5

BAB II

GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI

YOGYAKARTA

2.1 Sejarah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat terlepas

dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan didirikan

bertepatan waktu dengan beridirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal

21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut dijadikan Dies Nataliesnya.

Pada awalnya perpustakaan menempati salah satu ruang di Fakultas Ilmu

Pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang terdiri dari 1

(satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf dan 1 (satu) orang pembantu umum.Tahun

1970 perpustakaan pindah di Gedung Rektorat (sekarang Gedung Registrasi

Lama) dengan luas bangunan 520 m2 yang saat ini digunakan untuk ruang MKU

dan Unit Layanan Bimbingan dan Konseling (UPBK).

Dengan SK Rektor Nomor 28/1970 yang menetapkan mulai 1 Januari 1971

perpustakaan menjadi lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah

Rektor dan dipimpin oleh seorang Direktur Perpustakaan. Sejalan dengan itu

dikeluarkanlah Sk Rektor Nomor 19/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa

semua perpustakaan fakultas dan jurusan melebur kedalam perpustakaan institut,

integrasi tersebut baru selesai tahun 1974. Selaras dengan perkembangan jumlah

6

koleksi dan tuntutan layanan, pada tahun 1974 perpustakaan pindah lagi ke

gedung baru seluas 1.004 m2 (sebelah barat gedung FISE).

Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status setelah

keluarnya SK Rektor Nomor 81/PT27R/C/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin

oleh seorang Kepala Bagian di bawah Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan. Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukanya PP Nomor 5

tahun 1980 tentang Organisasi Perguruan Tinggi di Indonesia dan SK

Mendikbud Nomor 0140/0/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja IKIP

Yogyakarta ditetapkan kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis

(UPT) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor, pembinaan

sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor 1, pengelolanya terdiri dari Kepala

Perpustakaan dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha.

Pada tahun 1983 diterbitkan SK Mendikbud Nomor 0142/0/1983 tentang

Organisasi Tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan

SK Mendikbud Nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud Nomor

0174/0/1995 yang memberikan status sebagai Unit Pelaksana Teknis sejajar

dengan UPT lainnya di lingkungan UNY.

Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1980 berturut-turut

perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan dari UNDP yaitu:

Mr. Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr. lorens bidang pengembangan

tenaga, dan Mr. FG Pooe bidang perencanaan gedung/bangunan untuk survei

kemungkinan pengmbangan perpustakaan. salah satu realisasinya pada tahun

7

1986 telah selesai dibangun gedung perpustakaan yang cukup representatif

dengan luas kurang lebih 4.212 m2 dan letaknya strategis dekat Gedung Rektorat

UNY.

Sejak awal berdirinya perpustakaan hingga sekarang Perpustakaan

Universitas Negeri Yogyakarta telah mengalami enam kali pergantian pimpinan

(kepala) yang nama dan masa pengabdianya masing-masing sebagai berikut:

1. Soeatminah (1964-1987)

2. Dra. Sumardilah (1987-1994)

3. Drs. Sri Marnodi (1994-1998)

4. Drs. H. Rochmad Wahab, M.Pd.,MA. (1999-1999)

5. Drs. Tatang Amirin (2000-2002)

6. Sri Hartati, SH (2002-2010)

7. Sukarjono, S.Sos (2010-2014)

8. Nurkhamid (2014–Sekarang)

2.2 Visi dan Misi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

UPT Perpustakaan Negeri Yogyakarta Mempunyai Visi dan Misi sebagai

berikut :

2.2.1 VIsi

“Sebagai penyedia informasi ilmu pengetahuan dan teknologi."

2.2.2 Misi

1.Meningkatkan relevansi dan mutu layanan sitem perpustakaan terpadu

kepada seluruh pemakai jasa di lingkungan universitas.

8

2. Menerapkan teknologi informasi, teknologi yang pada intinya bertumpu

pada konsep otomasi.

3. Perpustakaan tidak hanya sebagai pemakai tetapi juga sebagai pemilik

data dan informasi dalam rangka mendukung kerjasama (resources

sharing ) dengan perpustakaan dan pusat informasi lain.

2.3 Fungsi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi, maka UPT P

erpustakaanUniversitas Negeri Yogyakarta diperuntukkan bagi:

1. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta

2. Dosen dan Karyawan Universitas Negeri Yogyakarta

3. Masyarakat dari Luar Universitas Negeri Yogyakarta

2.4 Struktur Organisasi

Menurut SK Mendikbud. No. 0174/0/1995 Perpustakaan Universitas

Negeri Yogyakarta (UNY) berkedudukan sebagai Unit Pelaksana Teknis di

bidang perpustakaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada Rektor yang sehari-hari pembinaanya dilakukan oleh Pembantu Rektor

Perpustakaan bertugas memberikan pelayanan bahan rujukan dan informasi

untuk keperluan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat. Untuk penyelenggarakan tugas tersebut perpustakaan mempunyai

fungsi menyediakan dan mengolah bahan pustaka, memelihara bahan pustaka,

melakukan pelayanan, dan melakukan tugas tata usaha perpustakaan.

9

Sesuai dengan kedudukannya sebagai UPT, Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor.

Adapun pembinaan seharí-harinya dilakukan oleh Pembantu Rektor 1. UPT

Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta berdasarkan SK Mendikbud

0174/0/1995 terdiri atas Kepala Perpustakaan, Kepala Subag Tata Usaha

Perpustakaan, dan Kelompok Pustakawan.Perpustakaan dipimpin oleh seorang

Kepala yang ditunjuk diantara pustakawan senior dilingkungan perpustakaan.

Sedang Kelompok Pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan

fungsional yang dipimpin seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara

tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugasnya

kegiatan layanan perpustakaan disalurkan melalui 5 koordinator kegiatan

sebagaiberikut

Koordinator Layanan Teknis, meliputi kegiatan-kegiatan:

a. Seleksi Bahan Pustaka

b. Seleksi Bahan Pustaka

c. Pengadaan Bahan Pustaka

d. Inventarisasi Bahan Pustaka

e. Klasifikasi/Tajuk Subyek

f. Deskripsi Katalog

g. Pasca Katalog

h. Perawatan Bahan Pustaka

10

Koordinator Layanan Pemakai, meliputi kegiatan-kegiatan:

a. Pengadministrasi Keanggotaan

b. Layanan Sirkulasi

c. Layanan Referensi dan Informasi

d. Layanan Baca

Koordinator Layanan Khusus, meliputi kegiatan-kegiatan:

a. Layanan Pendidikan Pemakai

b. Layanan Penerbitan

c. Statistik

Koordinator Teknologi Informasi, kegiatannya meliputi:

a. Pengelolaan hardware

b. Pengelolaan software

c. Pengelolaan Web

Koordinator Kerjasama, kegiatannya meliputi:

a. Kerjasama dengan perpustakaan di seluruh D.I. Yogyakarta.

b. Kerjasama dengan sesama perpustakaan perguruan tinggi negeri di

seluruh Indonesia

c. Kerjasama dengan Perpustakaan perguruan tinggi luar negeri

11

STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN NEGERI

YOGYAKARTA

Ka. Perpustakaan

Kasubag TU Ketua Kelompok

Pustakawan

Korbid

Pengemb TI

Korbid Lay Khusus Korbid Lay

Pemakai

PUM Korbid Lay

Teknis

Peng.

Hardware &

Software

Layanan e-library Keanggotaan Surat & ATK

Seleksi Bhn

Pustaka

Layanan

Sirkulasi

Ruang & APK

Pend. Pemakai Inv. Bhn

Pustaka

Penerbitan Layanan

Referensi

Parkir

Klas.& Tjk

Subyek

Layanan Baca

Penitipan Tas

Statistik Deskripsi

Katalog

Pasca Katalog

Perawatan

Bhn Ptk

Kebersihan

Front Office

WR III WR II WR I

Layanan

Koran

Korbid

Kerjasama

Perpustaka

an

Perguruan

Tinggi dan

Perpustaka

n Lain

WR IV

12

2.5 Sumber Daya Manusia

Sumberdaya Manusia dalam suatu organisasi sangatlah penting guna

mendukung suatu organisasi agar dapat berjalan dengan baik dan tetap selalu

berpedoman pada tujuan yang ingin diraih. Tanpa adanya manusia yang

mengurus dan mengelola segala sesuatunya maka sudah tentu organisasi terdebut

tidak dapat berjalan dengan baik. Begitu pula dengan organisasi perpustakaan.

Tenaga pustakawan merupakan sumber daya manusia yang mempunyai

peran sangat penting dalam kemajuan perpustakaan, karena pustakawan lah yang

berkewajiban mengelola dan mengurus segala sesuatu yang ada diperpustakaan

sekaligus yang memberikan pelayanan kepada para pemustaka.

Di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta memiliki beberapa

tenaga pustakawan yang bertugas dalam mengelolah organisasi perpustakaan

yang dapat di jelaskan dengan rincian formasi sebagai berikut:

TABEL 1

DAFTAR PEGAWAI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

NEGERI YOGYAKARTA

No Jenis Gol Tingkat Pendidikan Jml

SD SLTA DII/DIII S1 S2

1. Pustakawan IV - - - - 1 1

III - 2 5 11 1 19

II - - - - - -

Jumlah (a) 0 2 5 12 2 20

2. Non

Pustakawan

IV - - - - - 0

III - 2 - 4 1 7

II - 4 1 - - 5

I 1 - - - - 1

13

Kontrak - - - 1 - 1

Jumlah (b) 1 7 1 5 1 14

Total (a+b) 1 9 6 17 3 34

Sumber: Data pegawai UPT Perpustakaan UNY tahun 2015

2.6 Gedung Perpustakaan

Pada dasarnya gedung perpustakaan dibangun guna penempatan berbagai

macam bahan pustaka dan koleksi – koleksi yang dapat dimanfaatkan oleh para

pengguna.Begitu juga Gedung perpustakaan yang ada di Universitas Negeri

Yogyakarta Jl. Colombo 1 Kampus Karangmalang, Catur Tunggal, Kec. Depok,

Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Gedung ini terdiri dari tiga

lantai yang luasnya ± 4.212 m2,dimana penempatan – penempatan ruangan

adalah sebagai berikut :

2.6.1 Lantai I

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari:

a) Ruang Layanan Peminjaman/Sirkulasi (R. 1.14).

b) Lobby untuk istirahat dan membaca koran. Presensi pengunjung

disediakan di depan pintu masuk bersebelahan dengan layanan

Keanggotaan dan penerimaan sumbangan alumni maupun hasil

penelitian dosen.

c) Ruang Penitipan Tas.

d) Ruang Electronic Library (R. 1.12), digunakan untuk menyediakan

layanan akses internet, jurnal elektronik, kumpulan artikel dan berita

14

(KBI), CD micro teaching, CD teknologi tepat guna, CD interaktif,

VCD dan kaset pengajaran bahasa asing, CD-ROM, dll.

e) Ruang Pengolahan Koleksi (R. 1.04).

f) Toilet untuk pengunjung dan karyawan.

g) Gudang.

2.6.2 Lantai II

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari:

a) Ruang Baca dan Koleksi (R. 2.10), terdiri dari koleksi buku tentang

Bahasa, Sains dan Teknologi, Seni, Olah Raga, Geografi, Sastra dan

Sejarah (sebagai koleksi cadangan bertanda R).

b) Ruang Kerja Kepala Perpustakaan dan Tata Usaha (R. 2.09).

c) Lobby untuk istirahat dan layanan fotocopy untuk keperluan

pengunjung.

d) Ruang Pertemuan (R. 2.06), digunakan untuk rapat staf dan untuk

menerima tamu perpustakaan.

e) Ruang Koleksi Referensi/Informasi (R. 2.08).

f) Dapur/Pantry (R. 2.05)

g) Ruang ATK (R. 2.02)

h) Toilet untuk pengunjung dan karyawan.

i) Ruang Koleksi Terbitan Berkala (R. 2.03), terdiri dari koleksi Majalah,

Jurnal bentuk cetak, SKH, dll.

15

2.6.3 Lantai III

Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari:

a) Ruang Koleksi (R. 3.12), terdiri dari koleksi buku tentang Karya

Umum, Filsafat & Psikologi, Agama, dan Ilmu-ilmu Sosial termasuk

Pendidikan (sebagai koleksi cadangan bertanda R).

b) Mushola (R .3.09)

c) Kamar kecil dan tempat wudlu untuk pengunjung dan karyawan (R.

3.04).

d) Ruang Koleksi (R. 3.03), terdiri dari koleksi buku tentang skripsi,

tesis, disertasi, dan laporan hasil penelitian dosen UNY.

2.7 Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

2.7.1Jenis Koleksi

a. Buku atau Monografi

Koleksi perpustakaan terdiri dari buku/monografi yang berupa buku

teks, buku informasi (fakta), buku rujukan (referensi), laporan

penelitian, serta skripsi/tesis/disertasi. Koleksi buku di UPT Universitas

Negeri Yogyakarta sampai pada tahun 2015 adalah sebagai berikut :

TABEL 2

KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

NEGERI YOGYAKARTA

Gol Jenis Indonesia Asing Jumlah

Judul Eks Judul Eks Judul Eks

1. Karya Umum 3.158 7.014 962 1.385 4.120 8.399

2. Filsafat 3.140 9.240 2.947 4.658 6.087 13.898

3. Agama 2.220 4.841 249 362 2.469 5.203

4. Ilmu Sosial 38.735 86.802 14.112 18.330 52.847 105.132

16

5. Bahasa 3.167 8.495 2.302 6.228 5.469 14.723

6. Ilmu Murni 5.879 22.569 5.155 10.678 11.034 33.247

7. Ilmu Terapan 18.105 42.938 9.948 14.016 28.053 56.954

8. Seni & OR 4.448 11.212 2.263 3.256 6.711 14.468

9. Kesusasteraan 3.383 8.989 2.559 5.954 5.942 14.943

10. Sejarah,

Geografi 2.528 5.271 1.244 1.455 3.772 6.726

Jumlah 84.763 207.371 41.741 66.322 126.504 273.693

Sumber : Data koleksi buku UPT Perpustakaan UNY tahun 2015

b. Terbitan Berkala

Untuk melengkapi koleksi, UPT Perpustakaan Univeristas

Negeri Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang

berupa majalah maupun jurnal.

TABEL 3

KOLEKSI TERBITAN BERKALA UPT PERPUSTAKAAN

NEGERI YOGYAKARTA

No Jenis Indonesia Asing Total

Langganan Hadiah Jml. Langganan Hadiah Jml

1. Jurnal 27 233 260 81 28 109 369

2. Majalah Il-

miah Populer

35 144 179 48 8 56 235

3. Majalah

Populer

46 79 125 2 10 12 137

4. Surat kabar

a. Harian

b. Mingguan

10

17

0

1

10

18

0

0

0

0

0

0

10

18

5. Lain-lain 29 921 950 52 406 458 1408

Jumlah 164 1.378 1.542 183 452 635 2.177

Sumber: Data koleksi buku UPT Perpustakaan UNY tahun 2015

17

2.8 Penempatan Koleksi

Untuk lebih mendayagunakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu

pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi praktis dan

efisien, penempatannya sebagai berikut:

2.8.1 Buku

a) Buku Tandon (Reserve Books), diberi tanda ”R” ditempatkan di

lantai II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari setiap

judul dan kelebihannya ditempatkan di ruang peminjaman, karena itu

koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat (tidak dipinjamkan).

b) Buku Pinjaman/Sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang peminjaman

lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih dari satu, maka

dapat dipinjamkan dengan prosedur dan persyaratan yang telah diatur

dalam tata tertib dan prosedur peminjaman.

c) Baik buku tandon maupun buku pinjaman penempatannya disusun

menurut kelas/subyek.

2.8.2 Tesis/Skripsi/Disertasi

Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03), penggunaannya

sangat terbatas dengan persyaratan tertentu.Di ruang tesis/skripsi/disertasi

penyusunan koleksi berdasarkan fakultas dan subyek buku.

18

2.8.3 Laporan Penelitian

Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang

3.03.Koleksi ini hanya untuk dibaca ditempat dan dapat di foto

kopi.Pengerakannya disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan

subyeknya.

2.8.4 Koleksi Rujukan (Referensi)

Koleksi rujukan ditempatkan di lantai II ruang 2.08, pemanfatannya

hanya dibaca ditempat, dan boleh dipinjam untuk difoto kopi. Koleksi ini

disusun menurut jenis disertai kelas/subyek

2.8.5 Koleksi Majalah/Jurnal

Koleksi majalah/jurnal dapat dibaca di lantai II ruang 2.03.Koleksi

tersebut hanya dapat dibaca ditempat tidak dapat dipinjam dibawa pulang

kecuali untuk difoto kopi.Penyusunannya menurut abjad judul. Majalah

baru ditayangkan (di display) dan majalah yang sudah lengkap nomornya

dibendel/dijilid serta ditempatkan di ruang yang sama. Pada ruang

majalah ini dapat pula dibaca surat kabar lama yang sudah dibendel.

2.8.6 Koleksi Jurnal On-line

Seiring dengan perkembangan zaman yang serba modern,

Perpustakaan UNY melanggan jurnal on-line di bidang kependidikan,

scienece, sosial, pertanian, seni, teknik, humaniora, ekonomi, kesehatan.

19

2.9 Klasifikasi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

Pemberian nomor pada buku yang juga sering kita sebut dengan klasifikasi

tentu sangatlah penting dalam sebuah perpustakaan. Ada beberapa system

klasifikasi yang dapat digunakan oleh perpustakaan diantara nya yaitu system

klasifikasi dengan DDC ( Decimal Dewey Classification), LCC ( Library of

Congress Classification), dan UDC ( Universal Decimal Classification). Dalam

hal ini UPT Perpustakaan Negeri Yogyakarta memilih menggunakan klasifikasi

dengan system UDC ( Universal Decimal Classification). UDC sendiri

dikembangkan sebagai sistem klasifikasi analytico-sintetik baru dengan

kosakata secara signifikan lebih besar dan sintaks yang memungkinkan

pengindeksan konten yang sangat rinci dan pencarian informasi dalam koleksi

besar.

Dalam edisi pertama pada tahun 1905, UDC sudah termasuk banyak fitur

yang revolusioner dalam konteks klasifikasi pengetahuan: tabel berlaku umum

(aspek-free) konsep disebut tabel tambahan umum, serangkaian tabel tambahan

khusus dengan atribut tertentu tetapi dapat digunakan kembali dalam bidang

tertentu pengetahuan, sistem notasi ekspresif dengan menghubungkan simbol

dan aturan sintaks untuk memungkinkan koordinasi mata pelajaran dan

penciptaan bahasa dokumentasi yang tepat. Meskipun awalnya dirancang

sebagai pengindeksan dan pengambilan sistem, karena struktur dan skalabilitas

logis, UDC telah menjadi salah satu yang paling banyak digunakan sistem

organisasi pengetahuan di perpustakaan, di mana ia digunakan baik untuk

20

pengaturan rak, pengindeksan konten atau keduanya. Kode UDC dapat

menggambarkan setiap jenis dokumen atau objek untuk setiap tingkat yang

diinginkan dengan detail.

Struktur kelas utama UDC sama halnya dengan DDC, yakni dengan angka

utama satu digit. Struktur kelas utama UDC sebagai berikut:

0 general bibliography, libraries, etc

1 Filsafat, metafisika, psikologi, logika, etika

2 Agama, theologi

3 Ilmu-ilmu sosial

4 (kini kosong, semula untuk linguistik, filologi)

5 Matematika dan ilmu-ilmu alam

6 Ilmu-ilmu terapan, kedokteran, teknologi

7 Seni, rekreasi, hiburan, olah raga

8 Linguistik, filologi, sastra,belles-lettres

9 Geografi, biografi, sejarah

2.10 Sistem Pengolahan

Sebelum buku dapat disajikan kepada para pengguna maka dilakukan

proses pengolahan bahan pustaka guna mempermudah untuk proses temu

kembali informasi. Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan

dilakukan mulai dari bahan pustaka diterima sampai dapat disajikan dan siap

21

untuk dimanfaatkan atau dipinjam oleh pemustaka. Proses pengolahan buku di

UPT Universitas Negeri Yogyakarta dapat dijelaskan sebagai berikut :

2.10.1 Pengecekan Buku

Kegiatan pengecekan buku dilakukan untuk mengetahui

apakah jumlah pengiriman buku sudah sesuai dengan pesanan,

setelah itu kondisi buku juga dicek apakah ada kerusakan pada

halaman buku atau apakah ada halam yang hilang.Sehingga tidak

terjadi kekeliruan dan buku dapat diproses lebih lanjut.

2.10.2 Pemberian Stempel Inventaris

Pemberian stempel kepemilikan buku ini dilakukan setelah

proses pengecekan, hal ini bertujuan agar terdapan identitas

kepemilikan buku oleh UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta.

2.10.3 Pemasangan Benang Magnet

Pemasangan benang magnet pada buku dilakukan sebagai alat

deteksi buku, pemasangan benang magnet ini diselibkan di tegah

halam buku.

2.10.4 Proses Penginputan Data buku

Proses penginputan data buku dilakukan kedalam data base

dengan menggunakan system senayan. Proses klasifikasi buku

menggunakan system UDC ( Universal Decimal Classification).

Karena proses penginputan data dilakukan dengan system Senayan

22

maka secara otomatis setelah pustakawan mengisi lembar data yang

ada maka akan tercipta label, nomor inventaris buku, dan barcode

buku yang dapat langsung dicetak setelah penginputan seluruhnya

selesai.

2.10.5 Penempelan Label, Nomor inventaris, dan Barcode

a. Label Buku

Penempelan label buku dilakukan di punggung buku,

dimana label ini berisi nomor panggil buku yang berguna dalam

penyusunan buku dirak dan guna mempermudah proses temu

kembali informasi, dan pencarian buku di rak.

b. Nomor Inventaris dan Barcode

Penempelan nomor inventaris dan barcode pada buku

dilakukan guna mempermudah proses peminjaman buku sehingga

buku dapat langsung terdeteksi dengan alat barcode reader.

2.10.6 Pemberian Sampul Buku

Setelah semua proses selesai tahap akhir adalah proses

penyampulan buku. Penyampulan buku dilakukan dengan

menggunakan plastic mika transparan agar buku terlihat rapi, bersih,

dan awet setelah disajikan.

2.10.7 Pengiriman Buku

23

Pengiriman buku dilakuakn setelah semua proses pengolahan

telah selesai. Namun sebelum dikirim buku terlebih dahulu

dikelompokkan kedalam layanan masing – masing.

2.11 System Layanan Perpustakaan

Sebagai pusat informasi perpustakaan memiliki beberapa pelayanan

yang diadakan. Semakin banyak layanan yang ada maka akan semakin baik

suatu perpustakaan tersebut.Sejak awal berdiri UPT Universitas Negeri

Yogyakarta menerapkan system layanan terbuka (open access).System

layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi yang ada sebagai

perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan menjalankan system seperti ini

maka pemustaka dapat lebih luasa dalam mengakses informasi maupun bahan

pustaka yang dikehendaki.

2.12 Jam Buka Layanan

Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT

Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta memberikan pelayanan dengan

ketentuan waktu sebagai berikut:

Senin – Kamis : 07.30 – 18.00 WIB

Jum’at : 07.30 – 11.15 WIB

Sholat Jum’at

13.30 – 18.00 WIB

Sabtu dan Minggu : 09.00 – 15.00 WIB

2.13 Layanan Sirkulasi

24

Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan bagian

dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Dimana dalam proses layanan

sirkulasi ini dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

2.13.1 Layanan Peminjaman

Dalam layanan ini bertugas mencatat semua hal yang terkait

dengan peminjaman buku, yang mencangkup semua data buku yang

dipinjam dan juga orang yang meminjam buku, serta waktu batas

peminjaman buku. Prosedur peminjaman buku dapat dilakukan

dengan cara berikut:

a. Mencari data bibliografi pada jaringan catalog computer yaitu

OPAC (Online Public Access Catalogue) di UPT Perpustakaan

Universitas Negeri Yogyakarta atau dapat melihatnya di situs

http://library.uny.ac.id/sirkulasi.

b. Setelah data dapat ditemukan pemustaka dapat langsung

mencarinya di rak buku pada lantai I.

c. Setelah buku yang diinginkan ketemu maka pemustakan dapat

menyerahkan buku yang ingin dipinjam disertai dengan

menyerahkan KTA atau KTM yang masih berlaku.

d. Setelah buku yang dipinjam selesai diproses maka pemustaka

dapan membawa buku tersebut dengan terlebih dahulu menggesek

buka pada alat guna menonaktifkan sensor barcode yang masih

25

aktif dan member tanggal kembali pada bagian belakang buku

yang sudah dibreri lidah.

2.13.2 Layanan Pengembalian

Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat semua hal

yang terkait dengan pengembalian buku, mencangkup semua data

pengembalian koleksi yang dikembalikan,waktu pengembalian,

termasuk memberikan sanksi denda apabila terjadi keterlambatan.

