Download docx - Lap pkn (revisi konsul 1)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN)

Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos

Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos

Indonesia.

Dalam perkembangannya merupakan perusahaan Badan Usaha Milik

Negara (BUMN), dan satu – satunya perusahaan milik negara yang bergerak di

bidang surat menyurat.

inovasi kini diluncurkan PT pos indonesia yaituPRISMA atau PRangko

IdentitaS Milik Anda adalah Prangko (asli) yang dapat menampilkan gambar,

wajah, logo atau image lainnya sesuai permintaan Anda. PRISMA dapat

digunakan juga untuk pengiriman surat dengan desain Prangko yang tentunya

unik, berbeda dan menjadi sangat pribadi. PRISMA dapat juga digunakan untuk

keperluan pencitraan, kampanye atau untuk keperluan promosi produk dan atau

perusahaan Anda. kelebihan prangko prisma jelas ada pada identitas kita ingin

menunjukan bahwa mereka memanfaatkan prangko prisma sebagai sarana

promosi sekaligus identitas pengirim.banyak perguruan tinggi dan sekolah atau

instansi yang mencetak logo instansi mereka pada perangko prisma sementara

pengirim kartu pos personel memilih mencetak gambar diri sebagai gambar dari

prangko itu

PT POS INDONESIA memiliki satu peranan yang sangat penting bagi

masyarakat luas. Peran PT. POS INDONESIA sangat dibutuhkan masyarakat

luas, posisinya untuk melayani masyarakat sangat di tempatkan dengan sebaik

mungkin demi memberikan pelayanan yang maksimal untuk masyarakat.

Beberapa kegiatan dikembangkan oleh PT. POS INDONESIA agar masyarakat

tetap bisa mengirim surat dengan gambar prangko pengirim surat atau identitas si

pengirim.

http://id.wikipedia.org/wiki/Pos

http://id.wikipedia.org/wiki/BUMN

2

Dengan dibuatnya inovasi oleh PT. POS INDONESIA maka diperlukan

pula adanya penyebaran informasi mengenai inovasi tersebut, karena suatu

inovasi tidak akan ada artinya tanpa adanya suatu sosialisasi, karena sosialisasi

merupakan hal terpenting yang harus dilakukan guna menyampaikan pesan atau

informasi kepada publik.

Syarat terpenting untuk berlangsungnya sosialisasi adalah interaksi sosial,

dimana sosialisasi tersebut dapat berlangsung secara tatap muka, tapi biasa juga

dilakukan dalam jarak tertentu melalui sarana media. Dalam sebuah perusahaan

kegiatan sosialisasi tersebut biasa dilakukan oleh seorang humas perusahaan.

Seperti yang kita ketahui humas adalah bagian dari suatu perusahaan yang

mempunyai tugas untuk memberikan informasi kepada pihak dalam dan pihak

luar perusahaan.

Sosialisasi bisa dilakukan dengan menggunakan media massa. Demikian

pula yang dilakukan oleh humas PT. Pos Indonesia Malang, dengan bantuan

media massa dalam menyosialisasikan inovasi yang dibuatnya. Hal ini dilakukan

karena sosialisasi bersifat luas atau sasaran khalayak dalam jumlah yang cukup

luas.

Sosialisasi dengan menggunakan media massa, yang mempunyai peranan

dan kekuatan yang begitu besar terhadap dan bagi dunia ini, terlebih dalam segala

sesuatu yang berkaitan dengan manusia dengan segala aspek yang melingkupinya.

Seperti halnya yang dilakukan oleh Humas PT. Pos Indonesia Malang

yang menyosialisasikan program PRISMA prangko identitas milik anda melalui

berbagai media massa, salah satu media yang dibahas disini adalah media cetak

dan elektronik Program tersebut merupakan pengenalan instansi atau perusahaan

untuk mempromosikan dengan cara mengirim surat yang tertera gambar atau logo

identitas instansi tersebut

Sesuai dengan salah satu tujuan dan strategi eksternal dari Humas PT. Pos

Indonesia,yaitu menciptakan opini publik dan menarik perhatian publik,

menciptakan kondisi yang kondusif bagi setiap pelaksanaan kebijakan perusahaan

dan mengoptimalisasi komunikasi dan publikasi perusahaan. Humas PT. Pos

Indonesia Malang melakukan sosialisasi program Prisma prangko identitas milik

3

anda melalui media radio,media cetak,serta elektronik, di mana hal tersebut

diharapkan oleh pihak perusahaan agar dapat menambah informasi bagi

masyarakat mengenai inovasi baru yang diluncurkan oleh PT.Pos Indonesia.

1.2 Tujuan

Tujuan pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Nyata (PKN) adalah:

Untuk memahami peran humas PT.POS INDONESIA (PERSERO) AREA

MALANG dalam sosialisasi program prangko prisma

1.3 Manfaat

Adapun Manfaat yang diharapkan akan diperoleh, diantaranya:

a) Bagi Mahasiswa

Praktik Kerja Nyata ini diharapkan dapat memberi pengetahuan dan

pengalaman bagi mahasiswa, khususnya dalam mengetahui Peran humas

tentang Sosialisasi Program prangko prisma.

b) Bagi Instansi

1. Sebagai peluang penarikan tenaga kerja yang professional

2. Melaksanakan salah satu bentuk tanggung jawab sosial instansi kepada

masyarakat, khususnya mahasiswa.

c) Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Sebagai sarana memperkenalkan diri bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Brawijaya khususnya jurusan Ilmu Komunikasi kepada

perusahaan tempat magang, dengan harapan ada suatu tindak lanjut

kerjasama. Memperluas jaringan kerja sama dengan berbagai instansi,

perusahaan, lembaga dan pelaku usaha.

1.4 Waktu dan Pelaksanaan

Pelaksanaan Praktik Kerja Nyata ini dilaksanakan selama kurang lebih

satu bulan, terhitung sejak 6 agustus 2012 s/d 5 september 2012 yang bertempat di

Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Area Malang beralamat di Jalan Merdeka

Selatan No. 5 , Malang.

4

BAB II

KERANGKA KONSEP KEGIATAN

.

2.1. Definisi public relations/ humas

Pengertian (definisi) public relations jika dilihat dari asal katanya

(public dan relations) adalah hubungan – hubungan antar public atau singkatnya

hubungan – hubungan public.Ini berartidapat mengindikasikan bahwa jika public

relations (PR) diterjemahkan dengan Hubungan Masyarakat (Humas) adalah

kurang tepat ,namun karena masyarakat terlanjur mengenal istilah Humas dan

sangat sulituntuk diluruskan maka istilah humas tetap dipakai, bahkan pada

instansi – instansi pemerintah.

Pengertian Public Relations menurut (British) Institute of Public Relations

(IPR) dalam jefkins pada bukunya “Public Relations” adalah sebagai berikut :

“Public Relations” adalah keselurahan adanya upaya yang dilangsungkan

secara terencana dan bekesinambungan dala, rangka menciptakan dan

memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan

segenap khalayaknya”.(1996:8)

Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan

publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.

2.2 . Fungsi Humas

Effendy (1987:34), dalam bukunya “Hubungan Masyarakat”

mengemukakan fungsi Public Relations, yaitu :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Membina hubunganan harmonis antara organisasi dengan public

ektern maupun intern.

3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan

informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan informasi

dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada

organisasi.

5

4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi

kepentingan umum.

2.3. Ruang Lingkup Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area

Malang

Frank Jeffkins (1996:9), dalam bukunya Public Relations mengemukakan

bahwa ruang lingkup tujuan PR itu ternyata sangat luas. Melalui serangkaian

pembahasan yang mendalam, maka beberapa di antaranya yang pokok adalah

sebagai berikut :

a. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan

adanya kegiatan- kegiatan baru yang dilakukan perusahaan.

b. Untuk menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan

kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

c. Untuk meningkatkan bobot kualitas calon pegawai.

d. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan

khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang

mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan

khalayak terhadap niat baik perusahaan.

e. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif

dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

f. Untuk mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari

penyelengaraan suatu acara.

g. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas,serta

membuka pasar-pasar ekspor baru.

h. Untuk mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya

perusahaan yang go public.

i. Untuk meyakinkan khalayak bahwa perusahaan mampu bertahan atau

bangkit setelah krisis .

j. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahananperusahaan dalam

rangka menghadapi risiko pengambil alihan.

k. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

6

2.4. Pekerjaan Humas

Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang

humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-

fakta tentang tuntutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga

mendapatkan simpati akan kejadian tersebut .

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka

buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk

mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan

ketertarikan.

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi

adalah :

a. Membuat kesan (image)

b. Pengetahuan dan pengertian

c. Menciptakan ketertarikan

d. Penerimaan

e. Simpati

Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha

manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan,

pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas

membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-

pernyataan keluar.

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka

buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah

hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.

2.5. Konsep Sosialisasi

Sosialisasi adalah satu konsep umum yang bisa dimaknakan sebagai

sebuah proses di mana kita belajar melalui interaksi dengan orang lain, tentang

cara berpikir, merasakan, dan bertindak, di mana kesemuanya itu merupakan hal-

hal yang sangat penting dalam menghasilkan partisipasi sosial yang efektif.

7

Sosialisasi merupakan proses yang terus terjadi selama hidup kita. Menurut

Stewart (1985:93) menyatakan bahwa sosialisasi adalah proses orang memperoleh

kepercayaan sikap nilai dan kebiasaan dalam kebudayaan. Melalui proses

sosialisasi akan tumbuh satu pribadi yang hak, karena sifat-sifat kelompok tidak

pernah diserap secara sama oleh masing-masing anggota kelompok.

2.6. Tujuan Sosialisasi

Setiap proses sosial pasti memiliki tujuan. Demikian juga sosialisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa tujuan sosialisasi :

a. Memberi keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan seseorang

untuk melangsungkan kehidupannya kelak di tengah-tengah

masyarakat di mana dia akan menjadi salah satu anggotanya.

b. Mengembangkan kemampuan seseorang untuk berkomunikasi secara

efektif dan efisien, serta mengembangkan kemampuannya untuk

membaca, menulis, dan bercerita. Dengan melakukan komunikasi,

berbagai informasi mengenai masyarakat akan diperoleh untuk

kelangsungan hidup seseorang sebagai anggota masyarakat.

c. Mengembangkan kemampuan seseorang mengendalikan fungsi-fungsi

organik melalui latihan-latihan mawas diri yang tepat. Artinya, dengan

sosialisasi seseorang akan dapat memahami hal-hal yang baik dan

dianjurkan dalam masyarakat untuk dilakukan. Selain itu juga dapat

mengetahui dan memahami hal-hal buruk yang sebaiknya dihindari

dan tidak dilakukan.

d. Menanamkan kepada seseorang nilai-nilai dan kepercayaan pokok

yang ada pada masyarakat.

2.7. Media Komunikasi

Media yaitu orang, bahan, peralatan yang menciptakan kondisi dimana

seseorang dapat memperoleh pengetahuan, keterampilan dan perubahan sikap.

Media komunikasi adalah suatu alat yang digunakan untuk mempermudah dalam

menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain dengan maksud

8

tertentu. Media Komunikasi adalah berupa benda yang digunakan untuk

menyampaikan sebuah pesan baik dalam bentuk sebuah data, gelombang

frekwensi, gambar, suara atau tulisan yang memiliki makna tertentu. Tentu saja

media komunikasi berfungsi untuk meyampaikan pesan dari komunikator kepada

komunikate.

Dalam proses sosialisasi perlu adanya media komunikasi yaitu berupa

bahasa, tulisan, isyarat, alat peraga atau alat elektronik. Media komunikasi

merupakan unsur yang sangat penting dalam proses komunikasi. Dengan

menggunakan media komunikasi maka aliran informasi, berita atau pesan dapat

dikirim atau diterima dengan mudah dan cepat. Berdasarkan cara penggunaannya

terdapat tiga jenis media komunikasi, yaitu: media komunikasi audial, media

komunikasi visual, dan media komunikasi audio-visual.

Ketiga jenis media komunikasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Media Komunikasi Audial

Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, didengar dan dipahami

oleh alat pendengaran. Misalnya telepon, intercom, radio serta tape

recorder.

b. Media Komunikasi Visual

Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat dan dipahami oleh

alat penglihatan. Misalnya surat, surat kabar, faksimili, majalah, buku,

beletin dan sejenisnya.

c. Media Komunikasi Audio-Visual

Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat, didengan dan

dipahami melalui alat pendengaran dan penglihatan. Misalnya televisi,

film layarlebar, VCD, internet dan sejenisnya.

2.8. Fokus Kegiatan PKN

Struktur manajemen PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang terdiri

atas berbagai sub. Bagian, yang memiliki fungsi dan rincian tugas tertentu.

Seorang asisten manajer ditunjuk untuk memimpin setiap bagiannya.

9

Sesuai dengan minat penulis yaitu bidang Public Relations, maka dalam

kesempatan pelaksanaan Praktik Kerja Nyata ini difokuskan pada Peran Humas

PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang. Disana penulis dibimbing oleh

orang Humas yang benar-benar menangani Humas PT. POS (Persero) Area

Malang. Penulis beranggapan bahwa di dalam perusahaan tersebut terdapat fungsi

dan kegiatan Public Relations yang sangat penting dan sangat berperan aktif

dalam segala kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan.

PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang termasuk dalam instansi

BUMN yang sangat berarti bagi kehidupan banyak orang. Penulis memfokuskan

kegiatan PKN ini tentang kegiatan eksternal Humas PT. POS (Persero) Area

Malang. Eksternal Public Relations merupakan suatu kegiatan Public Relations

yang berhubungan dengan masyarakat luar atau kegiatan yang ditujukan kepada

publik yang berada diluar perusahaan. Salah satu tujuannya adalah untuk

mengeratkan hubungan yang harmonis dengan orang-orang diluar badan atau

perusahaan hingga tercipta opini publik yang positif tentang kegiatan-kegiatan

yang dilakukan oleh badan atau perusahaan yang bersangkutan.

