Download pdf - IRM Manajemen

MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

Disusun Oleh : Kelompok 71. Adhi Kurnia S. (16109760)2. Alamanda Katartika ()3. Danu ()4. Heryana ()5. Mila Yuliani (16109842)

UNIVERSITAS GUNADARMATA 2010/2011

Manajemen Sumber Informasi 2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berbagai macam kesempatan dan kekuatan kepada kita untuk dapat menjalankan perintahnya. Shalawat serta salam semoga tercurahkan kepada Baginda Nabi Muhammad SAW, kepada para sahabatnya, keluarganya serta kita selaku umatnya.

Manajemen Sumber Informasi merupakan Suatu bentuk pengelolaan sumber informasi yang dijadikan sebagai Sumber Informasi didalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu didalam proses pembuatan makalah ini. Kepada orang tua, juga kepada dosen mata kuliah Manajemen & Sistem Informasi Manajemen.

Jakarta, Oktober 2010

Penyusun,


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..............................................................................................2DAFTAR ISI ........................................................................................................3I. PENDAHULUAN ..........................................................................................4

1. 1 Latar Belakang..................................................................................4 1. 2 Rumusan Masalah.............................................................................5II. PEMBAHASAN MATERI ...............................................................................6 2. 1 Definisi..............................................................................................6 2. 2 Berbagai Pandangan tentang Manajemen Sumber Informasi...........6 2. 3 Contoh dan Implementasi pada Perusahaan....................................11 2. 3. 1 Sumber Daya Informasi............................................................11 2. 3. 2 Model........................................................................................12 2. 3. 3 Kegunaan Model.......................................................................13 2. 3. 4 Model Sistem Umum................................................................13 2. 3. 5 Contoh Model Penggunaan Model Sistem Umum.....................15 2. 3. 6 Para Pemakai Komputer............................................................15 2. 3 .7 Fungsi-fungsi Manajemen.........................................................18 2. 3. 8 Keahlian Manajemen................................................................19 2. 3. 9 Manajer & Sistem.....................................................................20 2. 3. 10 Sistem Informasi Berbasis Komputer......................................21 2. 4 Manajemen & Strategi End User Computing....................................28 2. 4. 1 Jenis-jenis Utama Sumber Daya...............................................28 2. 4. 2 Manajemen Sumber Daya........................................................28 2. 4. 3 Perhatian pada Manajemen Sumber Informasi.........................29 2. 5 Penggunaan Manjemen Sumber Informasi......................................30


BAB 1 PENDAHULUAN

1. 1 Latar Belakang

Bahan, energi dan informasi adalah tiga sumber daya utama pembangunan sosial modern Pesatnya perkembangan teknologi informasi untuk menyoroti semakin pentingnya sumber informasi.

Dengan pembangunan ekonomi dan kemajuan sosial, pentingnya sumber daya informasi yang akan lebih menonjol. Kekurangan sumber daya adalah pengembangan ekonomi global harus menghadapi masalah besar untuk mempertahankan berkelanjutan, perkembangan pesat dan sehat ekonomi Cina.

Mengembangkan dan menggunakan sumber informasi dalam sebuah posisi strategis yang penting "ini adalah Presiden Jiang Zemin untuk kawan-kawan Hu Qili dari" Cina Informasi. Riset dan Praktek, "sebuah buku oleh urutan not, berisi informasi manajemen sumber daya berpikir strategis. Sejak sumber daya informasi ekonomi nasional dan pembangunan sosial, salah satu dari tiga sumber daya strategis, tentu saja, sumber daya strategis perusahaan, tidak hanya untuk pengembangan, dan alat-alat manajemen harus digunakan untuk pengembangan dan penggunaan, atau pengembangan tersebar, sejak penerapan berbagi penggunaan pribadi sulit dan integrasi sumber daya informasi.

Oleh karena itu, pengelolaan sumber daya informasi, integrasi sistem informasi merupakan aspek penting. Manajemen Sumber Informasi (Information Resource Management, disebut sebagai IRM) adalah bahwa kita harus belajar serius.

