5/13/2018 Zusammenfassung SWL-Orga - slidepdf.com

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Z u s a m m e n f a s s u n g S W L

O r g a n i s a t i o n

1.) Grundlagen der Organisation und Arbeitsabläufe

a)  Organisationsgrundsätze

Organisation:

  dauerhafte Regelungen und Strukturen um Ziele effizient erreichen

  Teilbereiche werden in geregelte Beziehungen zueinander gebracht

  optimale Regelungsdichte = organisatorisches Gleichgewicht 

Regeln erleichtern das Zusammenwirken von Menschen, zu viele Regeln engen den eigenverant-wortlichen Entscheidungsspielraum und die Flexibilität der Menschen ein

Effiziente Organisation = Ziele sollen

  wirtschaftlich 

  pünktlich 

  bürgerfreundlich und 

  rechtlich einwandfrei erreicht werden

b)  Organisationspläne

Aufgabengliederungsplan:  Einzelaufgaben (Auflistung aller Aufgaben einer Kommune)

  Aufgabengruppen (Zusammenfassung aller Aufgaben)

  Aufgabenhauptgruppe (Bildung von Ämtern)

  aus dem Aufgabengliederungsplan bildet sich der Verwaltungsgliederungsplan

Verwaltungsgliederungsplan:

  Darstellung der Organisationseinheiten einer Gemeinde/Verwaltung

  tabellarische Übersicht über den inneren Aufbau einer Gemeinde

Geschäftsverteilungsplan:

  Zuordnung der einzelnen Tätigkeiten zu den Organisationseinheiten und deren Mitarbeitern

  enthält interne Verwaltungsvorschriften (keine Außenwirkung)

Ziele des Geschäftsverteilungsplans:

  Abgrenzung der Zuständigkeitsbereiche klare Kompetenzen

  Schaffung klarer Hierarchien

  Auslastung der Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten

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  klare Vertretungsregelungen

c)   Aufbauorganisation

1.)  Einliniensystem

  klarer Anweisungsweg von oben nach unten

  Informationsweg von unten nach oben

Vorteile Nachteile

  Verantwortung klar geregelt

  Anweisungen kommen nur jeweils von einerPerson

  Kommunikationsweg sehr lange

  Hierarchie muss eingehalten werden

  System ist nicht flexibel

2.)  Stabliniensystem

Vorteile Nachteile

  Amtsinhaber (Leitung) wird entlastet

  Entscheidungen sind bereits vorbereitet

  zusätzliche Aspekte und Meinungen

  Stab trägt keine Verantwortung; keine weitreichende Kompetenzen

  mögl. Konflikte zw. Amtsinhaber und Stab-mitarbeiter

Stabstelle dient zur Be-ratung; selbst keine

Entscheidungsbefugnis

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3.)  Mehrliniensystem

Vorteile Nachteile

  Instanzenweg wird verkürzt

  Kommunikation beschleunigt

  widersprüchliche Anweisungen möglich

  Übersichtlichkeit im System kann verlorengehen

4.)  Teamorganisation

  Teammitglieder sind gleichgestellt

  wenn Sachverstand verschiedener Spezialisten benötigt

  wenn schöpferische Elemente notwendig sind

  wenn vielschichtige Informationen zu verarbeiten sind

5.)  Informelle Organisation

  ungeschriebene zwischenmenschliche Kontakte

  über mehrere Abteilungen netzwerkartige Beziehungen

Vorteile Nachteile

  Schwächen der formellen Organisation kön-nen ausgeglichen werden (langer Instanz-weg)

  Arbeitnehmer hat bessere Identifikation mitseiner Tätigkeit

  Organisationsabläufe können blockiert wer-den

  Kontrollen können unterlaufen werden

  Mobbing möglich

Sachbearbeiterkann von mehrerenVorgesetzen Anwei-sungen bekommen

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2.) Führungsstile

a)  autoritärer oder hierarchischer Führungsstil 

Merkmale  unumschränkte Alleinherrschaft

  Mitarbeiter werden an Entscheidungen nicht beteiligt

  streng hierarchisch

  unbedingter Gehorsam und Disziplin

  dominante, strenge, uneinsichtige Führungsperson

  duldet keine Fehler

Vorteile  klare Hierarchie

  schnelle Bearbeitung von Aufgaben

  korrekte, einwandfreie Arbeitsergebnisse

 Ziele werden planmäßig umgesetzt

Nachteile   schlechtes Arbeitsklima

  hoher Leistungsdruck

  kein Aufkommen von Kreativität bzw. Eigeninitiative oder Vertrauen

  Stagnation der Unternehmensentwicklung

  unmotivierte Mitarbeiter

  hoher Arbeitsaufwand durch Überwachung

Wo einsetzbar? in leistungsorientierter Abteilung, in der keine Fehler gemacht werden dürfen, da sichdiese sonst auf das ganze Unternehmen auswirken können