Tugas penting Eksternal Public Relations adalah mengadakan komunikasi

secara efektif, dan semua komunikasi dengan publik luar hendaknya dilakukan

secara informatif dan persuasif, informasi hendaknya diberikan secara jujur, teliti,

sempurna, dan berdasarkan fakta yang sebenarnya, karena dalam hal ini publik

mempunyai hak untuk mengetahui keadaaan sesuatu hal yang berhubungan

dengan kepentingannya, secara persuasif, komunikasi dapat dilaksanakan atas

dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik), sehingga timbul rasa tertarik

akan pesan yang disampaikan badan atau perusahaan tersebut yang di sodorkan

kepadanya. Kegiatan eksternal Humas PT. POS (Persero) Area Malang adalah :

2.9 Hubungan dengan Pers

Hubungan ini perlu dibina dalam rangka membina hubungan baik dengan

media massa agar POS memperoleh citra positif, karena fungsi dari pers adalah

merupakan kontrol sosial bagi POS dalam membangun perusahaan dalam

melangkah jauh. Hubungan dengan pers ini biasanya hubungan antara Humas

dengan individual wartawannya dan juga instansinya. Humas terbiasa bertatap

10

muka dengan para wartawan. Pembimbing penulispun sangat menjaga

hubungannya dengan para wartawan agar apabila terdapat berita negative tentang

segala hal mengenai POS daerah Malang para wartawan akan mendiskusikan

berita tersebut untuk diklarifikasi terlebih dahulu sebelum dipubliskan.

Bentuk hubungan dengan pers yaitu melalui personal relations. Meskipun

ada hubungan dengan media relations, namun disini humas dituntut untuk

membina hubungan yang harmonis dengan personal relationsnya.

2.9.1 Hubungan dengan Media Cetak

Hubungan dengan media cetak biasanya hubungan antara humas dengan

instansi terkait. Humas selalu menjaga hubungannya dengan Instansi media cetak

dimana semua berita mengenai POS dipublikasikan.

1 .Orientasi wartawan / Pers Tour

2 .Kegiatan wartawan untuk meliputi kegiatan penting (konferensi pers)

3. POR (Pekan Olah Raga) POS agar terjalin hubungan yang akrab melalui

penyaluran bakat atau hobi berolahraga.

2.9.2 Hubungan dengan Media Elektronik

Kegiatan ini berupa kerjasama mengenai informasi inovasi terbaru

prangko prisma dan mengenai POS yang dilakukan oleh POS di beberapa daerah

pada saat – saat tertentu yang disiarkan di radio lokal antara lain RRI,RCB fm

artupanes . Disini Humas juga menjaga hubungan baik dengan Instansi radio agar

semua berita mengenai POS bisa dipilah mana yang baik dan buruk untuk

dipubliskan. Disana selama 1 bulan melakukan kegiatan Praktik Kerja Nyata,

penulis melakukan talkshow ke beberapa radio yang ada di Yogyakarta. Penulis

berbagi jadwal dengan rekan Praktik Kerja Nyatanya. Penulis mengikuti talk

show 2 kali, karena dalam 1 bulan talkshow dilakukan 5 kali oleh Humas ke

beberapa stasiun radio. Penulis mengharapkan sosialisasi melalui talkshow akan

lebih mendapatkan banyak respon dari masyarakat sekitar.

2.9.3 Hubungan dengan Instansi Lain

Hubungan dilakukan untuk membina hubungan baik serta mengikuti

perkembangan kemajuan teknologi komunikasi, diantaranya dengan PT.

11

Telekomunikasi Indonesia Tbk mengenai informasi tarif surattagihan melalui sms

dan dengan PT. POS mengenai pembayaran surat tagihan dan juga melalui Bank.

2.9.4 Penyuluhan kepada Masyarakat

Penyuluhan kepada masyarakat, diadakan agar masyarakat dapat

memahami manfaat penggunaan prangko prisma , serta untuk menampung semua

masalah surat menyurat untuk mencari solusi yang disampaikan oleh masyarakat

secara langsung.

Bentuk penyuluhan kepada masyarakat yaitu dengan cara sosialisasi

program baru yang di tujukan untuk anak-anak sd,karena pengenalan sejak dini

berkirim surat bias dipahami oleh anak-anak. Agar informasi yang diterima bisa

secara meluas. Pengadaan materi penyuluhan berupa infromasi dalam hal

penggunaan prangko prisma , biasanya berbentuk brosur, pamflet, flyer, leaflet

atau lainnya.

2.9.5 Publikasi

Publikasi yang dilakukan oleh humas POS. humas POS membuat dan

menyebarkan informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan

ataupun kegiatan POS lainnya. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk

meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sebagai konsumen sehingga tercipta

image positif dan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak.

2.10 Target Kegiatan PKN

Pelaksanaan PKN ini diharapkan penulis untuk dapat menerapkan ilmu

yang telah didapat dalam masa perkuliahan sebelum melakukan kegiatan PKN.

Selain itu PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang dalam bidang Humas

sangat sesuai dengan peminatan penulis dalam masa perkuliahan yaitu Public

Relations. Dengan adanya Kegiatan PKN ini diharapkan agar penulis

mendapatkan pengalaman kerja yang sesuai bidangnya. Penulis mengharapkan

kegiatan sosialisasi ini membantu upaya PT. POS INDONESIA (Persero) Area

Malang dalam mencapai pengenalan Prangko Prisma

12

BAB III

HASIL KEGIATAN

3.1 Gambaran Umum PT. POS INDONESIA area MALANG

3.1.1 Profil POS Area Malang

Kantor Pos Besar Malang adalah yang terbesar di Kota Malang. Berdiri

Gambar 1. Suasana Depan Kantor POS

Sumber : Data Humas PT. POS Area Malang

pada tanggal 26 Agustus 1978 sesuai dengan TJTJ No 6 tahun 1984.

Berdiri di atas tanah dengan luas keseluruhan sebesar 4000 m2. Kantor Pos Besar

Malang Ini termasuk Badan Usaha Milik Negara yang memiliki beberapa fungsi

diantaranya, melayani masyarakat di bidang jasa pengiriman surat-surat dan

hantaran barang. Kantor Pos Besar Malang memiliki 182 pekerja dan dibagi

dalam 2 shift. Lokasi dari Kantor Pos ini sangat mudah dijangkau dari segala arah

karena terletak di pusat kota di Jalan Merdeka Selatan dan tepat di depannya

adalah Alun-Alun Kota Malang.

Kantor yang berlantai dua dan berada di sebelah selatan Alun-alun ini

semeblum tahun 1900 adalah kantor sekaligus tempat kediaman Asisten Residen

Malang sebagai bagian dari karesidenan Pasuruan. Sebelumnya kantor pos berada

13

di Jl. Kayutangan (sekarang kantor Telkom). Pagar sebelah timur ditempatkan

banyak sekali cagar budaya daru abad XIV dan juga berfungsi sebagai batas

dengan hotel Pelangi.

Pada tahun 1926 berkaitan dengan kepindahan ibukota karesidenan dari

Pasuruan ke Malang maka kantor karesidenan Residen Malang dipindah di

gedung tepat di pojok perempatan alun-alun sebelah selatan (sekarang KPPN) dan

mulai ditempati pada tahun 1936.

3.1.2 Motto

Tepat Waktu Setiap Waktu

3.1.4 Visi

Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan

surat,paket,dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya

3.1.5 Misi

a. Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang

selalu tepat dan nilai terbaik.

b. Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang

aman,nyaman,dan menghargai kontribusi

c. Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha

yang menguntungkan & terus bertambah

d. Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat

e. Berkomitmen untuk berperilaku transparan & terpercaya seluruh

pemangku kepentingan

3.1.6 Organisasi

Sesuai dengan visi dan misi serta tujuan perusahaan yang di emban dengan

sasaran jangka panjang untuk dapat diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang

bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani

dengan tetap berpedoman pada peningkatan efektivitas pelayanan kepada

pelanggan dan untuk mengantisipasi perkembangan kelistrikan di Daerah

Yogyakarta, maka perlu dilakukan pengelolaan dalam meningkatkan pelayanan

PT.Pos Indonesia (Persero) Area Malang secara optimal. Berkenaan dengan hal

tersebut di atas, maka untuk mendukung jalannya pengelolaan dalam peningkatan

14

pelayanan secara optimal yang selaras dengan pengembangan system sumber daya

manusia, PT . Pos Indonesia area Malang memerlukan pola organisasi yang sesuai

dengan beban kerja dan proses bisnis yang dilaksanakan.

3.2 Alasan Munculnya Program PRANGKO PRISMA

Prangko Prisma muncul berawal dari keluhan masyarakat yang selalu

mengeluh tentang keberadaan prangko di saat ini ,prangko yang lama bergambar

tokoh pahlawan dan kebudayaan – kebudayaan indonesia seperti prangko

bergambar batik,alat tenun daerah,alat-alat musik daerah ,dsb.Oleh sebab itu

PT.POS Indonesia memberikan terobosan terbaru yaitu PRISMA atau PRangko

IdentitaS Milik Anda adalah Prangko (asli) yang dapat menampilkan gambar,

wajah, logo atau image lainnya sesuai permintaan Anda .Dimana Prisma bisa

menampilkan foto kita didalam prangko ,disini jelas menunjukan bahwa prisma

ingin menunjukan identitas si pengirim surat,sebagaimana identitas pengirim jelas

terlihat ,prangko prisma bisa difungsikan juga sebagai promosi instansi-instansi

pengirim surat ,sebagai pengenalan citra pengirim surat.

3.3 Gambaran Umum Program Inovasi Prangko Prisma

3.3.1 Pengertian Prangko Prisma

Selama ini pengirim surat mendapat layanan prangko bergambar tokoh

pahlawan, jenis batik,dsb .Tetapi kini masyarakat bisa menggunakan prangko

prisma yaitu prangko identitas milik anda PRISMA dapat digunakan juga untuk

pengiriman surat dengan desain Prangko yang tentunya unik, berbeda dan menjadi

sangat pribadi. PRISMA dapat juga digunakan untuk keperluan pencitraan,

kampanye atau untuk keperluan promosi produk dan atau perusahaan Anda.

kelebihan prangko prisma jelas ada pada identitas kita ingin menunjukan bahwa

mereka memanfaatkan prangko prisma sebagai sarana promosi sekaligus identitas

pengirim.banyak perguruan tinggi dan sekolah atau instansi yang mencetak logo

instansi mereka pada perangko prisma sementara pengirim kartu pos personel

memilih mencetak gambar diri sebagai gambar dari prangko itu

3.3.2 Keuntungan Prangko Prisma

a. Pengirim bisa memunculkan identitasnya

15

b. Pengirim dan penerima surat tidak bosan dengan adanya prangko prisma

c. Harga terjangkau

d. Bisa mempromosikan instansi / perusahaan pengirim / pengguna prangko

prisma

e. Penerima surat mengerti identitas si pengirim

f. Secara tidak langsung pengirim ingin menujukan identitasnya

Gambar 2. Contoh Prangko Prisma


3.3.2 Proses Pelayanan Penggunaan Prangko Prisma

Layanan Prangko Prisma tersedia untuk pengirim surat yang akan

mengirim ,biasanya dalam jumlah masal dan pada waktu hari besar ,contohmya

hari raya idul fitri,hari ulang tahun dsb.

Untuk menggunakan prangko prisma syarat dan proses layanan sebagai berikut :

a. Calon pemgirim melakukan pendaftaran di kantor pelayanan Kantor

POS besar Malang dengan membawa soft file foto / identitas yang

ingin ditampilkan di prangko

b. Petugas POS filatelli mempersiapkan desain

c. Soft file desain lalu diprint

d. Calon pengirim menjelaskan alamat yang dituju,jumlah .

e. Calon pengirim membayar uang

f. Jika setelah di cetak pengirim wajib memeriksa

16

g. Setelah selesai dan terjadi deal surat-surat dibawa ke pemasaran

h. Pemasaran akan menempel prangko ke surat dan lalu mengirimkannya

3.4 Deskripsi Kegiatan

Selama kegiatan program magang, penulis berkegiatan dibidang sosialisasi

program listrik prabayar. Pada minggu pertama, setelah berkenalan dengan

seluruh jajaran staff PT. POS (Persero) Area Malang, penulis lantas ditugaskan

untuk ikut serta dalam inovasi layanan listrik prabayar sesuai ketentuan yang ada.

Adapun deskripsinya :

a. Kegiatan Membuat Kliping Berita Mengenai Prangko Prisma dan

Seputar POS

Setiap pagi penulis melakukan kegiatan rutin membaca koran dan

mencari bahan untuk kliping. Mulai dari tanggal 7 agustus sampai

dengan 4 september 2012, jam 8 pagi sampai jam 9 pagi mengerjakan

kliping koran dengan rekan kerja penulis. Hal – hal yang dijadikan

bahan kliping adalah berita yang berhubungan dengan prangko prisma

atau seputar POS berupa artikel, berita pelanggan, tanggapan, keluhan

pelanggan dan lain–lain, bahan berita yang diambil bersumber dari

berbagai media cetak. Media cetak yang merupakan sumber kliping di

PT. POS (Persero) Area Malang yaitu Radar Malang,Surya,Malang

Pos, karena media-media tersebut yang telah bekerja sama dengan PT.

POS (Persero) Area Malang mulai dari dulu. Penulis harus membaca

surat kabar tersebut dengan teliti agar tidak ada berita seputar POS dan

Prangko Prsima yang terlewatkan. Biasanya berita yang penulis

kliping adalah berita seputar POS, entah baik atau buruknya selalu

penulis kliping saat melakukan Praktik Kerja Nyata.

Adapun manfaat dari kegiatan kliping ini adalah untuk melatih

kepekaan mahasiswa terhadap opini publik yang sedang berkembang

di masyarakat khususnya tentang PT. POS (Persero). Selanjutnya dapat

juga merangsang kemampuan mahasiswa dalam menyikapi setiap

opini publik tersebut untuk menciptakan favourable image bagi

perusahaan, sedangkan untuk pihak perusahaan sendiri terutama

17

humasnya dapat mengetahui informasi apa saja yang sedang hangat

dibicarakan, sehingga jika ada kekurangan dapat langsung di tindak

lanjuti oleh pihak PT. POS (Persero) Area Malang.