Informasi sumber daya manajemen adalah abad ke-20, 70, 80 terjadi di Amerika Serikat dan cepat awal pengembangan konsep baru, untuk akhir tahun 80-an, awal 90-an, teori manajemen sumber daya informasi dan praktek di kedua matang dan masyarakat pengaruh penting. Kinerja utama adalah Amerika Serikat dan negara-negara lain yang dibentuk dari perspektif sistem manajemen sumber daya informasi, seperti pemerintah AS pada tahun 1980 mengajarkan "Dokumen Pengurangan UU," jelas "sumber informasi manajemen" konsep, dan manajemen sumber daya informasi kerja persyaratan tertentu. Selain itu, CIO (Chief Information Officer, disebut sebagai CIO) telah menjadi sebuah perusahaan pemerintah yang dibentuk oleh para pengambil keputusan bertanggung jawab untuk posisi manajemen sumber daya informasi.


1. 2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang mungkin muncul seperti :

1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sumber Informasi ?2. Berbagai Pandangan tentang Manajemen Sumber Informasi ?3. Contoh implementasi pada Perusahaan ?4. Manajemen & Strategi End User Computing ?5. Siapa saja Pengguna Manajemen Sumber Informasi ?


BAB 2 PEMBAHASAN MATERI

2. 1 Definisi

IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber

informasi, dan akan menjadikan keadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang

lebih baik dalam penggunaan komputer.

2. 2 Berbagai Pandangan tentang Manajemen Sumber Informasi

Manajemen Sumber Daya Informasi Amerika ilmuwan Horton (FWHorton) dan

Marchand (DAMarchand), yang adalah pendiri teori IRM, para peneliti dan praktisi

yang paling berwibawa. IRM risalah mereka tentang banyak hal utamanya adalah:

1. Sumber Daya Informasi (InformationResources) dan manusia, material,

keuangan dan sumber daya alam sebagai sumber daya penting untuk

semua bisnis, jadi harus sumber daya lain seperti manajemen, sumber daya

manajemen informasi. IRM adalah bagian penting dari manajemen

perusahaan, manajemen perusahaan harus disertakan dalam anggaran.

2. IRM, termasuk manajemen data sumber daya dan manajemen informasi

pengolahan. Yang pertama menekankan kontrol data, yang berkaitan

dengan manajemen perusahaan dalam kondisi tertentu, bagaimana untuk

mendapatkan dan memproses informasi, dan menekankan pentingnya

sumber daya informasi perusahaan.

3. IRM adalah fungsi manajemen baru perusahaan untuk menghasilkan fungsi

baru ini dimotivasi oleh perkembangan informasi dan dokumentasi, dan

teratur pada semua tingkat manajemen untuk memperoleh informasi dan


memproses informasi dengan cepat dan mudah kebutuhan mendesak.

4. tujuan IRM adalah untuk meningkatkan kondisi dinamis dan statis

berhubungan dengan informasi internal dan eksternal kebutuhan untuk

meningkatkan efektivitas manajemen. mengejar IRM dari "3E" - Efisien,

Efektif dan ekonomis, yang efisien, efektif dan ekonomi; "3E" dekat

hubungan antara kendala bersama.

5. tahap pengembangan IRM's. 20 abad 90an, IRM dapat dibagi ke dalam

perkembangan fisik kendali, manajemen teknologi otomatis, manajemen

sumber daya informasi dan pengetahuan manajemen dalam empat tahap.

Setiap tahap perkembangan, dapat menjadi kekuatan pendorong, tujuan

strategis, teknologi dasar, manajemen, status organisasi dan faktor-faktor

lainnya dibandingkan.

Beberapa ahli di Cina IRM juga melakukan tindak lanjut studi, berikut adalah

beberapa cendekiawan, "Apa itu manajemen sumber daya informasi" Jawaban:

Profesor Ma Feicheng mengatakan bahwa: Manajemen Sumber Daya Informasi

(Information Resources Management, IRM) adalah abad ke-20, 70, 80an awal di

negara-negara maju Barat (pertama di Amerika Serikat), peningkatan disiplin

baru. Meskipun para peneliti dari berbagai bidang manajemen informasi sumber

daya memiliki pemahaman dan interpretasi yang berbeda, tetapi inti dari semua

informasi sebagai sumber penting, yang perencanaan, anggaran, organisasi,

koordinasi, pengendalian dan pengembangan, dalam rangka mencapai paling

efektif.

Profesor Gao Fuxian mengatakan bahwa: informasi manajemen sumber daya

perusahaan, adalah dalam produksi dan kegiatan usaha generasi informasi,

akuisisi, pengolahan, penyimpanan, transmisi dan penggunaan manajemen yang

komprehensif. Informasi proses dan proses manajemen erat kaitannya, sehingga


manajemen sumber daya informasi perusahaan telah menjadi bagian penting dari

manajemen bisnis.

