SoftAula© X3 Guía Rápida
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GUÍA RÁPIDA
Softaula X3
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> INDICE DE MATERIAS
1. Configuración
2. Alumnos
3. Profesores
4. Actividades
5. Empresas
6. Grupos. Matriculación en Grupos
7. Calendarios
8. Presupuestos
9. Pre-Matrículas
10. Matrículas
11. Listados
12. Diseñador dePlantilla
13. Caja Diaria
Gui
a rá
pida
. Ind
ice
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El objetivo de esta Guia rápida es orientarle en el proceso de instalación y puesta en marcha del programa Softaula. Tenga en cuenta que algunas de las opciones aquí mencionadas no están incluidas en las versiones más reducidas como Softaula X3 Basic y Softaula Lite, en estos casos puede ignorarlas.
Tanto si es usted cliente de alguna de nuestras versiones comerciales, como si aún no lo es y está evaluándolo para una futura adquisición le sugerimos esta guía para iniciarse en el manejo de nuestros programas.
Esta guía consta de 11 lecciones teórico-prácticas y al final de cada una de ellas se le propone seguir un vídeo para una mejor asimilación de los conceptos tratados en cada lección.
Una vez finalizada esta guía le sugerimos consultar el Manual del
Usuario para poder ampliar los conocimientos adquiridos. En el caso de que haya adquirido la versión X3 Profesional o Enterprise y desee acceder a los mismos datos de Softaula desde equipos distintos, le sugerimos consultar el manual de uso del programa donde serán tratados con mayor detalle todos estos aspectos. Requisitos del programa
Requisitos de Hardware
Mínimos Procesador Intel Pentium© 2 Gb o equivalente 512 Mb. Memoria RAM 1 Gb. Espacio libre recomendado en disco duro
>Introducción
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Resolución mínima de pantalla 800x600. Recomendada 1280x1024 o superior.
Requisitos de software
Sistema Operativo Windows XP, 2003, Vista o superior. Librería Mdac 2.8 (Microsoft Data Access Componentes) o
superior. Microsoft Scripting Runtime 5.4 Microsoft JET 4.0 SP7 Microsoft Office 2000/XP/2003/2007
Otros requisitos
Conexión a Internet
NOTA: Para poder reproducir las animaciones que se acompañan en
cada lección necesitará tener instalado el Plugin Macromedia Shockwave. Si no dispone del mismo podrá descargarlo en esta dirección.
http://www.adobe.com/es
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Garantía de uso
La adquisición de este programa se rige por las condiciones de garantía incluidas en el fichero de instalación. Le recomendamos consultar dicho documento.
Esta licencia de uso no podrá transferirse a ninguna otra persona sin el consentimiento expreso de Softaula.
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Lo primero que haremos una vez instalado Softaula será configurar todos los datos relativos a la escuela. Como podrá comprobar, el formulario de configuración está divido en varios subgrupos, entre ellos GENERAL, AVANZADAS, y SEGURIDAD. 1.1.Configurar, General, Datos Fiscales. Introducirá los datos fiscales de su escuela.
> 1.Configuración
Es importante que guarde el fichero de imagen en una carpeta común a todos los usuarios y que preferiblemente sea en la subcarpeta \Plantillas
Softaula incluirá el logotipo de la escuela en los listados y plantillas que genere posteriormente. Recuerde que el formato admitido por el Softaula es el JPG y que las medidas recomendadas son 150 x 150 pixeles
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1.2.Configurar, General, Datos Bancarios.
Introduciremos los datos bancarios de la escuela y el sufijo bancario necesario para el envío de remesas bancarias según el modelo cuaderno 19 establecido por el Banco de España.
Existe también la posibilidad de introducir más de una cuenta
bancaria. 1.3.Configurar, General, Opciones.
El apartado de opciones se divide en dos apartados: Opciones generales y Opciones avanzadas (sólo para las versiones Profesional y Enterprise). En nuestro caso dejaremos las opciones por defecto.
El modelo de remesa bancaria es la Q19 establecida por el Banco de España
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1.5.Configurar, General, Organizar módulos.
Los módulos son archivos externos autoejecutables a los que podrá acceder desde el mismo menú de Softaula
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Desde el menú de opciones de Softaula localizaremos una opción denominada módulos externos y si hacemos clic en ella aparecerán tantos elementos como entradas hayan sido creadas desde el menú de configuración.
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1.6.Configurar, General, Configuración Internet.
La configuración de Internet nos permite el envío de correos electrónicos a los diversos perfiles de usuario, para ello deberemos introducir los datos relativos a cada una de las cuentas de correo, como son el servidor de correo saliente SMTP, la dirección de correo electrónico remitente, así como el nombre de la cuenta y su contraseña.
Para garantizar la entrega de los mensajes le sugerimos marcar la
opción de requerido.
El mismo proceso lo utilizaremos para el envío de e-mails a profesores y empresas.
Añadiremos nuestro servidor de correo saliente SMTP
La dirección de e-mail de la escuela.
Título del e-mail
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1.7. Configuración, avanzadas, avisos. La opción de avisos la dejaremos por defecto.
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1.8. Configuración, avanzadas, Cuestionarios. Los cuestionarios de evaluación aportan un elemento importante para poder evaluar el nivel de satisfacción de nuestros alumnos. Softaula incluye un cuestionario compuesto por 12 preguntas por alumno y matrícula.
En el caso de estar interesado en más cuestionarios deberá
contactar con nuestro departamento comercial.
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1.9. Configuración, avanzadas, Contadores. Los contadores le permiten establecer un valor de partida para las tablas principales y su valor se incrementa de forma correlativa a medida que se van añadiendo nuevos registros. Los contadores resultan especialmente útiles en el momento que desee asignar a un registro un valor determinado dentro de la posición de su tabla.
Lo mismo ocurrirá en los demás apartados, Nº de Factura, Nº de
presupuesto, Nº de Remesa, etc. Tenga precaución al modificar este contador dado que podría generar duplicados en los registros.
Imagínese que a principios de año desea comenzar los números de matrícula con el valor 2009100. Tras introducir en la sección de contadores el valor 2009100 el programa
le asignará los valores 2009101, 2009101 y así sucesivamente.
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1.10. Configuración, avanzadas, Copia de seguridad. El proceso de BackUp o copia de seguridad de los datos resulta vital para salvaguardar la información gestionada por el programa. Si deseamos que Softaula nos cree automáticamente una copia de seguridad cada vez que se cierre el programa deberemos indicarle una ruta donde copiar los datos y seguidamente marcar la casilla para activarla.
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1.11. Configuración, Seguridad, Usuarios. Softaula ofrece la posibilidad de crear usuarios diferentes y asociarlos a a grupos con determinados niveles de permisos.
Softaula contempla 4 grupos de usuarios: usuarios básicos,
secretarias, profesores y administradores. Al establecer una serie de permisos sobre un grupo, todos los usuarios asociados al mismo dispondrán de sus mismos permisos.
Para crear un usuario nuevo dentro del grupo1 pulsaremos en el botón añadir y lo
asociaremos al grupo al que pertenece.
Los usuarios se identifican mediante una clave de usuario y una contraseña y forman parte de un grupo de usuarios con
una serie de privilegios
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1.12. Configuración, Seguridad, Permisos. Desde la sección permisos podremos configurar cada uno de los grupos de usuarios.
