ZRD

Algemeen Directeur Fred Bron:

“WIJ HEBBEN ALTIJD EEN VORM VAN ACHTERVANG”

2 ZRD

INLEIDING

3

6

INHOUDSOPGAVE

VERBETERINGEN IN HETAFGELOPEN JAAR

85

TIJDWINST

KORTE LIJNEN

3

OVER ZRD

4

3 ZRD

INLEIDING

De Zeeuwse Reinigingsdienst (ZRD) heeft de primaire en ondersteunende

processen geautomatiseerd met Waste Insight, een complete ERP-

oplossing voor de afvalbranche waar AFAS onderdeel van is. Het

applicatiebeheer is bewust in tweetallen georganiseerd.

ZRD verzorgt de inzameling van huishoudelijk afval voor zeven van

de dertien gemeenten in de provincie Zeeland, samen goed voor bijna

65.000 woonhuisaansluitingen. Daarnaast beheert de ZRD dertien

milieustraten, goed voor 168.000 woonhuisaansluitingen. Op het

kantoor in Terneuzen werken elf mensen, terwijl er in de buitendienst

ongeveer vijftig medewerkers actief zijn. Doelstelling van de ZRD is een

effectieve, efficiënte en klantgerichte uitvoering van de afvalverwijdering

en aanverwante reinigingsactiviteiten in opdracht van gemeenten in de

provincie Zeeland.

Algemeen directeur Fred Bron van de Zeeuwse Reinigingsdienst is iemand

die de bedrijfsprocessen graag efficiënt inricht. Toen zijn organisatie voor

de selectie van een nieuw softwarepakket stond, wist hij dan ook precies

wat hij nodig had. “Het moest absoluut om een ERP-oplossing gaan”, zegt

Bron, “en dan één die in de cloud werkt. Dan heb je tenminste verder geen

systeembeheer nodig.”

Aan een aparte afdeling applicatiebeheer had Bron evenmin behoefte.

“Dan trek je daar twee medewerkers voor aan die ergens in een hok gaan

zitten en daar al hun tijd doorbrengen. Op die manier wordt er geen kennis

gedeeld.”

4 ZRD

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

De ZRD koos ervoor het applicatiebeheer anders in te richten. Bron:

“Wij doen dat met zes mensen – en dan telkens in tweetallen. Vanuit

mijn rol als directeur ben ik zelf verantwoordelijk voor autorisatie en

procuratie, maar ik houd me ook bezig met het beheer van de HR-

module. Daarnaast zijn ook onze operationeel manager, de bedrijfsleider,

het hoofd binnendienst en de voor HR en Finance verantwoordelijke

collega’s betrokken bij het applicatiebeheer. Zo heeft iedereen

verschillende deeltaken in het systeem en kunnen we onze kennis actief

delen. In het begin was het wel even zoeken, maar inmiddels werkt het

uitstekend.”

“WIJ DOEN DAT MET ZES MENSEN - EN DAN TELKENS IN TWEETALLEN"

Volgens Bron is het qua ureninzet geen probleem dat zoveel mensen

zich met applicatiebeheer bezighouden. “Deze vorm van automatisering

levert ons duidelijk tijdwinst op. Bovendien past het in onze filosofie

om liever met generalisten dan met specialisten te werken. Bijkomend

voordeel is dat we op deze manier altijd een vorm van achtervang

hebben als iemand om wat voor reden dan ook uitvalt. De manier

waarop dat geregeld moet worden, is in het systeem zelf vastgelegd.”

TIJDWINST

5 ZRD

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

In de praktijk blijkt deze vorm van applicatiebeheer uitstekend te werken,

stelt Bron. “Als managementteam komen we maandelijks bijeen en

leggen we onze wensen en ideeën qua automatisering op tafel. De ene

beheerder wil misschien een andere rapportage terwijl de ander mogelijk

een nieuwe tool wil uitproberen. We zijn een heel platte organisatie met

extreem korte lijnen dus dat werkt vrij eenvoudig. Uitgangspunt is wel

dat we bij het systeem blijven, dus we gaan geen extra toeters en bellen

optuigen.”

