ZABEZPIECZENIA PRZED UTRATĄ DANYCH

RYZYKO I ZGODNOS ´C ´ Z PRZEPISAMI – SŁABA STRONA FIRMY

Analizując systemy chroniące przed utratą danych,

MOZNA ZAUWAZYC ZE WCIAZ ZNAJDUJA SIE W NICH POWAZNE LUKI…

JEST NA TO KILKAZASKAKUJACOPROSTYCH SPOSOBÓW…

Tymczasem, jeśli chodzi o efektywniejsze egzekwowanie zasad bezpieczeństwa informacji oraz zarządzanie zgodnością z przepisami,

Pomagamy organizacjom o różnym profilu działalności usprawnić procesy związane z przetwarzaniem informacji – zarówo, w ramach papierowego, jak i cyfrowego obiegu dokumentów. Wykorzystując to doświadczenie, chcielibyśmy podzielić się naszą wiedzą na temat bezpieczeństwa informacji oraz zgodności z przepisami.

CZES ´C ´ 1: LUKI

Gdzie znajdują się słabe punkty, które utrudniają Ci egzekwowanie zasad bezpieczeństwa informacji i narażają Cię na ryzyko?

CZES ´C ´ 2: PRAKTYCZNE PRZYKŁADY

Jak możesz połączyć automatyzację i zarządzanie informacjami ze swoimi procesami biznesowymi, aby skuteczniej przestrzegać przepisów – i poświęcać na to mniej czasu?

LUKI W SYSTEMACH BEZPIECZENSTWA DOKUMENTÓW

CZES ´C ´ 1:

25% deklarowanych przypadków naruszenia bezpieczeństwa informacji ma związek z dokumentami papierowymi.

DRUK pozostaje słabym ogniwem w wielu organizacjach.

SKANOWANIE kolejna potencjalna droga, którą poufne informacje mogą wydostać się poza organizację.

Niemal

JAK MOZESZ CHRONICĆINFORMACJE WYSYŁANE DO DRUKAREK I W NICH PRZECHOWYWANE?

Współczesne zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne powinny być chronione w takim samym stopniu, jak każde inne.

DYSK TWARDYDRUKARKI można skonfigurować tak, aby wymazywał wydrukowane informacje albo przenosił je do zabezpieczonej pamięci masowej.

DZIENNIKIZADAN można ukryć tak, aby nie było widać, jakie dokumenty zostały poprzednio wydrukowane.

SKANOWANEDOKUMENTY mogą być chronione hasłami, które ograniczają możliwość ich otwierania, edycji lub druku.

TRANSFERINFORMACJI między drukarkami a urządzeniami użytkowników można szyfrować, żeby zapobiec jego przechwyceniu – dotyczy to nie tylko zadań druku, ale też skanowania dokumentów.

JAK ZAPOBIEGACPOZOSTAWIANIU POUFNYCHINFORMACJI W DRUKARKACH? Uwierzytelnianie użytkowników pomaga tę lukę uszczelnić. Tylko osoba, która wysłała zadanie druku, może je odebrać, stojąc przy urządzeniu.

Można to osiągnąć za pomocą…

KARTY MAGNETYCZNEJ

KODU LICZBOWEGO ROZPOZNAWANIA LINII PAPILARNYCH

KARTY ZBLIZENIOWEJ

CZY MOZESZOKRESLIC:Jakie poufne informacje są udostępniane?Kto je udostępnia?Gdzie i w jaki sposób?

PRZY DRUKARKACHI SKANERACH

ŚLEDŹ OBIEG DOKUMENTÓW

Podpis urządzenia i cyfrowe podpisy użytkowników w plikach PDF pozwalają stwierdzić co, kiedy i z jakiej drukarki albo skanera wysłał konkretny użytkownik.

OTRZYMUJ POWIADOMIENIA O SKANOWANIU POUFNYCH INFORMACJI

Dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) skanery mogą wykrywać zastrzeżone słowa kluczowe w dokumencie – jeśli ktoś go przeskanuje, właściciel procesu otrzyma powiadomienie.

KONTROLUJ UPRAWNIENIA DRUKU, SKANOWANIA I WYSYŁANIA DOKUMENTÓW

Możesz uniemożliwić niektórym osobom używanie urządzeń do pewnych zadań. Na przykład po to, żeby użytkownicy gościnni nie mogli skanować informacji i wysyłać ich na zewnątrz.

W WIELU DZIAŁACH FIRMYLUB RÓZNYCH MIEJSCACHPOZA BIUREM

•Jak zagwarantować konsekwentne egzekwowanie zasad bezpieczeństwa?