Los permisos se establecen tanto en lectura como en escritura para cada una de las opciones.
Un recuadro marcado indica que tiene activados sus permisos y un desmarcado los tiene denegados. Le sugerimos marcar todas las opciones deseadas para un grupo y grabar los cambios antes de seleccionar otro. Cada vez que pulse el botón de grabar el programa le mostrará un mensaje de advertencia recordándole que los cambios no tendrán efecto hasta que inicie una nueva sesión.
Vídeo: Configuración
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El apartado alumnos contiene todos los datos relativos a cada uno de los alumnos gestionados en el programa. Softaula le ofrece tres modos diferentes de acceso: a través el explorador de documentos, del icono de alumnos situado en la barra superior de opciones o través del menú contextual
El formulario de listado de alumnos se compone de una serie de
opciones, la mayoría de ellas comunes al resto de ventanas de listados: Añadir, Editar, Borrar, Actualizar, Selección, Buscar, Clonar, Filtrar, Configurar, Foto, Listado, Plantillas, Exportar.
> 2.Alumnos
Icono Alumnos situado en la barra superior de opciones
Menú GENERAL, Mis Datos, Tablas, Maestras, Alumnos
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2.1. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Añadir.
En el aparatado Añadir, de la ventana gestión de alumnos
introduciremos todos los datos relativos al alumno.
Se compone de las siguientes secciones mostradas en forma de pestañas: Datos Personales, Facturación, Acceso WEB, Menores, Matrículas, Contabilidad, Direcciones y Adicionales.
Personales. Nos situaremos con el cursor encima de cada
pestaña e iremos introduciendo los datos.
Skype es una programa gratuito
de telefonía IP y una excelente
herramienta de comunicación.
Softaula permite interactuar con él para el envío de mensaje SMS,
ficheros, llamadas gratuitas o de pago, videoconferencias,
chat, etc.
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Facturación. Si deseamos aplicar unas condiciones de pago
predeterminadas a un alumno lo podremos realizar completando los datos existentes en esta sección.
Si queremos asociarle una foto del alumno a su ficha pulsaremos
en el icono
A cada alumno se le pueden aplicar diferentes formas de pago dependiendo del curso al que está inscrito o su situación particular. Esta sección es opcional y permite aplicar condiciones de pago predeterminada y posteriormente modificables.
Para evitar posibles errores tipográficos tiene la posibilidad de verificar que el número de cuenta introducido sea el correcto
pulsando sobre el botón de verificación
Si el alumno trabaja para una
determinada empresa ya
introducida en el programa podremos
establecer una relación entre ambos
para posteriores informes vinculados.
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Acceso Web. Este está pensado para ser enlazado con nuestra
potente herramienta de acceso web. Consulte con nuestro departamento comercial para obtener información sobre este mismo módulo.
Menores. En el caso de ser un menor de edad podemos completar
cierta información importante como es el nombre del tutor legal, su relación/parentesco, Nif, etc.
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Matriculas. Desde la misma ficha del alumno podemos acceder al histórico de todos los expedientes de matrícula de este alumno. Softaula mantiene un histórico de todos los expedientes para su inmediato acceso. Haciendo doble clic en cualquiera de ellas se le abrirá una nueva ventana conteniendo el expediente completo seleccionado.
Contabilidad. Seguimiento contable de las matrículas.
También podrá obtener una vista previa de este mismo listado mediante Microsoft Excel.
El campo Contabilidad también podrá ser visualizado mediante Microsoft Excel.
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Direcciones. En este apartado introduciremos las direcciones de contacto del alumno y las observaciones que creamos oportunas. Disponemos de tres opciones de edición: Añadir, Editar y Borrar .
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Adicionales: La sección de datos adicionales permite ampliar la información contenida en el formulario del alumno con nuevos datos definidos por usted mismo.
La herramienta de diseño de Bases de Datos sólo está disponible
para determinadas versiones.
2.2. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Editar.
Para abrir una ficha de alumno ya existente lo podrá realizar de diferentes maneras: pulsando el icono de editar en la barra superior de opciones o en el botón contextual, pulsando la tecla INTRO, pulsando la combinación de teclas Control+E, o haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón.
El símbolo de (+) le indicará que se trata de un desplegable de opciones. Si pulsa encima del símbolo se le abrirá el desplegable
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2.3. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Borrar.
A través del comando Borrar o mediante la combinación de teclas Control + B podremos borrar la ficha de alumno
seleccionada. 2.4. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Actualizar.
Actualiza la vista actual.
2.5. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Selección.
En ciertos formularios se encontrará con la necesidad de vincular el registro actual con el de otra tabla, en este caso resultará de utilidad la opción de Selección, actuando de forma
similar a como lo haría un Pegar. 2.6. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Buscar.
Al pulsar el botón de búsqueda se le mostrará un formulario con tantos elementos de búsqueda como campos haya definido en la tabla. Seleccione el campo y texto a localizar y a observará
que a medida que va escribiendo se va actualizando la lista resultante. Utilice las flechas arriba y abajo para desplazarse en la lista y por últimola tecla Enter/Intro para seleccionar. Si pulsa nuevamente INTRO abrirá la ficha seleccionada, de igual forma a como si hubiese pulsado el botón de Editar.
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2.7. Alumnos, Gestión de alumnos, Opción Clonar.
Nos permite hacer un duplicado de los datos personales del alumno a excepción de su DNI y nº de la seguridad social. Bastará con hincar el alumno a clonar y el nuevo nombre del alumno.
2.8. Alumnos, Gestión de alumnos, Botón Filtrar.
El comando filtrar le permitirá acotar el listado de alumnos mostrado, dependiendo de una serie de criterios incluidos en el filtro. Los filtros al igual que otras muchas funcionalidades del programa están asociadas a cada perfil de usuario con el que
se inicia el programa, por ello tenga en cuenta que cada vez que se inicie el programa, softaula le asociará el mismo filtro que estableció en su última sesión. 2.9. Alumnos, Gestión de alumnos, Botón Configurar.
Con el comando Configurar indicaremos los campos que queremos mostrar en la ventana Gestión de Alumnos.
2.10. Alumnos, Gestión de alumnos, Botón Foto.
Este botón tiene dos estados: activado o desactivado, al
puslarlo se nos mostrará el listado de los alumnos junto a su foto.
2.11. Alumnos, Gestión de alumnos, Botón Listado.
Imprimiá un listado de los alumnos mostrados en la vista actual, con o sin filtrado.
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2.12. Alumnos, Gestión de alumnos, Botón Plantillas.
Abre la ventanas de documentos de plantilla para que pueda seleccionar aquellos documentos a imprimir.Recuerdo que las plantillas son diseñadas mediante la herramienta diseñador de
plantillas e incluirán, tanto información literal como dinámica, procedente de la base de datos del programa. 2.13. Alumnos, Gestión de alumnos, Botón exportar.
Exportaremos el listado de alumnos a un documento de Excel
Vídeo: 2 Alumnos
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El apartado Profesores contiene datos relativos a cada uno de los
docentes, con independencia de su situación laboral. El apartado listado de profesores contiene secciones similares a
la de los alumnos y otras distintas.
3.1 Profesores, listado de profesores, Añadir.
Pulsaremos el botón de Añadir, para crear una nueva
ficha de profesor. Observaremos como el formulario comprende diversos apartados, entre ellos:
Personal, Web, Disponibilidad, Asistencias, Actividades, Gastos,
Datos Adicionales.
> 3.Profesores
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Personal. Comprende los datos personales y bancarios del profesor.
Puede Anadir tanto profesores que estén activos como aquellos
que mantuvo una relación contractual en el pasado. Solo aquellos profesores que se encuentren en situación de Activos podrán ser gestionados por el programa.
Web. Esta sección será valida únicamente para aquellos clientes
que hayan adquirido el modulo de acceso web. Lo utilizaremos para enviar un e-mail a través de nuestro servidor de correo electrónico.
Calendarios. Desde la sección de calendario obtendremos una
visión rápida de los días y horas de clase que han sido reservados para este docente, a su vez, podrán añadirse nuevas citas para que el programa las tenga en cuenta a la hora de crear los calendarios de clase
Marcaremos si esta activo o no.
Softaula nos ofrece la posibilidad de verificar el DNI en caso de que fuese incorrecto
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en los grupos. La opción para gestionar conflictos estará sólo disponible en las versiones Profesional y Enterprise.
Asistencias. Muestra un informe de asistencias del profesor para
un periodo indicado. Este informe ofrece a su vez dos opciones de vista: por horas/actividad y por horas totales
Actividades. Desde esta pestaña incluirá las actividades que
podría llegar a realizar este profesor. En la columna izquierda se encuentran las disponibles y a la derecha las que tiene asignadas.
Podremos seleccionar el período del calendario: diario, 5 días, semana 7 días
y mensual.
El botón exportar Calendario nos permitirá crear un
archivo con extensión iCal para poderlo importar desde
Google Calendar y compartirlo con todos los
alumnos
Pulsando el botón de añadir o haciendo doble clic en una hora del calendario se nos abrirá un formularo para
crear una cita
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Gastos. Esta pestaña permite anotar gastos en la cuenta del
docente.
Adicionales. Incluirá los campos que podrá personalizar Documentos. También podrá vincular archivos externos en
diversos formatos (word, excel pdf, etc) y así poderlos llamar desde la misma ficha del docente, ello le permitirá una mejor organización de la documentación manejada y un rápido acceso a la misma.
3.2. Profesores, listado de profesores, Editar.
A través del comando Editar podremos modificar los datos del Profesor. Seleccionaremos el profesor y pulsaremos en Editar para abrir y consultarla.
En la ventana izquierda seleccionaremos la actividad y con la flecha central la trasladaremos a la ventana derecha de actividades asignadas
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3.3. Profesores, listado de profesores, Borrar.
A través del comando Borrar podremos borrar una ficha de profesor. Si intenta borrar un profesor que se encuentra vinculado con un grupo, matrícula o cualquier otro documento
fiscal, se le mostrará un mensaje de advertencia y le obligará a eliminar cualquier vínculo antes de completar esta acción.
En el momento que marca a un profesor como no Activo hará que el programa no lo tenga en cuenta en los futuros calendarios que sean creados.
El resto de opciones como actualizar, selección, buscar, etc
funcionarán de forma similar a como se explico en el anterior apartado de alumnos.
Vídeo: 3 Profesores
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En la sección de Actividades definiremos aquellas actividades
formativas que se impartirán en su escuela. Entenderemos por Actividad a una asignatura, conjunto de asignaturas, plan de estudios, etc.
4.1. Actividades, listados de Actividades, Añadir.
Pulsaremos el botón Añadir en la ventana de Actividades
para dar de alta una nueva actividad. En primer lugar indicaremos el tipo de actividad a crear.
ACTIVIDAD BASICA, ACTIVIDAD AGRUPADA, o PLAN FORMATIVO.
> 4.Actividades
Actividad Básica es el elemento
básico de formación.
Una Actividad Agrupada incluye a
un conjunto de Actividades Básicas
Los Planes Formativos son una combinación de ambas y están orientados a centros de formación con planes de estudios compuestos de diversas tiologías como troncales, obligatorias,
optativas,etc
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4.2. ACTIVIDAD BÁSICA. En primer lugar deberemos empezar por crear las Actividades
Básicas y para ello seleccionaremos la primera de las opciones.
En el momento que decida eliminar una Actividad podrá hacerlo
siempre y cuando no forme parte de algún grupo o calendario de clases, siempre podrá cambiar su estado a obsoleto y así no se tendrá en cuenta en futuras asignaciones.
Referencia. Son las siglas que le permitirán identificar una
Actividad.
Estado Actual. Por defecto será Activa.
Utilice esta opción únicamente en caso de que vaya a crear grupos,
cuyos horarios coincidan exactamente con el definido en la
Actividad
Duración determinada. Duración total de la
Actividad en horas según formato hh,mm
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Si la actividad a crear tiene siempre la misma duración en horas podrá indicarlo en este formulario, si en cambio su duración depende de otros factores como festividades será mejor que lo establezca en el momento de crear el grupo.
4.2.1. Actividad Básica, Condiciones económicas. Esta sección será de utilidad en el caso de que la Actividad tenga
un coste fijo, de ser variable es preferible que deje el valor a 0 y lo establezca con posterioridad.
4.2.2. Actividad Básica , Profesores asignados. Si pulsa sobre el boton añadir se le mostrará una nueva ventana
con un listado de todos los profesores existentes a fin de que indique aquellos que desea asociar con esta Actividad.
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Si no le aparecen es debido a que todavía no ha creado ninguno. Tenga en cuenta que el incluir un profesor en esta sección no
implica necesariamente que vaya a ser quien tenga que dar una determinada asignatura o curso. Únicamente le indicaremos al programa que el docente que puede asignar a un curso estará entre los mostrados en esta lista.
4.2.3. Actividad Básica Aulas asignadas: Lo mismo ocurrirá con las aulas. Como el programa no nos
muestra ningún aula aprovecharemos para crear una de nueva y asignarla a esta Actividad.
Softaula nos requerirá un nombre y una capacidad.
Recuerde que previamente en el menú tablas/profesores deberá
haber dado de alta a los profesores.
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4.2.4. Actividad Básica, Relación de temarios:
Puede también vincular diversos documento externo del tipo MS Word, excel, PDF, etc
Para asignar un aula a la Actividad, previamente la daremos de alta, través del
menú tablas/aula.
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4.2.5. Actividad Básica, Requisitos para la inscripción. En el caso que quiera condicionar la inscripción de un alumno a
una determinada actividad, dependiendo de que se haya completado alguna otra, lo indicaríamos en este apartado.
4.2.6. Actividad Básica, Material a entregar.
Si al alumno inscrito se le va hacer entrega de algún material (libro, manual, lápices, etc.) utilice esta opción.
Previamente en el menú Tablas/Tablas secundarias/Artículos
habremos definido el material a entregar.
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4.2.7. Actividad Básica, Material de apoyo.
De igual forma, podrá indicar aquellos recursos necesarios para impartir esta actividad de formación.
4.2.8. Actividad Básica, Documentación requerida. En el momento de matriculación de un alumno es posible que se le
requiera entregar cierta documentación..
Previamente en el menú Tablas/Tablas
adicionales/material de apoyo daremos de alta el material de
Previamente en el menú Tablas/Tablas
adicionales/documentación daremos de alta la documentación requerida.
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4.2.9. Actividad Básica, Datos adicionales. En la sección de Datos Adicionales podremos incluir otra información personalizada para este formulario, como es el caso de un Hiperenlace. 4.3. ACTIVIDAD AGRUPADA.