Met een licentie die eens in de drie maanden recht op ondersteuning van

een consultant geeft, kan de ZRD volgens Bron prima uit de voeten. “We

sparen al onze vragen en wensen netjes op om die met de consultant

door te nemen. De consultant gebruiken wij echt alleen voor zaken

waar wij zelf niet uitkomen. Uiteraard maken de applicatiebeheerders

daarnaast gebruik van de cursussen die AFAS aanbiedt. Ook raadplegen

we de KnowledgeBase regelmatig en zijn we blij met de informatieve

filmpjes die we zo nu en dan ontvangen. De ondersteuning is gewoon

heel goed geregeld.”

KORTE LIJNEN

6 ZRD

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG

“In de oude situatie zaten datatypistes allerlei gegevens in het

systeem in te kloppen. Dat is nu verleden tijd; ze hoeven de gegevens

alleen nog maar te controleren. Daarmee is hun werkdruk aanzienlijk

verlaagd en hebben ze tijd en ruimte gekregen voor aanvullende

werkzaamheden. Bijvoorbeeld op het gebied van klantenservice en

managementondersteuning. Maar ook voor rapportages en analyses

ten aanzien van de inzet van uren, tonnages, verzuim enzovoort. Een

belangrijke verbetering is dat wij zo goed als geen papieren archief

meer hebben. Alle kennis zit in het systeem. Het is toch prachtig als het

systeem je een signalering stuurt als bijvoorbeeld een bepaald contract

gaat aflopen? Eerder waren we een slaaf van het systeem, nu is het

systeem dienend aan ons.”

“EERDER WAREN WE EEN SLAAF VAN HET SYSTEEM, NU IS HET SYSTEEM DIENEND

AAN ONS"

VERBETERINGEN IN HET AFGELOPEN JAAR

7 ZRD

WAT BLIJFT ER NOG TE WENSEN OVER?“Nou, als ik hardop droom denk ik aan twee nieuwe functionaliteiten.

De eerste betreft de integratie van het papierloos rijden. Dat onze

chauffeurs zonder allerlei begeleidingsdocumenten de weg op kunnen en

die documentinformatie automatisch naar het administratieve systeem

wordt doorgezet. Het tweede punt heeft te maken met derden die voor

ons rijden en ook met Waste Insight werken. Het zou handig zijn om dat

via een extra kenmerk in de digitale orderstructuur vast te leggen en dat

op die manier administratief te verwerken. We zijn hier nu trouwens mee

bezig en we gaan het in het eerste kwartaal van 2017 testen.”

"WE ZIJN HIER NU TROUWENS MEE BEZIG EN WE GAAN HET IN HET EERSTE KWARTAAL VAN 2017

TESTEN."

8 ZRD

OVER ZRD

De Zeeuwse Reinigingsdienst (ZRD) verzorgt de inzameling van

huishoudelijk afval voor zeven van de dertien gemeenten in de provincie

Zeeland, samen goed voor bijna 65.000 woonhuisaansluitingen.

Daarnaast beheert de ZRD dertien milieustraten, goed voor 168.000

woonhuisaansluitingen. Op het kantoor in Terneuzen werken elf mensen,

terwijl er in de buitendienst ongeveer vijftig medewerkers actief zijn.

Doelstelling van de ZRD is een effectieve, efficiënte en klantgerichte

uitvoering van de afvalverwijdering en aanverwante reinigingsactiviteiten

in opdracht van gemeenten in de provincie Zeeland. Bij de uitvoering van de

activiteiten speelt behalve het financiële ook het milieuhygiënische aspect

een belangrijke rol. Het beleid van de ZRD is gericht op een marktconforme

prijsstelling op basis van duurzaam en maatschappelijk verantwoord

ondernemen.