Prosedur pengembalian dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan

disertai Kartu Tanda Anggota Perpustakaan atau KTM

2. Petugas akan melakukan proses pengembalian dan akan

menyerahkan kembali Kartu Tanda Anggota Perpustakaan atau

KTM apabila proses telah selesai.

2.14Layanan Referensi

Layanan referensi berada di Ruang 2.08 (Lantai II). Bentuk layanannya

berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang mencari

dan membutuhkan informasi tertentu.Koleksi rujukan merupakan suatu buku

atau pubikasi, dimana seseorang dapat berkonsultasi untuk mencari fakta atau

informasi tentang latar belakang obyek, orang, atau peristiwa secara cepat dan

mudah. Kecepatan dan kemudahan tersebut dikarenakan buku rujukan

informasinya dikemas secara sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis,

26

tabular, dan menurut kelompok tertentu atau pengklasifikasiannya menurut

subjek/topik/itemnya.

layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang

bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi

referensi/rujukan lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk dibaca

seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk dipinjamkan/dibawa pulang.

2.15Layanan Fotocopy

UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta juga menyediakan

layanan fotocopy bagi para pemustaka. Tentunya layanan ini akan sangat

berguna khususnya untuk bahan koleksi yan g tidak dapat dibawa pulang,

seperti buku tendon, majalah, jurnal, referensi, dan bagian

skripsi/tesis/desertasi.

2.16Layanan Skripsi, Tesis, Desertasi

Layanan yang berada di Ruang 3.03 (Lantai 3) ini menyediakan koleksi

Disertasi/Thesis/Skripsi.Karena keterbatasan ruangan, maka tidak semua

koleksi Disertasi/Thesis/Skripsi dapat dipajang di ruang layanan.Pemanfaatan

koleksi yang ada ini hanya untuk dibaca ditempat dan tidak dapat dibawa

pulang, dapat difotocopy. Selain itu UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta juga menyediakan layan ini dalam bentuk file softcopy (pdf) yang

dapat di akses di ruang digilib lantai III, pemanfaatan Skripsi/Tesis/Disertasi ini

hanya dapat dibaca dan tidak dapat diunduh.

27

2.17 Layanan Majalah dan Jurnal

Semua jenis terbitan berkala baik yang dilanggan maupun hadiah,

pemberian, dan tukar menukar seperti: Jurnal ilmiah, majalah ilmiah, tabloid,

majalah populer, baik yang berbahasa Indonesia maupun berbahasa asing

ditempatkan di dalam Ruang 2.08(Lantai 2).

Majalah terbitan terbaru dipajang di rak pajangan (display sheet) dan untuk

majalah yang telah dijilid dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah

dilayani dengan cara dibaca di tempat serta dapat difotocopy.

Prosedur peminjaman majalah atau jurnal untuk difotokopi:

a) Mengambil terbitan berkala yang diperlukan

b) Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas ruang dan

meninggalkan KTM/KTA Perpustakaan

c) Setelah selesai difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan menerima

kembali KTM/KTA Perpustakaan

2.18Keanggotaan UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta

2.18.1 Syarat Keanggotaan

Seluruh civitas akademika UNY berhak untuk menggunakan fasi

litas yang ada di perpustakaan. Untukmenjadi anggota perpustakaan har

us mendaftarkan dengan ketentuan sbb:

a) Menunjukan Kartu Mahasiswa yang masih berlaku.

b) Membayar Rp. 8000,- untuk penggantian pembuatan kartu.

28

c) Aktivasi kartu dilakukan setiap semester dengan

menunjukkan KTA atau KTM dan membayar Rp. 1000,-.

2.18.2 Peminjaman Pustaka

Pemustaka datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan menu

njukkan Kartu Tanda AnggotaPerpustakaan atau KTM dengan aturan se

bagai berikut :

1. Dosen selama 60 hari, maksimal 5 eksemplar.

2. Mahasiswa dan karyawan dapat meminjam maksimal 4

eksemplar.