Una actividad agrupada es un conjunto de actividades básicas previamente creadas.
Una actividad agrupada siempre incluirá las mismas
actividades básicas. Una actividad básica podría darse en caso de que formase
parte de múltiples actividades agrupadas. La información relativa a las actividades básicas incluidas dentro
de la actividad agrupada podría ser editada, sin afectar con ello la información general de la actividad.
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4.3.1.Actividad agrupada, descripción de la actividad. Rellenaremos los datos igual que una actividad básica.
4.3.2. Actividad agrupada, actividades que comprende. En este apartado incluiremos las actividades básicas, que
formarán la actividad agrupada.
Un ejemplo de Actividad agrupada podría ser un curso de Ofimática,
compuesto por Acces, Excel, y Word que serían las actividades básicas.
Seleccionaremos únicamente, las actividades que formaran parte de la actividad
agrupada.
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4.3.3. Actividad agrupada, condiciones económicas.
4.4. PLAN FORMATIVO
Los planes formativos están orientados a escuelas que realizan planes de estudios más extensos. Un plan formativo comprende tanto actividades básicas como actividades agrupadas. Su tratamiento es similar al de las actividades agrupadas. 4.4.1 Actividades, listados de Actividades, Editar.
A través del comando Editar podremos modificar los datos de las actividades. Seleccionaremos la actividad y pulsaremos en Editar.
Si activamos esta casilla, Softaula nos sumará el importe total de las actividades básicas de forma
automática.
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4.4.2 Actividades, listado de Actividades, Borrar.
Recuerde que una vez creada una Actividad básica y si esta forma parte de otra agrupada, la actividad básica no podrá borrase hasta que se la desvincule de la agrupada.
4.4.3 Actividades, listado de actividades, Actualizar.
Actualizar los cambios realizados.
4.4.4 Actividades, listado de actividades, Selección.
4.4.5 Actividades, listado de actividades, Buscar.
Buscar una actividad introduciendo su nombre.
4.4.6 Actividades, listado de actividades, Filtrar.
Con el comando Filtrar podremos acotar el listado de Actividades mostradas a partir de un criterio de filtrado que le podamos indicar.
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4.4.7 Actividades, listado de actividades, Configurar.
Con el comando Configurar indicaremos los campos que queremos mostrar en la ventana listado de actividades.
4.4.8 Actividades, listado de actividades, imprimir.
Imprimiremos un listado los Profesores.
4.4.9 Actividades, listado de actividades, Plantillas.
Abriremos un asistente para impresión de documentos.
4.4.10 Actividades, listado de actividades, Exportar.
Al igual como el resto de formularios disponemos de la opción de exportar la vista actual en formato MS Excel.
Vídeo: 4 Actividades.
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El apartado gestión de empresas está pensado para que pueda
gestionar su propia base de datos de empresas y entidades con las que trabajará.
Para acceder a los diversos registros deberá utilizar las opciones
existentes en el menú GENERAL, a través del icono de acceso directo, o del menú contextual tablas.
> 5.Empresas
Icono Empresas
Menú GENERAL, Mis Datos/ Tablas/Maestras/Empresas Menú Tablas/empresas
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El apartado gestión de empresas se compone de las opciones habituales de edición.
5.1 Empresas, Gestión de empresas, Añadir. Para introducir una nueva empresa pulsaremos sobre el
botón añadir e iremos completando la información contenida en las diversas pestañas del formulario.
Se compone de los siguientes apartados: Personal, Facturación,
Histórico, Empleados, Documentos, Adicionales y Tablas. Personal. Rellenaremos los datos de la empresa.
La numeración del código de empresa la determinaremos en el menú
configuración/avanzadas/contadores
El código de empresa es un valor interno y correlativo asignado por el
mismo programa .
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Facturación. Rellenaremos las condiciones de pago predeterminadas de la empresa.
Histórico. Relación de matrículas y alumnos actuales asociadas a
esta empresa con la posibilidad de exportarlo a un formato MS Excel.
En Formas de pago tenemos diversas modalidades de pago: Contado efectivo,
Tarjeta VISA, Recibo Domiciliado Transferencia, Talón o cheque, y
Financiado.
El botón de verificar le permitirá verificar que el nº de cuenta bancaria
sea correcto y compatible con el
formato establecido por el Banco de España
El campo Histórico de Matriculas y Alumnos puede ser exportado a un documento Excel externo haciendo clic en este icono.
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Empleados. Relación de empleados de la empresa que ha realizado algún curso en el centro.
Documentos. Todos la documentación asociada a esta empresa
podrá ser vinculada a través de la pestaña de documentos.
El campo Empleados también puede ser exportado a un documento Excel.
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Adicionales. La ventana de campos adicionales le permitrá mostrar cualquier nuevo campo definido por usted mismo a través de la herramienta de bases de datos.
Vídeo: 5. Empresas
Con el Botón derecho del ratón encima del campo, podremos
enlazar un documento local o un Hipervínculo.
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El tratamiento de los grupos de alumnos es uno de los apartados que requieren un mayor grado de atención dada sus múltiples posibilidades. Una vez que se familiarice con los grupos verá lo fácil y práctico que resulta gestionar sus matrículas en bloque.
Para entender el significado de los grupos y las actividades imaginaremos el caso de una escuela de idiomas que imparte diversos idiomas: Inglés, Alemán, Italiano y Ruso. Dentro del idioma existen varios niveles: Iniciación, Nivel I, Nivel II, Nivel III, Nivel Avanzado, y además se realizan otros cursos específicos como Inglés Comercial.
Dentro del nivel I se crearán 2 grupos: el Grupo ING10910MJ que se impartirá los martes y jueves y el ING10910LX los lunes y miércoles.
Su esquema sería el siguiente:
> 6. Grupos
Inglés Italiano Alemán Ruso
Nivel I Nivel II Nivel III Avanzado Comercial
ING10910MJ ING10910LX
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En primer lugar crearemos las 5 actividades de inglés:
Si anteriormente ha definido profesores y aulas, deberá indicar en
cada actividad los docentes que podrían impartir cada una de las actividades y lo mismo con las aulas. Cuando decimos que “podrían” no significa que le vayamos a asignar ningún profesor concreto a esta actividad, simplemente le indicamos entre cuales elegir en el momento de crear el calendario de cada grupo. Para ello pulsaremos el botón de añadir, marcaremos los profesores a incluir y seguidamente seleccionar.
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Hecho esto podemos pasar a crear los grupos y seguidamente a
matricular a inscribir alumnos en dichos grupos. Para acceder a los grupos disponemos de un acceso directo en la barra de iconos.
El código del grupo es libre y lo deberá definir usted mismo pero le aconsejamos utilizar unas siglas que le permitan identificar su contenido con solo verlo. En el caso del grupo ING10910MJ podríamos interpretar que se trata de un grupo de inglés, nivel 1, del cuso 2009-2010 y los martes y jueves. Si en el mismo martes y jueves hubiese más de un grupo podrías añadir un número al final o la hora, por ejemplo:
ING10910MJ1730
Evidentemente que todo esto se podría simplificar, pero si tiene pensado manejar una cantidad importante de grupos le recomendamos utilizar unas siglas identificativas.
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Tras pulsar el botón añadir se nos abre un formulario vacío, empezaremos completando la información básica como el código del grupo, el nombre del grupo a mostrar,..
y el número de plazas mínimas y máximas. Este dato es
importante porque el programa no nos permitiá superar el número máximo de plazas permitidas.
Seguidamente añadiremos la actividad a impartir en el grupo, en
nuestro caso inglés 1. Pulsaremos sobre la opción de actividades y el programa nos pedirá confirmación para el código intoducido, aceptaremos.
Código de grupo : ING10910MJ
Máximo nº de plazas
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Ahora pulsaremos sobre el botón de añadir y seleccionaremos la modalidad de actividad básica. Pulsaremos el botón de aceptar.
En el listado de todas las actividades seleccionaremos la que nos
interesa que es Inglés Nivel 1, la marcaremos y pulsaremos sobre seleccionar.
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Observemos como la actividad seleccionada ya aparece en la
ventana de actividades del grupo: Con la actividad ya en el grupo podremos asignarle un calendario.
Seleccionaremos la opción calendario y seguidamente el botón de añadir.
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También puede hacer doble clic en un día concreto y el programa le mostrará una ventana para la creación del calendario.
Por defecto el formulario nos incluirá la actividad y fecha de inicio,
que la toma de la fecha en la que nos hemos situado, ahora nosotros indicaremos el profesor, aula, fecha de finalización, horarios y días de clase, en nuestro caso martes y jueves.
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Pulsaremos el botón de aceptar y el programa creará el calendario que le hemos indicado.
Si pulsamos el botón del ratón encima de una de las celdas nos
mostrará un detalle de la reserva.
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En la pestaña de listado de reservas dispondremos del calendario que hemos creado anteriormente, listado cronológicamente.
Para finalizar la creación de este el grupo y grabar los cambios
pulsaremos sobre el botón de aceptar. Seguidamente observaremos como el nuevo grupo aparece en la ventana de listado de grupos.
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El siguiente paso será matricular alumnos en el anterior grupo. En la barra de iconos superior dispone de un botón de Matrículas. Haremos clic sobre el mismo.
En el asistente elegiremos la opción de Matriculación en Grupo y
haremos clic sobre el botón de siguiente.
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Ahora le deberemos indicar la actividad a la que deseamos inscribir al alumno (en nuestro ejemplo será Ingles Nivel 1) y el programa nos mostrará un listado de todos los grupos disponibles para esta actividad. Otra opción sería no indicar ninguna actividad y así nos aparecerían todos los grupos activos, para cualquier actividad existente.
Observe que también se nos muestra el número máximo de plazas
permitidas y el de disponibles. Esta última información dependerá de los alumnos ya inscritos, a medida que vaya realizando nuevas matrículas se irá decrementando este valor.
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En la siguiente ventana añadiremos los alumnos que deseemos
matricular en este grupo. Si las fichas de los alumnos no han sido todavía creadas puede hacerlo en este mismo proceso. Para incluir un alumno en el asistente sitúese sobre él y pulse el botón de selección.
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Como no le hemos indicado las condiciones económicas para los alumnos desmarcaremos las opciones de Facturar todas las matrículas y cambiar el estado a facturadas, más adelante veremos como facturarlas individualmente. Pulse el botón de finalizar.
Si ahora accede a la sección de matrículas observará como le
aparecen las dos nuevas matrículas que acaba de crear.
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La Agenda cumple una importante función dentro de Softaula ya
que le provee de las herramientas necesarias para poder organizar las Actividades llevadas a cabo en su escuela. Las Agendas se muestran a partir de lo que llamamos "vistas" y cada una de estas vistas nos muestra una perspectiva diferente de la información.
Si abrimos el panel de calendarios a la izquierda de su pantalla
nos encontraremos con 3 iconos de las posibles vistas :
Lista de Asistencias
El Listado de Asistencias muestra todas las reservas (previsiones de asistencia) para un determinado día. Calendario
Muestra de una forma gráfica la situación de todos sus espacios y recursos. Mensajes y avisos
Permite enviar y recoger avisos entre usuarios, así como recordatorios.
> 7. Agendas y Calendarios
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Barra de herramientas
Área de reservas diaria
Lista de Asistencias Diarias
Todas las Actividades mostradas en la Listado de Asistencias Diario son obtenidas a partir de un calendario de reservas que dispone cada alumno, sin embargo podría darse la situación de un alumno que quisiera asistir a una clase sin que previamente tuviese reserva para ese día. Con el botón Añadir crearemos una nueva reserva.
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Disponemos de tres opciones para Añadir una reserva: Recuperación de clases: Nos permite recuperar clases pendientes de realizar Clases particulares: Permite añadir nuevas reservas de horas a matrículas, con la modalidad de facturación por horas Sin reserva: Permite añadir reservas libremente
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Calendario, Lista de Asistencias Diarias, Editar.
El cambio del estado de asistencia de los alumnos puede ser
modificado editando la asistencia y a su vez el estado que tiene asociado.
Cada reserva tiene asociado un estado y los estados posibles son los siguientes:
Sin confirmar -> indica que está programada una cita para este día y hora.
Retraso -> El alumno ha asistido a clase con cierto retraso, el criterio para determinar dicho tiempo dependerá de cada escuela.
Asistente -> El alumno ha asistido a clase.
Anulado -> Se considera también una falta justificada y que posteriormente al alumno se le dará posibilidad de recuperar la clase.
No Presentado -> Falta no justificada.
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Calendario, Listado de Asistencias, Asistente.
El asistente para edición múltiple resultará útil en aquellas ocasiones en las que desee realizar cambios en la situación de sus reservas diarias.
La primera de las opciones le permitirá cambiar el estado de sus reservas de múltiples usuarios, todo en un mismo proceso. Para indicar las reservas sobre las que desea aplicar los cambios las marcará manualmente y a continuación seleccionará el nuevo estado y pulsará finalizar.
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Opciones de vista. Haremos clic en uno de los paneles para cambiar de vista
Al volver a la vista principal observará como se le ha actualizado el estado de las reservas según criterio aplicado.
Experimente con el resto de las opciones incluidas en el asistente para habituarse al uso del programa. 2.Calendarios, Calendario Gráfico
En esta vista tendremos una representación más gráfica de la información y con posibilidad de cambiar a otras modalidades de vista.
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En la barra superior de la ventana de calendarios disponemos de
un conjunto de iconos, el primero de ellos resultará de gran utilidad si configura el programa en modalidad multicentro .
El siguiente cargará todos los calendarios de los alumnos,
tengan estos asociados grupos o no. El icono de Grupos mostrará los calendarios según la
información almacenada en la tabla de grupos.
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La comprensión de sus diferencias son importantes para entender el funcionamiento de los calendarios en Softaula. Anteriormente, cuando explicamos el procedimiento para crear un grupo de Ingles Nivel 1, vimos como crear su calendario. Si después de este paso hubiésemos abierto la ventana de calendarios y seleccionado el botón de Grupos observaríamos como nos aparece el mismo calendario creado.
En cambio, si pulsara el de los alumnos el
calendario le aparecería vacío. El motivo es porque hasta que no haya inscrito a como mínimo un alumno no le apaecerá nnguna información.
El icono de vista para grupos sólo hará que se muestren los calendarios asociados a grupos, en cambio el de los alumnos hará que se muestre los calendarios de los alumnos, tanto si se inscriben a grupos como si se imparten clases individuales, que es otra de las modalidades que permite Softaula.
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Gestión de recursos Entenderemos por recursos a los materiales de apoyo como pueden ser proyectores, pizarras, ordenadores portátiles, etc. Los recursos se dan de alta en el menú superiores de opciones, tablas secundarias y pueden ser gestionados facilmente por Softaula desde el calendario general.
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Para reservar un recurso lo podremos hacer desde el formulario de grupos o a través de este mismo calendario, pulsando sobre el icono de recursos. Clicamos en el icono de recursos y hacemos doble-clic en el calendario. Se nos mostrará un formulario en el que introduciremos la fecha en que se va a reservar el recurso, la hora de inicio y final de la reserva. Si lo desea puede asociar este recurso a un determinado grupo. En el caso de que el recurso entre en conflicto con otra reserva el programa nos lo indicará inmediatamente.
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Avisos
Softaula permite gestionar dos modalidades de avisos: los avisos programados y los avisos manuales. Los avisos programados se activan a partir de determinadas situaciones configurables y sólo está disponible en las versiones Profesional y Enterprise. Los avisos manuales se gestionan desde la ventana de calendario, pulsando el icono de avisos.
Los avisos manuales aportan permiten un rápido y eficaz medio de
comunicación entre usuarios. Para crear un aviso haremos doble clic en el calendario y completaremos la información que se nos solicita.
También seleccionaremos los destinatario del aviso y pulsaremos sobre el botón de aceptar para grabarlo.
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Para poder activar el sistema de avisos deberemos marcar la
opción correspondiente en el formulario de configuración.
La próxima vez que inicie el programa se le mostrarán todos los
avisos disponible para el usuario que ha iniciado sesión y por medio de una ventana emergente. El mensaje nos ofrece dos opciones. Recordar más tarde (1 hora) o no mostrar mas. Si no selecciona ninguna opción el mensaje se mostrará cada 5 minuntos.
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Softaula incluye una herramienta de gran utilidad para confeccionar sus propios presupuestos. Para acceder a esta pulsaremos sobre el icono Presupuestos en la barra superior de opciones.
El apartado Presupuestos se compone de 11 apartados:
Añadir, Editar, Clonar, Borrar, Actualizar, Selección, Buscar, Filtrar, Configurar, Imprimir y Exportar.
1. Presupuestos, Añadir. En el aparatado Añadir, de la ventana Presupuestos
daremos de alta un presupuesto nuevo.
Se compone de 4 apartados: Datos Personales, Datos Empresa,
Detalle y Adicionales.
> 8.Presupuestos
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Datos Personales. Rellenaremos los datos personales de la persona a que vamos hacer el Presupuesto.
El Nº de preuspuesto es asignado automáticamente por la misma
aplicación, si embargo, tiene la posibilidad de incluir también su propia referencia.
Si desea establecer usted mismo en º interno de presupuesto
inicial generado por el programa puede hacerlo accediendo a la sección de contadores en configuración.
Para conseguir un eficaz seguimiento de los presupuestos existe
un combo desplegable denominado estado actual..Por defecto su estado será Pendiente.
En el caso de tratarse de un alumno o ex alumno podemos volcar
los datos de que disponemos, al ficha actual y establecer una relación entre los diversos alumnos y los presupuestos realizados.
En caso de tratarse de un alumno o ex alumno podemos volcar los datos que disponemos de
este a la ficha actual pulsando en el botón
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Datos Empresa. En caso de tratarse de una empresa rellenaremos los datos en la siguiente ventana.
Detalle. En la sección detalle le indicaremos toda aquella información relativa al curso por el que se interesa y las condiciones económicas que le proponemos para poderlas recuperar en un futuro.
Al igual que con alumnos, podremos volcar los datos procedentes de la tabla clientes
Seleccionaremos el alumno
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Añadiremos el tipo de Actividad en la que está interesado
Tabla Medios de Captación (motivo que le ha llevado a informarse en un
determinado curso) Tabla Campaña (campaña o acción comercial realizada)
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Adicionales. En el caso de haber creado determinados campos adicionales le aparecerán en la ventana actual.
Existen una serie de opciones de edición comunes a la mayor
parte de acceso a los datos como son Editar, Clonar, Borrar, Actualizar, Selección, Buscar, Filtrar, Configurar, Imprimir y Exportar.
Vídeo: 8. Presupuestos
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La opción Prematrícula realiza las funciones de una
preinscripción y sin que se le haya asignado al alumnos calendario ni grupo, únicamente la(s) actividad(es) en la que se desearía inscribir. Si finalmente se decide completar el proceso de inscripción podrá convertir dicha preinscripción en una matrícula real o simplemente borrarla.
Esta preselección de asignaturas al inscribir es muy importante, ya
que permite a la escuela prever la demanda académica del siguiente período y así planificar de manera adecuada la oferta académica del mismo para que las necesidades académicas de los estudiantes queden cubiertas.
> 9.Prematrículas
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Hay dos formas de incluir un alumno en una prematricula: si el alumno ya existe bastará con situarse encima de él y seleccionarlo, en caso contrario crearemos primero su ficha, la grabaremos y de nuevo en la ventana de alumnos haremos una selección de su ficha pulsando el botón de seleccionar.
localizaremos al alumno y pulsaremos selección
Abrir ventana Gestión de alumnos
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Seguidamente indicaremos la modalidad de Actividad que desea
inscribir al alumno: Actividad Básica, Actividad Agrupada, o Plan Formativo.
Si lo desea podrá indicar medio que le ha llevado a
su escuela.
Seleccionaremos las Actividades
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La ventana Facturación recoge las condiciones económicas de la
matrícula. Su tratamiento es el mismo que en el apartado Matriculación
Seleccionaremos la empresa a la que queramos asociar la
prematricula
Forma de pago: Es la modalidad de cobro asignada
a este alumno y para esta matrícula
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Todas las matrículas en las que el alumno se haya inscrito previamente aparecerán en Histórico/Matrículas
Mediante el asistente de impresión de documentos podremos
imprimir los documentos que hayamos previamente añadido o algunos de los ya existentes.
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Para convertir una prematricula en matrícula, tan solo tendremos que seleccionarla desde la ventana listado de prematriculas y con el botón derecho del ratón pulsaremos en convertir a matrícula
Vídeo: Prematriculas
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Las matrículas representan el nexo de unión entre las diversas áreas administrativas y docentes. Por tanto, deberemos tener presente que para inscribir a un alumno en un curso y gestionar sus calendarios antes deberemos pasar por el proceso de matriculación.
Softaula ofrece 4 modalidades de matriculación:
1. Matriculación Manual 2. Matriculación en una Actividad 3. Matriculación en un Grupo 4. Matriculación en Múltiples Grupos
1. Matriculación manual
Para poder matricular a un alumno de forma manual deberá tener definida previamente otra información básica como es la Actividad a la cual se desea inscribir, los Profesores, las Aulas y muy especialmente el Calendario de Festividades Anuales
> 10.Matriculación
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Para crear una Matrícula Manual pulsaremos sobre el icono matrículas y seleccionaremos la opción Añadir nueva matrícula.
Se nos abrirá una nueva ventana con 3 grandes bloques: General,
Informes y Herramientas.
icono Añadir
La Matriculación Manual la utilizaremos para realizar una matrícula
de forma totalmente personalizada
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General: recoge la mayor parte de información del expediente, tanto de tipo personal, como administrativo y académico.
Informes: Muestra una serie de informes históricos predefinidos. Herramientas: Enlaza con los diversos documentos de plantilla
existentes.
1.1 Matriculación Manual, General, Datos personales
Hay dos formas de incluir un alumno en la matrícula: si el alumno ya existe bastará con situarse encima de el y seleccionar, en caso contrario creará primero su ficha, la grabará y de nuevo en la ventana de alumnos la seleccionará.
Añadir Alumno
Añadir Medio de Captación
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1.2 Matriculación Manual, General, Actividades
A continuación incluiremos las Actividades a las cuales deseamos
inscribir.
Repita el mismo proceso para incluir más Actividades en la
matrícula.
Pulse Añadir para seleccionar una Actividad
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Para editar una de las actividades que se han añadido pulsaremos el botón de Editar o haremos doble clic sobre la misma.
1.3 Matriculación Manual, General, Facturación
La ventana Facturación recoge las condiciones económicas de la matrícula.
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Importe matrícula: Pueden darse dos situaciones: que no exista
coste adicional de matrícula o que esta este incluida en el precio del curso.
Precio curso: Dependiendo de la modalidad de pago tendremos
un precio total del curso o una cuota mensual. Nº Cuotas: En el caso que desee fraccionar el pago deberemos
indicar el nº de cuotas o recibos a generar. Importe cuota: Importe de cada uno de los recibos o cuotas a
generar. Entrega a cuenta: Existe la posibilidad de emitir un recibo de
cobro en el mismo momento en que estamos generando la matrícula y que corresponde a la cantidad percibida.
Descuento: Siempre que apliquemos un descuento a la matrícula
se nos actualizarán los valores. Los descuentos pueden ser aplicados de forma porcentual o mediante cantidades fijas
Forma de pago: Es la modalidad de cobro asignada a este
alumno y para esta matrícula. La información será tomada de la ficha del alumno.
Tipo de Facturación: Existen tres modalidades de facturación;
Facturar matrícula, prorrogar mensualmente y Facturar por horas aunque la más habitual será la primera de ellas .
Emitir una sola Factura para todos los recibos: Permite generar
la factura y los recibos indicados en el mismo proceso, si le decimos grabar nos preguntará si nos generará la factura.
Emitir tantas facturas como recibos se generen: Genera los
recibos con la fecha de vencimiento establecido pero a diferencia de la modalidad anterior no emitirá ninguna factura, únicamente los recibos.
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Si hemos introducido las condiciones económicas, tras pulsar
el botón de grabar nos aparecerá un nuevo mensaje que nos preguntará si deseamos facturar esta matrícula, aplicando las condiciones indicadas en la matrícula. Pulsaremos aceptar para facturarla y el programa nos mostrará una vista previa de la factura con el mismo desglose de pagos que estableció. Si pulsa nuevamente el botón de aceptar se generará la factura con sus correspondientes recibos de cobro.
Si edita esta misma matrícula comprobará como ha
cambiado su estado a facturado y se ha bloquedo la sección de facturación. El motivo es para evitar que pueda ser vuelta a facturar por error. Si desea cambiar el estado de una matrícula de facturado a No Facturado bastará que se sitúe encima de la ventana de matrículas y con el botón derecho del ratón seleccionará la opción Cambiar estado.
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1.4 Matriculación Manual, General, Material
Desde Softaula podemos realizar un seguimiento del material que entregamos a cada uno de los alumnos Para incluir un nuevo artículo pulsaremos en Añadir y los seleccionaremos de la lista. 1.5 Matriculación Manual, General, Diplomas
El funcionamiento de los Diplomas tiene cierta similitud a la de los artículos.
Icono Añadir
Icono Añadir
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1.6 Matriculación, General, Calidad
Desde esta sección anotaremos la valoración de cada uno de los elementos incluidos en la sección de configuración. Las valoraciones se realizarán, asignando un valor que puede oscilar entre 0 y 10.
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1.7 Matriculación, General, Evaluaciones
Un expediente de matrícula puede tener asociadas una serie de pruebas evaluables o exámenes, y cada una de estas pruebas podría ser definida libremente, para ello deberá utilizar una tabla de uso común denominada Exámenes Genéricos.
Los datos que se muestran se han obtenido de la tabla
Evaluaciones
1.8 Matriculación Manual, General, Documentación Un expediente de matrícula puede tener asociadas una serie de
Documentación, para ello deberá utilizar una tabla de uso común denominada Tabla Documentación.
1.9 Matriculación Manual, General, Datos Adicionales Los Datos Adicionales están diseñados específicamente para cubrir las necesidades de la escuela según la Actividad que desarrolle
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2.1 Matriculación Manual, Calendarios
Para poder crear el calendario de una matrícula procederemos de forma similar a como vimos en el anterior capítulo de grupos. Nos situaremos en la sección de calendarios y pulsaremos sobre el icono de añadir.
Rellenaremos el formulario según el criterio deseado.
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Y el programa nos creará el calendario y actualizará la información
de su actividad.
3.1 Matriculación Manual, Históricos
Histórico de todas las matriculas del alumno
4.1 Matriculación Manual, Herramientas, Plantillas
2. Matriculación en una Actividad
Otra de las opciones es matriculación en una Actividad y la utilizaremos para inscribir alumnos en una o varias Actividades sin tener en cuenta grupos ni horarios.
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Si pulsamos sobre el botón Añadir se nos abrirá el asistente de
matriculación en una Actividad donde daremos de alta la Actividad en la que queremos matricular.
Icono Añadir para abrir el listado de
Actividades
Seleccionaremos la Actividad o
Actividades que deseamos
incorporar a la matrícula
Matriculación en una Actividad
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Si avanzamos a la siguiente pantalla obtendremos una ventana con todos los alumnos existentes en la BBDD en el margen izquierdo. Para inscribir a un nuevo alumno utilizaremos las flechas situadas entre ambas ventanas
Completaremos los datos relativos a la matrícula en cuanto a la
Descripción de la Actividad y la Descripción del Horario, y pulsaremos siguiente para finalizar.
Pulsar en la flecha para inscribir a los alumnos
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3. Matriculación en un Grupo Esta opción ya la comentamos con anterioridad al hablar de los
grupos.
Matriculación en un Grupo
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4. Matriculación en múltiples Grupos La última de las opciones es la de matricular a un alumno en
diversas actividades asociadas a grupos diferentes. Su tratamiento es similar al de matricular en un grupo.
Vídeo: Matriculación
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La opción de listados es accesible desde el menú superior de
opciones. Para acceder a un listado puede optar por seleccionar uno de los ya existentes o bien crearse su propio listado personalizado.
Una vez seleccionado el tipo de listado pulsaremos el botón siguiente para avanzar hasta la ventana de filtrado
> 11. Listados
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En el campo de expresión introduciremos el valor deseado para la condición de filtrado seleccionada. Si pulsa la flecha hacia abajo verá como se le muestra un listado con todos los valores disponibles.
Si desea guardar esta misma condición de filtrado para utilizarla en el futuro pulse el botón de Guardar
El asistente nos permite aplicar hasta un máximo de 5 condiciones de filtrado sobre un mismo tipo de listado. Además, dependiendo del tipo de campo a buscar y su contenido nos mostrará un desplegable con los diversos valores posibles, a modo de recordatorio.
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Seleccionaremos los elementos de la tabla a mostrar e indicaremos el orden en que desea que sean mostrados.
Por último indicaremos el formato de salida y la ruta donde se guardará el archivo generado.
Carpeta de destino
Formato del documento
Nombre el documento
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Para crear un listado personalizado seleccione la opción del menú Listados Personalizados y seguidamente el botón añadir
El recuadro llamado SQL utiliza el lenguaje estándar transact-SQL
o MySQL, dependiendo de la versión instalada. Aquí deberemos introducir la sentencia deseada o importar alguna de las ya existentes desde su área privada de clientes.
Al pulsar el botón de Aceptar el programa comprobará que la sintaxis utilizada en la
cadena SQL sea la correcta
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En nuestro ejemplo crearemos un nuevo tipo de listado de alumnos y le incluiremos 4 datos básicos como son su nombre, domicilio, población y provincia Existe la posibilidad de exportar e importar ficheros conteniendo modelos de SQL predefinidas, según su necesidad. Para ello acceda a su área privada de clientes, sección descargas.
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Una vez grabado el nuevo listado podrá acceder al mismo desde la opción listados personalizados.
Vídeo: Listados
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En este capítulo aprenderá a crear sus propios diseños de plantillas y acceder a ellos desde los diversos formularios. Softaula se suministra con diversas plantillas de ejemplo que a su vez podrá modificar para adaptarlas a sus propias necesidades.
Las plantillas se alojarán en la carpeta \Plantillas en la unidad
donde se encuentran alojados los datos del programa y Sotaula le ofrece dos formas de acceder a Diseñador de Plantillas:
> 12. Diseñador de plantillas
Menú Herramientas/ Diseñador de Plantillas
Panel General/Explorador de documentos
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Los diversos documentos existentes se agrupan en torno a ocho grupos principales. Cada pestaña identifica a un grupo y al seleccionarla se nos muestra todos los documentos relacionados con esta.
Si seleccionamos uno de los documentos de la lista y hacemos clic
en el icono de Editar se nos mostrará en la ventana de vista previa el documento seleccionado.
Vista previa
Título del documento
Nombre de la plantilla
Campo descriptivo del documento
Campos dinámicos
Barras de desplazamiento
Menú Microsoft Word
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En la ventana principal se nos abrirá una instancia del documento
Word vinculado para que podamos modificarlo. Las plantillas creadas mediante Softaula son documentos 100% compatibles con el formato Microsoft Word.
Las plantillas de documentos Word manejadas por Softaula
combinan textos literales y dinámicos. Los campos dinámicos se representan siempre entre corchetes y tienen que coincidir exactamente con el nombre del campo original.
Para insertar un nuevo campo dinámico en el documento lo deberemos seleccionarlo de la lista y seguidamente pulsaremos sobre el botón de copiar o Control + C. Seguidamente situaremos el puntero del ratón en la posición del documento donde deseamos incluirlo y pulsaremos el botón pegar o pulsaremos la combinación de teclas Control + V.
Una vez realizados los cambios procederemos a grabarlos pulsando sobre el botón de grabar.
Para crear un documento nuevo en blanco deberemos primero seleccionar la pestaña que corresponde al grupo de
Campos dinámicos
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documentos al que queremos vincular y seguidamente pulsaremos sobre el botón de añadir.
En el cuerpo del documento disponemos de una hoja en blanco
totalmente vacía.
Para incluir el contenido de otro documento en la nueva plantilla deberemos primero abrir el documento a copiar, seleccionar todo su contenido y copiarlo en el portapapeles.
Nombre documento
Nombre con extensión doc (Microsoft Word)
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Seguidamente volveremos a abrir la ventana del diseñador de plantillas y pulsaremos pegar el contenido del portapapeles en el documento. Para terminar copiaremos los diversos campos dinámicos en el documento de plantilla y grabaremos. Si la operación se ha realizado correctamente deberemos localizar una nueva entrada en el listado de plantillas con el nuevo documento creado.
Activar/Desactivar Menú MS Word
Edición/Seleccionar todo y edición copiar
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Si desea crear una plantilla vinculada a un documento de Word ya existente deberá proceder de la siguiente manera:
Asegúrese que el documento a vincular se encuentra dentro de la carpeta plantillas, y dentro de la carpeta de Softaula. En el caso de trabajar en red se encontrará en la unidad compartida.
Pulse el botón de importar para seleccionar el documento Word
con el que desea vincular. Puede introducir también un comentario descriptivo del
documento.
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Y en situaciones especiales podrá incluso ejecutar una determinada macro, poniéndole como argumento un determinado campo dinámico.
> 13 Caja Diaria Vídeo: Diseñador de plantillas
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La opción de caja diaria y arqueo está pensada para ayudarle a
controlar el flujo de dinero de su escuela. En la caja se muestran de forma sencilla los totales de las
entradas y salidas de dinero y a qué tipo de movimiento corresponde cada una.
Accederemos a la caja diaria a través del menú de Gestión
administrativa/Gestión de Caja y Arqueo.
En la caja diaria se muestra de forma sencilla la totalidad de las entradas y salidas de dinero y a que tipo de movimientos corresponden. Para poder realizar cualquier movimiento de caja, antes deberá realizar el proceso de apertura.
El proceso de apertura de una caja consiste en indicarle el saldo inicial, asociarle los diversos movimientos diarios de entradas y salidas, y por último realizaremos la acción de cierre.
> 13. Caja Diaria
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Softaula nos permite además mantener abiertas varias cajas de
forma simultánea.
El proceso de apertura de una caja consiste en indicarle un saldo inicial, para ello pulsaremos en Añadir/abrir caja y donde pone saldo inicial introduciremos el importe.
Softaula nos permite además mantener abiertas varias cajas de
forma automática
Abrir caja para empezar una caja nueva
Saldo inicial con el que empezaremos la Caja
Fecha de apertura
Movimientos de caja
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Para cerrar una caja pulsaremos el botón de cerrar caja, pero antes deberá recordar que una vez cerrada la caja ya no podrá realizarse ningún movimiento en la misma.
Podremos asociarle los diversos movimientos diarios de entradas y salidas.
Entenderemos como Gasto, al dinero que sale de la
caja.
Pulsaremos en el icono Gasto e introduciremos el nombre del
proveedor, el concepto y la cantidad en la ventana que nos aparece.
Entenderemos como Ingreso todo aquel dinero que
entra en la caja. Para introducir un nuevo ingreso deberemos pulsar sobre el icono de ingreso y seguidamente podremos hincar el concepto y la cantidad a entrar.
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Para editar un movimiento de caja deberá situarse soobre el mismo y seguidamente pulsar sobre el icono Editar
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Borrar un movimiento. Actualizar movimientos Imprimir
Exportar movimiento a un documento de MS Excel
Es importante recordar que el saldo es la diferencia entre el total
de entradas imputadas a esta caja y el total de salidas. Existe el caso de que haya algún movimiento que todavía no está
asociado a ninguna caja como es el caso de un recibo cobrado en efectivo. El movimiento se representará mediante un signo de interrogante lo cual nos indica que esta pendiente de que le indiquemos a que caja asociarlo.
Para asociar un movimiento con una determinada caja nos
situaremos encima del mismo y pulsaremos sobre el botón de asociar caja.
Vídeo: Caja Diaria
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