•Scentralizowane zarządzanie drukarkami wielofunkcyjnymi może zapobiec niekontrolowanym zmianom ustawień przez poszczególnych pracowników lub działy.

NIE TYLKO DOKUMENTYPAPIEROWE…Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pomaga śledzić dokumenty elektroniczne i kontrolować ich użycie.

•�Możesz też zmienić uprawnienia dostępu i użytkowania na poziomie serwera – po udostępnieniu dokumentu.

•Możesz zdefiniować, komu wolno otwierać, edytować, adnotować i drukować dokumenty przez określenie uprawnień na poziomie pojedynczych osób, grup lub działów – albo akceptować zadania w oparciu o role.

•�Dzienniki kontrolne pozwalają stwierdzić, kiedy i jak użytkownicy uzyskują dostęp do plików. Możesz też prześledzić historię wersji, aby wykazać, że dane lub transakcje nie zostały zmienione, podrobione lub sfałszowane.

•�Możesz też łatwo pokazać, kto poprzednio edytował, akceptował i modyfikował dokumenty, aby uzyskać maksymalną przejrzystość procesów.

NIE TYLKO DOKUMENTYPAPIEROWE…

JESLI NIE MASZ DOSTEPU DO NIEKTÓRYCH SPOSRÓD TYCH FUNKCJI, MOZESZ BYC NARAZONY NA RYZYKO.Na szczęście, wiele z tych problemów można łatwo rozwiązać.

W ODNIESIENIU DOPROCESÓW BIZNESOWYCH…•�Łącząc najlepsze praktyki zarządzania dokumentami

z automatyzacją procesów biznesowych, możesz odzyskać kontrolę i znacznie ograniczyć podatność swojej firmy na ryzyko.

•�Możesz też ograniczyć obłożenie pracowników obowiązkami związanymi z przestrzeganiem przepisówi i pozwolić im skupić sie na tym, na czym znają sie najlepiej.

PRAKTYCZNEPRZYKŁADY

CZES ´C ´ 2:

PŁACENIE DOSTAWCOMJeśli proces zarządzania zobowiązaniami odbywa się ręcznie i z użyciem papierowych dokumentów, tracimy nad nim kontrolę, a ryzyko naruszenia przepisów i obciążenie pracą stają się coraz większe.

BŁEDY Ręczne odczytywanie i przenoszenie danych z faktur prowadzi do pomyłek.

MAŁA PRZEJRZYSTOSC

Trudny dostęp do ścieżek audytu. Częściowy lub całkowity brak zarchiwizowanych danych.

STRACONY CZAS Więcej pracy związanej z rozstrzyganiem sporów i odpowiadaniem na zapytania.

25% 58% firm gubi przynajmniej 5% faktur1.

systemów AP nie jest bezpośrednio podłączonych do systemów zarządzania treścią1. 1 Solutions for Finance Departments,

Canon/RS Consulting, 2011

PŁACENIE DOSTAWCOMDobrze zaprojektowane, zautomatyzowane rozwiązanie może zwiększyć szybkość i efektywność procesu – a zarazem polepszyć zarządzanie informacjami biznesowymi i zgodność z przepisami.

Wielelokalizacji

Automatycznewyodrębnianiedanych z fakturpapierowych i elektronicznych

Pełnasynchronizacjaz systemem ERP

Fakturyprzekształconew postać cyfrową,poindeksowanei bezpiecznieprzechowywane

Wieleformatów

Wieleurządzeńprzechwytujących

PŁACENIE DOSTAWCOMKorzyści:

•�Poprzez automatyzację tego procesu organizacja może ograniczyć liczbę błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych

•�Ponieważ można efektywniej śledzić faktury i dokumentacje pomocniczą, organizacja zyskuje bardziej przejrzystą, przeszukiwalną ścieżkę audytu

•� Bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu do dokumentów cyfrowych gwarantuje pełną zgodność z przepisami.

ROZLICZENIA Z KLIENTAMISposób, w jaki wystawiasz faktury klientom, również może grozić naruszeniem przepisów:

•� Brak gwarancji, że wszystkie niezbędne dane zostały zarchiwizowane do celów raportowania i retencji

•� Niepełny dostęp do informacji z faktury

•� Ograniczona integralność danych na ścieżkach audytu

•� Wyzwania związane z dopełnieniem formalnych standardów w zakresie fakturowania przepisowych norm fakturowania.

30godz.to szacowany czas, który firmy poświęcają co miesiąc na ręczne tworzenie faktur dla klientów za pomocą oprogramowania do edycji tekstu1.

1 Canon/KAE Market Research, 2014

GENEROWANIE FAKTURAutomatyzacja procesów i cyfrowa archiwizacja mogą uszczelnić luki w zabezpieczeniach oraz usprawnić rozliczenia z klientami:

Możliwość przyznawania dostępu do informacji z faktur tylko upoważnionemu personelowi (przez zarządzanie uprawnieniami dostępu)

Stworzenie wiarygodnych ścieżek audytu oraz śledzenie faktur – jasny obraz tego, co zostało zmienione, przez kogo i dlaczego

Możliwość wykazania, że konsekwentnie przestrzegano wewnętrznych zasad oraz wymagań regulacyjnych

Większe możliwości monitorowania i raportowania faktur wystawianych klientom.

INFORMACJE PRZYCHODZACE– W DZIALE POCZTOWYM Dlaczego dział pocztowy odgrywa kluczową rolę w ograniczaniu ryzyka i utrzymaniu zgodności z przepisami?

POMYŚL O PRZYCHODZĄCYCH INFORMACJACH, TAKICH JAK:Formularze, zamówienia, kwity, listy od pracowników, certyfikaty, faktury dostawców.

TERAZ POMYŚL O WYZWANIACH: Brak kontroli nad dystrybucją poczty i dostępem do informacji.

Problemy z zachowaniem poufności.

Trudności z przestrzeganiem wewnętrznych zasad lub prawnych regulacji dotyczących klasyfikowania i retencji dokumentów.

Większe możliwości w zakresie przeszukiwania i udostępniania dokumentów biznesowych to podstawowa motywacja do inwestycji w rozwiązania do skanowania i przechwytywania danych1. 1 AIIM Report, The Paper Free Office, 2012

#1

INFORMACJE PRZYCHODZACE W DZIALE POCZTOWYMCyfrowy dział pocztowy oferuje zautomatyzowane rozwiązanie tych problemów.

Przekształca przychodzące dokumenty w format cyfrowy i może zintegrować je z systemem zarządzania dokumentami, kierując je bezpośrednio do odpowiednich osób, folderów lub działów.

Odbieranie i sortowanie Dystrybucja

Działania odbiorcy Archiwizacja

Automatycznewyodrębnianiedanych

Automatyczneprzekierowywaniepoczty

Powiadomieniejednymkliknięciem

Selektywnaarchiwizacjaelektroniczna

Weryfikacjanadawcy

Powiadamianieodbiorcy

Filtrowaniei określaniepriorytetów

Bezpieczneprzechowywaniedokumentów

Szybkai dokładnaklasyfikacja

Widocznośćstatusu

Łatweudostępnianiei edycja

Szybkiewyszukiwaniei pobieranie

INFORMACJE PRZYCHODZACE– W DZIALE POCZTOWYM

Korzyści:

•�Cała przychodząca poczta jest bezpiecznie przechowywana w postaci elektronicznej, zgodnie z wewnętrznymi i prawnymi wymogami w zakresie nadzoru nad informacją

•�Dostęp do poufnej poczty jest kontrolowany dzięki możliwości przyznawania różnych poziomów uprawnień

•��Identyfikowalność poczty podlega ścisłej kontroli, od chwili odebrania informacji, do jej przetworzenia przez użytkownika końcowego w dziale biznesowym

INFORMACJE PRZYCHODZACE– W DZIALE POCZTOWYM

TO TYLKO KILKA PRZYKŁADÓW…

ZWRÓC UWAGE NA INNE DZIEDZINY

Ale podobne zagrożenia i możliwości występują w szerokiej gamie procesów biznesowych, które wymagają intensywnej pracy z dokumentami.

Pozyskiwanie klientów, otwieranie kont, przetwarzanie formularzy

Dowody dostaw i dokumentacja logistyczna

Rejestrowanie pacjentów i zarządzanie aktami medycznymi

Zarządzanie kadrami, polisami, kontraktami

POROZMAWIAJ Z NAMI... Pomagamy organizacjom różnej wielkości i o różnym profilu działalności efektywniej, produktywniej i bezpiecznej pracować z dokumentami.Zaczynając od prostych rozwiązań związanych z dostępem do dokumentów, a kończąc na bardziej wyspecjalizowanym zarządzaniu procesami biznesowymi oraz ochronie przed utratą danych - możemy pomóc Ci zachować kontrolę nad ryzykiem oraz zgodnością z przepisami.

© Canon Europa N.V. 2015

wejdź na www.canon.pl/business-bytes/

Zachęcamy do kontaktu z naszym przedstawicielem:

Wojciech WyszyńskiSales&Business Development ManagerCanon Business ServicesCanon Polska

Tel. +48 22 500 21 44E-mail: wojciech.wyszynski@canon.pl