3. Denda Rp. 300 perbuku tiap hari keterlambatan.

4. Koleksi dapat diperpanjang maksimal 1x massa pinjaman.

2.19Layanan Bebas Pustaka

Layanan bebas pustaka adalah layanan yang diberikan kepada para

mahasiswa yang ingin melakukan wisuda, karenan surat keterangan bebas

pustaka ini merupakan salah satu syarat jika mahasiswa ingin melakukan

wisuda. Adapun beberapa syarat yang harus dipenuhi guna mendapatkan surat

keterangan bebas pustaka adalah sebagai berikut:

1. Tidak memiliki pinjaman buku.

29

2. Untuk jenjang S1/S0 menyerahkan TAS/TABS/TAKS sofcopy ke loket

penerimaan skripsi UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

3. Menyarahkan sumbangan buku untuk S0/S1 minimal seharga Rp. 25.000,

untuk S2/S3 minimal seharga Rp. 50.000 di loket 1 UPT Perpustakaan

Universitas Negeri Yogyakarta

2.20 Peraturan Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta

Setiap pengunjung UPT Perpustakaan UNY wajib menaati peraturan

dan tata tertib sebagai berikut:

1. Menunjukkan kartu tanda mahasiswa atau kartu tanda anggota milik sendiri

yang masih berlaku.

2. Presensi pengunjung dengan cara men-scan Kartu Tanda Anggota

Perpustakaan.

3. Bersikap dan berpakaian sopan, serta menjaga ketertiban dan keamanan.

4. Mencuri dan atau merobek koleksi perpustakaan akan dikenai sanksi

akademis baik oleh UPT Perpustakaan maupun oleh UNY.

5. Tidak diperbolehkan:

a. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam ruangan.

b. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan.

c. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan,

d. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa kerah di dalam gedung

perpustakaan.

30

e. Bersedia mentaati semua peraturan yang berlaku tanpa kecuali.

2.21Sanksi bagi pengunjung UPT Perpustakaan UNY

Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib serta

keamanan yang berlaku pada UPT Perpustakaan Universitas Negeri

Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang melanggar ketentuan yang

telah digariskan akan dikenakan sanksi sebagai berikut:

1. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pinjaman di

bagian sirkulasi dikenakan denda Rp 300,00 per buku tiap hari

keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman).

2. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotocopy, pada bagian

layanan baca dikenakan denda Rp 500,00 per buku tiap jam keterlambatan.

3. Pengguna perpustakaan yang merusakkan sebagian dan atau keseluruhan

atau menghilangkan bahan pustaka yang menjadi tanggungjawab

peminjamannya dikenakan ketentuan sebagai berikut:

4. Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau keseluruhan atau

hilang tersebut dengan bahan pustaka yang sama.

5. Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil fotocopy-an.

6. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik sebagian atau

keseluruhan, tidak diperkenankan memanfaatkan fasilitas yang ada di

perpustakaan.

31

7. Pengguna yang dengan sengaja atau direncanakan melanggar peraturan dan

tata tertib akan dikenakan sanksi administratif dan atau akademik.

2.22 Kerjasama Perpustakaan

Dalam membentuk dan mengelolah suatu organisasi yang baik tentunya

harus memiliki suatu bentuk kerjasama yang baik pula, begitu juga dengan

perpustakaan. Setiap perpustakaan pasti selalu memiliki kerjasama dengan

pihak lain. UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta juga memiliki

beberapa kerja sama dengan pihak lain yaitu seperti dengan pihak penerbit,

universitas-universitas lain, dan juga pihak UPT perpustakaan Negeri

Yogyakarta juga menjalin kerja sama dengan Bank Indonesia (BI) untuk

membangun “BI Corner” di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.

2.23Sumber Dana

Setiap tahun perpustakaan pasti selalu menambah bahan koleksi

perpustakaannya.Hal ini selalu dilakukan agar perpustakaan dan koleksinya

dapat selalu mengikuti perkembangan zaman dan dapat selalu memenuhi

kebutuhan para penggunanya yang terus bertambah. Di UPT Perpustakaan

Universitas Negeri Yogyakarta juga memiliki dana khusus untuk proses

pengadaan tambahan buku. Dana tersebut telah dianggarkan oleh kantorguna

pengadaan bahan pustaka yang baru. Tahun 2015 UPT Perpustakaan

Universitas Negeri Yogyakara menganggarkan dana kurang lebih 3 miliar

untuk proses pengadan tersebut.