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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios. Contenido didáctico del curso Introducción a la Administración de Empresas.

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS

Y DE NEGOCIOS.

Figura nº 01: Teoría de las relaciones humanas. Elton Mayo.

90012 – INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

HENRY NEBARDO CELY GRANADOS

(Director Nacional)

NILSA NUBIA NAVARRO

Acreditador

Bucaramanga

Septiembre de 2010


Pag.

Introducción 4

UNIDAD 1

Manifestaciones de la Administración a través de los tiempos y Clásicos de la Administración.

5

Capítulo 1. Definición y generalidades de Administración. 5

Lección 1: Aproximación a una definición de Administración.

6

Lección 2: La Administración: Ciencia, Técnica y Arte. 7

Lección 3: Relación de la Administración con otras Ciencias.

8

Lección 4: Importancia de la Administración. 10

Lección 5: Antecedentes Históricos de la Administración. 13

Capítulo 2. Escuela Científica de la Administración. 16

Lección 1: Generalidades de la Administración Científica. 16

Lección 2: Taylor y sus Investigaciones. 18

Lección 3: El Ambiente Industrial en la época de Taylor. 20

Lección 4: Síntesis: „Postulados y Principios de la Administración Científica‟.

21

Lección 5: Seguidores de Taylor. 22

Capítulo 3. Escuela Clásica de la Administración. 25

Lección 1: Generalidades de la Administración Clásica. 25

Lección 2: Fundamentos de la Teoría Administrativa de Fayol.

26

Lección 3: Principios de Administración formulados por Fayol.

27

Lección 4: Otros aportes y seguidores de Fayol. 28

Lección 5: Aplicación del Método Científico en el Proceso Administrativo.

30


UNIDAD 2

Enfoques contemporáneos, modernos y posmodernos de la Administración.

34

Capítulo 4. Enfoques contemporáneos de la Administración. 34

Lección 1: Escuela Humanística de la Administración. 34

Lección 2: Escuela Estructuralista de la Administración. 37

Lección 3: Escuela Behaviorista o del Comportamiento Administrativo.

39

Lección 4: Escuela de Sistemas y Escuela Matemática de la Administración.

41

Lección 5: Escuela de la Administración por Objetivos. 43

Capítulo 5. Otras Teorías, Herramientas, Técnicas o Paradigmas de la Administración Moderna.

47

Lección 1: Teorías Administrativas: X, Y, Z. 47

Lección 2: E-commerce. 48

Lección 3: Empowerment. 50

Lección 4: Las 5 “S‟ de Kaizen. 52

Lección 5: Outsourcing y Reingeniería. 53

Capitulo 6. Las Funciones del Administrador. 54

Lección 1: Generalidades. 54

Lección 2: Definición de Objetivos/Políticas Empresariales y Planificación/Programación.

56

Lección 3: Desarrollo de la Organización y Procedimientos/Métodos.

57

Lección 4: Financiación, Dirección/Administración del Talento Humano.

59

Lección 5: Otras Funciones del Administrador. 61

ANEXO 63

ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN 67

FUENTES DOCUMENTALES 68


LISTADO DE TABLAS

Página

Tabla nº 01: Relación de la Administración con otras Ciencias

Tabla nº 02: Fuentes del Conocimiento Administrativo

Tabla nº 03: Desafíos de la Administración

Tabla nº 04: Antecedentes Históricos de la Administración

Tabla nº 05: Principios y reglas de Taylor

Tabla nº 06: Operaciones/funciones Teoría administrativa de Fayol.

Tabla nº 07: Principios Teoría administrativa de Fayol.

Tabla nº 08: Grados de motivación

Tabla nº 09: Tipos de Sistemas.

Tabla nº 10: Plan de objetivos.

Tabla nº 11: Beneficios del Outsourcing.

Tabla nº 12: Objetivos de la Reingeniería.


LISTADO DE GRÁFICOS Y FIGURAS


Figura nº 02: Mapa conceptual curso INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS.

Figura nº 03: La Administración como ciencia.

Figura nº 04: La Administración como técnica.

Figura nº 05: La Administración como arte.

Figura nº 06: Administración en la prehistoria y en los pueblos de la antigüedad

Figura nº 07: Administración en el antiguo Egipto.

Figura nº 08: Administración en Mesopotamia.

Figura nº 09: Administración en la antigua China.

Figura nº 10: Administración en Grecia.

Figura nº 11: Administración en Roma

Figura nº 12: Administración en la Edad Media.

Figura nº 13: Administración en la Edad Moderna.

Figura nº 14: La Revolución Industrial, antesala para un Desarrollo Administrativo Contemporáneo.

Figura nº 15: Frederick W. Taylor.

Figura nº 16: El Ambiente Industrial en la época de Taylor

Figura nº 17: Ford Motor Co. Henry ford.

Figura nº 18: Henri Fayol.

Figura nº 19: Funciones/operaciones administrativas.

Figura nº 20: George Elton Mayo.


Figura nº 22: Max Weber.

Figura nº 23: Organización Burocrática.


Figura nº 24: Douglas Mc Gregor.

Figura nº 25: Escala de necesidades. Abraham H. Maslow.

Figura nº 26: Kenneth Boulding.

Figura nº 27:

Figura nº 28:

Figura nº 29:

Figura nº 30: Herbert Simon.

Figura nº 31: Peter F. Drucker.

Figura nº 32: Teoría Z de William Ouchi

Figura nº 33: E-commerce

Figura nº 34: Empowerment

Figura nº 35: Las 5 “S‟ de Kaizen

Figura nº 36: Outsourcing

Figura nº 37: Reingeniería

Figura nº 38: Funciones del administrador

Figura nº 39:


INTRODUCCIÓN

El presente contenido didáctico, comprende dos unidades, seis capítulos y 30 lecciones que le permitirán al estudiante “futuro administrador/creador de empresas”, o al interesado en general adquirir de una forma autónoma y ordenada conocimientos relacionados con la Administración: algunas definiciones, su evolución a través de los tiempos, los clásicos con sus respectivas escuelas, los enfoques contemporáneos, nuevas herramientas o paradigmas que han venido surgiendo, y finalmente las funciones del administrador.

Adicional al presente contenido y teniendo como orientación la guía de aprendizaje y actividades, el estudiante deshace los diferentes productos en los tiempos establecidos, para ello y una mayor profundización en los temas tratados, el lector también dispone de una extensa bibliografía relacionada al final de cada una de las unidades que componen el módulo. Se recomienda como complementó a los temas plasmados en el módulo, la consulta de lecturas en las diferentes páginas Web, en ellas encontrara numerosos enlaces que le permitirán reconocer y profundizar en las temáticas.

Para el buen desarrollo del curso académico Introducción a la Administración de Empresas (en sus tres fases de aprendizaje: Reconocimiento, Profundización y Transferencia) se hace necesaria la constante interacción con el respectivo Tutor y sus compañeros, por medio del uso de las variadas herramientas que nos brindan las Tecnologías de la Información y de la Comunicación.

En el transcurso del módulo y como complemento se encuentran actividades de Autoevaluación para una mayor comprensión de los capítulos y lecciones, en tal sentido, se invita a los estudiantes a juiciosamente desarrollar las Autoevaluaciones.

Los administradores de empresas de hoy y del mañana trabajan en equipo, para ello esta invitado respetado lector a conformar sus pequeños grupos colaborativos, para que de esta forma intercambien conceptos relacionados con los temas tratados y por tratar.


Figura nº 01: Mapa conceptual curso.

ADMINISTRACION

IMPORTANCIA

ENFOQUES CONTEMPORANEOS

CIENTIFICA CLASICA Escuela Escuela

CIENCIAS HISTORIA

NUEVOS ENFOQUES, HERRAMIENTAS, TÉCNICAS O

PARADIGMAS DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR


UNIDAD 1: Manifestaciones de la Administración a través de los tiempos y

Clásicos de la Administración

CAPITULO 1: Definición y generalidades de Administración

Lección 1: Aproximación a una definición de Administración

Etimológicamente, administrar, "del latín administrare", quiere decir: SERVIR. En este sentido administrar puede interpretarse como la acción de cuidar de los bienes de otro. Administrar quiere decir también regir, gobernar. En este sentido, administrar es dirigir los destinos de una comunidad, de tal manera que se alcancen los fines de la misma.

Estas definiciones etimológicas se ajustan a las primeras concepciones sobre Administración, cuando esta actividad se confundía con las funciones políticas, gubernamentales y religiosas.

Con el desarrollo económico y social de los pueblos, y especialmente bajo el influjo de la Revolución Industrial, el término Administración ha evolucionado de tal manera que hoy se consideran sus equivalentes, palabras como: Dirección, Gestión, Gerencia.

Definiciones: Entre las definiciones más usuales, que se encuentran en la vasta bibliografía de los autores contemporáneos, pueden citarse las siguientes:

a) George R. Terry, 1 remitiéndose a Henri Fayol, define la Administración como " un proceso distintivo que consiste en la planeación, organización, dirección, ejecución y control", que se efectúa para determinar y lograr los objetivos, mediante el empleo de personas y recursos de diversa índole. b) Hay quien define la Administración como acción humana, racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos.2 c) La Administración es el medio por el cual pueden ser racionalmente organizados y extendidos al conjunto de cuerpo social, los cambios sociales, tecnológicos y políticos.3 d) Para Luther Gulick 4, la Administración es aquella actividad encaminada a

1 George Terry “Principios de Administración”, Novena Edic, página 20. Edit. Continental S.A.

México 1978 2 Simón Herbert A. “Administrative Behavior”.

3 Robert, Mc Namara, Presidente del Banco Mundial. Citado por Gerardo Gutiérrez en su Libro

“Administración, Ciencia y Arte”. Página 22. 4 Gulick, Luther, Sciencie volumen in Public Administration. Institute of Public. Administration, New

York.


hacer que las cosas se hagan de acuerdo con ciertos objetivos. Es un sistema de conocimientos, por medio del cual los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de cualquier situación, en que se organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos comunes.

Lección 2: La Administración: Ciencia, Técnica y Arte

Ubiquémonos en el primer lugar, en el terreno de la ciencia, la técnica y arte.

¿Qué es ciencia?

Del latín "scientia", que quiere decir: Conocimiento sistematizado de las cosas, basado en el estudio y la experimentación. La característica esencial de la ciencia es que permite organizar sistemáticamente el conocimiento, por medio de la aplicación del método científico.

La ciencia se integra con la formulación sistemática de las posibilidades de repetición de un fenómeno. Siempre se observará, por ejemplo, que todo cuerpo lanzado al vacío, dentro de determinadas condiciones, caerá atraído por la gravedad. Esto quiere decir, que el fenómeno se repetirá siempre en la misma forma, si las condiciones son las mismas.

En el campo de las ciencias físicas se dice que, dadas unas mismas causas, se producen unos mismos efectos.

En el campo de las ciencias sociales, como es el caso de la administración, se puede decir que los fenómenos tienen la posibilidad de repetición, pero no con la certidumbre con que acontece con las ciencias físicas, debido a que el comportamiento humano es complejo y cambiante.

El hombre ha alcanzado muchos avances en algunas ciencias, como en la Física, la Biología, las Ciencias Matemáticas. En cambio en otras va muy despacio. Este es el caso de las ciencias que se relacionan con el comportamiento humano, debido a que no es posible asegurar que el comportamiento del hombre sea el mismo dadas unas determinadas causas. Se pueden formular hipótesis sobre la forma como el hombre se organiza en grupos y deducir las tendencias de su comportamiento, pero no con la exactitud como se esperan las consecuencias de determinadas causas en el campo de las ciencias físicas.

La investigación en las Ciencias Sociales es reciente. En el campo de la Administración apenas comienza a fines del siglo XIX, cuando Frederick Winslow Taylor, inició los estudios llamados de "Administración científica". (Ver lecciones 1, 2, 3, 4 y 5 del Capítulo 2).


¿Qué es técnica?

La técnica es el conjunto de procedimientos y métodos por medio de los cuales se pueden aplicar las ciencias y las artes. Entendemos, entonces, que la técnica es a la ciencia y al arte como la calculadora al ingeniero, el telescopio al astrónomo o el pincel al pintor. La técnica apoya a la ciencia y al arte y sirve de vehículo a su expresión.

¿Qué es el arte?

Según el diccionario Anaya de la Lengua Española, arte es: "Conjunto de normas para hacer algo perfectamente".

Arte es, pues, "hacer bien las cosas"; tener "habilidad para ejecutarlas". Ahora, un arte productivo requiere una comprensión de la ciencia bajo la cual se encuentra y el uso idóneo de las técnicas apropiadas. Dicho de otra manera, requiere que el artista, léase administrador, ingeniero, médico, etc., conozca a cabalidad los principios en los cuales se fundamenta la ciencia de su especialidad y los progresos técnicos en métodos de operación, aplicables a su práctica profesional.

Hechas las anteriores consideraciones sobre lo que es ciencia, técnica y arte, pasemos ahora a ubicar a la Administración dentro de cada una de estas posibilidades.

La Administración como Ciencia: La Administración considerada como ciencia, está constituida por una serie de postulados, que se han venido estableciendo por los investigadores y estudiosos en este campo del saber.

¿Existe un cuerpo de conocimientos sobre Administración?

Existe. Ese cuerpo de conocimientos se encuentra abreviado en las obras clásicas de la Administración y en los aportes hechos a esta ciencia por las diferentes escuelas administrativas, que serán objeto de estudio en el siguiente capítulo. ¿Existe un objeto de estudio propio de la ciencia administrativa?

Antes de responder este interrogante, no olvidemos que la ciencia administrativa es una ciencia social, que se refiere al comportamiento humano dentro de las organizaciones, y al comportamiento de las organizaciones como tales.

Aceptado lo anterior, afirmamos entonces que existe un objeto de estudio propio de la ciencia administrativa.

Para unos autores ese objeto es la organización; para otros, es el proceso administrativo total, que incluye no sólo a la organización, sino a los elementos relativos a la racionalización del trabajo.


Concluyamos, entonces, tratando de unificar criterios y mientras se avanza más en el conocimiento de esta disciplina, que la ciencia administrativa se ocupa de la:

Organización racional del trabajo: Partiendo de esta premisa y aceptando que desde el comienzo de la humanidad el hombre ha tenido que desarrollar una actividad (trabajo) para satisfacer sus necesidades de todo orden (materiales, culturales, sociales, espirituales); sé comprenderá por qué la organización racional del trabajo, objeto de la ciencia administrativa, toma tanta importancia, a medida que aumenta la población y que crecen las demandas de productos, bienes y servicios, para poder satisfacer necesidades también crecientes. No pudiendo el hombre satisfacer por sí mismo, individualmente, todas sus necesidades, se asocia en familias, tribus, clanes, gremios, estados, empresas, originando una variada tipología organizacional que tiene por fin racionalizar las actividades (trabajo), que la comunidad requiere, para obtener resultados en forma de bienes y servicios para su subsistencia, supervivencia, bienestar humano y permanencia en el tiempo.

En este sentido las actividades humanas se concretan en funciones administrativas que se ejecutan a través de procesos denominados: Planificación, Organización, Dirección, Coordinación, Control.

Estas funciones se cumplen en la organización racional del trabajo. Cada función en sí misma, su característica tecnológica, la forma y modalidad como se cumple y el ámbito que abarca, obedece a unos principios, reglas y técnicas que han de aplicarse para lograr resultados satisfactorios, en la solución de problemas y necesidades humanas. Estas funciones serán estudiadas ampliamente durante el transcurso de la carrera y muy específicamente, en el desarrollo del curso denominado "Fundamentos de Administración".

¿Cuál es el método que se utiliza en la ciencia administrativa?

La ciencia administrativa, como toda ciencia, se instrumenta del método científico para llegar a conclusiones válidas.

A estas conclusiones denominadas postulados o principios administrativos, se ha llegado luego de superar las fases que comprende el método científico y que en síntesis son:

Identificación del problema

Observación, experimentación y formulación de la hipótesis

Prueba de la hipótesis

Formulación de la ley o teoría

Dichas fases no se desarrollan en estricto orden sino de modo flexible acorde con el problema que se investiga.


Ahora, no perdamos de vista lo siguiente: Así como para la elaboración de las teorías científicas se emplea el método científico, se dice que en la ejecución de los procesos administrativos se puede proceder "científicamente", cuando se aplica un alto grado de racionalidad. Por este camino se ha llegado a elaborar una teoría de la "acción humana racional", aplicable en administración, que se puede denominar "teoría de los ciclos del proceso administrativo" consistente en afirmar que: Las funciones administrativas de planeación, organización, dirección, coordinación y control, se ejecutan mediante un proceso cíclico de acción humana, que consiste en:

Tomar decisiones

Programar las decisiones

Comunicar las decisiones

Controlar las decisiones

Evaluar los resultados de las decisiones.

Al aplicar en cada ciclo un alto grado de racionalidad, estamos poniendo en práctica el método científico. Esta práctica científica nos lleva a aseverar, por ejemplo, que: A mayor racionalización en los procesos administrativos, mayor eficiencia en los resultados.

De acuerdo con las consideraciones anteriores ¿se podrá entonces decir que la Administración es una ciencia?

La mayoría de los autores y tratadistas coinciden en afirmar que la Administración es una ciencia en proceso de investigación, como es el caso de otras ciencias sociales.

Los más entusiastas no vacilan en calificarla como la ciencia más importante del siglo XX.

La Administración como Técnica: Si la técnica es "un conjunto de procedimientos y métodos" no podemos dudar que la Administración es una técnica, en la medida en que se hace práctica, desarrollando procedimientos y métodos de operación. Ejemplo: procedimiento de contratación de personal, de registro de proveedores, de compras y suministros, de investigación de mercados, etc.

La Administración como Arte: Si "arte" es "hacer bien las cosas", es decir, "habilidad para ejecutarlas", es obvio que la práctica de la Administración, cuyo objetivo es lograr óptimos resultados en la ejecución de sus actividades propias, constituye un verdadero arte.


El arte exige una comprensión de los elementos involucrados en el proceso administrativo y una gran habilidad para el manejo de esos elementos, en especial el elemento humano, considerado el más valioso de los recursos de la organización. La Administración cumple con esta exigencia.

Conclusión: Todas las consideraciones analizadas en la lección dos de este primer capítulo, nos permiten concluir que: La Administración es ciencia, técnica y arte.

Lección 3: Relación de la Administración con otras Ciencias

Tal vez la Administración, por ser una de las ciencias más recientes, ha logrado su status de ciencia gracias a los aportes de tantas otras disciplinas científicas que, como las matemáticas, la psicología, la sociología, la antropología, le han entregado instrumentos válidos para abrirse camino y poder precisar su objeto de estudio y su método. Las ciencias no nacen ni evolucionan solas, su desarrollo está supeditado al auxilio que reciben de ciencias mayores, cuyo bagaje las ayuda a buscar su propia identidad. En el caso de la Administración, que desde siempre se vislumbró como una actividad inherente al desenvolvimiento humano y que sólo hasta el siglo pasado logró situarse en un contexto científico, se debe mucho a otras ciencias. Las relaciones de la Administración con otras ciencias pueden mirarse desde varios puntos de vista, veamos el siguiente cuadro:

Tabla nº 01: Relación de la Administración con otras Ciencias. Es tan amplio el campo de acción de la Administración, que sus nexos con otras ciencias no se agotan en la clasificación anterior. Seguramente, ciencias que no se mencionaron allí, pueden, ocasionalmente, servirle de herramienta o de contexto.

Otra manera de enfocar las relaciones de la Administración con otras ciencias, nos remite a una clasificación en la cual las ciencias se constituyen, "fuentes de conocimiento administrativo", divididas en tres subgrupos, veamos:

Las ciencias que la nutren Filosofía. Psicología. Sociología. Política.

Las ciencias que le sirven de instrumento

Matemáticas. Estadística. Contabilidad, Informática, Cibernética. Economía.

Las ciencias que le sirven de marco referencial

Historia. Derecho. Geografía. Antropología. Política.


Tabla nº 02: Fuentes del Conocimiento Administrativo

Tanto la primera opción planteada, como esta última, son igualmente validas.

Lección 4: Importancia de la Administración

En la civilización actual, en la cual el esfuerzo cooperativo del hombre da sentido a nuestra sociedad, no podemos ignorar la enorme importancia del quehacer administrativo.

El elemento fundamental de este quehacer está constituido por la actividad humana: hombres que trabajan con otros hombres para lograr objetivos comunes. Pero la responsabilidad coordinadora, en esta consecución de metas, está centrada en la capacidad de las personas que ejercen la función administrativa.

¿Qué haríamos con suficiencia de recursos humanos, avances tecnológicos y desarrollo de conocimientos e investigaciones, si la calidad de la Administración aplicada a las organizaciones no es efectiva? No llegaríamos a ninguna parte. Compete, entonces, a la Administración como llave de respuesta efectiva a la problemática de las organizaciones, un papel protagónico en la solución de los conflictos del mundo contemporáneo; conflictos que, sin duda, lo que reclaman con urgencia es una capacidad administradora, de la tecnología existente y de los recursos disponibles y potenciales.

Acabemos con el mito de subdesarrollo y entendamos, de una vez por todas, que nuestro problema es un problema de sub Administración de recursos.

La Administración es y ha sido la base y el progreso de las naciones adelantadas, y por eso ha sido llamada "La ciencia motora del desarrollo"; La importancia de la Administración radica también en el hecho de que en ella se sintetizan y concluyen otras ciencias, que buscan proveer al hombre y a la sociedad de los elementos necesarios para realizar eficientemente su destino. La acción administrativa hace posible que el hombre se beneficie de las demás ciencias y técnicas, en la formulación de objetivos económicos, sociales y políticos.

Es, mediante el perfeccionamiento, difusión y aplicación de la teoría y técnicas administrativas, como se mejora la calidad de vida humana, porque ella hace posible la aplicación de políticas, la realización de objetivos sociales, y el aprovechamiento de recursos y medios para el desarrollo del hombre.

Ciencias del comportamiento Antropología. Psicología. Sociología

Ciencias cuantitativas Teoría contable y financiera. Matemáticas y estadística. Cibernética o informática.

Ciencias sociales Economía. Derecho. Historia y filosofía.


La Administración es el agente de transformación por excelencia. Su repercusión en la sociedad es única. La mayoría de los cambios sociales, económicos, financieros, culturales y tecnológicos, se deben a la Administración, y a que ella es un medio de procesar el cambio.

El universo empresarial, en el cual se incluye el Estado como la más grande y compleja empresa, funciona debido a la actividad administrativa y ninguna empresa, ni pública ni privada, puede existir o prosperar si la función administrativa está ausente. Es decir, no tendría posibilidad de ser. La obtención de objetivos empresariales tales como los económicos, políticos, sociales, descansan en la función administrativa. Serán más o menos satisfactorios, según sea más o menos eficiente el proceso administrativo y la competencia de quienes lo ejecutan.

La Administración de hoy se enfrenta a un triple desafío:

Promover el desarrollo económico y social.

Mejorar las normas de convivencia social.

Mejorar la organización y el manejo de las instituciones políticas.

A este desafío debe responder la Administración, a la cual corresponde no sólo interiorizarse en sus procesos para depurarlos, sino mirar hacia las demás opciones científicas y técnicas para instrumentarse y apoyarse en ellas, o para canalizar las posibilidades que brinden, e integrarlas en el proceso administrativo total.

La Administración es una especie de ciencia síntesis, catalizadora de las llamadas ciencias de la dinámica social, que no se limita a conceptos y postulados teóricos, sino que se extiende efectivamente al conglomerado humano mediante la adecuada aplicación de sus procesos y sus normas. Es así como la dirección de las empresas determina en gran parte el cambio que la sociedad va a realizar, y los administradores, desde un jefe de estado hasta los directores de empresas, hacen posible la aplicación de las políticas, para lograr la estabilidad y el bienestar del conglomerado social.

Lección 5: Antecedentes Históricos de la Administración

Para identificar los elementos de la Administración que los pueblos y sociedades anteriores a nuestra época aplicaron en sus actividades privadas o públicas, es necesario fijar un marco de referencia que permita comparar lo que nosotros entendemos hoy como tales elementos.

Para abordar esta tarea debemos anticipar concepciones que serán materia de estudio más profundo en el capítulo dos y tres de este módulo, cuando se hable de los Clásicos de la Administración, igualmente en la Unidad II trataremos nuevos enfoques, técnicas, herramientas, doctrinas y escuelas administrativas. Ahora tomamos tales concepciones como guía, para que el estudiante pueda


aproximarse a una interpretación administrativa en los resúmenes históricos que se hacen sobre las culturas del pasado. Veamos los diferentes apartados de la siguiente tabla.

ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA ADMINISTRACION

Concepciones

Administración en la Prehistoria y en los Pueblos de la Antigüedad.

Formas primitivas de organización familiar.

El hombre se encargaba de cazar animales, por lo que la cacería exigía inteligencia, astucia y necesidad de aprender a cazar en grupo.

Las primeras empresas fueron pues, aquellas para cazar, pescar y recoger frutos, especialmente en las agrupaciones nómadas.

No se encuentran vestigios ciertos de las formas de organización administrativa en las comunidades de aquellos tiempos, pero es de suponer que cuando ellas se asentaron en un lugar apareció la ocupación y posesión de tierras, ganados y bienes domésticos que debió crear conflictos y, seguramente, formas de organización social más reglamentada.

Como se sabe, fueron los sumerios el primer pueblo que creó un sistema de escritura propiamente dicho. A partir de este invento se ha podido seguir el proceso de la evolución de los pueblos con mayor precisión, ya que tanto en Mesopotamia como en las demás regiones del mundo habitado, que habían alcanzado un alto grado de evolución, la escritura empezó a registrar hechos que resumen la historia de los hombres antiguos.

Administración en el Antiguo Egipto.

En el antiguo Egipto se llegó a un sistema de Administración casi totalmente estatal, cuya característica principal fue su alto grado de centralización.

El rio Nilo es el hecho geográfico que mas influyó en el ejerció de aspectos económicos de Egipto y en la caracterización de su organización política y administrativa, es por ello que la agricultura fue la riqueza principal de los egipcios.

Al monarca llamado Menes se le atribuye la unificación de Egipto, ya que lo convirtió en un estado con organización civil bastante evolucionada. A partir de esta época, los estados que habían sido más independientes, fueron tributarios del FARAÓN.

Harry Elmer Barnes5, profesor de historia de la economía, señala que la humanidad debe al

Egipto antiguo muchos aportes, entre los que destaca los principios de Administración económica basados en una organización de la burocracia del estado. Conviene agregar que también se pueden identificar en Egipto antiguo formas de Administración que constituyen antecedentes de las funciones y principios administrativos de hoy.

5 Harry Barnes, “Historia de la economía del mundo occidental”, Unión tipográfica editorial –

Hispano Americana 1976.


Administración en Mesopotamia.

Mesopotamia que significa país entre dos ríos „Tigris y Éufrates‟, antiguamente llamada Sumeria.

Al igual que en Egipto, la agricultura ocupo un lugar destacado por la cercanía a los ríos, la centralización NO fue tan marcada como en Egipto.

Los habitantes de Mesopotamia legaron a la humanidad invenciones importantes. Una de esas invenciones fue la escritura que con el

correr del tiempo se convirtió en la base del progreso de ese país, es de destacar al rey Hamurabi de Babilonia que realizó una compilación de leyes, la más completa y avanzada que se conoce de esos tiempos, llamada el "Código de Hamurabi". Pocas fases de la actividad económica, civil, penal, comercial y, por consiguiente, administrativa, quedaron sin regular en dicho código.

Al igual que la agricultura, la ganadería también era prospera ocupando a gran parte de la población, un antiguo documento sumerjo indica que, hacia el año 2.800 a.c, la manufactura, la industria y las artes habían alcanzado bastante desarrollo, lo cual imponía un tipo de organización del trabajo y una especialización de oficios, entre los que se encontraban, por ejemplo: Tejedores, Orfebres, Bataneros, Joyeros, Tintoreros, Escultores, Ceramistas, Grabadores en marfil y madera, Carpinteros, Sastres, Constructores de barcos, Cirujanos, Cerveceros.

Es así como el comercio se constituye en la más importante actividad, y alcanzó prácticas y regulaciones muy avanzadas. El Código de Hamurabi, principal fuente de información sobre las características de la sociedad sumeria, contiene prescripciones de carácter civil, penal, comercial, judicial, laboral, gubernamental y religioso que nos permiten detectar que la evolución social alcanzada por esta civilización fue notable. Se sabe, por ejemplo, que por el trabajo artesanal se pagaba un "salario" y que existía una forma de aprendizaje. En general, se puede aseverar que se daba en aquel entonces un cierto tipo de organización artesanal.

Administración en la Antigua China.

En China florece una cultura conocida como el periodo Chang -Yin, cuya organización política y administrativa denota que existía un régimen matriarcal.

En China se destaca la compilación de normas conocidas como "La Gran Regla" o código de leyes aplicables al gobierno y a los individuos. Este código se compone de ocho partes que tratan los siguientes asuntos: Provisiones, Educación, Comodines, Justicia, Sacrificios, Hospitalidad, Trabajo, Deberes militares.

La organización de China fue típicamente feudal gobernada por príncipes que a la vez eran vasallos del Rey.

El filósofo CONFUCIO aparece con su pensamiento dirigido a modelar los hábitos y pensamiento del pueblo chino, donde se destaca sus enseñanzas hacia el arte de gobernar y de administrar enfocado a lo público.

Chow, otro tratadista, en su „Constitución‟ habla de varios factores que un gobernante debe tener en cuenta para desarrollar una buena Administración.

Al comparar tanto los postulados de Confucio como los factores señalados por Chow con los planteamientos de la Administración actual, encontramos puntos de contacto que son relevantes y


que nos permiten identificar en el pensamiento antiguo chino, antecedentes válidos para el quehacer administrativo de hoy.

Administración en Grecia.

Los Griegos fueron matemáticos, economistas, políticos, artistas y profundos pensadores que legaron a la humanidad una herencia cultural nunca superada. Sócrates, Platón y Aristóteles aparecen en un primer plano, como forjadores del pensamiento de occidente.

Al aproximarnos a los pensadores, legisladores y gobernantes de aquel pueblo, podemos deducir teorías, principios y prácticas administrativas que constituyen antecedentes valiosos para las

concepciones administrativas actuales, dentro de ellos tenemos a Platón con su libro „La Republica‟ en él nos enseña „la organización del trabajo‟ atado al principio de „división del trabajo‟ que a la vez genera la necesidad de una autoridad que coordine y dirija los esfuerzos de los individuos. De estas circunstancias surgen las organizaciones que al reglamentarse, configuran el Estado, que fue tema trabajado por Aristóteles en su obra „La Política‟.

Aristóteles planteo la organización del estado en tres poderes, Legislativo, Ejecutivo y Judicial. Sobre estos poderes fue que Montesquieu elaboro las teorías de las tres ramas del poder público.

Tanto Platón como Aristóteles estudiaron las diversas formas de gobierno anteriormente descritas, señalaron su origen, evolución, bondades y vicios. De sus análisis se han servido los filósofos, políticos, economistas y administradores, para formular sistemas de gobierno y de Administración de los estados modernos.

Administración en Roma.

Recordemos que hay diferentes periodos de la historia en Roma. La Monarquía, La República y El Imperio, también es importante recordar que los fundadores de Roma fueron Rómulo y Remo, este último el primer Rey.

Otro de sus reyes fue Numa Pompilio a quien se atribuye la organización del Estado, es decir de una era de organización institucional del Estado.

Con el rey Tarquino el Soberbio cae la Monarquía y empieza el periodo de la República con gobernantes llamados „Cónsules‟ quienes expiden una legislación para poder gobernar y ejercer la Administración en forma más eficaz.

Con Octavio Augusto César nace el periodo del Imperio con el surgimiento de una Burocracia que se extiende a las provincias donde gobierna los procónsules. La casta militar adquiere mayor fuerza y organización, la organización del estado se deteriora y la sociedad se anarquiza, todo lo cual conduce a la caída del imperio.

De todo lo anterior se concluye que los romanos hicieron un esfuerzo por establecer reglamentaciones del trabajo y de las actividades del estado, y que dejaron orientaciones y pautas para la Administración de las sociedades sub-siguientes.

Administración en la Edad Media.

La Edad Media se ubica entre la caída del Imperio Romano de Occidente y el siglo XV, varios aspectos caracterizan esta época, el Feudalismo, los Gremios Artesanales y de


Comerciantes, los Burgos y la Iglesia Católica.

Los monjes medievales conservaron y transmitieron métodos romanos para el cultivo del campo y la cría de ganados, favoreció las industrias, fueron artesanos, construyeron diques y canales, abrieron caminos y administraron los monasterios que, en muchas ocasiones, fueron centros de industrias agrarias, manufactureras y artesanales de gran magnitud.

Administración en la Edad Moderna.

La Edad Moderna se ubica entre dos grandes acontecimientos, el Descubrimiento de América 1942 y la Revolución Francesa 1789.

Esta época presenta características administrativas que son producto de fuerzas que impulsaron al mundo europeo de finales de la edad media a su expansión. Esas fuerzas fueron, entre otras: el Cristianismo, el desarrollo del Comercio a través del mar y por tierra.

La conquista y colonización influyeron en las formas de organización administrativa de los pueblos europeos. Las empresas de aquellos tiempos fueron de varias clases: desde las de tipo religioso, que tenían como objetivo la conversión de los habitantes de los mundos descubiertos a la fe cristiana, hasta las que organizaban los reinos para la conquista de nuevos territorios, para la guerra contra otros reinos, y aquellas organizadas por particulares, por su cuenta o con consentimiento de los reyes, o empresas mixtas que tenían como objetivo la exploración y obtención de metales preciosos o de materias primas que enriquecían los tesoros de los estados y aumentaban el patrimonio de particulares.

En esta época surge el Mercantilismo que es la característica más sobresaliente de los siglos XVI y XVII; éste da origen a un nuevo estilo de Administración, que puede llamarse Administración mercantilista.

La Revolución Industrial, antesala para un Desarrollo Administrativo Contemporáneo.

Con el nombre de Revolución Industrial se conoce la época en que las máquinas y nuevas tecnologías se aplicaron a los procesos industriales y se generaron cambios profundos en la sociedad.

Con las innumerables invenciones de esta época como: La maquina a vapor, la industria textil, el transporte a vapor, la navegación fluvial, hace que haya cambios en la organización del trabajo, de tal manera que ,

por ejemplo: mientras que, antes de la Revolución Industrial, la producción se daba en pequeñas unidades domésticas, es decir en el taller familiar, la mecanización de la industria y la producción en gran escala, transformaron sustancialmente los modelos conocidos e impidieron que el trabajo doméstico, tal y como se venía realizando, pudiera competir con las fábricas.

La revolución industrial originó una serie de fenómenos económicos, sociales y tecnológicos que obligaron a estudiar problemas de muchos órdenes, entre ellos los relativos a la dirección de las empresas, a la organización del trabajo y al manejo de personal, como respuesta a tensiones y conflictos que surgieron de las rupturas de las condiciones de trabajo anteriores y de la aparición de nuevas formas de vida, hábitos, costumbres y pensamientos sobre el progreso y bienestar del hombre.


Tales estudios darán comienzo a una nueva actitud frente al fenómeno administrativo, y nacimiento a la época de la "Administración Científica", como puede ser llamada a partir de los aportes de los clásicos de la Administración que serán estudiados en el siguiente capítulo.

Tabla nº 04: Antecedentes Históricos de la Administración

Autoevaluación:

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CAPITULO 2: Escuela Científica de la Administración

Lección 1: Generalidades de la Administración Científica.

La Escuela de la Administración Científica, como su nombre lo indica, es aquélla que en la formulación de sus principios y en la búsqueda de soluciones: para sus interrogantes, acude al método científico y lo aplica en sus procesos de planeación, organización, dirección, ejecución y control del trabajo.

Se decía en la lección 2 del primer capítulo, que la Administración es ciencia, puesto que cuenta con un cuerpo de conocimientos específicos, tiene un objeto propio de estudio y aplica el método científico.

Pues bien, cuando se habla de cuerpo de conocimientos tenemos obligatoriamente que remitirnos a la figura y obra de uno de los Clásicos de la Administración quien inició el acopio de experiencias y conocimientos más valiosos para el estudio de la misma.

Su más importante aporte está constituido por sus experimentos en relación con la racionalización del trabajo, nos referimos a Frederick W. Taylor, quien con sus investigaciones, buscaba un mejoramiento de la eficiencia empresarial, partiendo del análisis de los métodos practicados por los jefes y trabajadores en cuanto a la ordenación y ejecución de las actividades y operaciones.

Toda la obra de Taylor se realiza dentro de la concepción relativa a cómo las diversas actividades que se ejecutan en las empresas deben realizarse racionalmente, mediante la aplicación de métodos científicos. A esta posibilidad de racionalización se llega si, previamente, se estudian todas las actividades industriales, con el fin de establecer así sus características y procesos. Este estudio de las actividades industriales debe conducir a formular conclusiones que permitan mejorar la eficiencia del trabajador que las ejecuta y, por ende, a la formulación de una teoría administrativa en cuanto a la dirección del trabajo.

Taylor también puso énfasis en la importancia que tiene la coordinación de los departamentos de una empresa para que -al evitar un funcionamiento desarticulado-, se logre una armonía empresarial que implica la disminución del despilfarro industrial y de la ineficiencia laboral. Para alcanzar esa armonía empresarial, Taylor apuntó a la necesidad de controlar rigurosamente cada una de las operaciones del proceso industrial, con el fin de reforzar lo que se está haciendo correctamente, o bien, corregir las desviaciones o fallas que se detecten.


Así mismo, Taylor señaló el cómo la Administración o dirección de una empresa debe considerarse, en sí como un experimento científico de cuyos resultados se puedan deducir principios y modelos administrativos que tiendan hacia la eficiencia empresarial. Esta última orientación de Taylor ha dado pie a lo que se viene llamando dirección científica.

Lección 2: Taylor y sus Investigaciones

Frederick W. Taylor nació en Germán Town, Filadelfia estado de Pensilvania, en el año de 1856. Sus padres lo enviaron a estudiar a Francia, en donde hizo sus primeras letras. Pensó seguir estudios de derecho en la Universidad de Harvard, pero como le sobrevino una enfermedad en los ojos tuvo que aplazar su ingreso a la universidad.

A causa de no poder seguir sus estudios fue a buscar trabajo y lo consiguió en un taller de mecánica que había cerca de su casa. Allí permaneció durante 3 años y aprendió desde el uso de las herramientas hasta el diseño y elaboración de modelos para la fabricación de las mismas. A los 22 años entró de jornalero a los talleres de una compañía llamada Midvale Steel Works, en donde se destacó por sus capacidades y aptitudes. Fue ascendiendo, rápidamente, y en 6 años pasó de jornalero a ingeniero jefe.

Durante este tiempo -dado que su vista mejoró-, se matriculó en una escuela nocturna con el ánimo de estudiar Ingeniería, carrera para la cual -durante sus años de práctica-, había demostrado aptitudes. El matricularse en una escuela nocturna le permitió continuar trabajando de día.

Alrededor de sus 23 años y desempeñando cargos inferiores al de ingeniero, comenzó a aplicar procedimientos científicos a su trabajo, los cuales consistieron, en primer lugar, en la observación de los siguientes fenómenos:

Deficiencias en la organización del trabajo.

Desaprovechamiento de la maquinaria y los equipos.

Gran desperdicio de la mano de obra, debido a la rutinización en los sistemas de trabajo.

Bajo rendimiento de los operarios.

Con base en estas observaciones y -como parte de las soluciones propuestas-, inventó un nuevo método para cortar metales, en la cual consignó los principios y las técnicas gracias a las cuales las herramientas cortantes podían durar más que las que se fabricaban en ese tiempo.

Taylor realizó muchos experimentos administrativos y recibió por sus inventos sumas de dinero que lo hicieran rico, hasta el punto de que alguna vez dijo: "Ya no puedo darme el lujo de trabajar por dinero". Y en verdad, en 1901, se retiró de las


actividades destinadas a ganar dinero y se dedicó al perfeccionamiento de los principios y a la divulgación de su obra.

Entre las obras publicadas por Taylor merece especial mención la llamada Shop Management o Administración de talleres, en la cual aparecen sus teorías acerca de "tiempo y movimiento". Su obra más famosa, denominada Principios de la Administración Científica, apareció en 1911.

Con esta última publicación, Taylor echó los cimientos de la nueva ciencia del trabajo que -conjuntamente con la obra Administración industrial y general de Fayol-, constituye el fundamento de la ciencia administrativa, la cual -según comentarios autorizados-, es la ciencia nueva más importante del siglo XX, y del siglo XXI, por supuesto!!!

Lección 3: El Ambiente Industrial en la época de Taylor

Las características de la producción industrial, en la época de Taylor, eran todo lo contrario a lo que hoy se llama producción eficiente. Los empresarios creían que el mejor indicio de una buena Administración consistía en lograr mantener la nómina de salarios lo más baja posible, con el fin de obtener buenas utilidades. El trabajo, humano se consideraba como una mercancía -sometida a las leyes de la oferta y la demanda-, lo cual generaba el problema de la competencia entre la oferta de la mano de obra. Para defenderse de la explotación, y

como respuesta al mal trato y bajos salarios, los obreros formaban sindicatos y aumentaban las exigencias en cuanto a obtener mejores condiciones para el trabajador. Como medida de defensa obrera contra la explotación, hubo una sensible reducción del rendimiento del trabajador, a quien el sindicato exigía producir lo menos posible como condición para que contara con su respaldo. Quien se arriesgaba a producir un tornillo más, aparte del número previamente acordado por las unidades de trabajadores, tenía que abandonar el trabajo por las buenas o por las malas. Así se defendían los trabajadores de la explotación patronal porque -si un obrero demostraba que era capaz de un mayor rendimiento-los patronos exigían que los demás rindieran por igual, sin mejorar el salario. Este tipo de situaciones contribuyeron a la polarización de las diferencias entre patrones y obreros.

Taylor aplicó todo su interés al estudio de este panorama industrial de su época y observó fallas administrativas, tales como las siguientes:

Intereses opuestos entre patrones y trabajadores.


Desigualdad en el grado de desarrollo de los varios factores que constituyen la Administración. Podía haber, por ejemplo, un buen desarrollo en los procesos técnicos, pero serias fallas en la dirección del personal.

Falta de una relación coherente entre la producción y las utilidades de las empresas.

Desequilibrio entre la producción y las ventas.

Bajo rendimiento del trabajador, por falta de una buena dirección.

Ausencia de estímulos y de motivación para el trabajo.

Deficientes técnicas gerenciales.

Falta de programación y de control adecuado.

Empresas con costosas instalaciones y equipo, las cuales no daban rendimiento suficiente.

La obra de Taylor Principios de la Administración Científica -citada anteriormente-, comienza afirmando el cómo una buena dirección administrativa es aquélla que logra propiciar la armonía entre patrones y obreros y no el desarrollo de posiciones antagónicas, como se creía en la época que debía ser, debido a que el obrero perseguía un mayor salario y el patrono costos menores. Demostrar que estas dos aspiraciones no se excluían y hacer comprender que la conjugación de éstas era el único camino seguro para obtener el éxito en cuanto a la dirección de las empresas, fue uno de los grandes esfuerzos de Taylor.

Sus experiencias como obrero, compañero y capataz de trabajadores, lo llevaron al convencimiento de que existía una diferencia enorme entre el trabajo que ejecutaba un obrero común y el que podía ejecutar un obrero entrenado y bien dirigido. Pero lo que más le sorprendió fue que ni los patronos ni los obreros se habían dado cuenta de que esa diferencia alcanzaba, a veces, la proporción de uno a cuatro, es decir, que mientras un obrero calificado podía producir cuatro unidades, el obrero no calificado apenas podía producir una.

Para probar que el obrero calificado -esto es, entrenado-, podía producir más, Taylor realizó investigaciones con grupos de trabajadores que consistieron en lo siguiente:

Asignar a los trabajadores una tarea que sólo pudieran ejecutar, los obreros hábiles, sin que ello excediera su capacidad normal de trabajo o les ocasionara fatiga indebida.

Asegurar a los obreros que -al cumplir su tarea-, tendrían un salario mayor y que el aumento sería entre un 30% y un 100%, según la naturaleza del trabajo.


Al realizar estos experimentos, Taylor comprobó que, efectivamente, el entrenamiento, sumado a los incentivos, aumentaba la productividad del trabajador.

Descubrió también el cómo ni los patronos ni los obreros sabían el tiempo que era requerido para ejecutar una determinada tarea. Esto lo llevó a ejecutar estudios de tiempo, es decir, estudios conducentes a establecer cuál es el tiempo que un obrero gasta para efectuar una determinada operación.

Por regla general, no existía el pago por tarea ejecutada, sino por tiempo empleado en ella. Esto llevaba al obrero a trabajar despacio y sin método alguno.

Para modificar esta situación Taylor propuso otra experiencia:

Fijar una tarea grande que necesitara esfuerzo, por parte del obrero para cumplirla.

Establecer ciertas condiciones de trabajo, de tal manera que todos los obreros estuvieran en capacidad de cumplir con la tarea.

Fijar un alto salario para quienes la cumplieran en un determinado tiempo y bajo las circunstancias previstas.

Hacer ver a los obreros que quienes no cumplieran con la tarea saldrían perdiendo.

A medida que se realizaban estos experimentos, se establecían ciertos patrones de tiempo; se estudiaban los movimientos necesarios que un obrero hacía para que estas tareas se cumplieran; se implantaban los métodos y sistemas que debían emplearse; se realizaban investigaciones en cuanto al aprovechamiento de máquinas y equipos; se estudiaban las velocidades apropiadas; se desarrollaban nuevas herramientas de trabajo y, en general, se realizaban estudios acerca de los diferentes pasos que era necesario dar para la ejecución de las tareas. Los resultados de estos estudios e investigaciones se fueron convirtiendo en reglas que, poco a poco, integraron el cuerpo de la doctrina acerca de la Administración Científica.

Lección 4: Síntesis: „Postulados y Principios de la Administración Científica‟

Postulados: Partiendo de la afirmación acerca del cómo el principal propósito de la Administración consiste en lograr la máxima prosperidad para patronos y obreros, Taylor formuló una serie de recomendaciones, con el fin de orientar la reorganización de las empresas. De dichas recomendaciones -que hoy se conocen como postulados-, se hace a continuación una síntesis:

1) La industria -para su funcionamiento satisfactorio-, debe ser organizada científicamente, es decir, debe aplicar el método científico en sus procesos.


2) Con base en el conocimiento de los métodos y tiempos necesarios, se puede formular un buen plan de dirección y racionalización del trabajó, así como aumentar la productividad de los obreros, midiendo constantemente sus labores y dándoles a conocer sus realizaciones, para estimularlos.

3) Aumento de los salarios con base en un mejor funcionamiento de la empresa; esto en cuanto a la racionalización de los costos de producción y en cuanto al incremento de la productividad per-cápita, a través de varios factores entre los cuales están: a) mínimo consumo del esfuerzo humano, de los recursos materiales y del capital a invertir; b) separación entre el trabajo de planificación, la labor intelectual y la manual; c) el trabajo previamente planificado; d) la dirección debe aplicar la teoría científica de la Administración, en lo que a los aspectos principales del trabajo se refiere, y no poner énfasis sobre los detalles.

4) Los capataces deben supervisar al menor número posible de operarios y la maquinaria bajo su responsabilidad debe agruparse en un sólo taller. Las labores deben someterse a una doble inspección para garantizar su calidad.

5) Las relaciones con los trabajadores deben hacerse de manera científica. La responsabilidad de las labores debe distribuirse entre la dirección y entre los obreros. Para esto, el obrero requiere capacitación previa, y debe imperar un ambiente cordial y un reconocimiento de la condición del individuo.

6) Los sistemas de salarios deben basarse en la cantidad y calidad de las labores realizadas. Estas deben ser medibles, para que se pueda pagar a cada obrero u operario según su contribución diaria a la producción total. El mismo interesado podrá hacer: tal medición, en términos de unidades.

Principios de Taylor: Para lograr la aplicación de métodos científicos en la organización del trabajo, Taylor formuló los siguientes principios o reglas, las cuales consideró básicas para la buena marcha de las empresas, veamos la siguiente tabla.

Principios/reglas

Sistematización de los conocimientos Acerca del trabajo, con el fin de convertirlos en reglas, leyes y fórmulas útiles que el trabajador pueda emplear en su labor cotidiana.

Selección científica de los trabajadores

Tomando en cuenta la naturaleza del trabajo y las aptitudes y capacitación requerida.

Adiestramiento y capacitación del trabajador

Por medio de la enseñanza de métodos científicos acerca de la forma como debe ejecutar sus funciones.

Colaboración con los trabajadores Con e! fin de asegurar que el trabajo se hará de acuerdo con los principios de la ciencia que se debe aplicar a cada función.

Creación de un ambiente de -Entre el trabajador y los patronos-, para obtener la


cooperación mutua identificación de todos con los objetivos comunes de la empresa.

División de la responsabilidad entre la dirección y los trabajadores

Esta división consiste en que la dirección hace los planes, dirige, supervisa y controla, mientras que el trabajador ejecuta y aplica las reglas que le da la dirección.

Supervisión especializada O sea, que para las distintas etapas de un proceso deben intervenir supervisores especialistas, de acuerdo a las técnicas propias del trabajo.

Tabla nº 05: Principios y reglas de Taylor

Principios y técnicas relacionadas con la economía de tiempos y movimientos: Al lado de los postulados y principios fundamentales de la Administración Científica, aparecen las prácticas y técnicas administrativas conocidas con los nombres de estudios de tiempo y movimiento, las cuales han alcanzado un gran desarrollo en nuestros días y han sido la base del adelanto en la producción industrial.

Taylor, dio origen a los estudios de tiempo y movimiento, los cuales fueron perfeccionados por sucesores suyos, entre los cuales se destaca F.B. Gilbreth.

En un principio, los estudios de tiempo eran considerados únicamente como un medio para determinar la magnitud de la tarea que un trabajador podía realizar en una jornada o en un tiempo X. Los estudios de movimiento se encaminaban a elaborar mejores métodos para la realización de un trabajo determinado, economizando o racionalizando los desplazamientos físicos de un operario. Hoy, ambos estudios -tiempo y movimiento-, se consideran como una técnica inseparable.

¿Qué se entiende por estudios de tiempo y movimiento? En general, puede decirse que los estudios de tiempo y movimiento se refieren a las mediciones que se realizan en cuanto al tiempo que una persona o una máquina gasta para realizar una operación, y en cuanto a los movimientos que es necesario ejecutar para el desarrollo de la misma operación, sean éstos del cuerpo, de sus miembros o de los diversos componentes de una máquina. Estos estudios incluyen también el análisis de los métodos, de los materiales y de los instrumentos, utilizados o que han de utilizarse para la ejecución de cada una de las operaciones de un trabajo.

Los estudios de tiempo y movimiento tienen los siguientes propósitos:

Encontrar la manera más económica de hacer el trabajo.

Estandarizar los métodos, los materiales, los instrumentos y los equipos.

Determinar el tiempo que una persona calificada y debidamente entrenada emplea en la ejecución del trabajo.

Asistir y entrenar al trabajador en la utilización de métodos apropiados.


Simplificar las operaciones al máximo.

Importancia de los estudios de tiempo y movimiento en la Administración moderna: En toda organización en donde se esté aplicando la Administración Científica, los estudios de tiempo y movimiento son de gran importancia para la programación le las actividades y para el mejoramiento de los procedimientos en uso.

Un estudio de los tiempos y movimientos cubre generalmente dos etapas: una primera etapa de diagnóstico y una segunda etapa de análisis y formulación de los nuevos métodos.

Los pasos que se siguen en la etapa de diagnóstico, son, generalmente, los siguientes:

Observación del trabajo que un hombre ejecuta, descomponiéndolo en sus movimientos simples y complejos.

Observación de cada uno de los diferentes movimientos que se ejecutan, sean del cuerpo (caminar de un lado a otro) o de los miembros del cuerpo.

Descripción de cada una de las partes del trabajo estudiado.

Medición del tiempo que se emplea en cada operación.

Los pasos que se siguen en la etapa de análisis y formulación de los nuevos métodos son, generalmente, los siguientes:

Análisis de los movimientos y tiempos empleados.

Formulación y prueba de los cambios operados en, los movimientos.

Capacitación del trabajador en cuanto a la manera de ejecutar las operaciones para la producción de un determinado artículo o parte.

Asignación de los nuevos tiempos para la ejecución de los movimientos, adema de los tiempos imprevistos y los tiempos de descanso, con el fin de encontrar el tiempo total, indispensable para ejecutar una determinada unidad de trabajo.

Actualmente, los estudios de tiempos y movimientos se realizan por profesional en el campo de la ingeniería industrial y constituyen un instrumento básico para el incremento de la eficiencia gerencial en relación con la organización del trabajo en las fábricas y talleres, así como en el control de los procesos de la producción en las empresas o del trabajo repetitivo en las oficinas.


Lección 5: Seguidores de Taylor

La escuela de la Administración Científica -desarrollada en los Estados Unidos a partir de la obra de Taylor-, es integrada fundamentalmente por ingenieros en los que se destacan, por sus estudios y aportes, los siguientes:

Henry Laurence Gantt: Escribió varias obras en las cuales se mencionan las mas representativas que son: "Trabajo, incentivos y utilidades" y "Organización y para el trabajo". Gantt era un ingeniero mecánico, quien -asociado con Taylor-, realizó varios estudios relativos a los costos de producción y a los registros de los resultados. Propuso incentivos por trabajo realizado, con el fin de premiar el rendimiento del trabajador.

Franck Buncker Gilbreth: Avanzó en el estudio de los movimientos que hace el trabajador al ejecutar las operaciones, y realizó análisis acerca de la fatiga. Aprovechó los dibujos móviles para representar los movimientos y para simplificar las operaciones.

Harrington Emerson: Desarrolló los postulados de Taylor y realizó aplicaciones -de Administración Científica- en el campo de la selección y entrenamiento de personal. „Autor de los doce principios de la eficiencia‟ el estudiante esta invitado a investigarlos.

Henry Ford: Se tiene como uno de los precursores más destacados de la gran industria moderna. En 1899 fundó la primera fábrica de automóviles. Empezó su carrera como simple mecánico y -al igual que Taylor-, llegó a ser un ingeniero jefe de una fábrica.

Realizó el proyecto de un modelo, de carro impulsado por su propio motor y-aunque su primera fábrica fue cerrada-.continuó con su interés empresarial hasta llegar a obtener financiación para fundar la Ford Motor Co, en donde empezó a producir carros a precios populares.

Se debe a Ford la organización de la producción en cadena, así como numerosas innovaciones administrativas, tales como: la asociación con los empleados (quienes fueron accionistas de la empresa), el establecimiento de un salario mínimo, la jornada de 8 horas, los planes de ventas, la asistencia técnica y las estrategias comerciales (como, por ejemplo, la exigencia al comprador de pagar el automóvil antes de vencerse el pago de la materia prima adquirida). La producción en serie -organizada por Ford-, permitió la fabricación en gran escala; En 1913, fabricaba 800 carros por día; en 1926, alcanzó a tener 88 fábricas, un total de 150.000 personas bajo su mando y una producción anual de 2.000.000 de carros.


A pesar de que el Taylorismo ha sufrido fuertes ataques, y es -aun hoy en día-, objeto de severos análisis, se aprecia cómo la Administración Científica sigue abriéndose paso y se complementa con investigaciones y metodologías más actualizadas, así como con el apoyo de otras disciplinas tales como: la psicología industrial, la gerencia por objetivos y también con las innovaciones de los modernos teóricos de la Administración, quienes propugnan por el mejoramiento de la organización del trabajo, dentro de los lineamientos de una dirección participativa. En el Taylorismo se encuentran muchos de los principios y métodos que constituyen la base fundamental de la técnica y la ciencia administrativa actual.

Peter F. Drucker6 -en su obra La Gerencia de Empresas-, se refiere a Taylor y destaca su aporte en cuanto a la ciencia administrativa, equiparándolo con un brillante descubrimiento. Señala cómo la metodología -seguida por Taylor en sus investigaciones-, permitió arribar al estudio real de los seres humanos en el trabajo, con lo cual se llega a una mejor comprensión del hombre, en toda su dimensión.

La gerencia científica -dice Drucker-, es casi una filosofía sistemática del trabajador y del trabajo. Puede muy bien ser la contribución más poderosa y más duradera de los Estados Unidos a Occidente desde los Estudios Federales. "Mientras persista la sociedad industrial, ya no perderemos la comprensión de que el trabajo humano se pueda estudiar sistemáticamente, se puede analizar, se puede mejorar trabajando en sus partes elementales…" También este autor afirma cómo el descubrimiento de la Gerencia Científica -como todos los grandes descubrimientos-, se realizó de la manera más sencilla:

La gente había trabajado durante miles de años. Había hablado siempre de mejorar su trabajo. Pero pocas personas habían contemplado al trabajo humano en forma sistemática, hasta que, alrededor de 1885, Frederick W. Taylor comenzó a hacerlo. Se daba el trabajo por sabido, y es un axioma que uno nunca ve lo que da por sabido. La gerencia científica fue así uno de los grandes descubrimientos libertadores. Sin ella sería imposible realizar un estudio real de los seres humanos en el trabajo. Sin ella no podríamos nunca ir más allá de las buenas intenciones, las exhortaciones y los "apuros" al dirigir al trabajador y, a los procesos del trabajo.

6 DRUCKER, Peter F. La Gerencia de Empresas. Buenos Aires, Suramenricana, 1981. pp. 368 - 377

Autoevaluación:

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CAPITULO 3: Escuela Clásica de la Administración

Lección 1: Generalidades de la Administración Clásica

En el año de 1888, el ingeniero de minas Henri Fayol (1841-1952) logró salvar de la ruina a una gran compañía metalúrgica de Francia, en la cual él había venido trabajando desde hacía veinte años. Actuando como director de la misma, el ingeniero Fayol aplicó un nuevo método de Administración que le dio resultados satisfactorios y al cual llamó Administración positiva.

Según sus propias manifestaciones, los estudios administrativos que realizó tenían fines exclusivamente prácticos y de aplicación personal; no obstante -de varios años de experimentación, observación y control constante-, éstos le sirvieron no sólo para alcanzar un éxito sin precedentes, sino que también le permitieron postular el cuerpo doctrinal de los principios de la Ciencia de la Administración. La doctrina Fayolista se inició dando especial trascendencia a la fundamentación metodológica, de ahí que el mismo Fayol la llamara positiva, científica o experimental.

El 23 de junio de 1900 -en la sesión de clausura del Congreso Internacional de Minas y Metalurgia-, Henri Fayol presentó por primera vez sus ideas administrativas y, en 1908, con ocasión del Congreso de la Sociedad de la Industria Minera, desarrolló de manera resumida los criterios fundamentales de su teoría. Su obra principal en este campo, es el libro titulado Administración Industrial y General.

En una segunda etapa Fayol amplió su doctrina, incluyendo procedimientos para la investigación administrativa, puesto que la primera concepción metodológica presentaba sólo reglas fundamentales, a las cuales había llamado elementos de Administración.

Para Fayol, los procedimientos administrativos eran instrumentos muy importantes para la buena dirección de toda empresa, puesto que permitían el diagnóstico y la solución de muchas de las dificultades, propias de las organizaciones de su tiempo.