  Bsp.: Buchhaltung, Rechtsabteilung

b)  Laisser-faire-Führungsstil 

Merkmale   Mitarbeiter haben viel Freiraum

  Führungsperson übernimmt wenig eigene Verantwortung

  fordert viel Eigeninitiative der Mitarbeiter

  Aussagen und Instruktionen oft unklar

  Mitarbeiter sind sich selbst überlassen

Vorteile   kein Leistungsdruck  gutes Arbeitsklima durch nicht vorhandenen Kontrollen und viel Freiraum der Mit-

arbeiter

  komplett selbstständige Aufgabenbearbeitung

Nachteile   keine klare Richtlinie/Struktur/Hierarchie

   jeder Mitarbeiter "kocht sein eigenes Süppchen"

  Arbeitsqualität leidet, da keine Kontrollen

  Führungsperson nicht vorhanden

  Führungsperson wird nicht ernt genommen

Wo einsetzbar? in kreativen Abteilungen in denen keine exakten und zeitabhängigen Ergebnisse abge-liefert werden müssen

Bsp.: Design-Abteilung, Vertreter, Marketing

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c)  Kooperativer oder demokratischer Führungsstil 

Merkmale  Vorbild für Mitarbeiter

  kümmert sich um Mitarbeiter und setzt sich mit Problemen auseinander

  offene Kommunikation

  Zulassen von Ideen und Kritik

  Mitsprache- und Entscheidungsmöglichkeit der Mitarbeiter

  gegenseitiger Respekt

Vorteile  wenig Leistungsdruck durch Schaffung einer "Team-Atmosphäre"

  gute Organisation

  fördert Schwächen/Stärken der Mitarbeiter

  viel Eigeninitiative der Mitarbeiter

  schnellere und gemeinsame Erarbeitung und Verbesserungen von Zielen

Nachteile  weniger Freiraum als beim Laisser-faire-Stil

  mehr Fehler als beim autoritären Stil, da weniger Kontrolle

  gemeinsame Entscheidungen können langwierig sein

  Mitarbeiter müssen kritikfähig sein

Wo einsetzbar? nicht an bestimmte Rahmenbedingungen gebunden, daher überall einsetzbar

3.) Führungsmethoden

management by delegation

(Führung durch Verantwortungs-

übergabe)

management by exception

(Führung im Ausnahme-

fall)

management by objectives

(Führung mithilfe von Ziel-

vorgaben)

   M   e   r    k   m   a    l   e

  Aufgaben werden an Mitar-beiter übertragen

  Ziele werden vorher verein-bart

  innerhalb des Aufgabenberei-ches völlige Entscheidungs-freiheit

   jeder Mitarbeiter hatgenau festgelegten

Aufgabenbereich  Mitarbeiter verwalten

Aufgabenbereichselbstständig

  bei wichtigen Ent-scheidungen wird derAbteilungsleiter hinzu-gezogen

 

Qualität der Aufgabenerfül-lung wird durch zuvor festge-

legte Ziele überwacht

Ziele:

  bestimmte Produktion

  niedrige Produktionskos-ten (wenig Ausschuss)

  geringer Energiever-brauch

  bestimmter Umsatz

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management by delegation

(Führung durch Verantwor-

tungsübergabe)

management by exception

(Führung im Ausnahmefall)

management by objectives

(Führung mithilfe von Ziel-

vorgaben)

   V   o   r   t   e   i    l   e

  völlige Entscheidungsfrei-heit

  Entlastung des Abteilungs-leiters

  schnellere Abwicklung derAbläufe

  selbstständigere und moti-viertere Mitarbeiter

  selbstständige Arbeits-weise möglich

  motivierend für Mitarbei-ter

  bei wichtigen Entschei-dungen nicht alleinigeVerantwortung des Mit-arbeiters

  viel Eigeninitiative derMitarbeiter

  Entlastung des Abtei-lungsleiters

  Qualität der Arbeit wirddurch Zielvereinbarun-gen kontrolliert

  hohe Teamfähigkeiterforderlich

  Mitarbeiter kontrollie-ren sich gegenseitig

  größere Motivationdurch Ziele

   N   a   c    h   t   e   i    l   e

  Überforderung der Mitarbeiter

  Mitarbeiter fühlen sich alleine gelassen

  Arbeitsleistung kann sinken

  Abteilungsleiter wird zu wenig einbezogen

  keine Kontrolle der Arbeitsergebnisse

  Fehler fallen auf Abteilungsleiter zurück

  zu wenig Einbeziehungder Abteilungsleiter

  höherer Leistungsdruck

  Qualitätsverlust durchzu hohe Zielvereinba-rungen

4.) Stellenbeschreibung

a)  Inhalte

  Berufsbezeichnung / Sachgebiet

  Wochenarbeitszeit/ Beschäftigungsum-fang

  Qualifikation / Anforderungen

  Vergütungsanspruch/ EG

  Aufgabenaufschlüsselung / Ziele (prozen-tual)

