Download pptx - 01 Penyusunan Peta Jabatan & ABK_final

Badan Kepegawaian Negara

B K N

Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi2011

PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN

ANALISIS BEBAN KERJA

Badan Kepegawaian NegaraB K N MekaNISME PENYUSUNAN

KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS POKOK

DAN FUNGSI

ANALISIS JABATAN

INFORMASI JABATAN

• NAMA JABATAN

• IKHTISAR JABATAN

• URAIAN TUGAS


KEBUTUHAN PEGAWAI

PETA JABATAN KEBUTUHAN

Badan Kepegawaian NegaraB K N

PETA JABATAN


Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan

struktural dan fungsional yang tergambar

dalam suatu struktur unit organisasi

dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi

PETA JABATAN


Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:

Struktur Organisasi

Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)

Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)

Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)

Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

KOMPONEN PETA JABATAN

Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH PETA JABATAN

RekapitulasiKekuatan Pegawai

Struktur OrganisasiLengkap dengan Golru & Pendidikan Beban kerja

berdasarkan Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

Nomenklatur Fungsional beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai



Badan Kepegawaian NegaraB K N ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan

suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang

dilakukan secara sistematis dengan

menggunakan metode tertentu

Badan Kepegawaian NegaraB K N KEGUNAAN

Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur

kerja;

Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai

sesuai beban kerja

Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja

Pegawai

Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai

dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang

kekurangan pegawai;

Bahan penentuan kebutuhan diklat

Badan Kepegawaian NegaraB K N METODE ABK

KUESIONER

Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas

Tugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARA

Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian

tugas dan tugas tambahan

Sampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Lembar observasi (check list)

Lokasi tempat kerja.

Badan Kepegawaian NegaraB K N STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

Satuan Waktu (Norma Waktu)

Satuan Hasil (Norma Hasil)

ORANG x WAKTUNORMA WAKTU =

HASIL

HASIL NORMA HASIL =

ORANG x WAKTU

Badan Kepegawaian NegaraB K N PENDEKATAN ABK

Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan

atau non fisik yang dapat dikuantifikasi.

Informasi yang diperlukan : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang

harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

HASIL KERJA1

Contoh :

Jabatan : Pengentri Data

Hasil Kerja : Data

Beban Kerja : 200 Data

Standar Kemampuan Rata2 :

30 Data/HariBeban Kerja 200 Data

SKR 30 Data

= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang =

x 1 orang

Badan Kepegawaian NegaraB K N LANJUTAN…

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari

jumlah objek yang harus dilayani.

Informasi yang diperlukan : Wujud objek kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus

dilayani Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

OBJEK KERJA2

Contoh :

Jabatan : Dokter

Objek Kerja : Pasien

Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien

Standar Kemampuan Rata2 :

25 Pasien/HariObjek Kerja 80 Pasien

SKR 25 Pasien

= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)

Kebutuhan Pegawai = x 1 orang =

x 1 orang


Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada

peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan : Jumlah dan satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja Rasio jumlah pegawai per alat kerja

PERALATAN KERJA3

Contoh :

Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis

Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis

1 Montir untuk 5 Bis

20 Bis 20 Bis 20 Bis

1 Bis 1 Bis 5 Bis

= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44

K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1

Montir


Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai

pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya

hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.

Informasi yang dibutuhkan :

Uraian tugas

Satuan hasil

Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas

Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas

Waktu kerja efektif

TUGAS PER TUGAS4

Badan Kepegawaian NegaraB K N METODE TUGAS PER

TUGAS

Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang

dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how)

dan mengapa dikerjakan (why)

URAIAN TUGAS1

WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA2

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang

digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di

pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan


WAKTU KERJA EFEKTIF3

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995

Hari Kerja/Minggu = 37,5 jamSatu Minggu = 5 hariJadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari =

7,5 jam/hari

Allowance (Waktu Boros) = 30 %

Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menitPola 5 Hari Kerja : Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit


Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus

diselesaikan dalam waktu kerja efektif harian,

mingguan, bulanan, atau tahunan

VOLUME / BEBAN KERJA4

JUMLAH KEBUTUHANPER JABATAN

Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban KerjaWaktu Kerja Efektif

=

Badan Kepegawaian NegaraB K N FORMULIR PENGUKURAN

BEBAN KERJA PEGAWAI

No Uraian Tugas Hasil Kerja

Waktu Penyele-

saian Rata2

Waktu Kerja Efektif

Beban/ Volume Kerja

Pegawai Yg

Dibu-tuhkan

Ket.

1

2

3

4

5

6

7

8

Jumlah

Nama Jabatan :Unit Kerja :Ikhtisar Jabatan :

Badan Kepegawaian NegaraB K N PETUNJUK PENGISIAN

U R A I A N KETERANGANNama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku

dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan

Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja

Ikhtisar Jabatan

Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)

Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

Badan Kepegawaian NegaraB K N PETUNJUK PENGISIAN

U R A I A N KETERANGANWaktu Penyelesaian Rata2

Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan

Waktu Kerja Efektif

Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit

Beban/Volume Kerja

Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan, bulanan, atau tahunan

Pegawai Yang Dibutuhkan

Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

Badan Kepegawaian NegaraB K N CONTOH (1)


Waktu Penye-lesaian Rata2

Waktu Kerja

Efektif

Volu-me/ Beba

n Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

1

Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat

Laporan

Checklist

15 menit

72.000 menit

600 Instan

si0,125

Nama Jabatan : Pengolah Data FormasiUnit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi PegawaiIkhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep

pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN




Waktu Kerja

Efektif

Volu-me/ Beba

n Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

2

Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data

Rekap Data

30 menit

72.000 menit

600 Instan

si0,250

3

Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan

Informasi per Jenis

Jabatan

45 menit

72.000 menit

600 Instan

si0,375




Waktu Kerja

Efektif

Volu-me/ Beba

n Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

4

Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah

Laporan

45 menit

72.000 menit

600 Instan

si0,375

5

Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN

Draft Pertim-bangan

3.000 menit

72.000 menit 1 0,042




Waktu Kerja

Efektif

Volu-me/ Beba

n Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

6

Membuat laporan statistik mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung

Laporan

60 menit

1.500 menit 1 0,040

7

Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya

Kegiatan

30 menit

6.000 menit 1 0,005

8

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas

Kegiatan

30 menit

300 menit

3 Tugas 0,300

Jumlah 1,512

Badan Kepegawaian NegaraB K N TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat EfisiensiJabatan

Σ IKJ Σ PJ x WKE

=

Keterangan IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma

Waktu) PJ :Pemegang Jabatan WKE :Waktu Kerja EfektifStandar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) A =sangat baik apabila TEJ > 1 B =baik apabila TEJ = 0,90 –

0,99 C =cukup apabila TEJ = 0,70 –

0,89 D =sedang apabila TEJ = 0,50 -

0,69 E =kurang apabila TEJ < 0,50


TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT