal dan internal

PERANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM

TQM merupakan transformasi budaya yang didorong oleh definisi ulang (reengineering) terhadap

peranan manajemen. Pihak manajemen harus mebubah dirinya terlebih dahulu, baik aspek nilai,

keyakinan, asumsi, maupun cara mereka menjalankan bisnis. Peranan merupakan tanggung jawab,

perilaku, atau prestasi kinerja yang diharapkan dari seseorang yang memiliki posisi khusus (Bounds, et al,

1994:1334). Selain melaksanakan kepemimpinan yang diharapkan dapat memotivasi dan mengarahkan

para karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, manajemen puncak juga bertanggung jawab dalam

mengatasi setiap penolakan terhadap perubahan ke arah manajemen baru.

FASE-FASE IMPLEMENTASI

Page 18: Makalah TQM jadi

Menurut Goetsch dan Davis (1997:584-589) memberikan klasifikasi fase implementasi yang lebih rinci

dan sistematis. Fase implementasi TQM dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :

1.  Fase Persiapan

Langkah A: Membentuk Total Quality Steering Committee

Langkah B: Membentuk Tim

     Langkah C: Pelatihan TQM

     Langkah D: Menyusun Pernyataan Visi dan Prinsip sebagai Pedoman

Langkah E: Menyusun tujuan umum

Langkah F: Komunikasi dan Publikasi

Langkah G: Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan

Langkah H: Identifikasi Pendukung dan Penolak

Langkah I: Memperkirakan Sikap Karyawan

     Langkah J: Mengukur Kepuasan Pelanggan

2.    Fase Perencanaan

Langkah K: Merencanakan pendekatan Impelementasi, kemudian menggunakan siklus PDCA (Plan, Do,

Check and Adjust)

            Langkah L: Identifikasi Proyek

            Langkah M: komposisi Tim

            Langkah N: Pelatihan Tim

3.    Fase Pelaksanaan

Langkah P: Penggiatan Tim

      Langkah Q: Umpan Balik kepada Steering Committee

Langkah R: Umpan Balik dari Pelanggan

Langkah S: Umpan Balik dari karyawan

Langkah T: Memodifikasi Infrastruktur

PENGARUH IMPLEMENTASI TQM PADA KINERJA ORGANISASI.Pengaruh penerapan TQM pada kinerja organisasi (Hessel, 2003:84) meliputi atas berikut ini.

         Proses desain produk.

         Manajemen arus proses.

        Statistical quality control.

         Hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

         Sikap kerja pekerja

Page 19: Makalah TQM jadi

         Kinerja organisai pada keunggulan kompetitif.

HAMBATAN IMPLEMENTASI TQM DI INDONESIAHasil analisis implementasi TQM di Indonesia menunjukkan ketidaksempurnaan implementasi TQM dan

kurangnya infrastruktur yang mendukung implementasi TQM. Secara umum, terdapat beberapa faktor

penyebab yang memungkinkan keadaan tersebut (Hessel, 2003:98) yaitu sbb:

1.        Kurangnya komitmen manajemen puncak.

2.        Kurangnya dukungan infrastruktur untuk implementtasi TQM.

3.        Partial quality management

4.        Kurangnya pengetahuan tentang kkosep TQM yang akan mempersulit karyawan untuk menerima

dan menerapkan kosep TQM.

5.        Budaya organisasi kurang mendukung implementasi TQM, dimana belum sepenuhnya berfokus

pada kepuasan pelanggan.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi merupakan kumpulan dari komponen – komponen (Perangkat keras, perangkat lunak ,

data/informasi, prosedur, komunikasi dan user) yang saling berhubungan untuk menangkap,

memproses , menyimpan m memelihara dan menyampaikan informasi. Sistem Informasi dapat

merupakan suatu organisasi sendiri di samping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi .

Sistem Informasi manajemen terdiri dari beberapa sub system antara lain system informasi akuntansi ,

Sistem infprmasi Personalia , Sistem informasi pemasaran , system informasi pembelian , Sistem

Informasi persediaan , Sistem informasi terdistribusi dll. Siklus pengembangan system informasi terdiri

dari : perencanaan , pengembangan system, dan evaluasi . Siklus hidup pengembangan sistem terdiri

dari survey, analisis , desain , pembuatan , implementasi , pemeliharaan.