  Stellvertretung

  Arbeitsmittel

 Entscheidungsbefugnisse / Kompetenzen

  Vorgesetzte/r / Hierarchie

  Rechtskenntnisse

b)  Formale Anforderungen

  Stellenbeschreibungen müssen auf dem neuesten Stand sein

 verbindlich, einheitlich & schriftlich

  muss vom Vorgesetzten und vom Stelleninhaber unterschrieben werden

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c)  Vorteile

  Erfolgskontrolle möglich

  Stelleninhaber weiß genau über Anforderungen bescheid

  leichtere Einarbeitung in neue Aufgabengebiete bei Stellenwechsel möglich

  Vermeidung von Doppelarbeit

  Stellenausschreibung und Stellenbesetzung wird erleichtert

  Grundlage für die Beurteilung von Mitarbeitern

  gezielte Ausbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen möglich

d)   Ziele

Verbesserung der Organisationsstruktur Verbesserung der Situation des Mitarbeiters

  Verbesserung der Informationslage

  Verbesserung der Transparenz

  Entlastung der Führungskräfte

  Möglichkeiten des zwischenbehördlichenVergleichs

  klarer Verantwortungsbereich

  mehr Selbstkontrolle, da Ziele vorgegebenwerden

  besseres Verständnis für den Sinn des eige-nen Beitrages zur Gesamtaufgabe

5.) Materialbeschaffung

a)  Beschaffungsziele

  kostengünstige bzw. wirtschaftliche Be-schaffung

  Service und Kundendienst des Produkteszufrieden stellend

  Leistung / Funktionen des Produktes

  Bedürfnisse des einzelnen Nutzer befrie-digen

  Qualität des Produktes zufrieden stellend

  rechtzeitige Beschaffung muss möglichsein

  ökologische Aspekte berücksichtigen

b)  Bedarfsermittlung

  plangesteuerte/ bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung: Bedarf wird anhand von Plänen oder Anforderungen der Abteilungen genau ermittelt

  verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung: Verbrauchswerte der Vergangenheit sind Richtlinien für zukünftigen Bedarf 

  Warenwirtschaftssystem: 

laufende Feststellung von Beständen und Bedarf bestimmter Artikel (bspw. durch Scanner-Systeme; Medikamente im öffentlichen Krankenhaus)

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c)  Bezugsquellen

  außerbetrieblich

o  Internet

o  Fachzeitschriften

o  Gelbe Seiten

o  Messen

  innerbetrieblich

o  Liefererkartei

o  Erfahrungsberichte von Mitarbei-tern

o  Korrespondenz

d)   Ausschreibungswesen

öffentliche

Ausschreibungbeschränkte Ausschreibung freihändige Vergabe

  Regelfall

  Aufforderung an alleUnternehmen zur Ein-reichung von Angebo-ten

  teilweise muss euro-paweit ausgeschrie-ben werden

öffentliche Auftragge-ber müssen öffentlich

ausschreiben!

Gründe: Korruption vor-beugen und günstigesAngebot ermitteln 

  begrenzter Kreis von Unternehmen(3 - 7)wird zur Angebotsabgabe auf-gefordert

  Voraussetzung: gute Kenntnisse desBeschaffungsmarktes

  kommt in Betracht, wenn nur be-stimmte Unternehmen die Leistunganbieten oder eine öffentl. Aus-schreibung unverhältnismäßig wäre

  erfolgt ohne förmlichemVerfahren

  nur bei geringwertigen Gü-tern oder besonderer Dring-lichkeit

  Merkmale:

o  Angebote bleibengeheim

o  keine Nachverhand-lungen

o  bei gleicher Qualitätimmer das günstige-re Angebot

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e)  Vergaberecht 

VOB Verdingungsordnung für Bauleistungen

Bsp.: Renovierung

VOB/A Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe; regelt das Verfahren bis zum Vertragsabschluss

Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen

VOB/B Allgemeine Bestimmungen für die Ausführungen

Bsp.: Bau, Installationen

VOB/C Allgemeine technische Vorschriften

VOL Verdingungsordnung für Leistungen

(nicht Bauleistungen)

VOL/A Vergabe der Aufträge

Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen

VOL/B Ausführung von Lieferung und Leistung

Bsp.: Aufstellen von Kopierern, Erklären der Geräte)

VOF Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen

Bsp.: Journalist für neue Image-Broschüre

 f)   Angebotsvergleich

Ware A Ware B

Listeneinkaufspreis pro Einheit 1,05 €  1,25 € 

* Menge 1.500 

Listeneinkaufspreis gesamt 1.575 €  1.875 € 

- Lieferrabatt 30 %  472,50 €   35 %  656,26 €  

= Zieleinkaufspreis 1.102,50 €   1.218,75 €  

- Lieferskonto 3 %  33,08 €   0 %  0 €  

= Bareinkaufspreis 1.069,43 €   1.218,75 €  

+ Bezugskosten

(zum Beispiel Versand)4 %  42,78 €   2 %  24,38 €  

= Bezugspreis

(Einstandspreis)1.112,20 €   1.243,13 €  

: Menge 1.500 

Bezugspreis je Stück 0,74 €   0,83 €