El Fayolismo tuvo también una tercera expansión o etapa, en cuanto a sus postulados se refiere, cuando el propio Fayol completó y profundizó los principios de su doctrina para hacerla universal y aplicable, también, al campo de la Administración pública. En los últimos años de su vida, se dedicó decisivamente a escribir acerca de este tema, con el fin de industrializar al Estado para hacerlo más eficiente.


Las investigaciones de Fayol se enfocaron hacia todas las empresas y hacia el Estado. Poco a poco, se convenció de cómo los principios administrativos eran aplicables a todas las empresas, cualquiera que fuese su naturaleza, objetivos y magnitud. De la agrupación de estos principios, Fayol dedujo lo siguiente:

"No hay una doctrina administrativa para la industria y una doctrina administrativa para el Estado; no hay más que una sola doctrina administrativa. Los principios y las reglas que valen para la industria valen para el Estado y recíprocamente"7.

Es necesario destacar el cómo las teorías de Fayol fueron concebidas para la dirección de las empresas y, por lo tanto, pusieron mayor énfasis sobre los aspectos gerenciales. A ello se debe el que el Fayolismo considere que la aplicación de la Administración Científica debe comenzar por los niveles más altos e irse luego difundiendo hacia todos los otros niveles, mediante la aplicación de los principios y el adoctrinamiento.

Lección 2: Fundamentos de la Teoría Administrativa de Fayol

La teoría de Fayol parte de un modelo de estructura funcional de empresa, el cual fue presentado por él mismo de la siguiente manera:

El conjunto de las operaciones/funciones que realizan las empresas puede dividirse en seis grupos, veamos la siguiente tabla:

Funciones Técnicas Relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa.

Funciones Comerciales Relacionadas con la compra, la venta o el intercambio.

Funciones Financieras Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.

Funciones de Seguridad Relacionadas con la protección y preservación de los bienes y personas.

Funciones Contables Relacionadas con los inventarios, los registros, los balances, los costos y las estadísticas.

Funciones Administrativas Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de ellas.

Tabla nº 06: Operaciones/funciones Teoría administrativa de Fayol.

7 FAYOL, Henri. Administración Industrial y General. Buenos Aires, El Ateneo, 1979.


Estos seis grupos de operaciones o funciones esenciales existen en toda empresa, sea ésta simple o compleja, pequeña o grande.

Las operaciones incluidas en el sexto grupo de la anterior tabla y que Fayol denominó funciones administrativas, fueron definidas por él de la siguiente manera, ver figura n

Figura nº Funciones/operaciones administrativas

Lección 3: Principios de Administración formulados por Fayol

Simultáneamente con el desarrollo de su teoría, acerca de las operaciones o funciones de la empresa, Fayol formuló un cuerpo de principios generales en cuanto a la Administración.

Decía que la función administrativa (es decir, aquélla que se refiere a las operaciones del sexto grupo descrito anteriormente) tiene como órgano y como instrumento básico al cuerpo social de la empresa, mientras que las funciones incluidas en los 5 primeros grupos, ponen en juego la materia prima y las máquinas. La función administrativa sólo obra sobre el personal y, en consecuencia, la salud y el buen funcionamiento del cuerpo social de una empresa dependen de un cierto número de condiciones, a las cuales llamó principios, leyes o reglas.

El número de principios no es limitado. Toda regla que fortifique al cuerpo social y facilite su funcionamiento, armonía y efectividad, toma lugar entre los principios administrativos y tiene validez durante todo el tiempo en que la experiencia confirme su vigencia.

Fayol menciona y describe en su obra catorce principios, los cuales había tenido la oportunidad de aplicar, y a los que consideraba como básicos para el ejercicio eficiente de la función administrativa. Tales principios se sintetizan en la siguiente tabla:

PRINCIPIO En que consiste?

DIVISION DEL TRABAJO Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia.

AUTORIDAD Y Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de


RESPÒNSABILIDAD la autoridad, e implica el deber rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre si.

DISCIPLINA Depende de la obediencia, la dedicación, la energía, el comportamiento y el respeto de las normas establecidas.

UNIDAD DE MANDO Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el principio de la autoridad única.

UNIDAD DE DIRECCION Establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.

SUBORDINACION DE LOS INTERESES INDIVIDUALES A LOS INTERESES GENERALES.

Los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares.

REMUNERACION DEL PERSONAL

Debe haber una satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización, en términos de retribución.

CENTRALIZACION Concentración de la autoridad en la cúpula de la jerarquía de la organización.

JERARQUIA O CADENA ESCALAR

Línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo. Es el principio de mando.

ORDEN Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar (Ver lección 24) desarrollo

8

EQUIDAD Amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal.

ESTABILIDAD DEL PERSONAL

La rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en su cargo, tanto mejor.

INICIATIVA Capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente el éxito.

ESPIRITU DE EQUIPO La armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organización.

Tabla nº 07: Principios Teoría administrativa de Fayol.

Lección 4: Otros aportes y seguidores de Fayol

Fayol dedico gran parte de sus escritos a la elaboración de conceptos y criterios relativos a las características que debe tener un administrador de empresas. Así como escritos acerca de la educación que este debe poseer. Fayol fue el primero que abogó por la enseñanza de la Administración en la universidad y, más aún la propuso desde la escuela primaria.

8 De gran relación con housekeeping, mejoramiento continuo, Las cinco “S”,

www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefeo.htm

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefeo.htm


Al estudiar las posibilidades de mejorar las operaciones empresariales -mediante la realización científica de las funciones del proceso administrativo y la aplicación de los principios comentados anteriormente-, dedujo él cómo la tarea de administrar requiere de un prototipo de administrador en el que se reúnan características como las siguientes:

Salud y vigor físico: los administradores, llamados también jefes o ejecutivos, tienen que soportar largas jornadas de trabajo, atender complejas tareas y absorber intensas presiones, por lo cual su salud y resistencia deben ser óptimas.

Inteligencia y vigor intelectual: la inteligencia es una cualidad que consiste en la capacidad de entender, aprender, comprender y asimilar. También la capacidad de actuar con juicio y de memorizar información.

Cualidades morales: el administrador debe ser ejemplo. Debe tener carácter, firmeza, honestidad, disciplina, rectitud y abnegación.

Cultura: el papel que corresponde desarrollar al administrador, en la empresa y en la sociedad, exige de él que sea un hombre culto. Todos los hombres que se elevan -dice Fayol- tienen necesidad de desarrollar una cultura general, humanística, científica y universal.

Conocimientos administrativos: estos conocimientos se refieren a la teoría y técnicas administrativas relacionadas con la "organización racional del trabajo"; esto es, con los principios y técnicas de planeamiento, organización, dirección, coordinación y control, además de un profundo conocimiento acerca de la psicología y las relaciones humanas.

Conocimiento de las operaciones empresariales: un directivo debe poseer no solamente conocimientos administrativos, sino además las nociones básicas relativas a otras funciones empresariales, tales como: las técnicas; las comerciales; las financieras; la seguridad y las otras que surjan y de las cuales debe ocuparse.

La teoría administrativa de Henri Fayol se ha extendido desde su época hasta nuestros días y -en un alto porcentaje-, sirve de fundamento no sólo al ser considerada como área de estudio, sino también en cuanto es un modelo que se aplica en la organización de empresas privadas y públicas. La teoría Fayolista ha servido de base a una escuela que se ha denominado anatomista y fisiologista de la organización, por referirse -en buena parte-, a la estructura y funcionamiento de la empresa como organismo social. Esta escuela -que también, se considera científica, al igual que la originada por Taylor-, fue seguida, ampliada y complementada por tratadistas de gran renombre como: James D. Mooney, Lindal O. Urwick, Henry Niles, Leonard Whiste, entre otros.


Lección 5: Aplicación del Método Científico en el Proceso Administrativo

Se ha dicho que la Teoría Clásica de la Administración se originó en los trabajos, estudios e investigaciones de Taylor y Fayol, de las cuales se ha hablado en estos dos últimos capítulos. Estos trabajos tuvieron como objetivo el lograr una mayor eficiencia en el funcionamiento de las empresas privadas y en la organización de la Administración pública. Ambos tratadistas consideraron que la Administración posee las características de una ciencia y que, tanto la teoría como la práctica, deben abordarse científicamente.

En el siguiente numeral, el autor y tratadista Carlos Ramírez Cardona9 presenta -al Administrador de empresas-, un modelo de aplicación del método científico en la ejecución del proceso administrativo que, como se ha dicho, se integra con las funciones de planeación, organización, dirección, coordinación y control. Este modelo describe el método por medio del cual el administrador logra que las funciones del proceso administrativo se materialicen; es decir, se ejecuten, pasando de la concepción teórica a la práctica y poniendo en actividad a la empresa, mediante la dinámica de sus administradores y del personal que la conforma. La dinámica se logra por medio de la acción humana racional y cooperativa del proceso administrativo, la cual se organiza en ciclos.

Ciclos del proceso administrativo: El protagonista del proceso administrativo, por así decirlo, es el administrador quien -en el ejercicio de su papel-, ejecuta las siguientes actividades específicas denominadas ciclos del proceso administrativo:

a. Toma de decisiones

b. Programación

c. Comunicación

d. Control

e. Evaluación.

Estos modelos de acción se ejecutan en todas las fases de la Administración. El ciclo, como totalidad, conforma un mecanismo por cuyo medio la función administrativa se realiza. El ciclo se repite -dentro de cada proceso y en sí mismo-, en la ejecución de las funciones específicas, en las sub-funciones y en las actividades técnicas o especializadas, individuales.

Teóricamente, el ciclo se desarrolla en una secuencia, desde la decisión hasta la evaluación. Esta última origina nuevas decisiones, con lo cual se inician nuevos ciclos. El ciclo puede ocurrir en una forma abreviada y con simultaneidad de acciones.

9 RAMIREZ, Cardona Carlos, Teorías y Enfoques Sobre Administración, Bogotá. Editorial UNISUR,

1994.


Numerosos ciclos pueden estar en acción a un mismo tiempo, en el proceso administrativo. Un ciclo completo se puede estar cumpliendo en la Junta Directiva de una empresa -en relación con la determinación de ciertos objetivos-, mientras que otro ciclo u otros muchos pueden estar desarrollándose en el departamento de ventas o en el de finanzas; así mismo, otros de menor magnitud, estarán sucediéndose en una sucursal, en relación con problemas particulares que tienen que ver con sistemas y procedimientos, manejo de personal, etc.

La acción administrativa se puede, pues, observar o imaginar como una serie de ciclos dentro de otros ciclos y, además, puede concebirse la acción cicloidal como una serie de círculos o ruedas que imitan el mecanismo de un reloj, en el cual sus engranajes se superponen, se tocan y sincronizan, en una y otra dirección. La totalidad del mecanismo constituye la acción administrativa, el proceso administrativo.

La evaluación -en cierto modo-, se inicia con el examen de los resultados, hasta llegar, retrospectivamente, al comienzo del ciclo, o sea, a la decisión. Si de la evaluación resulta que el ciclo se ha desarrollado con éxito, lo más posible es que éste vuelva a repetirse sin variaciones. Si resulta lo contrario, posiblemente la subsistente decisión será modificada. Pero el nuevo proceso, sin embargo, se desarrollará en forma cicloidal, como un fenómeno que se repite y que es susceptible de observación. Examinemos ahora la naturaleza de cada una de las fases del ciclo.

a. Toma de Decisiones

Una decisión puede tomarse de muchas maneras, pero -en cualquier caso-, a la decisión debe llegarse mediante un método racional, que incluye los siguientes pasos:

Definición de la materia objeto de la decisión.

Análisis de la situación existente.

Cálculo y delineación de alternativas.

Deliberación.

Escogencia de la alternativa.

También aquí la secuencia de la actividad, desde la definición de la materia hasta la escogencia de la alternativa, constituye un proceso complejo en sí mismo.

La definición de la materia: es la identificación del problema. Problema aquí no significa solamente un hecho que plantea interrogantes. Problema aquí es algo dinámico, lo cual resulta de la diaria actividad administrativa y que -así no se presente espontáneamente-, se crea bajo el influjo de esa actividad dinámica. Un problema necesita diagnóstico y, en algunos casos, es objeto de importantes investigaciones previas. En todo caso, la actividad


relacionada con la definición de la materia consiste en la descripción y clarificación de lo que se tiene entre manos. La eficacia en los pasos subsiguientes del ciclo, depende -en gran parte si no en toda-, de la precisión con la cual se realice esta primera actividad de definición -del asunto acerca del cual hay que decidir-.

El análisis de la situación existente: comprende el estudio de hechos y factores que tiene relación con el problema. A veces, ello incluye la consideración de ciertos valores, cuando éstos hacen parte de la situación que se analiza. Hay innumerables medios que auxilian esta actividad, como por ejemplo: la contabilidad, las investigaciones de opinión, el análisis de mercado, la prueba de productos, los informes comprensivos y muchos otros, todos los cuales suministran datos acerca del asunto que se estudia.

El cálculo y delineación de alternativas: comprende dos pasos principales: Primero, una sistemática identificación y descripción de casos conocidos, en donde aparezcan evaluados los cursos de la acción tomada y las experiencias obtenidas. Segundo, una ponderación de las consecuencias que puedan tener ciertas alternativas, cuando ellas son conocidas. Cuando no se conocen deben ser estimadas. En todo caso, el cálculo de alternativas tiene relación con hechos conocidos; hechos supuestos; probabilidades; consideración y estudio del ambiente, así como de los valores involucrados. En esta tarea, algunos métodos y técnicas sirven de auxiliares, tal como es el caso de las predicciones económicas; las proyecciones de mercado; la investigación de operaciones; la programación lineal; etc.

La deliberación: consiste en una revisión del problema, a la luz de lo que se tiene conocido en cuanto a la situación existente y a las posibles alternativas de acción. Esta actividad envuelve una evaluación de valores, prioridades y probabilidades, en donde la oportunidad y la estrategia pueden jugar un gran papel, a falta de conocimientos perfectos en cuanto a los resultados esperados. La deliberación debe ser racional, con el fin de prever no solamente los posibles éxitos, sino también los riesgos. Un auxiliar importante en esta actividad lo constituye la operación matemática, la cual cuenta hoy con excelentes apoyos de computación electrónica que facilitan los cálculos y, por ende, proporcionan la rapidez y la precisión necesarias.

La escogencia de la alternativa: consiste propiamente en la toma de la decisión. Es una actividad de selección de alternativas que viene a continuación de los pasos precedentes. Pero la operación misma de escoger implica una revisión juiciosa de tales pasos.

La selección de la alternativa está influenciada por otros factores, tales como: la libertad; la autonomía para la escogencia; la voluntad y el juicio. Así resulta que una "sabia escogencia" es aquélla en donde el administrador tuvo la discreción de


hacerla racionalmente -con base en hechos perfectamente conocidos o estimados-, y con base en una facultad crítica para evaluarlos, en términos de la relativa importancia que tiene cada uno de ellos.

En la escogencia de las alternativas, el administrador debe entender que no hay siempre una respuesta absoluta para un problema especial. En Administración, frecuentemente, se pueden tomar varios caminos para llegar a un resultado. Lo que importa es escoger alternativas con alto grado de racionalidad. El fracaso en lograr el reconocimiento de varias posibilidades, el no aceptar que pueden existir muchos caminos para lograr un objetivo y el desconocer que la perfección es relativa, lo cual lleva a volver precaria la salud mental de aquéllos que debiendo decidir no deciden, así como también la de aquéllos que están pendientes de la decisión. En Administración nunca podrían tomarse decisiones, si siempre se aspirará a un grado absoluto de perfeccionamiento. Correr riesgos calculados es la esencia de la Administración.

En la práctica, muchas decisiones se toman sin seguir -de manera perfecta-, la secuencia de la acción descrita. La materia de la decisión puede ser tan clara que no requiera de estudios prolijos o especulaciones innecesarias. Con frecuencia, un pequeño esfuerzo es suficiente para asegurar una estimación correcta de los hechos. Empecinarse en una metodología analítica, demasiado estricta, puede conducir también a un inapropiado cálculo de las alternativas. Pero tampoco hay que ser tan amplios en la eliminación de los pasos, hasta el punto de llegar al extremo de tomar malas decisiones, sobre todo cuando se confía en que la sola intuición puede sustituir a los análisis necesarios para una buena escogencia de la alternativa.

b. La Decisión se convierte en una guía para la acción cuando se traduce en programas específicos: La decisión debe ser interpretada o traducida en programas específicos, los cuales proporcionan la orientación para adelantar las operaciones en detalle. Algunas veces, esta interpretación recibe el nombre de plan de acción. En el programa se señalan las acciones que deben ser realizadas, en relación con las actividades específicas, las cuales vienen a ser los modos de ejecución de las decisiones. En estos programas se indican los métodos y técnicas y se incluyen asuntos relacionados con presupuestos de capital; presupuestos de operación; cuadros de personal; cartas de organización; inventarios de equipo y una variedad de medios similares, utilizados para trasladar a programas concretos la decisión tomada, esto con el fin de facilitar los planes de inversiones; la distribución del trabajo; la determinación de las líneas de autoridad; la utilización de los recursos físicos; etc. Un programa completo es una adecuada interpretación de la decisión original.

c. La efectividad en la ejecución de un programa depende de la eficiencia en como éste haya sido comunicado a aquellos que deben actuar en relación con dicho programa


Si se quiere obtener efectividad en los programas, es necesario comunicarlos a todos aquellos que deben actuar en la ejecución y que no tomaron parte en la elaboración de tales programas.

La comunicación es un método por el cual -un individuo o grupo de individuos-, transmite el estímulo que modifica el comportamiento o actitud de otros individuos o grupos.

Se han distinguido tres aspectos en el proceso comunicativo: el estímulo, la respuesta al estímulo y las leyes y principios que gobiernan a cada uno de estos aspectos.

Todos ellos tienen relevancia en Administración. Se ha dado especial importancia a los procesos comunicativos, considerados como métodos administrativos de estímulo, los cuales se aplican en reuniones de comités; manuales de procesamiento; cursos de entrenamiento; informes y otros medios de comunicación. La respuesta al estímulo está muy relacionada con los factores de la motivación para el trabajo y con el mantenimiento de la moral.

La comunicación en Administración es un acto deliberado; por lo tanto, debe determinarse si se refiere a una acción continuada o rutinaria, o si se refiere a una acción nueva. Si se trata de lo último, la comunicación debe ser complementada por medio de asistencia, capacitación e información -dadas en varias formas-, con el fin de lograr la exacta interpretación y la respuesta requerida.

El proceso comunicativo implica tres responsabilidades para el administrador:

Primera: El establecimiento de los canales para el flujo de la información entre el jefe y los subalternos y viceversa, señalando las oportunidades para la comunicación.

Segunda: La selección de los medios y métodos que deben ser empleados.

Tercera: La vigilancia en cuanto a qué los canales sean eficientes y no presenten barreras que impidan la comunicación.

d. La ejecución de una decisión programada y comunicada es más eficaz si se controla la ejecución mediante medios adecuados: El control consiste en la vigilancia para que la ejecución de la decisión ocurra en la forma como fue programada y comunicada. El control suministra normas que sirven como guías para quienes ejecutan y como medios para medir e impulsar sus acciones.

Los controles son llevados a cabo por medio de técnicas especiales de supervisión y mediante instrumentos de comparación y medición, tales como: los presupuestos; las cartas de organización; las gráficas; las funciones; los escritos; las normas; etc.


Existen técnicas de control por medio de instrumentos, tales como: relojes; estandarización del trabajo; programa de salarios e incentivos; especificación de calidades; manuales; etc.

En cuanto a la acción del control se presenta una característica notable y es que éste tiende a convertirse en un fin en sí mismo. Es un fenómeno conocido, el cómo un contralor se vuelve más interesado en mantener sus mecanismos de control que en coadyuvar a realizar los fines de la Administración. Esta situación resulta del hecho relativo a cómo los mecanismos de control se rutinizan o convierten en estándares o patrones de medida inflexibles, transformando -a quien los aplica-, en un funcionario también inflexible, con capacidad de decisión coercitiva.

Quien aplica el control pocas veces tiene la facultad de modificarlo, lo cual hace también difícil el progreso administrativo. Debe vigilarse que el control sea eficiente y no retarde el proceso.

e. Las decisiones se basan en hechos, en presunciones y en valores que están sujetos al cambio; por lo tanto, para mantener su validez deben ser revisadas tan pronto como el cambio ocurra o se prevea su ocurrencia.

Una decisión que se pone en ejecución vale solamente en la medida en que -durante el período del ciclo administrativo-, no cambien de carácter los hechos y circunstancias que sirvieron de base para la misma. Por otra parte, una decisión a la cual hayan seguido los demás pasos, presenta -en sí misma-, motivos suficientes para su reconsideración. Esto es lo que, comúnmente, se llama evaluación.

La evaluación no solamente es necesaria, debido a los cambios imprevisibles, sino también por la posible imperfección de la decisión original. Los nuevos hechos, las nuevas circunstancias -las cuales se presentan a la consideración del administrador-, hacen conveniente la reconsideración de la decisión inicial, con el fin de introducir los ajustes o cambios necesarios, durante el proceso administrativo.

La evaluación es una actividad que puede desarrollarse de muy diferentes maneras. En su forma más simple, la evaluación implica una revisión de resultados, además de la elaboración de juicios de valor en relación con las nuevas circunstancias, las nuevas predicciones, la nueva estrategia y los nuevos valores. Así, la evaluación es fuente de nuevas decisiones, cambios y crecimiento en el proceso administrativo.

La evaluación es una actividad indispensable para completar la acción del ciclo y para mantener el equilibrio entre su dinámica y su estática. Es la acción que induce, por decirlo así, a la reorientación. Solamente a través de la evaluación, la Administración puede ajustarse a una evolución y progresión lógicas. Sin evaluación, se cae en rutinas que impiden incorporar las nuevas ideas y las nuevas técnicas al proceso administrativo.


Autoevaluación:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX





UNIDAD 2: Enfoques contemporáneos, modernos y posmodernos de la

Administración.

CAPITULO 4: Enfoques contemporáneos de la Administración

Lección 1: Escuela Humanística de la Administración

Se caracteriza esta Escuela por la importancia que da al factor humano en la Administración. Mientras Taylor y sus seguidores se preocuparon inicialmente por la Organización racional del trabajo, los sicólogos realizaron investigaciones que los llevaron a descubrir que la eficiencia industrial, es decir, el rendimiento en el trabajo, no es solamente materia de organización y racionalización, sino también un

problema de motivación del trabajador y de satisfacción de sus necesidades humanas.

El estudio del hombre, de sus motivaciones, sus necesidades y sus expectativas sociales originó la teoría de las Relaciones Humanas. Esta teoría postula que el elemento humano es lo más importante en la empresa.

Mientras la escuela Clásica o Científica de la Administración es desarrollada por ingenieros, la escuela Humanística comienza con estudios e investigaciones realizadas por sicólogos. A partir de esto se inicia el estudio de una nueva ciencia: la psicología del trabajo, llamada también Psicología Industrial.

La Administración Científica centró su enfoque en la organización racional del trabajo, y la Psicología industrial en el comportamiento del trabajador. Para esto, partió del análisis del trabajo, y descubrió los aspectos sicológicos que permiten al trabajador adaptarse a las condiciones y características que exige su labor.

La investigación en el campo de la Psicología industrial comenzó primero por averiguar, cómo podría seleccionarse científicamente el trabajador y qué métodos deberían emplearse para lograr de él un trabajo eficiente. En procura de tal objetivo se aplicaron técnicas que dieron origen a un sistema de Administración más refinado, cuya práctica ha llegado hasta nuestros días. Estas técnicas comprenden procesos de Administración de personal como los siguientes:

Reclutamiento y selección.


Orientación y capacitación.

Fisiología del trabajo.

Estudio y prevención de accidentes.

Estudio sobre la fatiga.

En una segunda fase, los estudios e investigaciones se enfocaron hacia las características de la personalidad del trabajador y los aspectos sociales del trabajo, en la certidumbre de que ambas, personalidad y sociabilidad, adquieren -dentro de la empresa-, connotaciones que influyen en la productividad.

La Psicología industrial se enriquece entonces, enfocando la atención hacia la persona del trabajador, la personalidad de los jefes y la manera de dirigir y de ejercer la autoridad; hacia los factores que generan la motivación: incentivos, premios y castigos; las relaciones interpersonales y sociales dentro de la empresa y la influencia que la educación, el estatus, las creencias y las expectativas ejercen en el comportamiento dé las personas incorporadas a un proceso industrial.

Si la organización es un grupo de personas que trabaja conjuntamente, y si un país está integrado por innumerables grupos de esta naturaleza -ya que no es fácil concebir un ser humano que no participe de alguna manera en la interacción de los procesos de trabajo-, se podrá deducir el grado de importancia logrado por la Psicología industrial, como nueva ciencia y nueva técnica ordenadora de las relaciones humanas. Con ella se puede dar una respuesta a las exigencias de una sociedad que busca la satisfacción de las necesidades del hombre, recurso primordial del proceso productivo, pero también beneficiario único de ese proceso.

La Escuela humanística ha logrado desarrollos importantes pero ha sido objeto de críticas y dudas sobre su eficacia como lo ha sido también la Escuela de la Administración Científica. Conviene precisar que la falla no está en su enfoque humanístico, sino en las formas como sus principios, y procesos se aplican en diferentes situaciones.

Exponentes Escuela Humanística: Ordway Tead, Mary Parker Follet, Chester Barnard, George Elton Mayo, este último muy importante por el reconocido experimento de Howthorne, el estudiante esta invitado a investigar en la Red tan importante experimento y más exactamente el factor psicológico como influyente en el rendimiento de los operarios.


Lección 2: Escuela Estructuralista de la Administración

¿Qué es la organización? Existen varias definiciones pero podemos decir, que organización es un conjunto de partes ordenadas para un fin determinado.

Aquí, nos referimos de manera especial a las organizaciones humanas, las cuales están integradas por individuos o grupos de individuos que persiguen unos fines determinados. Son organizaciones, por ejemplo, una

familia, un colegio, un equipo de fútbol, una universidad, una clínica, un hospital, un hotel, la iglesia, el ejército, una empresa, un club, una asociación gremial, un partido político, etc.

¿Qué tamaño tienen las organizaciones?

Pueden ser grandes, medianas o pequeñas. Hay organizaciones tan pequeñas que pueden estar formadas solamente por dos personas, cuando éstas se asocian para lograr un objetivo especial. Puede haber organizaciones muy grandes y complejas como el Estado, como las Naciones Unidas o como una empresa multinacional.

Los estructuralistas, cuyo antecedente veremos más adelante, estudiaron las organizaciones desde el punto de vista de su estructura, de su funcionamiento y de los medios que utilizan para lograr sus objetivos. En la búsqueda de eficiencia organizacional trataron de establecer normas y principios valederos y de identificar las manifestaciones de su comportamiento.

Al estudio de las organizaciones y al análisis de sus características se han dedicado diferentes especialistas tanto en ciencia política como en economía, en sociología, en antropología, en psicología y más recientemente en Administración.

Desde una perspectiva administrativa, la sociedad actual se concibe como un conjunto de organizaciones, las cuales se asimilan al concepto de empresas. Se ha llegado a concluir que la eficiencia de aquellas, se alcanza mediante la aplicación de técnicas y principios administrativos a sus formas de estructuración y de funcionamiento. Esta creencia se fundamenta en el hecho de que las organizaciones de cualquier naturaleza y magnitud, tienen elementos comunes: Personas, Objetivos, Estructura ordenada al cumplimiento de funciones, Contexto ambiental, Sistema administrativo.

Antecedentes de la escuela estructuralista: Fue James Burnham, profesor de filosofía en la Universidad de Nueva York, quien en 1941 publicó la obra, The Managerial Revolution, en la cual sostiene que la nueva clase dirigente del mundo está constituida por los administradores. Para este autor, los gerentes y los administradores son una misma cosa. Son ellos los que dirigen las organizaciones. Son ellos quienes pueden lograr que la sociedad, como conjunto de organizaciones, se desarrolle y


alcance sus propios fines. Un gerente, un administrador es la cabeza de una organización y el responsable de su éxito o fracaso.

Para dirigir una organización, decía, se requiere saber cómo es su estructura, cómo funciona y cómo interactúa con su medio ambiente. De esta manera Burnham sentó unas bases para el estudio de los componentes de las organizaciones, es decir, de su estructura y de sus formas de funcionamiento.

Max Weber, sociólogo alemán, considerado cómo el más famoso de los autores que han influido en la formación de la teoría estructuralista, hace planteamientos como los siguientes:

La racionalización del trabajo humano es el factor que da origen a una estructura organizacional denominada burocracia. Todos los empleados públicos integran lo que se conoce comúnmente como burocracia pública. Todos los empleados vinculados a las empresas privadas conforman la burocracia privada.

Weber señala, además, que la organización por excelencia es la burocracia y que la sociedad es una gran burocracia integrada por la burocracia pública y la burocracia privada, distribuidas en un alto número de organizaciones que, -en su estructura-, tienen semejanzas o características comunes.

Características de la burocracia: La burocracia, en la teoría de Max Weber, se caracteriza por:

Se rige por normas escritas: Estas normas son por ejemplo, los reglamentos de trabajo, la descripción de funciones de los empleados, los estatutos de las empresas, los manuales e instructivos. Las normas escritas son necesarias para dar uniformidad a la actuación de las personas que intervienen en el proceso administrativo. A su vez, los actos administrativos se registran por escrito, con lo cual se asegura la existencia de una historia que permita hacer interpretaciones uniformes de ellos cuando las circunstancias lo requieran.

Funciona con base en la división del trabajo: En la organización burocrática cada participante tiene una esfera de trabajo organizada con independencia de las personas. La descripción del cargo indica qué es necesario hacer, qué tanto poder tiene el empleado, y cuáles son sus deberes y limitaciones.


Es jerarquizada: Cada cargo inferior está bajo la influencia y control de un cargo superior. El Lector esta invitado a investigar o crear una figura/gráfico que de ejemplo de una estructura jerarquizada de cargos!!!

Busca la eficiencia mediante normas técnicas: En las organizaciones tecnificadas, cada operación se ejecuta bajo ciertos métodos descritos previamente, lo cual requiere, que el operario esté capacitado para realizarlas correctamente.

La especialización y la profesionalización se hacen indispensables: Los empleados y trabajadores se seleccionan con base en los méritos y en la especialidad que tienen, con lo cual se asegura un alto rendimiento.

Generalmente quien administra una empresa no es el dueño de la misma: En las grandes empresas los dueños son, generalmente, personas distintas de quienes las administran. Por eso se hace cada vez más urgente la formación de administradores que se desempeñan como funcionarios de la Administración sin ser los propietarios de las empresas.

Estudio y análisis de las organizaciones: La Escuela Estructuralista sentó nuevas bases para el estudio de la Administración y dio origen a una metodología para la organización de las empresas. Tal metodología se utiliza hoy para el planeamiento de organizaciones nuevas o para el mejoramiento de las existentes; comprende el estudio y el análisis de los factores comunes a toda institución o empresa, los cuales deben ser estructurados según los propósitos particulares de cada una de ellas. El trabajo del experto administrador consiste en establecer las bases sobre las cuales funcionará la empresa o institución organizacional a su cargo.

¿Cómo se acomete esta tarea?, el estudiante esta invitado a investigar en la Red el Proceso Administrativo, o consultar el modulo Fundamentos de la Administración.

El desarrollo organizacional: Como consecuencia de las teorías estructuralistas, se consideró que la Organización se comporta como un servicio, que evoluciona sometido a influencias o fuerzas externas, las cuales deben ser identificadas, analizadas y controladas. Apareció entonces la Teoría del Desarrollo Organizacional que puede explicarse así:

Toda organización vive varias etapas:

Etapa de creación: En la cual los fundadores o empresarios manejan y controlan procedimientos simples, en donde el grupo pionero interactúa intensamente sin mayor formalización.

Etapa de normalización: En la cual, debido al crecimiento, es necesaria una reglamentación precisa para el funcionamiento y coordinación.


Etapa de burocratización: En la cual al aumentar el personal, al ampliarse las operaciones y al especializarse las tareas se requiere una mayor sistematización, y el diseño de normas que guíen las acciones y el comportamiento de los individuos, mediante el establecimiento de procedimientos, jerarquización de la autoridad y descripción de cargos.

Etapa de crítica y auto análisis: En la cual los elementos innovadores y la confrontación con la competencia y el medio ambiente, sumados a las expectativas de las personas, exigen adaptaciones organizacionales y cambios estructurales.

La necesidad de acoplar la organización a nuevos hechos y circunstancias, que originan su desarrollo, llevó a los sicólogos a investigar el comportamiento de los grupos en las diferentes fases de evolución de la organización, mediante una técnica conocida con el nombre de "Training Laboratory" o modalidad para mejorar el comportamiento grupal y las relaciones de la gente que trabaja en la empresa. Esta técnica se conoce con el nombre de T-group, en español, Grupos T., antesala de las técnicas de desarrollo organizacional.

El desarrollo organizacional consiste en planificar los cambios que hay qué introducir en la organización, para lo cual se requiere la participación de todos sus miembros en el esfuerzo por revisar las dificultades, estudiar las causas de los conflictos, descubrir el por qué de los comportamientos negativos y adoptar programas de cambio que lleven al mejoramiento de los diversos factores que constituyen la organización.

Lección 3: Escuela Behaviorista o del Comportamiento Administrativo

Esta Escuela se caracteriza por afirmar que en un grupo humano vinculado por relaciones de trabajo, se puede distinguir un determinado comportamiento o conducta, influenciado por dos factores principales: el nivel cultural de las personas que forman el grupo y el estilo de dirección que reciben.

A mayor nivel cultural, son mayores las exigencias de las personas, es decir, se crean necesidades nuevas y más refinadas. Una persona culta sentirá con más fuerza la necesidad de ser útil y de asociarse con otros para alcanzar ciertos objetivos. Igualmente puede afirmarse, que entre más cultas sean las personas, más racional y eficiente debe ser la dirección.

Para corroborar las afirmaciones anteriores se puede hacer referencia a la escala de necesidades postulada por el psicólogo y consultor industrial Abraham


H. Maslow, quien con base en sus investigaciones descubrió que para los integrantes de las clases altas, la necesidad puramente fisiológicas son menos importantes que las necesidades sociales las cuales adquieren mayor jerarquía y prioridad en su rol social.

Maslow afirma que el hombre actúa e induce al grupo a luchar por la satisfacción de las necesidades que siente o considera más importantes. Cuando la necesidad satisfecha es común a todos, tanto el individuo como el grupo alcanzan el mismo beneficio. En esta lucha, las necesidades menos importantes, es decir, las de escalas inferiores tienen menor prioridad que las de escalas superiores.

¿Qué importancia tiene estas aseveraciones en el trabajo de las empresas?

Es de suma importancia para el administrador, conocer qué es lo que motiva a las personas en el trabajo. Algunos hombres desean realizarse y ponen todo su esfuerzo en desarrollar iniciativas útiles. Otros, buscan ser estimados por los demás y entonces se preocupan por hacer un buen trabajo y por cooperar con entusiasmo para alcanzar los objetivos del grupo. Otros, se esfuerzan por cumplir con su trabajo porque de su buen desempeño depende la satisfacción de sus necesidades básicas como el alimento, la vivienda, etc. Todos tienen algún tipo de motivación y por eso laboran en determinada actividad con mayor o menor esfuerzo.

La manera como son dirigidas las personas genera motivaciones que se reflejan en su conducta.

Un grupo de trabajo puede reflejar -en su comportamiento-, diferentes grados de motivación según el estilo de dirección que sus jefes adopten. Esos grados pueden manifestarse desde el extremo negativo, hasta el máximo positivo como se muestra en la siguiente tabla.

Baja motivación Motivación intermedia Alta motivación

Insatisfacción Resignación Satisfacción Entusiasmo

Apatía Rutina Lealtad

Deslealtad, Deficiencia. Conductas escondidas, Mediocridad.

Eficiencia

Tabla nº 08: Grados de motivación

Los estudios que han realizado diversos autores a cerca de la conducta o comportamiento de las organizaciones, serán analizados en cursos posteriores. Por ahora conviene citar a Douglas Mc. Gregor quien escribió varias obras entre las cuales se recuerda, El aspecto humano de la empresa, donde afirma que en


las organizaciones se dan diversos estilos de dirección y destaca los dos más comunes:

1) El estilo tradicional de Administración.

2) El estilo innovador de Administración.

Para analizar el primero, expuso la teoría conocida como. Teoría X y para analizar el segundo, propuso la Teoría Y10.

En la Teoría X, el esfuerzo administrativo se enfoca hacia el logro de los objetivos de la organización, con la siguiente premisa: el hombre se mueve por incentivos puramente económicos.

Este tipo de Administración, en la cual se considera que los hombres no ambicionan sino cumplir con lo que le corresponde a cada uno, es rutinaria, metódica y rígida. Con este estilo administrativo se minimiza notablemente el afán de evolucionar y se maximiza la dependencia en cuanto a las normas y costumbres tradicionales.

La Teoría Y -en contraposición con la anterior-, se fundamenta en que existe una tendencia humana a innovar, a desarrollar el talento, a buscar realizaciones novedosas y a asumir mayores responsabilidades y niveles más altos de actuación. Este estilo innovador, como su nombre lo indica, es eminentemente creativo y busca la promoción del hombre que, apoyado por una dirección estimulante logra cada vez mejores resultados en su labor.

¿Cuáles son las características del estilo dinámico - innovador?

Este estilo se distingue por su capacidad para:

Descentralizar y delegar funciones.

Enriquecer cada cargo con modalidades y métodos nuevos.

Dar participación en los procesos de toma de decisiones.

Dar oportunidad de auto-evaluación del desempeño.

Se puede resumir y concluir diciendo que la Escuela Behavíorísta considera que la motivación para el trabajo depende de dos factores fundamentales: el nivel cultural de los miembros de la organización y el estilo de dirección establecido. Ambos factores contribuyen a la formación de una especie de jerarquización de necesidades humanas cuya posibilidad de satisfacción estimula la motivación del

10

Posteriormente en la Lección 1 del Capítulo 5 del presente módulo, se tratara la teoría X y Y en forma comparativa con la teoría Z de William Ouchi.


grupo, la cual se manifiesta en comportamientos variados tanto en su actuación, como en su dinámica, según el nivel cultural y el estilo de dirección que caracterice la Administración.

Lección 4: Escuela de Sistemas y Escuela Matemática de la Administración

Escuela de Sistemas: Varios autores coinciden en definir un sistema como un conjunto de partes ordenadas de tal manera que todas contribuyan a lograr un determinado fin. Observemos algunos tipos de sistemas:

Sistemas Partes que lo integran Finalidad

Un reloj Ruedas, tornillos, resortes, cuerda. Marcar el tiempo

Circulatorio Corazón, venas, arterias, sangre.

Irrigar todas las partes del

cuerpo.

Solar Sol, planetas. Desconocida

Club Social Socios, estatutos, instalaciones. Recreación

Carro Cabina, batería, rueda, timón, motor,

etc. Servir de transporte.

Tabla nº 09: Tipos de Sistemas.

El universo está integrado por varios sistemas que a su vez, forman parte de otros sistemas.

El cuerpo humano por ejemplo, puede concebirse como un sistema, integrado por otros sistemas o subsistemas tales como el sistema circulatorio, el sistema respiratorio, el sistema digestivo, el sistema nervioso, etc.

Existen sistemas mecánicos, como una máquina; sistemas biológicos como los animales o las plantas; sistemas astronómicos como el solar, sistemas sociales como un club deportivo, etc.