HUBUNGAN SISTEM INFORMASI DENGAN TQM

Media penyimpanan barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses. Perbaikan proses

secara terus menerus merupakan prinsip penerapan TQM. Salah satu faktor yang penting dalam

penerapan TQM adalah peranan Teknologi Informasi , khususnya dalam pengurangan waktu siklus .

Oleh karena itu efektifitas kinerja penerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi

Page 20: Makalah TQM jadi

Informasi untuk mendukung secara efisien kerja sama semua fungsi manajemen untuk memberikan

barang atau jasa yang memuaskan.

MANFAAT PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DALAM TQM DI PERUSAHAAN

Pada umunya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semua usaha perbaikan

proses signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagaimana memanfaatkan teknologi informasi dan

kemudian dengan cara merancang aplikasi agar menghasilkan manfaat – manfaat tersebut.

1. Komputer memperpendek jalur komunikasi , contoh adalah surat elektronik dan pembuatan

laporan , dimana jarak atau letak gegrafis sudah tidak menjadi masalah lagi dalam komunikasi

antar unit organisasi.

2. Aplikasi berbagai computer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang benar

tersedia pada tempat dan waktu yang tepat, manfaatnya memberikan pengurangan waktu silkus

dan pelayanan yang lebih cepat.

3. Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimana proses dikerjakan

kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentingan user.

4. Komputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan . Aplikasi pertama dan

yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisis kuantitatif dan

memasuki database yang dimiliki perusahaan – perusahaan lain guna belajar lebih banyak

tentang pesaing dan pelanggan.

5. Komputer memungkinkan pemberian jasa baru untuk mencapai keunggulan kompetitif atas

para pesaing. Komputer dasar dihubungkan dengan bank sehingga para pelanggan dapat

membayar barang – barang dan jasa yang mereka beli.

6. Komputer dapat memberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan dan penambahan

client. Ketika mengembangkan jumlah dan kompleksitas sistem computer melalui penambahan

database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikro kemudian mainframe)

semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkan sistem – sistem computer tersebut

guna menyediakan hubungan yang menghasilkan pandangan yang lebih lengkap tentang

pelanggan dan proses.

Page 21: Makalah TQM jadi

7. Komputer meningkatkan pelayanan dan operasi . Pelayanan perbaikan dewasa ini sering di

awasi dan di kelola melalui computer paket – paket disampaikan dengan disertai barcode yang

berfungsi sebagai mekanisme pelacakan.

Kesimpulan

1. Penerapan TQM semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri. Sistem

informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasi apapun . Oleh karena

itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan juga diharapakn untuk menerapkan

strategi TQM dalam departemennya sendiri oleh karena alas an – alas an yang sama , Teknik

manajemen proses yang teratur yang terlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran

fundamental dalam praktek menajemen . Hal ini menunjukkan sama signifikannya dengan

penerapan Teknologi Informasi itu sendiri dalam era informasi sekarang ini.

2. Sistem Informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedang beralngsung

bukanlah suatu pemikran yang sia – sia . Survei terakhir ini menunjukan bahwa 59 % responden

sistem informasi sedang melaksanakan strategi perbaikan proses . Sebagaian besar eksekutif

sistem informasi juga melaporkan bahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifikan dari

pendekatan tersebut dalam organisasi sistem informasi.

3. Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalam sistem informasi yang

disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM , enggan menerapkan kebiasaan

– kebiasaan baru dan cara – cara baru serta tidak ter[adunya sistem informasi suatu

perusahaan . Masalah lain adalah tidak adanya software pengendalian mutu secara statistic yang

benar – benar baik agar dapat berfungsi sebagai alat bagi sistem informasi dalam menerapkan

TQM.

DAFTAR PUSTAKA :

1.    Cortado, J.W. 1993. Implementation of Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.

Page 22: Makalah TQM jadi

2.    John S. 1989. Oakland, Total Quality Management, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.

3.    G. Vincent. 2003. Total Quality Management, Manajemen Bisnis, PT. Gramadia Pustaka Utama Jakarta.

4.   Juran, J.M.,1995. Merancang Mutu; Ancangan Baru Mewujudkan Mutu Ke Dalam Barang Dan Jasa,

(terjemahan) PPM., Jakarta.

5.  Tjiptono, Fdan Diana Anastasia, 2003. Total Quality Management, Edisi Revisi, Andi Yogjakarta.

6.  Nasution, M.N. 2004. Manajemen Mutu Terpadu; Total Quality Manajemen, Ghalia Indonesia.