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Proyecto Final de Postgrado Experto Universitario en Marketing Digital y Community Management

Plan de Comunicación

¿¡Por dónde empezar!?

Índice de contenidos


Propagar en las Redes

Objetivos

Metodología

El Plan

Ejemplos

Guía Práctica

Comunicación Digital

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Comunicación Digital – Guía Práctica

Plan de Comunicación Una guía práctica paso a paso para poder crear tu campaña de

comunicación para tu evento


El mundo de la comunicación es uno de los más apasionantes y cambiantes que puedan existir. Muchas veces caemos en el error de hacer siempre lo mismo sin plantearnos nuevas formas de trabajo.

La idea de esta guía es presentar una metodología práctica y eficaz para el trabajo de comunicación en las redes sociales. En este caso el foco de atención principalmente se centra en las campañas de promoción de las escuelas de filosofía y voluntariado.

No es obligatorio utilizar todas y cada una de las herramientas que se presentan en esta guía. Sino tenerlas en consideración para mejorar en

la medida de las posibilidades la tarea de comunicar.

Índice de contenidos

¡Importante!



Objetivos

Metodología

¿De qué se trata todo

esto?

Pero … ¿Realmente va ha

funcionar esto?

Poniendo las cosas claras

Así es como vamos a

trabajar

El Plan

Ejemplos

Ahora todo encaja

Ejemplos útiles para

montar una campaña


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En una institución de filosofía y voluntariado la comunicación es la piedra angular del crecimiento porque nos permite llegar a la sociedad presentando las activida-des y acciones de voluntariado que se realizan por un lado y por el otro aportando una formación práctica en valores y ética atempo-ral, que son tan necesarios hoy en día.

“La comunicación es la piedra angular del

crecimiento” En la búsqueda de cómo hacer mejor las cosas seguramente nos

Al principio cuando nos planteamos mejorar la comunicación es inevitable que entren en escena las redes sociales

hemos encontrado muchas veces con las típicas preguntas:

• ¿A cuánta gente llegamos?

• A priori las redes sociales parecen estar fuera de nuestro control ¿Cómo puedo sacarles provecho?

• ¿Podría aumentar mi público?

• ¿Cómo puedo mejor mi comu-nicación?

En estas preguntas se encuentra uno de los principales problemas a la hora de mover las redes sociales: el desorden, la descoordi-nación y agobio por no tener el

control de lo que sucede.

Si queremos tener éxito en la comunicación es necesario como mínimo tener una metodología, un plan de comunicación eficaz.

De ahí nace este trabajo como respuesta a esta necesidad, es imprescindible tener un plan de comunicación para no morir en el intento de comunicar en las redes. Pero sin olvidarnos de los medios tradicionales, es decir, se trata de combinar el online con el offline.

Hoy en día disponemos de infinidad de canales de comunica-ción en el online que se suman a los tradicionales del offline, lo que hace más necesario que nunca un plan de comunicación.

Esta metodología de trabajo tiene como objetivos:

Orden: Una planificación paso a paso de cómo generar una comu-

nicación de un evento, pudiendo ser: una conferencia, actividad de voluntariado, teatro, jornada de puertas abiertas, etc.

Ahorro: Automatizar y programar las publicaciones. Implementación de plantillas para generar una campaña que conserve unos estilos uniformes y tenga un cierto nivel de calidad. Combinando las herramientas para lograr hacer más cosas en el menor tiempo posible.

Crecimiento: A través del uso eficaz de las herramientas llegar a más gente.

Objetivos


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Fase Previa Esta es la más extensa y represen-ta casi todo el trabajo. Es la fase en la que se prepara todo el material que se va a utilizar para lanzar la campaña.

Corto promocional: Para cada evento se prepara un corto promocional de no más de 1 mi-nuto en el que se hace un avance del evento. El tiempo de prepara-ción del video son dos semanas aproximadamente y se debe tener en cuenta para la planificación del evento. Puede haber eventos que cuya promoción no requiera la realización de un video.

Mailing: Se prepara un correo promocional que se enviará a nuestra base de datos. Dependien-do del tipo de evento se envía a distintas listas de correos. Tam-bién se prepara una convocatoria para la lista especial de medios de comunicación y entidades públi-cas.

Nota de prensa: Se deja preparada la nota de prensa. Esto nos permi-te minimizar el tiempo que trans-curre desde que acaba la actividad y el que llega la noticia a los perió-dicos.

Cartel: Se prepara un cartel que se pegará en puntos estratégicos de la ciudad. Para algunos eventos se

pueden preparar también flyers para repartir.