Un sistema consta de una, serie de componentes entre los cuales se pueden destacar los siguientes:

Conjunto de elementos constitutivos, es decir unas partes u órganos que juegan un papel determinado. Si falta una de las partes el sistema no puede funcionar.


Un órgano o elemento principal que rige o gobierna la actividad de las otras partes constitutivas, por ejemplo, el corazón en el sistema circulatorio, el motor de un carro, el sol en el sistema solar, el gerente en una empresa.

Una red de relaciones entre los elementos que integran el sistema, formada por las funciones que cada elemento desempeña y que, a su vez, hacen parte de la función de los demás órganos.

Unos fines que rigen el funcionamiento del sistema y explican las características estructurales y funcionales del mismo.

Clasificación de los sistemas: Los sistemas se clasifican desde diferentes puntos de vista.

1. En razón de su dinamismo

Estáticos: Son aquellos sistemas que no reaccionan ni se modifican con el influjo de su medio ambiente. Por ejemplo, una máquina.

Dinámicos: Son aquellos que evolucionan constantemente debido a factores internos y externos como por ejemplo: la sociedad colombiana, una empresa, un club social, un animal, una planta.

Homeostáticos: Reciben este nombre los sistemas que contienen en sí mismos y hasta cierto límite una capacidad de autorregulación, como por ejemplo, un reloj que funciona gracias a una batería.

2. En razón de su dependencia

Sistemas dependientes: Son aquellos que funcionan dependiendo de otros y no tienen capacidad de funcionamiento por sí mismos. El motor de un carro, por ejemplo no funcionará sin el sistema eléctrico.

Sistemas independientes: Son aquellos que tienen capacidad para regularse por sí mismos y además, pueden modificarse porque tienen libertad para decidir, como por ejemplo, el hombre.

Sistemas interdependientes: Son los sistemas que dependen el uno del otro. Las organizaciones administrativas y, en general, los sistemas sociales son interdependientes.

3. En razón de su capacidad para comunicarse e interaccionar con el exterior

Sistemas abiertos: Son aquellos que reciben amplia y variada información e interactúan con otros sistemas, por ejemplo, los organismos sociales.

Sistemas cerrados: Son aquellos que tienen una capacidad reducida para recibir información y para interactuar con su medio ambiente por ejemplo, una computadora.


4. Desde el punto de vista conceptual y empírico: La mayor dificultad para entender la teoría de sistemas consiste en no distinguir cuándo se habla de un sistema desde el punto de vista conceptual y cuándo se habla del mismo, desde el punto de vista empírico.

Para aclarar estas ideas partamos del hecho de que los sistemas empíricos se derivan de los sistemas conceptuales cuando los conceptos se convierten en realidades prácticas. Una cosa es, por ejemplo, tener una idea, un concepto, acerca de lo que debe ser una organización en relación con la distribución del trabajo, el alcance del control, las líneas de autoridad, las relaciones formales e informales y otra distinta es hablar de organización en términos de personas, espacios físicos, máquinas y elementos varios que la conforman.

Entendemos que desde el punto de vista conceptual los sistemas son elaborados por la mente humana con un método analítico, pero desde el punto de vista empírico, son aplicaciones que el hombre hace de las teorías y conceptos para hacerlos funcionales.

5. En razón de su naturaleza

Sistemas naturales: Son aquellos que existen sin intervención del hombre para formarlos. Cada organismo vivo por ejemplo, es un sistema natural único en sí mismo; el sistema solar también es un sistema natural.

Sistemas sociales: Reciben ésta denominación aquellos sistemas formados con la intervención del hombre. Las empresas, las instituciones públicas, los partidos políticos, los gremios, los sindicatos son sistemas hechos por el hombre.

Niveles de desarrollo de los sistemas: El tratadista Kenneth Boulding en la obra La Teoría General de Sistemas y la Estructura Científica expuso su pensamiento sobre los niveles de desarrollo en los sistemas. Esta clasificación es práctica para efectos del análisis siempre y cuando se puedan conocer sus diferentes características. El Lector esta invitado a investigar los niveles de de desarrollo en los sistemas según Boulding.

Teoría de sistemas y la Administración: Los tratadistas de la Escuela de sistemas señalan que la Administración, puede considerarse como un sistema desde el punto de vista de la teoría y de la práctica.

Según el punto de vista teórico, se pueden elaborar conceptos y modelos administrativos. La Teoría de la Administración Científica cuyo principal representante fue Taylor, se rige por postulados, principios y técnicas y configura un sistema de pensamiento racionalizado. Igual sucede en el caso de Fayol con su modelo de funciones empresariales y sus principios de Administración.

Señalan también los sistematólogos que una entidad cualquiera, por ejemplo una tribu, un club social, una empresa o un plantel educativo configuran sistemas porque en ellos se pueden identificar como elementos constitutivos:


Un conjunto de partes organizadas.

Un órgano o centro rector.

Unas funciones que cada parte cumple en forma interrelacionada.

Unos fines propios.

Hemos dicho que un sistema esta integrado, a la vez por varios subsistemas. La sociedad colombiana, por ejemplo se puede considerar como un gran sistema compuesto por varios subsistemas de acuerdo con la forma como la población se agrupa para ciertos fines. Veamos:

Desde el punto de vista territorial y político tenemos los sistemas nacional, departamental y municipal.

Desde el punto de vista social, el sistema familiar, el de los partidos políticos, el religioso, los sistemas de las asociaciones, de los gremios, etc.

Desde el punto de vista económico, los sistemas comerciales y empresariales.

Desde el punto de vista educativo, sistemas de educación básico, sistema universitario, etc.

Ahora bien, si aislamos cada sistema y efectuamos el mismo análisis, veremos que cada uno de ellos está integrado, a su vez, por otros sistemas.

Aplicaciones de la teoría de sistemas a la Administración

1. Análisis de sistemas: La aplicación de la teoría de sistemas a la Administración, puede enfocarse tanto al desarrollo de la ciencia administrativa como a la práctica de la misma. En el primer caso se parte del análisis de los sistemas de pensamiento conocidos ya sea para obtener conclusiones acerca de su validez, para ampliarlos o para establecer nuevos principios y postulados teóricos, en relación con lo que es, y lo que debe ser la Administración.

En el segundo caso, se analizan las técnicas y métodos existentes en la práctica administrativa, para llegar a conclusiones relacionadas con su validez o con la necesidad de modificarlos o de introducir otros nuevos.

Los modelos: Para analizar una cosa, se requiere observarla detenidamente. Los sistemas del cuerpo humano (circulatorio, respiratorio, digestivo) se pueden observar porque existen en forma sensible, es decir, se pueden conocer por medio de los sentidos. En cambio, ni los sistemas filosóficos ni los organizacionales se pueden conocer por los sentidos. Para poder analizarlos es necesario representarlos de alguna manera. Esta representación se denomina modelo.

Todos los sistemas, reales o imaginarios, son susceptibles dé ser representados. Una máquina se puede representar de varias maneras: por una fotografía, por un


dibujo de escala, por un gráfico, por un símbolo, etc. Estas formas representativas son el modelo de la máquina. Cuando un arquitecto, diseña un edificio, hace un "modelo" de lo que él se imagina será el edificio que va a construir.

Modelos a escala: Son simulaciones de objetos reales en proporción inferior o superior. Ejemplo: los planos de una casa, la maqueta de un edificio, el dibujo de una célula, etc.

Modelos analógicos: Son representaciones con las cuales se simula la estructura y funcionamiento del objeto representado, por ejemplo, cuando en un laboratorio, se hace correr agua de color por una tubería de vidrio para simular el sistema circulatorio.

Modelos matemáticos: Son aquellos que representan funciones y ecuaciones que deben realizarse para resolver un problema.

Modelos físicos: Se emplean para representar las funciones geométricas.

En el mundo actualmente se utilizan los modelos en múltiples actividades especialmente para capacitación y enseñanza: carros simulados para enseñar a manejar; aviones simulados para entrenamiento de pilotos, etc.

En Administración los modelos representan estructuras organizacionales y sistemas operativos. La teoría de sistemas emplea los modelos como métodos para el análisis de las organizaciones.

2. Funcionamiento de los sistemas administrativos: Los sistemas dinámicos y, por analogía, los sistemas sociales tienen la característica común de que su funcionamiento está regido por fuerzas que ponen en movimiento todas sus partes. Por ejemplo en un sistema de fabricación de pan se ve claramente que la fábrica está organizada para satisfacer una necesidad de los clientes; la fuerza que hace mover el sistema es la demanda de los clientes; esta demanda entra a la fábrica y allí se procesa la información recibida mediante decisiones y acciones relativas a aspectos como: ¿Qué piden


los clientes?, ¿En qué cantidad?, ¿Para cuándo?, ¿Qué producto debe fabricarse?, ¿Con qué tipo de materia prima?, ¿Con qué métodos?.

Analizada toda la información y tomadas las decisiones para satisfacer la de-manda, se fabrica el pan para ponerlo a la venta. Satisfecha la demanda vuelve a originarse otra demanda y el ciclo se repite una y otra vez.

El funcionamiento o dinámica del sistema puede concebirse entonces formado por los siguientes elementos que conforman un proceso completo y cíclico:

3. La organización administrativa vista como un conjunto de sistemas: Los teóricos de la Administración como Mc Gregor, definen la organización como un sistema integrado por un conjunto de subsistemas.

¿Cuáles son los subsistemas que constituyen a la vez, parte integral de un sistema mayor como la organización? Estas partes son:

El individuo: Es el elemento principal de una organización. Constituye en sí mismo un sistema complejo que se manifiesta por su personalidad; sus actitudes, sus motivaciones. El individuo no solamente contribuye al funcionamiento de la organización sino que, él mismo, espera realizar dentro de ella sus propios fines.

La organización formal: Está compuesta por la estructura de las tareas asignadas a cada individuo. Estas tareas forman una red de interrelaciones ocupacionales que cada persona desarrolla.

La organización informal: Está constituida por las relaciones que los individuos establecen de manera espontánea y libre, congruente o incongruente con las tareas formales asignadas a cada uno de ellos.

El tipo de gerencia: Es en este caso, sinónimo de dirección. La ejerce una persona o un grupo de personas que también tienen asignadas tareas del gobierno de la organización.

Estas tareas se manifiestan en las políticas que ellas determinan, en las órdenes e instrucciones que imparten, en la disciplina que exigen, en las estrategias que fijan y en las sanciones que aplican. Los directivos y gerentes, -según su estilo-, saben cómo actuar y cómo ejercen sus funciones; generan un sistema de "dirección" que también puede ser formal, si se ajusta a la forma como está diseñado, o informal si se aleja de los procedimientos establecidos y rígidos.


La planta y el medio físico: Constituyen parte muy importante de la organización y está conformada tanto por las instalaciones como por el ambiente material que las rodea. Nótese que estos elementos influyen en el funcionamiento del sistema organizacional.

4. La Cibernética y los sistemas: Al evolucionar el estudio de los sistemas, surgió una nueva ciencia conocida con el nombre de Cibernética. Esta palabra viene del griego kybernytikis, que significa gobernar. Se dice que la Cibernética es la ciencia del control y gobierno automático.

En Administración, la palabra Cibernética significa ciencia que estudia los sistemas. La Cibernética estudia las formas como los sistemas más evolucionados se autogobiernan y controlan. En el hombre por ejemplo, existen sistemas autorreguladores. Si descuidadamente, la mano se acerca a una llama ésta percibe calor. La información sobre el calor le transmite a la mano la orden de retirarse. Este ejemplo simple es explicativo de un sistema que se gobierna y autocontrola a sí mismo.

La Cibernética es la ciencia que más ha contribuido al desarrollo de los sistemas electrónicos y en especial, al desarrollo de los computadores. Los sistemas evolucionados que se agrupan en el 4° nivel como los biológicos (células) y aquéllos que el hombre ha inventado, como las máquinas autorreguladoras (computadores, robots, satélites), están basados en la ciencia cibernética.

Aplicando la ciencia de la cibernética a las organizaciones administrativas se puede concluir que éstas tienen posibilidad de subsistencia cuando la estructura y funcionamiento de su sistema y de los subsistemas que las integran tienen un mayor grado de autogobierno y de autocontrol, procesos éstos, que requieren mecanismos de retroalimentación.

La retroalimentación se define como un mecanismo en virtud del cual, la energía que sale de un aparato para cumplir una función, no se desperdicia sino que vuelve a retroalimentar el aparato en donde se originó, con lo cual se generan circuitos de salida y entrada que mantienen el sistema en funcionamiento. Esta concepción cibernética se puede ver analógicamente en el sistema de fabricación de pan que se presentó antes, en donde las demandas de los clientes generan procesos de fabricación de pan. Consumido el pan, los clientes lo demandan nuevamente y así, se mantiene el sistema en forma indefinida.

Escuela Matemática de la Administración: La función principal de los administradores y de los gerentes o directivos es la de tomar decisiones.

En el capítulo 3 (Lección 5) de este módulo explicamos que la actividad administrativa se desarrolla mediante ciclos o procesos y uno de ellos es el de tomar decisiones. Para esta tarea, el administrador se basa en la información


recogida de diferentes fuentes. Con ella se pueden elaborar proyecciones y planificar acciones para el futuro.

Los resultados de una acción administrativa se pueden medir o cuantificar mediante el uso de las matemáticas, partiendo de datos conocidos. La lógica y el cálculo matemáticos se utilizan en la planeación y programación de las actividades y son base para la toma de decisiones.

La Escuela Matemática de la Administración está formada por un grupo de autores e investigadores entre los cuales se cuentan: Herbert A. Simon, Igor H, Ansoff, Leonard Arnoff, West Churchman, Kenneth Boulding.

Estos autores, en su mayoría matemáticos versados en sistemas y cibernética, se propusieron la tarea de resolver problemas administrativos mediante el uso de las ecuaciones matemáticas.

Investigación operacional: Lo más destacado de esta Escuela de Administración es la aplicación de la matemática en investigación de operaciones.

El desarrollo de una "operación" administrativa puede representarse mediante "modelos" cuya construcción y análisis se hace mediante el método de investigación operacional.

Los modelos son en este caso, representaciones de sistemas administrativos los cuales se someten a una cuantificación matemática y a un proceso analítico mediante el cual se puede conocer por anticipado un resultado, partiendo de premisas conocidas y de estrategias ya acordadas.

La aplicación del método de investigación de operaciones tiene tres usos principales:

Conocer el comportamiento de los procesos administrativos.

Servir de base a la toma de decisiones.

Ayudar a la aplicación de métodos descontrol.

La investigación de operaciones se utiliza también como un método de capacitación mediante la construcción y análisis de modelos administrativos simulados, los cuales se trabajan con el apoyo del computador y ejercitan a los administradores para la toma de decisiones.

Las operaciones en: las cuales se utiliza más frecuentemente la investigación operacional son:

Almacenaje, distribución y manejo de materiales.

Organización de los transportes.

Cambios organizacionales.


Instalaciones industriales.

Productividad y eficiencia de las máquinas.

Investigación de mercados.

Distribución de funciones y delegación.

Aplicaciones matemáticas en la investigación operacional: La Escuela Matemática ha dado origen a varias técnicas de investigación científica aplicada al campo administrativo. Tal como se dijo antes, estas aplicaciones pueden referirse tanto a situaciones reales, como a simulaciones mediante modelos que tratan de acercarse en forma simplificada a una realidad de la empresa.

Estas técnicas de investigación operacional y de aplicaciones matemáticas se usan por ejemplo en:

1. La econometría administrativa: Se emplea en investigación de mercados o mercadotecnia y sirve para su cuantificación y análisis matemático. Por medio de ecuaciones matemáticas y proyecciones estadísticas se puede medir el comportamiento de la clientela, es decir, se conoce su opinión acerca de los productos o servicios en cuanto a precios, preferencias, canales de distribución, etc.

2. La programación administrativa: Envuelve problemas de tiempo, recursos, costos, transportes, aspectos todos que deben analizarse en forma interrelacionada para deducir las estrategias más adecuadas.

3. La teoría de colas: Se refiere al análisis de los puntos de espera en los procesos, es decir, las demoras en momentos críticos. Para resolver problemas de colas, la investigación operacional se aplica, principalmente en las redes telefónicas, en problemas de tráfico, daños de máquinas, etc.

4. Las gráficas o grafos: Son diagramas que muestran una secuencia de operaciones en las cuales, por medio de barras y flechas se pueden representar los tiempos en que deben realizarse las operaciones, después de haber efectuado los cálculos matemáticos necesarios.

Las gráficas más conocidas son: Las Gráficas de Gantt, Las Gráficas PERT, Las Gráficas C.P.M. La técnica de elaboración de estas gráficas se explicará en cursos más avanzados.

5. La teoría de los juegos: Es una técnica de simulación de operaciones en la cual puede haber varios individuos que asumen un papel, simulando una situación real en una empresa o negocio. Todos deben alcanzar ciertas metas, utilizando algunos recursos y adoptando cada quien ciertas estrategias. Dados estos factores se empiezan a hacer estimaciones matemáticas sobre lo que pueden ser


los resultados de las acciones ejecutadas por cada individuo, en procura de alcanzar la meta.

La teoría del juego se usa en capacitación de ejecutivos para ejercitarlos en resolver problemas de producción, adelantar un proceso de ventas, obtener utilidades, manejar la competencia, etc. Consiste en simulaciones de actividades empresariales.

6. Las probabilidades: Son estimaciones que se hacen con base en datos conocidos y en la experiencia. La mayoría de las decisiones envuelven ciertos riesgos. El administrador mediante estimaciones cuantificadas puede acercarse a decisiones que tengan una mayor probabilidad de éxito.

En resumen, la Escuela Matemática de la Administración se caracteriza por las aplicaciones cuantitativas a las operaciones empresariales, mediante el análisis matemático de situaciones reales, o también mediante la elaboración de modelos que puedan equipararse en realidades operativas, con el fin de que su estudio pueda tener aplicaciones prácticas.

Lección 5: Escuela de la Administración por Objetivos

En el año de 1954 apareció publicada una obra cuyo título en inglés es "The Practice of Management" que, traducida al español, significa La Práctica de la Administración de Empresas, escrita por Peter F. Drucker, famoso asesor de empresa, quien ha ejercido mucha influencia en el desarrollo de la moderna gerencia. Señala este autor que la Administración por objetivos es un método mediante el cual

el gerente, los subgerentes y todos los jefes de una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones.

Para ilustrar esta idea supongamos que el gerente y los subgerentes de una industria de alimentos se reúnen para fijar las metas que desean alcanzar en el siguiente año y acuerdan que su empresa debe producir y vender 100.000 unidades de cajas de galletas. Este es el objetivo general de la empresa.

Fijado este objetivo cada subgerente fijará las metas que debe alcanzar para que el objetivo general se cumpla.

Ejemplo:

El subgerente financiero debe obtener crédito por valor de $1.000.000.

El subgerente de producción debe obtener 10 toneladas de materia prima.


El subgerente de ventas debe conseguir mil clientes nuevos en las diferentes regiones del país.

El jefe de personal debe reclutar y capacitar a 100 nuevos operarios.

El jefe de suministros debe obtener 100.000 cajas de cartón para empacar las galletas.

Así, se van fijando las metas para cada jefe y para cada unidad. Se pueden fijar tareas concretas para cada persona de la empresa pues es bien sabido que todos los miembros de una organización hacen su aporte en la consecución del objetivo final y, cuando decimos "todos" debemos entender que desde el presidente de la empresa hasta los porteros juegan papeles que convergen hacia las metas fijadas.

Las teorías de Peter F. Drucker han dado origen a investigaciones y estudios de otros autores que forman lo que se llama La Escuela de Administración por Objetivos.

Esta escuela también se conoce con otros nombres: Administración por resultados, Administración por proyectos, Administración por participación, Administración por motivación.