Distribusi Kliping

Kegiatan distribusi dilakukan setelah kliping diperiksa dan

diparaf oleh Kepala HUMAS, kliping didistribusikan kepada

Manager Area dan di paraf, kemudian di dokumentasikan. Pada

saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata yang

mendistribusikan Kliping kebagian-bagiannya adalah penulis

sendiri, setelah dibimbing penulis melakukan pendistribusian

kliping Koran secara bertahap. Tahap pertama kliping diperiksa

dan diparaf oleh Kepala Humas, kemudian tahap kedua kliping

didistribusikan kepada Manager Area lalu diparaf sesuai dengan

isi kliping. Tahap ketiga penulis mendokumentasikan di dalam

arsip dan dimasukkan dalan inventaris Kliping Humas PT. POS

(Persero) Area Malang

Gambar 3. Kliping Humas POS


18

b. Talk show ke radio-radio local

Penulis juga ikut serta melakukan talk show yang diadakan

kebeberapa radio local Malang. Disana penulis ikut serta dalam

talkshow sosialisasi prangko prisma dan seputar mengenai pos. Radio

tersebut yaitu :RRI , RCB senaputra makobu Radio- radio tersebut

adalah radio yang mempunyai kerjasama dengan PT. POS (Persero)

Area Malang. PT. POS (Persero) Area Malang disana ada yang

membeli jam tayang ada juga yang memang proses kerja sama antar

perusahaan. Talkshow keradio ini adalah dengan beberapa tema, yang

berhubungan dengan program baru dari POS untuk disosialisasikan

kepada seluruh masyarakat Malang.

Jangka waktu talkshow ini dilakukan selama seminggu 2 kali.

Durasi waktu yang diberikan adalah 60 menit. Disana penulis hanya

bertugas mencatat pertanyaan dari calon pengirim surat . Disana yang

menjadi narasumbernya adalah pembiimbing penulis yaitu mas Robi

Hidayat dan Mas Iwan biasanya dengan pak slamet daerah masing-

masing radio. Disana presenter radio sangat interaktif, dengan

beberapa pernyataan atau penjelasan dari narasumber beberapa menit

ada sesi pertanyaan dan langsung sesi Tanya jawab. Talkshow tersebut

sangat menarik perhatian untuk ikut serta berpendapat dan

mengeluarkan keluh kesah pelanggan. Berikut data penulis :

19

Gambar 4 Materi Talk Show Radio


20

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Peranan Humas PT. POS INDONESIA (Persero) MALANG

Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang memiliki beberapa

fungsi Humas , menurut Effendy (1987:34), dalam bukunya “Hubungan

Masyarakat” mengemukakan fungsi Public Relations, yaitu :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Membina hubunganan harmonis antara organisasi dengan public ektern

maupun intern.

3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan

informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan informasi dari

organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.

4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan

umum.

Humas PT.Pos Indonesia (Persero) Area Malang juga memiliki peranan

Humas sebagai berikut :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi

yang ada di PT. Pos Indonesia (Persero) Area Malang

2. Membina hubunganan harmonis antara organisasi dengan public

ektern maupun intern. Dengan pihak organisasi internal

Perusahaan POS dengan menjalin harmonisasi yaitu melaksanakan

kegiatan senam setiap hari Jum’at yang tujuannya mempererat tali

persaudaraan dan menyehatkan jasmani anggota perusahaan.

Dengan pihak eksternal Humas menjalin komunikasi yang baik

antar para wartawan media dan perusahaan lain terlebih juga para

pengirim surat.

3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan

menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan

menyalurkan informasi dari organisasi kepada publik dan

menyalurkan opini publik kepada organisasi.

21

4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi

kepentingan umum. Humas dengan peranannya berhak menasehati

pimpinan organisasi demi kepentingan bersama agar tercipta

pelayanan public yang baik.

Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang penulis rasa sudah

menjalankan perannya sebagai Humas. Karena pelayanan mereka sudah melebihi

dari kata cukup karena pada saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata disana

penulis menemukan beberapa keluhan pelanggan yang semuanya di hubungkan

dengan Humas. Dengan tegas dan cekatan humas memberikan solusi dan

tanggapan yang sangat memuaskan. Penulis merasa bahwa peran Humas POS

Malang sudah baik, namun adakalanya untuk lebih ditingkatkan lagi peran yang

lebih baik dari berbagai macam humas perusahaan yang ada di Indonesia.

4.2 Landasan Kegiatan

Adanya sistem manajemen mutu memungkinkan jaminan keselarasan

antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan Humas PT POS

INDONESIA Malang .Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin

konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan

pelanggan danpeningkatan mutu berkelanjutan.

Seluruh kegiatan yang dilakukan, termasuk penulisan berita seputar POS,

didasari oleh adanya perencanaan berita-berita di lingkungan PT POS INDONESIA

Malang untuk diliput dan dipublikasikan guna menjalankan fungsi humas sebagai

penyampai informasi sehingga mampu menunjang citra positif Humas PT POS

INDONESIA (Persero) Malang

4.3 Tujuan kegiatan

Menjamin bahwa Humas akan melaksanakan tugas dalam pencitraan

PT POS INDONESIA sesuai standar mutu yang telah ditetapkan.

22

4.4 Sasaran Kegiatan

Adapun sasaran kegiatan dari humas PT POS INDONESIA Malang adalah sebagai

berikut:

a. Meningkatkan reputasi positif PT POS INDONESIA Malang di mata

publik

internal maupun eksternal..

b. . Meningkatkan jangkauan penyebarluasan informasi publik.

c. Meningkatkan kemampuan membuat strategi komunikasi dan pelayanan

informasi kepada publik.

4.5 Ruang Lingkup

Mengetahui peran humas PT POS INDONESIA Malang dapat

memperkenal kan inovasi kepada masyarakat program Prangko Prisma.

4.6 Program kerja dan Rencana Untuk Humas PT. POS (Persero) Area

Malang

1. Kampanye pelanggan prangko prisma

Kampanye melalui talkshow, kegiatan menyebar spanduk, serta

sosialisasi kepada masyarakat dan anak-anak sd menurut penulis

telah mencapai target.

2. Menjadikan pelanggan POS menjadi pelanggan yang mempunyai

identitas

Dengan adanya prangko prisma

Saat berada di humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang

penulis ikut serta dalam program kerja yang dilaksanakan humas. Karena itu

adalah sebagian dari kegiatan internal humas. Penulis ikut serta dalam seluruh

kegiatan internal maupun eksternal humas yang nantinya laporan penulis bisa

ditulis sedemikian rupa adanya.

23

4.7 Pekerjaan Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang

Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas

dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta

tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga

mendapatkan simpati akan kejadian tersebut .

