Virtuelle møder

• Den teknologiske udvikling er eksplosiv

• Robotterne kommer

• 1 Million salgsjobs er forvundet

• Fremtiden er virtuel, uforudsigelig og på kanten til kaos

IKEA afholder 190.000 virtuelle møderom året, hvilket har ført til en besparelse

På 75 millioner Euro alene på rejseomkostninger

Danske bank afholder mere end 1.000.000 virtuelle møder hvert årVirtuelle møder i den danske bank er en del af deres klimastrategi

Et par eksempler på virtuelle strategier

• Medarbejdere sparer transporttid til og fra møder• Medarbejderens work / life balance påvirkes positivt• Medarbejdere kan rekrutteres på tværs af køn

• Organisationen nedsætter rejseomkostningerne• Organisationen reducerer sit CO2 udslip• Organisationen knytter samarbejdspartnere og kunder tættere til sig

• Hvordan sikrer vi så at kunderne også får den rigtige og gode oplevelse?

Nogle positive resultater

Kommunikation

Nye kompetencer

• Anvende de nye teknologier

• Kunne kommunikere og engagerer virtuelt

• Være synlig og tilgængelig

• Agere strategisk og agilt

Eksempler på udfordringer i det virtuelle møde

• Kommunikation via virtuelle kanaler føles ikke naturligt

• Teknologien fremmedgør os• Vi skal kunne rumme kompleksiteten• Information erstatter kommunikation• Spontanitet besværliggøres, eller

forsvinder• Den fælles energi stivner• Risikoen for at vi ”fejlkommunikerer”

øges• Den kommunikative ”båndbredde” er

meget smal

Vi mister den nonverbale kommunikation

• Kropssprog

• gestik

• Ansigtsudtryk

• Berøring

• Øjenbeskeder

• Volume

• Hastighed

• VejrtrækningDen nonverbale kommunikation har langt den største betydning

for hvordan vi opfanger og forstår kommunikation

Den virtuelle kommunikation

• Rummet for fortolkning

er meget, meget større

• Muligheder for at

misforstå øges

• De uskrevne regler og

kultur får stor

betydning

Den sociale hjerne understimuleres

• Vores sociale hjerne har behov for stimulation for at kunne skabe sammenhæng

• Når den sociale hjerne mangler information er der en risiko for at den limbiske hjerne tager kontrollen

• Sammenhængskraften erstattes af uro, kamp, flugt mekanismer

Social opmærksomhedNår den sociale

opmærksomhed mindskes

• Daler kreativitet og

innovationsevnen

• Svinder arbejdsglæden og

synergien

• Mister vi tillid til os selv og

hinanden

• Det sympatiske nervesystem

Når den sociale

opmærksomhed øges

• Vi mærker arbejdsglæde

• Vi oplever os værdsat

• Vi bliver mere kreative

• Vi tør udfordre hinanden

Source: University of Lünenburg

Fire niveauer for kommunikation

RitualistiskHøflig, overfladisk

Om sagenFaktuel egne perspektiver

InteresseUdforsker perspektiver

IntimitetJeg føler, du føler

Høj grad af rapport, tillid opstår gennemdeling af følelsesmæssige synspunkter

Udforsker for skellige perspektiversom kan diskuteres åbent

Taler om sagen ud fra egneperspektiver – involverer sig ikke

Sætter scenenÅbner for samtalen

Stor indflydelse

Lille indflydelse

Model for kommunikation

VI UDELADERVI GENERALISERER

VI FORVRÆNGER

DE 3 FILTREMine

fortolkninger

?

Mine

fortolkning

er

?

FINISHED FILES ARE THE RE-SULT OF YEARS OF SCIENTIFICSTUDY COMBINED WITH THEEXPERIENCE OF MANY YEARS

_ ? +

Kommunikation og kultur

Koncentrationsevnen

• Vores koncentrationsevne er meget kort i det virtuelle møde

• Del mødet op i enheder af ca. 5 minutter

• Saml op på hovedpunkterne efter hver enhed

• Sørg for at mødedeltagerne er på samme side ( i bogen)