Memilih bahwa: pada tingkat kelembagaan, tingkat mikro, informasi kegiatan

pengelolaan sumber daya di Manajer Informasi (CIO) di bawah koordinasi

pelaksanaan manajemen terpadu yang sangat terpusat, kegiatan ini tidak hanya

mencakup perpustakaan biasa dan operasi pusat informasi, tapi juga mencakup

tubuh pekerjaan arsip, pekerjaan administratif, komputer sistem informasi

manajemen, periklanan perencanaan, hubungan masyarakat, penelitian dan

pengembangan dan kebijakan-konsultasi Deng; Weiguancengmian pengelolaan

informasi terutama di sekitar analisis kebutuhan pengguna Jigou, sumber

informasi, Cai Ji, organisasi, penyimpanan, pencarian, pengembangan,

penggunaan dan proses reproduksi, fokus dan menggunakan beberapa manusia,

keuangan dan sumber daya material, melalui perencanaan, pengelolaan,

koordinasi dan kegiatan pengendalian dilaksanakan.

Informasi sumber daya manajemen dalam peran integrasi sistem informasi

IRM dalam peran integrasi sistem informasi manajemen sumber daya informasi

melalui realisasi standar dasar. Yang disebut "informasi standar pengelolaan

sumber daya infrastruktur" adalah mereka yang menentukan kualitas sistem

informasi, dan karena itu yang paling dasar standar manajemen informasi sumber

daya, termasuk standar untuk unsur data, klasifikasi informasi dan standar

coding, tampilan user biasa, konsep standar database dan logis database standar.

unsur Data (DataElements) adalah satuan terkecil dari informasi tidak dapat

dibagi, adalah istilah umum untuk kelas data. Dalam sistem pengolahan data,

"karyawan" nama, "karyawan" nama, "staf nama", dll, jika tidak bersatu, dalam

identitas mereka ketika menggunakan Hanyu Pinyin, ada ZGXM, YGXM, ZYXM dll,

sedangkan Inggris pada label mungkin EMP-NAMA, E-NAMA, NAMA-OF-EMPLOYEE,

EMP-NAMA, EMPLOYEE-NM, EMP-NM, dll. Jika penggunaan "nama pegawai" adalah

standar yang bersatu, yang mengidentifikasi ZGXM atau EMP-NM, yang


merupakan sejumlah kecil dari "core" elemen data, jika pengembang untuk

melakukannya, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi sistem

pengolahan data yang digunakan dalam data jumlah elemen, dan sangat dapat

menyederhanakan strukturnya. Kualitas unsur data untuk membangun dasar

yang kokoh bagi struktur data penting. elemen data dalam penciptaan dan

penamaan pertimbangan secara keseluruhan untuk melakukan, belajar sifat

unsur kimia (semua materi didasari oleh lebih dari 100 jenis unsur kimia),

perusahaan dapat mengambil dalam jumlah terbatas dari "core" unsur data, yang

mengharuskan pembentukan elemen data nama standar elemen data standar,

label standar dan standar sesuai.

Klasifikasi Informasi dan Coding (Informasi Classifyingand Coding) adalah bidang

standar, telah berkembang menjadi disiplin, memiliki objek studi sendiri, isi dan

metode penelitian. Dalam masyarakat industri, informasi klasifikasi dan

pengkodean adalah untuk meningkatkan tingkat produktivitas tenaga kerja serta

metode penting dari manajemen ilmiah. AS yang baru manajemen pelopor Morris

L Cook (MorrisL · Cooker)?, Berkata: "Hanya ketika kita mempelajari klasifikasi

dan pengkodean, melakukan pekerjaan yang baik penyederhanaan dan

standarisasi sebelum manajemen ilmiah yang nyata." Di era informasi, lebih dan

lebih penting standarisasi informasi, tidak ada standar tidak ada informasi,

klasifikasi informasi dan standar pengkodean dan informasi standar standar yang

paling dasar. Informasi klasifikasi didasarkan pada isi informasi dari atribut atau

karakteristik dari informasi yang sesuai dengan prinsip-prinsip tertentu dan

metode untuk membedakan dan mengklasifikasikan, dan membuat urutan

tertentu dari sistem klasifikasi dan untuk mengelola dan menggunakan informasi.