Áreas críticas de una empresa para la fijación de objetivos: Los autores de las teorías de Administración por objetivos señalan que en toda empresa existen áreas críticas o claves que merecen atención frecuente de los ejecutivos. Tales áreas son: políticas dé la empresa, área gerencial, área financiera, recursos humanos, desarrollo tecnológico, producción, publicidad, ventas, relaciones internas y externas, etc., por citar las más importantes.

Los siguientes son ejemplos de preguntas que deben formularse los ejecutivos de las empresas para identificar aspectos críticos dentro de cada área de tal manera que -en el proceso de toma de decisiones-, se fijen metas y objetivos más adecuados.

1. Área de políticas de la empresa: ¿Se tiene claridad acerca de la razón de ser y los fines de la empresa?, ¿Qué resultados se han obtenido con la anterior política de precios?

2. Área gerencial: ¿La centralización de las decisiones ha producido buenos resultados?, ¿El gerente y los ejecutivos coordinan oportunamente, las diversas áreas de la empresa?

3. Área financiera: ¿El rendimiento del capital invertido ha sido satisfactorio?, ¿Sería conveniente obtener mayor crédito?

4. Área de recursos humanos: ¿Es eficiente el personal que se tiene en la empresa?, ¿Se requiere capacitar personal para tareas claves?


5. Área de desarrollo tecnológico: ¿El equipo utilizado en el proceso de producción da suficiente rendimiento?, ¿Los métodos y procedimientos de fabricación están actualizados?

6. Área de producción: ¿Son económicos los procesos de compra, almacenamiento y utilización de la materia prima en término de costos, tiempo y manejo?, ¿Es competitiva la calidad del producto?

7. Área de publicidad: ¿Se han empleado los medios adecuados para mantener una buena imagen de la empresa, ante los consumidores?, ¿Las campañas publicitarias han incrementado las ventas?

8. Área de ventas: ¿Aumentaron ó disminuyeron las ventas en-el período anterior?, ¿Cuál debe ser la meta -en ventas-, para el próximo período?

9. Área de relaciones internas y externas: ¿Son satisfactorias las relaciones humanas dentro de la empresa?, ¿Cómo son las relaciones de la empresa con otras instituciones afines o relacionadas con sus fines y objetivos?

Recordemos que la Administración por objetivos es un método empleado por los directivos de empresas nacientes para formular los objetivos, y por los de empresas ya establecidas para fijar objetivos, y por los de empresas ya establecidas para fijar objetivos que permitan estructurar su plan de acción para un determinado período.

La aplicación de este método requiere procesos de evaluación del funcionamiento de todas las áreas en la empresa. Dicha evaluación conduce a un diagnóstico que permite identificar problemas y por ende, suministra las bases para otros análisis y estudios necesarios en la formulación del plan de objetivos.

A continuación se presenta un ejemplo imaginario del Plan de Objetivos formulado por una empresa. Tanto el nombre de la empresa, "Manufacturas la Concha", como las situaciones y los aspectos planteados son supuestos.

Manufacturas la Concha es una mediana empresa que fabrica galletas. El dueño tiene el cargo de gerente general. Existen además, los cargos de: Subgerente financiero, Subgerente de producción, Subgerente de ventas, Jefe de personal, Jefe de relaciones públicas, Jefe de publicidad.

En noviembre de 1984, todos los ejecutivos arriba señalados adelantaron un programa de evaluación con base en los resultados obtenidos por la empresa.

Los análisis realizados, llevaron a comprobar la existencia de algunos aspectos críticos en las áreas empresariales y por tanto, se concluyó que el resultado alcanzado en el año anterior no era satisfactorio. Resolvieron entonces abocar la situación estudiándola, cada uno por aparte, hasta encontrar la solución más viable y adecuada a cada aspecto crítico. Acordaron -en conjunto-, formular el plan de objetivos para 1985, tal como aparece en la siguiente tabla:


Modelo esquemático de un plan de objetivos: Empresa: "Manufacturas La Concha". Plan de objetivos para el período: enero a diciembre de 1985. Fecha de adopción del plan: noviembre de 1984.

Área

Aspecto crítico o clave

Objetivo que debe

alcanzar

Responsable

Políticas Se detectó que no se habían

determinado objetivos claros,

al comienzo del período.

Realizar un estudio de

contexto que permita a la

gerencia la formulación de

políticas claras.

Gerente general

Financiera

Las inversiones realizadas no

fueron satisfactorias.

Lograr un incremento del

3% en la utilidad sobre

inversiones.

Subgerente

financiero

Ventas

Hubo bajas en el volumen de

ventas.

Incremento no inferior al 30% del volumen anterior.

Subgerente de

ventas.

Recursos

Humanos

El personal actual de ventas

carece de conocimientos

para efectuar a cabalidad su

trabajo.

Desarrollar programa

intensivo de capacitación

para 20 vendedores.

Jefe de personal.

Relaciones

Externas

Se han recibido peticiones de

mayor participación de la em-

presa en la solución de

necesidades de la

comunidad;

Destinar $500.000 para un

programa de apoyo a las

Instituciones de Desarrollo

Social.

Jefe de relaciones

públicas.

Publicidad

Se considera que la baja en

el volumen de ventas,

obedece en parte, a la falta

de publicidad.

Invertir hasta $1.000.000

en publicidad radial y por

televisión.

Jefe de publicidad.

Tabla nº 10: Plan de objetivos.

Proceso para la formulación del plan de objetivos: Los pasos que usualmente se siguen en un procesó de formulación de objetivos pueden describirse así:

1. Fijación de objetivos: Con base en los objetivos generales establecidos por la alta gerencia, comienza el proceso de fijación de metas de las unidades de la organización.

Cada subgerente o jefe de unidad formula sus objetivos y los informa a sus subordinados. Los subordinados a su turno siguen el mismo procedimiento para traducir las metas de sus superiores en acciones específicas y para formular sus propias metas en las áreas de su responsabilidad. Las metas de cada subordinado representan sólo una parte de las formuladas por la alta gerencia y son menores en alcance, más detalladas y generalmente cubren períodos más cortos. La suma


de las metas de los subordinados forma la totalidad de los objetivos de la organización y exigen una jerarquización según el nivel, la importancia y la prioridad que se les dé en el plan general.

2. Planteamiento estratégico: Una vez determinadas las metas, se requiere definir las estrategias y las tácticas, precisar los recursos que se necesitan y establecer los métodos y acciones que cada jefe debe desarrollar para alcanzar los objetivos. Así se establece el nexo entre meta y acción.

3. Autocontrol: Implícita en el proceso está la noción de autocontrol, donde el individuo y no su superior, será el responsable de controlar su propio desempeño en las actividades requeridas para implementar el plan de acción. El autocontrol requiere una participación bastante significativa en la determinación de metas y en el proceso de planeamiento, lo cual se manifiesta en un mejor entendimiento y en un interés más alto para la consecución de los objetivos. El individuo debe recibir retroalimentación y la información necesaria para garantizar su progreso y tomar acciones correctivas por iniciativa propia.

4. Revisiones periódicas: Las revisiones sistemáticas destinadas a asegurar el progreso y los resultados en términos de los objetivos establecidos son fundamentales para el éxito del proceso. Por esta vía, las áreas críticas son identificadas y los obstáculos removidos. Las revisiones periódicas o sesiones de "consejo", deben ser conducidas tan frecuentemente como sea posible durante el período en el cual la meta debe ser alcanzada. Las revisiones pueden ser realizadas por un individuo en particular o por grupos comisionados para tal fin. Es función de la alta gerencia y de cada jefe convocar a estas reuniones para analizar la marcha del trabajo.

Etapas del proceso para la formulación de objetivos:

Primera etapa: Formulación de metas a largo plazo y planes estratégicos para lograrlas. Los planes están generalmente basados en la revisión y en el análisis crítico del propósito fundamental de la organización y que obedece a preguntas como: ¿Por qué existe la organización?, ¿Qué clase de organización es ésta?, ¿Qué clase de organización se piensa llegar a constituir?

La planificación estratégica ayuda a identificar aquellas: áreas que necesitan un mejoramiento para alcanzar los resultados previstos.

Segunda etapa: Fijación de objetivos específicos para un período de tiempo dado. En una empresa privada los objetivos deberían ser establecidos teniendo en cuenta la rentabilidad deseable, la productividad promedio esperada, las condiciones de mercado del producto, etc.

Tercera etapa: Establecimiento de objetivos para cada departamento y para cada unidad. Por ejemplo, un objetivo general para el departamento de producción y objetivos definidos por el mismo departamento en términos de cantidad de


unidades para producir, de disminución de desperdicio, de niveles de inventario, y de otras metas que puedan ser medibles para evaluar su propia gestión.

Cuarta etapa: Establecimiento de objetivos realistas que constituyan un desafío para los miembros de la organización. Estos objetivos están generalmente dirigidos a mejorar la gestión individual o de grupo en términos de resultados, en actividades claves de estrategias para la solución de problemas, y en acciones para el desarrollo individual.

Quinta etapa: Formulación de planes de acción para alcanzar los objetivos establecidos. La planeación involucra el cálculo y la descripción de una serie de actividades o eventos que deben ocurrir para alcanzar los objetivos en forma eficiente y efectiva.

Sexta etapa: Adopción de acciones correctivas, cuando esto sea necesario para asegurar el logro de los objetivos.

Séptima etapa: Revisión de la gestión administrativa en términos de metas y objetivos establecidos para medir y discutir el progreso, e identificar y resolver problemas.

Octava etapa: Evaluar la actuación del personal involucrado en el proceso administrativo y técnico, con miras a adaptar las conductas individuales a la naturaleza de la gestión institucional y a desarrollar acciones para aumentar la motivación y la capacidad gerencial.

Autoevaluación:






CAPITULO 5: Algunos enfoques, herramientas, técnicas o paradigmas de la

Administración moderna

Lección 1: Teorías Administrativas: X, Y, Z.

Respetado estudiante hasta el momento tenemos claro que los grandes pioneros del pensamiento administrativo son Frederick Taylor y Henri Fayol, padres de la Administración como ciencia. Luego aparecen otros tratadistas como: Gantt y Gilbren, Max Weber, Elton Mayo, Lewin Maslow, entre otros, con sus respectivos postulados ya vistos en lecciones pasadas.

Dos escuelas que no pondrían dejarse aisladas en nuestra Introducción a la Administración de Empresas son: por un lado la americana representada por Mc Gregor, promotor de la teoría Y, como respuesta a la Administración tradicional o teoría X.

Los postulados de la Teoría Y son:

1. El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Al ser humano común no le disgusta esencialmente trabajar.

2. El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la organización, el hombre debe dirigirse y controlarse a sí mismo en servicio de los objetivos a cuya realización se compromete.

3. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro.

4. El ser humano ordinario se habitúa a buscar responsabilidades. La falta de ambición y la insistencia en la seguridad son, generalmente, consecuencias de la misma experiencia y no características esencialmente humanas.

5. La capacidad de desarrollar en grado relativamente alto la imaginación, el ingenio y la capacidad creadora para resolver los problemas de la organización, es característica de grandes sectores de la población.

6. En las condiciones actuales de la vida industrial las potencialidades intelectuales del ser humano están siendo utilizadas sólo en parte.

Una idea errónea de la Teoría Y es que representa un tipo laxo de Administración con empleados consentidos o mimados en la esperanza que respondan queriendo trabajar.


La contraparte de la Teoría Y se encuentra en los postulados de la Teoría X que son:

1. El ser humano ordinario siente un desagrado intrínseco hacia el trabajo.

2. Debido a esta tendencia humana a rehuir el trabajo la mayor parte de las personas tienen que ser obligadas a trabajar por la fuerza, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para la realización de los objetivos de la organización.

3. El ser humano común prefiere que lo dirijan; quiere soslayar responsabilidades, tiene relativamente poca ambición y desea más que nada su seguridad.

En estos postulados de la Teoría X se puede observar que son pesimistas en cuanto al personal.

La otra escuela que no podría dejarse aislada es la japonesa “Teoría Z”, de William Ouchi quien complemento la anterior teoría de Mc Gregor. La Teoría Z se basa en los siguientes tres valores:

CONFIANZA: En la empresa Z se entiende que la gente se va a comportar correctamente, es decir, se promueve la confianza en el personal, se piensa que la gente va a producir y por lo tanto, los controles no son tan exigentes: se promueve el autocontrol entre los trabajadores.

El resultado es que el trabajador se comporta de acuerdo a lo que se espera de él. Si tenemos confianza en la gente (“tu eres bueno”) la persona tiende a comportarse correctamente.

INTIMIDAD: La concepción HOLISTA (del griego “HOLOS”: que lo abarca todo) de las empresas Z abarca al ser humano en su totalidad en lugar de considerarlo sólo cono trabajador de la empresa. Los empleados de cualquier nivel tratan a sus semejantes como verdaderos seres humanos. No se despersonaliza a nadie. El autoritarismo es poco factible.

La relación empleado-jefe debe ser total: abarcar a toda la persona y no restringirse a una mera relación funcional. La relación debe ser INTIMA.

El jefe se preocupa por su empleado: por conocer su situación, sus alegrías, sus

angustias, triunfos, ansiedades, etc. Y darle apoyo afectivo y sicológico.

SUTILEZA: El trato de los jefes con los empleados debe adecuarse a cada

empleado en particular. Todas las personas se diferencian entre si y por lo tanto

cada individuo necesita un trato especifico.


Lección 2: E-commerce

El término “e-commerce” o "comercio electrónico" ha

evolucionado desde su significado original de compra

electrónica al significado actual que abarca todos los

aspectos de los procesos de mercado y empresa

habilitados por Internet y las tecnologías de la World Wide

Web. Comercio electrónico entendido como venta online.

Escuetamente, comercio electrónico significa hacer negocios online o vender y

comprar productos y servicios a través de escaparates Web.

Los productos comercializados pueden ser productos físicos como coches usados

o servicios (por ejemplo, viajes, consultas médicas online, y educación a distancia

como por ejemplo el servicio que presta la UNAD).

También pueden ser productos digitales como noticias, imagen y sonido, bases de

datos, software y todos los tipos de productos relativos a la información. Entendido

así, el comercio electrónico se parece a la venta por catalogo o la tele-tienda, que

viene siendo igual a una tienda física, pero sin estructura, es decir sin local,

personal de ventas (menos personal), cuentas de luz o agua, etc. Por lo tanto,

queda la información de los productos, la facilidad de acceso desde cualquier

parte del mundo sin tener que ir físicamente a la tienda, y precios generalmente

inferiores a los de las tiendas físicas, ello en razón a por ejemplo reducción de

personal.

Un tema muy controversial en cuanto a comercio electrónico es el de seguridad, y

si hubiesen problemas relacionados a ello, se deben a errores o negligencia

humana; las violaciones de seguridad ocurren por una deficiente construcción de

un sitio web, y no porque Internet sea poco segura, lo cierto es que:

Todo producto puede ser vendido en Internet. La gama de productos que

pueden ser vendidos en Internet es extraordinariamente grande. Para los

consumidores ya no es tan importante acudir a la tienda y ver los productos

antes de comprarlos; existe un nivel de confiabilidad en la red en lo que

respecta a calidad.

Las Compañías están siendo amenazadas por Internet. Las Empresas de

Internet están quitando presencia de mercado a las Compañías basadas en

comercio físico. El mercado virtual puede eventualmente tornar obsoletas

las ventas del canal de distribución tradicional.

Comercio entre empresas será mayor. El valor de transacciones entre

empresas es actualmente mayor que entre las empresas y los

consumidores.


Escépticos son ahora creyentes. Muchas compañías desecharon Internet

en sus comienzos y pensaron que sería una moda pasajera; hoy están

convencidos que la tecnología revolucionará por completo la calidad de vida

y las relaciones interpersonales.

No es suficiente con estar en Internet. El Comercio Electrónico aún

depende de aspectos de la venta tradicional. Canales de distribución.

Servicios al cliente. Facilidad de devolución de productos. Marca

reconocida.

No puede confiarse sólo en los precios. Puede que los precios sean más

convenientes, sin embargo, el consumidor espera más cosas de Internet

como políticas de devoluciones, servicios al consumidor de excelencia,

respaldo de la Empresa al Producto.

El futuro creador de empresas, está invitado a Investigar y a innovar en modelos

de negocios en la era de la Información y del conocimiento, donde sin lugar a

dudas el Internet se presta para comercializar, dar a conocer nuestros productos y

servicios.

Lección 3: Empowerment

Significa dejar actuar con responsabilidad, liderazgo y dando información oportuna decidiendo en el momento en que el cliente lo necesita.

El Empowerment busca que la empresa se base en la creatividad, auto motivación, compromiso y responsabilidad en la actuación diaria y en especial en la

toma de decisiones rápidas y eficaces.

La delegación de funciones con objetivos claros y específicos permite tomar decisiones sin consultar con las altas esferas de la organización y hace que el empleado piense como dueño de la misma y tome la vía mas indicada para todos.

Cualquier funcionario de una empresa debe estar en la capacidad de atender las necesidades de los clientes sin temor a equivocarse porque si el empleado ha sido bien seleccionado, capacitado, motivado, remunerado y existen mecanismos de comunicación y autoaprendizaje definidos está en condiciones de ser responsable y eficaz.

Las empresas que desean tener Empowerment deben: desarrollar una visión compartida, promover valores claros y entendibles, diseñar adecuadamente los puestos de trabajo, crear sistemas de apoyo, establecer esquemas de comunicación abiertos, seleccionar cuidadosamente el personal, entrenar permanentemente sus empleados y confiar en ellos.


Empowerment significa también delegar sin perder control, pero control de la situación no de la gente11.

Lección 4: Las 5 “S‟ de Kaizen

Corresponde a cinco palabras japonesas que constituyen

el "housekeeping" de la fábrica, la oficina o la casa y todas

las palabras tienen como letra inicial la "S"; estas son:

Seiri: (Clasificar): Verificar los elementos

verdaderamente necesarios y los verdaderamente

innecesarios en el trabajo y eliminar los últimos. Se incluyen por ejemplo:

herramientas, maquinaria, productos con defectos, papeles y documentos que no

aportan nada y en general todo tipo de cachureo, que se encuentre molestando y

que satisface el dicho "lo voy a guardar por si acaso".

El objetivo básico es mantener sólo lo necesario, ordenando y separando por

categorías, clases, tipos, tamaños, rotación, etc. Entre las acciones a realizar

destacan: la revisión del área de trabajo, separar lo que sirve de lo que no sirve,

separar lo necesario de lo innecesario. determinar un lugar donde poner

temporalmente lo que no necesito pero puede servir a alguien , decidir que se hará

con las cosas, arreglar o componer los pequeños desperfectos.

Seiton: (Organizar): Las cosas deben mantenerse en orden de manera que estén

listas para ser utilizadas cuando se necesiten. Cada artículo debe tener una

ubicación, un nombre y un volumen (cantidad) designado (especificado

claramente). El objetivo básico es mantener el orden de las cosas. "Cada cosa en

su lugar".

Entre las acciones a realizar destacan: definición de un nombre para cada clase

de artículos, determinar una ubicación para cada cosa, decidir donde guardar las

cosas, en razón de la frecuencia de uso y requerimientos de seguridad, calidad y

eficiencia, definición de sistemas que todos entiendan, definición de las formas

para acomodar las cosas tomando en cuenta su localización, sacar y devolver a su

lugar de origen, detección de faltantes, reposición, etc. Los beneficios esperados

se relacionan con la disminución de los tiempos de búsqueda, prevención de

11

PRIETO, Jorge Eliécer. La Gestión Estratégica Organizacional. Bogotá, Ecoe Ediciones. 2004. Página 100 - 1001.


faltantes, mayor seguridad, minimización de los errores , velocidad en las

respuestas y rapidez en las mejoras.

