Download pdf - Lampiran Dokumen Delivery Order Sementara – 1 transaksithesis.binus.ac.id/Doc/Lampiran/2009-2-00039-AK Lampiran.pdfmemberikan DO Sementara + barang ke customer dimana tidak diperlukan

Lampiran Dokumen Delivery Order Sementara – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Sales Order – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Permintaan Barang Urgent – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Delivery Order Resmi – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Sales Invoice – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Receiving Report – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Kwitansi – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Faktur Pajak – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Invoice Receipt – 1 transaksi

Lampiran Dokumen Bukti Penerimaan Kas

Lampiran Dokumen Purchase Order – by phone / facsimile

Lampiran Dokumen Nota Retur

Lampiran Kuesioner Penjualan pada PT Mulia Knitting Factory Ltd.

Internal Control Questionnaire (ICQ)

PT MULIA KNITTING FACTORY LTD.

No. Pertanyaan Yes No Not

Applicable

1.

2.

3.

PENJUALAN

a) Control Environment

Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas

(job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?

Apakah perusahaan mempunyai daftar harga produk

(price list) secara tertulis?

Bila “Ya”, apakah daftar harga tersebut

mencantumkan kode barang untuk tiap jenis produk

yang berbeda?

Apakah perusahaan memiliki prosedur penjualan &

kebijakan secara tertulis mengenai harga jual, syarat

penjualan kredit, dan potongan penjualan?

Bila “Ya”, apakah prosedur & kebijakan yang

berlaku, berbeda-beda untuk tiap customer?

Bila “Tidak”, apakah manajer pemasaran yang

menetapkan semua kebijakan secara informal dalam

transaksi penjualan?

4.

5.

6.

7.

b) Risk Assessment

Apakah penyimpangan dari daftar harga yang

berlaku harus disetujui oleh management?

Bila “Ya”, apakah kebijakan daftar harga baru

tersebut dikomunikasikan dengan baik ke seluruh

bagian penjualan, termasuk manajer pemasaran?

Apakah perusahaan memberlakukan sistem reward &

punishment bagi para karyawannya?

Bila “Ya”,apakah management memiliki wewenang :

- memberikan punishment berupa skors bagi

karyawan yang melanggar peraturan?

- memberikan reward berupa bonus tambahan gaji

bagi karyawan yang berprestasi?

Apakah perusahaan memberlakukan sanksi bagi

customer yang telat membayar piutang?

Bila “Ya”, apakah pembeliannya akan ditangguhkan

sampai customer tersebut melunasi piutangnya?

Bila “Tidak”, apakah perusahaan akan tetap

menyetujui pembelian customer tersebut sambil terus

melakukan follow-up terhadap piutangnya yang

belum lunas?

c) Control Activities

Apakah fungsi penjualan terpisah dari :

8.

9.

10.

11.

- fungsi keuangan?

- fungsi akuntansi?

- fungsi penagihan?

Sebelum order diproses, apakah dilakukan

persetujuan penawaran harga dengan customer?

Bila “Ya”, apakah manajer pemasaran yang harus

menyetujui penawaran harga tersebut?

Apakah ada penilaian kredit yang diberlakukan bagi

semua customer secara berkala?

Bila “Ya”, apakah customer yang pembayaran

kreditnya lancar akan mendapatkan peningkatan

credit limit?

Apakah ada penilaian kredit terhadap customer baru

sebelum penjualannya disetujui?

Bila “Ya”, apakah ada kebijakan pemberian credit

limit terhadap customer baru tersebut?

Apakah perusahaan melakukan pengecekan terhadap

status piutang customer sebelum melakukan transaksi

penjualan?

Bila “Ya”, apakah admin sales memberikan daftar

piutang yang sudah jatuh tempo ke salesman untuk

cek status customer (mana saja customer yang

piutangnya belum lunas)?

12.

13.

14.

Apakah untuk tiap transaksi penjualan (Sales Order)

diminta Purchase Order dari customer?

Bila “Tidak”, apakah untuk SO yang dibuat tanpa

PO (dalam traditional marketing), di-confirm ke

customer terlebih dahulu?

Dalam traditional marketing, bila salesman telah

memberikan DO Sementara + barang ke customer

dimana tidak diperlukan barang tambahan dari

gudang (jumlah barang yang dipesan telah

terpenuhi), apakah admin sales tetap membuatkan

DO Resmi untuk dikirim bersama dengan Invoice

nantinya?

Bila “Ya”, apakah DO Sementara yang diberikan ke

customer, akan ditarik (dibatalkan) kembali oleh

perusahaan saat customer menerima DO Resmi?

Bila “Tidak”, apakah admin sales mengotorisasi DO

Sementara (dianggap sebagai DO Resmi) untuk

digunakan seterusnya dalam transaksi penjualan?

Setelah pengiriman, apakah admin sales selalu

confirm ke customer kalau barangnya sudah dikirim?

Bila “Tidak”, apakah confirm hanya dilakukan jika

barang telat dikirim?

15.

16.

17.

18.

Apakah Delivery Order Sementara :

- sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

- hanya salesman yang berhak membuat saat

memberikan barang ke customer?

- tembusannya diberikan ke admin sales & gudang

setelah diotorisasi oleh customer terlebih dahulu?

Apakah Delivery Order Resmi :


- dalam traditional marketing, hanya admin sales

yang berhak membuat & kabag. gudang yang

mengotorisasi?

- dikaitkan dengan Invoice untuk menjamin DO telah

dibuatkan Invoice-nya sebelum dikirim bersama

barang?

Apakah Sales Invoice :


- hanya admin sales yang berhak membuat & bagian

finance yang mengotorisasi?

Apakah DO & Invoice yang batal, dicap “BATAL”

oleh manajer penjualan sebelum akhirnya disimpan?

Bila “Ya”, apakah ada penjelasan tertulis dalam

dokumen mengenai alasan pembatalan & diotorisasi

oleh manajer penjualan?

19.

20.

21.

22.

Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kwitansi?

Bila “Ya”, apakah :


- hanya admin sales yang berhak membuat & bagian

finance yang mengotorisasi?

Retur penjualan :

- apakah ada kebijakan mengenai tenggat waktu

berlakunya retur?

- apakah admin sales akan membuat Nota Retur

berdasarkan barang yang dikembalikan customer?


* sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)?

* diberikan ke bagian finance untuk pencatatan

setelah diotorisasi dahulu oleh customer?

Apakah perusahaan memiliki kebijakan cadangan

kerugian piutang?

Bila “Ya”, apakah jumlah cadangan kerugian piutang

selama ini sudah efektif sesuai dengan jumlah

piutang tak tertagih yang terjadi?

Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang

penghapusan piutang?

Bila “Ya”, apakah penghapusan piutang tak tertagih

mendapat persetujuan lebih dulu dari management?

23.

24.

25.

26.

d) Information & Communication

Apakah dalam membuat kwitansi, admin sales

memberikan tembusannya ke bagian accounting

untuk dilakukan pencatatan secara berkala?

Bila “Tidak”, apakah bagian accounting

mencocokkan antara Bukti Penerimaan Kas &

Rekening Koran sebagai dasar pencatatan jurnal?

Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan

dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh

bagian penjualan terkait?

Bila “Ya”, apakah informasi Laporan Penjualan

diberikan secara berkala ke bagian finance,

accounting, & management?

e) Monitoring

Apakah Laporan Penjualan yang dibuat selalu

diberikan tepat waktu ke management?

Bila “Ya”, apakah Laporan Penjualan tersebut

diberikan :

- per bulan?

- per kuartal?

Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam

Laporan Penjualan dijelaskan kepada management?

27.

Apakah management melakukan tindakan untuk

mengatasi penyimpangan atas laporan yang

diserahkan padanya?

Tanggal : Diisi oleh :

( )

1.

2.

3.

GUDANG




Apakah perusahaan memiliki prosedur penyimpanan

& pengiriman barang secara tertulis?

Bila “Ya”, apakah selalu dikomunikasikan secara

berkala antar bagian gudang yang terlibat dalam

transaksi penjualan?

b) Risk Assessment

Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara

stok barang salesman dengan catatan stok gudang?

Bila “Ya”, apakah tiap salesman mendapatkan

jumlah stok barang yang sama dari gudang?

4.

5.

6.

7.

8.

Apakah dalam melakukan stock opname (pencocokan

antara kartu stok dengan stok fisik), bagian

accounting ikut serta melakukan pengecekannya

dengan bagian gudang?

Apakah gudang membuat analisa stok barang secara

berkala sebagai dasar pemesanan barang ke bagian

produksi?


Apakah fungsi gudang / penyimpanan barang terpisah

dari :

- fungsi pengiriman barang?

- fungsi penjualan?

- fungsi akuntansi?

Apakah ada pengecekan terhadap mutu & spesifikasi

barang sebelum dikirim ke customer maupun saat

terima retur dari customer?

Bila barang yang tersedia di gudang tidak mencukupi

jumlah order, apakah bagian gudang akan melakukan

pemesanan ke bagian produksi?

Bila “Ya”, apakah gudang menggunakan form

Permintaan Barang Urgent untuk confirm jumlah

tambahan barang yang diperlukan?

9.

10.

11.

12.

13.

Bila “Tidak”, apakah order akan di-pending sampai

jumlah barang yang tersedia di gudang memenuhi?

Dalam traditional marketing, apakah salesman

menggunakan form Delivery Order Khusus untuk

membawa stok barang dari gudang?



- hanya admin gudang yang berhak membuat &

kabag. gudang yang mengotorisasi?

Apakah Delivery Order :


- dalam modern marketing, hanya admin gudang

yang berhak membuat & kabag. gudang yang

mengotorisasi?

Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada DO

telah diotorisasi oleh kabag. gudang?

Apakah dibuat Laporan Pengeluaran Barang

berdasarkan DO yang telah diotorisasi?

Bila “Tidak”, apakah gudang menggunakan kartu

stok sebagai pelaporan jumlah stok barang?

Retur penjualan :

- apakah gudang melakukan pengecekan fisik

terhadap kuantitas barang yang dikembalikan?

14.

15.

16.

17.

- apakah retur barang dibukukan dalam kartu stok

gudang (manual sheet & sistem)?



dengan baik antar seluruh bagian gudang?

Bila “Ya”, apakah informasi kartu stok diberikan

secara berkala ke bagian admin sales, accounting, &

management?

e) Monitoring

Apakah informasi kartu stok selalu diberikan tepat

waktu ke management?

Bila “Ya”, apakah laporan tersebut diberikan :

- per bulan?

- per kuartal?


pelaporan kartu stok selalu dijelaskan kepada

management?


mengatasi penyimpangan atas pelaporan yang

diserahkan padanya?


( )

1.

2.

3.

4.

5.

FINANCE




Apakah perusahaan memiliki syarat pembayaran

tertentu untuk tiap customer (Terms of Payment)?

Bila “Ya”, apakah TOP ini ditetapkan oleh manajer

pemasaran berdasarkan kelancaran pembayaran

piutang tiap customer?

b) Risk Assessment


saldo buku bank dengan rekening koran atas semua

transaksi penerimaan & pengeluaran kas perusahaan?


Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari :

- fungsi pencatatan kas?

- fungsi akuntansi?

- fungsi penagihan?

Retur Penjualan :

- apakah bagian finance akan mengurangi piutang

customer sesuai dengan Nota Retur yang dibuat

oleh admin sales?

6.

7.

8.

- apakah retur barang dibukukan dalam kartu

piutang (sistem)?

Apakah perusahaan membuat analisis umur piutang

(aging schedule) untuk tiap customer?

Bila “Ya”, apakah customer yang piutangnya sudah

mendekati jatuh tempo, di-follow-up?

Apakah perusahaan memiliki kartu piutang (sistem)?

Bila “Ya”:

- apakah secara bulanan diadakan pencocokan

dengan buku besar?

- apakah yang melakukan pencatatannya terpisah

dari yang mengerjakan buku besar?

- bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi dengan

buku besar, apakah hanya manajer keuangan yang

berhak mengotorisasi?

Apakah setiap bulan dikirimkan statement of account

kepada customer?

Bila “Ya”:

- apakah secara bulanan diadakan pencocokan

dengan buku besar piutang perusahaan?

- apakah pengirimannya dilakukan oleh orang selain

petugas administrasi piutang?

9.

10.

11.

- bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi dengan

buku besar piutang, apakah hanya manajer

keuangan yang berhak mengotorisasi?



dengan baik antara manajer keuangan dengan seluruh

bagian keuangan terkait?


- Laporan Piutang diberikan secara berkala ke

bagian admin sales, accounting, & management?

- Laporan Penerimaan Kas diberikan secara berkala

ke bagian accounting & management?

e) Monitoring

Apakah Laporan Piutang & Laporan Penerimaan Kas

selalu diberikan tepat waktu ke management?

Bila “Ya”, apakah diberikan :

- per bulan?

- per kuartal?


Laporan Piutang & Laporan Penerimaan Kas selalu

dijelaskan kepada management?

12. Apakah management melakukan tindakan untuk


diserahkan padanya?


( )

1.

2.

3.

4.

ACCOUNTING




Apakah hanya bagian accounting yang dapat

mengakses pencatatan akuntansi di dalam sistem?

Bila “Ya”, apakah selalu di-update per transaksi tiap

harinya?

b) Risk Assessment


Laporan Penjualan dengan kartu stok (sistem)?


Apakah fungsi accounting terpisah dari :

- fungsi penjualan?

5.

6.

7.

- fungsi keuangan?

- fungsi penagihan?

Apakah bagian accounting melakukan pengecekan

ulang atas dokumen-dokumen berikut yang

diserahkan padanya :

- transaksi penjualan : DO, Invoice, Laporan

Penjualan, Laporan Piutang?

- transaksi penerimaan kas : Bukti Penerimaan Kas,

Laporan Penerimaan Kas?

- transaksi retur : Invoice, Faktur Pajak, Nota Retur?

Retur Penjualan : berdasarkan pengembalian barang,

apakah retur barang dibukukan dalam:

* buku besar persediaan?

* buku besar piutang?

Apakah dilakukan pengecekan ulang secara periodik

terhadap buku besar & neraca saldo atas semua

transaksi?

Bila “Ya”, apakah secara rutin disusun :

- Rekonsiliasi bank?

- Laporan keuangan kuartalan?

- Laporan keuangan tahunan?

8.

9.

10.

11.


Apakah semua informasi sehubungan dengan

pencatatan penjualan & pembukuan telah

dikomunikasikan dengan baik antara manajer

keuangan dengan bagian accounting & management?

e) Monitoring

Apakah Laporan Keuangan selalu diberikan tepat

waktu ke management?

Bila “Ya”, apakah diberikan :

- secara bulanan?

- secara kuartalan?

- secara tahunan?


Laporan Keuangan dijelaskan kepada management?



diserahkan padanya?


( )