Banners: Para las publicaciones en las redes, página web, YouTube y mailing es necesario tener diseñados los banners que sigan la misma línea de estilos y una cohe-rencia.

Anuncios de pago: Dependiendo del evento se valora la posibilidad de hacer una campaña de pago en Facebook para llegar a más gente y darle un empuje al evento.

Publicaciones: Se dejan progra-madas las publicaciones que se ha-rán en las redes y también las imá-genes que acompañarán a la cam-paña. Y por supuesto, se escoge el hashtag que acompañará al evento.

Fase Durante Es la parte más intensa, cuando se desarrolla el evento, lo ideal es que haya una persona encargada de las fotos, otra publicando en las redes.

Es fundamental estar atentos a la gente y procurar una buena aten-ción a todos los participantes.

La idea es que la gente no pierda el contacto con la escuela por lo tanto tras la actividad se informa a todos los participantes de los dis-tintos proyectos que hay en mar-cha y se toman los datos para

agregarlos a nuestra base de datos.

También se realiza una pequeña encuesta de satisfacción para po-der tener un feedback de la acti-vidad.

Fase Post Esta es una de las fases que más se deja de lado, pero tiene una gran importancia. Tras la actividad es necesario enviar cuanto antes la noticia a los medios, estos necesi-tan noticias frescas para publicar cada día, si nosotros les enviamos las noticias bien redactadas y con imágenes correctas tenemos muchas más posibilidades que nos publiquen.

Tenemos que aprovechar la iner-cia del ruido generado por el even-to y darle un empujón agrade-ciendo a los participantes fideli-zando y promocionar las siguien-tes actividades intentando así entrar en la rueda y que no se pier-da el contacto con la gente.

Otro punto a tener en cuenta es hacer una evaluación de cada actividad, cuanta gente asistió, estadísticas de las redes y demás canales de los que disponemos como las encuestas de satisfacción después de cada actividad, para detectar los puntos a mejorar.

Metodología La metodología a utilizar se centra

básicamente en tres partes importantes: Fase Previa: preparación del material

Fase Durante: tomar montones de fotos Fase Post: fidelizar, mantener el

contacto y evaluación de estadísticas


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El Plan

Para poder realizar una comunica-ción con éxito es necesario unir todas las piezas, es necesario un plan de proyecto con una buena hoja de ruta.

Un plan de proyecto no es algo estático e inamovible, sino al contrario, debe ser siempre revi-sado, adaptándolo a las necesi-dades de cada evento, más que una limitación debe ser nuestro apoyo, nuestra guía de trabajo.

A continuación voy a desarrollar un caso práctico de promoción de

Donde se unen todas las partes que conforman la comunicación de un evento y se logra que nuestro aparato de comunicación “suene”

El video promocional es crucial para una campaña. Incluso los videos se pueden utilizar para las publicaciones patrocinadas de Fa-cebook.

“Explotar el canal de Youtube con

propuestas frescas y renovadas para la gente da mucha”

La realización del mismo siempre es una aventura, la creatividad y originalidad no siempre se logran, así que para minimizar este problema debemos tener claro:

-‐ Mensaje a transmitir.

-‐ El público al que va dirigido.

-‐ No mucho más de un minuto de duración.

-‐ Colocar una pastilla con nues-tro logo, datos de contacto

Pero es interesante tener siempre un esquema y un formato que nos identifique y tenga nuestra firma característica.

La realización del video es costosa en tiempo y trabajo, por eso, es necesario que se empiece a traba-jar en él antes que cualquier otra tarea de la fase previa.

Video

“Un plan de proyecto no es algo estático e inamovible, sino al

contrario” un evento, pudiendo ser una conferencia, un taller, una activi-dad de voluntariado, convocatoria de curso, jornada de puertas abier-tas entre otros.

Este plan consiste en un conjunto de pasos y consejos que se unen en la confección de una “Lista de

Control” que nos servirá de mapa para la implementación del plan de comunicación.

Hay varios puntos pasos que son consejos para agilizar las tareas como el apartado que hablo de las plantillas. También hay apartados como el de patrocinadores que no lo hemos implementado debido a la naturaleza del evento.


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-‐ Youtube -‐ Mailing -‐ Página Web -‐ Cartel -‐ Flyer

Todo esto es de lo primero que se debe dejar preparado para poder dar comienzo a la campaña.

offline y online nos reconozca.

“Lograr que cuando alguien vea nuestra

campaña en offline y online nos reconozca”

Tenemos diferentes tipos de plantillas, cada una con unas me-didas concretas para los distintos canales de comunicación:

-‐ Facebook

Carteles y Plantillas

Para la promoción los carteles, en muchos casos, son la base de la publicidad, las tareas de diseño de los mismos puede ser una verda-dera paliza de horas, pero si se dispone de unos estilos y plantillas precocinadas el trabajo es mucho más ágil, se ahorra muchísimo tiempo y se logra una coherencia de diseño entre carteles, página web y redes sociales.

Es importante lograr que cuando alguien vea nuestra campaña en

Empapelar la ciudad (bares, centros culturales, bibliotecas y negocios) es nuestra primera vía de acción. Por eso es necesario tener cuanto antes los carteles y flyers impresos.

Para una mejor organización existe una herramienta muy pode-rosa de Google que permite crear mapas personalizados: Google Maps Engine. Esto nos ha permi-tido dibujar las rutas y comprar-tirlas con los encargados de pegar carteles. De esta manera no hay pérdida y se puede consultar desde cualquier dispositivo sin la necesi-dad de llevar un mapa.

“Herramienta muy poderosa de Google

que permite crear mapas personalizados: Google Maps Engine” En base a la experiencia hemos decido hacer paquetes de carteles para cada ruta estratégica con el nombre del responsable. Ya que muchas veces nos ha pasado de no saber que rutas se habían hecho y cuantos carteles se habían pegado en cada una. Así en cada momen-

to podemos saber que ruta no se había pegado aún y darle una mano al responsable directamente.

En la siguiente imagen están las rutas de pegadas para que podáis apreciar la practicidad de la herramienta, también permite de manera ágil sencilla ir descubrien-do nuevas rutas y hacer una mejor rotación y así no saturar ninguna

zona de la ciudad en cuestión.

Rutas de pegadas


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El mailing es uno de los canales más antiguos de internet y que aún continúa siendo vigente, a pesar de que las nuevas bandejas de Gmail nos hayan declarado la guerra.

Es importante no agobiar a la gente con demasiados envíos de correo, hay que encontrar el justo medio. Dependiendo de la mag-nitud del evento con un envío puede ser suficiente.

La base de datos de suscriptos debe estar segmentada en listas y actualizada. Es importante tener una lista específica para los medios de comunicación (periódi-cos, revistas, etc…) y otra para las instituciones públicas.

“Nuestra base de datos de usuarios debe estar segmentada en listas y

actualizada” A nuestra lista de medios enviare-mos nuestra nota de prensa, a continuación algunos consejos a la hora de preparar la nota de prensa:

¿Qué necesitas? Los documentos necesarios para cada nota de prensa son:

a) Nota de prensa. b) Información general para los

medios. c) Link al evento y/o video pro-

mocional.

Envío Al enviar por e-mail es importante que el texto esté pegado en el cuerpo del mail y también adjun-to.

Textos No usar mayúsculas en el título. En internet no está bien visto publicar títulos en mayúsculas.

Imprescindible facilitar unos datos de contacto.

¿A quién? Debemos mandar el email tam-bién al redactor de la sección que nos interesa por ejemplo cultura, además de mandarlo al redactor de noticias. Usar prensa, radio y televisión.

Una ayuda Consulta la guía de comunicación de tu ciudad donde encontrarás los contactos necesarios para empezar o ampliar los que ya ten-gas.

Suscriptores Además de la nota de prensa hay que preparar la invitación que se enviará a nuestros suscriptores con un formato adaptado para el público general introduciendo los links al evento y a nuestro video promocional.

Mailing

Algunas sugerencias de gestores de Mailing


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Evento Debemos preparar el texto que conformará la descripción del evento y por supuesto invitar a todos los amigos, para esto hay plugin muy útil para el navegador Google Chrome que te permite invitar a todos tus amigos con un solo clic, se llama: “Invite All”. Es importante usar el hashtag que hemos escogido. Tampoco hay que olvidarse de compartir el evento con todos los grupos que puedan ser afines a nuestro even-to, previamente debemos ser miembro de dichos grupos.

Los Posts Preparar los posts que se publica-rán en Facebook acompañados con hashtags y el link a nuestro evento o incluso el video promocional.

Preparar lo que se publicarán en Twitter teniendo en cuenta los hashtags y la limitación de carac-teres, también se deben acortar las urls.