Seiso: (Limpieza): Mantener limpio todo el lugar de trabajo. Entre las acciones a

realizar se incluyen: limpieza de todo lo que se use, aseo después de cada uso,

limpieza de cualquier mancha o suciedad de las máquinas, herramientas,

instrumentos, computadoras, aparatos, pizarrones, baños, etc., antes y después

de cada uso y verificar su funcionalidad, si durante el proceso de limpieza

encuentra cualquier desorden, o desarrollo anormal, o condiciones indeseables,

identifique las causas principales y establezca acciones preventivas recurrentes,

establecer un programa de limpieza, lleve una bitácora de registro de actividades,

ordenar y limpiar como se quiere encontrar al día siguiente. Tirar y separar

desperdicios tales como envases, papeles, retirar lo innecesario del puesto de

trabajo para facilitar la limpieza general, colocar cada cosa en su sitio, utilizar los

sitios y recipientes indicados para tirar los desperdicios, envases, colillas, etc.,

recoger y colocar en su lugar las cosas tiradas.

Entre los beneficios se encuentra el evitar accidentes, disminución de

reparaciones costosas, tomar acciones correctivas inmediatas, un lugar impecable

de trabajo, mejorar el clima laboral, mejorar la calidad.

Seishoo Seido: (Coordinar y estandarizar). Trabajar en equipo y lograr la

unificación a través de normas. Se logra mediante la participación de todos en las

acciones para mejorar la satisfacción de clientes internos y externos

Dentro de las acciones necesarias se destacan: congruencia entre el pensar, decir

y actuar, vincular a todo el personal en las tareas de mejoramiento, constancia,

coordinar los esfuerzos, comunicar metodologías, lograr el compromiso, etc.

Shitsuke: (Disciplina y Autodisciplina). Formar él hábito de comprometerse en

las 5´s mediante el establecimiento de estándares y seguir los procedimientos en

el lugar de trabajo.

Dentro de la metodología de las 5´s ,el concepto de disciplina, autodisciplina y

autocontrol, se refiere al hecho de que cada empleado mantenga como hábito y

costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos.

Entre las acciones a realizar se cuentan: procedimientos estándares de trabajo.,

entendimiento de los estándares, comprensión total y adquisición del hábito.,

aprender haciendo, predicar con el ejemplo, disciplinarse para respetar y seguir

las normas, compromiso con los objetivos, espíritu de equipo, facilitar las

condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo aprendido, corrección

porque no se hace así.


Lección 5: Outsourcing y Reingeniería

Outsourcing: Contratar a una compañía especializada para que procese sus datos, le ahorra a usted y a su empresa bastante dinero. Algunos expertos opinan que es la tendencia marcada desde la aparición de los computadores personales no solamente en los países desarrollados sino también en los en vía de desarrollo.

Cuando las multinacionales decidieron venderle todos sus computadores al gigante de la informática y, además de eso, contratarle para que procesara toda su información, por medio de un contrato de servicios OUTSOURCING, para los próximos diez años, nadie imaginó que esta negociación se convertiría en la solución de mayor aceptación a nivel mundial en las últimas décadas.

Se considera que dentro de las ventajas del Outsourcing pueden encontrarse las de carácter administrativo y financiero. Las empresas al utilizar estos servicios no solamente están obteniendo un ahorro en cuanto a nómina de personal sino que la confiabilidad de su información se eleva notoriamente debido al manejo especializado de las compañías dedicadas a esta actividad. De igual manera cuando se adquiere un computador se presenta el riesgo de quedar sometidos a la rápida obsolescencia de los equipos, mientras que con el sistema de contratación externa se cuenta con tecnología de punta logrando mayor efectividad en la información empresarial.

Los recursos financieros y humanos deben ser invertidos en actividades productivas inherentes a la filosofía de la organización y no en activos inmovilizados que generan elevados costos de operación.

En el aspecto fiscal, los computadores se deprecian a un periodo fijo y deben ser ajustados anualmente mientras que el pago de los servicios se deduce como un gasto operativo.

En el manejo del recurso humano hay ventajas toda vez que la contratación del personal del área de sistemas se delega en la empresa que presta el servicio. Igual cosa ocurre con la continuidad del servicio pues los problemas de caída del sistema, falta de copias de seguridad, ausentismos, racionamientos, etc., serán solucionados por la compañía encargada del tratamiento de la información.

Los beneficios del sistema Outsourcing se presentan en todas las áreas de las empresas: nómina, contabilidad, facturación, archivo, cartera, producción, ventas, estadística, calidad, etc., facilitando la toma de decisiones en la gestión administrativa de los ejecutivos y generando un mayor tiempo para la formulación de nuevas estrategias dentro del mercado competitivo.


Para un proyecto de Outsourcing:

Una sociedad Outsourcing depende de:

Riesgos en el Outsourcing:

Logro del compromiso. Ser abierto al cambio. Pérdida del control de la operación.

Definir el líder del proyecto. Trabajar conjuntamente. Seguridad.

Diseño de la metodología. Saber donde nos encontramos en productividad y rentabilidad.

Amenazas a la confidencialidad.

Elaboración del plan. Conocer las necesidades mutuas.

Experiencia de subcontratista.

Conformación del equipo. Definir los beneficios. Escala de costos.

Implementación de la evaluación.

Compartir los riesgos. Pérdida del talento humano experto dentro de la compañía.

Análisis de las propuestas. Cambios en el entorno.

Selección de proveedores. Retorno del servicio a la empresa.

Tabla nº 11: Beneficios del Outsourcing.

Razón tenía Peter Druker cuando planteaba que la mercadotecnia del futuro es la mercadotecnia de los servicios, y servicios de toda clase, por eso es importante tener una filosofía de calidad comprobada porque de ésta depende el éxito de la propuesta nuestra como actores Outsourcing en la era del servicio12.

Reingeniería: El proceso de apertura, globalización y conquista de los mercados nacionales e internacionales son causas que hacen que las empresas tengan que hacer un cambio profundo en su Administración no sólo para garantizar la supervivencia dentro de la competencia sino el crecimiento del negocio con la utilidad y para ello surgió esta mega tendencia llamada: Reingeniería.

Cuando una empresa decide emprender la Reingeniería los gerentes dejan de actuar como supervisores y se comportan como entrenadores y los trabajadores piensan más en las necesidades de los clientes y menos en las de sus jefes o patrones.

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La Reingeniería es un reordenamiento radical de los procesos del negocio (estructura, tecnología, sistemas gerenciales, valores empresariales y otros) para alcanzar mejoras espectaculares en el desempeño de las empresas (costo, calidad, oportunidad y servicio) mediante la revisión fundamental de los mismos.

Hay que tener cuidado, porque algunos creen que Reingeniería es des complicarse, un programa más, hacer menos con menos, computarización de la empresa, algo de moda, etc. Eso no es Reingeniería!!!. Veamos la siguiente tabla.

Objetivos de la Reingeniería

Empresa antes de la Reingeniería

Empresa después de la Reingeniería

Modernizar una empresa en su conjunto o en un proceso, siempre en beneficio del cliente o consumidor.

Administración concentrada trabajo en equipo

Reducir tiempos en los procesos productivos o de servicios.

comités o juntas burocráticas menos gerentes y menos niveles administrativos

Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional.

esquemas por departamentos comunicación directa

Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal.

demasiada importancia al organigrama

toma de decisiones rápidas

Diseñar intensos programas de capacitación.

líneas de comunicación jerarquizadas

estructuras eficientes

Mejorar los mecanismos de comunicación internos y externos.

estructuras funcionales rígidas

compromiso con la estrategia

Comprometer a toda la organización con la filosofía corporativa.

Frases que se escuchas después de la Reingeniería.

Los clientes pagan mi salario debo preocuparme por ellos!!!

Todo oficio en ésta compañía es esencial el mío es muy importante!!!

Mi trabajo se enriquece por el valor que le agrego!!!

Yo pertenezco a un equipo donde todos ganamos o perdemos!!!

El aprendizaje continuo es parte de mi oficio y progreso!!!

Manejar la resistencia al cambio.

Tabla nº 12: Objetivos de la Reingeniería.


Luego de analizado el anterior cuadro definamos con nuestras propias palabras que es Reingeniería

El recurso humano en la Reingeniería juega un papel importante, nada sacamos con tener una capacidad física, económica, tecnológica si no tenemos lo principal: las personas. Las experiencias de empresas que han adaptado la Reingeniería sugieren la siguiente estructura: el líder, el dueño del proceso, el proceso de reingeniería, el comité directivo y el zar de la reingeniería.

El líder. Es un alto directivo, quien por iniciativa propia, tiene el papel de actuar como visionario y motivador. Nombra altos administradores como dueños del proceso y tiene la autoridad suficiente para empujar el programa.

El dueño del proceso. Tiene la responsabilidad de diseñar el proceso específico y debe ser un gerente de alto nivel que posea prestigio, autoridad y poder dentro de la compañía. Es el organizador del equipo generando una actitud positiva frente al cambio y serenidad en las adversidades.

El equipo de Reingeniería. Es el que produce ideas y planes y los convierte en realidades, es decir son los individuos que en la práctica reinventan el negocio. Debe conformarse entre cinco y diez personas con gente de adentro y de afuera de la compañía.

El comité de Reingeniería. Es un grupo de altos administradores quienes proyectan la estrategia global del proyecto quienes presididos por el líder resuelven las situaciones propias del proceso.

El zar de la Reingeniería. Es quien atiende la Administración activa y tiene dos funciones claves: 1. Capacitar a todos los miembros del proyecto y 2. Coordinar las actividades del mismo.

Existen 7 habilidades que deben formar parte del proceso de Reingeniería.

Habilidad para orientar el proceso de acuerdo con una metodología sistemática y amplia.

Habilidad para administrar el cambio.

Habilidad para evaluar el proceso.

Habilidad para analizar el impacto de los cambios propuestos.

Habilidad para visualizar las reacciones al cambio.

Habilidad para utilizar los modelos de gestión.

Habilidad para sumar esfuerzos.

Las herramientas generalmente utilizadas en los procesos de reingeniería son: diagramas de flujo, diagramas de árbol, diagramas de relación, espina de


pescado, Paretto, cuadros sinópticos, modelos matemáticos, regresiones y análisis de sensibilidad, gráficas de barras y polígonos, paquetes estadísticos y simulación por computador. La profundización sobre cada una de estas herramientas y otras más es tarea que usted y su equipo de trabajo debe desarrollar como actividad de investigación y formación en documentos relacionados con el tema objeto de estudio.

Veamos algunos pasos en el proceso del cambio de las organizaciones, que pueden llegar a convertirse en una metodología básica para la reingeniería:

Determinar la posición en el mercado

¿Dónde estamos hoy?

¿Qué pasará dentro de cinco o diez años?

¿Qué podemos hacer para mejorar?

¿Cuál es nuestra estrategia empresarial?

¿Estamos preparados para el proyecto?

Establecer un nuevo ambiente empresarial.

¿Cómo podemos cambiar?

¿Cuáles son los paradigmas de la compañía?

¿Conocemos la actitud actual hacia el cambio?

¿Podemos integrar el proyecto a los planes actuales?

Elaborar el diagrama del negocio de la actualidad: Luego que la compañía ha determinado su posición en el mercado y detectado el ambiente se puede decir que está lista para iniciar el cambio, entonces se procede a recopilar la información acerca de las operaciones de los negocios que se realizan y que van a ser analizados por el equipo de reingeniería.

Rediseñar el diagrama de negocios actual: La creación de un nuevo diseño requiere la utilización de modelos computarizados y el resultado será una nueva forma mejorada que facilite su implementación.

Construir la infraestructura de la Reingeniería: Expertos en capacitación, motivación, personal, tecnología, informática, marketing, contabilidad, finanzas, medio ambiente, aspectos legales, entre otros, examinarán el diseño del nuevo negocio para determinar las necesidades logísticas del mismo.

Implementación, operación y evaluación: Llegamos a la parte considerada más difícil del modelo de cambio y en la cual los gerentes enfrentan el desafío más grande. Usted debe tener claro conocimiento del negocio, preestablecer la nueva estructura evitando temores de despidos y lograr un mejor ambiente empresarial


buscando la calidad para que así el cambio no sea una amenaza sino un cambio hacia el éxito13.

CAPITULO 6: Las Funciones del Administrador

Lección 1: Generalidades

Como consecuencia general del estudio del Módulo Introducción a la Administración de Empresas, se sintetizan en esta parte, las actividades que conducen a la formación de un concepto sobre lo que es el perfil ocupacional del administrador, considerado como un profesional formado en la teoría y las técnicas administrativas.

Se espera que la lectura de este capítulo oriente al estudiante acerca de las aplicaciones de la ciencia administrativa y le permita comprender que la Introducción a la Administración de Empresas es solo la antesala de los diferentes cursos académicos que lo enriquecerán con conocimientos mayores y con herramientas adecuadas para el entendimiento y práctica de los principios y de las técnicas propias de su profesión.

En el mundo actual, la empresa y la Administración han adquirido una importancia indiscutible. El advenimiento de tecnologías avanzadas ha tropezado, -en los países en desarrollo-, con la realidad de que la fuerza laboral está prácticamente

13


Autoevaluación:






incapacitada para ser utilizada adecuadamente. En consecuencia, la población activa ha tenido que prepararse para atender los problemas inherentes a estos cambios y el sistema educativo de muchos países que tienen que realizar gigantescos esfuerzos para impartir formación profesional que permita atender la solución de los problemas planteados por el imperativo del progreso de las naciones y por el desarrollo de actividades administrativas congruentes con el mismo.

Estas nuevas realidades contextuales ameritan que el administrador como agente de cambio y como promotor del desarrollo, sea capacitado para poner en marcha complejos mecanismos tanto productivos como económicos y sociales.

¿Cómo logra el administrador esta "puesta en marcha"?

Mediante el desempeño de las funciones administrativas y la aplicación de los principios, las técnicas y los criterios aportados por los estudios de la teoría administrativa y de las ciencias afines.

Las funciones administrativas, cualesquiera que sean las características de la empresa son esencialmente las mismas. Las variaciones, se presentan en el contexto empresarial en donde estas funciones se ejecutan. El dueño de una pequeña empresa, puede tomar decisiones por sí mismo, pero el gerente de una empresa grande posiblemente se asesore de otras personas para tomarlas.

Las funciones que el administrador ejecuta en ejercicio de su cargo en las diferentes fases de su actividad, pueden agruparse y desglosarse como veremos en las siguientes lecciones.

Lección 2: Definición de Objetivos/Políticas Empresariales y

Planificación/Programación

Definición de objetivos y de políticas empresariales: En cumplimiento de esta función, el administrador:

Determina objetivos amplios, en términos de resultados deseados.

Establece prioridades para cada objetivo.

Decide sobre los métodos para alcanzar objetivos.

Establece el costo, los límites de cualidad y calidad y el tiempo dé los procesos.

Fija estrategias para la acción y decide sobre oportunidades para movilizar esfuerzos y recursos.

Planificación y programación: En cumplimiento de esta función, el administrador:


Determina las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.

Fija prioridades para estas actividades.

Traduce estas actividades en programas específicos, tales como:

1) Asignación de volúmenes de trabajo por actividad, nivel, localidad, grupos de clientes o usuarios, unidades de la organización, etc.

2) Determinación de recursos disponibles en términos de tiempo, dinero, presupuesto, capacidades y habilidades disponibles.

3) Identificación a través de estudios e investigaciones, de factores o situaciones especiales que obran en favor o en contra del programa.

4) Preparación de un plan específico de operación dentro de un calendario en donde se especifiquen las fechas de iniciación, proceso y finalización de cada tarea en especial, y del proyecto general.

Lección 3: Desarrollo de la Organización y Procedimientos/Métodos

Concepción y desarrollo de la organización: En cumplimiento de esta función, el administrador:

Examina y analiza los procesos básicos de trabajo que deben llevarse a cabo por cada unidad de la organización.

Desarrolla una estructura organizacional idónea para llevar a cabo los procesos y las líneas de producción.

Determina las necesidades de personal para atender cada nivel y propone un plan para reclutamiento, selección y Administración de personal.

Diseño de procedimientos y de métodos: En cumplimiento de esta función, el administrador proyecta las rutinas, sistemas y procedimientos sustantivos para:

Distribución y frecuencia del trabajo.

Duración y control del trabajo.

Métodos específicos de trabajo.

Utilización de técnicas especiales.

Uso deformas, espacios, equipo, etc.

Lección 4: Financiación, Dirección/Administración del Talento Humano


Financiamiento de la empresa: En cumplimiento dé esta función, el administrador:

Calcula los costos de personal, equipo, suministros y la necesidad de fondos para períodos específicos.

Estima obligaciones tributarias.

Estima los ingresos y elabora presupuestos.

Procura la obtención de fondos según el calendario de utilización.

Programa las inversiones, etc.

Dirección y Administración de personal: En cumplimiento de esta función el administrador:

Define los puestos dé trabajo y el número requerido de personal.

Programa y fija prioridades de personal.

Recluta, selecciona, ubica e induce personal.

Capacita personal.

Lección 5: Otras Funciones del Administrador

Información y comunicación: En cumplimiento de esta función, el administrador:

Determina el sistema de información que los varios niveles de la organización requiera para:

1) Evaluar la ejecución de las actividades.

2) Relacionar y proyectar los programas.

3) Conocer la situación de la contabilidad, el personal, la planta, los equipos, los elementos disponibles, etc.

Establece sistemas dé medición de trabajo para producir los datos estadísticamente requeridos.

Desarrolla en lo posible, niveles de costos de producción y de calidad para verificar el trabajo individual.

Desarrolla un sistema de elaboración de informes para la alta gerencia. e. Desarrolla un sistema de auditoria administrativa y contable.


Determina qué sistema de información se requiere para conocer el impacto del programa en la comunidad, y procurar la recolección y procesamiento de esa información.

Planifica la investigación necesaria para la retroalimentación en la planeación.

Compilación y análisis de la información: El administrador analiza la información suministrada a través del sistema de información y comunicación para la gestión gerencial a fin de conocer:

Si hay desviaciones del programa.

Si el grado de realización de las metas propuestas es satisfactorio.

Si se han cumplido los calendarios.

Si es necesario tomar alguna acción para corregir las fallas presentadas.

Ajuste y mejoramiento del programa de operaciones y del plan de objetivos: En cumplimiento dé ésta función, el administrador:

Revisa periódicamente la organización para introducir reformas.

Mejora las condiciones de personal.

Mejora la calidad y los métodos de supervisión.

Introduce mejoras en los procedimientos y métodos y altera, si es necesario, los objetivos de los programas y las actividades para concordarlos con factores externos.

Motivación a la organización: En cumplimiento de esta función, el administrador:

Mide las reacciones del personal frente a los objetivos y políticas de la organización.

Analiza las fuerzas externas y las condiciones que afectan las actitudes de la gente.

Interpreta y comunica cambios.

Explica situaciones e informa oportunamente ala gente.

Establece incentivos económicos y sociales.

Promueve, en doble vía, el flujo de experiencias y opiniones.

Promueve al personal dentro de un plan sistemático.

Desarrolla una participación responsable entre los trabajadores.


Atención de las relaciones externas: El administrador tiene que definir, atender y establecer una red de relaciones que garanticen el equilibrio, conocimiento y buen nombre de su organización.

Dependiendo del tipo de la empresa y de su ubicación en el contexto social, político, económico, industrial, comercial, etc., las relaciones pueden ser con:

El legislador o congreso.

El Gobierno.

Las agencias relacionadas.

Las agencias clientes.

Los usuarios.

Los proveedores.

El público en general.

Dirección de la empresa: Aunque esta función se ejerce de muy diversas maneras y en todas las actuaciones gerenciales, se debe resaltar la importancia de una metodología adecuada para poder ejercer una dirección apropiada. Esta metodología se relaciona con el arte de impartir: órdenes, instrucciones y reglas.

Destaquemos finalmente, que las funciones del administrador, llámese presidente, gestor, gerente, director, empresario, jefe, ejecutivo, etc., son muy importantes y el ejercicio de ellas debe estar acompañado por un espíritu empresarial y dinamizador del ideal de hacer del administrador un promotor del cambio y del progreso social. En síntesis las funciones del administrador se resumen en la siguiente figura:

Autoevaluación:




