Combinación de correspondencia

¿Qué es combinación de correspondencia?

• La combinación de correspondencia es una herramienta o un componente que viene incluido en el procesador de textos, como «word»

¿ Para que sirve ?• Esta herramienta de

Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.

• Esta herramienta tan poderosa nos permite crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero que contengan elementos exclusivos.

USTED

CARTAS

SUS INVITADOS

• La combinación de correspondencia nos permite automatizar el proceso de envío de cartas a cada destinatario y poder hacerlo una sola vez.

Pasos para combinar correspondencia

1. Abrir Microsoft Word de su computadora.

2. Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la combinación, como se muestra en la imagen en los espacios en rojo. Nota: el archivo se guarda con el nombre carta modelo.

3. Posteriormente abrimos Microsoft Excel

4. Creamos la base de datos con la información que vamos a combinar en la carta.

5. Una vez llenado los datos, se guarda el archivo con el nombre «Base de datos»

6. Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos la carta y nos vamos a la pestaña correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinación como se muestra en la imagen

6. Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente ara combinar correspondencia.

7. Nos aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos siguiente, esta opción aparece en el parte de abajo del panel.

8. En este paso escogemos la opción utilizar el documento actual y damos siguiente.

9. En este paso elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar.

10. Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:

11. Posteriormente nos debe un cuadro donde especifique el documento que se va a abrir, y finalmente seleccionamos aceptar cuando se observe en la pantalla, el nombre del archivo.

12. Ahora nos paramos debajo de la palabra Señor y nos vamos a la opción Insertar campo Combinado y Seleccionamos nombre, y así se debe realizar lo mismo con el resto de opciones, quedando:

13. A continuación en la parte inferior del panel se selecciona la opción Siguiente: vista previa de las cartas y debemos ver la pre visualización del primer registro de la base de datos correspondiente a Ariana Ochoa en los botones de la parte superior podemos manejar el resto de las cartas.

14. Por último en la parte inferior del panel se selecciona la opción siguiente, después se da clic en editar cartas individuales y en la ventana que aparece se escoge la opción todos.

15. Debemos obtener como resultado el archivo con todas las cartas.