Herramientas Suele suceder que no se tiene la capacidad suficiente como para poder abarcar redes sociales más allá de Facebook y Twitter, pero hay herramientas que se pueden utilizar para alimentar otras redes como Pinterest, Instagram, Google+. Una de ellas es IFTTT. Pero la indiscutible ganadora es Hootsuite que nos permite crear el mismo post en las distintas re-des de una sola vez incluso pro-gramarlo. Esto es vital para poder una coherencia y presencia con el mínimo esfuerzo. En los anexos adjunto un caso práctico de cómo utilizar Hootsuite.

Redes Sociales

En un principio nos puede parecer que en las redes sociales se publica lo primero que le viene uno a la cabeza, pero resulta que no es así, se deben planificar nuestros posts y tweets que se publicarán con los correspondientes hashtags que hayamos escogido para la campaña. Una vez hecho esto ya podremos dejar espacio para que en el día a día podamos acom-pañar la campaña con publica-ciones a tiempo real que enriquez-can la campaña.

A modo de ejemplo expongo una serie de hashtags predefinidos según el tipo de evento. La herra-mienta web TweetReach nos pue-de ayudar a la hora de elegir nues-tros hashtags ayudándonos a comprobar que no estén dema-siado contaminados, ya que nadie es propietario de los hashtags. Aquí os dejo un ejemplo:

#FilosofiaPractica (promocionar conferencias talleres y curso de filosofía y actividades culturales)

#EsRaco (en general para todas las actividades)

#EscuelaDelDeporte (acompaña todas las actividades del proyecto La Escuela Del Deporte)

#Freeletics (es específicos para los entrenos del proyecto La Escuela Del Deporte)

#CineTertulia (para la actividad de cine y filosofía)

#Conocerse (específico para la promoción del curso de filosofía)

#JuntosPorUnaSonrisa (para pro-mocionar voluntariado social)

#MillorantElMon (promocionar voluntariado medioambiental)

Aquí están una serie de consejos que deben tenerse en cuenta a la hora de promover la campaña en las redes sociales.

Hootsuite

HootSuite es una aplicación que sirve para administrar des-de un solo lugar diferentes per-files de redes sociales. Gracias a su avanzado panel de control es posible escribir actualiza-ciones, insertar enlaces, subir fotos, monitorear comentarios y seguir conversaciones en las redes sociales más populares. Debido a que es una aplicación web, es posible acceder a ella desde sistemas operativos Mac y Windows.

IFTTT

IFTTT es un servicio que permite programar tareas en diferentes servicios como Facebook, Youtube, Twitter, Gmail, Blogger, Pocket, Drop-box o Instagram, entre otros si-guiendo una lógica de funciona-miento:

If This Then That (Si esto en-tonces aquello)

La idea es genial y permite aho-rrar mucho tiempo a la vez que aumentar la productividad al usar internet en la realización de tareas básicas.


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nando las visualizaciones del video en Youtube con el anuncio patrocinado de Facebook tenemos un indicador a tiempo real bastante fiable de cuanta gente estamos llegando.

impensables. A la hora de crear un anuncio patrocinado debemos tener presente a quien va dirigido, sus gustos y por supuesto algo interesante y con gancho en la descripción utilizando los hash-tags de rigor. En es Racó solemos utilizar normalmente nuestro video de youtube, además nos per-mite medir cuantas visualiza-ciones y abrimos la puerta a otras propuestas. De esa manera combi-

Publicaciones patrocinadas

En la fase previa tenemos que evaluar si disponemos de presu-puesto para invertir en alguna publicidad de pago. Suele ser bastante común por su bajo coste utilizar las publicaciones patro-cinadas de Facebook.

Los anuncios de Facebook son bastante económicos y tenemos gran parte del trabajo hecho ya que podemos segmentar nuestro público objetivo a niveles antes

Todos los contenidos que se utilizan en la para las distintas publicaciones, así sea fotos, carteles, videos, textos y demás deben estar al alcance de todos los que trabajan en el proyecto de comunicación, aún si somos una sola persona los que gestionamos las campañas debemos tener todo nuestro material en la nube.

Puede que necesitemos hacer una

publicación, urgente y necesi-temos esa imagen que prepara-mos en casa, o quizás necesita-mos que el fotógrafo nos suba las fotos de la ultima actividad. Es el sitio ideal para tener todas las plantillas, fuentes y demás elemen-tos de diseño que utilizamos en el día a día porque nunca sabes cuando puede tocarte corregir un cartel y resulta que no tienes la

ultima versión del psd (extensión de los ficheros de Adobe Photo-shop) o te falta la fuente exacta que utilizó el diseñador.

La Nube

Hoy en día existen infinidad de soluciones, que se integran fácilmente en los distintos dispositivos (PC, Macs, Android, IOS, itc) y que nos pueden sacar de un apuro bastante gordo.

El más famoso por ser el pionero en almacenamiento en cloud es Dropbox, pero hay otras soluciones que ofrecen mucho espacio con las mismas funcionalidades como es el caso de Mega que ofrece 50Gb de espacio totalmente gratis. O los también conocidos OneDrive (Microsoft) con 7GB y SkyDrive (Google) con 15GB.

¿Cuál escoger?


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Haz correr la voz - Lo que mejor funciona son invitaciones y cartas persona-les - Se pueden usar las plantillas, pero hay que darles nuestro toque personal - Cuenta a la gente porqué te interesa este tema - Recuerda: la gente responde mejor a los mensajes del corazón.

Empapela tu comunidad

- Cuelga los carteles en cafés, escuelas, bibliotecas y tiendas. - Comparte el evento en redes sociales con el hashtag correctos para que llegue a más gente.

Implica a los medios

- Haz una nota de prensa individualizada. - Asegúrate de llamar o man-dar un e-mail al redactor concreto del periódico cuyo interés pueda captar el evento. (por ejemplo, el redactor cultural o el de temas sociales) - Aprovecha diferentes me-dios: Prensa, radio y televisión.

Implica a otra gente - Anima a otra gente a correr la voz. - Si consigues que 10 amigos se lo cuenten a sus amigos, ya tienes 11 personas apoyando la causa. Imagínate cómo se propagará si cada uno de tus amigos recluta 10 de los suyos.

Combinando todas estas piezas tenemos todo lo necesario para poder promover nuestro evento. Está claro que hay muchas variantes y siempre podremos cambiar cosas para así ir adaptando nuestra estrategia a las circunstancias.

Para tener un ejemplo claro de cómo se lleva a cabo la gestión de un evento a continuación pongo una hoja de ruta para tu evento, tened en cuenta que dependiendo de la dimensión del evento necesitaremos cambiar los tiempos.

Para el caso que tengamos un solo evento al mes o sino, por ejemplo, para el caso de una jornada de puertas abiertas anual (en el caso que tengamos 2 eventos mensuales los plazos se acortan):

4 semanas antes -‐ Validar carteles, diseños de la campaña y enviar a imprenta. -‐ Convocar los voluntarios para asignar las rutas y preparar los paquetes. -‐ Acabar la realización y edición del video promocional.

3 semanas antes -‐ Comenzar a promocionar el evento (enviar la invitación por e-mail y la

invitación de Facebook). -‐ Pensar en grupos u organizaciones locales que puedan apoyar o unirse

para que el evento tenga el mayor impacto posible. -‐ Comenzar a empapelar la ciudad.

2 semanas antes -‐ Continuar promocionando (utilizando los posts que ya hemos

preparado) en redes sociales, imprimir y colgar los posters, mandar un recordatorio de e-mail.

-‐ Conseguir voluntarios para el día del evento, incluyendo a alguien que haga fotos.

1 semana antes -‐ Enviar nota de prensa a los periódicos locales y a las radios.

2 días antes -‐ Reconfirmar los voluntarios y el fotógrafo.

El día -‐ Anotar el número de asistentes. -‐ Entrar las encuestas de satisfacción. -‐ Tomar montones de fotos. -‐ Publicar en tiempo real en las redes con imágenes y hastags. -‐ Al finalizar el evento enviar la noticia a los medios de comunicación

para que sea publicada.

El día después -‐ Publicar fotos en Facebook con los hashtags. -‐ Agradecimientos y menciones en las redes a los participantes

fidelizando. -‐ Recopilar los datos de las encuestas. -‐ Recopilar estadísticas de Youtube, Facebook. -‐ Hacer una valoración de la campaña con los puntos fuertes a potenciar y

puntos flojos a mejorar.

Lista de control


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Ejemplos

Aquí tenéis todo el material utilizado para una de las campañas “Ayurveda”. Es-tán incluidas desde las plan-tillas en psd hasta las imáge-nes finales del cartel y banners.

Para finalizar hago una recopilación de los elementos utilizados para una campaña estándar. El formato son QR que puedes escanear con tu teléfono.

Un ejemplo de cómo utilizar la herramienta Google Maps Engine para organizar las rutas de pegadas de carteles.

En este QR hay un video tutorial en el que explico cómo utilizar Facebook para promocionar una actividad de voluntariado.

Proyecto Final de Postgrado

Para consultas, dudas o sugerencias: [email protected] Facebook.com/tincho54544

@HeyTincho