Informasi coding adalah dasar dari klasifikasi informasi, informasi objek (object

code) memberikan suatu keteraturan tertentu, identifikasi komputer mudah dan

pengolahan dan simbol. standar nasional sesuai dengan standar internasional

harus urutan standar industri enterprise standar, pembentukan sistem informasi

perusahaan-luas digunakan oleh klasifikasi informasi dan standar pengkodean.


Pengguna View (User Lihat) adalah kumpulan dari beberapa elemen data, itu

mencerminkan pandangan pengguna akhir entitas data. Pengguna melihat data

dalam sistem eksternal (bukan internal) penampilan, adalah sistem atau media

input output atau cara pandang pengguna umum digunakan (kertas itu dokumen,

laporan, dll) dan elektronik (layar format, bentuk dll). Penggunaan lingkungan

jaringan komputer, pengguna harus penurunan yang signifikan dalam tampilan

berbasis kertas dari pandangan pengguna penggantian elektronik, ini harus

membentuk pandangan pengguna bisnis standar, untuk menentukan para

pemakai memandang, identitas mereka, penamaan dan komposisi.

Konsep database (ConceptualDatabase) adalah pandangan pengguna akhir

penyimpanan data, yang mencerminkan informasi yang komprehensif kebutuhan

pengguna. Logical Database (Logical Basis Data) adalah titik yang perancang

analisis tampilan sistem, konsep database adalah lebih lanjut dibagi ke dalam

database logis adalah satu set tabel dasar standar (BaseTable) komposisi.

Amerika pengelolaan data ahli William? Dreyer diringkas dasar sumber daya

manajemen informasi - standarisasi data pengalaman manajemen, pada tahun

1985 diterbitkan monografi, "Data Management" (ADMINISTRASI DATA: Praktis

Guideto Sukses Manajemen Data). Menunjukkan: tidak ada manajemen data yang

efektif, tidak ada pengolahan data yang berhasil dan efisien, tetapi juga tidak

dibangun di sistem informasi perusahaan komputer. Ia percaya bahwa

perkembangan awal sistem informasi komputer, kurangnya desain struktur data

dan manajemen metode ilmiah, sampai 80's di yang terbaik dari masalah yang

harus serius dipertimbangkan. perancang sistem informasi untuk memahami dan

master data standar manajemen, sebagai arsitek untuk memahami dan

menguasai bahan bangunan standar sama pentingnya, jika tidak, dirancang

sederhana sistem informasi. Demikian pula, kami dalam proses integrasi sistem

informasi, kalau bukan untuk mendirikan dan mengelola sumber daya informasi

standar infrastruktur manajemen, integrasi "apa yang disebut" juga merupakan

perangkat keras jaringan, integrasi dari antarmuka permukaan.


2.3 Contoh dan Implementasi Pada Perusahaan

Elemen lingkunganperusahaan adalah organisasi atau individu yang berada diluar

perusahaan yang memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung terhadap

perusahaan. Lingkungan suatu perusahaan tidak sama persis dengan lingkungan

perusahaan yang lain. Bank memiliki lingkungan yang berbeda dari took alat tulis.

Namun terdapat sejumlah kesamaan dengan mengidentifikasikan delapan

elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan.

Gambar 2.1 Delapan Elemen Lingkungan

2.3. 1 Sumber Daya Informasi

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi terdiri atas:

• Perangkat keras komputer

• Perangkat lunak komputer

• Spesialis informasi

• Pemakai

• Fasilitas

• Database

• Informasi

Masy. Keuangan

PemerintahMasy. Global

Pelanggan

Pesaing

Pemegang saham/ pemilik

Pemasok

Serikat Pekerja

Perusahaan


2.3.2 Model

Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili

sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).

Jenis- jenis model

1.Model Fisik

Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau

bentuk nyata. Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang

menggambarkan bagaimana hasil akhir produk tersebut.

Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan

masalah manajemen.

2.Model Naratif

Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif.

Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model

naratif yang popular adalah komunikasi bisnis.

3.Model Grafik

Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis,

simbol, atau bentuk disebut model grafik. Kebanyakan digunakan di dunia

bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti grafik keuangan

perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya.

Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak

peralatan yg digunakan oleh sistem analis dan programmer yang bersifat

grafik, seperti bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow

diagram).

4.Model Matematika

Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan

antara berbagai bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika.

Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi


lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik

yang tiga dimensi, hal ini disebabkan oleh sifat model matematika yang

multidimensional. Model inipun mempunyai kemampuan prediksi

Kelebihan:

• Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol

matematis tentu dapat mengerti model tsb)

• Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan

Contoh: BEP = TFC / P – C

2.3. 3 Kegunaan Model

1. Mempermudah Pengertian

Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan

entitas akan lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya

disajikan dalam bentuk yang telah disederhanakan.

2. Mempermudah Komunikasi

Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-

orang yang telah mengerti makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik,

atau persamaan matematika entitas tersebut.

3. Memperkirakan Masa Depan

Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya

dalam menggambarkan entitas membuatnya dapat memberikan

kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh model-model yang lain.

2.3.4 Model Sistem Umum

Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan

semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem.


Sistem Fisik

Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui

arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi

suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.

1. Arus Material

Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan.

Material ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.

Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui

proses transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi

disimpan untuk kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

2. Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi

sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional

dimana mereka terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun

tak langsung.

3. Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka

waktu lama. Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam

berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.

4. Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang

memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang

memberikan pinjaman dan juga pemerintah.

Sistem Konseptual

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,

sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan

balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke

mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali

ke sistem.


Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal

umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah

tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka

Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak

terdapat umpan balik dari system untuk mempengaruhi perubahan-perubahan

dalam sistem.

Sistem Lingkaran Tertutup

Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian.

Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada

input-nya. Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.

Dimensi Informasi

Relevansi, informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan

masalah yang dihadapi

Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.

Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasi

tetap terkendali atau hilangnya kesempatan.

Kelengkapan, Informasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari

suatu masalah sangat dibutuhkan.

2. 3. 5 Contoh Penggunaan Model Sistem Umum

Pasar Swalayan

Arus Material : barang – barang yang dijual.

Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.

Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.

Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran

kepada


pemasok , pegawai dan pemilik.

Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.

Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.

Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

2. 3. 6 Para pemakai komputer

1. Manajer

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu SIM, merupakan suatu

terobosan karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk

pemecahan masalah.

2. Non-Manajer

3. Orang -orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana Para Manajer

1. Tingkat - tingkat Manajemen

Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)

o Direktur, wakil direktur

o Lebih menekankan pada informasi lingkungan dan memilih informasi

dalam bentuk ringkas

Tingkat Pengendalian Manajemen (Management Control Level)

o Manajer wilayah, direktur produk dan kepala divis

o Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan

tercapainya tujuan

Tingkat Pengendalian Operasional (Operational Control Level)

o Kepala departemen, supervisor dan pemimpin proyek

o Bertanggungjawab menyelesaikan rencana - rencana yang telah

ditetapkan.

o Menganggap informasi internal paling penting dan menekankan

pada informasi dalam bentuk rinci

Saat merancancang SI penting mempertimbangkan tingkatan manajer,

karena dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya


2. Area Fungsional

Manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana

sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.

3. Area fungsional yang tradisional:

Pemasaran

Manufaktur

Keuangan

Sumber daya manusia

Jasa Informasi

Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information

Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. Jika sebuah

perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:

1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada

pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian

informasi.

2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana

jangka panjang untuk organisasi.

3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan

informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi

personal (mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari

terminal, penggunaan kompurisasi terpusat.

IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber

informasi, dan akan menjadikan keadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang

lebih baik dalam penggunaan komputer.


2. 3. 7 Fungsi - fungsi Manajemen

Menurut Henri fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi-

manajemen yang utama:

Plan, merencanakan apa yang mereka lakukan

Organize, mengorganisasikan untuk mencapai rencana

Staff, menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan

Direct, mengarahkan untuk melaksanakan rencana

Control, mengendalikan sumber daya menjaganya agar tetap beroperasi

secara optimal.

Semua manajer apapun tingkatan atau area fungsional, melaksanakan fungsi-

fungsi tersebut, dengan penekanan yang berlainan.

Peran-peran Manajerial

Henry Mintzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang

terdiri dari 10 peran manajerial

Interpersonal Roles

o Figurehead

manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi

pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas

o Leader

Manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf

serta menyediakan motivasi dan dorongan

o Liaison

Manajer menjalin hubungan dengan orang - orang di luar unit

manajer tersebut - rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan

tujuan menyelesaikan masalah - masalah bisnis

Informational Roles

o Monitor

manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit

o Spokesperson


Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di

dalam unitnya

Peran Keputusan

o Entrepreneur

Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada

unit, seperti mengubah struktur organisasi

o Disturbance Handler

Manajer bereaksi pada kejadian - kejadian tidak terduga, seperti

devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi

perusahaannya

o Negotiator

manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun

antara unit dan lingkungannya

o Resource Allocator

manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit

bawahan mana yang mendapatkan sumber daya

2. 3. 8 Keahlian Manajemen

Komunikasi

• Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di

tingkat yang sama dan dengan orang-orang di luar perusahaan.

• Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau

tertulis

komunikasi tertulis : laporan, surat dan memo,email, terbitan berkala

komunikasi lisan : rapat, telepon, voice mail, kegiatan sosial

Pemecahan masalah (problem solving)

• dengan membuat perubahan - perubahan pada operasi perusahaan

sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

• hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi


• manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making) yaitu

tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.

• keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

• manajer membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses

memecahkan suatu permasalahan tunggal

Pengetahuan Manajemen

Mengerti Komputer (computer literacy)

• pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di

masa kini.

• mencakup mengenai istilah komputer, keunggulan dan kelemahan

komputer, kemampuan menggunakan komputer.

Mengerti Informasi (information literacy)

• meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap

dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi di dapat dan

bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

2. 3. 9 Manajer & Sistem

Sistem

adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Elemen-elemen Sistem

Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen

transformasi menjadi sumber daya output.

Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk

meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya.

Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan

memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop)

Ex. Sistem pemanas, Inputnya bahan bakar seperti gas atau batu


bara. Proses pemanasan mengubah bahan bakar menjadi panas

(output). Mekanisme kontrolnya adalah thermostat, lingkaran umpan

baliknya adalah kawat yang menghubungkan thermostat dengan

pemanas dan tujuannya adalah temperatur yang diatur pada thermostat

Ex. Perusahaan manufaktur, sumber daya input adalah bahan mentah

yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses manufaktur.

Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan tujuannya adalah

sasaran-sasaran yang inging dicapai perusahaan dan lingkaran umpan

baliknya adalah arus informasi kepada manajemen maupun dari

manajemen

Sistem Lingkaran Terbuka (Open Loop System)

• suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik

dan tujuan.

• ex. Pemanas ruangan listrik yang kecil yang ditancapkan, menyala dan

terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara

untuk mengendalikan outputnya

2. 3. 10 Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer(computer based information system) atau

CBIS digunakan untuk membantu manajer dalam memecahkan masalah dan

membuat keputusan, berdasarkan informasi yang diolah oleh pengolah informasi.

CBIS meliputi SIA, SIM, DSS, virtual office dan system berbasis pengetahuan.

Spesialis informasi

Spesialis informasi merupakan istilah untuk menggambarkan pegawai

perusahaan yang bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system

berbasis komputer. Ada 5 golongan utama spesialis informasi:

Analis system (system analist)

Analis system adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan

menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu


pemecahan masalah. Analis system bekerja sama dengan pemakai

mengembangkan system baru dan memperbaiki system yang ada

sekarang.

Pengelola database (database administrator)

Pengelola database mempunyai tugas untuk memelihara database dan

bekerja sama dengan pemakai dan analis system menciptakan database

yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi

pemakai. Database merupakan suatu kumpulan data komputer yang

terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara yang memudahkan

pengambilan kembali.

Spesialis jaringan (Network specialist)

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis system dan pemakai

membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber

daya komputer yang tersebar.

Programmer

Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system untuk

membuat program

Operator

Mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti komputer

mainframe. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas

di printer, mengelola tape dan disk storage, dll.


Mencapai CBIS

Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi yang disebut siklus hidup system.

Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:

- Perencanaan

- Analisis

- Rancangan

- Penerapan

- Penggunaan

Gambar 2.1 Siklus Hidup Sistem

1Tahap

Perencanaan

3Tahap

Perancangan

4Tahap

Penerapan

5Tahap

Penggunaan

2Tahap

Analisis


2. 3. 10 Pendekatan sistem

Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang

terdiri

dari tiga jenis usaha :

- Persiapan

- Definisi

- Solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang

perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan

mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan

masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis

bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan

masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya,

memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk

memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Pemecahan Masalah

Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu

kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau

menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan

memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau

memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan

didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang

manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu

kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi

tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini

menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh


sistem.

Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu

menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika

keadaan

saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer

tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah

merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.

Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan

menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan

untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah

berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk

mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai

kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti

kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat,

dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen

lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara

tertentu. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat

sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik

perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak

mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari

suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Tahap Pemecahan Masalah

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang

harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha

solusi / pemecahan.

Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah


dengan menyediakan orientasi sistem.

Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan

dan kemudian memahaminya.

Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif,

mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik,

menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan

bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai

system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena

ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk

mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b) Mengenal sistem lingkungan

c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah

ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya

untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua

langkah yaitu :

d) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

e) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak

(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

Faktor Manusia yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka

mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,

mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.


Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya

merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka

menghadapi masalah.

o Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil

sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha

menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau

menghindarinya sepanjang perencanaan.

o Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari

masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah

tersebut dipecahkan.

o Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati

pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan

informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume

informasi yang tersedia bagi mereka.

o Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti

management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak

berhubungan dengan area minatnya.

o Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat

semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai

baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya

menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara

menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

o Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian

khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya

pendekatan sistem.


o Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu

metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

2. 4 Manajemen & Strategi End User Computing

2. 4. 1 Jenis-jenis Utama Sumber Daya

Manajer mengelola 5 jenis utama sumber daya :

1. Manusia

2. Material

3. Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

4. Uang

5. Informasi (termasuk data)

Empat jenis sumber daya yang pertama mem2.iliki wujud, disebut sumber

daya fisik. Informasi memiliki nilai dari apa yang diwakilinya disebut sumber daya

konseptual. Tugas manajer adalah mengelola sumber daya agar data digunakan

dengan cara yang paling efektif. Para menajer menggunakan sumber daya

konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

2. 4. 2 Manajemen Sumber Daya

• Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan

• Setelah penyusunan sumber daya, manajer berusaha untuk

memaksimalkan penggunaannya

• Meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada

efisiensi puncak

• Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini sebelum sumber daya

tersebut usang dan tidak efisien

Bagaimana Informasi Dikelola

Aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan

membuangnya pada saat yang tepat disebut Manajemen Informasi.


2. 4. 3 Perhatian pada Manajemen Sumber Informasi

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat

1. Pengaruh Ekonomi Internasional

• Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang dari

setiap negara

• Ex. Akhir th. 1980-an banyak turis AS yang memutuskan untuk

berlibur di Mexico

2. Persaingan Dunia

• Dampak persaingan dapat terlihat pada impor dari luar negeri

• Ex. Akhir th. 1991 General Motor menutup banyak pabriknya

3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat

• Perusahaan melakukan investasi pada teknologi supaya dapat

melaksanakan operasi yang diperlukan

• Ex. Perusahaan mail order AT&T

4. Batas Waktu yang Singkat

• Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon

(telemarketing) untuk menghubungi pelanggan mereka

• Perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke

yang lain

• Pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada

waktunya

5. Kendala-kendala Sosial

• Keputusan - keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor

ekonomis, tapi keuntungan dan biaya sosial harus juga

dipertimbangkan

• Ex. perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru harus

dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.


Kemampuan komputer yang semakin baik

• pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang

istimewa tapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan

• pemakai sekarang sangat mungkin memiliki komputer mikro

• banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer-komputer

lain dalam suatu jaringan.

2.5 Pengguna Manajemen Sumber Informasi

1. IOS (Interorganizational Information System)

IOS merupakan system informasi yang digunakan oleh lebih dari satu

perusahaan yang bertugas menunjukkan para peserta bahwa dengan

bekerja dalam system tersebut mereka akan memperoleh keuntungan

kompetitif.

2. CIO (Chief Information Officer)

Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan

penting dalam perusahaan dan member laporan langsung ke eksekutif.

Sebutan lain dari CIO adalah Direktur SIM atau President SIM.

Tugas CIO diantaranya :

- Mempelajari bisnis & teknologinya.

- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen.

- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar.

- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis.

- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai

memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap

perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh

dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara

serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing

membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari


perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam

organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber

informasi dan pengelolaanya.

Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information

Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi. Jika sebuah

perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:

1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada

pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian

informasi.

2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana

jangka panjang untuk organisasi.

3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan

informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal

(mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari terminal,

penggunaan kompurisasi terpusat.


DAFTAR PUSTAKA

• Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall, 1998.

• McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems

Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.