Pada saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata pada Humas PT. POS

INDONESIA (Persero) Area Malang, penulis menemukan beberapa pengetahuan

yang belum pernah penulis temukan dalam masa perkuliahan. Penulis kedatangan

konsumen yang langsung marah-marah menuduh humas PT. POS INDONESIA

(Persero) Area Malang mengabaikan keluhan pelanggan. Disaat seperti inilah

pekerjaan seorang humas mengembalikan nama baik perusahaan. Dan penulis

memberikan pengertian bahwa prosedur yang konsumen berikan belum lengkap

dan belum bisa direspon karena data-datanya belum siap untuk di kroscek

kelokasi. Disini penulis harus memberikan kesan yang baik, menerima keluhan

konsumen dengan sabar. Karena konsumen adalah raja.

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi

adalah :

a. Membuat kesan (image)

b. Pengetahuan dan pengertian

c. Menciptakan ketertarikan

d. Penerimaan

e. Simpati

Menurut penulis Humas PT. POS INDONESIA (Persero) Area Malang

telah mencapai pekerjaan humas dengan baik. Karena kesan pertama yang

dibangun oleh humas adalah kesan-kesan yang menarik dan membuat banyak

orang simpati akan pekerjaan seorang humas yang bisa memberikan citra positif

bagi perusahaannya.

24

4.7.1 Kegiatan penulis dalam Humas PT. POS INDONESIA (Persero)

Area Malang

Selama kegiatan program magang, penulis ikut serta dalam kegiatan

dibidang sosialisasi program prangko PRISMA. Pada minggu pertama, setelah

berkenalan dengan seluruh jajaran staff PT. POS INDONESIA (Persero) Area

Malang, penulis lantas ditugaskan untuk ikut serta dalam inovasi layanan prangko

prisma sesuai ketentuan yang ada. Adapun deskripsinya :

4.7.2 Pembuatan Distribusi Kliping berita mengenai prangko prisma

dan seputar POS INDONESIA

Setiap pagi penulis melakukan kegiatan rutin membaca koran dan mencari

bahan untuk kliping. Mulai dari tanggal 7 agustus 2012 sampai dengan 3

september 2012, jam 8 pagi sampai jam 9 pagi mengerjakan kliping Koran dengan

rekan kerja penulis. Hal – hal yang dijadikan bahan kliping adalah berita yang

berhubungan dengan prangko prisma atau seputar POS berupa artikel, berita

pelanggan, tanggapan, keluhan pelanggan dan lain–lain, bahan berita yang

diambil bersumber dari berbagai media cetak. Media cetak yang merupakan

sumber kliping di PT. POS (Persero) Area Malang yaitu Jawa Pos,Radar

Malang,Surya,Malang Post, karena media-media tersebut yang telah bekerja sama

dengan PT. POS (Persero) Area Malang mulai dari dulu. Penulis harus membaca

surat kabar tersebut dengan teliti agar tidak ada berita seputar POS yang

terlewatkan. Biasanya berita yang penulis kliping adalah berita seputar POS, entah

baik atau buruknya selalu penulis kliping saat melakukan Praktik Kerja Nyata.

Kliping adalah guntingan artikel, berita dari surat kabar, majalah, dsb, yang dianggap penting untuk disimpan atau didokumentasikan. “ (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1989 : 446).Kliping menurut Rusady Ruslan adalah “ Suatu kegiatan memilih, menggunting, dan kemudian memperbanyak mengenai suatu berita (news) atau karangan (artikel), serta photo berita (press photo) pada event atau peristiwa tertentu yang telah terjadi dan dimuat di berbagai media cetak, seperti surat kabar, majalah, tabloid, dan linnya yang kemudian dikliping. “(Ruslan,1999 : 207-208).

Adapun manfaat dari kegiatan kliping ini adalah untuk melatih kepekaan

mahasiswa terhadap opini publik yang sedang berkembang di masyarakat

25

khususnya tentang PT. POS INDONESIA (Persero). Selanjutnya dapat juga

merangsang kemampuan mahasiswa dalam menyikapi setiap opini publik tersebut

untuk menciptakan favourable image bagi perusahaan, sedangkan untuk pihak

perusahaan sendiri terutama humasnya dapat mengetahui informasi apa saja yang

sedang hangat dibicarakan, sehingga jika ada kekurangan dapat langsung di tindak

lanjuti oleh pihak PT. POS (Persero) Area Malang.

Distribusi Kliping :

Kegiatan distribusi dilakukan setelah kliping diperiksa dan diparaf oleh

Kepala HUMAS, kliping didistribusikan kepada Manager Area dan di paraf,

kemudian di dokumentasikan. Pada saat penulis melakukan Praktik Kerja Nyata

yang mendistribusikan Kliping kebagian-bagiannya adalah penulis sendiri, setelah

dibimbing penulis melakukan pendistribusian kliping Koran secara bertahap.

Tahap pertama kliping diperiksa dan diparaf oleh Kepala Humas, kemudian tahap

kedua kliping didistribusikan kepada Manager Area lalu diparaf sesuai dengan isi

kliping. Tahap ketiga penulis mendokumentasikan di dalam arsip dan dimasukkan

dalan inventaris Kliping Humas PT. POS INDONESIA Malang

4.7.3 Talk show ke radio-radio local

Menurut Buku besar Wikipedia, Gelar wicara (bahasa Inggris: talk show;

chat show) adalah suatu jenis acara televisi atau radio yang berupa perbincangan

atau diskusi seorang atau sekelompok orang "tamu" tentang suatu topik tertentu

(atau beragam topik) dengan dipandu oleh pemandu gelar wicara. Tamu dalam

suatu gelar wicara biasanya terdiri dari orang-orang yang telah mempelajari atau

memiliki pengalaman luas yang terkait dengan isu yang sedang diperbincangkan.

Suatu gelar wicara bisa dibawakan dengan gaya formal maupun santai dan kadang

dapat menerima telepon berupa pertanyaan atau tanggapan dari pemirsa atau

orang di luar studio. Talkshow keradio local ini bertujuan untuk mensosialisasikan

inovasi baru dari kantor pos daerah Malang dan sekitarnya. Agar para pengirim

surat bisa menggunakan identitasnya sendiri

Pengertian Radio Talk Show bisa diterjemahkan pertunjukkan berbicara di

radio. Karena sifatnya pertunjukkan maka ada unsur hiburan. Namun radio talk

http://id.wikipedia.org/wiki/Studio

http://id.wikipedia.org/wiki/Diskusi

http://id.wikipedia.org/wiki/Radio

http://id.wikipedia.org/wiki/Acara_televisi

http://id.wikipedia.org/wiki/Bahasa_Inggris

26

show sering juga diartikan sebagai Radio Talk. Artinya pembicaraan di radio.

Dalam konteks ini unsur hiburan bukanlah menjadi menu yang utama.

a. Peran Talkshow Radio

Talkshow radio yang dilakukan humas POS Malang berperan penting

dalam cara penyampaian informasi dalam program baru sosialisasi

prangko prisma. Dalam acara talkshow yang diselenggarakan humas POS

Malang dengan stasiun radio local sangat membantu dalam hubungan

antara POS kepada masyarakat kota Malang.

c. Tujuan Talkshow Radio

1) Memastikan fakta yang terjadi dimasyarakat dan fakta yang

berhubungan dengan surat menyurat.