Virtuel kommunikation

- Sæt farten ned så andre forstår dig

- Giv andre tid til at tale

- Giv andre tid til at tale med hinanden

- Hold sproget så enkelt som muligt

- Stil mange spørgsmål – tjek forståelsen

- Evaluer løbende undervejs i mødet

- Forklar baggrund og kontekst, så andre ikke skal gætte hvad du mener

- Holde dine mails korte og klare

- Skriv på en måde så dit budskab formidles klart og tydeligt

- Brug visuelle udtryk som understreger dine pointer / meninger

- Behandl skriftlige beskeder som permanenter

Mundtlig kommunikation Skriftlig kommunikation

Planlæg og skab sammenhæng i dine møder

Før Under Efter

• Velforberedt • Faciliterende Opfølgende

Feedback

Processer

Sætte rammen Proces fokus fastholde

Planlæg og skab sammenhæng i dine møder

Før Under Efter

• Indhente og viderebringe relevant information• Involvere kunden på forhånd • Skabe overblik og sikkerhed• Sikre det rigtige mind-set

• Omsæt information til dialog• Fokuser på processen• Facilitere og coache før du rådgiver• Engager kunden aktivt og søg feedback

• Følg op med det samme• Del dine indsigter• Spørg til kundens indsigter• Byg op til næste møde

Feedback

Processer

Velforberedt Faciliterende Op følgende

Teknologivalg

Teknologi er rammen for det virtuelle møde

1. Kompetence

At kende og opleve sig fortrolig med teknik og de forskellige platformes muligheder

2. Adfærd

Evnen til at skabe engagement og ejerskab gennem teknologien

Klar, parat start

• Kend din teknologi så godt at du føler dig sikker og tilpas med den!

• Vær klar i så god tid at du har mulighed for at sikre dig at teknologien fungerer som den skal inden mødet går i gang!

• Vær tilstede i det virtuelle rum når deltagerne ankommer!

• Start til tiden og slut til tiden!

Kanalvalg

• Du har et utal af kanaler til din rådighed

• Valget af den rette kanal har betydning for kvaliteten af dit budskab

• Du skal skelne mellem information og kommunikation

• Hvornår er informationhensigtsmæssig?

• Hvornår er kommunikation hensigtsmæssig?

• Det bør have betydning for dit kanalvalg

Vær klar på hvorfor du vælger virtuelt

• Hvad drejer mødet sig om og egner det sig for virtuelle platforme?

• Hvad er det ønskede udbytte for dig og for din kunde og kan det opnås virtuelt?

Ikke alle møder egner sig virtuelt

• Relationen skal etableres eller udvikles

• Konflikter og uoverensstemmelser

• Forhandling af komplekse aftaler og kontrakter

Hvordan vælger du?

• Kompleksitet i opgaven

• Nødvendig information

• Deltagernes modenhed

• Valg af platforme

Face to face

Video konf.

Telefon

Net mødet

Email

Opgavens kompleksitet

Pla

tfo

rmes

an

ven

del

igh

ed

Få succes med det virtuelle møde

• Sørg for en fokuseret dagsorden– Der skal være et enkelt og klart formål /

budskab

• Sørg for at møderne er attraktive– Dine kunder skal have oplevelsen af at

”få” noget med sig ud af mødet

• Sørg for at møderne er korte– Det virtuelle møde har et meget kort

koncentrationsspand (4 – 20 minutter)

• Sørg for at møderne er engagerende– Inddrag dine kunder i mødet gennem

spørgsmål der afdækker kundens top of mind

• Udnyt teknologierne til din fordel– Du kan gennemføre præsentationer for

mange kunder samtidigt– Gør det enkelt for dine kunder at følge

dig , de har kort tid

Nogle organisatoriske udfordringer

• Den største udfordring er, at virtuelle møder er implementeret meget sporadisk og overfladisk i virksomheden.

• Manglende træning af ledere og medarbejdere i at anvende og udnytte fordele ved at anvende virtuelle møder

• Manglende træning i at anvende forskellige teknologier

• Halvdelen af virksomhederne oplever udfordringer med, at medarbejderne ikke har det relevante udstyr til at samarbejde virtuelt (fx egnet headset, kamera o.l.).

• Lidt under halvdelen oplever, at de fysiske rammer (fx storrumskontor) er en barriere for virtuelt samarbejde.

Virtuel ledelse og arbejdsmiljø Henrik Holt Larsen m.fl. egen tilvirkning

Ansvaret for virtuelle strategier

• Det er organisationens ansvar at have de rigtige teknologier der understøtter de rigtige platforme

• Det er ikke nok at lade det være op til den enkelte sælger at engagere sig på de sociale medier

• Den teknologiske udvikling kræver en samlet strategi der orienterer sig ambitiøst mod virtuelle kundemøder

THINKBIGGER