2) Menggali Titik Pandang

3) Mendapatkan opini yang representatif. Apabila konsumen memiliki

pendapat yang sangat relevan terlebih lagi pendapat untuk kinerja

POS Malang supaya lebih baik lagi.

d. Syarat Talkshow yang baik

1) Menjawab permasalahan sehingga tujuan tercapai. Menjawab semua

pertanyaan pengirim, agar semua keinginan pengirim terpenuhi dan

program humas bisa mencapai tujuan. Agar para pengirim lebih

tertarik menggunakan prangko prisma.

2) Efektif dan efisien. Efektif dalam hal waktu dan efisien dalam hal

tidak perlu susah payah sosialisasi ketempat-tempat yang sangat jauh .

Apabila menggunakan talkshow radio, para pengirim surat akan jauh

lebih merespon dan memiliki rasa ketertarikan menggunakan prangko

prisma

e. Menentukan topik:

Pilihlah topik sesuai dengan keingintahuan pendengar. Perhatikan

halaman pertama surat kabar, hal yang baru, human interst, petualangan,

konflik, misteri, kisah dramatis dan tragis, hal yang bermanfaat bagi

27

khalayak. Topic yang diambil sangat berhubungan dengan dunia surat

menyurat.

f. Perhatikan Tiga Unsur Utama:

1) Persiapan yang dilakukan humas POS Malang sangat baik, sehari

sebelum acara talkshow, materi yang akan dibicarakan pada talkshow

telah dikirim keradio tersebut untuk bisa dibaca-baca oleh sipenyiar.

Supaya lebih mengerti kisi-kisi yang akan dibicarakan nantinya.

2) Komunikasi. Komunikasi yang ada dalam talkshow tersebut menurut

penulis sangat interaktif . disamping orang Humas yang memiliki

cirri-ciri berkomunikasi yang baik, penyiar yang lebih atraktif bisa

membantu menimbulkan ketertarikan mengobrol seputar masalah

surat menyurat.

Talkshow yang dilakukan Humas POS Malang menurut penulis telah

memenuhi syarat dan peran talkshow radio. Saat melakukan talkshow,

narasumber dan penyiar sama-sama interaktif dan juga semangat untuk

membawakan materi dan memberikan jawaban untuk pelanggan. Jawaban yang

diberikanpun dianggap memuaskan pelanggan karena ada tanggapan langsung

dari pihak POS

4.7.4 Sosialisasi prangko prisma

Kegiatan penulis selama melakukan Praktik Kerja Nyata di PT. POS

(Persero) Area Malang, merupakan salah satu program sosialisasi Humas PT. POS

(Persero) Area Malang. Hal ini termasuk salah satu hal penting yang ada dalam

public relations dalam pemasaran prangko prisma.

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni

menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam

kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi. Selama proses PKN,

penulis telah melakukan semua peran humas yang ada di PT. POS (Persero) Area

Malang. Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas yang dilaksanakan penulis adalah:

melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat

pernyataan tertulis.

28

Penulis menilai bahwa Public Relations PT. POS (Persero) Area Malang

telah melakukan kegiatan yang bersifat internal maupun eksternal. Ada banyak

kegiatan internal dan eksternal yang dilakukan oleh Public Relations PT. POS

INDONESIA (Persero) Area Malang, tetapi kegiatan internal Public Relations

yang penulis melakukan selama PKN ialah menulis release sosialisasi, membuat,

menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik (RCB, RRI Malang,

Makobu,Artupanes) tentang sosialisasi prangko prisma melalui facsimile,

mengarsipkan kliping berita mengenai surat menyurat dan seputar POS,

sedangkan kegiatan eksternal Public Relations yang penulis lakukan selama

Praktek Kerja Nyata ialah melakukan sosialisasi menyebarkan informasi kepada

media cetak dan elektronik (Radio siaran : RCB,RRI,artupanes, tentang inovasi

terbaru prangko prisma melalui talkshow radio agar semua masyarakat

mengetahui prangko prisma.

4.8 Media Sosialisasi PRANGKO PRISMA PT. POS (Persero) Area

MALANG

Media komunikasi adalah suatu alat yang digunakan untuk mempermudah

dalam menyampaikan informasi dari seseorang kepada orang lain dengan maksud

tertentu. Media Komunikasi adalah berupa benda yang digunakan untuk

menyampaikan sebuah pesan baik dalam bentuk sebuah data, gelombang

frekwensi, gambar, suara atau tulisan yang memiliki makna tertentu. Tentu saja

media komunikasi berfungsi untuk meyampaikan pesan dari komunikator kepada

komunikate.

Media komunikasi yang digunakan PT. POS (Persero) Area Malang dalam

mensosialisasikan Prangko Prisma adalah media komunikasi yang bertujuan

menyebarluaskan informasi agar dapat diketahui oleh masyarakat atau public

melalui media komunikasi yang telah dirancang oleh penulis. Media sosialisasi

prangko prisma yang digunakan PT. POS (Persero) Area Malang ini adalah

melalui spanduk, brosur, x-banner, stiker dan talkshow melalui radio.

29

4.8.1 Isi media komunikasi Prangko Prisma

1. Brosur

Media Brosur bisa menjelaskan dengan detail apa saja

kelebihan produk, keuntungan apa saja yang didapat masyarakat

bila membeli atau memakai jasa PT. POS (Persero) Area

Malang dalam program barunya Prangko Prisma. Menurut

penulis desain konsep brosur ini sudah baik, namun kurang

dalam penyebarluasannya kemasyarakat. Desain brosur Listrik

prabayar ini sangat menarik karena disana terdapat foto meteran

dan berbagai isi dan cara penggunaan. Tidak lupa konsep brosur

ini dilengkapi pelayanan keluhan.

30

Gambar 5. Brosur Prangko Prisma

Sumber : Dokumentasi Penulis

31

Gambar 6. Brosur Prangko Prisma


2. Talk show radio

Talkshow yang diadakan di beberapa radio local Malang

saat penulis ikut serta , penulis menulis beberapa tanya jawab

antar pelanggan. Oleh karena itu kegiatan humas untuk mencatat

pertanyaan pelanggan lalu percakapan tersebut

didokumentasikan kedalam arsip Humas PT. POS (Persero)

Area Malang.

32

Talk Show RRI

Gambar 7. Tema Talkshow Radio


33

Gambar 8. Pertanyaan Talkshow Radio RRI


34

3. X Banner

X banner adalah bentuk petunjuk promosi prangko

prisma di kantor pos x banner di tempatkan di tempat – tempat

strategis ,seperti pintu masuk sebelah loket.Agar calon pengirim

surat mengerti inovasi terbaru dari PT POS INDONESIA ialah

prangko prisma.

Gambar 8. X Banner Prangko Prisma


4.9 . Kegiatan lainnya

Adapun kegiatan lainnya yang dilakukan selama PKN/Magang antara

lain:

1. Beradaptasi dengan lingkungan kerja dan bersosialisasi dengan karyawan di

Unit Human Resource (HR).

2. Mempelajari profil perusahaan secara mandiri dengan membaca company

profile PT. POS INDONESIA di website PT. POS INDONESIA.

3. Memelajari prosedur selama PKN di Kantor.

4. Mengumpulkan data – data yang diperlukan untuk penulisan laporan

PKN/Magang baik secara mandiri maupun melakukan wawancara dengan

Officer

35

4.10 Selama kegiatan PKN/Magang, penulis memperoleh pengalaman belajar

antara lain :

1. Memperoleh gambaran yang sebenarnya mengenai lingkungan dunia

kerja

secara terperinci melalui keterlibatan secara langsung dalam kegiatan

operasional perusahaan dan belajar untuk lebih professional serta tanggung

jawab dalam menjalankan tugas yang diberikan.

2. Memperoleh tambahan pengetahuan, wawasan, dan ketrampilan yang

relevan untuk meningkatkan kompetensi dalam persaingan dunia kerja

yang akan penulis hadapi.

3. Mengetahui proses penginputan data karyawan, proses pencatatan jadwal

magang bagi calon peserta magang, dan proses pengarsipan data – data

kerja karyawan. Selama ini penulis hanya terbatas pada teori – teori dan

artikel yang didapat dari perkuliahan. Melalui kegiatan PKN/Magang ini,

penulis berkesempatan mengetahui secara langsung dan nyata mengenai

bidang penginputan data dan pendataan data karyawan.

4. Memahami sistem penginputan data karyawan di perusahaan, serta mampu

mengoperasikan sistem penginputan data karyawan perusahaan yang

terkomputerisasi.

5. Melatih kemampuan berkomunikasi dan bersosialisasi dengan baik.

Mengingat keterlibatan penulis secara langsung selama pelaksanaan

36

PKN/Magang, penulis dituntut untuk mampu berkomunikasi dan

Bersosialisasi saat berinteraksi dengan banyak orang di tempat kerja.

6. Melatih disiplin dan tanggap dalam setiap tugas yang diberikan. Hal ini

berpengaruh pada ketepatan penyelesaian tugas kerja yang diberikan.

37

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pemaparan dari bab-bab sebelumnya selama melaksanakan

kegiatan PKN di Humas PT. POS (Persero) Area Malang, maka dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. POS (Persero) Area Malang yang bergerak dibidang pelayanan surat-

menyurat, dengan mengetahui keinginan dan kebutuhan akan pelayanan

pengiriman yang diinginkan oleh masyarakat serta membina hubungan

yang baik dengan publik, baik itu publik internal maupun publik eksternal.

2. Humas PT. POS (Persero) Area Malang masih Method Of

Communications, belum State Of Being karena masih menjadi satu bagian

dengan bidang hukum. Karena Hukum bisa melindungi Humas , dan

semua tatanan humas diatur dalam UU.

3. Kegiatan internal yang selalu dilakukan Humas PT. POS (Persero) Area

Malang, adalah membuat kliping berita seputar listrik dan PLN, serta

menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik.

4. Kegiatan eksternal Humas PT. PLN (Persero) Area Yogyakarta

diantaranya mensosialisasikan program-program baru, menginformasikan

pengumuman, mengetik surat-surat yang berhubungan dengan POS.

5.2 Saran

Dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan saran-saran

kepada pihak perusahaan dan mahasiswa yang akan melaksanakan Praktik Kerja

Nyata selanjutnya, semoga saran-saran ini dapat dijadikan pertimbangan bagi

kedua belah pihak dalam rangka perbaikan kerjasama dimasa mendatang.

38

5.2.1 Saran bagi Perusahaan

Saran penulis bagi Humas PT.POS (Persero) Area Malang yaitu :

1. Pelaksanaan dokumentasi pada setiap kegiatan sudah terlaksana dengan

baik, namun sebaiknya penyimpanan dokumentasi dilakukan dengan cara

komputerisasi dan mempunyai tempat khusus penyimpanan dokumentasi

agar terlihat rapih dan apabila sewaktu-waktu diperlukan mudah

mencarinya.

2. Melakukan analisis dari setiap kliping berita yang bersangkutan dengan

surat-menyurat dan POS

3. Sistem pelayanan dan alur penyimpanan dokumen - dokumen penting agar

bias disimpan di tempat yang aman

4. Fasilitas atau peralatan di dalam kantor untuk bias dilengkapi seperti wifi

dan AC

5.2.2 Saran bagi Mahasiswa PKN

Adapun saran bagi mahasiswa Praktek Kerja Nyata selanjutnya dari

penulis adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan bagi mahasiswa yang akan Praktek Kerja Nyata di PT. POS

(Persero) Area Malang lebih interaktif dalam menyelesaikan tugas yang

diberikan.

2. Mahasiswa Praktek Kerja Nyata harus mempersiapkan diri dalam segala

hal karena akan berada dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

39

Lampiran 1

Lampiran 1. Tabel Deskripsi Kegiatan

Hari dan Tanggal Kegiatan Yang DilakukanKeterangan

Rutin Insidental

Senin, 06 Agustus 2012 Pengenalan Lingkungan PT. POS(Persero) Area Malang

Membuat Kliping berita mengenai Prangko Prisma dan seputar POS

Mengarsipkan kliping berita mengenai Prangko Prisma dan seputar POS

Menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile

Selasa, 07Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita

mengenai POS Menyebarkan informasi

kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile

Melakukan Media Monitoring berita mengenai POS

Rabu, 08 Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita




Kamis, 09 Agustus 2012

Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita


kepada media cetak dan

40


Rutin Insidental

elektronik melalui Facsimile Melakukan Media

Monitoring berita mengenai POS

Menempel lowongan kerja ke mading POS

Jum’at, 10 Agustus 2012





Senin, 13 Agustus 2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita




Selasa, 14 agustus 2012





Mengirim surat tagihan ke instansi-instansi


41


Rutin Insidental









Saya ikut talk show ke RRI Gladi bersih latihan upacara

17 agustus


UPACARA 17 AGUSTUS

Senin, 20 agustus sd 25 agustus 2012

LIBUR CUTI BERSAMA HARI RAYA IDUL FITRI

Senin, 27 Agustus2012 Membuat Kliping berita Mengarsipkan kliping berita

mengenai POS Menempel lowongan kerja

ke mading pos Menyebarkan informasi



Selasa, 28 Agustus 2012


mengenai POS

42


Rutin Insidental

Menyebarkan informasi kepada media cetak dan elektronik melalui Facsimile
















Mengirim surat tagihan ke perusahan-perusahaan swasta

43


Rutin Insidental

Senin , 3 September 2012





Selasa, 4 September 2012





Rabu, 05 September 2012





Sumber : Catatan / data pribadi penulis selama PKN

Lampiran 2

44

Gambar 2. Contoh Prangko prisma

Sumber : Data PT. POS (Persero) Area Malang

Gambar 3. Brosur

Sumber : Data PT. POS Area Malang

45

Lampiran 3

Gambar 4. Penulis beserta Kepala Humas Sumber : Data POS (Persero) Area Malang

Gambar 5. Penulis beserta staff POS INDONESIA Malang

Sumber : Data POS (Persero) Area Malang

46

Gambar 6. Penulis melakukan kegiatan Humas


Lampiran 4

47

Gambar 7. Surat Keterangan


48

Gambar 8. Sertifikat
